1、建设监理咨询公司基础设施采购及档案资料管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录一、公司文明办公公约-3二、公司人员聘用办法-4三、基础设施采购与管理办法-6四、档案资料管理办法-8五、项目监理资料管理制度-13六、顾客沟通及服务制度-16xxxx建设监理咨询有限公司管理制度一、公司文明办公公约 为提高公司整体企业形象，逐步创建“自律、自强、团结、奋斗”的精神风貌，特制定文明办公公约。1 遵守劳动纪律，上班不迟到不早退，外出必须向主管领导请示。2 上班衣着整洁，佩戴岗位胸牌，上工地时必须戴安全帽。3 通话器、手2、机随身带，不得借给他人使用。4 文明办公，礼貌待客，办公区内不得大声喧哗，办公区内严禁吸烟，吸烟时可到洽谈室或离开办公区。5 工作期间不得上网打游戏，不得利用办公室电话聊天、查股票信息等与工作无关的电话。6 集体办公室执行卫生值周制度。7 个人办公桌随时保持整洁，室内不准乱放杂物。8 自觉保持办公室内清洁卫生、不准随地吐痰、乱扔纸屑。9 办公用品归类放置，方便存取。10 公司职员互相帮助、互相支持，既分工明确，又联劳协作。11 加强业务学习，努力提高工作水平。二、公司人员聘用办法1 公司承揽的监理项目均设项目监理部，项目监理部是公司的基本生产单位，应根据监理项目的具体情况设项目总监理工程师、总3、监代表、专业监理工程师、监理员和其它辅助人员。2 项目总监采取竞争上岗的方法，择优选择，由公司总经理任命。3 专业监理工程师、监理员根据双向选择、择优组合的原则，由项目总监与技术监理部协商后推荐，公司总经理批准。4 监理人员的聘用条件4.1 任职资格4.1.1 总监理工程师必须具有中级及以上技术职称注册监理工程师担任其中：一级总监可担任一等及一等以下工程项目的总监；二级总监可担任二等及二等以下工程项目的总监；三级总监可担任三等工程项目的总监。4.1.2 专业监理工程师专业监理工程师必须具有相应专业中级及以上技术职称且具有监理工程师资格证书的条件。4.1.3 监理员 监理员必须具有相应专业初级及4、以上技术职称且具有监理工程师资格证书或省上岗证的条件。4.2 任职的能力要求4.2.1 专业监理工程师及监理员应符合项目监理部管理办法中有关要求。4.2.2 项目总监除符合项目监理部管理办法中有关规定外还应符合下列要求。A 项目总监必须加强对项目监理部的管理，调动监理人员的积极性，勤奋、谨慎地工作，保证监理工作目标的实现，全面履行委托监理合同，防止出现监理人员违法、违规事件。B 项目总监应按项目监理部管理办法的有关要求，加强项目监理部的成本控制和财务管理，严格控制项目监理部的成本支出。C 项目总监应根据项目监理部管理办法的要求及时对监理人员的工作进行评价，并及时上报有关资料。D 项目总监要具有5、一定的包容和协调能力，善于听取不同意见吸纳正确意见，积极做好监理部及承包单位各专业的协调工作，保证监理的项目正常有序地进行。5 考核5.1 项目总监对本项目监理部的专业监理工程师及监理员按项目监理部管理办法中有关规定，每月进行一次考核评价并填写考核评价表，上报公司。5.2 技术监理部每半年对项目监理部进行一次考核评价并填写考核评价表上报公司。项目总监除符合项目监理部管理办法中有关规定外，还应符合4.2条的要求。三、基础设施采购与管理办法1 基础设施分类 A类：现行的法规、规章、规范、规定及其更改等技术文件；B类：检验、测量和试验设备；C类：超过xx元的交通工具、计算硬件及软件、办公设施等；D类6、：项目监理部租借的办公及住所（委托人提供时不发生）。2 适用范围基础设施的采购与管理按公司有关项目监理部的管理办法执行外，对A类和B类还要按本办法执行，对D类由项目总监按投标书的承诺，能够保证办公场所独立，生活自理。3 采购过程3.1 根据办公需求、投标承诺、监理合同、法规规章等要求，由使用部门考虑经济适用、技术先进等因素提出采购要求，使用/提出部门填写申购单，技术监理部要复核采购需求的符合性、时效性、实用性、副总经理审核，总经理进行决策审批。3.2 公司驻地由综合办公室负责实施采购。4 采购信息4.1 对拟采购的A类实行动态信息管理：综合办公室和技术监理部应建立长期供方的各种信息渠道、收集来7、文的相关信息；项目监理部应搜集关于本部监理工作的技术文件的需求及变动，并向综合办公室提供信息，综合办公室应及时向总经理提供动态信息。4.2 对拟采购的B类设施信息，必要时要求供方提供其质量管理体系5 采购验证采购实施后将申购表交综合办公室，由综合办公室负责采购设施的验证。对A类要验证其符合采购要求，B类要验证其合格检定证书、产品合格证。6 A类技术文件管理综合办公室负责统一管理，执行文件和记录控制程序。7 B类测量设备管理7.1 综合办公室采购的，综合办公室统一保管，建立设备台帐，实行借用管理；项目监理部按程序文件要求自行采购的由项目监理部报综合办公室，由综合办公室统一建帐，监理部按借用。7.8、2 保管部门应保证检测设备借用/使用前在规定和检定周期内，并保存合格检定证书。对测量成果不起关键作用的检测工具（例如小卷尺等一些不必掌握精度的工具）勿需检定。7.3 保管单位应保证测量设备存放有适宜的环境。7.4 不能达到检测精度时，保管部门应做好标识，需报废的检测设备，经批准后，执行财务有关制度。7.5 使用测量设备复核施工测量成果时，执行施工测量成果复核制度。四、档案资料管理办法为规范监理部监理管理，确保监理数据管理有序，提高监理质量，对监理过程中形成的监理资料按本办法收集、整理。1 项目监理部成立后，为了便于日常管理、检索，监理人员应将监理资料进行分类管理，分类管理方法可根据需要自行规定9、或按如下规定执行。1.1 合同类施工合同；委托监理合同；分包单位资格报审表及分包相关资料；与工程建设有关的其它合同文件。1.2 监理工作日志类监理日志簿；监理文件；监理规划；监理实施细则；监理公司营业执照、资质等级证书（副本复印件）；监理工程师上岗证等；总监授权书；见证单位及见证人员授权书；关于更换监理工程师的通知；监理公司其它文件。1.3 监理通知及月（季、年）报类监理工程师通知单；监理工程师通知回复单；监理工作联系单。监理月（季、年）报。1.4 进度控制施工组织设计（方案）报审表及施工组织设计（方案）。工程进度计划（含周、月计划）；工程监理延期申请表；工程最终延期申请表；工程暂令；工程开工10、/复工报审。1.5 质量控制1.5.1 质量控制（验收资料） A 检验批报验资料； B 分项工程报验资料； C 分部工程报验资料； D 单位工程有关资料。1.5.2 质量控制（隐蔽工程验收资料）； A 隐蔽工程报验申请表及建筑物测量定位放线（复核）记录。 B 基槽（坑）开挖验槽记录。 C 隐蔽工程报验申请表及检验批、分项工程质量验收记录、技术复核单。 D 工程报验申请及其它隐蔽工程质量验收记录。 E 旁站监理记录表。1.5.3 质量控制（材料报验）； A 工程材料/构配件/设备报审表质量证明文件。1.5.4 质量控制（见证取样及试验检验报告）； A 见证取样单。B 施工单位试验资质、试验设备计11、量检定证明、试验人员资格证书。C 试验（检验）报告。D 质量缺陷与事故处理文件。E 当地质监建设、监理、勘测、设计、施工单位地基与基础、主体验收意见表。F 当地质监对工程竣工验收的有关资料。1.6 投资控制 工程款支付申请表及相关资料；工程计量单和工程款支付证书；索赔文件资料；竣工结算审核意见。1.7 会议记录类会议记录：收发文登记；往来函件。1.8 设计文件勘察设计文件；工程变更设计（均粘贴在设计说明页中）；图纸会审会议纪要。1.9 图纸类施工图纸；变更设计图纸等。2 对于监理过程中由委托人或其它部门提供的文件、图纸等资料要进行收发登记、验证、标识。2.1 收发登记收发文件、图纸时要登记，可12、在分类资料盒内放置目录表（可自行设计）进行登记。2.2 验证收到文件资料、图纸时，需进行有效性验证。如委托人提供的文件、图纸等产品检验证，不适用、无效或遗失时，应将存在问题、总监意见及处理结果等内容填写委托人提供产品不适用或遗失报告。2.3 标识在对产品有效性验证后，应对其标识，盖“受控”印章，并注明标识、标识日期。分类管理资料盒也标识，可在资料盒上标明盒内资料分类。如有变更，应在需要改部加盖“作废”印章。变更文件资料经验证为有效后，作标识并连同原件保存。施工图纸的变更，加盖“工程变更标识章”。3 监理过程中形成的各类文件在使用后要及时归还原位。委托人提供产品不适用或遗失报告编目： 页码： /13、委托人提供产品 产品编号 收到时间 年 月 日存在问题：记录人： 年 月 日项目总监意见：总 监： 年 月 日处 理结 果 记录人： 年 月 日五、项目监理资料管理制度1 目的 规范项目监理部编制工程监理文件（监理过程中形成的文件）及归档监理竣工资料（按有关规定规范归档有保存价值的各种形式的历史记录）内容、方法和要求，做到有序可控，追溯有据。本办法统称监理文件和监理竣工资料为监理资料。2 适用范围 委托方对监理资料整理和归档有书面特殊要求的，按委托方要求办法，除此之外：2.1 委托方对监理资料的整理和归档无指定要求，但有需移交监理资料要求的。2.2 委托方对监理资料的整理和归档无移交要求的。314、 职责3.1 总工程师负责监理竣工资料的移交和销毁的审批。3.2 技术监理部负责本办法的编制、修改和归口管理。负责监理竣工资料的检查、审核。3.3 综合办公室负责监理竣工资料的接收、管理和销毁。3.4 项目总监负责组织监理文件的编制和监理竣工资料归档的管理。3.5 专业监理工程师、监理员参加监理文件的编制、收集、管理和监理竣工资料的整理。4 监理文件的编制和管理4.1 监理文件的内容必须完整、真实、准确、系统，符合建设工程监理规范（GB50319-xx）的规定。4.2 监理文件的份数确定 监理文件资料应按建设工程文件归档整理规范的规定内容整理三份，两份交竣工资料交委托人（其中一份由建设单位交市15、城建档案馆，委托人无此要求时可取消），一份竣工资料交综合办公室。可参看记录清单。其它监理文件无指定份数，不要求归档，随工程完工可由项目监理站自行处理。4.3 在工程监理过程中，按预定的份数编制监理文件，注意收集有关归档的施工文件，并按建设工程监理规范或技术监理部的规定放置于平时立卷盒内，便于检索和查阅。监理文件要妥善保管，防止散失和损坏。5 监理竣工资料的归档的范围5.1 归档范围、排列顺序和保存期限应符合建设工程文件归档整理规范附录A的规定，可参看记录清单。未执行本规范的工程，组卷时允许以类似的监理文件和施工文件归档。如隐蔽工程记录、工程检查证可代替工程质量验收记录等。单项专业工程，对施工文16、件中符合本专业规定的工程质量验收记录，如铁路建设项目中的各种检查证归档。 5.2 项目总监认为有必要归入档案的其它资料，如：监理站与承包人意见不一致但经委托人同意放行的资料，对材料提出特殊要求的资料，新材料、新技术、新工艺、新结构的有关检验资料，有关电子文件和声像档案等，都可列入归档交至综合办公室的资料内，合并称为“其它资料”，附在最后。6 监理资料的质量标准6.1 监理资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、双面复写纸、铅笔等。6.2 交综合办公室的监理竣工资料按长期和短期分别组卷，以利交接、保管和销毁。6.3 交综合办公17、室的监理资料应为原件。资料使用复印件时，加盖复印红色印章。6.4 监理资料文字材料应为A4幅面，不足的应进行粘/补贴。6.5 封面、封底和卷内目录宜采用建设部统一印制的。监理资料的整理标准要符合建设工程文件归档整理规范。7 监理竣工资料的交接、保管与销毁7.1 填写工程监理文件/资料交接清单，不同的交接双方签字、盖章。移交委托方的交接单交综合办公室存盘，移交综合办公室的交接单交技术监理部留存考核。7.2 综合办公室应将监理竣工资料按时间或类别妥善放置，保证资料存放的适宜条件和有效合理的利用。电子文件以光盘形式保存。7.3监理档案期限满后，综合办公室组织两个以上造册、签名、经总工程师批准后销毁。18、六、顾客沟通及服务制度1目的通过对顾客的沟通、服务和满意程度调查，了解公司是否正确理解并满足顾客当前和未来的需求和期望，并根据顾客反馈改进质量管理体系，不断提高顾客的满意程度及忠诚度。2 范围 适用于公司顾客实施的沟通和服务。3职责3.1综合办公室负责与顾客的沟通、服务和满意程度调查，针对调查的结果及其它顾客反馈的信息进行综合分析，编制分析报告；3.2管理者代表负责顾客满意度调查表或调查方案的批准；3.3管理者代表负责组织相关部门根据满意度调查结果采取相应的改进措施。4内容4.1顾客沟通4.1.1综合办公室就合同执行情况与顾客保持沟通，了解顾客的意见、需求及满意程度，沟通采用电话、走访、函件、19、会议等方式，需要时应保持相关记录。4.1.2项目监理部及造价咨询部传递项目执行过程中顾客的需求，如因顾客的意见或要求需修改合同时，应与顾客商讨修改内容，并将修改结果及时传递到公司相关部门。4.1.3项目监理部及造价咨询部在服务提供过程中顾客投诉及发生严重不合格时，与顾客进行沟通，并及时反馈到综合办公室，保存相应记录。4.2服务回访4.2.1综合办公室编制竣工项目台帐，并依据行业相关管理条例制订回访计划。竣工三年内的监理项目应每年须组织一次回访，以后可根据保修期限及工程实际情况再次组织工程回访；造价咨询项目应在顾客完成项目后组织一次回访。4.2.2工程回访结束后，综合办公室要保存回访记录，回访采20、用走访、函件、会议、传真（电话）等方式。接到顾客投诉后，应填写顾客投诉单，及时组织相关人员对投诉内容进行核实，并上报领导，及进行处理。 4.3顾客满意度评价4.3.1监理项目及造价咨询项目完工后，应调查顾客满意度；综合办公室应组织技术监理部设计“监理业务手册”、造价咨询部设计“回访记录”。设计时应考虑项目的不同类型及顾客的不同要求。4.3.2通过对顾客的调查，综合评价出顾客对公司的满意程度。4.4综合办公室每年年底，根据顾客回访结果，以及从其它渠道获取到的顾客满意度信息（包括顾客的投诉、与顾客的日常沟通、媒体、消费者协会、行业协会等相关方反馈的信息等），整理出“顾客服务分析报告”，对需要采取纠正、预防或改进措施的执行改进措施控制程序。 xxxx建设监理咨询有限公司xx年月日