1、生物质能发电公司接待管理规定编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录1 目 的12 范 围13 定 义14 职 责15 程 序25.1 接待原则25.2接待标准25.3接待实施35.4 接待费用控制45.5 接待工作流程56 相关文件67 记 录61 目 的为了规范公司接待工作管理，落实公司有关目标管理的要求，树立公司的良好形象，建立并维护好客户关系，特制订本规定。2 范 围本规定适用于XXXX生物质能发电有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的XX电力、XX运营等（以下简称系列公司），其它有实际控制权的XX系2、列公司参照执行。3 定 义3.1 普通接待：是指对正常工作时间内到各公司来访客户的接待工作，如各中心、各职能部门及项目部的业务接待活动。3.2公司高层活动接待：是指各级领导到控股公司和各系列公司考察的接待。3.3 重大业务活动的接待：主要指对控股公司投资项目考察、重大业务项目洽谈、重大业务的签字仪式等活动的接待工作。3.4 涉外接待：是指控股公司或系列公司确定举办的重大涉外经贸活动；来访的境外经贸考察团组、商务洽淡团组；上级政府部门安排的来我公司的境外参观团组等的接待活动。4 职 责4.1控股公司总经理工作部：a）归口管理接待工作，负责控股及各系列公司接待策划、组织、管理、协调工作；b）负责公3、司高层接待活动、重大业务接待活动实施工作；c）负责与全国各省市（含XX市）重点城市宾馆、饭店等对口单位签订服务合同或协议，并每年评估协议单位的综合情况，确定是否续签协议；d）负责礼品的策划、选择和采购；e）负责控股公司及各系列公司接待费用计划、接待消费单据的审核。4.2系列公司总经理工作部：a）负责本公司普通接待中的策划、组织、管理、协调和实施工作；b）配合控股公司组织的高层接待活动、重大业务接待活动的策划和实施工作；c）负责本公司普通接待费用的年度资金计划申报与报销。4.3接待部门（控股公司及系列公司各中心、各职能部门及项目部）职责：a）负责本公司普通接待中的策划，并配合协调和实施工作；b）4、配合接待费用的报销工作。4.4国际合作中心：配合控股公司和各系列公司各接待部门进行涉外接待活动的策划、组织、管理、协调和实施工作。作为接待部门承办不能明确承办部门的涉外接待工作。4.5成本控制中心：负责接待计划费用审核。5 程 序 5.1 接待原则 平等原则。一般情况下，由同级别出面对外接待及联系，必要时可稍高级别接待或请公司分管领导参加，特殊情况经分管领导批准后，可按高规格标准接待。 对口原则。对口部门负责接待；对综合性接待，各相应部门应予以协调和配合；按事项划分原则，由主要对口部门承担费用，必要时与相关部门协商分摊。节约原则。 严格接待审批手续，从严控制公司接待费用。接待工作中，应根据适度5、得体、节约的原则，控制档次、标准，不重复宴请。周到原则。接待工作要系统策划，衔接周密，方式得体，以礼相待。保密原则。向外来人员介绍情况时，应遵守公司保密纪律。对与本部门或个人无关的接待和活动，应自觉不打听、不猜测。涉外接待工作要按照“谁邀请，谁承担”和分级负责的原则，认真落实责任和经费，精心搞好接待服务。5.2接待标准餐饮接待标准a）本规定用餐标准为上限，部门负责人或上级审核人根据就餐人数、客户职级、关系状况、公司陪同人员级别等实际情况，严格控制。b）公司陪同人数执行“N+2”原则，在一般情况下，尽量控制就餐人数，陪餐人数上限为来访人数加二人，特殊情况，应提前请示公司分管领导。c）针对不同类6、别的客人接待，其接待标准分为最高规格、高规格、中等规格、普通规格，如下表：接待标准餐饮标准接待性质标准范围最高规格根据高管安排由公司高管特批接待公司高管接待的客人高规格200元/人/餐（不含酒水）主要接待对公司业务与发展有重大促进的宾客重大关联宾客或县级以上客人中等规格100元/人/餐（不含酒水）主要接待与公司有密切往来和重要合作的宾客等重要合作伙伴或副县级以上客人普通规格50元/人/餐（不含酒水）与公司业务相关的一般商务往来一般客人d）餐饮酒店的选择所有餐饮全部安排在控股公司协议酒店，如需特殊安排，接待部门需在会议（活动）接待申请单（01）中注明并说明原因，报控股公司总经理工作部批准后实施。7、住宿接待标准a） 接待活动中的住宿或会务酒店均需安排在四星（含准四、四星）以上标准酒店；b） 接待标准分为重要宾客和一般宾客两类，如下表：接待标准住宿标准接待性质费用结算重要宾客5星由公司高管特批接待公司全部结算一般宾客4星以上（含准四、四星）主要接待对公司业务与发展有重大促进的宾客公司承担对方报销标准以外的费用c）住宿酒店的选择 所有住宿全部安排在控股公司协议酒店，如需特殊安排，接待部门需在会议（活动）接待申请单（01）中注明并说明原因，报控股公司总经理工作部批准后实施。特殊情况下，接待活动中如需安排旅游与娱乐项目的，应在会议（活动）接待申请单（01）中注明并说明原因，报控股公司总经理工作部8、批准后实施。5.3接待实施5.3.1 普通接待：a）如无5.2.1d）、5.2.2c条款中提及的特殊情况：接待部门应于客人来访前一个工作日拟定会议（活动）接待申请单（01）报所在公司总经理工作部审核,分管领导审批后，由接待部门与所在公司总经理工作部共同实施,将会议（活动）接待申请单（01）于接待活动实施后一个工作日内报控股公司总经理工作部备案。b）如有d）、5.2.2c）或5.2.3条款中提及的特殊情况：接待部门应于客人来访前一个工作日拟定会议（活动）接待申请单（01）报控股总经理工作部审批, 分管领导审批后，由接待部门与所在公司总经理工作部共同实施,再将会议（活动）接待申请单（01）于接待活9、动实施后一个工作日内报控股公司总经理工作部备案。5.3.2 公司高层接待活动、重大业务接待活动：控股公司或各系列公司总经理工作部在接到会议（活动）通知时，及时请示相关领导，了解活动内容、活动时间、人数、公司参加会见的领导等情况后填写会议（活动）接待申请单（01）、会议（活动）接待实施方案和会议（活动）礼品采购方案（03），由控股公司总经理工作部向董事长报批最终接待方案后实施接待活动。涉外接待活动应遵守外交礼节，并尊重他国他民族生活习惯。5.4 接待费用控制各系列公司总经部按年（月）向控股总经理工作部和成本控制中心提交本公司各部门接待费用使用计划，在预算范围内控制使用。 任何部门不能突破年度接待10、费用预算，接待费用使用情况作为责任部门考核标准之一。如果因业务发生重大变更，可按预算管理办法调整接待费用预算。 接待规格的确定：a）普通接待由接待部门填写会议（活动）接待申请单（01），交由总经理工作部审核，再交由分管领导审批。b）公司高层接待活动、重大业务接待活动由控股公司总经理工作部向董事长报批。接待费用结算：所有接待活动全部安排在控股公司协议酒店；原则上不得使用现金结算，由有签单挂账权的人员签单挂账，挂账时必须注明接待事由，月底与各酒店统一结算；有签单挂账权的人员无法到场时，需向酒店以餐饮酒店接待通知单（04）的形式指派临时签单人。a）普通接待：各系列公司总经理工作部指派有签单挂账权专人11、一名。b）公司高层接待活动、重大业务接待活动:控股公司董事长、副董事长、总经理工作部部长或接待主管有签单挂账权。5.4.5接待费用的报销：a）本地协议酒店的报销：控股公司接待主管和控股公司总经理工作部部长根据会议（活动）接待申请单（01）和协议酒店提供的结算单据（签单单据、餐饮酒店接待通知单（04），将协议酒店提供的发票审核、分摊、签字完毕后，交由各系列公司总经理工作部或项目点在本公司按程序请款报销。b）外地协议酒店、所有非协议酒店、其它娱乐项目的报销：报销部门持有特殊请示及批示的会议（活动）接待申请单（01）、发票，交由控股公司接待主管和控股公司总经理工作部部长对其进行审核签字完毕后，在本公12、司按程序报销。c）涉外接待中的来访外宾住宿、游览、娱乐等费用原则上由外方公司自理，重要客人由接待部门提出接待意见，报控股总经部审核，再报接待部门分管领导批准。5.5 接待工作流程5.5.1 普通会议(活动)接待工作分解流程（单据流程）主责部门参与部门工作输出填写接待申请单接待部门 接待申请单 负责人审核确定是否接待及相关要求接待部门负责人接待申请单各公司总经部审核接待标准、费用总额、接待项目各系列公司总经部或控股总经部 计划经营部、财务部接待申请单批准接待标准和费用接待部门分管领导报控股总经部备案各系列公司总经部实施接待接待部门及个系列公司总经部相关业务部门接待通知单费用报销接待部门及个系列公13、司总经部计划经营部财务部接待申请单、结算单据5.5.2公司高层接待活动、重大业务接待活动工作分解流程（单据流程）主责部门参与部门工作输出填写接待申请单 接待部门接待申请单负责人审核确定是否接待及相关要求接待部门负责人接待申请单各公司总经部审核 控股总经理工作部计划经营部和财务部接待申请单控股董事长审批控股董事长实施接待控股总经理工作部相关业务部门接待通知单费用报销控股总经理工作部接待部门计划经营部财务部系列公司总经部等接待申请单、结算单据6 相关文件6.1 资金计划管理规定（KXXX/PC201）6.2 车辆管理办法（KXXX/PH108）6.3 礼品管理办法（KXXX/PH106）7 记 录14、7.1会议（活动）接待申请单（01）7.2会议（活动）费用预算表（02）7.2会议（活动）接待实施方案7.3会议（活动）礼品采购方案（PH10601）7.4餐饮酒店接待通知单（03）7.5住宿酒店接待通知单（04）会议（活动）接待申请单编号：01 序号：接待申请部门及联系人电话访团事务联系人及电话访团单位来访目的描述访团基本情况带队领导及职务陪同人员及职务：访团总人数：来访确切时间：来访人员使用的交通工具（自带车、火车、飞机）接待部门建议方案落实部门接待规格出席人员着装要求迎接方式（火车站、机场、高速公路出口、公司门前、会议室）负责迎接嘉宾的领导会见领导陪同人员启用会议室欢迎标语会议室布置会议15、资料安排餐饮标准及时间、地点礼品标准、数量、类别、品牌要求、费用车、机票、住宿服务车辆及司机调度摄影、录相安排其它特别要求事项接待日程安排时间地点事项总体费用预算（元）填报部门负责人意见：系列公司总经部意见： 控股总经部意见领导意见会议（活动）费用预算表编号：02 序号：序号费用名称事 由金额（元）合计金额批准： 经办：餐饮酒店接待通知单编号：03 序号：酒店名称酒店联系人包房名称酒店联系人电话/传真就餐时间就餐人数主接待人来访客人菜色要求酒水要求其他要求用餐标准费用合计（元）当桌签单人总经部授权确认备注此通知单只适用于当批客人住宿酒店接待通知单编号：04 序号：酒店名称酒店联系人房间标准酒店联系人电话/传真入住时间离店时间主接待人来访客人单位住宿人员姓名性别民族房间安排备注其他要求结算方式当批客人签单人总经部授权确认备注此通知单只适用于当批客人