1、外贸进出口公司钥匙、名片、电话等行政事务管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 行政事务管理制度第一章钥匙管理制度第一条 行政管理部门负责管理公司各部门办公室钥匙。第二条新员工领钥匙时，应填写钥匙配用申请表（见附件），由行政管 理部门统一进行复制。第三条如需使用行政管理部门管理的备用钥匙，应向行政管理部门说明使 用目的，用后立即归还。第四条员工离职时，必须将办公钥匙交回行政管理部门后方可办理离职手 续，若钥匙丢失，应按制度予以赔偿。第五条除行政管理部门负责管理钥匙人员Z外，其他人不得任意复制或允 许借予他人使用，否则负连带责任。第六条钥匙遗失时或损坏时，应立即报行政管理部门备案，由2、行政管理部 门负责视情况重新配制或更换。第二章姓名牌管理制度第一条姓名牌用于：1、识别员工身份的证件；2、开启各楼层门禁系统（须经批准）；3、员工上班考勤；4、员工用餐。第二条新进员工提供一张彩色1寸照片，由行政管理部门交物管中心统一 配备姓名牌一张。第三条持有者应妥善保管姓名牌，上下班刷姓名牌进行登记；并于上班时 间配戴于胸前；各部门经理应督促所属员工配戴姓名牌，行政管理部门负责追踪 考核。第四条姓名牌如有遗失或损坏，应报部门经理核实并岀具证明，并向行政 管理部门申请出具补发证明，向物管中心联系补发。同时提供工本费30元。如 为故意损坏，扣除工本费并处罚金50元。第五条姓名牌不得外借，若经发3、现，公司将视情节轻重予以处分。第三章电话管理制度第一条 电话安装、调配管理由行政管理部门负责，各部门经理负责督促员 工使用电话，若岀现话费超高的情况，应调查原因，适当控制话费使用。第二条电话使用须知1、公司电话主要用于公司事务的联络、接洽；2、注意控制谈话时间，力求简洁扼要，以免耗时占线；3、接听电话时，应讲究礼节，友好地应答“你好，龙泰J4、严禁拨打声讯电话，无特殊原因不打私人电话。拨打声讯电话或长时间 拨打私人电话者，一经发现，将给予批评并处以罚款。第三条公司现阶段使用的电话分为国际直拨长途、IP电话与市内电话。话 费由行政管理部门负责与电信公司统一结算，由财务管理部门将话费分摊到各部门 4、的当刀费用中。第四条因工作需要，中请安装电话或开通电话新功能时，需填写电话业务中 请表（见附件），经公司分管领导审批同意后，由行政管理部门负责联系开通电话 业务。第一条工作服配发范围与公司正式签订劳动合同的全部在岗人员给予配发工作服，新入职员工试用 期满后给予配发，无岗位、待岗、外派、外借、挂靠的人员均不配发。第二条工作服配发标准、使用年限1、一般每人1套/款，视公司具体情况制定标准。2、工作服原则上三年统一更换一次（衬衫两年），特殊情况除外。第三条工作服费用列支1、配发、更换员工工作服，员工个人需支付每套工作服实际制作成本的30% 作为自付费用。2、员工工作服不到一年中途遗失、破损，需重新配5、发的，由员工按实际制 作成本的全额予以购买；使用两年后，遗失或破损，需重新配发的，由员工支付 实际制作成本的30%的费用作为赔偿。3、员工离职后，所配发的工作服原则上不作退还处理，除原制作费的30% 的费用不作退还外，应折价卖给使用人。其中，配发工作服不满一年的，由核发 部门再向使用人收取制作成本的30%费用后，方可办理相关手续；配发工作服满 一年不到二年的，再向使用人收取制作成木的10%费用后，方能办理相关手续; 配发工作服已满三年的，则不再追加费用。第四条工作服日常管理1、工作服制作后的质量验收、核发、赔偿、更换、着装标准规范等一系列 日常管理工作由行政管理部门负责，并建立台账以备查询，工6、作服的配发、更换、 补换等工作需报公司审核批准，方可实施。2、工作服制作的款式标准、材质和颜色的选定、品质的管理均应符合公司 VI管理标准，各类工作服的设计方案，应事先广泛征求意见，经公司领导审核 同意后方能实施，任何人不得擅自变更。3、工作服制作单位、质量标准、均由行政管理部门负责，核价由财务管理 部门负责。工作服制作合同应予以妥善保管并存档。第五条工作服着装规范1、周一至周四，原则上员工需穿正装上班。正装包括工作服、职业装等。2、业务部人员接待客户必须身着工作服或其他标准职业装；3、公司年度、半年度会议必须着统一工作服参加。4、严禁穿着破损的工作服上班或参加各种会议、商务活动。第五章名片管7、理制度第一条公司名片格式统一化，由公司行政管理部门依据公司VI管理标准规 划设计。第二条公司行政管理部门统一负责对外卬制名片的卬刷业务。第三条名片卬制程序1、各部门新进工作人员，应及时提供个人资料交行政管理部门备档，以备 卬制名片之需。2、员工因工作需要印制名片时，中领人应填写名片印制中请单（见附 件十九），经各级领导审批后由行政管理部门负责卬制。3、名片英文使用须符合国际惯例和规范要求。第四条名片使用1、名片使用须恰到好处，发放应合理，掌握使用范围。2、注重名片递送礼仪和交换规则。第五条费用结算由行政管理部门负责统计，由财务管理部门负责分摊至各第一条木办法所指低值易耗品为价格不足2000元的8、物品，根据使用性质 可细分为易耗性办公用品（简称易耗品）、管理性办公用品（简称管理品）、计 算机耗材三种：1、易耗品指短期内容易消耗用尽、一般价值较低的用品，如铅笔、刀片、 胶水、浆糊、钉书针、笔记本、标签纸、便条纸、橡皮擦、夹子、印油等；2、管理品指使用期限相对较长，不易损耗且价值高于20元的用品，如订 书机、计算器、文件柜、文件架、电话机等；3、计算机耗材为：墨盒、硒鼓、复印纸等。其中计算机耗材纳入易耗品管理。第二条办公用品采购1、行政管理部门选定两至三家信誉良好、质量上乘、价格合理、服务优 良的商家作为办公用品的供应商，由行政管理部门进行统一采购。2、根据市场价格和质量，行政管理部门应及9、时做出调整，重新选择供货 商。3、行政管理部门根据各部门使用需求进行采购，釆购不易或耗用量大的 办公用品应酌量库存。4、行政管理部门无法釆购的特殊种类的文具，经行政管理部门经理同意 后授权各部门自行采购，但采购的物晶要到行政管理部门办理入库、领用手续, 由行政管理部门经理在报销单上签字确认后方可予以报销。第三条办公用品领用1、领用时，各部门应填写办公用品中领表（见附件），经部门经理签 字确认后中领，特殊种类的办公用品在采购成功后即时发放。2、公司新员工中领办公用品时，需在中领表后附人力资源部岀具的员工 录用通知书，经部门经理签字确认后领用。3、办公用品严禁带回家私用，各部门经理应适当控制办公用10、品使用，掌 握本部门人员的办公用品的使用情况。4、行政管理部门对各部门办公用品的领用情况每月进行统计，每月结算 一次，费用由财务管理部门负责分摊至各部门。第四条办公用品管理1、各部门人员应对领用的办公用品进行妥善保管，其中管理甜应列入移 交，行政管理部门应建立管理品登记台账。2、齐部门申领的管理品如出现故障或被损坏，应及时报行政管理部门备 案；如物品被人为损坏或遗失，申领者应自购物品赔偿或按价赔偿公司损失。3、员工离职前应到行政管理部门办理办公用品交还手续，行政管理部门 对照该员工全部办公用品领用清单进行逐一核对，确认齐全无课后方予以签字 通过。第五条办公设备管理1、本制度办公设备指公用的打印11、机、复印机、传真机等设备；办公设备 由行政管理部门负责购置，进行日常管理。2、员工通过电脑联网使用公用打印机，打印后应及时从打印机上取回打 印文件。3、传真机只供发传真使用，不得拨打电话。传真机所在的部门应承担监 督责任。4、员工使用公用复印机时，自带复印纸前往复印。第六条印刷品（如信封、信纸等）除各部门特殊要求外，其印刷、保管、 发放均由行政管理部门负责。第七章 公关礼品管理制度第一条公关礼品釆购及管理由行政管理部门负责。第二条公关礼品采购1、行政管理部门或其他部门欲采购公关礼品时，向公司领导递交中请报 告。2、礼品的款式、价格等应经公司领导审核同意、并由审计管理部门审计 后，方能采购或联系12、厂家制作，礼品涉及VI设计的，必须参照集团公司VI 的标准格式。3、行政管理部门必须与制作单位签定礼品制作合同。第三条公关礼品入库1、行政管理部门应会同财务管理部门对礼品数量、质量严格把关，确认 无误后再办理相关的入库手续。2、行政管理部门与财务管理部门均应建立相关账目，对礼品进行管理； 礼品入库、出库时应办理登记手续，每季度核对账目，并做到账实相符。第四条公关礼品领用1、领用公关礼品时，领用人应填写礼晶领用中请单（见附件），经公 司领导审批同意后方能领用。2、行政管理部门每月统计各部门礼品领用数量及金额，送财务管理部门 结算费用。第八章会议室、办公室管理制度第一条 公司会议室、办公室由行政管13、理部门统一负责管理。第二条 会议室一般用于召开公司会议、接待来访客人，不允许占用会议 室用作其它安排或作为休息室之用。第三条会议室使用由行政管理部门统一安排、管理。各部门需在会议室 召开会议或接待重要客户时，请会议召集人或接待负责人提前告知行政管理部 门，以便做好安排工作；如有特殊要求的（如购买茶点、水果、配置投影仪或 其他特殊要求），请填写会议室使用联系表（见附件）交行政管理部门，由 行政管理部门负责安排。第四条各部门员工应爱护会议室、办公室的公共设施，保持室内环境清 洁。使用会议室的，在用完会议室后应及时通知行政管理部门，以便行政管理 部及时安排人员清理，做好会议室卫生工作。第五条任何部门和个人不得随意将会议室、办公室的桌、椅等设施拿岀 并挪作他用。如因工作原因需要借用会议室茶具、热水壶的，应事先向行政管 理部门说明。行政管理部门有权向各部门取回会议室公共物品。第六条会议室、办公室应保持整洁、清爽，办公室人员应定期对办公室 进行清洁、整理。不允许在会议室、办公室里出现墙上乱贴乱挂、闲置物品长 期堆压、灰尘积累的情况。不允许在会议室、办公室里吸烟。行政管理部门定 期对办公室的整洁情况进行检查，对有不符合要求，将记录在案，作为部门季 度考核的依据。