1、XX涂料实业有限公司总经理工作部管理手册20xx年11月16日目 录一、岗位结构图 .2二、部门日常管理制3三、部门工作内容及职责4(一)宣传管理工作5(二)公文工作管理6 (三)档案工作管理9(四)办公用品管理.15(五)接待工作管理.17四、各岗位职责.19(一)部长.19(二)行政主管.21(三)综合管理员.21五、总经理工作部各项工作流程.22(一)宣传管理工作流程.22(二)公文管理工作流程.24(三)会议管理流程.35一、岗位结构图总经理工作部部长（1名）行政主管（1名）综合管理员（1名）二、部门日常管理制度1、保持办公室地面、墙面、窗帘、窗户干净、清洁，各种公用设施完好无损，禁止2、乱涂乱贴乱画，禁止在档案柜顶层堆放物品。2、保持文件资料摆放整齐有序，办公室若配置盆景，要保持盆景鲜艳；水瓶、盆景、报纸夹、办公桌椅、工艺品、办公用品等放在办公室固定位置，禁止随意挪动。3、上班时间严禁窜岗、嬉戏、溜号、大声喧闹；禁止在办公室吃早餐、零食、抽香烟等。4、讲文明礼貌，注意言行，不假公济私，热情大方，严守公司机密。5、下班后，整理干净桌面，关闭电脑、空调、电灯等公用设施，关好门窗。上班期间人员玩出办事或下班后，未关闭空调等设施的，给予部门负责人20元/次罚款。6、建立“迎驾报”专夹，报纸、杂志等分类挂放在报纸夹上。7、样品室摆放美观整洁，窗明几净，废弃物要及时清理。8、下午下班以后3、，用塑料袋将垃圾装好，放在走道边，供清洁工打扫清理，其他时间不准讲垃圾摆放在走道边。三、 部门工作及职责(一) 宣传工作管理1.主题内容与适用范围 （1）为加强和企业新闻宣传工作，及时准确地宣传党和国家以及企业改革发展的方针政策，推动企业各项工作的健康发展，制定本暂行办法。 （2）本办法规定了公司宣传工作中应遵循的基本原则，承担的根本任务，管理体制；对内、对外发稿管理，通讯员队伍管理以及检查与考核。 2.宣传工作的基本原则和根本任务 （1）宣传工作的基本原则：按照公司董事会的要求，坚持董事长的发展规划为根本指针；坚持为公司整体稳定的大局服务的方向；坚持团结、稳定、鼓劲、正面宣传为主的方针；坚持4、以企业利益为重，自觉遵守宣传纪律。 （2）宣传工作的根本任务：以正确的舆论导向，为企业生产经营和改革发展创造良好的舆论环境，做到有利于推进企业的改革和发展；有利于加强企业的精神文明建设；有利于塑造企业形象，开拓占领市场；有利于鼓舞和激励职工艰苦创业，开拓进取；有利于增进员工理解，保持企业和社会稳定；有利于建立和谐企业。 3.宣传工作的管理体制 （1）宣传工作的管理体制：实行以公司决议为主、公司办公室与公司党支部共管，归口职能部门统一协调管理。 （2）宣传工作的基本要求：根据企业一个时期的工作重点及其对宣传的要求，及时提出宣传的计划和统一宣传口径；负责联系社会新闻单位，接待新闻媒体记者，组织和落5、实专项宣传工作；协调企业内的宣传工作，积极组织稿件，并负责审核宣传稿件。 发挥有关专职宣传人员作用的同时，也要发挥兼职宣传骨干的作用，为他们开展工作创造条件。 要广泛宣传职工为企业无私奉献和优质服务、勇于开拓创效的业绩，宣传企业的先进典型人物，塑造企业形象。 宣传工作管理的主要范围和内容 ：1.公司领导参加公司的有关会议和重要活动。 2.公司重要政策、规章、重大措施和企业改革发展重要信息的对外发布。 3.公司支部重要会议、重大活动及企业领导重要讲话、重要文章的宣传报道。 4.公司支部的建设、精神文明建设、思想政治工作及群众组织工作重要情况和典型的宣传报道。 5.对公司系统各单位新闻宣传工作的管6、理与指导。（3）对内对外发稿 对内对外发稿的内容必须是宣传报道在企业、总经理室的方针、政策、法律法规、物质文明、精神文明、生产建设过程中涌现出来的好人好事，弘扬正气，激发职工的工作积极性和主动性。 各单位、部门企业必须按时完成公司归口管理部门下达的每月宣传稿件数量。 宣传报道工作首先必须坚持真实性，用事实说话。 （二）公文工作管理1.公文是指公司在行政管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，公司及公司内部各部门根据需要，可使用申请、批复、意见、函、会议纪要和明传电报等体式的公文。2.公司办公室是公文处理的管理机构。（1）公司指定专人负责公文处理工作。（2）公文管理工作包括公文的报送、回收、7、整理、存档。3.公文处理应当坚持实事求量是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。4.公文处理严格遵守国家法律、法规、和其他有关规定以及公司的相关规章制度，确保企业商业秘密及安全。5.发文办理（1）发文办理是指以本公司、公司办公室名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。（2）草拟公文应做到：符合国家的法律、法规及其它有关规定。情况确定，观点明确，表述清晰准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，符合实际，便于操作，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。根据行文目的确定文种。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。6.草拟公文的程序：（1）各单8、位、部门草拟的公文在送公司领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需引文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合规定，相关业务内容是否有相关科室会签，是否有错别字、标点符号，语法是否有错误、层次是否清晰等。（2）办公室审核。审核的重点是：拟稿部门负责人、拟稿人是否签字，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。提出实质及程序的修改意见，交由发文部门定稿。（3）公文正式印制后，由办公室复核人签署意见（4）办公室对各单位、部门印制好的正式公文一并整理立卷，定期归档。（5）需要暂时保密的公文在拟稿、印制过程中和正式分发前相关人员应做好9、保密工作。7.收文办理（1）收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。（2）办公室应对签收的来文进行登记，收文登记薄应登记收文日期、发文部门、公文名称、文号、发文时间、签收时处理意见和签收人姓名。对有具体请示事项的，主批人（主管领导或主管领导授权的分管领导）应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅视为已阅知。（3）承办部门收到交办的公文后应及时处理办理，不得延误、推诿、紧急公文由办公至负责催办和督办。8、公文管理（1）公文由办公室所设的专（兼）职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。各单位、部门用印需向公司办公室10、索要并填写用印申请单（2）公文办理完毕后，应当根据公司有关规定，及时整理归档。个人不得保存应当归档的公文。（3）归档的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。（4）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。9、为加强行政管理，提高公文处理水平，公司各单位、部门均需按上述行文标准以及程序执行。10、公文书写要求（1）使用纸张要求：公司各类公文必须使用A4纸。(2)页眉与页脚：顶格左侧：公司LOGO及“金杯创业公司”字样；右侧注明各单位、部门文件及下滑线。页脚：顶格注明日期；居中页码及总页数。 （311、）标题：三号、宋体、加粗、居中；示明公文类别（决定、公告、通告、通知、报告、请示等）。（4）正文：四号、宋体。 脚注：报送部门、人员；抄送部门、人员。 文号：公司（年份）第【序号】号（三）档案工作管理 (一)意义和宗旨1.保障公司重大经营、投资活动的法律手续、财务凭证、资产权证手续完备无误，避免出现法律纠纷时证据不足，避免公司资产受到损害。2.从企业长远发展需求出发，完善保存各类有价值的资料信息，提高公司信息共享程序、为各级经营管理人员提供信息服务。3.从企业制度建设需求出发，完善保存公司各级经营管理规章制度、架构设置、职责分工、工作用表等信息资料，为公司管理机制的不断完善提供保证。4.从企业12、经营管理需求出发，对经营管理过程中形成的各类往来文书限期保存，保障工作秩序。(二)档案管理的职责1.公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。2.公司办公室建立档案室对公司主体档案信息进行专门管理，并设置档案管理员岗位专门负责档案制度的完善与修订、督导各部门档案工作规范、协调相关档案移交等工作。3.公司下属各单位、部门等实体，应设立专职档案管理岗位，由专人负责本部门档案的管理，主要包括：档案信息的收集、立卷、归档工作，档案工作规范的督导与完善、对公司档案管理提供协助等工作。4.各单位、部门应为档案管理工作提供必需的场地和条件，并应给予档案管理人员合理的薪酬。5.各单位、部门形成的文件材料13、原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。(三)企业档案的内容1.企业在管理、生产活动中（即企业在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理及产品、基本建设、设备仪器管理使用等活动中）形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是企业管理的基础工作，是企业发展的历史记录和凭证。(四)档案的保管与盘点1.根据档案存在的不同形式，分别储放保管，档案形式包括：文本档案、电子版资料、光盘档案等2.文本档案保管要求（1）.设立专门文件柜：根据档案的不同类别、生成时间等，按照就近原则对不同卷宗进行有序存放，文件柜要设计编号进行准确定位(2).设立索引目录，目录中档案14、类别层级分明，清晰列示卷宗编码、存放地点的编号，以便于查找3.电子版资料、光盘资料保管要求（1)档案类型：声像资料、往来文函、各类文件、制度流程、扫描存档资料等（2)建立电子档案的说明为了推进无纸化办公、节约档案存储空间和管理成本、提高信息共享效率，除资产权证、法律手续、财务凭证、各项合同、政府批文、企业领导荣誉证书等档案必须以文本方式保存之外，包括工作往来文件、制度流程、声像资料等档案均可以电子版方式保存，电子版档案更易于网络共享和检索搜寻（3)光盘制作要求：对需要长期保存的电子版资料，要根据档案的不同类别、发生时间等，按照就近原则，分别存储制作成备份光盘进行存放。备份光盘应制作一式两份，以15、防备意外的损害。按照文本档案相关要求，为光盘建立档号，以标签标注，便于检索（4)光盘档案保管要求：资料盒背按照规范要求以标签标注根据存储文档类目、生成日期等，按照相近原则妥善保管于资料盒内(5)电子版档案建立要求:根据类目、生成日期等，建立规范的文件包，建立规范完备的索引，便于检索(6)公司档案室定期盘查规定为保证档案保管的妥善与安全，应对公司档案室库存档案实施定期盘点，并有盘点记录。盘点计划的制订、组织由档案管理员负责，相关岗位协同完成。盘点频次定为每半年一次，在每年两次的档案督导工作之后即予执行。库存档案盘点依据为历年之移交清册及档案室索引目录，应根据档案保管的各项要求将盘点结果形成总结报16、告提交公司办公室主任，并于档案员处存档。(五)档案保存时限的鉴定与销毁1.档案保存时限的鉴定（1）根据档案的内容判断档案的可用价值时限，分为永久保存、长期保存、短期保存档案；（2）永久保存档案的时限与公司公司的生存发展期紧密相关；长期档案时限与短期档案时限根据使用价值随机确定，益长不益短。（3）档案保存时限的确定，由档案生成部门建议，公司办公室审核，公司领导批准同意。2.公司档案的销毁（1）每年一次例行盘点，根据档案归档立卷时确定的保管时限，对失效档案进行清理。（2）公司档案室编制销毁清册，提交上级领导审阅；（3）公司档案的销毁必须经公司办公室主任、法律负责人、财务负责人签署同意意见后提交董事17、长批准方可执行，公司办主任负责监督销毁过程。（4）销毁清册须经公司档案室经办人员、公司办档案管理员、公司办主任签字后归档保存。（5）建立电子档案库后，被销毁的文本档案可永久留存电子版或扫描版，以光盘存档。(六)机要档案的特殊规定1.档案机要性的鉴定（1）档案是公司的一项重要资源，按其重要程度与机密程度分为机要、重要、普通三级档案。（2）档案的机要程度应由档案员负责，在档案收集过程中进行初步筛选，提交请示报告，经分管高管、公司财务负责人、法律负责人、公司办负责人审核确认后，将档案分级标准标示于档案卷宗封皮及索引目录中。（3）机要档案的基本范围公司及下属各级公司进行的投融资项目、战略规划项目：项目18、调研推进过程中形成的各类合同、文件，项目经审议通过进入执行期的各项合同、文件，项目结束后的各项分析总结报告，项目进程过程中的会议纪要、会议记录、领导讲话等等。重大经济合同类档案，包括资产转让合同、投融资合同等。重大案件卷宗。重大经济担保类档案。重大资产权证类档案，包括土地证、土地购置合同、房产证、股权证、股权收购合同等。（4）机要档案的收集归档要求公司及下属单位所进行的各类重大项目活动，在提交各类请示报告给董事长审核时即应在公司办公室备案。公司办公室主任、档案暨印鉴管理员应保持岗位敏锐度，及时关注此项工作的跟进安排。公司办公室档案管理员应与项目负责人建立工作联系，对项目进程中的档案收集工作进行19、关注与跟踪。项目完成之日起一个月内，档案室即应完成所有项目档案的收集工作。(5)机要档案保管要求与保密原则机要档案按归档类别存放于专柜之中，橱柜钥匙由档案员保管；档案管理员、机要档案员应加强工作保密意识，严格履行机要档案的查借阅程序，定期盘查，将档案的保存与使用控制在零风险之中。(6)机要档案的查借阅要求进入档案室的机要档案，需经公司财务负责人、公司办公室主任联签后，报公司总裁同意方可查借阅机要档案原则上不允许借出，资金部有融资、案件工作需要时，需经上述领导联签后方可借出，并由公司办公室档案管理员负责定期跟踪机要档案原则上不允许复印，有复印需要的部门，需经上述领导联签后，由档案室协助提供。(八20、)公司档案室档案移交规定(1)根据档案的重要性与机密性，确定应移交公司收存的档案范围，属于各单位、部门自行保管的，亦应制订相应档案目录明细，定期提交公司档案室备查(2)机要档案原则上由公司档案室收存；(3)重要级档案根据使用便利原则确定保管部门，由二、三级单位保管的档案，需定期向公司提交相关档案信息(4)普通级档案原则上由经办部门收存，应按公司档案要求建立规范的管理秩序，接受公司督导检查(九)附则(1)公司档案是公司的重要资产，档案的完备、无缺、无损是档案室工作人员的重要职责，如果工作人员未能恪尽职守，因档案缺失给公司造成经济伤害、信誉伤害的，需按程度轻重追究相关人员的法律责任和经济赔偿责任。21、(2)本制度的修订权、解释权归属公司办公室。（四）办公用品管理一、总则第一条 为加强办公用品管理，规范办公用品领用，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。第二条 办公用品由办公室集中管理，统一采购和发放，并设立专职或兼职管理员负责。第三条 根据办公用品的性质，将办公用品分为消耗品和管理品。 1. 消耗品铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、刀片、墨水、胶水、胶带、钉书针、大头针、曲别针、夹子、图钉、修正液、橡皮、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、纸杯、电池等。 2. 管理品文件夹、文具盒、剪刀、钉书机、打孔机、打码机、圆珠笔、钢笔、日期章戳、印泥、直尺、计算器、算盘、验钞机22、电话机、传真机、复印机、饮水机、电风扇、电脑软硬件及外设、扫描仪、投影仪、计算机网络、办公桌椅、文件厨、档案厨、沙发、茶几等。 第二章 办公用品计划 第一条 各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日前编制并提报下月办公用品领用计划，部门负责人审签后报办公室。 第二条 管理员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，编制办公用品购置计划，经办公室负责人审签后购买。第三条 购置单位价值100元以上办公用品时，须报请总经理批准。第三章 办公用品购置第七条 管理员根据审签的办公用品购置计划实施购买，并于月底完成。第一条 管理员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量。 第四23、章 办公用品领用第九条 每月1-5日，各部门根据办公用品领用计划集中到办公室领用，其它时间不予办理（特殊情况外）。第一条 打印、复印或传真文档时，应自觉登记。否则,按两倍数量计算。第二条 管理品自第二次领用起须以旧换新，如有故障或损坏，应及时申请修理或以旧换新，如遗失应由领用人或领用部门照价赔偿。第三条 员工到岗时，所需办公用品由部门报请办公室审批后领用。第四条 员工离职时，须根据有关规定与管理员交接办公用品。 第五章 办公用品管理第一条 管理员须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理。第十五条 管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。第二条 管理员须防止办24、公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。第三条 管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。 第六章 办公用品考核第一条 每月底，管理员对各部门办公用品和电话费等的消耗情况进行统计和汇总，并上报办公室负责人或总经理，考核办法另行制订。 （五） 接待工作管理一、目的：为进一步规范各类业务接待行为，厉行节约，有效控制接待费用，严格执行内控管理各项规定为宗旨，特制定本制度。二、适用范围：公司接待事务是指：公司在日常工作中发生的为开展各类业务经营和其他各项活动需要而产生的接待用餐等交往应酬费用，本制度适用于公司各级接待费用的申请、25、审批和核准。三、接待费用控制接待事务实行“对口接待，统一安排”，综合办为公司接待事务的归口管理部门，并负责公司接待费用的审核与控制，做好用餐、住宿记录，用车按车辆管理制度规定办理。月末将各单位费用情况汇总上报公司董事长、总经理。四、公司接待事务用餐坚持分级限标的原则，由综合办统一安排在指定饭店、宾馆就餐、住宿，根据来访客人的级别和事情的轻重缓急，安排相应接待标准。具体规定如下：1.公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人等接待标准为贵宾接待；地方机关一般工作人员及普通客户接待标准为业务接待；其他供应外协单位、中间商及客户派到公司学习的一般人员接待标准为普通接待（工作餐）。2.未经26、批准而超出标准的接待费，由接待申报人自负。3.接待人员一般情况下由对口职能科室负责人与相关人员陪同，确因工作需要招待重要客人，各相关部门可请分管领导出席。陪餐人数一般控制在2-3人，最多不超过需接待人员的1.5倍。4.凡普通接待，中午一律不准饮酒；其他招待外来人员的用餐场合，陪餐人员必须饮酒的，必须适量，不得因酒误事或损害公司形象。5.一般情况下在公司招待所用餐，需在外酒店、宾馆安排用餐（或住宿）必须在定点宾馆，以降低接待费用。五、接待的管理（一）用餐接待审批1、公司用餐接待费用实行提前申请，定额审批的原则。对口部门申请用餐前，填写业务员用餐申请单，注明接待事由和就餐人数，经部门负责人签字后由27、综合办主任核定标准，安排就餐地点。用餐完毕后由经办人（或陪餐人）在账单上签字确认。2、如综合办负责人不在，可向综合办分管副总及以上领导申请批准。领导不在公司时，要在电话中请示批准后，按以上审批程序补办业务接待用餐申请单后经分管副总及以上领导签字后交综合办，否则综合办一律不得办理业务用餐申请单手续。3、因特殊原因未得到批准而进行的接待，在补办业务接待用餐申请单时,首先由接待人写出申请，说明事由和原因，经分管副总审批后，按业务接待用餐申请单补办用餐手续。4、公司内部一般工作人员因公在外用餐没人每次不超过20元，出差在外需接待用户或其他业务用餐及住宿费用，按公司出差相关制度执行。5、销售公司属业务接28、待和普通接待范围内的接待在填写业务接待用餐申请单并经市场部经理或销售公司经理签字后可自行安排，用餐完毕后将填好的业务接待用餐申请单交办公室备案，以方便月底汇总结算。（二）、接待用茶、烟、水果由办公室根据领导指示按需办理。（三）、综合办每月核准接待费用发生额，接待费用结算时，宾馆需提供公司业务接待用餐申请单、账单、发票各一份后，经综合办管理员核准综合办主任签字后，按公司财务内控管理制度要求按程序结算。四、 各岗位职责（一）部长具体职责：1.在总经理的领导下，协调各部门工作，协助总经理监督、检查各部门对酒店方针、政策、重要决定、上级批示及各项规章制度的执行情况。2.按照总经理的意图，组织起草综合性29、的业务报告和起草、修订公司工作规划、报告、总结、请示、通知等函件。3.负责安排公司行政会议和总经理办公会议，检查各部门贯彻落实会议精神情况，将有关信息反馈直接上司。4.收集、整理各部门反映的问题、情况，做好综合分析和统计工作，为总经理的决策提供咨询，当好参谋。5.负责安排办公室人员做好文件资料归档、收发、打字等办公室工作，负责酒店印章保管和使用工作。6.负责对管理对象的工作安排及工作监督，考核本部门员工工作绩效。7.组织召开部门每周、月例会。8.处理直接上司交办的信函，审批未签发的重要文稿，发现重要情况及时报告直接上司。10.负责接待和安排拜访总经理的客人，接待当地政府的各种来访和上级领导检查30、工作，协调酒店与地方政府、社区的关系。11.负责办理公司经营资格证书，以及证书年检、更换。12.严格执行保密制度。14.做好责任区消除、卫生、安全管理。15.完成直接上司完办的其他工作。（二） 行政主管具体职责：1.按照直接上司指令，负责公司对内对外的各种计划、报告、总结、请示、通知等文件的起草工作。2.参加公司各类会议，对会议内容进行记录、整理、分发、存档，协助部长对公司领导在会议的指示进行跟踪。3.负责有关业务资料的收集、整理。4.负责上级公司和政府职能部门来文来电的登记、整理，送相关领导审阅。5.严格执行保密制度。7.结合公司经营管理形势，不定期在宣传栏推出专栏。8.不定期完成编辑、出版31、，做好稿费领取、发放工作。9.不定期召开通讯员会议。10.负责公司车辆调度。11.完成直接上司交办的其他工作。（三）综合管理员具体职责：1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合32、理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作. 直属部门：总经理工作部直属上级：部长主要工作： 1 完成公司、部门交办的事项，追踪结果及时汇报 2 完成日常的正常管辖范围内的工作 3 接听电话做留言记录、讯息处理 4 工作资料的保存、分类、归档、保管 五、总经理工作部各项工作流程（一）宣传管理工作流程1.常规工作2.制定企业年度宣传计划3.资料收集4.组织撰写各项活动的策划方案、宣传稿件及新闻通稿5.维护公共关系第一项：企划宣传常规工作制度公司企划宣传工作由公司办公室全权负责工作职能：1、制定企业年度宣传计划并执行；2、收集各种媒体的宣传相关资料；3、负责以公司名义发起的活33、动对内宣传组织，对外宣传接口，全权管理公司 宣传领域的工作：公司大型活动的发起和办事处；公司发起的宣传活动涉及的宣传品等的发行4、公共关系的维护，不包括业务口对接的公共关系。工作内容：1.公司团大事：公司下属机构重大调整、公司周年庆典、公司年终庆典等；2.公司常规宣传： 3.公司各项活动：4.公司政策规章通报：新制定制度的通报、制度变更通报、制度完善通报等；5.各个项目的组织架构及分工：6.公司宣传责任人：部长7.公司宣传主管：宣传主管8.公司宣传组委会成员：各部门宣传管理员等9.成员职能定位：主任：负责宣传工作的计划发起、调度、监督、反馈；宣传主管：负责宣传工作具体项目的发起、执行、调度、监34、督、反馈；各部门领导：负责从各单位、部门制度改革和战略战术调整，所涉及的工作方向、方式调整等方面为出发点，协助宣传工作顺利开展。宣传员职能：由各部门领导指派的长期固定的信息专员。内容：负责收集、报道其所在部门发生的事件。要求：在公司宣传主管的领导下，响应公司宣传主管的调度；为公司宣传工作立足其所在部门定期进行信息搜集与整理，深度采访，撰写稿件等工作；需要建立工作日志。制度：每周汇总工作日志并交至宣传主管处。（二）公文管理工作流程一、公文的概念、类别和功能1、公文的概念公文是党政机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中，为行使职权所制作的文件。公文是文件的一个主要门类，它具有其他文件35、（主要是私人文件）所不具备的一些特点。第一，公文的制作者是依法成立的组织；第二，公文具有特定效力，用于处理公务；公文具有由行文机关赋予的特定的效能和影响力；第三，公文具有规范的结构和格式。2、公文的类别为了更好地认识公文、使用公文，可以按照不同的标准，从多个角度对公文的类别进行划分：（1）根据具体公务活动领域的不同，可以把公文分为通用公文和专用公文两类。（2）根据内容性质的差异，可以把公文分为：规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文等六类。（3）根据公文涉及秘密的程度，可分为：对外公开、限国内公开，内部使用、秘密、机密、绝密公文等六类。（4）根据对公文办理和传递时间方面的限36、制和要求，公文一般可分为：平件、急件、特急件三类。（5）按照国家行政机关公文处理办法行政机关的公文种类主要有：命令适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。议案适用于各级人民政府按37、照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示适用于向上级机关请求指示、批准。批复适用于答复下级相关的请示事项。11意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。12函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。3、公文的功能公文的功能在于它可以打破时间和空间的限制，有效地传递权威性、凭证性的公务信息。二、公文处理的基本任务公文处理的基本任务就是及时、准确、有效地拟制、办理、处置、管理公文，为公务活动提供适用的信息。其具体内容主要有：第一，拟38、制公文。由从事公务活动的机关对有关的信息材料系统的收集、加工、整理，创造出适用的信息，然后将其记录下来撰拟成文稿，再进行核校、修改、完善。第二，办理公文。公文办理分为收文办理和发文办理。第三，处置办毕公文。即根据一定的标准分别对办理完毕的不同公文的归宿作出安排：立卷归档、清退、销毁、暂存。第四，管理公文。即为使上述任务能有效完成，而对公文所实施的科学、系统的保管料理措施：公文的清理分类，建立检索体系，提供查阅；对公文运转过程的组织与监控，以及对公文安全的维护等。三、公文处理规则1、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。2、公文处理应当坚持实事求是、精简39、高效的原则，做到及时、准确、安全。3、公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。公文办理是公文处理工作的主要内容和关键性阶段，分为发文办理和收文办理两个部分。发 文办 理：一、发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发和存档等程序1、草拟。根据领导指示，学院办公室或有关业务部门，按照业务工作职责，草拟文稿。拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，报请上级机40、关协调或裁定。拟文稿纸要贴在所发文件的前面，随文件运转和归档。草拟公文应当做到：九个方面（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（3）公文的文种应当根据行文目的，发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。（4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程序。（5）人名、地点、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（6）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。（7）应41、当使用国家法定计量单位。（8）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（9）公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。2、审核。公文文稿负责人签发前，应当由办公室主任进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合国家行政机关公文处理办法和本实施细则的规定等。文稿的文字表述是否简明、通顺，是否符合语法、逻辑规范，标点符号的使用是否正确，文字有无错漏，文稿的段落42、条款之间是否有相互矛盾、前后不一致以及重复交叉等现象。审核完毕，应在拟稿部门意见栏相应的栏目内填写审核意见，并签注姓名与日期。经审核后，修改较多的文稿应交拟稿人誊清后再送领导签发。重要文稿应由办文部门的负责同志负责初审，文秘部门负责复审，办公室分管公文处理的负责同志三审。审核把好“三关”即行文关、政策关和文字关。3、签发。文稿审核后，交由学院领导签发。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发。以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者经授权的其他负责人签发。签批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。其他签批人圈阅，应视为同意。非特殊情况，机关负责人一般43、不接收和签发未经办公室审核的文稿。4、复核。经负责人签发后的文稿，正式印制前，办公室应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的应按程序复审。5、登记。经复核后的文稿，交办公室登记、编号、标引主题词，按照发送范围确定印制数量，必要时应对文稿作技术处理，再造单送印。发文登记一般使用簿册式，一般以年度为单位，每年度使用一册。即内收发的发文登记簿。登记的内容一般有：文号、标题、密级、份数、成文日期、主送机关、发送范围、承办人、审核人、签发人、传递方式等。6、缮印。经办公室登记后的文稿，应送文印室缮印。缮印要讲求时效，急件44、特急件应按时限要求承印。缮印必须保证质量，做到字迹清晰，版面整洁，庄重大方。缮印过程中应注意做好保密工作，不得让无关人员随意翻阅原稿和印制的文件。7、用印。缮印好的文稿，交由办公室用印。用印前，要检查签发人与使用的印章权限是否相符；发文机关标识与印章名称是否一致。用印要求上不压正文，下骑年盖月；印章必须端正、清晰。8、分发。缮印好的公文，由办公室统一分发。分发前，办公室应通知承办人从内容到格式进行最后复核，确认无误并签字后，方可照单分发。要做到急件随到随发。分发时，各部门要在文件发放登记表上签字，秘密、紧急公文应标明密级和紧急程度，随文填写发文通知单。公文发出后，经办人要清点剩余份数，及时检45、查收件单位的签名，经过复核，在分发单上签字后，余件入柜暂存。收 文办 理收文办理指学院对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办和文件归档。1、签收。公文一律由机关文秘部门签收，按程序办理。机关负责人一般不受理未经办公室签收的公文。学院其他各部门收到的公文、统一交由院办公室签收。2、登记。公文签收后，由办公室逐件拆封核查，分类登记。登记中要将办件、阅件和简报等分开，避免该办的文件漏办。形式有簿册式、联单式和卡片式三种。即内收发在收文登记簿登记，填写文件处理单送办公室主任拟办，文件处理单要贴在所收文件的前面，随文件运转和归档。登记后的文件必须加盖收文编号章，以示区分。3、46、审核。收到下级部门上报需要办理的公文，办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。4、拟办。对需要办理的公文，办公室应当及时提出拟办意见。对属于要求解决具体问题的来文，应当按照职权范围，直接转有关部门处理。拟办意见力求准确、恰当，把握不准时，要主动征询业务处室或有关部门意见。对紧急、重要公文应提出办理时限；对需几个部门承办的公文，需明确牵头主办单位。拟办意见可填写在文件处理单的“拟办意见”栏内，并签注拟办人的姓名及拟办日期。5、批办。对需请领导批办的公文，办公室47、要及时送领导批办。经负责同志批办过的公文，办公室登记后，转有关业务处室或部门办理（凡需两个以上部门共同办文的还要指定一个主办部门）。批办意见写在文件处理单的“批办意见”一栏内，并签注批办人的姓名和批办日期。6、承办：有关部门接到交办的公文，应当逐件登记，注明领导同志指示内容、公文运转过程的处理结果，并抓紧办理。（各级政府应实行办文限时制，提高办文效率。市委机关一般公文在3日内办结，涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，应力争在5个工作日内办结。确有困难，应予以说明。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的，应在2日内退回交办单位并说明理由。）7、催办。要建立健全公文催办制度。由办公室呈领导48、批示后交有关部门办理或者由办公室直接交办的公文，办公室应负责催办。紧急公文跟踪催办，重要公文及负责人批示的公文重点催办，其他公文每半个月普催一次。催办过程要及时记录，并根据催办记录，定期通报公文办理情况。并督促承办部门及时将办理结果反馈给批办领导。8、公文归档：公文办理完毕后，及时整理（立卷）、归档。（1）公文办理结束后，应将2份公文正本连同领导人签批的底稿、公文形成过程中的附件整理（立卷）。绝密公文办结后应当及时整理（立卷）。一般应于每年第一季度，将上年公文案卷集中向机关档案室移交归档。个人不得保存应当归档的公文。（2）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等组卷，并保证归档公49、文的齐全、完整，能正确反映公文的形成过程和本机关的主要工作情况，以便保管和利用。（3）联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。（4）本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理、归档。（5）归档范围内的公文应当确定保管期限，并按照有关规定定期向档案主管部门移交。（6）草拟、修改和签批公文，不可使用铅笔或圆珠笔，所用墨水应符合存档要求。文稿左侧装订线外，不得签批和修改。9、销毁不具备归档的存查价值的公文，经过鉴别并交办公室负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中50、，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。公文 管 理密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。绝密级公文不得利用传真机传输。其他机关人员需要查阅本机关公文案卷，必须持有介绍信。查阅密级公文案卷并摘抄部分内容的，需经办公室主任批准。成卷公文不得外借发文运转在规定时间以内，办理公文在规定日之内办结，并做到急事急办，特事特办。其中，保密文件按以下要求管理：1、“三密”（绝密、机密、秘密）文件要由专人负责，单独文柜存放。2、“三密”文件的保密、借阅、清退、销毁手续完备，无失泄密事件发生。如“三密”文件的传阅，必须严格限制在文件规定或领导批准的范围内。文件应在办公室阅读。阅文时，非经允许不得51、摘录，不允许私自留存公文传递：公文一律由文秘机构或专职人员统一收发，做到及时、准确、安全、保密、无倒传、横传现象，正常情况下每周至少一次到文秘科领取公文，特殊情况及时领取，且无丢失现象。附：1、发文办理流程图 2、收文办理流程图 3、处室函件发文办理工作流程图（三）会议管理工作流程一、什么是会议（一）会议的内涵：会议的解释是“有组织有领导地商议事情的集会”。会议主要指三人以上，聚拢在一起讨论和解决问题的一种活动方式。（二）会议和会见、会谈的区别：对象不同。内容不同。功能不同。（三）会议基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等。二、公司常见会议的类型与作用（一）经理例会于52、特别会议（二）员工例会（三）股东大会和董事会议（四）公司年会（五）客户咨询会（六）产品展销订货会（七）业务洽谈会（八）新产品新闻发布会三、会议的基本原则1提高效率原则 2减少次数原则 3严守时间原则 4明确通知原则四、会议时间的安排要适时、高效1确定会议时间 2会议议程与会议日程五、确定会议地点1会场位置必须让上司和与会者方便前往 2会场大小应与会议规模相符3场地要有良好的设备配置 4场地应不受外界干扰5选择会议地点应考虑有无停车场所 6场地租借的费用必须合理六、准备会议文件资料1为上司撰写会议文稿2为上司准备材料 3组织好发言人文稿 4准备资料袋七、布置会场1会场的整体格局 2主席台座次的安53、排 3场内其他人员座次的安排 4会场的整体布局类型八、会议经费预算与使用（一）会议经费来源1与会者交费 2参展商交费 3联合主办者交费广告、赞助和捐助 4广告、赞助和捐助 5公司分配 6其他项目收入（二）会议经费使用1文件资料费 2邮电通讯费用 3会议设备应用品费 4会议场所租用费 5会议办公费 6会议宣传交际费 7会议住宿补贴费 8会议伙食补贴 9会议交通费 10其他开支九、会前的最后检查1检查方式：一是听取会议筹备人员的汇报，二是现场检查2会场布置情况 3会议保卫工作情况 4其他内容十、组织签到和登记十一、做好会议记录和必要的录音录像工作十二、会议设备的操作与维护十三、做好会议的记录工作十54、四、提供会议资料与联络协调十五、做好会议的保密工作十六、组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作十七、会议信息工作1收集会议信息 2编写会议简报 3搞好对外宣传十八、秘书在会议中的角色与责任1会前的准备2会议期间的角色分寸：认真倾听他人的观点；积极发表自己的见解；关注正在讨论的事项；注意语气的使用。3会后应积极落实十九、准备会议主持计划：自查的内容；制定主持人行动计划需搞清的问题。二十、控制会场气氛1控制会议气氛的技巧2导致会议成效不高的主要原因二十一、会后的工作合理安排与会人员返程；提醒与会者及时做好各种物品的清退；清理会场和文件；整理会议材料，立卷归档：会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等。会议参阅文件。会议安排的发言稿。会议上的讲话记录。其他有关资料。会议的总结；会议效果的评估：对主持人的评估。对会议工作人员的评估。对会议管理工作的整体评估。催办和反馈；