1、集团行政公文、印章、档案及证照管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录一、公文管理办法 2二、印章管理规定 6三、档案管理办法 9四、证照管理办法 14五、资料报送、接收管理办法 15六、固定资产、低值易耗品管理办法 17七、办公用品管理办法 19八、公务往来礼品管理办法 20九、公务手机使用及话费核报管理办法22十、公务用车管理规定 23公文管理办法第一章 总 则第一条 为规范公文管理，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团公司和各项目公司的公文管理。第二章 公文种类第三条 公文主要包括发文和收文两大类。一、2、收文：主要指外部组织或个人给公司的通知、批复、函等。二、发文：主要指集团或集团各中心、各项目公司的请示、报告、函、通知、批复、通报、决定、会议纪要、规章制度等。第三章 公文格式第四条 公文格式除遵循不同文种的书写格式要求外，还应遵循以下规定：一、纸张：公文一律采用A4打印纸，公文中图文的颜色为黑色。二、字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，用4号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，以集团为例，如“x集字20091号”。（一）集团使用“集团名称”加“文件”两字的红头文件发文。1、集团对外发文，用x3、集字号；2、集团对内下发涉及行政工作的文件，用x集行字号；3、集团对内下发涉及人事工作的文件，用x集人字号；4、集团对内下发涉及销售工作的文件，用x集销字号；5、集团对内下发涉及营销策划工作的文件，用x集营字号；6、集团对内下发涉及工程技术工作的文件，用x集工字号；7、集团对内下发涉及造价采购工作的文件，用x集造字号；8、集团对内下发涉及财务工作的文件，用x集财字号；9、集团对内下发涉及招商工作的文件，用x集招字号；10、集团对内下发涉及督察工作的文件，用x集督字号；11、集团印发会议纪要，按印发顺序号编写序号，如“第1号”。（二）集团各中心内部行文，使用“集团名称”加“中心名称”加“文件”两4、字的小红字头文件。三、标题：公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距适当。标题分行排列时注意不要把各行上下对齐排成等长。四、主送：主送机关名称在标题下空一行，起于左侧顶格，用4号仿宋字。五、正文：正文在主送机关名称下一行，每自然段左空两字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文采用4号仿宋体字，文中如有标题，可用4号宋体字加黑或黑体字。六、附件： 附件在正文下空一行左空两字，用4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿位伯数字；附件名称后不加标点符号。七、落款： 成文日期用汉字年、月、日标全，“零”写为“”。单一公司或部门制发的5、公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空四字，加盖印章应距正文一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文日期拉开；主办机关印章在前，两印章互不相交或相切。八、主题词：主题词用4号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号宋体字；词目之间空一字。公司内部行文可以不标主题词，对外行文要有主题词。九、抄送：抄送机关名称在主题词下一行，左右各空一个字，用4号宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后面标句号。十、印发：印发机关和印发日期位于抄送机关之下面（无抄送机关在主题词之6、下），占一行位置，用4号宋体。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。十一、装订：公文装订应在左侧居中，不掉页。十二、公文中的数字，除成文日期和在词、词组、惯用词、缩略语、修辞语必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。十三、制度内容的层次结构必须按“章”“条”“一”及1、2、3的层次进行叙述，“章”“条”编号一律采用中文数字。第四章 公文办理第五条 文件实行归口管理，集团行政管理中心办公室和各项目公司总经理办公室为公文管理责任部门，并指定专人负责公文收发处理工作。一、收文管理：1、集团收文均由集团行政管理中心指定文员负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办7、反馈、建档。2、各级领导阅批公文应仔细认真，阅毕要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的要明确具体。3、各职能部门、各公司的外来文件由各部门和各公司总经理办公室指定专人负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。4、电子邮件由集团（或各公司）网络管理员负责接收并及时向相关部门文员传递。5、相关部门接收文件应及时在公文签收单（见附件MJ-XZ-003）上签名，接收电子邮件和传真，如有回执的，按回执要求回复发文单位。同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错，发现问题及时向发文单问查询，予以弥补。6、收文后，及时按第六条规定做好来文处理。二、发文管理1、集团公司发文均由集团行8、政管理中心负责起草、审核、送批、印发、建档。2、各职能部门、各公司发文由各部门和各公司指定专人负责起草、审核、送批，由行政管理部门印发、建档。3、集团对外发文的文字均由集团行政管理中心总经理负责审核，财务数据由财务中心总经理（其他各公司由财务部经理）负责审核，必要时由集团法务人员审核，从适用文体、上报程序、公文格式、措辞用语、引用数字及资料内容上严格把关，做到准确无误。4、集团各职能部门一般只在集团内行文，不对外发文。各公司因工作需要拟向当地政府及相关部门上报公文时，一律报送集团行政管理中心办公室，报经集团分管领导审核，董事长批准后方可盖章发文。、其他需要报集团（副）总裁审阅的，应及时予以呈报9、。、文件资料下发至非集团所在地各公司或相关人员的，发文部门在发文当日应以传真或电子邮件形式送达，并接收人及时将文件资料送至相关部门。第六条 收文处理程序一、集团收文处理程序1、接收：集团行政管理中心文员在接收到集团外来文件时，应先对文件进行登记，按流水顺序编号。2、传递：文件登记、编号后，填写来文处理单（见附件MJ-XZ-001），并将所接收的文件附在处理单后，及时送行政管理中心总经理拟办。3、拟办：行政管理中心总经理对收文必须进行认真审阅，并做出初步处理意见。如果需要报（副）总裁批办的，应及时交总裁办秘书予以呈报。4、承办：文员根据拟办意见送相关部门或相关人员予以办理。承办部门或承办人应按照10、批示或处理意见予以办理，并将办理经过、办理结果在来文处理单描述清楚，反馈给行政管理中心办公室文员，如果需要报（副）总裁批准的，应及时交总裁办秘书予以呈报。5、催办：行政管理中心办公室文员按要求对承办单位及时催办，收到文件办理结果后，应及时向行文单位予以反馈。反馈时必须询问对方是否安全接收，并做好反馈记录。6、建档： 文件反馈后，集团行政管理中心办公室文员必须对收文进行分类建档，并及时交档案员存档。二、各职能部门和各项目公司收文处理程序1、接收：各部门和各公司（总经办）指定专人负责来文的接收、登记、编号。2、传递：文件登记、编号后，填写来文处理单，并将所接收的文件附在处理表后，及时送各职能部门或11、各公司负责人拟办。3、拟办：集团下发至各部门、各公司的文件，各部门或公司负责人必须对来文进行认真审阅，并做出初步处理意见。如果集团外来文，需要报总经理或（副）总裁批办的，应及时呈请批示。4、承办：文员根据拟办意见送相关部门或相关人员予以办理。承办部门或承办人应按照审批意见予以办理，并将办理经过、办理结果在来文处理单描述清楚并反馈给文员，如果需要报总经理或（副）总裁审核批准的，应及时予以呈报。5、催办：文员按要求及时催办，收到文件办理结果后，应及时向行文单位予以反馈。反馈时必须询问对方是否安全接收，并做好反馈记录。6、建档：文件反馈后，文员必须对收文进行分类建档，并按规定时间移交档案员存档。第七12、条 发文处理程序一、集团发文程序1、起草：集团行政管理中心负责集团发文的拟稿。文件起草完毕后，应填写集团发文会签单（见附件：MJ-XZ-002）2、核稿：行政管理中心总经理应对发文的文字部分进行审核，并根据发文内容提出会签意见；涉及财务数据的应交集团财务中心总经理审核。3、会签：初稿经审核后，由文员根据“会签意见”，传递并跟踪相关部门确认、签字。4、签发：会签结束后，由集团（副）总裁或董事长签署发布意见。5、盖章： 文件经（副）总裁或董事长签署发布意见后，由文员按照集团印章管理办法办理文件盖章手续。6、发布： 文件盖章后，由文员按照文件内容印发到各相关部门并签收；使用邮箱系统发布的，须设置“回13、执”要求；实行OA系统发文的，按系统的具体要求办理。7、建档： 文件发布后，必须进行分类建档，及时交档案员存档。二、各职能部门和各公司发文程序1、起草： 集团各职能部门和各公司发文按文件属性指定经办部门、指定专人起草。文件起草完毕后，应填写发文会签单（参照附件MJ-XZ-002），由经办部门负责人、分管总经理审核。2、核稿： 由行政管理中心负责人、财务中心负责人分别对文字和财务数据进行审核。3、签发： 文件审核后，由集团各职能部门发文由集团（副）总裁或董事长签署发布意见，各公司发文由各公司负责人签署发布意见。4、盖章： 文件经负责人签署发布意见后，由文员按照印章管理办法办理文件盖章手续。5、发14、布： 文件盖章后，由文员按照文件内容要求发布到相关部门并签收。6、建档： 文件发布后，必须进行分类建档，并及时交档案管理员存档。第五章 公文的保密及紧急程度规定第八条 保密等级规定一、公文密级划分为绝密、机密、秘密三级。1绝密级：是最重要的秘密，泄露后会使企业经营安全和合法利益遭受特别严重的威协和巨大的经济损失；2机密级：是重要的秘密，泄露后会使企业经营安全和合法利益遭到重的威协和重大的经济损失；3秘密级：是指一般的商业秘密，泄露后会使企业经营竞争加剧，合法经济利益遭受一定损失或潜伏一定的损失。二、保密文件分类1、绝密：公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级，如尚未公布、立15、项、或付诸实施的项目意向性报告，融资、财务规划方案，总裁级以上高端人事安排等文件；2、机密：公司的公布实施前的工作计划、重要会议记录、报政府机关的请示、报告等；3、秘密：涉及公司人事、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类文件信息。三、密级的确定公文的密级由起草人拟定，由签发人签发文件时确定。第九条 紧急等级规定一、公文紧急程度分为特急、紧急、平急三级。1、特急：是指内容特别重要、紧急，需要立即、优先、限时传递处理的文件；2、紧急：是指内容比较重要、紧急，需要优先传递处理的文件；3、平急：是指内容重要，需要优先于日常事务传递处理的文件。二、处理规定特急件按办文时限完成；紧急件16、当日完成；平急件三日内完成。三、紧急等级的确定公文的紧急等级由起草人拟定，由签发人签发文件时确定。第六章 罚 则第十条 文件承办部门或经办人未按规定收发文及办复或因责任心不强造成文件损坏丢失的，集团行政管理中心和各公司总经办应及时查明原因，并对责任人处以50200元的罚款，造成损失的应赔偿损失；违反本办法其他规定的，按集团/公司相关规定予以处理。印章管理规定第一章 总 则第一条 为规范集团及项目公司各类印章管理，规避营运风险，制定本规定。第二条 本规定适用于集团公司，集团各中心及各项目公司的印章管理。第三条 印章分类（一）公章：是代表集团、各项目公司，用于重大事项内外发文使用的刻有公司名称的印17、章。（二）法人章：是集团及各项目公司法人代表所拥有的刻有法定代表人姓名的个人印章。（三）业务专用章：指集团公司对外财务收支、税务登记、签订合约等业务使用的，刻有本公司名称、法定代表人姓名及特定业务用途的印章，如财务专用章、合同专用章等。（四）部门章：是代表集团各中心，用于重大事项对内发文使用的刻有集团各中心名称的印章；各项目公司下设部门无需印章。第二章 印章的刻制与保管第四条 印章刻制（一）集团及项目公司公章、法人章，业务专用章，由集团行政管理中心填报签呈，经中心负责人、（副）总裁及董事长审批后，由行政管理中心根据董事长意见指定专人持法定代表人签章营业执照复印件到当地公安机关备案，填制刻公章申18、请表（由当地公安机关提供），待公安机关审核后到指定单位刻制。 （二）集团职能部门印章，由部门负责人提出申请，经集团（副）总裁审批，由集团行政管理中心负责统一刻制。第五条 印章保管（一）各类印章刻制后，按“统一建档、集中保管、专人负责、使用”的原则，交由经集团指定的专人进行登记、保管和使用。（二）印章登记须包含：印章名称、数量、颁发部门、日期、启用时间等内容，并在登记本上盖上印模备考。（三）单独设置保险柜保存印章，一组钥匙，由集团指定两人共同负责。一人管理钥匙，一人管理密码。（四）如两人中一人因事休假等原因不在岗时，休假前将本人负责事项交到行政管理中心负责人处代为行使职责。如休班人员为密码保管人19、，则保管人员正常上班后，密码重新更改。登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。交接人员签字，办公室负责人监督交接并签字认可后备存。（五）印章主管两人不得同时休班离岗。（六）印章保管人发生变动时，行政管理中心应及时报请集团指定新的责任人。原印章保管人须在做好交接工作后方可离任，同时保险柜密码须及时更改。第三章 印章的使用第六条 用印程序（一）集团印章，均须经办人填写用印审批单（见附件MJ-XZ-004），经本部门负责人、法务负责人、相关部门负责人、主管领导、（副）总裁、董事长签批后，报印章主管人登20、记，印章主管人用印，用印申请人和办公室主任同时监印；（二）集团各中心印章，参照集团印章用印申请程序使用。（三）各公司印章，须经办人填写用印审批单，经部门负责人、法务负责人、相关部门负责人、分管领导、总经理审批后方可登记、用印（主管人用印，用印申请人和办公室主任监印）。涉及重大招投标、经济合同、工程款支付，向政府部门印发文件的，须报（副）总裁、董事长审批后用印。（四）集团其它制度文件有特殊规定的，从其规定。第七条 在存放印章的房间需加设摄像头，所有印章不得带离房间，加盖印章不得离开摄像范围之外，否则，一经发现，严厉处罚当事人。确需带出集团或公司用印，必须经董事长、（副）总裁或总经理亲笔签审后，由21、印章保管人携带印章与用印人共同外出使用；董事长、（副）总裁或总经理不在等特殊情况下，需按印章使用程序签批，电话呈请董事长、（副）总裁或总经理同意后，由印章保管人携带印章与用印人共同外出使用。事后印章保管人应督促用印人补办签批手续。第八条 用印登记由印章保管人按照不同印章分别登记印章使用登记表（见附件MJ-XZ-005），具体登记项目有：用印时间、编号、部门、内容、数量、经办人姓名、批准用印人姓名及盖印人姓名等。 第四章 印章的使用范围第九条 集团公司和各项目公司公章、法人章、财务专用章、合同专用章等在工商、公安部门进行登记备案的印章按本办法规定程序对外使用。集团职能部门印章按本规定程序对内使用22、，一律不得超出集团及下属各公司范围给第三方使用。如确需使用，须经董事长批准，但仅限于文件签收，不得对合同、债务、担保承诺，不得用于劳动招聘、招标、签证、招商等。第十条 集团公章用于对外宣传、联络、协调、对外报送材料以及对内、对外发文，不得在任何对外经济业务往来性质的材料上使用。第十一条 各公司公章的使用范围：（一）用于对内、对外发送的公文、财务报表；（二）对外签订的各类合同；（三）向工商、税务、统计等行政主管部门报送的有关材料；（四）对外联络、宣传、协调及经济、业务往来的相关材料；（五）董事长、（副）总裁批准的其他用途。第十二条 财务章的使用范围：（一）财务专用章仅限于对外开具收据以及支票、汇23、票等银行票据；（二）发票专用章仅限于对外开具发票。第十三条 合同专用章仅限于公司依据合同管理办法规定对外签订的各类经济合同，及依据劳动合同法规定内部用工签订的劳动合同及相关协议中使用。第十四条 公司法定代表人印鉴的使用范围：（一）财务部门对外出具支票、汇票等银行票据；（二）公司法定代表人履行职责；（三）公司有关报表及对外报送材料上需法定代表人签章的；（四）其他经董事长批准的用途。第十五条 印章不得在任何非工作性质的材料、空白纸张、空白介绍信以及没有经济往来依据前提下签发的收条、收据、发票等财务资料上使用。第十六条 未经董事长或总经理书面同意，印章不得做以下用途：（一）在为集团和公司以外的其他任24、何公司、组织、个人出具的设有担保、抵押、质押等经济责任的合同或资料上使用；（二）在为非集团和公司员工开具的有关介绍信、证明等材料上使用；（三）在其他单位和个人以要约或要约邀请形式出现的宣传图纸、订单等具有经济往来性质的文书上使用；（四）其他非本章规定的印章使用范围。第五章 印章的封存、遗失第十七条 印章的封存集团各中心或公司因名称变更或机构撤销时，其所刻制的印章相应停止使用，交由集团档案室封存。第十八条 印章的遗失印章遗失时，由该公章管理人填写签呈，呈董事长核签后到公安机关备案，必要时按董事长指示在报纸刊登遗失声明，印章管理人同时按第四条规定刻制新印章。第六章 其他规定第十九条 用印批准人必须25、严格履行职责，按照印章使用规定，做好对用印材料的审核工作。第二十条 行政管理中心印章保管责任人应在每月日前将上月受理的用印审批单进行整理、装订后，并存档。各公司用印审批单须于每月5日汇总上报集团行政管理中心办公室备案。第二十一条 印章使用人必须按程序履行相关手续，印章保管人在手续未完备前不得加盖公章。第二十二条 正确盖章，不重盖，不漏盖，多页文件须加盖骑缝章。第二十三条 所有盖章文件，须按照档案管理办法，留存一份原件归档，不能留存原件的须复印后归档。第七章 罚 则 第二十四条 印章保管部门负责人要定期或不定期检查印章保管责任人在用印过程中履行职责情况，对违规用印情况一经发现立即从严处理，处以526、0200元罚款，并视情节轻重给予降薪、降级直至开除的处分。给集团造成经济损失的，由其与相关责任人共同赔偿。 第二十五条 印章使用批准人违反本规定批准使用印章，给集团造成不良影响或经济损失的，按有关规定予以处罚，并责令其赔偿损失。第八章 附则第二十六条 本规定由集团行政管理中心负责解释，自下发之日起执行。中博、齐齐发印章管理规定、博展印章管理制度同时废止。档案管理办法第一章 总 则第一条 为加强档案管理，确保档案的完整和安全，逐步实现档案管理规范化、现代化，更好地服务于集团公司的各项经营活动，根据有关法律法规，结合集团公司实际，特制定本办法。第二条 档案是集团和各项目公司在各项经营管理活动中形成27、的具有保存价值的全部文件、材料的总和，包括文件、合同、证照、报表、凭证、账册、录音、录像、光盘、图片、实物、图纸、技术资料、电子文件、图书、报刊等所有档案。第三条 集团行政管理中心是集中、统一管理档案的机构，负责收集、整理、保管集团所有的档案以及各项目公司相关档案，并利用档案为集团的经营管理服务。第四条 各项目公司档案统一由各项目公司总经办存档管理，每年第一季度完成上年度档案归档工作，并向集团行政管理中心报送档案目录（含电子版）；集团职能部门档案按归档时间要求定期向集团档案室移交。第二章 立卷归档第五条 各部门（以下均指集团各职能部门以及各项目公司下设各部门）报经总经理、（副）总裁、董事长审批28、的材料，由专职秘书登记后原件转交档案室整理归档；用印、传真材料（复印后归档），由专职人员登记后原件转交档案室整理归档；在工作中形成的其它各类文件、材料必须统一归档，定期向集团或项目公司档案室（以下提及档案室均指集团或项目公司档案室）移交，任何人不得据为己有。第六条 各部门应指定兼职档案员负责本部门应收档案资料的收集、整理与归档（参照文件归档范围及不归档范围,附件MJ-XZ-006），应积极主动地将本部门档案收集齐全，随时掌握各类信息，经常督促经办人员及时移交手中的资料，按时向档案室移交。第七条 档案的收集与归档时间要求：（一）财务档案由财务部门保管上一年度的档案，隔年的财务档案由财务部门按年度29、分类登记、编制目录和移交清册，按规定时间及时移交同级档案室（集团档案室或各项目公司总经办，财务档案实施细则依据会计档案管理办法执行)。（二）人事档案由人事部门自行归档管理。（三）工程类所有资料，应在产生时报送档案室管理，图纸等不能及时归档的应在产生后在档案室登记备案，每月定期汇总、移交档案室归档。如确因频繁利用不能按时归档的应办理借阅手续。（四）合同类档案按照合同管理办法设立合同登记台账，在每季度末进行汇总，将汇总表和合同在下一季度的十日内移交至档案室（各职能部门合同签订完毕后应立即移交集团档案室），对于未履行完毕且履行期限较长的合同，各部门在移交归档时应留复印件备查。 （五）外出参观学习、考30、查和参加各种会议的员工回公司后三天内将有关会议文件、声像资料等移交档案室。（六）各类招商、广告宣传、营销策划等活动，应在活动结束后三天内由主办部门负责将有关图文资料、声像、照片等移交档案室。各期内部刊物、DM单及刊登集团或公司新闻、软文的社会报纸应一式十份存入档案室。（七）各种对外报表、公司设立、变更、年检的上报材料及各种证照原件、荣获的奖牌、荣誉证书等在办理完毕后三天内由经办人及时交档案室归档。（八）各部门的发文按照公文管理办法，将签发文稿原件、印本及附件、公文会签单，公文签收单等在发文后及时归档；各部门接收外单位文件应建立来文登记记录，原件交档案室存档，复印件传呈处理。处理完毕后，连同文件31、处理单（附领导批办意见）一齐交档案室归档。（九）各项目公司召开会议形成的会议记录，具有一定的保存价值和保密性，应有专人保管，年终统一交档案室归档。（十）新购设备、仪器等固定资产和低值易耗品在拆箱时，应有资产管理人员参加，对随机配备的图样和说明书以及调试安装过程中的技术性资料，由资产管理人员登记验收后方可领用，并在设备正常运转三个月内由经办部门或领用人负责将相关资料移交归档。（十一）审计和督察档案由督察部保管上一年度的档案，隔年的档案由督察部按年度分类登记、编制目录和移交清册，按规定时间及时移交至集团档案室（档案内容按审计和督察相关规定执行）。（十二）其他档案资料由集团职能部门、各项目公司分类整32、理后在每年第一季度内送交集团档案室或各项目公司总经办存档，完成上一年度档案归档工作。第八条 各项目公司应向集团公司档案室移交的档案及要求：（一）荣誉证书、奖状等复印件；（二）营业执照、组织机构代码证、法定代表人证书复印件（每年年检或变更后均应提供）；（三）公司章程、股东会纪要、验资报告（含每次变更资料）；（四）各地关于项目的优惠政策、政府会议纪要、市级以上领导对公司及项目建设与管理方面的政策批示、项目可行性研究报告、项目立项批复、开工批复复印件；（五）各地有关项目的工程规划许可证、施工许可证、土地出让合同、土地证、房屋预售许可证复印件；（六）各地关于项目宣传画册原件、新闻媒体宣传资料原件、光盘33、DM单、报刊等（一式十份）；（七）各地举办项目奠基、开业、新闻发布会等大型活动的照片、光盘、领导发言稿及筹备策划的相关文字资料；（八）省级以上领导视察参观项目的照片；（九）以上范围内的档案由各项目公司档案管理人员负责按归档时间要求收集，在收集到档案后一个月内向集团档案室移交。第九条 文件材料归档的要求和手续：（一）各项目公司档案管理人员应严格按照文件归档范围及不归档范围移交归档文件，并按档案分类类目与保管期限表（见附件MJ-XZ-007）正确划分保管期限，加盖归档章。（二）各类文件、材料归档一式一份，比较重要的和调用频繁的文件应适当增加归档份数。（三）归档文件严禁采用字迹耐久性差的铅笔、圆珠34、笔书写，应用黑色或蓝黑色钢笔书写。（四）各部门归档的文件材料要用原件，没有原件以复印件代替时，要注明原件去向。（五）各部门负责人应负责督促本部门文件移交归档，并对材料的完整性进行审核签字，杜绝归档范围内的文件材料在部门或部门负责人手里截留。（六）归档文件必须在办理完毕后及时移交，需频繁使用延期移交的，不得超过次年第一季度末。（七）各部门在移交档案时应填写移交清单，由部门负责人对移交资料予以确认签字，档案室接收人员按照清单逐项验收，在确定无误后予以接收，交接双方在移交单上签字，移交单一式两份，双方各执一份。第十条 员工在内部进行岗位调动时，人事部门应及时通知档案员，将其在原岗位经手的文件交接完毕35、和借阅的资料归还后，方可办理调动手续。第十一条 员工离职前，应将本人保管的所有文件、材料与接收人办理书面交接手续，并报档案室备案，档案管理员在离职会签单上签字确认。第三章 档案的管理第十二条 档案管理员应按照统一的分类编号办法，认真编制检索目录，促进迅速、准确地查阅档案。（一） 文件目录的索引号编制办法（见下页示意图）（二） 根据存档文件类别，对各文件柜进行编号，以对应相应的文件存放位置，便于根据相应目录索引号进行检索。索引号编号说明：（三） 1文件类别编号：按文件的所属部门拼音缩写编号，如人事资料RS，工程资料GC，财务资料CW，销售资料XS等，放入固定的文件柜中； XXXXXXXXXX 文36、件盒编号 文件期限 文件性质 文件柜编号 文件类别编号文件目录索引号编制示意图2 文件柜编号：按各类别文件柜顺序编号，如1号柜为01，2号柜为02；3文件性质：包括各种文书（签呈、制度执行细则等）WS、合同HT、统计表格TJ等；4 文件期限：包括永久Y、长期C、短期D；5 文件盒内文件按照部门需求编号：1，2，3.（二） 文件的存档规范1制作文件柜标签贴：由策划部统一设计标贴的规范模式，标签贴文件柜编号、注明文件类别编号、文件盒编号范围，文件柜标签贴统一贴于文件柜右上角离柜边2CM地方；2整理案卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。使之厚度适宜，控制在1cm37、至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。 3文件盒中应注明文件资料的编号范围，该范围填写在文件盒侧边栏及封面正中间，单个文件盒内专属文件不超过20份；4文件盒中文件目录，另外填写档案目录表并建立电子检索目录，档案目录表存放于文件盒中第一页，并实时更新，电子检索目录应即时更新。（三）文件存档流程1文件在存档过程中，先由经办人根据文件类别填写文件归档记录表，以便确认文件归档情况；2档案管理员接收档案后，根据纸质表单填写电子表文件归档记录表，之后将确定存档期限，对全部文档按照“年度 机构 期限”进行分类，编制页码等对该文件进行编号，按文件类38、别填写电子表档案目录汇总表，注明文件编号、存放地点、原（复）件、归档日期、归档人等；3文件归入相应的档案时，在该文件盒（袋）中填写档案目录表，便于随时翻阅；第十三条 档案案卷装订前，要去掉易锈蚀的装订品，用线绳或不锈的材料装订。文书档案整理归档时，可在每件文件左上角或左侧装订，便于复印和扫描。第十四条 出入档案室的档案，应进行仔细清点和登记，重要及绝密档案应放入保险柜，在专门地点保存。第十五条 档案员应认真做好档案的安全工作，经常检查档案管理状况，对破损的图纸和变质的文字要及时进行修补和复制。第十六条 档案员应定期对档案清理核对，做到账实相符。第十七条 对重份及无保留价值的资料，应编写清册，由39、部门签署意见，经集团行政管理中心总经理（总经办负责人）签字核实后，报总经理批准，集中统一销毁，销毁时应派专人监销（两人以上），销毁后应在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并由监销人签名。第十八条 严禁各部门将不属于归档范围内的图纸、表格等资料移交至档案室。第十九条 行政管理中心（总经办）对各部门档案立卷归档情况进行经常性的检查，督促各部门做好档案的收集与归档工作。集团行政管理中心定期对各项目公司的档案工作进行抽查（每年不少于两次），发现问题及时敦促落实整改，并指导、培训各项目公司的档案管理工作。第二十条 本单位人员非因工作需要不得随便进入档案室，外单位人员一律不准进入档案室（领导陪同参观40、除外）。第二十一条 档案室要做好防盗、防潮、防霉、防光、防鼠、防虫、防高温等防范工作。第二十二条 档案室内严禁烟火，严禁携带易爆易燃物品进入档案室，电器和电器线路均应按安全规范设置，以防事故发生。 第四章 档案的微机管理第二十三条 各类档案立卷归档后，应在微机档案管理系统中建立完善的目录体系，录入时按件号、盒号、柜号及档案题名录入系统，便于检索和查找。第二十四条 档案管理员每个月10日前应将上月所有输录的电脑档案资料拷贝到服务器上进行数据备份，重要数据及时备份，以防数据意外丢失。第二十五条 重要档案或查找频繁的档案除录入目录外，还应录入要点和提纲。第二十六条 档案录入应遵循随时录入和定期录入相41、结合的原则。各类证照、荣誉证书等不需装订的档案随到随录；其他档案装订归档后定期录入。第二十七条 档案管理系统应设置密码，档案管理员离开电脑时应及时退出系统，防止他人进入档案系统，造成数据丢失。第二十八条 录入的档案数据应定期核对，进行必要的补充或更改，做到账实相符。第二十九条 系统内的文件发生异常，应及时报告计算机管理人员，以防止电脑病毒及其它机器原因造成档案资料的不完整。第三十条 在集团OA系统中形成的各种需要归档的电子文件，参照OA管理办法中的有关流程处理。第五章 档案的借阅第三十一条 员工因工作需要查阅档案的，须在档案室查阅；需要相关资料的由档案员提供复印件；确因需要借阅档案的，应办理借42、阅手续，方可借出。第三十二条 借阅档案必须严格履行登记手续，在档案借阅登记表（见附件MJ-XZ-008）上详细填写案卷内容、编号、使用期限和借阅目的，并按期归还。第三十三条 涉密档案的借阅一、涉密档案范围1、集团及各中心、各公司（下同）重大决策中的秘密事项；2、尚未付诸实施的经营战略、经营方针、经营规划、经营项目及经营决策；3、内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、重要会议记录；4、财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；5、所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；6、员工人事档案、工资性、劳务性收入及资料；7、公文管理办法中规定的涉密文件8、其它经集团或公司确定应当保密的事项。二、调阅43、涉密档案，须经（副）总裁（总经理）同意，报董事长批准后方可提供，并按以下要求办理：1、绝密：绝密文件只能印制一份，由档案员送有阅文资格的人传阅后归档；2、机密：机密文件按审阅人数印制，阅完后由档案员收回归档；3、秘密：秘密文件按审阅人数印制，阅完后由阅文人妥善保管，原件归档。第三十四条 档案每次只能借阅一件，再次借阅时必须将上次所借的归还。确因工作需要一次借阅数本的，经集团行政管理中心总经理（总经办负责人）批准后，方可借阅。第三十五条 借阅者不得借阅与本部门业务活动、工作内容无关的资料，非工作需要不得借阅其他部门的任何档案。第三十六条 涉及到价值较高的财产证件，如土地使用证、房产证，借出抵押时44、应报集团（副）总裁同意，董事长批准后方可借出。第三十七条 外单位需要借阅公司图纸、技术资料时，应持单位介绍信，并经对口部门领导批准，经(副）总裁(各公司总经理)同意，报董事长批准后，方可借阅。严禁任何部门或个人未经批准私自代外单位复制档案。第三十八条 银行、税务部门查账需调阅财务档案时，应经集团财务中心总经理、各公司财务部经理同意，报(副)总裁、董事长批准，由财务人员办理借出手续，使用完毕后及时归还。第三十九条 任何员工不得将档案借出后带回家。第四十条 档案借阅期间，借阅者应对档案的完整和安全负全部责任，不得擅自将档案转借，不得在档案上作任何标记和涂改，更不得将档案损坏甚至丢失。第四十一条 档45、案借阅期限：（一）文档：一周；（二）财档：三天；（三）图纸：三天；（四）其他类：半个月。如借阅期满，仍需继续使用，应先将其归还，再办理续借手续。第四十二条 档案管理员应掌握档案的借出情况，督促借阅者按时归还。第四十三条 档案员收回借出档案时，应对案卷数量和卷内文件情况进行仔细检查核对。第六章 档案的复印 第四十四条 本集团、本公司人员因工作需要复制一般文件材料时要经行政管理部门负责人审批；复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人、行政管理部门负责人同意；复制涉密档案材料（公司会议记录、财务资料、报政府请示报告等）须经集团行政管理中心或项目公司负责人审核，（副）总裁同意，报董事长审批后46、方可复制借阅。第四十五条 外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经集团行政管理中心或项目公司总经理审核，集团（副）总裁同意，报董事长批准后方可复制。第四十六条 一、复制档案，档案管理员须及时进行登记。档案复印登记表（见附件MJ-XZ-009）二、密级以上的档案属受控档案，文本加盖受控章，受控档案复印件仅能用于登记的借阅目的，如擅自改动另作他用，员工在办理公司相关事宜时，对外呈报的公司复印件必须加盖档案使用章（表明作何用途、有效期为多少时间），加盖后的复印件方可生效。如因未加盖公司档案使用章的复印件对外使用后对公司产生损失，公司将追究借阅人和当事人的法律责任并给予一定的经济处罚。三、加47、盖档案使用章后的复印件再次复印视为无效，一经发现，公司将视情节轻重对复印人和使用人予以罚款。第七章 罚 则第四十七条 违反第七条和第八条规定未及时移交档案的每次处以当事人50-100元罚款；第四十八条 携带烟火进入档案室并不听劝阻的每次处以当事人20元罚款；第四十九条 违反第三十八条将所借保密档案私自带出公司的，每次罚款100元。第五十条 违反第三十九条规定对借出档案进行涂改的，或造成档案缺损的，予以50-200元罚款，遗失档案的，罚款50200元，并赔偿由此造成的损失，情节严重的，予以辞退。第五十一条 档案员违规罚则：（一）对档案管理系统未设置密码，或离开电脑时未及时退出系统，造成他人进入档48、案系统的，每次处以20元罚款。（二）未按规定履行借阅手续档案员借出档案的，发现一次，对其处以20-50元罚款。（三） 档案员对收集的档案未及时整理、分类造成档案任意堆放、查找困难的处以罚款每次处以20-100元罚款。（四）档案员管理不善造成档案缺损或遗失的，视影响程度，每次处以50200元罚款，并赔偿由此造成的损失，后果严重的，予以辞退。第八章 附则第五十二条 本办法由集团行政管理中心负责解释，自颁发之日起执行。中博、齐齐发档案管理规定、博展文件、资料归档管理制度同时废止。证照管理办法第一章 总 则第一条 为做好集团公司证照办理，加强证照使用管理工作，依据公司法、公司登记管理条例制定本办法。第49、二条 本办法所指集团总部和各项目公司证照包括：营业执照、经营许可证、组织机构代码证、法定代表人证、资质证等。第二章 证照管理第三条 集团行政管理中心办公室负责集团总部证照的管理；各项目公司的证照由各项目公司总经办负责管理；所有证照及办证相关资料必须存放在档案室集中管理。第四条 集团行政管理中心指定专人负责承办证照申办、变更、年检、注销等工作, 并负责与证照管理部门的沟通协调，及时办理证照及年检工作。 第五条 公司设立、变更、和注销登记等工作涉及法律事务的，应由法务员审核，并协助办理。第六条 档案管理员负责公司登记、变更登记、公司注销、证照年检资料及证照（正、副本）的管理，并登记存档。各项目公司50、档案管理员应按档案归档时间要求将有效证照复印一份寄集团公司行政管理中心办公室存档.第七条 公司证照不得伪造、涂改、出租、出借、转让。第八条 因工作需要借阅、抄录、携带、复制公司证照及相关档案资料的，按档案管理办法规定手续办理。第九条 公司证照更换或被公司登记机关收回、扣押的，档案室应予以登记注明原因，并预留复印件备查。第三章 证照年检第十条 营业执照年检。每年在规定的时间内1月1日至3月15日接受年度检验，并提交年度检验报告书、年度资产负债表和损益表、企业法人营业执照副本。特殊情况可与工商部门协商并申请延期审检。第十一条 经营许可证（资质）年检。按照经营许可证（资质）办证部门规定时间年检，并提51、交年检文件。第十二条 组织机构代码证年检。填报组织机构代码年检登记表，提交组织机构代码证正、副本。第十三条 法定代表人证书年检。每年营业执照年检时持法定代表人证书在登记机关进行年检。第四章 罚 则第十四条 办证人员及相关人员在办理证照中提交虚假证明文件，造成经济损失的，由当事人赔偿经济损失，情节严重的，追究其法律责任并给予除名。第十五条 未按时办理年检登记，受到年检登记机关处罚的，属于经办人员过失的，由经办人员承担相应经济处罚，并处以50100元罚款。第十六条 因管理不善，造成证照遗失的，当事人应赔偿补办证照相关费用，并按档案管理办法有关条款处罚。资料报送、接收管理办法第一章 总 则 第一条 52、为加强集团公司资料管理，规范员工在资料报送、接收中的职务行为，严格资料报送、接收的程序要求，确保资料报送、接收工作合法、真实、完整和及时，规避因资料报送、接收工作不当给集团经营管理带来各种风险，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团各职能部门、各公司所有对外资料的报送和外部资料的接收工作。 第二章 资料报送、接收的管理第三条 对涉及合同当事人双方法律行为的文件、协议，公司对外经济活动的重要文字、图纸等依据，以及作为财务结账、收款的重要凭据等，均为集团资料管理的范畴。第四条 需报送和接收资料的政府行政主管部门主要有计划行政主管部门、土地行政主管部门、房产行政主管部门、财政行政主管部门、公安消防部53、门、交通行政主管部门等。经办人员应保持与有关部门的工作联系，及时做好有关资料的报送和接收工作。第五条 凡涉及与企事业单位之间的合同资料，须以合同协议为依据，及时、准确地进行报送和接收。第六条 报送、接收的资料主要包括：一、工程建设过程中的申请资料、批复文件、行政主管部门颁发的证照、与此有关的会议纪要等；二、房屋租、售过程中的商品房预售许可证，商品房租（售）合同以及涉及双方合同行为的一切资料；三、涉及工程勘察、设计、施工、监理、维修合同、材料采购、（买卖）合同、保管合同等涉及双方合同行为的一切资料；四、涉及到经营管理的对外数据资料；五、报送和接收的文件及其它资料。第三章 资料报送、接收的程序第七54、条 集团行政管理中心办公室、各公司总经办为资料报送和接收的归口管理部门，并指定专人负责资料的登记和分发，严格执行资料报送、接收的程序。第八条 对外资料报送的程序一、经办人员应根据不同资料的具体要求，如实填报相关内容，对涉及多个部门填报的资料，各部门应积极配合，准确提供资料的相应内容，并报请有关领导或部门核准。对事关集团文字表述的重要资料，由集团行政管理中心总经理审核；对涉及集团财务、涉税方面的重要数字资料，由集团财务中心总经理审核。二、经办人员对已由相关部门领导核准的文件资料，交公司或职能部门总经理审批，报集团（副）总裁、董事长审签批后，方可向外单位报送，如需盖章，须根据集团印章管理办法中规定55、的使用权限和流程加盖印章后向外单位报送。三、集团行政管理中心总经理、财务中心总经理以及各公司、各部门总经理应认真核准报送资料的有关内容，在确认无误或对相关部门提出的修改意见达成一致后方可签章。四、集团对外往来中的一切对外书面资料，须由被赋予岗位职责的经办人本人送达，并对书面资料的准确性负责。如发生其它任何无职责行为个人签字证明或确认行为的，仅代表其个人行为，由此给集团或各公司带来的全部责任，均由行为个人承担，集团或各公司依据国家法律法规规定或公司内部依法制定的有关制度追偿当事人所造成的一切损失。第九条 外来资料接收的程序1、经办人员须认真审查外来资料的来源是否符合实际，签章手续是否完备，资料的56、内容是否完整、真实，对不符合要求的资料应拒收，直到对方进行相应的补充后再予签收。2、在经营管理活动中，任何一方送达的须我方证明或确认的一切资料（包括合同各方之间的申请、批准、确认、同意、决定、核实、通知、任命、指令或表示同意、否定等书面资料），我方工作人员必须对照工作职责范围和发生经营管理活动所依据的合同、规章制度及相关法律法规的规定，认真审查核实，并报上一级分管领导同意后，方可签收。第四章 资料报送、接收的要求第十条 如合同一方要求另一方对其提供的书面资料内容进行确认的，双方同意以共同协商并签订确认书的形式进行确认，确认书内容按合同管理规定审批，并作为合同附件管理，对双方发生法律效力。第十一57、条 相关资料的经办人和审批签章人员，应按各类资料报送、接收的期限和程序，确保资料的内容真实、准确、有效，严把资料接收、登记、签收的出入关。第十二条 经办人员要妥善保管好文书、批复件、租（售）合同、图表、传真件、预决算资料、合同流转单等往来资料，不得随意出借、销毁，以及时为财务收款、对账决算、法律诉讼等提供完整的资料凭证。第十三条 对报送、接收的资料，经办人员必须按时间顺序和不同类别进行编码并建立相应的电子台账，全面掌握报送、接收资料的履行期限及相关要求，要分清轻重缓急，条理清晰、分门别类地做好报送、接收、回收、归档工作。第五章 附 则第十四条 未正确履行上述职责要求，对责任人处以50200元的58、罚款，造成经济损失的应赔偿损失；因工作麻痹大意、履行职责明显不当，给集团或公司造成重大损失的，在责任人赔偿损失后应对其进行待岗培训、辞退直至开除处理。固定资产、低值易耗品管理办法第一章 总 则第一条 为规范固定资产、低值易耗品的管理，提高资产利用效率，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团总部和各项目公司所有固定资产、低值易耗品的管理。第三条 固定资产：指单价在2000元以上，使用年限在两年以上的各类房产、车辆及办公设备等非生产经营性资产。第四条 低值易耗品：指单价在2000元以下的可重复使用的实物资产，如办公桌椅、电话、计算器、电扇、工（器）具等。第二章 资产的购置第五条 购置规定一、固定资59、产和低值易耗品的采购责任部门为集团行政管理中心办公室或各公司总经办（以下统称行政管理部门），需要招标报集团造价采购管理中心；二、遵循“专项申请，统一购置”和“调剂为主、购置为辅”的原则进行采购。三、采购办法分为比价议价采购、招标采购二种。单次采购物品总价值2000元以下的适用比价议价方法采购;单次采购物品总价值2000元以上适用招标采购。第六条 固定资产、低值易耗品购置程序：一、申请购置固定资产、低值易耗品，须填写购物申请表，由部门负责人、分管领导、总经理签署意见，经有资金审批权限的领导批准后，购物申请表交至同级行政管理部门资产管理人员。二、行政管理部门资产管理人员根据现有资产状况，对购物申请60、表予以确认，并报本部门负责人审核。属于内部调剂的，由资产管理人员直接配备；属于经批准需购置的固定资产，要求按照“货比三家”的原则进行询价议价，或招标方式采购。重复购置同类同型号固定资产，一个月内可参照前次询价结果，通知送货前应电话了解一个市场行情是否有大的变动，如有变动需重新询价。三、单价50元以上（含）且单次购置总价达500元以上的低值易耗品参照固定资产询价采购方式购置；如单次购置总价500元（含）以内，单价在50元以下可以通过选择信誉好、质量优的供货商按前次询价结果送货，通知送货前应电话了解市场行情是否有大的变动，如有变动应重新询价；如单次购置单价在50元以下不常用的或零星物品，可以采取议61、价的方式购置。四、询价结果由行政管理部门负责人按“最合理性价比”审核并提出采购意见后，交集团督察中心或各公司督察部（以下统称督察部门）核实，确认无误后，将表交至资产管理人员；若不合理要进行再次询价和核实，合理后由资产管理人员予以采购；五、申请采购部门、资产管理人员对所采购的设备或物品必须依据购物申请表进行验收，对技术要求较强的设备，必须邀请相关技术人员参与验收；验收合格后，各方验收人员均应在相关单据上签字，并办理登记、入库手续，由资产管理人员建立固定资产、低值易耗品明细账，建立详细的纸质和电子档案，每月初整理上月电子档交至档案员处由其刻盘存档。六、由资产管理人员或仓库管理员通知申请人领取物品，62、办理出库手续，同时更新固定资产、低值易耗品明细表以及“中心/部门/个人资产卡账”。七、固定资产、低值易耗品购置发票报销时必须有采购人、验收人、审批人签字，财务人员方可报销付款，并登记账簿备查。第三章 资产的管理与维修第七条 集团对资产（以下均含低值易耗品）的管理，实行“统一领导，分级管理，责任到人”。集团行政管理中心办公室资产管理人员负责集团总部和各公司的资产管理工作，各公司行政管理部门资产管理人员负责本公司的资产管理工作，集团的其它各职能部门、各公司其它部门均应指定专人兼职负责本中心（部门）的资产管理工作，对本中心（部门）有关财产进行管理、检查，并及时向本部门负责人和行政管理部门资产管理人员63、汇报有关财产的管理情况，集团行政管理中心可随时安排专人抽查各中心、各公司资产管理、使用情况。第八条 行政管理部门资产管理人员（行政专员）根据每个员工的资产及低值易耗品领用情况，设卡建账立档，一人一档。资产领用时，领用人应在个人固定资产、低值易耗品使用登记表上签字登记；对共用资产、低值易耗品由部门负责人签字领用，在部门固定资产、低值易耗品使用登记表上签字确认。领用人再次领用同一资产或低值易耗品时，应以旧换新。第九条 资产管理人员负责资产及使用情况的日常管理，每月定期检查资产的使用和维护情况，并对库存的资产进行盘点，更新固定资产、低值易耗品库存明细表；各中心/部门资产管理人员对本中心/部门资产进行64、日常管理，由资产管理人员（行政专员）进行抽查，查出问题追究相关负责人的责任。每年年底组织资产盘点，财务部参与，并与行政管理部门核对当年资产购置及账目情况。各公司盘存结果报集团行政管理中心备案，集团安排专人进行抽查。第十条 资产使用人应按规范化要求操作，对实物进行经常性保洁，检查实物的安全使用状况。第十一条 凡资产出现损坏时，使用人应及时向资产管理人员报告，严禁自作主张，擅自处理。资产管理人员接到报告时，必须即时组织相关技术人员，查明损坏原因，界定相关责任，提出处理意见。第十二条 资产维修程序（房产维修按工程维修管理办法办理）：一、资产发生损坏时，使用人应填写资产维修申请表，报资产管理人员；二、65、资产管理人员根据资产维修申请表，进行现场检查、分析，找出原因，界定责任，提出维修意见；三、损坏责任界定后，如需一定费用，资产管理人员必须将结果报本部门负责人审核，经有资金使用审批权人审批后维修。四、维修完毕后，由使用人签字确认，资产管理人员做好维修记录。五、公司购置的固定资产和低值易耗品，出现损坏需要维修时，在质保期内的找商家维修。已出质保期，并且同类型数量较大的固定资产和低值易耗品，如办公桌椅、档案柜、空调等设备，可以选择信誉好、维修质量高的单位，签订维修协议，时间最长为三个月，协议期满前，进行抽查比价，并比较服务质量后，重新确定维修单位。其他单次维修费用在50元以下的，公司资产管理人员可以66、在报本部门负责人同意后，按议价方式找维修单位予以修理。第十三条 资产使用人无论属于何种因素离开现在岗位时，均须与资产管理人员（行政专员）办理岗位资产移交或归库手续，如有资产要更换使用人，交接人和接收人双方必须到资产管理人员（行政专员）处办理转移手续，双方签字确认，严禁资产在未办理任何手续的情况下随人转移。第十四条 资产出现闲置时，资产管理人员应予以调剂或收回。第十五条 凡利用不上或使用成本大于利用价值的资产，资产管理人员应及时提出处置意见，由财务部门签署账面净值后报（副）总裁批准，由集团行政管理中心办公室（公司总经办）根据批准意见，组织相关人员参照物资管理制度中报废物品价让程序办理。第四章 罚67、 则第十六条 资产在使用过程中遗失或被人为损坏的，由责任人照价赔偿，查不出责任人的，由领用人赔偿。第十七条 各级资产管理人员因工作失职，未将资产保管责任落实到使用人的，处以50元以内罚款；因上述原因造成资产遗失，查不出责任人的，由资产管理人员照价赔偿。第十八条 本办法规定的所有资产，使用人不得侵占、私用，违者按购置价的5倍罚款；资产使用人换岗时，在未办理任何手续的情况下将资产随人转移的，每次罚款50元。第十九条 未经批准，擅自购置本办法规定的各类资产，财务不予报销，并对责任人处以50-100元的罚款。 第二十条 因资产管理人员管理不善造成资产损失的，应由其负责赔偿，同时处以50-100元的罚款68、；虽未造成损失，但台账登记混乱、账实不符的，对其处以50元以内的罚款。第二十一条 因使用人未经资产管理人员，私自将资产转移，造成资产损坏或遗失的，对原使用人和现使用人处以50-100元罚款，丢失的要原价赔偿；没有经资产管理人员私自转移资产，被抽查发现的，处以50元以内罚款。办公用品管理办法第一章 总 则第一条 本着节约资源的原则，为规范办公用品管理，合理控制办公成本，特制定本办法。 第二条 本办法适用于集团总部及各项目公司所有办公用品的管理。第二章 办公用品的购置第三条 办公用品实行统一采购、统一配置。集团行政管理中心办公室和公司总经办（以下称行政管理部门）负责。第四条 员工领用日常办公用品的69、范围：硬面抄、软面抄、记事本、便笺、复写纸、墨水、印泥、大头针、回形针、文件袋、文件夹、橡皮、透明胶、订书钉、涂改液、铅笔、订书机、中性笔、中性笔芯（黑色或红色）等。中性笔在人员入职时一次性提供两只，之后只可以申请中性笔芯。钢笔、圆珠笔由员工自备。第五条 办公用品购置原则：先调剂，后购买。采购时按计划采购，尽量保持最低库存，不得形成库存积压。第六条 行政管理部门有权拒绝不合理的办公用品申购。第七条 办公用品购置程序：一、集团各中心文员根据工作实际需要，统计并拟订下周办公用品申购计划，于每周二交至资产管理人员（行政专员）处。如每周二仍未及时将计划上报的，视同本周无需求。各项目公司可视实际情况按月70、申请和采购办公用品。二、办公用品申购计划，应经部门负责人审核签字，行政管理部门分管领导审批后，报行政管理部门资产管理人员（行政专员）。三、资产管理人员（行政专员）根据各部门上报的办公用品申购计划，核对前期领用和库存情况，拟订下周办公用品购置计划，并在24小时内报本部门负责人审核，经有资金使用审批权的人批准购置到位。四、常用办公用品的采购每年度可以通过 “货比三家”的原则确定信誉好、质优价廉的供货商，此过程需督察中心介入，核实情况属实。约定保证供给质优价廉的办公用品，并定期（至少一季度）进行抽查比价，同类产品按最低价每季度结算一次，严重违背合同约定的中止其供货商资格。五、供货单位确定后，行政专员71、应将办公用品购置计划复印贰份，原稿留作自己存档，一份复印件交采购人员予以采购，另一份交财务备案。第八条 办公用品购回后，采购人员须将实物及票据同时交资产管理人员（行政专员）办理验收、登记、入库手续，进行入库数量登记，建立明细档案，参与验收工作的资产管理人员（行政专员）在票据上签字确认后，方可履行报销手续。第三章 办公用品的领用和管理第九条 资产管理人员（行政专员）依据各部门的办公用品申购计划，在月初进行集中登记发放，填写领用登记表，做好发放数量、库存数量核对登记，并将发放登记表复印一份交财务备案。第十条 新员工入职时，由资产管理人员（行政专员）按新员工办公用品配备一览表（见附件MJ-XZ-0172、3）配备办公用品，计算机、固定电话配置须按相关等制度办理报批手续。第十一条 员工离职前应到行政管理部门将可继续利用的办公用品办理移交手续，由资产管理人员（行政专员）签字确认。第十二条 员工进行集团或公司内部调动时，办公用品原则上随员工转移，对于新的岗位不需要的办公用品，应与接替自己岗位的员工办理移交手续或交回资产管理人员（行政专员）。员工在集团与公司，或公司间调动时，办公用品移交手续参照第十一条规定办理。第十三条 对于属耐用性质的办公用品（如文件栏、文件夹、订书机、剪刀等）应视同低值易耗品，实行一人一档管理，员工在个人固定资产、低值易耗品领用登记表上签字领用，损坏时应以旧换新，离职和调动时应办73、理移交手续。第四章 罚 则第十四条 办公用品只能用于办公，不得带出办公场所（因工作需要除外），发现一次按购置价的五倍罚款。第十五条 办公用品因人为损坏、遗失的，由领用人赔偿。第十六条 未执行审批流程，擅自购买办公用品的，其费用不予报销。第十七条 办公用品管理人员因管理不善，造成办公用品损坏或丢失的，应负责赔偿。第十八条 离职和调动时未办理办公用品移交手续，或移交不全时，其未移交办公用品应照价从其应发工资或其它款项中扣除。第五章 附 则第十九条 公司保洁用品和常用电脑、打印机耗材的管理，比照本办法执行。公务往来礼品管理办法第一章 总 则第一条 为规范集团总部及各公司礼品管理，制定本办法第二条 本74、办法中的礼品包括：各类贵重礼品、高级工艺品和赠品及有价证券。第二章 礼品购置与管理第三条 集团总部和各公司举行重大活动、会议或业务招待需赠送礼品时，应经（副）总裁批准。各职能部门、各公司应提前壹周将礼品采购报告经总经理签署意见，报（副）总裁审批。第四条 礼品采购经批准后，原则上由集团办公室负责统一采购，特殊情况经（副）总裁批准可由各公司行政管理部门（总经办）自行采购。采购的清单必须报财务部，以便核查。第五条 集团办公室和各公司行政管理部门应指定专人负责礼品的管理。第六条 礼品采购参照集团采购相关规定，严格执行询价、议价或招投标程序。第七条 礼品保管员验收礼品时应逐一清点，仔细查看，确无质量问题75、方可签收。礼品验收合格后，礼品保管员办理入库手续。财务部门根据入库单建立台账；第八条 集团职能部门、各公司申领礼品时，需由经办人持已批准的报告，经集团办公室或公司行政管理部门审核同意后，礼品保管员办理出库手续，经办人签名领用。如（副）总裁出差在外口头授意准予领用礼品时，由礼品保管员致电（副）总裁，核实后，方可办理出库手续，经办人签字领用，并补办批准手续。集团职能部门、各公司负责人必须对礼品的的领用加强管理。第九条 各公司礼品由各公司行政管理部门在集团办公室按上述程序统一领用，各公司下属各部门领用礼品时，礼品保管员应严格按程序办理入库、出库手续，财务予以监督管理。第十条 礼品保管员应对礼品领用后76、进行跟踪记录，及时了解礼品实际发出情况，定期将发出的礼品清单报财务核查。第十一条 礼品在送出前应对礼品完好情况进行认真检查，以防将存放过程中不慎造成破损的礼品送出。第十二条 礼品赠送给业务单位时应有两人经办，因特殊原因未送出的必须在当天退回销帐，特殊情况应电话及时通知，可在约定时间内退还到位，严禁以赠送为名，私自占有礼品。第十三条 礼品保管员负责建立礼品进销存台帐，及时详细登记各项礼品的品名、规格、单价、数量、购进、发放、库存情况，做到帐实相符。第十四条 礼品保管员应定期盘存清点礼品，对易损坏、有保质期限的礼品应提前提出处理意见，经集团办公室负责人经理签署意见，总经理审核，报（副）总裁批准后及77、时处理。第十五条 礼品保管员应将礼品摆放整齐，并做好礼品库房的卫生保洁工作。第三章 接收礼品管理第十六条 员工在对外业务活动中，不得收受可能影响公司利益的礼品馈赠（含礼金、有价证券等），因各种原因未能拒收的，必须悉数上交、登记。十七条 按照以上规定须登记、上交的礼品馈赠，自收受之日起（在外地接受的，自回所在单位之日起）三天内由本人如实交集团办公室或公司行政管理部门登记。第十九条 礼品保管员接收礼品后，办理入库手续并注明事由。 第四章 罚 则第二十条 财务部门应每月定期对集团办公室或公司行政管理部门的库存礼品进行盘点，礼品保管员因工作疏忽造成帐实不符，发现一次处以50-100元罚款，造成损失的应78、赔偿损失。第二十一条 礼品保管员未对礼品进行仔细验收，造成破损礼品无法退回的，视情节轻重对保管员处以50-200元罚款，并负责赔偿。第二十二条 对于收受后需登记、上交的礼品在规定期限内不登记、不上交或不如实登记、上交的，由所在单位责令其登记、上交，并视情节轻重给予相关责任人100-200元罚款，情节严重的，给予开除处罚。公务手机使用及话费核报管理办法第一章 总 则第一条 为使集团员工公务手机使用及话费核报有所依循，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团总部及各公司加入集团或公司虚拟网、统一使用定制彩铃的员工公务手机的使用及话费核报管理。第二章 话费标准的核定与报销第三条 集团根据工作需要确定手79、机话费报销岗位、核定报销标准。每年度末由集团企管部根据本年度手机话费报销情况（各公司行政管理部门（总经办）和财务部配合），调整下一年度手机话费报销岗位和标准，报集团（副）总裁批准后执行。第四条 员工公务手机话费的报销实行“限额据实”报销，即在核定标准以内的话费，按实际发生额予以报销；实际通话费超过核定标准的，按核定标准报销（见附件）。第五条 员工上班不满一个月或调整岗位的公务话费报销，在核定标准以内的话费，以实际发生额除以当月天数乘以实际在岗的天数为所在岗位应当报销的话费金额；实际通话费超过核定标准的，以核定标准除以当月天数乘以实际在岗的天数为所在岗位应当报销的话费金额。第六条 试用期员工或新80、岗位申请话费报销标准的程序：一、试用期员工享受所试用岗位话费报销标准。二、新设立岗位因工作需要使用手机申请话费报销，由本人提出书面申请，并附上一个月的话费明细清单，将其中公务通话标明，由部门经理、分管副总经理签署意见并明确核报话费标准，经总经理或集团企管部经理核实、行政管理中心总经理审核，报集团（副）总裁批准执行。第七条 员工公务手机话费报销程序：一、行政管理部门指定专人到当地移动营业厅为所有报销公务话费人员统一打印话费发票，（非预交话费发票），办理报销手续。二、集团职能部门一般员工公务话费的报销，按资金使用审批权限审批后，由集团财务部按第四条规定报销，随个人工资发放。三、各公司一般员工、部门81、经理、副总经理公务话费的报销，按资金使用审批权限审批后，由各公司财务部按项目公司移动话费报销标准（附件：MJ-XZ-16）报销，随个人工资发放。四、集团职能部门负责人、各公司总经理公务话费的报销，经分管（副）总裁审批后，由所在单位财务部按集团移动话费报销标准（附件： MJ-XZ-15）报销，随个人工资发放。第八条 确因工作原因，员工公务手机话费连续三个月超过核定标准50元以上的，本人可提出书面申请并附最近连续三个月的话费明细清单，将其中的公务通话详细标明，由部门经理、分管副总经理签署意见，交企管部经理核实，经总经理或集团企管部经理核准，报集团（副）总裁审批后予以调整。第三章 公务手机使用要求第82、九条 使用手机时表述应力求简明扼要。第十条 享受话费报销的员工必须24小时（含假期）开机。第十一条 接听电话应尽量于第一时间接通。第四章 罚 则第十二条 违反上述规定的，将按照以下方式予以处罚：一、当月违规一次，扣罚本人手机费报销额度的20%；二、当月违规二次，扣罚本人手机费报销额度的50%；三、当月违规三次，取消本人当月手机费报销补贴；四、因公或人力不可抗拒的原因造成未能及时接听，可不予处罚，但经查不实者，将予以双倍处罚，情节严重的给予降职、开除等处罚。公务用车管理办法第一章 总 则第一条 为规范车辆管理，合理安排用车，制定本办法。第二条 本办法适用集团总部及各公司车辆的管理第二章 车辆调度83、第三条 集团车辆调度原则上按照车辆所属关系实行自主调度，即：集团总部车辆由集团办公室负责调度；各公司车辆由各公司行政管理部门调度；集团总部和各公司如因工作出现所属车辆不够调用的，由集团办公室负责与各公司协调解决。集团办公室或公司总经办（以下统称行政管理部门）对车辆实行集中管理，由行政管理部门统一安排；各地车队队长负责各地所用车辆的油料购置及加油卡分配管理及车辆的调度工作，集团职能部门及各公司之间用车须与行政管理部门提前沟通，提高车辆利用率。第四条 市内派车，原则上仅限于中高层管理人员、载乘客户、购物载物或携带现金及其他特殊情况；一般员工到市内办理日常公务，原则上乘公交车（各公司可根据需要购买公84、交月票供领用），如果是三人以上同时到市内办理公务，可申请派车。紧急情况下一人去市内办事经部门负责人审核报分管副总同意后可申请派车。符合派车条件的但公司确无车辆可派，经行政管理部门车队队长同意，可乘坐出租车。第五条 申请用车程序：一、凡因工作需要市内用车时，用车人必须填写派车单（附件MJ-XZ-10）（一式三联，一联车队存档，二联交门卫人员，三联司机留存），由办公室门负责人签批；如果是长途出差用车，须经行政管理部门主管领导批准；二、派车单经审批后后，由车队队长负责派车；三、驾驶员见派车单后方可出车，时间紧急不能及时填写派车单时，用车部门应及时通知行政管理部门，但用车后驾驶员负责敦促用车部门必须及85、时将手续补齐，否则将按公车私用处理；四、用车完毕，用车人须在车辆行驶登记表（附件：MJ-XZ-17）上对本次用车的里程数予以签字确认，作为财务部将来核算各部门办公费用的依据。第六条 出差用车必须遵循节约合理的原则。用车费用高于差旅费标准的，原则上不予派车。出差用车必须严格按派车单注明的目的地和行车路线行驶，特殊情况确需改变路线，驾驶员应通过电话等方式征得行政管理部门负责人同意后，方可改变。第七条 车辆外借、外单位用车或特殊情况用车，应向政管理部门申请，报集团（副）总裁批准。第三章 车辆维修与保养第八条 集团总部和各公司所有车辆的维修、年审及保险和相关税费的缴纳，由行政管理部门车队队长负责统一办86、理，并建立电子（文本）台账，由此所发生的一切费用在车辆所属单位报销。第九条 驾驶员应妥善使用、保管随车配备的各种物品，并在车队队长处登记备案。驾驶员必须妥善保管随车携带的车辆证件，及时检查证件的有效期以及车辆年审时间，如需续办应及时告知车队队长协助办理。第十条 驾驶员须及时清洗、保洁车辆，做到车内外不见污迹。第十一条 凡行车里程达到保养公里数时，驾驶员须及时告知车队队长，办理维修申报手续后到指定维修厂进行保养与维护，不得以任何理由推迟。除常规维修保养外，其它维修更换的旧件必须带回由车队队长确认，并统一入库，建立台账，由行政管理部门按规定统一处理。出差车辆应提前做好保养与维护。第十二条 驾驶员应87、随时掌握车况并定期检查车辆，包括油量剩余情况以及各种仪表、轮胎的情况等，发现问题应及时向车队队长汇报并妥善解决，以确保行车安全。第十三条 车辆保养程序：一、凡车辆需要保养时，必须填写签呈；二、签呈经车队队长确认签字，报行政管理部门负责人审核签字，经有资金审批权限的领导批准后，方可对车辆进行保养。第十四条 车辆维修程序：一、凡车辆出现故障时，必须填写签呈；二、签呈报车队队长，由其对车辆故障进行现场检查、分析原因，界定责任，提出维修意见；三、签呈经车队队长做出完全确认，报行政管理部门负责人审核签字后，经有资金审批权限的领导批准后，方可对车辆进行维修。第十五条 因公出差在外需对车辆修理时，驾驶员应通88、过电话等方式告知车队队长并上报有资金审批权限的领导，征得同意后，方可进行修理，但事后应及时补办修理申报手续。第十六条 驾驶员请假休班、调动或离职前，车队队长必须对其车辆进行全面检查，在确认车辆完好无损、车辆配备物品无遗失、各种证件手续齐备、卫生达标的情况下，并签字认可，方可办理请假、调动或离职手续。第十七条 在确保安全的前提下，各公司可考察、选择汽修厂签订修理合同，负责小型维修及车辆保养，其他大型维修、疑难问题维修或涉及安全问题的维修，经行政管理部门负责人同意，到指定特约维修站维修。第四章 油料管理第十八条 年度末由行政管理部门根据每车次年度实际用油情况，拟订下一年度每车百公里油耗标准，由总经89、理签署意见，报集团行政管理中心总经理审核，经集团（副）总裁批准后执行。车辆加油必须使用加油卡，如遇特殊情况需用现金加油必须经总经理（项目公司）或行政管理中心总经理（集团）以上批准，同行人员签字证明。车队队长对所有车辆油料要实行登记，并建立月报表，分析车辆公里油耗情况，在正常油耗范围内准予报销。第十九条 实际油料消耗超出正常油耗值范围的费用，除非驾驶员本人做出合理解释并经他人证明，否则超额部分由驾驶员本人承担。第二十条 驾驶员应协助车队队长准确登记行驶里程。若因驾驶员提供数据不真实，致使其行车油耗费用异常的责任由驾驶员承担。第五章 费用报销第二十一条 驾驶员出差返回后，原则上应在三日内办理完出差90、费用报销手续（特殊情况除外）。一、驾驶员在报销出差费用时，先填写费用报销单、差旅费销单应将差旅费（住宿、餐补）、汽油费、过桥费、过路费、停车费等杂费的票据按来回路线和时间顺序分类粘贴好，附在差旅费报销单后面；二、报销单据由车队队长确认，应对粘贴单上所有住宿、餐补、汽油费、过桥费、过路费、停车费等杂费的报销凭证逐张、逐项审核，并在报销单上签字，将有关费用情况登记在册备查，司机按费用报销流程相关规定逐级上报审批报销。 第二十二条 车辆保养、维修费用报销程序：一、驾驶员在报销车辆保养、维修费用时，应将签呈附在发票后面，交车队队长予以确认登记。二、保养或维修费用发票经车队队长确认后，报行政管理部部负责91、人审核，经有资金审批权限的领导批准后予以报销。第六章 罚 则第二十三条 公司车辆实行专人驾驶、维护和保养。严禁未经批准将所驾驶的车辆交由他人驾驶，一旦发现，予以辞退；若因车辆交由他人驾驶导致行车事故的，一切责任由驾驶员承担。第二十四条 司机应认真填写车辆行驶登记表。车队队长定期检查，月底车队队长汇总向行政管理部门负责人汇总上报。车队队长要认真核对车辆里程表与登记表是否相符，检查出车日期、起止公里数、司机签名、用车事由、返回时间、用车人签字等详细记录。发现登记不实、不全或未记录者，需写明原因。对不按规定填写或弄虚作假欺骗公司者，赔偿集团或公司损失，并视情节给予500元以下罚款。如车队队长未应查未92、查，或未查出已存在的问题，给予50-200元罚款。第二十五条 未经批准私自出车的，十公里以内每次罚款200元，超过十公里予以除名。不在规定地点停车的，每次罚款20元。 第二十六条 驾驶员在接受任务时，不得故意刁难或无故拖延时间。无故不出车者，每次罚款20元，情节严重的，予以警告或辞退处罚。第二十七条 随车配备工具如有短缺应照价赔偿（一次性用品除外）。第二十八条 凡擅自改变出差目的地和行车路线，导致多发生的所有费用（包括汽油费）均由驾驶员承担，同时视情节轻重给予驾驶员警告直至辞退的处分。第二十九条 驾驶员必须妥善保管车辆、证件，检查证件的有效期，如丢失、过期造成的一切费用由当事人承担。第三十条 93、严禁公车私用，违者第一次罚款200元，第二次予以辞退。若驾驶员与用车人串通一起，私用公车，一经查实，对驾驶员予以辞退，用车人每次罚款100元，并承担私用公车产生的所有费用。第三十一条 原则上小故障不允许过夜（特殊情况除外），如违反规定未及时排除车辆故障导致公司不能正常用车的，罚款50100元，屡次出现这种情况的，予以辞退。第三十二条 公司车辆如在公务途中发生事故，驾驶员应先急救伤患人员，向附近交管部门报案，并立即报告车队队长。因完全对方责任造成的事故，公司车辆损坏按保险理赔处理。因完全由驾驶员违法造成的责任事故，公司车辆损坏按保险理赔后，视情况对驾驶员处以500元以下罚款或辞退（特殊情况除外）94、，给公司造成的经济损失由驾驶员个人承担。因双方责任造成公司车辆损坏，其损失在保险理赔范围之外的，视实际情况追究驾驶员责任；如需向受害当事人赔偿损失，在保险理赔范围之外的，视具体责任情况追究驾驶员责任。因违章被交警、交通或公路部门的罚款由司机承担。第三十三条 凡自带车辆出差在高速公路上行驶时，驾驶员及乘车人员必须系好安全带。否则，对驾驶员和乘车人员分别予以100元、50元的行政处罚，并由个人承担因此造成的一切后果。第三十四条 凡私自用现金加油一律不予报销，并对当事人予以批评。第三十五条 车内不准吸烟，否则每次罚款10元。第三十六条 司机对乘车人要热情、礼貌，车内乘车人谈话时除非乘车人主动搭话，不95、准随便插嘴。回答乘车人问话，须保守公司秘密，维护公司形象，如因司机言行造成公司损失的，要追究当事人责任，赔偿公司损失、罚款，直至辞退、开除。第三十七条 接送员工上下班的司机，要准时出车，不得误点。否则，每次罚款20元。第三十八条 保持24小时联络畅通。否则，按公务手机使用及话费核报管理办法处理。第三十九条 使用手机须佩戴耳机。否则，每次罚款20元。附件说明：1.本制度文件所附资料部分为审批表单，部分为制度规定的相关标准、分类或实施要求。均统一按集团序列编号，各项目公司用表须按照编号规则另行统一编号。2.编号规则为：“单位名称关键字全拼首字母大写（与集团关键字相同的按地名编写）”+“行政全拼首字96、母大写XZ+“三位顺序号（虚位用0补齐）”。如滨州市中博房地产有限公司行政管理制度文件附件编号为：ZB-XZ-001；莱芜名嘉置业有限公司行政管理制度文件附件编号为：LW-XZ-001。3.审批类表单必须注明表单份数及报送部门。密秘等级紧急等级xx集团来文处理单MJ-XZ-001 年 月 日 来文单位来文日期来文编号收文人文件标题办 公 室拟办意见（副）总裁意见董事长意见承办部门处理结果备 注注：1、本单一式一份，阅办部门处理完毕后，与收文原件及时送交行政管理中心存档。2、按公文管理办法第八、第九条确定密级和紧急等级。密秘等级紧急等级xx集团发文会签单MJ-XZ-002 年 月 日 标 题编 97、号名集 字20 号附 件主办部门拟稿人核稿人主 送抄 报抄 送主题词份 数正文 份，附件 份会 签签 发备 注注：1、一式一份，由行政管理中心发文后随公文正本存入集团档案室。2、按公文管理办法第八、第九条确定密级和紧急等级。密秘等级紧急等级xx集团公文签收单MJ-XZ-003 年 月 日 文件名称发 文 人文件编号成文日期附件主送单位抄报单位抄送单位收文领导、单位份数签收人签收时间备 注注：1、本单一式一份，发文时由收文人签字确认，发文后与发文原件一并归档。2、按公文管理办法第八、第九条确定密级和紧急等级。用印审批单MJ-XZ-004申请部门： 申请人： 印章名称： 对方单位/个人： 用途： 98、申请用印日期： 部门负责人： 法务部门： 相关部门负责人： 分管领导： 总经理意见： （副）总裁意见： 董事长意见： 注：1、本表一式二份，按流程审批后作为印章凭证，盖章时由印章管理专员留存，每月2日前汇总后报集团行政管理中心办公室备案一份；2、具有规范格式的合同、常规性文件资料的用印无需法务部门审核。 章使用登记表MJ-XZ-005序号日期部门文件名称对方单位/个人用印数经办人备注注：本表一式二份，档案室存档一份，每月2日前汇总后报集团行政管理中心办公室备案一份；集团文件材料归档范围及不归档范围MJ-XZ-006为更快地实现档案管理现代化、标准化、规范化，确保集团和各项目公司在各项工作活动中99、形成的公文、账簿、图册、报表、照片、录音录像等各种门类的档案能得到完整、系统地保存，提高归档文件材料的质量，避免混杂无查考利用价值的材料，以适应集团各项工作的需要，结合实际，特制定集团和各项目公司文件材料的归档及不归档范围。一、归档文件材料的范围（一） 集团形成的文件材料1、集团及各项目公司印发的文件签发稿和正本以及工作条例、规章制度、岗位职责等；2、集团及各项目公司中高层会议、公司级会议及专题会议形成的会议记录、纪要、讨论通过的文件；4、集团及各项目公司对外的报告及批复，下属机构的工作请示及集团领导批复、批示；5、集团及各项目公司的历史沿革、大事记、年鉴、企业简介、经验总结、年度工作总结等。100、6、集团及各项目公司各种营业执照、荣誉证书、奖牌和其他有纪念意义的凭证性实物等；7、集团及各项目公司编印的简报、报纸，报刊杂志刊登的反映集团重要工作活动的材料；8、集团及各项目公司机构成立、合并、撤销、更改名称资料，资质申报、年检报告等；9、集团及各项目公司人事任免、培训考核、工资方案等资料；10、集团及各项目公司与有关业务单位往来文书、签订的合同协议等；11、集团及各项目公司举行重大活动从筹备到结束形成的文件材料；12、集团检查各项目公司工作、调查研究形成的文件材料；13、集团董事长、（副）总裁公务活动形成的重要信件、电报、传真等资料；14、集团及各项目公司宣传企业形象、领导视察工作时形成的101、题词、录音、录像、光盘、照片资料；15、集团及各项目公司基本建设项目的土地征用、项目建议书、可行性报告、工程规划及有关批复，从设计到施工、竣工各阶段形成的资料；16、集团及各项目公司财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料；17、集团及各项目公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；18、集团及各项目公司购进大型设备的随箱资料，包括说明书、保修卡、图纸等。（二） 政府部门及不相隶属机关的文件材料1、不相隶属机关与集团及各项目公司联系、协商工作的重要来往文件；2、有关业务机关对集团及各项目公司工作检查形成的重要文件；3、政府部门及不相隶属机关颁发的需要贯彻执行的法规性文件。（三） 各项目公司报送的文102、件材料1、各项目公司报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务报表人等资料；2、各项目公司报送的文件。二、不归档文件材料的范围（一） 集团及各项目公司的文件材料1、重份文件；2、无查考利用价值的事务性、临时性文件；3、未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效文件；4、一般性文件的历次修改稿（重要制度除外）；5、无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来文来信；6、集团内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；7、为参考目的从各方面收集的文件材料；（二）非隶属机关的文件材料1、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；103、2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。集团档案分类类目与保管期限表MJ-XZ-007类别类 目保管期限综合类机构设置、变更、注销、年检等资料永久营业执照、税务登记证、法人代码证等证照永久先进企业申报及评选资料、奖牌、荣誉证书永久年度工作报告、计划、总结永久行政管理类企业印发的重要文件、规章制度、岗位职责等永久一般行政事务性请示、报告、批复等文件短期企业召开的重要会议材料永久企业的一般专业会议材料长期单位之间协商工作的往来文件短期不相隶属机关制发的针对本企业主管业务并要贯彻执行的文件永久不相隶属机关制发的非本企业主管业务但要贯彻执行的文件短期处理有省市主要领导人重要批示和处理结果的文件材料永104、久处理有集团领导批示的文件材料长期企业宣传类集团编辑的并反映主要职能活动的出版物永久集团大事记、组织沿革永久报刊杂志刊登集团重要工作活动的材料永久安全工作类集团安全工作会议记录永久安全生产、检查等文件短期安全事故处理材料长期财产保险资料短期社会公益类为公益事业捐物、捐款资料永久社会扶贫资料永久捐建学校资料永久大型活动类集团举办的大规模奠基、开业庆典、签字仪式有省以上领导人参加的永久集团举办的有市级领导参加的活动、仪式资料永久集团领导外出参加重要会议并需要贯彻执行的资料永久设备购进设备的说明书、保修卡、合格证长期设备维修及改装、报废文件长期经营管理类集团经营方针、决策、规划长期经营业绩突出、创优105、文件资料永久与外单位签订的重要合同、协议等永久与外单位签订的一般合同长期劳动人事类人事管理制度永久工资改革、调整方案长期员工花名册永久员工培训、考核资料、员工劳动合同短期人事任免文件（集团高层领导及下属单位负责人任免文件）永久人事任免文件（部门负责人任免文件）长期劳动人事类劳模、先进工作者文件材料永久员工养老、医疗保险资料永久类别类 目保管期限督察类对影响大、问题严重的有关人员的处分材料永久对员工一般的处分材料长期法律事务类资料长期专项审计报告长期财务管理类财务工作计划、文件长期税务、贷款等方面文件资料长期设计文件项目建议书及批复永久可行性研究报告永久项目评估、设计任务书、设计合同永久工程地质106、勘察报告永久总体规划设计永久设计鉴定及审批永久工程管理文件征用土地批准文件、用地图永久承发包合同、协议书、招投标文件、中标单位全部资料，非中标单位商务报价永久中标通知书、施工许可证永久施工文件工程技术要求、图纸会审纪要短期原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期建筑材料试验报告长期设计变更、工程更改洽商单、工程改造维修资料、永久隐蔽工程验收记录永久分项、分部、单位工程质量检查、评定长期竣工文件项目竣工报告、竣工验收报告永久土建、水电竣工图永久工程预、决算资料永久物业管理类特殊入市政策、业主（客户）档案资料， 业主大会、业主委员会活动资料长期公告、公约、客户投诉及函件资料短期档案借阅登记表MJ-XZ-107、008序号日期文件名份数预计归还日期审批人借阅人备注注:本表一式一联，集团档案室留存档案复印登记表MJ-XZ-009序号日期文件名份数审批人申请人备注注：本表一式一联，集团档案室留存。派 车 单MJ-XZ-010 目的地省/市/县单位会见人员姓名一联 车队存根事 由用车时间年 月 日 时 分乘车人返回时间年 月 日 时 分车型牌号备 注往返 单程驾驶员门卫签字注：无派车单，门卫一律不予放行。申请人： 部门负责人： 车队： 办公室：派 车 单 MJ-XZ-010目的地省/市/县单位会见人员姓名二联 门卫留存事 由用车时间年 月 日 时 分乘车人返回时间年 月 日 时 分车型牌号备 注往返 单程驾108、驶员门卫签字注：无派车单，门卫一律不予放行。申请人： 部门负责人： 车队： 办公室：派 车 单 MJ-XZ-010目的地省/市/县单位会见人员姓名三联 交办公室事 由用车时间年 月 日 时 分乘车人返回时间年 月 日 时 分车型牌号备 注往返 单程驾驶员门卫签字注：无派车单，门卫一律不予放行。申请人： 部门负责人： 车队： 办公室： 办公用品采购询价表MJ-XZ-011价 询价 格 单位品 名电话电话电话地址地址地址规格型号数量规格型号数量规格型号数量规格型号数量负责人意见：制表人： 年 月 日注：本表一式二份，采购人员留存一份，财务部门一份。办公用品统计表MJ-XZ-012名称单位单价上月库109、存本月入库本月发放本月结存下月计划备注负责人意见：制表人： 年 月 日注：本表一式二份，填表人留存一份，报财务部门一份。集团员工办公用品配置一览表MJ-XZ-013级 别配 置 物 品负责办理人员总裁1、电脑1台（规格一）、电话1部；2、文件栏2个、文件夹8个、便笺1本、计算器1个；3、集团管理制度汇编、集团通讯录；4、员工花名册5、中性笔2支、高档厚皮本1本、铅笔1支、橡皮1块、笔筒1个等。总裁办秘书副总裁1、电脑1台（规格一）、电话1部；2、文件栏1个、文件夹6个、便笺1本；3、集团管理制度汇编、集团通讯录；4、员工花名册；5、中性笔2支、高档厚皮本1本、铅笔1支，橡皮1块、笔筒1个等。副110、总裁秘书中心总经理/副总经理1、电脑1部（规格二）、电话1部2、文件栏1个、文件夹4个、便笺1本；3、集团管理制度汇编、集团通讯录；4、中性笔1支、高档厚软皮本1本、笔筒1个。各中心文员部门总经理/副总经理1、电脑1部（规格四）、电话1部2、文件栏1个、文件夹4个、便笺1本；3、集团管理制度汇编、集团通讯录；4、中性笔1支、普通厚皮本1本。各部门文员/员工主任/副主任1、电脑1部（规格四）入职满七天后配备）、电话1部；2、文件栏1个、文件夹2个、稿纸1本；3、集团管理制度汇编（借阅）、集团通讯录；4、中性笔1支、普通软皮本1本。个人员 工 级（有工作需要的）1、 电脑1部（规格四），入职满七天111、后配备）、电话1部；2、 文件夹2个、便笺1本；3、 相关岗位工作制度、集团通讯录4、 软皮本1本，中性笔1支。个人备注：1、根据岗位工作要求可另行申领其他办公用品。2、计算机配置标准：规格一：笔记本，标准4500-5000元规格二：笔记本，标准4000-4500元规格三：有图形处理需求、使用高系统资源消耗软件的部门如工程技术、策划、信息管理的相关岗位，均配置Intel CPU、独立显卡、2G-4G内存的计算机，标准3500-4000元的台式计算机规格四： AMD CPU 、2G内存、集成显卡台式计算机，标准3000-3500元总体要求：采购品牌为自带正版微软操作系统的HP或联想，在信息管理制112、度下发后，计算机将由集团统一招标采购和下发。 项目公司员工办公用品配置一览表MJ-XZ-014级 别配 置 物 品负责办理人员总经理1、电脑1台（ 规格一）、电话1部；2、文件栏2个、文件夹8个、便笺1本、计算器1个；3、集团及公司管理制度汇编、集团及公司通讯录；4、项目公司员工花名册5、中性笔2支、高档厚皮本1本、铅笔1支、橡皮1块等。办公室行政文员中心副总经理1、电脑1台（ 规格二）、电话1部；2、文件栏1个、文件夹5个、便笺1本；3、公司管理制度汇编、集团及公司通讯录；4、员工花名册5、中性笔2支、高档厚皮本1本、铅笔1支，橡皮1块等。中心文员总监/副总监级1、电脑1台（规格四）、电话1113、部；2、文件栏1个、文件夹5个、便笺1本；3、公司管理制度汇编、集团及公司通讯录； 4、中性笔2支、高档厚皮本1本等。中心文员部门经理/副经理1、电脑1部（规格四）、电话1部2、文件栏1个、文件夹4个、便笺1本；3、公司管理制度汇编、公司通讯录；4、中性笔1支、普通厚皮本1本。各部门文员/员工主任/副主任1、电脑1部（规格四），入职满七天后配备）、电话1部；2、文件栏1个、文件夹2个、稿纸1本；3、公司管理制度汇编、公司通讯录；4、中性笔1支、普通软皮本1本。个人员 工 级（有工作需要的）5、 电脑1部（规格四），入职满七天后配备）、电话1部；6、 文件夹2个、便笺1本；7、 岗位工作制度、公114、司通讯录；8、 软皮本1本，中性笔1支。个人备注：1、根据岗位工作要求可另行申领其他办公用品； 2、项目公司招商中心、销售中心一线人员领用物品标准仍执行各项目公司现行标准。3、计算机配置标准：规格一：笔记本，标准4500-5000元规格二：笔记本，标准4000-4500元规格三：有图形处理需求、使用高系统资源消耗软件的部门如工程技术、策划、信息管理的相关岗位，均配置Intel CPU、独立显卡、2G-4G内存的计算机，标准3500-4000元的台式计算机规格四： AMD CPU 、2G内存、集成显卡台式计算机，标准3000-3500元总体要求：采购品牌为自带正版微软操作系统的HP或联想，在信息115、管理制度下发后，计算机将由集团统一招标采购和下发。各公司网管可预留2台笔记本（规格二），作为临时调配和无笔记本人员出差借用。集团移动话费报销标准MJ-XZ-015人员类别报销标准总裁实报实销副总裁800中心总经理600中心副总经理400部门总经理200部门副总经理150部门主任120部门副主任80各中心行政助理、文员30员工（因工作确需补助的）50司机100项目公司移动话费报销标准MJ-XZ-016人员类别报销标准总经理600副总经理级400总监级（含总经理助理）300副总监级250部门经理级200部门副经理级150部门主任级120部门副主任级80各部门行政助理、文员30员工（因工作确需补助的）50保安队长50车队长150司机100备注：项目公司招商中心、销售管理中心一线人员电话费标准仍执行各项目公司现行标准。车辆行驶记录表 MJ-XZ-017车号: 年 月日期时间出车事由人数目的地出发时里程表读数返回时里程表读数实际行驶里程乘车人签字加油时间加油时里程表加油量(升)金额(元)维修记录驾驶员签字部门负责人签字出场入场维修时间维修项目更换零件价格(元)车队队长审核: 办公室主任审核: 中心领导审核: 集团（公司）领导:注: 1、无派车单,无领导签字不准出车，否则视为出私车，费用自付。2、本表一式二份，签审后存办公室一份，报销相关费用时报财务一份。