1、XX网络营销顾问有限公司区域行政管理操作指引目录第1节 日常办公管理制度5第2节 印鉴管理制度8第3节 公司快递管理规定13第4节 特快专递操作要求15第5节 档案管理制度19第6节 保密管理制度27第7节 外来文件管理制度31第8节 办公用品、低值易耗品管理制度32第9节 招待费管理制度35第10节 办公设备、办公家具、办公软件管理制度37第11节 办公室、环境及卫生管理44第12节 会议管理46第13节 计算机、电子设备管理50第14节 安全管理52第15节 车辆管理制度56第16节 车辆使用管理58第17节 车辆维护及税险检管理61第18节 车辆费用管理63第19节 驾驶人员管理67第22、0节 处罚管理68第21节 设备70第22节 佣金管理71第23节 附则71总则编制目的1.1.1为实现网络营销公司核心任务，可持续发展，建立科学管理机制和运作规范，力求打造国际化公司管理平台，销售中心特制订本制度。1.1.2该指引系统阐明了各项业务运作要求，以促进优化运作流程、明确管理权限体系、提升经营管理效益并有效控制风险。适用范围 1.2.1本制度是运营管理的刚性文件，是营销公司各专业部门和各区域公司开展行政业务工作指南。 第1节 日常办公管理制度 1.1.1 总则为进一步加强XX网络营销顾问有限公司（简称“公司”）区域办公秩序规范管理，树立和保持公司良好的社会形象，特制订本制度；总部行3、政人力中心、行政管理部门为日常办公管理制度的制定、实施、监督及检查部门。 1.1.2 日常办公规范1.1.2.1 仪容仪表规范根据XX股文字【XX】第056号关于规范员工着装、工卡佩戴相关规定的通知，每周一至周四上班期间，公司范围内全体员工均需着正装，所有员工均需在上班期间佩戴员工工作卡。总体要求是：男员工一律着深色系西装并佩戴领带。如逢夏季（79月），男员工可上身着正装浅色系衬衫、打领带，下身着深色系西裤。鉴于海南当地的气候特殊，海南区域公司管理部门的男员工着装要求一律按夏季规定执行。女员工一律着西服或职业套装，正装裤子、裙子皆可，款式及颜色暂不限，但提倡以深色调为主，样式应得体端庄。每周五4、不做正装要求，但上班期间禁止着透视装、背心、汗衫、短裤、短裙、拖鞋、奇装异服等。遇商务场合，如庆典、谈判、有第三方参与的会议、年会、参加外部会议等，须按规定着正装。参加庆典（含开业、开工、颁奖典礼等）、年会等场合时需佩戴红色系领带。各项目施工现场的员工、销售体系全员、物业公司、商业公司及其他由公司统一配发工作服的员工，每周一至周五上班期间，均需按要求着配发的工作服。如在检查过程中发现员工有违反本规定的，予以每人每次50元的罚款，于本人当月工资中扣除；员工如有年度累计5次（含）以上违反本规定的，将取消本人的年度薪酬晋级资格。1.1.2.2 办公语言、行为规范使用“您好、请问、请您、麻烦您、谢谢、5、对不起、请稍等、再见”等礼貌用语，禁止打架、互相谩骂；工作时间必须保持办公区域的安静，不得在走廊、电梯间等公共区域大声喊人、说话等不文明的喧哗行为；不准在办公区内吸烟、就餐、接待访客。同事之间，早上见面时应说声“您好”、“早上好”；下班时应说“再见”或“明天见”；工作中接触时，应说“请问”、“请教”、“麻烦您”、“打扰您”、“拜托”、“谢谢”等。同事之间，根据对象、年龄、职务等不同，称呼要得体，一般应为“姓+职务”、“小+姓”等。不论遇到员工、还是来宾，见面先问好，态度和气，面带微笑，言语礼貌。办公室内部禁止说粗话、脏话、刻薄话，工作中禁止说说笑笑，对话要轻声。办公桌面、电脑整齐、清洁。文件、6、书籍整理有序，便于快速、高效地查阅、提供。办公室计算机保护屏幕应以山水风景画为主，健康向上，禁止明星图片或不健康内容图片在计算机屏幕上出现。上班期间，不读与工作无关的书籍，不上网聊天、玩游戏。开会时，要关闭手机或设为静音。1.1.2.3 办公工作纪律坚守工作岗位，工作时间不得串岗聊天、大声喧哗；工作时间不许看与业务无关报刊杂志、玩游戏或做与工作无关的事情；非工作需要，不得将公司配置个人使用的办公设备、用品等一切公物带回家私用；在会议、业务研讨等多人参加的场合，请自觉把手机调为振动或关机；员工工作时间不允许长时间拨打私人电话；员工在工作时间因私临时外出，必须请示主管领导同意；下班时应关闭所有办公7、设备电器电源、锁好门窗。1.1.3 文件打印、复印、传真的使用规定1.1.3.1 公司在办公区配置公用复印机，在各职能部门配置打印机、传真机。复印机由各公司行政管理部门负责管理，部门打印机、传真机由部门自行管理。1.1.3.2 原则上只有向外部或公司上级领导呈送的正式文件可以打印书面材料外，内部征求意见类文档或学习类文档、资料/信息收集类文档等一律以电子文档的形式传递，如确需打印，需征得部门负责人同意。1.1.3.3 私人资料不得在公司打印、传真、复印。1.1.3.4 复印、打印、传真纸张一律由使用部门统一领用，相关费用计入使用部门年度办公用品费用预算中，超预算的，需办理预算追加手续后方可领用8、。1.1.3.5 全体员工应树立勤俭节约观念，节约使用每一张纸，凡可二次利用的纸张，不得随意丢弃，应再次使用。严禁随意使用完好的复印纸充当会议记录、工作便签、草稿/演稿纸等。1.1.4 传真收、发规定1.1.4.1 传真收发应由接收、发送人或部门助理负责接收、传送，如需前台协助接收、发送时，应明确告知前台人员对方传真号码、单位、接收人，前台应及时办理收发并做好记录。1.1.4.2 接收人员在接收传真时应仔细询问对方姓名、单位、本单位接收人、是否需要接收人回电话；收文后及时查看文件是否字迹清晰、有无模糊不清，有必要时可请对方重新传送，然后与对方确认文件确实已收到或未收到并及时送给接收人。1.1.9、4.3 发送传真后应及时与对方确认是否确实已收到，字迹是否清晰等内容；并将原件及时返给文件传送人。1.1.4.4 如文件是发给公司高管或与公司经营有关的重要文件，传真接收人应立即报送给有关人员，不得私自扣留或遗忘，不得随意泄露传真件内容，如因此给公司造成损失由传真接收人承担。1.1.4.5 专人值守的传真机在当班期间不得设为自动接收状态。1.1.5 发文规定1.1.5.1 以公司名义对内发布的决定、决议、通知、奖罚及任免决定、管理制度等一律由经办部门起草，按流程审批后，原件交行政人力中心审核、盖章、存档，任何部门不得擅自下发文件。各经办部门起草所发文件时，应严格套用公司各类办公模板，各部门需向10、行政人力中心提交所发文件的电子文档供行政人力中心编辑、发布。1.1.5.2 文件下发需通过OA系统中行政人力流程总部文件审批单进行发文申请，签批流程完成后由行政人力中心进行编辑，转由运营信息中心发布。1.1.5.3 公司下发的各类文件，除存档和报送领导审阅可打印成书面的外，其他均在公司oa系统（对内）、公司网站（对外）中以PDF、JPG格式文件发布。1.1.5.4 以公司名义对外发布的决定、决议、公告、请示、报告、批复、批示、备忘、函、纪要等文件，由经办部门拟稿，按流程审批后，需填写用印审批单进行用印，并在行政人力中心留存复印件存档。1.1.5.5 区域公司、商管、营销公司应当安排专人对收发文11、件进行统一管理，对接收和下发的文件做好登记表格以备查阅。专职文件管理人员应按照文件内容第一时间通知所属领域负责领导，保证信息传递良好及时。1.1.5.6 外埠公司于每月5日前将上月的内部公文登记表及外部公文登记表整理汇总后，报行政人力中心复核。第2节 印鉴管理制度1.2.1 总则为规范公司范围内的印鉴制作、使用、保存、变更、销毁等工作，保护公司的合法权益，特制定本制度；本制度所指印鉴是指公司及区域公司公章、合同专用章及其他各类公司印鉴。1.2.1.1 印鉴的种类及刻制本制度中所指的公司印鉴包括但不限于：公司公章、财务专用章、合同专用章、董事会章、监事会章、工会委员会章和法定代表人印鉴等；公司及12、区域公司的公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章的刻制由行政人力中心负责办理，其他印鉴的刻制、更换、启用和作废的具体事宜由行政人力中心报董事长审批后，指定专人按照国家规定办理相关事宜；公司其他部门或个人未经批准，不得另外刻制各类印鉴。如发现私刻印鉴，要追究当事人责任，直至移交司法机关处理；印鉴刻制好后由行政人力中心登记备案，需发放到区域公司或部门保管使用的印鉴，由董事长指定的印鉴保管人到行政人力中心办理领取手续；更换印鉴的同时必须交回原印鉴，并办理移交手续后方可领取新印鉴。1.2.1.2 印鉴的保管公司印鉴的保管实行专人负责制；公司公章、合同专用章由行政人力中心负责人保管；财务专用章由财务13、负责人保管；法定代表人印鉴由财务负责人指定人员保管；董事会章、监事会章由证券代表负责保管；工会委员会章由工会主席负责保管；保管人要做好公司印章的保管工作，印鉴平日存放于指定保险柜内，在印鉴的日常保管和使用中，要注意使其不受破损；未经董事长同意，不得擅自改变印鉴保管人；印鉴保管责任人发生变动时，行政人力中心应及时指定新的保管责任人并报董事长批准。原印鉴保管人须在做好交接工作后方可离任，接管保险柜密码的责任人必须及时更改密码。1.2.2 印鉴的使用范围1.2.2.1 公司公章的使用范围：对内、对外发送的公文；向省市区各级政府以及国土、规划、建委、工商、税务、统计等政府主管部门报送的有关材料；对外联14、络、宣传、协调及对外报送的材料。1.2.2.2 公司合同专用章的使用范围：对外签订的各类合同、协议等。1.2.2.3 公司法定代表人印鉴的使用范围；财务部门对外出具支票、汇票等银行票据；公司有关报表及对外报送材料上需要签章的；在公司章程范围内经董事长和总裁批准的其他用途；财务印鉴的使用仅限于对外开具发票、收据、支票、汇票等票据；合同、协议的法定代表人签字处。1.2.2.4 董事会章、监事会章、工会委员会章的使用范围：董事会决议、监事会决议、工会委员会决议；对外联络、协调以及行文时使用。1.2.3 公司印鉴不得做以下用途1.2.3.1 不得在为公司以外的其他任何公司、组织、个人出具的设有担保、抵15、押、质押等担保方式的合同或资料上使用（经董事长和总裁批准的除外）。1.2.3.2 不得在空白纸张（表格、信笺）、空白介绍信等凭证以及没有经济往来依据前提下签发的收条、收据、发票等财务资料上使用。1.2.3.3 不得在其他单位和个人以要约或要约邀请形式出现的宣传单、图纸、订单等具有经济往来性质的文书上使用。1.2.3.4 不得在为非公司员工开具的介绍信、证明等材料上使用。1.2.3.5 其他非本章规定的印鉴使用范围。1.2.4 印鉴使用批准权限1.2.4.1 公司印鉴的用印审批权限：凡最后由董事长或董事会审批的事项，则涉及的用印请示需董事长审批；凡由公司总裁或副总裁审批的事项，则涉及的用印请示需16、总裁或副总裁批准。1.2.4.2 下列情况使用印鉴，须经董事长或其授权委托人批准后方可使用：涉及公司注册资本增减、调整股权结构、营业执照相关事项变更及公司分立、合并、解散等事宜；以公司名义上报各级政府以及政府主管部门的对外发文。1.2.4.3 除明示情况外，董事会章、监事会章及工会委员会章的使用，需经董事长、监事会主席、工会主席批准。1.2.4.4 使用法人代表人印鉴的，按财务用印相关管理规定执行。1.2.5 公司印鉴的使用程序1.2.5.1 印鉴使用人填写用印审批单，合同需下载合同系统中审批完成的合同审批单交由法律事务部复核签字后，按照印鉴使用流程交印鉴保管人用印。合同审批单可替代用印审批单17、进行用印。1.2.5.2 不通过合同系统审批的合同用印，其纸质合同审批单必须经由成本负责人、招采负责人、工程负责人、财务负责人、法务负责人、分管副总裁逐一会签确认，凡涉及董事长或董事会审批的，则需董事长会签后方可用印。1.2.5.3 印鉴保管人在盖印前须对用印时间、名称、内容、数量及有关领导的签字认真审核，合同需法人代表或授权代表签字并填写日期，经确认无误后方可用印。1.2.5.4 印鉴使用人未按规定履行用印申请，印章保管人有权拒绝其使用公司印鉴。1.2.5.5 在合同履约过程中，如发生澄清、确认、变更或解除、终止等涉及合同相关事项的对外发文，应当由承办部门发起合同审批流程，发起人须在“摘要”18、中详述对外发文的原因及背景，并将合同等资料作为附件上传。全部审批流程完成后，方可用印。1.2.5.6 用印批准人因外出无法在申请单上签批，但情况特殊急需用印的，印鉴使用人应电话请示用印批准人，由其向印鉴保管人电话下达用印指示后方可用印。事后，印鉴使用人补签审批手续交印鉴保管人，印鉴保管人负责监督完善印鉴使用手续。1.2.5.7 公司印鉴使用时，印鉴使用人需完整填写用印使用登记表，由印鉴保管人保管备查。外埠公司需于每月2日前将上月用印使用登记表汇总后,报行政人力中心复核。1.2.5.8 用印后，用印审批单保存于印章保管人处；合同审批单及相关附件随合同原件保存于行政人力中心档案管理员处；其它审批文19、件应将复印件保存于印章保管人处。1.2.5.9 公司公章、合同专用章原则上在行政人力中心内使用，需携带公章外出使用的，按印鉴使用批准权限批准后，经业务分管副总裁批准，由印鉴保管人或其指定的专人随同用印。如印鉴保管人不能跟随印鉴外出，外出保管印鉴人应携带外出用印登记表如实填写用印内容，使用完毕后，由外出保管印鉴人将印鉴移交印鉴保管人。其他印鉴外出使用的，由各印鉴保管人参照本条执行。1.2.5.10 在合同、协议用印前，需要提供对方单位已盖章文件，如确实情况特殊，对方单位无法先盖章的，必须通过OA事项审批后方可用印，总部由分管副总裁批准，区域公司由总经理批准。行政人力中心用印后，用印部门需在用印使20、用登记表和迟交文件登记表上分别登记，将合同审批单原件交由档案管理员保存，并在5个工作日内，将合同原件交行政人力中心档案管理员存档；超过5个工作日的，档案管理员负责督促经办人按时提交合同原件，如遇特殊情况未能或不能按时存档的，可以延长至10个工作日；特殊情况逾期仍未能按时归档的，需提交经主管领导签字的书面情况说明，并约定具体归还时间。1.2.5.11 印鉴停用或作废，需下发印鉴停用或作废通知。作废印鉴交行政人力中心封存或销毁。1.2.6 介绍信用印1.2.6.1 介绍信用印：申请使用前，需填制用印审批单，按照印鉴使用批准权限批准后，交印鉴保管人开具、用印；用印时，应在正页与存根间加盖骑缝章，正页21、加盖落款章；不得在空白介绍信上盖章。1.2.6.2 开具介绍信：介绍信只允许在办理公务时使用；印鉴保管人应注意填写介绍信时保证正页与存根内容一致；行政人力中心每年底应整理一次介绍信，收存存根及剩余空白、作废介绍信；单本介绍信不得跨年使用。1.2.7 证明文件用印1.2.7.1 公务证明：公务使用的证明文件，使用部门起草后，印鉴使用人需填制用印审批单，按照印鉴使用批准权限批准后，交印鉴保管人用印。流程同公司印鉴的使用。1.2.7.2 个人证明：公司员工由于个人使用原因（如：收入证明、在职证明、离职证明等），需公司提供证明的，由行政人力中心起草，印鉴使用人需填制用印审批单，按照印鉴使用批准权限批准22、后，交印鉴保管人用印。1.2.7.3 公司不具有出具个人所需证明的义务。1.2.8 相关规定1.2.8.1 用印批准人必须严格履行职责，按照印鉴使用规定，做好对用印材料的审核工作。1.2.8.2 印鉴遗失时，遗失责任人及公司其他知情员工应立即向印鉴保管责任人报告，印鉴保管责任人必须立即向分管领导和公司总裁报告。经公司总裁同意后，应依法发布公告作废。1.2.8.3 印鉴保管责任人有违反上述制度的，除视情节轻重对过失人或责任人给予相应50-500元的经济处罚外，公司还将按人力资源管理制度中的奖惩管理规定给予相应的处罚处理。1.2.8.4 印鉴使用批准人违反本规定批准使用印鉴，给公司造成不良影响或经23、济损失的，将依据人力资源管理制度中的奖惩管理规定予以处罚。第3节 公司快递管理规定3.31.3.1 目的为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约公司快递成本，避免造成公司资料的丢失及浪费，确保公司快递、信件收发工作及时、准确地开展，特制定本规定。1.3.2 范围本规定中所指的快递收发均指公司员工因工作所需，向外部寄送或外部寄至内部到付快件（除EMS以外的快递），从而实际产生公司快递费用支出的活动。1.3.3 权责1.3.3.1 行政前台：负责公司邮件、快递物品的收发管理。1.3.3.2 各部门：寄件人必须按照本办法规定的寄件要求寄发快递。1.3.4 具体要求1.3.4.1 快递的发送1.3.424、.1.1 因工作需要，寄件人需向外部寄送文件、资料、样板、货物及其他物品者，需将快递物件拿至行政前台处，使用圆珠笔或签字笔，用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细信息，确保一式四联均清晰、可辨。快递单填写内容包括：（1） 寄件人及相关信息：寄件人姓名、联系电话、单位名称、地址、内件品名、数量、寄件人签名、日期；（2） 收件人及相关信息：收件人姓名、联系电话、单位名称、地址。（3） 上述所有信息均须做到字迹清晰，内容完整、正确，无缺项。填写完经行政前台审核无误后，做好登记，由行政前台联系快递公司统一发送。1.3.4.1.2 寄件人寄件时需自行清点及打包好所发物件（寄件人应打包扎实确保在运输过程中安全25、可靠），体积较大或易碎物品自行无法打包的，应向快递公司说明具体打包要求。1.3.4.1.3 交寄人（公司为公司前台，各区域公司及项目部可指定专人负责此项业务）负责对快递单填写的字迹是否清晰、可辨及内容是否完整、正确进行审查，对不符合填写规定的，退回寄件人重新填写。本公司寄出的快递需经行政前台统一寄出，未经行政前台同意自行寄出的快递，所产生的相关费用公司不予承担。1.3.4.1.4 快递发件底单按月份与登记表一起保存，每月月底与快递公司核对账单，由行政前台结算快递费用。1.3.4.1.5 从公司寄至集团的文件物品、各区域公司间的文件物品，如属于非紧急和保密的文件物品，可询问同事或行政前台由近期前26、往或出差的人员带去，原则上不予快递发送。1.3.4.1.6 如发现个人使用公司快递费用承担个人快递业务的，除视情节轻重对寄件人给予相应50-500元的经济处罚外，公司还将按人力资源管理制度中的奖惩管理规定给予相应的处罚处理。1.3.4.2 快递的接收1.3.4.2.1 行政前台在有快递到时，应核对以下内容：（1）收件人是否为本公司人员，若收件人非公司人员，应当场退回；（2）检查信件、快递包装是否完好无损；（3）了解清楚付费情况（如是到付，需联系收件人收件）。1.3.4.2.2 为了维护公司行政前台的形象和防止快递丢失，要求收件人必须在行政前台或快递员通知后及时将快递从行政前台领走（高管的快递由27、行政秘书领取），特殊情况下，收件人不在公司，由收件人告知部门同事帮忙代领。每天下班前收件人未领取的快递将被移放至地库，因未及时领取造成快递物品损坏、遗失的，由个人承担。1.3.4.2.3 公司不接受任何到付快递，如产生与公司业务相关的到付快递，由收件人本人承担快递费用后凭事项审批单报销。1.3.4.3 付款及处罚规定1.3.4.3.1 快递付款审批或报销时，负责报账的人员需把快递明细表与发票一并申报。收件人本人承担的与公司业务相关的到付快递费用，报销时需将快递底单、发票及事项审批单一并提交申报。1.3.4.3.2 快递明细表中必须包含每个快件的发件人、收件人、地址、快递单号、价格，须与快递底单28、上的信息一致。1.3.4.3.3 对于快递单不符合本规定填写要求，发生误投错投导致工作延误的，由寄件人自行承担；非快递公司造成损失的，将视损失大小及影响程度对行政前台和寄件人一并做出处罚。1.3.4.4 快递公司的选择1.3.4.4.1 快递公司选择参照表（以总部为例）目的地寄件类型选择快递公司本市所有快件百世汇通紧急件顺丰速运外地紧急件、贵重件顺丰速运普通件百世汇通1.3.4.4.2 选择快递公司的原则是安全、快捷；根据所寄物品的性质，选择性价比高的快递公司，以低成本完成寄件。1.3.4.4.3 快递公司的确定由行政管理部门每年从公司入库供应商中产生。第4节 特快专递操作要求1.4.1 目的29、与意义随着公司的迅速发展，特快专递业务量日益增大，且投递内容与公司经营密切相关(如开业/入伙通知书、维修/整改通知单等)。从以往的操作情况来看，因无统一操作要求，致使在投寄过程中存在不规范、不完整等诸多现象，若发生与之相关的法律纠纷，因证据链条不完整，将给公司带来严重损失。为规避风险，特制定本要求。1.4.2 原则所有证据链条必须完整，且相互可以印证。即快递投递单（即特快专递邮件详情单）所有内容必须填写完整、清晰，尤其内件品名栏所填内容必须具有针对性，让第三方可以通过此栏的填写，非常清楚地知道具体投递文件的属性（如业主楼盘楼栋单元房入伙通知书)，投递完成后，特快专递邮件详情单寄件人存根、收件人30、回执以及财务付款凭证缺一不可，回执与财务付款凭证所反映内容与特快专递邮件详情单编号一一对应。1.4.3 具体要求1.4.3.1 特快专递邮件详情单的填写要求（以EMS为例，见附件8、9）1.4.3.1.1 填写时统一使用圆珠笔或签字笔（若具备计算机套打条件的使用计算机打印），掌握适当力度，确保一式五联均清晰、可辨。原则上采用正楷字体逐条填写单式内容，包括：(1) 寄件人及相关信息：收寄局、收寄日期、寄件人姓名、联系电话、单位名称、地址、邮政编码、内件类别、品名、数量、交寄人签名。(2) 收件人及相关信息：收件人姓名、联系电话、单位名称、地址、邮政编码、备注。(3) 上述所有信息均须做到字迹清晰31、，内容完整、正确，无缺项。1.4.3.1.2 “内件品名栏”填写要求该栏填写的核心是让第三方清晰、明了地了解所投寄内容的具体类别及名称，使其能够成为诉讼发生时的关键证据。如在投递维修/整改通知单时，第三方通过填写内容可以明确知晓该通知单是用于单位栋号事项的维修/整改事宜，而当事者面对该证据时，无法否认该证据的清晰、明了及针对性；如在投递入伙通知书时，第三方通过填写内容可以明确知晓该通知单是用于业主楼盘楼栋单元房的入伙通知书事宜，而被通知业主在面对该证据时，无法否认该证据内容的具体事项即指其购买物业的入伙通知书，结合本规定要求的“收件人回执”支持，其以“未收到入伙通知书”为理由而拒绝承担相关责任32、及义务的说法将不攻自破。1.4.3.1.3 备注栏填写要求特别的重要文件在备注栏必须标注“要求返回经收件人本人签收的回执”，并与快递公司办理此项业务，这是证据链条的关键证据之一，可以证明所投递内容已经送达并由其本人签收。1.4.3.2 发件要求1.4.3.2.1 交寄人（公司为公司前台，各区域公司及项目部可指定专人负责此项业务）负责对特快专递邮件详情单一式五联填写的字迹是否清晰、可辨及内容是否完整、正确进行审查，对不符合填写规定的，退回寄件人重新填写。寄件人和交寄人对发件按附件10发件登记表进行登记、存档以及办理与邮递公司的邮递对接业务（包括负责督促投递公司及时将收件人亲笔签名的回执反馈至寄件33、人）。1.4.3.2.2 使用EMS特快专递送达文件为与公司经营密切相关(如开业/入伙通知书、维修/整改通知单等)的重要文件，其余普通文件均按公司审批后的指定市内、市外快递公司报送，根据文件内容，具体交寄快递公司由寄件人从中确定。1.4.3.3 收件要求1.4.3.3.1 外来邮件邮寄到公司前台的，由前台签收人员按附件11收件登记表登记后，须在一个工作日内将邮件原件转交收件人处理。如收件人不在公司，电话联系后由收件人安排专人负责处理。1.4.3.3.2 外来邮件邮寄给公司或部门的，签收人员按附件11收件登记表登记后，须在一个工作日内将邮件原件转交部门负责人，由其签收负责处理。1.4.3.3.334、 回执要求(1) 交寄人必须联系快递公司返回“由收件人本人签名的回执单”复印件，该回执单必须即时登记与存档。(2) 对递送无法送达或“收件人”拒绝签收的，要求快递公司在退回寄件上粘贴“特快专递邮件改退批条”，写明改退原因，快递公司经手人及主管人员须在“特快专递邮件改退批条”上签字并盖公章（见附件12）。1.4.3.4 特快专递存档要求1.4.3.4.1 寄件人或公司指定人员必须按本规定履行好职责，确保全过程满足管理要求；1.4.3.4.2 对于快递发出邮件，特快专递详情单、“由收件人亲笔签名的回执单”以及“财务付款凭证”是构成证据链的核心证据，必须完整存档并确保证据间的相互呼应与印证性。对于退35、件的，仍然属于证据，亦必须把退件与“特快专递邮件改退批条”一并存档。1.4.3.4.3 特快专递详情单用户存根联原件、“回执单”复印件、快递费明细由交寄人或公司指定人员存档。1.4.3.5 付款及处罚规定1.4.3.5.1 快递付款审批或报销时，负责报账的人员必须把特快专递详情单用户存根联复印件、快递费明细作为附件与发票一并申报，缺任何一项均不予付款或报销。1.4.3.5.2 快递费明细表中每个邮件的发件人、收件人、地址、订单号、订单价格必须按附件13快递费明细表填写准确且一一对应。1.4.3.5.3 对于特快专递详情单不符合本规定填写要求的，寄件费一律由与负责与快递公司进行业务对接的交寄人承36、担，非快递公司造成损失的，将视损失大小及影响程度对交寄人和寄件人一并做出处罚。1.4.3.6 附件附件8 EMS国内特快专递邮件详情单（以入伙通知书为例）附件9 EMS国内特快专递邮件详情单（以维修/整改通知单为例）附件10发件登记表附件11收件登记表附件12特快专递邮件再投、改退批条附件13快递费明细表第5节 档案管理制度1.5.1 总则1.5.1.1 为加强公司档案的管理，保证档案的完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本制度。1.5.1.2 公司所有部门和个人均有义务维护公司档案的完整和安全，以便于公司在经营和发展过程中的有效使用。1.5.1.3 本制度适用于公司及区域公司档案的收37、集、分类、标识、归档、保管、利用和销毁。1.5.2 档案的内容和分类1.5.2.1 本制度所称档案指公司在经营管理和项目开发等活动中直接形成的，对企业具有保存价值的各种载体形式的文字、图纸、照片、影片、录像、实物等原始记载，以及在工作中处理完毕、有归档要求的文件资料。上述内容都属于档案管理应留存的历史资料，均要归档保存。1.5.2.2 具体内容包括但不限于：行政事务类档案（包括决议、决定，报告，请示与批复，通知，函，工作总结、备忘录，会议纪要等公文类；规章制度，工作程序、流程图，部门作业性文件、工作手册，外来文件等管理性文件；公司重大历史活动图片及影音资料、奖状、锦旗、纪念品等声像档案资料）；38、人事档案；财务档案（验资报告、评估报告等资信类）；证券档案；审计档案（审计报告）；工程项目类档案（国土证、规划许可证、开工证、销售许可证、工商等证照类；所有工程相关合同、协议类文件；项目建议书及批复，可行性研究报告及批复，投资计划，规划方案、成果审批文件，规划、施工意见书，竣工验收文件等政府性文件）（具体内容详见建筑工程资料管理规程中的分类及保存表）。1.5.3 档案的管理机构与职责1.5.3.1 公司档案管理实行部门收集保管，行政人力中心统一归档的原则。行政人力中心为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理，并对公司各部门的档案管理进行指导、监督、培训和检查。行政人力39、中心设专人管理档案。1.5.3.2 公司各部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的资料及档案的临时保存。公司各部门均应指定专人或兼职档案员负责收集、保管本部门的档案资料，并及时将本部门档案资料移交行政人力中心归档。1.5.3.3 档案管理员职责：文件的收发登记和传阅；保证档案的真实、完整，及时收集、整理、分类、立卷和归档；档案的保管；档案的借阅登记；档案移交；提供相关档案服务。1.5.3.4 行政人力中心档案管理员和各部门的专职或兼职档案员均为公司的档案管理人员，应保持相对稳定。各部门应将档案管理员名单报行政人力中心备案，如有变动须及时通知行政人力中心。1.5.3.5 档案管理员出现工作变动40、或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。1.5.3.6 所有档案管理人员应忠于职守，遵守公司保密规定，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。1.5.3.7 档案管理人员应具有档案管理敏感性，主动跟踪各类档案的生成过程，定期向有关部门和人员索要相应资料。1.5.3.8 公司各中心、部门及公司下属各区域公司要树立档案管理意识，有责任及时提供相关资料，协助档案管理人员认定相关档案资料，以保证档案资料收存的完整。1.5.4 档案的归档1.5.4.1 公司应归档的档案资料包括但不限于行政事务档案、人事档案、财务档案、证券档案、审计档案和工程项目档案。1.5.4.241、 除人事档案、财务档案、证券档案、审计档案分别由公司行政人力中心、财务管理中心、证券部、审计部单独负责外，其它档案资料原件均需移交行政人力中心，由行政人力中心统一整理分类、立卷和归档管理，其他相关业务部门仅作为档案的临时保存地点，档案的最终保存地点为行政人力中心档案室。1.5.4.3 一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的档案文件，由主办部门收集归档；会议文件由会议主办部门收集归档。1.5.4.4 工程项目档案根据工程的工期安排进行归档。一般应在项目施工完成竣工验收后的一个月内，由项目工程部的档案管理员整理汇总，按照行政人力中心提供的档案目录，统一移交到行政人力中心存档。1.5.4.5 公42、司各部门都要加强日常归档工作。对于应当立卷归档的材料，文件承办人对处理完毕或批存的档案文件，收集齐全并加以整理后，及时向本部门的档案管理人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。1.5.4.6 公司各部门的档案管理员应于每月最后一天，核对检查本部门应归档的资料原件是否已全部移交至行政人力中心，并于每月4日前将上月存档的全部档案资料清单汇总后上报行政人力中心复核；每年1月5日前将上一年度移交的全部档案资料清单经分管副总裁签字后，上报行政人力中心。1.5.4.7 各部门专人或兼职档案管理员就文件归档工作应做到每日进行。归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内；应做到及时处理，禁止拖拉积压。1.5.443、.8 归档文件的整理：归档材料必须是办理完毕的正式材料；归档材料应完整、齐全；归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复一并存放；归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件；不同年度的文件一般不得一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件44、的立卷按照有关规定执行；卷内档案文件应区别不同情况进行排列，密不可分的档案文件应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它档案文件依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列；整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用；归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般移交至行政人力中心的归档文件，不得用复印件代替原件；案卷整理的幅面应以A4纸为准,材料过窄或小于A4幅面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线；材料过45、宽应按A4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件；归档材料必须文字清楚，严禁涂改、贴补或其他任何技术处理；存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件)，必须复印一份后将复印件与原件一并存档；档案文件破损、局部残缺、装订边狭小的，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽量保持文件的原貌。1.5.4.9 行政人力中心对各部门移交的文件进行登记，并依据登记情况于与部门档案管理员办理文件档案的交接手续。移交档案必须填写移交清单,写明文件标题、内容、页数、数量、移交时间, 交接双方要签名。移交清单由移交部门与行政人力中心各自存档。1.5.4.146、0 移交档案时，如有相关电子文件，行政人力中心核对后，对电子文件进行整理保存。存档后，电子文件的文件名，更改为“档案号+文件标题”。同一档案中有多个电子文件的，电子文件装入以档案号命名的电子文件夹内。1.5.4.11 各区域公司综合管理部每月定期自查档案，并于每月4日前将上月存档的全部档案资料清单汇总后上报行政人力中心；每年1月5日前将上一年度存档的全部档案资料原件清单经总经理签字后上报行政人力中心。1.5.4.12 待档案管理信息系统正式上线后，各类纸质档案均需扫描电子版本，保存分类及目录与纸质档案统一。1.5.5 档案保管1.5.5.1 公司各部门应配置专用档案室或档案柜，档案室内需安装必47、要的保护设施，确保档案的安全。档案管理员应定期清洁并检查档案案卷状态。保持档案室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。1.5.5.2 档案室工作职能：收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供标准档案服务；编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料；负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁；监督检查标准档案的修改、补充和复制；界定各级档案管理标准、要求及移交程序；按档案行政管理部门的要求，办理永久标准档案的移交手续；采取严密管理措施，防止档案失密和泄密；负责档案借阅、利用工作；运用电子信息系统对档案进行管理，提高档案管理安全性及管理效率。48、1.5.5.3 每年须定期对档案进行一次清理,清除不必要保存的材料,对破损和褪色的材料进行修补和复制。1.5.5.4 档案管理员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分别进行管理。1.5.5.5 行政人力中心参照国家的规定，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事长，经批准后执行。1.5.5.6 所有档案资料划分三个密级：普通级、秘密级、机密级。具体划分标准见保密管理制度。1.5.5.7 档案的秘级与保管：档案级别档案原件内容分类密级保管期限负责部门公司档案1、各类公司级通知、通报、奖惩、任免、晋升等文件；2、年终工作总结、重大的会议纪要、备忘录；3、公司对外发49、文；普通长期行政人力中心公司各类证照、公司印鉴，各类证件（包括土地证、地名证、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、总平面图、准入证、准拆证、小配套证明及验收证明等）；秘密永久1、公司所有合同、协议；2、工程竣工验收相关资料；3、公司重大历史活动图片及影音资料、奖状、锦旗、纪念品等。秘密永久政府部门批复性文件（包括建议用地选址意见书、项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、投资计划、住宅商品房准许使用计划、征地拆迁文件、规划要点通知书、规划方案审批、规划成果审批、规划许可证基础部位通知书、施工图审查意见书、开工意见函等）；秘密永久1.5.6 档案的名称和编号1.5.6.1 档案各级分类应赋予50、统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。1.5.6.2 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。1.5.6.3 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。1.5.6.4 档案编号规范:公司对外发文：公司名称项目名称部门收文单位年份及编号例如：XX兴业商业街市场主题06005XX投资非中心工程中铁06011XX文昌非中心客服XXX06052公司内部文件：合同：项目名称 合同 部门 年份及编51、号例如：非中心 合同 预算 06003内部联络单：项目名称 内联 部门 年份及编号例如：商业街 内联 工程 06008事项审批单：项目名称 事项 部门 年份及编号例如：非中心 事项 前期 06003文件审批单：项目名称文件部门年份及编号例如：非中心 文件 销售 060121.5.7 档案编目和装盒1.5.7.1 归档文件应逐件编目。归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容、页数、日期、经办人、存档地点等项目。1.5.7.2 档案目录以手工填写和以打印两种方式；目录填写须使用碳素墨水书写，并将卷内目录放在卷首。1.5.7.3 装盒，将归档文件按件号顺序装入档案盒；一盒内的文件数量无限制52、，以装满一盒为准。1.5.7.4 装盒完毕后，填写档案盒封面、档案盒盒脊；填写时须使用碳素墨水书写，字迹工整、要素齐全。1.5.7.5 不同保管期限的文件应分开装盒，不得混装。1.5.7.6 档案盒的封面与背脊由行政人力中心统一填写，并标明档案盒内所含案件的分类编号及名称，以便查档。1.5.8 档案的查阅、借阅1.5.8.1 公司员工查阅、借阅档案时，应办理查阅（借阅）手续，查阅人须填写XX档案借阅审批单，经批准人审批后方可进行查阅（借阅）。查阅（借阅）人需同时在XX档案借阅登记表上进行登记，并注明借阅的起止日期；档案归还时，行政人力中心档案管理员检查归还档案的完整性，并对归还时间进行登记。153、.5.8.2 公司员工原则上不得查阅（借阅）档案内容与本身工作无关的档案。 1.5.8.3 档案查阅、借阅原件的批准人为：公司、商管、营销公司普通档案由部门负责人审批；秘密级档案复印件由分管副总裁审批，原件由分管副总裁和行政分管副总裁审批；机密级档案由总裁审批。区域公司的普通和秘密级档案由区域公司总经理审批，机密级档案报总部分管副总裁、行政分管副总裁审批。1.5.8.4 借阅档案要及时清退，不得积压。查阅（借阅）人须在XX档案借阅审批单中注明借阅起止日期，一般为3个工作日，最迟不得超过一个月，如逾期则应办理续借手续；对于即将到达借阅期限的档案，档案管理员要提前督促催还。1.5.8.5 查阅、借54、阅公司档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告其分管副总裁。1.5.8.6 严禁公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司保密管理制度的有关规定予以处罚。1.5.8.7 政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，在公司领导批准后，相关部门应予以配合、协助。1.5.8.8 公司合同、项目档案和工商档案实行分开管理制度，负责管理档案人员应注意分别保管相关档案资料。借阅人应分开填写XX档案借阅审批单，不可在一张借阅单中同时借阅不同类档案文件，否则档案管理员有权要求借阅人重新提供借阅55、单。1.5.9 档案清理和销毁1.5.9.1 为避免文件档案积压，需定期按规定进行文件的清理和销毁工作。1.5.9.2 对于超过保管期限和确已失去价值的档案，档案管理员应认真鉴定，编制档案销毁清册，上报行政人力中心副总裁审核。1.5.9.3 普通档案和秘密级档案的销毁由总裁审批，机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批后，方可销毁。1.5.9.4 档案销毁清册永久保存。档案销毁时应有两人以上进行现场监督，其中至少包括行政人力中心档案管理员一人，并在清册上签字，使用碎纸机销毁。严禁私自销毁档案。1.5.9.5 未按档案清理和销毁规定私自清理和销毁档案的，除视情节轻重对过失人或责任人给予相应50-5056、0元的经济处罚外，公司还将按人力资源管理制度中的奖惩管理规定给予相应的处罚处理。第6节 保密管理制度1.6.1 总则1.6.1.1 公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。1.6.1.2 本制度适用范围为公司及区域公司全体员工，公司全体员工都有保守公司秘密的义务。1.6.2 保密范围与密级1.6.2.1 公司秘密包括但不限于下列秘密事项：重大决策中的秘密事项；尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、重要会议记录、纪要等；财务预决算报告、各类财务报表、统计报表等各类财务信息和数据；经57、营成本预、决算报告、各类招投标等成本信息；尚未进入市场或尚未公开的销售定价及相关各类销售信息；员工人事档案、未公开的人事资料，工资性、奖金性收入等各类人力资源信息；公司掌握的尚未达到公开的外部信息；其他经公司确定应保密的事项。1.6.2.2 公司密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级：绝密是最主要的企业秘密，一旦泄露会使公司的权利和利益遭受特别严重的损害，包括本规定3.5.2.1中涉及的公司经营发展中直接影响企业权益的重要决策文件资料等；机密是重要的企业秘密，一旦泄露会使公司的权利和利益遭到严重损害，包括本规定3.5.2.1中涉及的公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、企业经营情况等58、事项；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受损害，包括除上述密级之外的公司人事档案、合同、协议、员工工资收入等其他应保密的事项。1.6.3 保密措施1.6.3.1 属于公司保密的文件、资料在其制定、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁工作，由行政人力中心或经办部门分管副总裁指定专人执行。采用电脑技术存取、处理、传递的企业密级的文件资料由负责该信息处理的运营信息中心管理员负责保密。1.6.3.2 对于密级的文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：秘密级文件需经办部门分管副总裁批准方可复制和摘抄，机密级文件需XX总裁批准方可复制和摘抄，绝密级文件需公司董事长批准方可复制和摘抄，59、且不得通过电子手段进行传递，同时行政人力中心应做好复制和摘抄文件相关事宜的编号登记工作。未经批准，复制和摘抄文件不得再次复制和摘抄；转发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采取相应的保密措施。1.6.3.3 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当按3.5.3.2条的规定履行审批手续。1.6.3.4 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：选择具备保密条件的会议场所；根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；规60、定允许使用的会议设备，妥善管理会议文件；确定会议内容是否传达及传达范围。1.6.3.5 不准在私人交往和通讯中泄露企业秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他未经允许的方式传递公司秘密。1.6.3.6 公司员工发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告上级领导和行政人力中心；上级领导接到报告，应立即作出处理。1.6.3.7 公司所有员工入职签订劳动合同的同时，均需与公司签订保密协议。1.6.3.8 公司员工在工作中应注意主动保密，为保密工作创造良好条件。发现公司保密工作中的不足，应主动指出，公司鼓励员工主动提出改进建议。1.6.4 违规处罚1.6.4.1 试用期内61、违反本制度的，应立即予以辞退。1.6.4.2 视而不见:明知其他员工的行为有可能造成泄密而不及时指出的行为。1.6.4.3 未给公司造成损失的，处以不低于本人当月基本工资50的罚款。1.6.4.4 给公司造成损失的，处以不低于本人当月基本工资80的罚款；损失巨大的，处以不低于当月全部基本工资的罚款。1.6.4.5 用工期间累计两次者，降为试用工；累计3次，予以辞退。1.6.4.6 知情不报: 指明知他人即将、正在进行或已经完成违反本制度的行为，而不及时制止、汇报的行为。本处“及时”指能够有效制止违规行为或将公司秘密泄露损失减小到最低的最后时限。1.6.4.7 未给公司造成损失的，处以不低于本人62、当月基本工资80的罚款。1.6.4.8 给公司造成损失的，处以不低于本人当月全部基本工资的罚款；损失巨大的，处以不低于当月全部基本工资2倍的罚款。1.6.4.9 用工期间累计两次者，降为试用工；累计3次予以辞退。1.6.4.10 泄密是指公司秘密知晓人、使用人、保管人通过某种方式将公司秘密传递给保密范围以外的人员的行为。1.6.4.11 无意泄密: 公司秘密知晓人、使用人、保管人不知某种行为将造成公司秘密传递给保密范围以外人员，但完成该行为。1.6.4.11.1 未给公司造成损失的，视密级处以：秘密不高于本人当月基本工资80、机密100、绝密200的罚款。1.6.4.11.2 给公司造成损失的63、，处以不低于本人当月全部基本工资的罚款；损失巨大的，处以不低于当月全部基本工资3倍的罚款。1.6.4.11.3 用工期间累计两次者，降为试用工；累计3次予以辞退。1.6.4.12 有意泄密: 公司秘密知晓人、使用人、保管人明知某种行为将造成公司秘密传递给保密范围以外人员，仍完成该行为。1.6.4.12.1 未给公司造成损失的，视密级处以：秘密不低于本人当月基本工资100、机密200、绝密300的罚款。1.6.4.12.2 给公司造成损失的，视情节、损失处以：(1) 不低于本人当月全部基本工资3倍的罚款。(2) 不低于当月全部基本工资3倍的罚款外，降为试用工。(3) 不低于当月全部基本工资3倍的64、罚款外，辞退。1.6.4.12.3 用工期间累计两次者予以辞退。1.6.4.13 不能确定某种行为是否将造成泄密而进行该行为，最终造成泄密的，视同有意泄密。1.6.4.14 窃密: 指公司秘密保密范围以外的人员以取得公司秘密为目的，通过某种行为取得公司秘密的行为。无意接触到公司秘密的人员应立即停止该行为，否则视同窃密。视情节、损失，处以不低于当月全部基本工资2倍的罚款外降为试用工或辞退的处罚。1.6.4.15 窃密后泄密: 指完成窃密行为后，将所得秘密向保密范围外传递的行为，或以泄密为目的的窃密行为立即予以辞退。1.6.4.16 公司保留追究责任人民事、刑事责任的权利。1.6.4.17 发生保65、密工作事故，必须追究管理者连带责任，处罚标准为低于直接责任人一个标准但不低于其金额的50。1.6.4.18 以上所有处罚，如未明确根据密级决定的，遇公司绝密信息，均加重一级。1.6.4.19 难于确定处罚标准的，使用从重原则。1.6.4.20 本制度将单独规定违反公司保密规定的处罚标准，其它规章制度涉及该项内容的，以本制度为准。1.6.4.21 以上违规处罚标准同时适用于人力处罚制度。第7节 外来文件管理制度1.7.1 总则1.7.1.1 为加强公司范围内的外来文件的管理，规范外来文件接收、登记、传阅、批示、使用、归档等相关事务，特制定本管理制度。1.7.1.2 本制度所称外来文件包括：来自政66、府各职能单位/部门送达至公司的各类文件、通知、产品技术标准、法令法规、行业规范及其他文书函件；来自与本公司业务相关的合作单位所送达的涉及公司信息披露、商业秘密或可能对公司利益带来影响的各类正式文书函件。来自于公司业务合作单位、客户、供应商等送达的业务资料、设计图纸、合同、产品说明书、招投标文件、广告宣传资料、邀请函等不属于本制度规范的外来文件范畴。1.7.2 职责范围1.7.2.1 公司所有外来文件的接收、登记、传阅、归档等统一由行政人力中心办理，其中公司总部外来文件统一由行政人力中心管理，各区域公司、项目公司、商管、营销公司外来文件统一由公司行政管理部门管理。其他任何部门如接收到属本制度规定67、范畴的外来文件，须及时转交行政人力中心。1.7.2.2 公司所有外来文件的联系地址应统一到各公司行政管理部门，联系人应统一到各公司行政管理部门负责人。1.7.3 管理流程1.7.3.1 行政人力中心应指定专人管理外来文件，收到外来文件时应当日及时填写“外来文件接收登记表”。1.7.3.2 行政人力中心外来文件管理员对外来文件按内容进行分类，当日呈交公司该业务分管副总裁/副总经理传阅，由该分管副总裁/副总经理决定外来文件是否需呈交公司总裁或其他主管领导传阅。所有外来文件均需报公司证券副总裁传阅。1.7.3.3 外来文件传阅时，需随同附“外来文件传阅单”。1.7.3.4 对于需公司按外来文件要求承68、办具体相关事宜的，由公司该业务分管副总裁/副总经理当日在外来文件传阅单上明确批示处理意见、承办部门和承办要求。1.7.3.5 对于涉及公司重大利益或影响的外来文件，如影响公司战略规划的行业标准、各类整改、处罚、通报等外来文件，由相关业务分管副总裁/副总经理负责当日向公司总裁汇报，并负责召集专题会议，商讨对策，积极降低或消除对公司不利的影响。相关的解决方案或处理意见需报公司证券副总裁审核，同时还需呈报XX卓业集团领导传阅。1.7.4 文件保管1.7.4.1 外来文件传阅过程中，相关业务主管领导或承办部门可保留外来文件复印件，原件传阅完毕后，随“外来文件传阅单”一并返回行政人力中心外来文件管理人员69、处。1.7.4.2 外来文件原件及“外来文件传阅单”需按公司档案管理规定存档保管。1.7.4.3 外来文件传阅中涉及公司秘密的，需按公司保密管理制度相关规定执行。第8节 办公用品、低值易耗品管理制度1.8.1 总则1.8.1.1 为统一办公用品、低值易耗品的管理，控制办公用品、低值易耗品成本，特制定本规定。1.8.1.2 本规定适用于公司、各区域公司及公司的控股子公司、分公司、有投资关系的公司。1.8.2 办公用品、低值易耗品的分类1.8.2.1 普通办公用品：如铅笔、签字笔、笔芯、胶水、曲别针、橡皮、记事本、剪刀、钉书器、打孔机、计算器、各类文件夹等。1.8.2.2 低值易耗品：各类纸张及各70、类办公设备耗材(打印机、传真机、复印机的硒鼓和墨盒)等。1.8.3 办公用品、低值易耗品的申购1.8.3.1 为了控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品、低值易耗品的购买，由各公司行政管理部门统一负责。1.8.3.2 公司各部门应根据工作需要和配置标准，部门内专人负责于每月22日前提报OA办公用品及低值易耗品申请，由各公司行政管理部门审核后，统一编制办公用品采购计划，经有关领导审批后，统一安排购买。1.8.3.3 各公司行政管理部门就各部门所申请的办公用品和低值易耗品是否符合实际需要，是否符合公司制度规定来决定核准量。1.8.3.4 各公司行政管理部门在采购计划审批汇总后，五日内完成上月采71、购计划，部分因型号、规格特殊不能完成的，应及时告之有关部门说明情况。1.8.3.5 各部门所需的办公用品和低值易耗品必须就名称、规格、数量、要求等逐项填写清楚，领用部门负责人就经办人所填内容要认真审核，并对审核结果负责，如因填写不清或出现错误而导致采购失误发生不必要的费用浪费时，由领用部门的经办人和审核人负责承担。1.8.3.6 除每月购买、发放一次办公用品外，原则上其他时间不予购买、发放。因工作急需临时购买的办公用品，可申购急购，急购的办公用品和低值易耗品由各部门提交OA一般性事项发起申请，经分管副总裁批准后，交各公司行政管理部门统一办理。1.8.3.7 申请专项办公用品，使用部门需提交OA72、一般性事项发起申请，写明申请事由、时间、用途、物品名称、单位、数量，报分管副总裁和行政人力中心分管副总裁、总裁根据授权审批后，各公司行政管理部门根据公司现有物品情况先行进行调配，如无法调配，则提出购置建议，由各公司行政管理部门负责购置、入帐、配发。如未经批准而擅自采购的办公用品，一律不予验收和报销。1.8.3.8 高管办公用品和低值易耗品，根据工作或需要随时增加、更新。1.8.3.9 办公用品和低值易耗品的采购由各公司行政管理部门专人负责，采购原则为：经过充分的市场调查，每年末采用询价的方式确定年度供应商；节约经费，提高工作效率，要求厂家送货上门；要求供货方开据发票内单独标记单项品种的数量、单73、价，手续齐全，可另附清单，但需加盖财务章；提供财务部供货商的联络方式及地址，以便进行市调核查，加强监督。1.8.3.10 办公用品保管人员根据各部门核报的所需办公用品清单及购货发票核对验收入库，填制物品管理台帐。1.8.4 办公用品、低值易耗品的发放和回收1.8.4.1 对办公用品和低值易耗品采取各部门每月统一派专人集中领取的方式，不单独发放。1.8.4.2 各部门在领用办公用品时，需在各公司行政管理部门办理领用登记手续，按所报计划的核准数领取。1.8.4.3 各公司行政管理部门设立“办公用品及低值易耗品领用记录”，各部门也应设立相应“领用记录”，并控制领用状况。1.8.4.4 员工进行内部调74、动时，办公用品可随员工转移。对于新岗位不需要的物品，应交给接替其岗位的员工或交各公司行政管理部门入库。1.8.4.5 员工离职时，须将可以继续使用的办公用品交回各公司行政管理部门，如有因保管、使用不当发生遗失、损坏现象的，则由本人做出书面说明，经所在部门负责人（部门负责人为分管领导）及各公司行政管理部门负责人签字核实后，由本人赔偿相应的经济损失。赔偿金由财务部从本人工资中扣除或由本人将赔偿金交公司财务部后，各公司行政管理部门根据财务部通知或收款凭据同意为其办理有关离职手续。原则上，离职人员交回各公司行政管理部门的办公用品一般先在其所在部门内调配给在职人员使用，如其所在部门不需要，再调配给公司其75、它部门使用。各公司行政管理部门办公用品保管人负责如实将交还及调配情况记录在帐簿中。1.8.4.6 新入职员工在入职当天，到各公司行政管理部门领取基本办公用品一套（详见新员工入职办公用品及设备领用清单）。签字笔每人每年度至多领取两支。1.8.4.7 硒鼓、墨盒、电池等低值易耗品，必须以旧品替换新品；各公司行政管理部门需做好回收及发放的登记。1.8.5 其它相关规定1.8.5.1 全体员工应合理使用、妥善保管个人使用的各种办公用品, 如有遗失或损坏由责任人负责赔偿。1.8.5.2 各部门所有领用的办公用品和低值易耗品严禁带回家私用。1.8.5.3 每月3日前，区域公司综合管理部将上月申报采购的办公76、用品及低值易耗品领用汇总表、低值易耗品回收登记表、离职人员办公用品回收登记表汇总提交至行政人力中心复核。1.8.5.4 公司提倡以部门为单位设立“部门内部二次纸张取用专区”，全体员工推行使用二次用纸，节约公司资源。第9节 招待费管理制度1.9.1 总则为规范公司业务招待费及各类公关礼品费（以下统称业务招待费）的管理和控制，大力推进勤俭节约的精神，特制订此制度。1.9.2 招待范围本制度中所指的招待费用为公司及区域公司接待金融机构、企事业团体、国内外商业合作伙伴的来访、业务洽谈、研讨、交流、参观等对外接待活动。1.9.3 招待程序1.9.3.1 各业务部门需按财务预算要求编制年度业务招待费预算，77、实际发生时，总部高管人员及区域公司总经理外，其他人员均需在批准的预算额度内，填报业务招待费审批单，经批准后方可实施招待。无预算或超预算的业务招待费支出以及未办理审批手续的业务招待费支出一律不予报销。1.9.3.2 在公司所属的九泓龙翔餐饮发生的工作餐接待，由各接待部门自行安排和结算。1.9.3.3 外部来客招待由各职能部门自行负责，如无具体的接待部门，则总部发生的业务由行政人力中心负责接待，区域公司发生的业务由综合部负责接待，商管、营销公司发生的业务由行政管理部门负责接待。1.9.3.4 外地公司人员或外部业务关联单位人员来公司办理业务需安排住宿的，由各公司行政管理部门统一联系协议酒店办理预订78、手续，离店时外地公司人员一律自行结算，外部人员如需公司承担住宿费的，由接待部门负责结算。1.9.3.5 招待费审批单中的招待事由需如实填写，报销时，随发票一并交行政管理部门指定复核人复核，复核人负责收取、审核、保管纸质业务招待费审批单，与OA系统中的招待费支出凭单进行核对，如无纸质业务招待费审批单或与OA系统中的招待费报销内容不符的及其他违反招待费管理制度的，一律不予审核通过。严禁将纸质业务招待费审批单以附件形式上传。1.9.4 招待审批1.9.4.1 总部各中心的业务招待费审批单，单笔低于10000元的（含），由分管副总裁批准；单笔超过10000元的，需由总裁批准。1.9.4.2 区域公司各79、部门发生的业务招待费，单笔低于10000元的（含），由区域公司总经理批准；单笔超过10000元的，需由公司总裁批准。1.9.4.3 特殊情况下，如招待前无法完成书面审批手续，应电话请示有审批权的领导，经批准后方可实施招待，事后应及时补办审批手续。1.9.4.4 出差期间需要用餐的，如区域公司/项目公司自设内部食堂或租用外单位食堂的，则一律按当地员工的伙食费标准在食堂用餐；如区域公司/项目公司暂时无食堂或因其他客观原因确需在外部用餐的，应完全按照招待费管理规定及出差餐费补贴标准的有关规定执行。无招待费预算及业务招待费审批单的内部接待，一律不予报销，超出出差餐费补贴标准的费用一律由个人承担。1.980、.4.5 工作日内的午餐接待一律不得饮酒。1.9.4.6 禁止区域公司/项目公司以公款向前来办理业务的内部员工赠送包括当地土特产在内的任何形式的礼品、礼物。1.9.4.7 禁止公司内部员工以任何名义，索取区域公司/项目公司或业务关联单位的包括当地土特产在内的任何形式的礼品、礼物。公司对不当得利超过5000元的员工保留移送司法机关的权利。1.9.4.8 行政管理部门配合财务管理中心对业务招待费做控制分析工作。第10节 办公设备、办公家具、办公软件管理制度1.10.1 办公设备、办公家具、办公软件概述1.10.1.1 办公设备主要包括：电脑主机、显示器、电脑一体机、服务器、打印机、扫描仪、税控机、81、照相机及摄像机、投影仪、传真机、复印机、网络设备、传真扫描一体机、碎纸机、移动存储设备、空调、对讲机、小轿车、其他车以及其他种类等；办公家具主要包括：桌子、椅子、沙发、柜类以及其他种类等；办公软件主要包括：操作系统、常用类办公软件、服务类办公软件。1.10.1.2 行政管理部门负责对所属公司办公设备、办公家具、办公软件的使用管理。1.10.1.3 行政人力中心负责制定相关管理制度，并对各区域公司资产管理进行监督指导。1.10.2 基本规定1.10.2.1 各部门设一名（兼职）人员为本部门资产管理员，资产管理员是本部门公共资产的使用管理人和责任人；非公共资产实行“谁使用，谁负责”的个人负责制，设82、备使用人为设备的管理人和责任人。责任人要对设备的使用安全和保管完整负责。1.10.2.2 选型原则1.10.2.3 适用性：应适合当前生产工作环境，且质量优秀性能先进。1.10.2.4 经济性：经济合理，在满足适用性前提下，设备价格、能耗、维护费用同比较低。1.10.2.5 办公设备、办公家具、办公软件采购1.10.2.6 各部门需新添置办公设备、办公家具、办公软件时，应在OA中填写事项审批单，按管理权限进行审批，并报本公司行政管理部门办理。1.10.2.6.1 各公司行政管理部门负责50000元（含）以下办公设备、办公家具、办公软件的采购应按照招标采购管理制度中的零星/小额采购相关规定执行，83、50000元以上应按招标采购流程采买。1.10.2.7 若遇紧急购置情况，必须以电话形式请示授权领导，经授权后方可实施办公设备、办公家具、办公软件采买，并于一周内进行流程补办。1.10.2.8 办公设备、办公家具、办公软件配置1.10.2.9 总部及各区域公司行政管理部门按照办公设备、办公家具、办公软件配备标准配置办公家具及设备，如有特殊需求需按3.9.2.3.1条款流程提交主管领导审批。（此处涉及序号有可能会发生变化，注意修改）办公设备、办公家具配置表职务电脑打印机复印机一体机电话办公家具办公室副总裁20000以内电脑5000以内外线长途、来电显示，500以内/台高档板台独立总部总经理/副院84、长8000以内电脑1000以内黑白外线长途、来电显示，100以内/台普通板台总部中心副总经理/所长/副所长6000以内电脑100以内/台普通板台总部其他员工5000以内台式机100以内/台员工标准工位总部公共办公室1000以内激光黑白租赁3000以内衣架区域公司总经理10000以内电脑3000以内外线长途、来电显示，500以内/台普通板台独立区域公司副总经理6000以内电脑1000以内激光黑白外线长途、来电显示，100以内/台普通板台独立区域公司部门经理6000以内电脑外线长途、来电显示，100以内/台普通板台区域公司部门副经理5000以内电脑100以内/台普通板台区域公司其他员工5000以内85、台式机100以内/台员工标准工位区域公司公共办公室1000以内激光黑白租赁或10000以内的黑白复印机项目公司总经理/项目部经理6000以内电脑外线长途、来电显示，100以内/台普通板台独立项目公司副总经理/项目部副经理5000以内电脑100以内/台普通板台项目公司其他员工4000以内台式机100以内/台员工标准工位公共办公区租赁或10000以内的黑白复印机物业公司/运营公司总经理6000以内电脑1000以内激光黑白外线长途、来电显示，100以内/台普通板台独立物业公司/运营公司副总经理5000以内台式机外线长途、来电显示，100以内/台普通板台物业公司/运营公司部门经理和员工4000以内台式86、机100以内/台员工标准工位物业公司/运营公司公共办公室1000以内激光黑白租赁或10000以内的黑白复印机衣架1.10.2.9.1 公司总部高级经理级（含）以上员工可采用个人采购的方式配置笔记本电脑。笔记本电脑需在入职后一个月之内及时配置，试用期过后按规定比例报销，公司不承担电脑维保费用；公司承担总价的60%（承担部分最高不超过5000元），剩余的部分员工全额承担。购置笔记本电脑需签订三年协议，协议期满后归个人所有，协议期内离职或被辞退的员工须按入职天数核算公司所承担的费用，并归还公司剩余费用（即三年服务期限的剩余期限除以三年再乘以报销额），使用期满四年后可重新申请购置。购置笔记本电脑协议书87、见附件28。1.10.2.9.2 现有办公家具及设备在满足使用的情况下暂不替换，待达到报废期限后按照办公设备、办公家具、办公软件配置标准更换。1.10.2.9.3 员工发生异动时，行政管理部门按照人力资源管理部门的通知，自行配置办公家具及设备。如有特殊要求需按照高于办公设备、办公家具、办公软件配备标准配置的，需按照本制度3.9.2.3.1条款另行申请，并提前告知行政管理部，避免重复购置。（此处涉及序号有可能发生变化记得修改）1.10.2.9.4 办公设备及家具由行政管理部门根据实际情况，首先考虑内部调配。不能内部调配的，向本公司领导建议购置。1.10.2.10 办公设备、办公家具、办公软件记录88、1.10.2.10.1 各公司均应建立办公设备、办公家具、办公软件管理台帐，按不同的资产进行分类和编号，并制作资产标签粘贴在资产实物明显处，编号规则见办公设备、办公家具、办公软件编号索引。办公设备、办公家具、办公软件编号索引：01办公设备02办公家具01电脑主机01桌子02显示器02椅子03电脑一体机03沙发04服务器04柜类05打印机05其他06扫描仪07税控机08照相机及摄像机09投影仪10传真机11复印机05办公软件12网络设备01操作系统13传真扫描一体机02常用类办公软件14碎纸机03服务类办公软件15移动存储设备16空调17对讲机18小轿车19其他车20其他资产标签：资产名称所属公89、司所属部门购买日期资产编号资产ID号（以上表格为粘贴于办公设备、办公家具、办公软件实物上标签）标签规格：长：5.2CM 宽：2CM。粘贴位置：粘贴于资产实物明显处，不影响资产使用。办公设备、办公家具、办公软件编号索引：编号编写方式：编号开头为各公司简写拼间第一个字母 - 办公设备、办公家具、办公软件大类 - 小类 - 编号。如：（kG-01-02-0001）= kG（控股）- 01（办公设备）- 02（显示器）-0001（记数第几台显示器）。1.10.2.10.2 办公设备、办公家具、办公软件实物管理台账应包含所有财务部固定资产台账内容，办公设备、办公家具、办公软件标签编号应与财务台账信息相符90、，以便日后检查及盘点等工作。每月中旬行政管理部门与财务管理中心对上个月的办公设备、办公家具、办公软件台账进行核对。1.10.2.10.3 新购办公设备、办公家具、办公软件入库需填写三联单形式的入库验收单，并在付款时提交财务部门。新购办公设备、办公家具、办公软件领出需填写相应出库单。1.10.2.10.4 办公设备、办公家具、办公软件领用时，由使用人在办公设备、办公家具、办公软件领用登记表进行签收。使用人变更时，要同时变更办公设备、办公家具、办公软件变更明细表的相关信息。员工离职要将其使用或保管的资产清收，经相关管理人员监督并签字确认。后附办公设备、办公家具、办公软件领用登记表，见附件25。后附91、办公设备、办公家具、办公软件变更明细表，见附件26。1.10.2.10.5 各区域公司每月月底前应上报办公设备、办公家具、办公软件变更明细、资产明细、采购事项至行政管理部门存档。1.10.2.11 办公设备、办公家具、办公软件盘点1.10.2.11.1 行政管理部门每年年底协同财务部门、审计部门组织各公司盘点一次，并将盘点结果上报公司领导，并由行政管理部门存档。后附办公设备、办公家具、办公软件盘点表，见附件24。如有不符，及时查明原因，属人为因素应追究相关人员的责任，属其它原因的，要说明情况并做出相应处理。1.10.2.12 办公设备、办公家具、办公软件报废1.10.2.12.1 各类办公家具92、及设备的报废标准见办公设备、办公家具、办公软件报废标准表，未达到报废标准的应继续使用，不得申请重新购置。如有损坏，经行政管理人员确认无法维修使用的，可以申请重新购置。但如发现有人为破坏现象，责任人应按资产现值赔偿。报废标准表：名称报废年限备注笔记本电脑四年内部调配、以旧换新、销售台式机五年内部调配、以旧换新、销售办公家具无损坏情况下持续使用复印机四年退还给租赁公司，更换新机传真机四年更换新机打印机四年退还给租赁公司，更换新机一体机四年更换新机扫描仪无损坏情况下持续使用电话无损坏情况下持续使用照相机无损坏情况下持续使用摄像机无损坏情况下持续使用文件柜无损坏情况下持续使用投影仪无损坏情况下持续使用93、保险柜无损坏情况下持续使用1.10.2.12.2 各部门办公设备统一由行政管理部门负责维护维修。各公司行政部门对需报废的资产，应会同财务部门确认资产满足报废条件，经行政管、财务管理部门负责人批准后作报废处理，同时在资产登记上做注销登记，后期由行政管理部门与财务部门共同进行报废资产残值处理，废弃流程归档保存。第11节 办公室、环境及卫生管理1.11.1 办公室、环境及卫生管理概述1.12.1.1 公司办公建筑物内的所有区域环境及卫生由各公司行政管理部门负责监督管理，所有人员须自觉遵守管理规定。1.12.1.2 公司办公室选址、改造装修及搬迁由行政管理部门负责协调配合。1.12.1.3 行政管理部94、门负责落实员工日常着装规范。1.11.2 基本规定1.12.2.1 办公标识物：新员工入职审批通过后，行政管理部门负责为新入职员工准备相应工位牌、工牌、办公室门牌以及门禁卡。员工名片申请需提交流程审批，审批通过后由行政部门办理并分发。对于名片职位与实际职位不相符等特殊印制要求，需经过特殊事项由行政人力副总裁审批。员工办理离职手续的同时，必须交还工位牌、工牌、门禁卡以及名片。1.12.2.2 办公室装修改造：行政管理部门负责办公室装修改造的整体协调工作。办公室的装修改造应由需求部门发起事项审批，审批通过后由行政管理部门负责组织施工。施工过程行政管理部门与工程部门制订施工计划；与招采、成本部门确定95、总包单位；与设计部门确定施工方案。行政管理部门负责协调相关部门进行项目验收工作。1.12.2.3 办公室搬迁：行政管理部门负责协调办公室搬迁的工作流程以及服务资源，并负责准备所需物料。需求部门应配合行政管理部门确定搬迁方案并确定各项搬迁工作时间节点。1.12.2.4 新办公室地址开办：由行政人力中心协助下属行政管理部门进行新办公室地址选址、装修事宜，并对新办公地址选定一个月内的办公设备、办公家具采买以及相关服务协议签订进行监督指导。1.12.2.5 办公环境及卫生1.11.2.5.1 自觉维护办公室环境卫生及办公秩序；注意仪容仪表；保持办公环境安静，禁止高声喧哗、打闹、嬉戏及做与工作无关的事；96、当班期间非工作安排不能饮酒。1.11.2.5.2 物品有序摆放，使用后及时归位，桌面当班期间只能摆放办公资料、文具、用品，其它非办公物品一律不得摆于桌上；个人文件、物品与办公文件、物品须分类摆放，不得混放；随时保持办公桌椅整洁，办公垃圾及时清运；看完书刊、报纸后应及时归位，不得乱摆放。1.11.2.5.3 禁止串岗，非用餐时段不得在办公室吃东西。非特殊原因，不得在办公室内用午餐或晚餐。1.11.2.5.4 下班时应关闭所有办公设备电器电源、锁好门窗。1.11.2.5.5 卫生清理实行部门责任制，部门负责人为责任人。各部门办公室的卫生，由各部门负责日常保洁。公共区域、高管办公室、会议室由公司行政97、管理部门监督保洁人员执行，并对保洁质量负责。各区域公司保洁责任均应落实到人，由专人对保洁质量负责。1.11.2.5.6 各部门责任区卫生清洁每日都需进行，同时每月至少进行一次彻底清洁。由各公司行政管理部门定期进行检查，对卫生质量不达标的部门进行处罚和通报批评。对保洁公司未达到要求的保洁项目予以扣除服务费。1.11.2.5.7 各公司卫生清理的标准是：门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；照明灯、电风扇、空调上无浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐98、，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，各类座套干净整洁；微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土；厕所墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味；花坛、绿地内无杂草、杂物。1.12.2.6 日常维保巡检1.11.2.6.1 行政管理部门负责设备设施的日常维护、保养工作。各部门要保证办公区域内设备设施的完好，做到人走关闭所有设备电源。不得损坏办公场所的设备设施，若有遗失或损坏，将予以赔偿。1.11.2.6.2 行政管理部门负责对环境卫生、办公设施、安全设施以及员工着装规范进行日常巡检。第12节 会议管理1.12.1 会议组织管理1.12.2.7 会议要求1.12.2.8 参会人员范围应尽量精简，严格限99、制在与会议内容有直接关系的人员。1.12.2.9 公司各类会议须严格按照以下要求执行：（1）会议通知须通过OA发起；（2）会议须按时召开；（3）会议纪要和签到表须在会后24小时内上传OA，并抄送至行政人力中心。1.12.2.10 重视会前沟通与准备工作，会议发起人须确保每个议题在上会前已具备汇报条件，形成了备选的解决方案以便形成决议。1.12.2.11 参会人员须严格遵守会议纪律，无特殊情况不允许请假，不得迟到早退。会议期间须将手机调至静音，原则上会议期间不得接听电话。1.12.2.12 对于会议不能当即决策的相关事项，须采用相关专题会议形式解决，会议纪要中应明确专题会议的召开时间。1.12.100、2.13 会议纪要须对照议程逐项记录要点，包括任务安排、讨论结果、经主持人明确的会议结论，并记录会议迟到和早退人员名单。高管级人员主持召开的会议纪要须经其本人签字确认后方可发布，并以周为单位将会议纪要传送至督察部备案。1.12.2.14 工作程序1.12.2.15 会议组织1.12.2.16 （1）发起会议：会议由发起部门负责组织，应事先对重要参会人的出席时间、会议室资源进行协调与沟通，并经分管领导确认后方可发起。 1.12.2.17 （2）会议通知：应至少提前一天发出，并应包含会议时间、地点、参会人员、议题、预估时长以及会前汇总的相关资料。对临时性会议原则上不受此限制，在沟通充分的前提下随时101、召开。1.12.2.18 （3）会前准备：凡需参会人员事先做准备的工作（如就某具体议题事先沟通、准备意见等），应在会议通知中加以注明。会议文件需提前一天提交发起部门汇总、整理，相关人员应按照要求做好会前议题资料准备。1.12.2.19 会议出勤原则1.12.2.20 （1）会议委托制：会议发起部门需按要求提前通知参会人员，参会人员如不能出席需在会议开始前至少30分钟向会议主持人提出申请，由主持人判定由其委派代表参加或其缺席会议（包括会议迟到申请），受托人全权代表委托人行使会议职责，会议一切决策成果委托人必须无条件接受并落实会议要求，不得因未参加会议提出任何修正意见。1.12.2.21 （2）会102、议签到制：会议发起部门需在会前准备签到表（会议签到表可在OA中下载），会议主持人应确保所有参会人员准时出席并签到、填写签到时间。1.12.2.22 会议跟踪与反馈1.12.2.23 （1）任何会议均需形成电子版会议纪要，作为会议成果的记录文件，经参会最高领导审批后在 OA 系统发布。会议纪要应保证最大范围地发送给相关人员。会议纪要应按公司级、部门级分由不同部门和专人进行存档。公司级的会议纪要（含董事长办公会、总裁办公会或总裁主持的其他专项会议纪要）应由行政人力中心行政A组进行存档。1.12.2.24 （2）会议发起部门应根据会议决议要求和各项任务的完成时间，持续跟进重点工作任务的进展情况、已采103、取的措施或管理动作，确保会议中形成的各项决议能够得到落实与执行。1.12.2.25 罚则1.12.2.261.12.2.27 迟到：无论级别与原因，迟到三分钟以内每次罚款 50 元；三至五分钟罚款100 元；五至十分钟罚款300 元；十分钟以上罚款500 元。1.12.2.28 手机未静音、随意接听电话：每次罚款50 元。1.12.2.29 上述罚则适用于公司各级别会议，罚款直接从被处罚人工资中扣除。1.12.2.30 早退：未经主持人允许，擅自脱离会议的行为，均视为早退，由行政人力中心/综合部在公司范围内进行通报批评，并取消当年调薪晋级资格。1.12.2.31 无故缺席会议：按早退方式进行处104、罚。1.12.2.32 会议服务管理1.12.2.33 办公会议服务管理1.12.2.34 办公会议类别1.12.2.35 办公会议类别分为一、二、三级。一级会议为：公司级会议，含总裁办公会、总裁或副总裁主持的专项会议、证券部主持的会议；二级会议为：部门级会议，含部门工作例会、部门间协调会；三级会议为：临时会议及除一、二级会议以外的其他会议。1.12.2.36 办公会议管理1.12.2.37 各部门/中心需要使用会议室召开会议时，需提前一天经OA发起会议申请，会议申请需标明开始时间和结束时间、会议地点、参会人员、会议所需设备物品等，如遇特殊情况由行政管理部门根据会议等级统筹安排会议召开地点。会105、议茶水由会议发起部门负责提前申请并准备。1.12.2.38 会议进行过程中，不允许无关人员进入打扰。1.12.2.39 原则上应严格遵守会议室预约使用时间，按时结束会议，如确需延长会议室使用时间，应及时通知行政管理部门，以便合理安排其他会议使用。1.12.2.40 会议中使用的各种会议设备（如：电脑、投影仪、摄像机、照相机、激光笔等设备）由行政管理部门负责配置。会议结束后应由会议申请人通知行政管理部门人员收回会议设备，视频会议由相关人员负责配置调试设备。1.12.2.41 会议室应保持干净整洁，如桌椅因会议内容需变更摆放，会议发起部门应于会后将之恢复原状并摆放整齐，书写过的白板擦拭干净。如遇重106、要会议需现场添加茶水、矿泉水以及订餐等事宜，需于OA发起会议申请时特别注明，并提前与行政管理部门沟通详细的会议服务内容。1.12.2.42 会前准备工作完成后需与会议申请人员以日常会议满意度评价表的形式进行交接，确认会场相关设备的正常运行及会议需求配备情况。后附日常会议满意度评价表，见附件29。1.12.2.43 如未按照通知的要求使用会议室，造成会议秩序混乱、给公司经营造成不利影响的，追究其部门及个人责任，同时依据行政人力相关奖惩管理规定对其进行处理。1.12.2.44 大型会议服务管理1.12.2.45 大型会议分为工作总结会议、培训会议、新年年会等需要企业内部大量员工集体参与的会议。1.107、12.2.46 各部门发起大型会议时，需提前在OA中提报事项审批，审批通过后，以内联单形式发送至行政管理部门。1.12.2.47 大型会议发起部门需配合行政管理部门明确会议时间安排、地点、现场布置要求、参会人员姓名及联系方式、需接送人员的行程信息。1.12.2.48 行政管理部门负责会场布置、会议用餐、会议物料准备以及会议出行协调等大型会议相关事宜。1.12.2.49 商务会议服务管理1.12.2.50 商务会议指企业外部访客到访公司进行谈判、业务沟通、社交或文化活动的会议。1.12.2.51 商务会议发起部门需配合行政管理部门明确会议整体流程、人员信息、接待要求。1.12.2.52 行政管理108、部门根据来访人员信息负责调度来访人员接送、住宿酒店预订事宜。1.12.2.53 行政管理部门根据会议接待要求进行用餐预订，并准备接待的相关物料，对会议、用餐、住宿现场提前布置。1.12.2.54 会议费用由商务会议发起部门进行相关预算追加、费用申请、结算及报销事宜。第13节 计算机、电子设备管理1.13.1 计算机、电子设备概述1.13.1.1 本制度涉及的范围包括公司拥有的电子设备，如：台式计算机、笔记本电脑、打印机、刻录机、集线器、电话程控机、投影仪等。1.13.1.2 行政管理部门负责电话系统的维护，电脑终端办公软件的安装，打印机、投影仪等电脑周边设备的操作配合。负责配合运营信息中心，对109、系统软件进行初始化配置。1.13.2 计算机软件管理1.13.2.1 需求部门购买计算机软件或信息系统的使用授权、服务模块，需提报OA系统信息系统需求立项申报单，审批通过后，50000（含）元以下由行政管理部门按小额采购管理办法进行采买，50000元以上通过招标采购流程采买。1.13.2.2 公司所有电脑均需设置开机密码，离开办公位应锁定电脑。公司员工未经电脑责任人同意不得擅自使用其电脑，非公司员工非工作原因严禁使用公司电脑，如因工作原因使用公司电脑，其电脑责任人必须在场不得离开。1.13.2.3 办公用计算机的一般性维护（包括磁盘定期清理、磁盘碎片整理等）由使用者自行处理；如有疑难技术问题由110、行政管理部门专业人员协助解决；如果计算机发生任何的故障，使用者应及时通知行政管理部门并告知故障情况。1.13.2.4 公司行政管理部门负责定期对通讯录的更新，保证与RTX同步。通讯录需每10日更新一次，更新时认真核对部门、职务、姓名、手机、分机、直拨等信息。如发现更新错误，将追究其更新人责任，每错误一条将对其进行罚款100元，情节严重者将依据行政人力奖惩制度对其进行处理。1.13.2.5 员工工作时间禁止使用聊天工具做与工作无关事情，同时禁止浏览与工作无关的网页及游戏。1.13.2.6 员工不得私自安装、下载使用任何与工作无关的电脑软件，行政管理部门相关人员可以随时对所有员工的电脑软件使用情况111、进行检查，如发现员工私自安装、下载，公司将对其进行相应的处罚。1.13.2.7 计算机及相关设备硬件管理3.13.2.7.1 员工严禁改动公共区域电子机柜线路及设备，台式计算机不得拿出公司使用。3.13.2.7.2 各部门员工要本着节约的原则使用打印机、复印机，不准打印、复印私人资料。3.13.2.7.3 各公司投影仪由行政管理部门统一保管，各部门需使用时可向行政管理部门提出申请，由行政管理部门相关人员负责安装使用。3.13.2.7.4 在计算机的使用过程中，严禁员工自行打开机箱，如有需要应联系行政管理部门相关人员进行操作。对自行打开机箱造成计算机损坏或数据丢失的，当事人将负全部的经济赔偿责任112、及其他相关责任。第14节 安全管理1.14.1 安全管理目的1.14.1.1 为进一步把安全工作落到实处，保障公司员工人身财产和公司财产安全，为公司稳定和谐的发展创造良好安全环境。1.14.2 基本规定1.14.2.1 安全管理实行“全员参与、责任层层分解”的原则，按公司现有经营主体和职能部门设立多个安全管理小组。总部设立一级安全管理小组，由总裁为组长，其他高管及各中心、部门负责人为组员；各区域公司分别设二级或三级安全管理小组，由各单位最高负责人担任组长，各职能部门负责人为组员。以此类推，总之，要求公司所有经营单位、所有人财物均受安全管理。1.14.2.2 一级安全管理小组对其他各级安全管理小113、组具有安全管理事务上的指挥权和监督权。1.14.2.3 各公司行政管理部门为相应的安全管理小组日常工作机构，负责安全管理小组具体工作的实施。1.14.2.4 各级安全管理小组职责：全面安全管理与监督；负责消防工作、贯彻消防法规，管理好消防器材，组织安全防火检查，整改火险隐患等；负责内部的治安工作，根据办公建筑结构，加强门窗、门锁管理，防止偷盗、蓄意破坏，保护企业员工的人身、财物安全等；负责煤、水、电、气等定期检查和抽查，消除安全隐患；负责检查监督生产、办公设备设施的安全运行、维修保养、电器设备运行使用情况；负责各项卫生管理制度的落实，做好防鼠、防虫、防蝇措施，做好各种突发疾病控防等工作。1.1114、4.2.5 安全教育培训：对员工进行消防知识宣传教育，正确使用灭火器等设备；培训员工按正确使用方式和操作步骤，运行各种办公设备、电器设施等；加强员工安全防范意识，明确遇到紧急情况的处理方式和上报对象。1.14.2.6 安全检查、监督和处理：定期监督检查安全管理工作的开展落实情况，遇紧急情况，及时采取应急措施，并在第一时间上报安全管理小组组长；对于相关违规责任人，提出处理意见；对于相关违规现场，提出整改意见和方案；安全档案、资料的收集、整理、归档等工作，指定组内专人负责。1.14.2.7 安全管理小组组长职责：组长是小组安全管理第一责任者，对小组所辖单位安全管理全面负责；认真贯彻执行国家有关安全115、生产和劳动保护方针、政策、法令、法规；全面主持所辖单位安全管理工作，对重大的安全管理问题及时做出决策，以保证员工的生命财产和企业财产的安全；组织安全管理小组成员，制定年度安全工作计划和安全技术措施计划，并纳入年度工作经营计划中予以实施和考核；主持落实安全管理制度和安全责任制；定期召开安全管理工作会议，研究分析安全管理状况，对安全管理工作统筹安排。1.14.2.8 安全事件上报流程：下级安全管理小组应当在第一时间向上一级安全管理小组组长汇报安全事件，同时，积极采取必要应急处理措施，避免人身伤害和减少经济损失。上一级安全管理小组接到上报后，应指挥安全事件的妥善处理，同时及时向再上一级安全管理小组汇116、报；如发生人身伤亡事故或其他重大安全事故，应在第一时间上报一级安全管理小组组长和董事长；对于欺瞒不报的行为，将按严重渎职进行严肃处理。1.14.2.9 安全应急预案：各级安全管理小组，应设立安全应急预案机制；应急预案应当包括以下主要内容：危险/重要岗位员工基本情况、潜在的危险、可利用的应急救援设备；应急组织机构、职责划分、应急通讯联络；应急预案启动、应急响应、信息处理、应急状态中止、后续恢复等处置程序；应急演习与训练等；应急预案应客观、实际、全面、条理清晰。1.14.2.10 安全防范措施1.14.2.10.1 消防安全：遵守安全用电规则，严禁在办公区域内使用电炉、酒精炉、热得快等，杜绝因电器117、超负荷而发生事故；树立“防火工作人人有责”的意识。应在指定场所吸烟，烟头及火柴余灰要及时熄灭；办公室内严禁存放易燃、易爆、剧毒和放射性危险品；办公区域杂物放置有序，并定期清理，保证正常通行，减少各类安全隐患；长时间离开办公区域的，应关闭电器，切断电源开关，以保证电器设备安全；办公区域内所有消防设施，包括消防栓大小龙头、喷淋头、烟感器、温感器、警铃、破玻按钮和各种消防线路等均不准擅自移动、拆除，保持走廊、楼梯及消防通道畅通，如有损坏须及时上报，如装修确需挪动，必须经消防小组组长同意后，由行政管理部门指定专业人员施工，部门或员工均不得擅自施工。凡未经批准而擅自更动消防设施者，由此造成的事故和经济损118、失，肇事者要负全部经济责任，触犯刑律的承担刑事责任；发生火警，应立即拨打火警电话119并上报公司领导，关闭电源，尽力采取补救措施或迅速离开现场。应徒步从楼梯逃生，切勿乘坐电梯。1.14.2.10.2 治安安全：禁止在公司内从事任何违法活动以及损害社会公德的不良行为；养成良好的工作习惯，离开工作地时，必须将重要的文件、资料及档案妥善存放，不得随意放置，严防泄密；员工不要将贵重物品存放在办公室内；所有外来访客进入公司，需由被访者确认后方可进入；下班以后或办公室无人时，必须将门窗锁好；钥匙管理：所有钥匙发放，必须留有记录。公司钥匙由专人使用并保管，不得乱放和随意转借他人。因工作原因或其他原因不能到岗119、，要与规定的顶替人员做好钥匙交接。对于离职员工，必须履行钥匙退还手续。归还钥匙时，要将钥匙清点清楚，确认钥匙如数、无损，如有损坏和缺数应马上报告部门领导；加强对贵重物品及重点设备的管理，如计算机、传真机、打印机、复印机、投影机、财务保险箱等；带有宿舍的办公室严禁留宿其他人员；当发现可疑迹象或被盗案件时，要做好现场保护工作，并立即向主管领导和安全管理小组组长汇报，同时向“110”报警。1.14.2.10.3 财务室、档案室及机房安全管理：财务室、档案室及机房是公司安全保卫最重要的场所，应加装防护安全设备，如防盗门窗、摄像头、报警装置等，配备灭火器材，确保一旦出现意外火警时，能保财务账目、档案资料120、服务器等安全；前往银行存取现金，要有公司派专车前往，非工作人员不得同行；财务资料室、档案室及机房，应定期进行养护（包括温湿度、卫生、虫害、防盗等），并做好养护记录。非本部门人员谢绝入内。1.14.2.10.4 其它安全：对于室内配有煤、水、气的办公区域，当离开办公区域时，应检查煤、水、气的关闭情况，同时切断电器开关；办公区域内存在其他安全隐患的，应及时检查与排除，如无法改善的，要提醒员工，并在危险处张贴警示标志，引起注意。1.14.2.10.5 卫生防疫安全：定期扫除，同时做好日常卫生清洁工作；消除环境卫生死角，避免蚊蝇滋生，同时做好灭蟑、灭鼠工作；注意个人卫生，防止肠道感染及传染病的发生；121、发生传染病情形，应立即组织人员对办公区域进行消毒，以保证员工身体健康。1.14.2.10.6 工作区域外安全：严格遵守交通安全法规，确保出行安全；交通工具定期检查，保证正常使用；注意公共场所安全；发生上述安全事故，安全管理小组成员在第一时间到位，组织开展相关的安全救治措施。1.14.2.10.7 安全管理学习与培训：认真学习公司安全管理制度，提升安全防范意识；加强交通安全及法制教育，提高遵纪守法意识和自觉性；加强员工安全教育培训，同时，做好设备的日常维护和保养工作；各公司行政管理部门应指定专人不定期检查制度执行情况；各安全管理小组每半年向上一级安全管理小组汇报本小组管辖单位日常安全管理情况、安122、全宣教情况、安全检查情况及整改措施等。1.14.2.11 每月5号前各区域公司需向总部行政人力中心提交办公环境安全、消防、卫生检查表，见附件27。1.14.2.12 奖惩考核1.14.2.12.1 奖励：对在改善安全条件、防止安全事故方面取得显著成绩的单位和个人给予奖励；对各单位和部门负责人安全防范工作的履职情况，将作为年终评比考核项目之一，给予相应的奖励。1.14.2.12.2 处罚：对于有违反本制度规定的各项安全防范措施行为之一的，视情节轻重对过失人或责任人按公司奖惩制度给予相应的经济和行政处罚。1.14.2.13 具体奖惩细则依据人力资源管理制度奖惩管理执行。第15节 车辆管理制度1.1123、5.1 总则1.15.1.1 目的：为了规范车辆管理，合理有效地利用公司资源，满足各单位、部门公务用车，提高车辆使用效率，控制成本，规范行车安全行为，特制定本管理办法。1.15.1.2 适用范围：适用公司总部及各区域公司、经营机构的车辆管理。1.15.1.3 管理原则：公司机动车辆的管理、使用，采取统一归口管理与分散专人负责制相结合的管理办法，坚持谁驾驶谁负责、谁主管谁负责的原则。1.15.1.4 管理宗旨：本办法强调对驾驶人员的教育，主要是安全业务知识教育、安全操作规程教育、车辆业务技术教育、交通法规教育、职业道德教育等；使驾驶人员不断提高业务技术素质，自觉遵守交通法规，增强安全意识，尽力保124、证行车安全，最大限度避免交通伤亡事故和重大责任事故的发生，严禁违规驾车，杜绝违章行为。1.15.1.5 名词解释：1.15.1.5.1 个人车辆：是指公司承担使用费用的个人车辆。1.15.1.5.2 行政人力中心：是指行政人力中心行政C组。1.15.1.5.3 综合管理部：是指各区域公司、经营机构综合管理部。1.15.1.5.4 车辆管理部门：是指总部行政人力中心行政C组及各综合管理部。1.15.2 车辆管理1.15.2.1 车辆管理部门1.15.2.1.1 总部：公司行政人力中心是车辆统一归口管理部门，对全公司的车辆和驾驶人员实行统一的业务技术和交通安全管理，行使总部机动车辆的管理职能。具体125、职责有：(1) 负责全公司车辆的管理、分配、调度；(2) 公司配备给各单位及个人的车辆与专职驾驶员，日常调度由各综合管理部或车辆使用责任人安排；如遇公司重大活动及需用车时，行政人力中心有权收回或临时调配使用；(3) 根据公司发展需要购买车辆时，由行政人力中心编制提报计划，主管行政副总裁审核，报公司批准后办理；(4) 车辆报废、抵账、抵押、变卖或发生其他过户行为的，由行政人力中心提出申请，主管行政副总裁审核，报公司批准后办理；(5) 如公司车辆发生被盗丢失，行政人力中心或车辆使用负责人及时向公安机关报案并报告主管行政副总裁，协助调查事发原因，依法追究相关责任；(6) 负责管理公务机动车驾驶员及督126、导专车驾驶员与驾驶公司车辆的非专职驾驶人员，落实各车辆的责任人、使用人、保管人；(7) 负责车辆使用的管理、核算与分摊；(8) 组织公司的行车安全活动；(9) 负责公司北京地区车辆档案管理；(10) 负责总部公务车辆的调度、用车审批；(11) 负责监督审核全公司车辆维修保养、燃油、检验、清洁等工作；(12) 每季度末负责组织综合管理部对各自管辖区的车辆进行安全自检查。附件：XX车辆安全检查表车型车牌号公里表数年检日期保险日期外观轮胎（备胎）险检标识油、电路刹车转向灯光灭火器警示牌其他车辆管理部负责人： 日期：(13) 负责组织处理全公司车辆的交通事故及违章行为，并有绝对的处罚权；(14) 负责127、协调、协助各综合管理部或车辆使用责任人处理突发事故。(15) 负责每月10日（如遇节假日向后顺延至上班第一天）查询公司车辆违章行为信息，将违章车辆信息报抄给相关责任人及时处理，对有多次且连续产生违法行为的驾驶员进行通报批评，安全教育，并给予车辆管理部负责人及驾驶员经济处罚。1.15.2.1.2 综合管理部：综合管理部是公司车辆分散管理部门，协助行政人力中心管理本部所有车辆日常事务工作。具体职责有：(1) 向总部行政人力中心提出用车申请及购车计划与车辆使用费用预算；(2) 向总部行政人力中心报备车辆管理直接责任人与部门领导负责人；(3) 向总部行政人力中心定期汇报车辆使用、年检、日常维护情况；(128、4) 负责本部车辆的安全运营管理工作；(5) 负责本部车辆的年检、日常维修、保养、保险、清洁等工作；(6) 负责组织本部专职驾驶员，每季度末对本单位所属车辆进行安全隐患排除自检查，并将检查记录上报行政人力中心核查存档。(7) 负责本部车辆的调度、用车审批（可参照总部车辆使用申请管理流程执行）；(8) 负责本部车辆档案管理；(9) 负责组织处理本部车辆交通事故与违章行为，并有建议处罚权；(10) 其他向总部行政人力中心请示事宜。(11) 负责每月10日查询本部车辆违章行为信息，将查询结果报行政人力中心核查，如有违章车辆信息通知相关驾驶人及时处理；对违规驾驶员进行批评，安全教育，并给予经济处罚。第129、16节 车辆使用管理1.16.1 总部1.16.1.1 总部用车坚持专车专用，公务用车坚持“先特殊后一般，先计划后临时”的原则。1.16.1.2 公司配给个人办公使用的专用车辆，由其本人驾驶或由公司专职驾驶员驾驶；其他公务车辆一律由公司指定专职驾驶员驾驶；如车辆使用申请人有特殊工作任务，要求自行驾驶公务车辆，需由用车部门分管副总裁与主管行政副总裁联合批准后，行政人力中心与用车人办理交接登记手续后，方可自驾外出。1.16.1.3 各部门因特殊事宜确需用车时，需提前一个工作日向行政人力中心申请调派。各部门申请派车需向公司OA提交车辆使用申请，行政人力中心依重要性与申请先后次序派车。1.16.1.4130、 公司承担使用费用的个人车辆，如因公外出北京五环内并无特殊情况的一律不给调派车辆。1.16.1.5 用车人因不可抗拒的特殊原因未能按预定时间返回公司的，需电话通知行政人力中心，由司机回公司后一个工作日内补办超时出车登记手续。1.16.1.6 未经批准，公司车辆不得借予本公司以外的人员使用。因公司业务确实需要外借车辆时，外借申请部门需提前二个工作日向公司OA 提交车辆使用申请，经主管行政副总裁批准后，行政人力中心与外借车辆申请部门办理交接手续。1.16.1.7 总部各部门人员因公需要用车出北京行政区域外的，需提前二日向公司OA提交车辆使用申请，由用车部门分管副总裁与主管行政副总裁联合批准后，司机131、车辆方可出行。1.16.1.8 公司原则上不提供私人用车，如遇特殊情况用车时，须向公司OA提交车辆使用申请，并经主管行政副总裁批准。用车费用由用车个人承担。1.16.1.9 因公司重大活动的需要，划归各部门或个人使用的车辆需在指定期间内由行政人力中心统一调度，各部门或个人须提前1周将车辆使用计划报行政人力中心备案。1.16.1.10 因北京市采取车辆行驶限号政策，公司配备个人车辆或公司承担费用的个人车辆如遇当天因公外出受限时，需提前一日向公司OA提交车辆使用申请，行政人力中心酌情考虑、优先安排用车。1.16.1.11 公司配备个人车辆如遇当天因公外出受限时，向行政人力中心提出换车倒号的，需提前132、一个工作日向公司OA提交车辆使用申请，经主管行政副总裁批准后，行政人力中心与换车倒号当事人办理交接手续。1.16.2 综合管理部1.16.2.1 综合管理部用车多为业务用车，坚持一车多用原则。1.16.2.2 综合管理部所有车辆应指定专职驾驶员驾驶；如车辆使用申请人有特殊工作任务，要求自行驾驶公务车辆，需由各单位总经理审核，报总部主管行政副总裁批准后，综合管理部与用车人办理交接登记手续后，方可自驾外出。1.16.2.3 综合管理部负责本部车辆使用调度及用车登记相关工作。1.16.2.4 综合管理部所管辖车辆因公需要使用出本省、自治区、直辖市等行政区域的，需由各单位总经理审核，报总部主管行政副总133、裁批准后，司机车辆方可出行。1.16.2.5 综合管理部车辆使用管理可参照总部车辆使用管理执行。1.16.3 公司安装GPS车辆使用采取行车登记管理制，每月底由综合管理部统一收集存档保管。行政人力中心每季度定期抽查，并与GPS导出的行驶轨迹信息进行核对，如发现异常情况及时通知综合管理部负责人调查处理。附件：车辆行驶登记表单位/部门：车型/车辆牌号：日期车况驾驶员使用人用车原因出发地到达地起里程表数回里程表数燃油费停车费路桥费其他备注第17节 车辆维护及税险检管理1.17.1 总部1.17.1.1 行政人力中心应明确车辆驾驶员及车辆责任人，由专职驾驶员负责车辆的日常维修、保养工作。1.17.1.134、2 行政人力中心对公司总部车辆现有技术状况进行分析，把关，实行单车核算制度。做到维修、保养费用使用合理，节约开支，确保车辆符合安全运行技术标准。1.17.1.3 公司总部所有车辆的维修、保养，由行政人力中心统一负责审核询价，确定最优价格方案，向公司OA提交车辆维修保养事项请示，待公司批准后，行政人力中心按规定开具车辆维修单并派专职驾驶员前往正规4S店或公司定点维修单位进行检测维修保养。1.17.1.4 车辆维修单主要是用于公司定点维修单位见单修车挂账的联合协议管理机制，便于双方核对每笔维修账单。单位/部门：申请人日期车型/车号车辆状况公里表数维修项目维修明细预估费用主管人员签字备注1.17.1135、.5 行政人力中心管辖的公司车辆及公司承担费用的个人车辆，未经许可，擅自维修、保养及购买汽车配件材料所发生的费用，公司不予报销。1.17.1.6 驾驶员负责对车辆进行检查和日常维护保养，经常检查各部位、各仪表是否正常，油、水是否处于正常位置，油、电路是否畅通。确保车辆长期处于良好状况，保持外观整洁。1.17.1.7 驾驶员发现车辆异常应及时查明故障部位与现象，并按规定流程进行报修。1.17.1.8 如因驾驶员使用不当或车辆责任人疏于保养，致使车辆损坏或机件故障，其所需要的修理费，视情节轻重，由公司与驾驶人员或车辆责任人分担。1.17.1.9 车辆在行使过程中发生故障或其他耗损急需修复、更换零件136、时，可电话与行政人力中心沟通、视实际需要进行修复；但无迫切需要或修理费超过2000元时，行政人力中心及时向公司相关领导请示，待批准后维修。1.17.1.10 总部车辆的险检，由行政人力中心负责办理，具体车辆险检时先报公司批准后办理。1.17.1.11 车辆年度、季度审验及各种证件年检，由行政人力中心负责办理，驾驶员证件的年审由本人办理。1.17.2 综合管理部1.17.2.1 综合管理部应明确本部车辆驾驶员及车辆责任人，由驾驶员负责车辆的日常维修、保养工作。1.17.2.2 综合管理部对本部车辆现有技术状况进行分析、把关，实行单车核算制度。做到维修、保养费用使用合理，节约开支，确保车辆符合安全137、运行技术标准。1.17.2.3 综合管理部所有车辆的维修、保养由本部统一负责审核询价，确定最优价格方案，向公司OA提交车辆维修保养事项请示，待总部批准后；由专职驾驶员前往正规四S店或公司定点维修单位进行检测维修保养。1.17.2.4 综合管理部管辖的公司车辆及公司承担费用的个人车辆，未经许可，擅自维修、保养及购买汽车配件材料所发生的费用，公司不予报销。1.17.2.5 驾驶员负责对车辆进行检查和日常维护保养，经常检查各部位、各仪表是否正常，油、水是否处于正常位置，油、电路是否畅通。确保车辆常期处于良好状况，保持外观整洁。1.17.2.6 驾驶员发现车辆异常应及时查明故障部位及现象，并按规定流程138、进行报修。1.17.2.7 如因驾驶员使用不当或车辆责任人疏于保养，致使车辆损坏或机件故障，其所需要的修理费，视情节轻重，由公司与驾驶人员或车辆责任人分担。1.17.2.8 车辆在行使过程中发生故障或其他耗损急需修复、更换零件时，综合管理部可电话向行政人力中心请示、视实际需要进行修复；但无迫切需要或修理费超过2000元时，行政人力中心及时向总部相关领导请示，待批准后维修。1.17.2.9 综合管理部车辆的险检，由本部负责办理，具体车辆险检时先报总部审批后办理。1.17.2.10 车辆年度、季度审验及各种证件年检，由综合管理部负责办理，驾驶员证件的年审由本人办理。第18节 车辆费用管理1.18.139、1 车辆使用费用归口集中管理行政人力中心是公司车辆费用归口集中管理部门，综合管理部是公司车辆费用分散集中管理部。1.18.1.1 总部1.18.1.1.1 总部所有车辆使用相关费用申请预算、报销归行政人力中心统一集中管理，其他部门或个人不设车辆费用申请预算及报销窗口。1.18.1.1.2 总部车辆费用预算由行政人力中心每年按财务要求编制申报，并由主管行政副总裁核定，公司批准。1.18.1.1.3 行政人力中心编制核定全公司所有车辆及公司承担费用的个人车辆使用费用定额标准。1.18.1.2 综合管理部1.18.1.2.1 综合管理部所有车辆使用相关费用申请预算、报销归本部统一集中管理，其他部门或140、个人不设车辆费用申请预算及报销窗口。1.18.1.2.2 综合管理部每年按财务要求编制申报本部车辆费用预算，由行政人力中心初步核定，总部批准后使用。1.18.2 车辆使用费用管理公司车辆及公司承担费用的个人车辆使用费用采取定额制报销管理，严格控制使用费用超额报销。公司原则上对超过定额部分不予报销，确因特殊原因超额的，由各车辆管理部门提报申请，说明原由，经行政人力中心核实，总部批准后予以报销；因工作量的增、减及其他情况，车辆费用使用定额标准可按月度申请调整。1.18.2.1 燃油费1.18.2.1.1 公司所有车辆（包括公司承担费用的个人车辆）采取办理油卡实行月度定额补差额充值管理制，严格控制燃141、油费用支出及超额报销。1.18.2.1.2 加油卡采用一车一卡限号管理，确保燃油使用合理。1.18.2.1.3 每月25日各车辆管理部门统计编制本部车辆油卡余额及差额补充金额，向公司OA提交专项费用申请，行政人力中心初步核定，报总部批准后办理。1.18.2.2 维修、保养费（含洗车、装饰及汽车用品）1.18.2.2.1 所有车辆维修、保养（含洗车、装饰及汽车用品）费用实行年度定额制管理，严格控制维修费用支出及超额报销。1.18.2.2.2 车辆清洁、清洗由各车辆管理部门，向公司所在地附近洗车行办理固定洗车卡（不含车体打蜡、内饰清洗），每月每车定额最多可清洗4台次，如清洗台次超出规定或私自做车体142、打蜡、内饰清洗的费用由个人自行承担，公司不予报销。1.18.2.2.3 公司承担车辆正常维修、保养费用，如人为造成车辆及零部件损坏产生的维修费用，由当事人自己承担，公司一律不给予报销。1.18.2.2.4 由各车辆管理部门向公司OA提交车辆维修保养事项，行政人力中心初步核定，报总部批准后办理。1.18.2.3 过路停车费（含ETC）1.18.2.3.1 所有车辆过路停车费实行年度定额管理制，严格控制过路停车费用支出及超额报销。1.18.2.3.2 所有车辆使用均办理本地区ETC速通卡，根据每车ETC速通卡使用频率，由各车辆管理部门定期查询卡内余额并及时申请费用办理充值。1.18.2.3.3 如143、因公驾车外地出差，本地区ETC速通卡无法使用时，采用现金缴费，事后交由车辆管理部门集中报销。1.18.2.3.4 停车费均采用月度交由车辆管理部门集中报销。1.18.2.4 税险、检验费1.18.2.4.1 行政人力中心制定规范公司车辆统一购买保险险种。1.18.2.4.2 公司户名车辆保险险种：根据车型及车龄不同待定。1.18.2.4.3 公司承担费用的个人车辆保险险种：强制保险、车船税，如个人要求上其他商业险种费用均由个人自行承担。1.18.2.4.4 各车辆管理部门负责申请办理本部到期检验车辆。1.18.2.5 购买车辆及车辆处理1.18.2.5.1 购买车辆由各车辆管理部门根据本单位业144、务发展需求，编制提报购买车辆事项，由行政人力中心初步核定，报总部批准后办理。1.18.2.5.2 车辆处理由各车辆管理部门提出申请，经行政人力中心初步核定，报总部批准后办理。1.18.2.6 车辆其他费用与车辆有关的其他费用，经公司批准，采取如实报销制管理。1.18.2.7 车辆使用费用定额标准，详见附件。1.18.2.8 各综合管理部每月5日之前，把上月本部所有车辆使用费用统计上报行政人力中心核查存档。1.18.3 车辆费用申请及报销管理流程1.18.3.1 总部流程1.18.3.2 综合管理部流程第19节 驾驶人员管理1.19.1 总部1.19.1.1 各驾驶人员（包括专职和非专职）必须保145、证驾驶证处于正常合法有效状态，驾驶合规车型。1.19.1.2 严格遵守中华人民共和国道路交通安全法及公司车辆管理制度，认真做到“五个不”即“车有故障不出车，人有情绪不开车，酒后不开车，无证不开车，不开冒险车”，增强安全出行意识。1.19.1.3 严格执行国家机动车辆运行技术标准，各车辆保持良好的技术状态，杜绝因机械原因造成的交通事故。1.19.1.4 驾驶员必须具有高度的工作责任感，认真履行职责。按规定行车、停车，避免违规操作及违章行为，防止车辆盗窃，做到车辆整洁、完好、安全、不丢失。1.19.1.5 加强专职驾驶员综合素质培养：文明用语、礼貌待人、服务意识、保密意识、吃苦精神、奉献精神。1.146、19.2 综合管理部1.19.2.1 各驾驶人员（包括专职和非专职）必须保证驾驶证处于正常合法有效状态，驾驶合规车型。1.19.2.2 严格遵守中华人民共和国道路交通安全法及公司车辆管理制度。认真做到“五个不”即“车有故障不出车，人有情绪不开车，酒后不开车，无证不开车，不开冒险车”，增强安全出行意识。1.19.2.3 严格执行国家机动车辆运行技术标准，各车辆保持良好的技术状态，杜绝因机械原因造成的交通事故。1.19.2.4 驾驶员必须具有高度的工作责任感，认真履行职责。按规定行车、停车，避免违规操作及违章行为，防止车辆盗窃，做到车辆整洁、完好、安全、不丢失。1.19.2.5 加强专职驾驶员综合147、素质培养：文明用语、礼貌待人、服务意识、保密意识、吃苦精神、奉献精神。第20节 处罚管理1.20.1 违规处理1.20.1.1 在无照驾驶、未经许可将车借予他人使用或未经批准公车私用时，违反交通规则或发生事故，由驾驶人员承担全部损失，公司给予处罚直至开除。1.20.1.2 因违反交通规则所受罚款扣分的，由驾驶人员自行承担。专职驾驶员年度内累计达到五次违章行为的，车辆管理部门组织当事人停职学习交通法规并给予一定的经济处罚；如若学习后，本年度再次出现累计违章五次以上，将予以辞退处理。1.20.1.3 公司员工不得使用公车学习汽车驾驶，否则，一切后果及损失由车辆责任人与当事人负责承担，公司给予处罚并148、追究相关责任。1.20.1.4 各车辆管理部或车辆责任人，未经公司批准，不得将车辆交由公司非专职驾驶员驾驶，否则，一切后果及损失由车辆责任人与当事人负责承担，公司给予处罚并追究相关责任。1.20.2 事故处理1.20.2.1 驾驶人员违反交通法规导致的罚款扣分一律自行承担。如当事人没有及时缴纳罚款，造成车辆不能正常年检及其他后果的，一切责任及损失由违章当事人承担。1.20.2.2 各车辆如在公务途中遇车祸发生，应先急救受伤人员，并向附近公安机关报案，同时立即与车辆管理部门负责人联络协助处理，事后及时向总部行政人力中心报告。如属小事故，可先自行处理后再告知车辆管理部门负责人。1.20.3 处罚管149、理1.20.3.1 对驾驶员在工作期间违章肇事，造成严重损失的，依据奖惩条例视经济损失轻重相应予以警告、记过、留用察看、开除的行政处罚，并按以下标准予以经济处罚：1.20.3.1.1 驾驶员负交通事故全部责任，造成经济损失的，承担保险公司赔偿差额的100%1.20.3.1.2 驾驶员负交通事故主要责任，造成经济损失的，承担保险公司赔偿差额的75%1.20.3.1.3 驾驶员负交通事故同等责任，造成经济损失的，承担保险公司赔偿差额的50%1.20.3.1.4 驾驶员负交通事故次要责任，造成经济损失的，承担保险公司赔偿差额的25%1.20.3.2 发生机械责任事故，经调查、鉴定属于驾驶员责任的，按150、以下给予处罚：1.20.3.2.1 负事故全部责任的，按经济损失额的50%赔偿。1.20.3.2.2 负事故主要责任的，按经济损失额的35%赔偿。1.20.3.2.3 负事故同等责任的，按经济损失额的25%赔偿。1.20.3.2.4 负事故次要责任的，按经济损失额的12%赔偿。1.20.3.3 驾驶人员违反车辆回场及车辆停放规定，发生车辆被盗、丢失的，按以下规定给予处罚：1.20.3.3.1 驾驶员因公务外出发生车辆丢失、被盗，行车必备证件未丢失的，罚款1000元；行车必备证件一并丢失的，罚款2000元，并给予处分。1.20.3.3.2 下班后未及时将车停放到规定地点，而发生车辆丢失、被盗的，151、行车必备证件未丢失的，罚款1000元并给予处分追究责任；行车必备证件一并丢失的，罚款2000元并给予处分追究责任。1.20.3.4 驾驶人员因酒后违法驾驶公司车辆，被交管部门查处或发生交通事故的，除交管部门处罚外，还需按照公司规定予以处罚：造成公司及他人经济损失的，由驾驶人员个人承担；对于驾驶人员本人，公司予以开除；如构成刑事责任的，依法处理。如同乘人员或本单位相关人员对违法违规、交通事故有责任的，一并追究同乘车人员及单位相关人员的责任。1.20.3.5 发生交通事故应及时报告，隐匿不报或发生事故后逃逸者，一律作违纪开除处理并追究相关经济和法律责任。第21节 设备1.21.1 设备维护与更新1152、.21.2设备分类与台账1.21.3设备分类1.21.4体验中心设备分为常规设备和非常规定制设备1.21.5设备台账1.21.6体检中心设计方案审批通过后体验中心发展部设计经理向供应商收集设备明细并进行分类，体验管理经理负责备案台账。1.21.7设备维护与更新标准1.21.8设备维护标准1.21.9体验中心城市经理利用每天早、晚会对设备进行清洁和检查，并对检测结果备案记录1.21.10设备供应商按照设备维护保养要求定期到体验中心进行设备巡检和保养1.21.11体验中心发展部体验管理经理定期对设备使用记录进行抽检1.21.12设备更新标准1.21.13体验中心城市经理所报修经供应商专业维修人员判153、定无法维修且超过质保期的设备，可申请设备更新1.21.14体验中心发展部体验管理经理对体验中心城市经理所提交的设备更新申请进行判断，并将符合更新设备的采购方案提交给体验中心发展部总监审核第22节 佣金管理1.22.1外部佣金由城市经理提供相关数据，区域行政部统筹负责发起流程。分销商佣金计提审批：100万以下： 区域行政部经理区域销售总经理销售中心总经理网络营销公司财务经理网络营销公司常务副总裁100万及以上： 区域行政部经理区域销售总经理销售中心总经理网络营销公司财务经理网络营销公司常务副总裁董事长（抄送总裁）； 1.22.2内部佣金计提案场客服经理提供月度项目公佣业绩提成报表交予区域行政经理154、，由区域行政经理发起流程；城市行政主管提供月度城市公佣业绩提成报表交予区域行政经理，由区域行政经理发起流程。案场客服经理提供月度项目个人业绩提成报表，由区域行政经理发起流程；区域行政经理自行统计月度区域公佣业绩提成报表并发起流程；内部佣金计提审批：区域行政经理后台管理部经理区域销售总经理销售中心总经理网络营销公司人力行政总监网络营销公司财务部经理营销副总裁第23节 附则1.23.1本制度适用于公司总部及各区域公司，若制度内容有与商管、营销公司、区域公司当地情况不一致的，可向公司总部提交修订补充建议，总部审核通过后可按修订制度执行；物业及商业公司参照本制度相关规定另行制定与公司相符合的制度，报公司总部审核通过后予以执行。1.23.2本制度最终解释权属于公司总部行政人