1、外贸公司应销售开发中心档案资料管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 目的与适用范围 为全面及时掌握销售网点和直销客户的有关经营情况,便于为客户提供优良服务,为营销决策提供有效依据,保证在相关场所提供完整的后备资料,特制定本标准。本标准适用于本部门各类档案资料的管理。2 职责2.1 综合信息部负责销售网点档案资料、外界往来信息资料、集团公司及部门内部文件资料的管理。2.2 业务部负责直销业务档案资料的管理。3 管理内容3.1 归档范围3.1.1 销售网点档案资料。3.1.2 直销客户档案资料。3.1.3 各类信2、息、凭证、报表、销售合同、各类协议。3.1.4 集团公司文件。3.2 归档要求3.2.1 归档的档案资料要保证内容的完整性。3.2.2 销售网点档案要按销售公司、特约经销点加以区分，并按六大片区分类存档。3.2.3 直销业务档案、机密文件应单独归档。3.3 归档时间各类档案资料应于在本部门设立之日整理归档。3.4 档案管理3.4.1 不同类别的档案资料应设立档案夹，并进行编号，按编号顺序编造档案册（附件一）。3.4.2 档案管理员应维护档案的清洁和安全，防止损坏和遗失。3.4.3 档案管理员必须注意档案的机密性，不得私自转借或翻印。销售开发中心1997-10-24批准 1997-11-01实施3、QG/ZT10S0119973.5 保密3.5.1 凡查阅密级的档案，须经本部门主管副经理以上领导批准后，限在本部门内查阅、不得复印或摘抄。3.5.2 任何人不得私自将本部门存档资料提供赠送或出卖给外单位及个人，不得任意带出本部门。3.5.3 档案管理员要严格执行保密纪律，对密级档案要重点保管，严格档案借阅手续，并不得随便谈论档案中秘密资料，否则将严肃处理。3.6 调阅3.6.1 各片区或外类人员因工作需要调阅档案时，必须经综合信息部经理批准后方可调阅。3.6.2 保密性档案调阅，必须经本部门领导同意后方可调阅，对调阅时间较长的，要出具借阅单（附件二），经片区领导核准、部门领导审批后方可借出。4、3.6.3 档案管理员应根据“借阅单”按时向借阅人员催收档案资料。3.7 销毁3.7.1 符合下列情况之一的，予以销毁： a.原档案资料现已修订、更改。 b.经清理鉴定，确属无法使用或无保管价值的。 C已超过保管期限的。3.7.2 档案管理员将要销毁的档案填入“档案销毁清单”（附件三），经部门主管领导批准后执行销毁。3.7.3 被销毁的档案应在档案册上注销档案名。 附加说明 本标准由销售开发中心提出并起草。 本标准由销售开发中心归口管理。附件一档 案 册序号档 案 名发文号存 档 时 间档案夹 编 号等 级保 存时 间备 注附件二借 阅 单年 月 日借阅人部 门电 话借阅时间档案名等 级借阅原因片区领导意 见部门领导意 见附件三档案销毁清单序号档 案 名发 文 号等 级档案夹 编 号销毁日期备 注