1、城区疾控中心资料档案基础管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: XX区疾病预防控制中心档案立卷归档制度1、立卷归档的范围已在拟定的文件材料归档范围中明确规定，档案管理人员在立卷归档时应积极收集归档。2、每年立卷归档的时间要求在次年第二季度中旬内完成。3、立卷时，案卷质量总体要求是：遵循文件、材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到以下几点：（1）归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（2）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示2、与批复、转发文件与原件等，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文本立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的计划，放有针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。（4）卷内文件材料应别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。即：批复在前，请求在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律和特点，按有关规定排列。 （5）卷内文件材料应按排列顺序装盒，依次编写页号或件号。装盒的案卷，应统一在有文字每页材3、料正面的右角上、背面的左上角填写页号；加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。 （6）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式，逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名的应拟写题名；有的虽有题名，但无实质性内容的，亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项目内容；会议记录应每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整；卷内文件目录应放在首页。 （7）、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点中心内容和责任者。 （8）有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考表内。若无情况可以说明，也应将立卷人、姓4、名和时间填上，以示负责。备考表应置卷尾。 （9）案卷封面，应逐项规定填写清楚，案卷题名要简明、确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等。体式一致，文字简练，使用简称应通俗易懂，打印机打印，并用钢笔或毛笔书写，字迹工整、清晰。 （10）归档手续：移交（接交）档案时，要认真履行交接手续，填写“档案移交（接交）登记薄”，清点无误，双方签字，以示负责。XX区疾病预防控制中心档案移交及销毁制度 1、各科室职能部门移交档案和有关兼职档案人员变动时，必须办理移交手续，经主管领导监交并签字后可生效。交接凭证在针对年里归档。2、档案工作人员每季度要对库房，中心档案鉴定领导小组每年对档案鉴定一次，5、对保管期已满和永久保管的档案，通过认真鉴定，作出销毁或向区档案馆移交的决定。 3、销毁档案前档案工作人员必须出具书面报告，经中心档案鉴定领导小组办公会议决定、报区档案及保密部门备案，并认真填写销毁清册，说明档案所属年代，保管期限，销毁数量、详细内容、鉴定情况及销毁理由。4、销毁档案时，必须有两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字，待应销毁的档案全部烧尽后，方可返回。XX区疾病预防控制中心档案统计工作制度1、综合档案室应对档案的收进、移出、保管、使用等情况进行统计，并按要求填报档案部门印发的各种档案统计报表。2、统计工作要及时，统计数字要力求准确，保持延续性，做到室藏清楚，账目与实物相符，以提高6、档案科学管理水平。3、本室应建立以下几种统计： （一）档案收进、移出登记簿，记载保管档案的总数和变化情况。 （二）档案工作基本情况统计报表，对本机关每年档案工作的基本情况进行综合统计。 （三）档案借阅登记薄。统计本室档案利用的人次、卷数情况。（四）档案利用效果登记薄。收集反馈信息，积累利用工作经验。 （五）库内外温湿度记录簿。记录档案库房温湿度变化及其调节、控制情况。XX区疾病预防控制中心会计档案管理制度为了加强会计档案的管理利用，根据财政部、国家档案局颁发的会计档案管理办法，结合本中心实际，特制定本制度： 1、本中心每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料，都应7、由本中心财务科按归档要求，负责整理立卷，装订成册，在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交本中心档案室保管。 2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需拆装重新整理的，应当会同财务科经办人员共同拆封整理，以分清职责。 3、严格执行安全保密制度，严防损毁，不得失密和泄密。 4、调阅会计档案，要严格办理手续。 （一）本中心人员调阅会计档案，要经财务科长批准，并在“会计档案借阅登记簿 ”上登记签字。 （二）外单位人员调阅会计档案，必须持有单位介绍信及本人身份证，经财务科长或主管财务的主任批准。调阅前，应详细登记所调阅档案的名称、调阅时间、调阅人员单位、姓名8、调阅目的。 （三）会计档案原则上不得借出，如遇特殊情况，需报上级主管部门批准，但不得抓散原卷册，并限期归还。 （四）对保管期满的会计档案，由档案室提出销毁意见，本中心档案鉴定党小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员须在销毁清册上签字盖章。XX区疾病预防控制中心档案保管制度 为维护档案的完整与安全,方便档案的利用,制订本制度。 1、为维护档案的完整与安全，本着“预防为主、防治结合”的原则，综合档案室根据库房条件配备必要的防护设备，如温湿度计、灭火器、排气扇等和（或）去湿机、吸尘器及空调等，以落实防火、防盗、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫、防高温、防腐蚀等9个防护措施，同时加强综合治9、理，以确保档案安全存放。2、对声像档案的保管，应按新闻单位报道档案管理暂行办法中的有关条例执行。 3、档案保管人员要经常打扫卫生，每季度清理一次档案，做到及时去虫、去尘的目的。4、中心领导应定期组织人员对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时解决，以保护档案的安全。5、档案保管应纳入办公自动化系统同步以展，以提高科学管理水平和服务效率。1、积极改善库房条件，完善档案保管措施，以延长档案寿命。档案工作人员努力做好档案的安全保管工作，最大限度地延长档案的寿命，确保档案的有效利用。2、档案工作人员在进行档案材料的归档交接时，必须认真清点案卷数目，检查案卷质量。要填写档案移交（接收）登记表10、一式二份，双方签字、盖章，各执一份，以备查用。对不符合案卷质量要求的档案，必须在重新整理后，方能入库。3、库房档案柜的排列要整齐，接收进库的档案要及时编目整理、上架入柜。全宗内的案卷要按类有序排放。标识醒目、便于迅速查找利用。4、档案材料的保管要落实到人，定期对档案的保存情况进行检查，对危及档案安全的隐患要及时采取措施消除，做到不损坏、不丢失、泄密。5、档案库房要保持清洁、整齐、通风。严禁吸烟、烤火和存放易燃易爆品，要有防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防尘等的设施。6、档案工作人员要严格遵守保密制度，做好档案的保密、保护工作，非档案室工作人员，未经同意，不得随意进入库房。7、档案工作人员对所保存11、的档案要逐年进行准确统计，对保管期限已满的档案进行鉴定、并提出销毁意见。8、档案工作人员要努力学习档案保护专业知识，提高管理水平。下班时应对库房设施进行认真检查，避免发生意外。9、档案工作人员调动工作时，要认真办理交接收手续。为维护档案的完整与安全,方便档案的利用,制订本制度。 1、必须建立各类档案案卷目录、案卷目录登记簿、案卷数统计簿等账册,定期进行清 点核对,做好记录,发现问题及时报告。 2、接收档案时要编制移交档案清册,办理交接手续,做到签署完备,并及时分类、登记、 编号,不得重复或遗漏。 3、各门类档案入库时应检查账、物是否相符。以全宗为单位按不同门类、不同载体, 依档号顺序排列。 412、档案调阅完毕,必须及时入库，归档时要仔细核对档案柜标识号和档案号是否一致, 避免人为的差错。 5、到期档案的销毁,按鉴定销毁制度办理,任何档案工作人员不得自行销毁档案。 6、如遇档案遗失或损坏,直接责任人或保管人需及时写出书面情况报告,按档案法 有关规定,根据情节轻重进行处理,未经批准，保管人员不得将有关案卷目录擅自注 销。 7、档案人员在调离或退休时,应办理完档案交接手续后再离岗。 档案是党和国家的宝贵财富，是历史的真实记录，为了完好地保存和有效地利用档案，确保档案的完整与安全，特制订本制度： 一、 二、档案橱架要排列有序，橱内档案以全宗为单位按进馆时间先后顺序排列，建立档案存放地点索引和13、全宗卷。 三、严禁在档案馆库内吸烟和存放易燃物品及其他杂物、搞好卫生，认真做好防火、防破坏、防潮、防霉、防阳光、防虫、防尘工作。 四、在任何情况下,凡丢失档案、破坏档案或火灾、水灾等事故损毁档案等,都要严格追究责任,查明原因,对已破坏的档案要及时采取修复、治理措施,如消毒、灭鼠、恢复纸张的机械强度、恢复字迹等,做到以防为主,防治结合。 档案库房管理工作人员要熟悉馆藏情况，对档案要经常检查，发现问题及时报告，失真模糊的文件要及时进行修复或复制。XX区疾病预防控制中心档案人员工作职责 1、认真学习政治和业务，自觉执行党的路线、方针、政策，从政治上、思想上同党中央保持一致。2、贯彻执行档案法、保密法14、以及上级机关对档案工作的规定，忠于职守，遵纪守法，具备专业知识，热爱本职工作，钻研业务。3、做到档案工作制度化，收文有登记，发文有手续，机密有专柜，管理有专人，传阅有记载，借文有签字，销毁有签批。 4、切实做好“三密”文件的清退工作，坚持月清理、季核对、确保文件的安全。5、努力做好档案资料的收集、整理、立卷、归档、管理和查阅等工作，提高档案资料的利用率。 6、做好档案的鉴定、移交、统计、分析、编研工作。XX区疾病预防控制中心档案保密制度 1、档案保管员要有高度的责任感，按照保密规定执行保密准则。 2、档案管理员要认真学习档案法和保密法，加强保密观念，坚持内外有别的原则，分清不同情况，控制传阅范15、围。 3、借阅者一律在阅档案室内查阅，若需带走，需经领导签字批准，方可带走。 4、借阅者严禁涂改撕毁及其它损坏行为，违犯者按纪律处罚。 5、外单位前来查阅，需经主管主任签字后，方可查阅。 6、对造成失、泄密的单位或个人，应追究责任视其情节轻重，给以必要处罚。XX区疾病预防控制中心档案利用制度 1、档案员要熟悉所藏档案的情况，主动热情为单位各项工作服务，给利用者提供方便。2、利用者应办理档案借阅手续，时间一般不得超过一天，若要继续借阅另行登记签字。3、利用者不得将档案转借或擅自带出本中心，严禁涂改和损坏，否则要追究责任。4、外单位人员因工作需要，查阅本中心文件档案时，应持单位介绍信，经中心领导同16、意后方可查阅，无证件者不予办理。 5、档案借阅后，利用的效果应及时登记，重要文件只准用文字摘抄而不能外借，用后交保密员管理。XX区疾病预防控制中心兼职档案员工作职责 1、严格遵守疾控中心档案工作的系列制度和纪律。 2、接受疾控中心档案室工作人员的业务指导，监督和检查，努力学习档案业务知识及本中心档案机关的有关规定、指示、条例。 3、做好本科室的文件、活动资料的完整积累和规范整理及统一移交工作。 4、严格按照档案工作要求，努力搞好文书档案材料形成过程中的用纸规格，书写质量及档案材料的作者、名称、时间等诸要素的完整、规范和统一。5、在实际工作中，不断总结经验，为疾控中心档案工作提出科学、合理化建议17、。 6、协助本中心档案室工作人员整理、装盒、填写档案卷宗，完成综合档案室交办的有关工作任务。XX区疾病预防控制中心基本建设档案管理制度 为加强我中心基本建设档案的管理，充分发挥基建档案在疾防控中心规划、建设、管理中的作用，特制定本制度： 1、基本建设档案是指在我中心规划，建设及其管理工作中形成的应归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。它是我中心基本建设的真实纪录，是我中心建设和发展的重要依据。2、基建文件材料的形成、积累、整理和归档应由主管基建工作的负责人负责，并纳入考评管理内容进行考核，确保基建档案的完整、齐全、准确、系统和有效利用。3、基建工程验收时，竣工档案不完整、不准确、不符18、合归档要求的不予验收。 4、为保证基建档案完整、准确、对建筑物、构筑物和各种管线进行扩建和修改后，都要及时对有关档案进行相应的补充和修改。 5、建筑物、构筑物移交管理使用时，其工程档案必须随同移交归档。 6、综合档案室对接收的基本建设材料及时登记、整理，积极开展利用，妥善保管。XX区疾病预防控制中心科技档案管理制度 1、科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，科研档案是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节。为加强科学技术档案管理工作，充分发挥科研档案在社会主义现代化建设和疾病防治科研中的作用，特制定本制度。2、本中心对科研档19、案材料实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统安全以及开发利用。 3、必须把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，科研工作和建档工作实行“四同步”管理体制。即“下达计划任务与提出科研文件的归档要求同步；检查计划进度与科研材料的归档要求同步；验收：鉴定科研成果与验收科研档案材料同步；上级登记和评审、奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门提出专题归档情况下的材料同步”。 4、科研文件材料归档要求： （一）、实行由科研课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制，科研人员应负责科研文件材料的形成、积累、归档、并作为其进行考核的内容之一。科研材料应在科研项目完成后及归档，长期研究的项目，20、可分阶段归档。 （二）、凡归档科研文件材料要以审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，禁止“三色”笔字迹，即“红墨水、圆珠笔、铅笔”字迹。（三）、在科研项目进行鉴定、验收之前，必须通知档案部门对准备归档的科研材料加以审查验收，科研文件不符合归档要求的，科研成果不得进行鉴定、验收。5、课题档案的补充与修改： 科研档案文件材料的补充与修改，应由上级领导批准，填写修改申请单，方可进行修改，底图归档保存修改后的，蓝图需将修改和修改后的同时归档保存。 6、课题负责人应填写“科研课题简介”。 7、科研文件材料经档案部门验收后，课题负责人和档案人员应在文件材料移交单上签字，并各执一份移交清单。