1、集团公司文件档案规范化管理制度附处理一览表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档 案 管 理 制 度一、 目的：为对集团公司文件档案进行规范化管理，提高存档文件材料的质量，方便查寻参阅，特制定本制度。二、 职责1. 各中心（事业部）设专人负责本机构的档案管理；2. 行政中心设档案管理员，负责集团公司档案的归口管理；3. 集团公司所有员工应严格遵守本管理制度。三、 具体管理办法一）归档范围：与集团公司生产、经营、业务拓展活动相关的，并在活动中形成的以文件资料、传真、书信、图表、相片、录音带、录像带、电脑盘片等载体记载的各2、种有备查和参考价值的资料都应列入归档文件的范围。具体归档资料包括：1. 行政中心：公司重要文件，重要会议纪要，经营决策，公司投资计划，各中心总结计划，人事资料，劳动工资，各项管理制度，重要外来文件，法律法规，合同，协议，各类证书，荣誉，资质等；2. 财务中心：总帐，明细帐帐等各种帐簿，现金、银行存款等各种日记帐，财务报表等各种财务内部报表，审计报告，验资报告等外部检查报告，内部考核制度，核算流程等；3. 客户服务中心：竞品资料，各类销售数据的统计资料，渠道及网络客户资料，价格表，活动方案，销售手册，培训资料，广告策划文书，市场调查，分析与预测报告，促销方案，客户资料，公司宣传资料、其他内部需存3、档资料等；4. 生产中心：生产成本，反映生产能力的各类资料，供应商资料，机械设备资料，修（扩）建方案，厂区规划方案，其他内部需存档资料等；5. 技术服务中心：新产品开发计划，产品实验报告，企业产品标准体系，工艺文件，技术规范，质量管理文件，质量活动记录，外来标准，产品配方，产品，样品，各检验、工作标准等；6. 采供中心：供应商资料、供应商评定、市场调查、分析与预测报告、其他需内部存档资料；7. 事业部：各种项目资料、申报项目备档资料、其他需要内部存档的资料。二）档案的管理A、档案分类：档案实行分级管理，根据重要程度，技术水平及失密后危害大小将密级划分为：绝密、机密和普通三级。1. 绝密： 公司4、秘密中的核心部分，主要包括：1）经营决策，广告策划文书，市场调查与预测报告，促销方案，新产品开发计划，公司投资计划等；2）产品配方，关键工艺以及先进技术，科研成果，设备等核心机密；3）通过秘密渠道引进的技术、设备、产品、样品和来源等；4）产品成本及其利润等财务资料；5）董事会资料；6）其他重要文件资料。2机密： 公司秘密中比较重要的部分，主要包括：1） 经营战略，远景规划，财务帐簿，销售网络；2） 反映公司生产能力的方案，计划及特殊原材料等情况的计划，统计事项，产品试验报告，检验报告；3） 新产品的研发项目，有成效的技术革新，发明创造，工艺方案，及公司发生的重大技术质量问题；4） 引进的产品、5、设备、仪器、经过改进，性能，功能有显著提高的部分；5） 公司各项管理制度，目标管理方案，月度运行报告等；6） 公司人事档案，劳动工资、公司组织构架、人员配备及运作方式等。7） 客户、供应商资料，价格方案、重大合同、协议等，8） 重要会议记录、决议、决定等。3.普通： 1） 营业执照、卫生许可证等经营证件，荣誉证书2） 一般会议记录、决议、决定、委任书、通告、通知3） 各中心、部门、个人工作总结及计划4） 一般的统计资料5） 企业宣传的文字、图片等各媒体资料B、档案管理的具体规定：1. 档案管理员要保证原始资料及单据齐全完整，存档时用代码区分档案密级类别，并保证档案安全。.2. 机密级以上文件的6、电子档案必须加密。3. 公司员工因工作需要借阅或复印已归档的资料，须经相关领导批准，并做好借阅/复印登记，在指定期限内归还。借走的文件不得涂改、复印、摘录、转借他人或遗失。4. 已归档的文件要定期清理，对内容已发生变化并与新内容有出入或相抵触、有效期已过，失去保存意义和查考价值、分发较广且有出处可查的一般性文件及文件的草稿，在经档案管理部门负责人同意并报公司相关领导批准后集中销毁。5. 经批准销毁的文件档案，档案人员要认真填写销毁登记表，并由专人监督销毁。6. 公司任何文件资料不得外流。档 案 处 理 一 览 表级别绝密机密普通级别代码ABC级别的界定总经理中心（事业部）负责人部门经理存档1由各中心负责人或指定管理员存档。2. 各中心绝密文件必须将原件交行政中心备档。由各中心负责人或指定管理员存档。由部门自行存档借阅1.总经理、副总经理可直接提档2.由总经理和副总经理批准的直接需要的人员可使用1.各中心负责人可直接提档2.由中心负责人批准的人员可使用部门经理批准即可复印不得复印（除总经理和副总经理允许的特殊情况）不得复印（除中心负责人允许的情况）部门经理批准即可销毁由总经理批准由副总经理/中心负责人批准部门经理批准保存期限长期3-10年根据实际情况决定清理频次每半年每三个月随时档案借阅/复印登记表编号名称借阅/复印人用途借阅/复印日期主管核准归还日期档案管理人： 年 月 日