1、股份公司资产、公文档案等行政管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 为实现办公规范化、程序化、制度化，进一步加强管理与协调, 明确办公流程与程序，提高办公质量与效率，保障和促进公司战略目 标的实现及各项业务的持续稳定发展，特制定本制度。公司办公室负责本制度的组织实施和监督管理，以及具体条款的 修订与解释工作。第一节资产管理1、基本规定11固定资产：固定资产是指可供长期使用，并在使用过程中始 终保持其原有实物形态的劳动资料和其他物质资料，其使用期限较长 （两年以上）和单项价值均在2000元以上者。1. 2低值易耗品：2、指单位价值在2000元以下或使用年限比较短 （两年以内）的物品。2、IT办公设备的配置原则2. 1基本原则以网络自动化办公的先进理念为出发点，尽量采用多功能一体设 备联网使用，减少不必要的单机设备，由股份公司集中采购。2. 2笔记本电脑除财务部外，股份公司编制内员工配置台式电脑；购置及报销标准：股份公司编制内员工配置个人笔记本电 脑，其主板、硬盘、内存和电池等配置应达到目前主流品牌的较高配 置水平，必须具有无线上网功能；单价不超过10000元的，公司承担 60%费用，个人承担40%费用；单价超过10000元的，公司承担6000 元费用，其余费用由个人自行承担；股份公司公司不统一采购，在申 请得3、到批准后，员工自行在上述标准范围内，到正规电子商场釆购并 开据发票；股份公司正式员工购买的笔记本电脑，在达到上述配置标 准并按要求提供发票的条件下，与股份公司人力资源部签订协议书后 予以报销，涉及所有权等事宜，均以协议书签订之日为准；公司购置的公用笔记本电脑，单价不超过7000元；3、购置流程3. 1办公室负责所有固定资产及低值易耗品的购置；2办公室收集并汇总各部门获得有效签批的固定资产购置预 算审批表、低值易耗品购置预算审批表；3. 3将汇总后的固定资产购置预算审批表、低值易耗品购置 预算审批表通过（网0A系统）逐级上报并获得有效签批；3.4价值在2万元以内（不含）的资产及易耗品，行政部应依4、据 “货比三家”的原则购置；对于价值超过2万元的资产，须严格按照 公司规定进行招标购置。4、资产管理4. 1责任制1. 1总经理负责本公司固定资产的管理工作；4. 1.2公司配备给个人使用的办公设备，实行使用人负责制的管 理办法；4. 1.3办公室负责固定资产的实物管理、维修管理及资产的保险 工作。4.2日常管理4.2. 1固定资产实行编号和统一标识管理，由办公室会同财务室, 在固定资产交付使用的当天，进行登记、编号，并贴上统一标识；对于专人使用的固定资产，如个人使用的电脑等，依据“谁 使用、谁保管、谁负责”的原则，责任到人；对于公用固定资产，如 公用的多功能一体机、数码摄影和摄像机等，由办公5、室负责并将责任 落实到个人；资产的租赁、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等, 必须由使用部门提出书面报告，并办理相关审批手续；4. 2. 4各部门有义务维护其所负责的各项资产，对本部门在账的 物品，各部门应根据实际情况，制订相应的管理办法和措施，确保本 部门的资产安全；4. 2. 5各部门内部使用的非固定资产类数码办公用品，如移动硬 盘、数码相机、录音笔和U盘等，均由部门经理签收领用并负责，可 指定部门内专人保管；4. 2. 6如发生资产短缺、损毁、丢失等，均应根据行政部的签收 领用记录，由责任人按照财务部核定的物品折旧价赔偿。4.3维修管理4. 3.1 一般维修：使用部门提出维修计划，并填6、写办公设施维 修申请单，报行政部批准后方可维修；重大维修：重大设施设备维修需报总经理批准后，方可进 行维修。第二节公文管理1、基本规定11公文种类：决定、决议、通告、通知、通报、请示、报告、 批复、批示、纪要等，尤以通知、决定、请示、报告和会议纪要最为 常用；12拟定原则：坚持实事求是，一事一议，简明扼要，标题清楚、 观点明确、条理清晰、层次分明、语言措辞准确规范；13纸张要求：编辑和打印公文时，统一采用A4型纸；14字体要求：红头公文标题使用二号或三号宋体，加黑；正文 使用四号宋体，其他公文根据需要可作调整；15排版要求：红头公文标题可分一行或多行居中排布，回行时， 要做到词意完整、排列对称7、间距恰当。2、公文管理2.1股份公司办公室是公文管理的流转部门，由专人负责公文的 编号、存档、发布和流转工作；2. 2发文需经公司总经理签批，由办公室负责发布;2.3审批纸质文件，应明确签署意见，并签名、标注审批日期;2. 4文件编号具有唯一性，格式为：文件类别+流水号。电子公 文与纸质公文均需要按照公文编号规则进行编号，纸质公文需交档案 保管员存档以备后查；2. 5公文编号原则2.5. 1编号采用实号（如：1号）；股份公司：中天发【】号；3、工作总结和计划3.1股份公司各部门应定期向股份公司办公室报送工作计划和总 结；3. 11半年度、年度工作总结及计划按照集团通知所规定的时间、 格式和相8、关审批要求报送，不得擅自更改；按照规定格式制作月度、季度工作计划及总结，并分别于 每月25日前和每季度最后一个月的25日前报送，提交季度工作总结 的当月可不提交月工作总结；3. 1. 3每周五下班前按照统一格式报送当周的工作简报，报送内 容仅限本周工作重点，提交月度总结的当周可不提交周工作简报。第三节档案管理1、基本规定股份公司须对所有能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、 实物、声像、报表等资料作归档整理。2、归档范围2.1公司设立、变更的申请、审批、登记及终止、清算等方面的 文件材料；2. 2公司各类重要会议材料、内部法规性、政策性文件、大事记、 年报、发展规划、工作总结及计划、政府机关9、发布的其他重要文件;3年度计划、统计报表、财务会计预算报表及说明、月报表和 季度报表；2.4劳动人事、工资、法律、外联事务管理（含礼品接收、领用 登记）等方面的文件材料；2.5各类合同、契约及招投标文件等；2. 6公司各项有关经营管理方面的文件材料；2. 7其他具有保存价值的文件材料，包括决议、决定、条例、规 章制度、工作计划、工作总结及各类会议纪要等；2. 8反映公司各项活动及发展轨迹的各类媒体报道、文字、实物、 图片、声像等一切有效记录资料。3、日常管理3. 1公司办公室为档案管理指导部门。档案管理员：公司各部门负责人指定专人（可兼职）为档案管理 员。3. 2档案管理员须对具有保存、利用价10、值的文件资料立卷、分类、 归档，并确保资料的全面性和完整性；3. 3原则上运用电子信息系统对档案进行管理，提高档案管理安 全性及管理效率；4所有档案的借阅均须按规定履行借阅手续，未经允许，任何 人不得复制、外传，使用完毕后及时、完整归还；3. 5为有效避免文件档案的长期积压，每季度定期清理过期、失 效的纸质文件，超过三年时效的即可确认、批准后销毁。3. 6所有电子文件资料均须采用定期刻录光盘的方式进行存储。第四节印章管理1、基本规定范围：公司有效印章为公司公章、法人代表手章、财务专用章。2、印章的使用21所有人员须严格遵守用印审批流程；2.2使用人须填写用印申请单，并详细注明各项内容，逐级 获11、得所在部门负责人、分管副总经理、公司总经理的批准；不符合上 述要求的用印申请，印章保管人有权不予加印；2.3加盖印鉴后，除各类归口存档的合同、文件外，其他证明、 信笺等，办公室要复印、建档保存；2.4未经允许，不得将公司公章带到办公区域以外使用；如因特 殊情况需要携外使用，则必须经由总经理书面批准，并由行政部专人 随行予以加印，其他人员不得动用印鉴；如为办公需携带外出使用， 必须两人以上随行。3、印章的保管3. 1印章管理实行专人保管制；3. 2总经理为公司印章保管的第一责任人，可分别指定专人保管 并备案；3. 3公司公章、财务专用章和法人代表手章则由办公室、财务部 指定专人保管，不得擅自更换12、保管人；3. 4印章保管人应配置专属保险柜进行保管；3.5如印章保管人因出差、休假等原因不在岗时，应在出差或休 假申请中注明临时印章保管人，上级领导审批，并在得到批准后进行 临时印章交接，做好书面记录；此间发生的任何印章方面的问题，由 临时印章保管人负责；3. 6印章保管人对印章的安全负有直接责任；发现印章丢失或被 盗后，保管人应立即报告公司主管领导，并按规定到政府主管部门申 请作废。4、印章的收缴、报废4. 1印章破损、遗失或因机构变更、撤销等原因不能继续使用时， 应及时履行收缴或报废手续；4.2按要求收缴或报废的印章应在股份公司办公室的监督下，由 集团统一收缴、保管或报废，并做好记录。第五13、节办公用品管理1、基本规定11范围1.1.1 一般办公用品：日常使用的笔、胶水、纸张、计算器等日 常办公用品；2、负责部门2.1办公室负责办公用品的采购、保管及发放工作；2未经允许，其他任何部门或个人不得私自购买。3、审请及购买3. 1 一般办公用品1. 1各部门须于当地规定的日期前将办公用品、耗材购置、 申请表提交至行政部；4、管理4.1按需购买、适量库存、定期盘点和发放；2办公用品的采购及发放须分别办理入库、领用手续，并做好 定期盘点工作；4. 3严格办公用品的报废工作，须在报废处理册上详细注明办公 用品名称、单价、数量及报废处理的其他有关事项；4用人部门须提前为新人职员工申领办公用品，员14、工调任或离 开该工作岗位时应按要求将其领用的物品交还行政部。第六节办公用车管理1、基本规定股份公司原则上只配置一辆办公用车，由办公室按固定资产购置的审批流程逐级上报，由集团公司领导批准后方可购置。2、管理及维修2. 1日常管理2. 1. 1办公室行使办公用车的管理职责，负责日常用车的管理与 审批工作，任何人不得擅自公车私用；2. 1.2驾驶员为所配办公车辆的直接责任人，车辆丢失、发生事 故等造成的重大损失，应按照公安机关的最终裁定，确定责任方并由 其承担相应的责任；因驾驶员个人过失造成的损失，由其本人承担全 部责任。2.2用车管理2.2. 1办公室负责办公车辆的统一管理与调动，是办公用车的监 15、督检查部门，负责监督办公用车的使用情况；用车人需事先填写用车申请单，经所在部门负责人签 字同意后提交行政部审批，行政部经理综合权衡工作的轻、重、缓、 急，合理安排派车，未按规定申请用车者，一律不予派车；驾驶员接到经批准的用车申请单后方可出车，并填写 出车登记表，按规定的路线行使，办完公事后应及时返回；2.2. 4公司用车若离开公司注册所在城市，则必须提前获得股份 公司行政部负责人的批准。2. 3车辆维修2. 3. 1行政部在当地选定具有维修资质的合法、正规修理厂作为 公司车辆维护的外协合作单位；公司车辆必须到当地指定的外协合作修理厂维修；获得合法有效发票及书面维修报告后，依据费用结算程序 申请16、付款或报销。3、驾驶员工作要求3.1爱护公司车辆，定期对车辆进行维护保养，发现故障及时报 修，严禁带故障行车；3.2按时、认真参加安全学习，做到：不出私车、不酒后驾车、 遵章守纪、安全驾驶；3. 3不得将车辆交给任何非本公司专职驾驶员使用，违反者将严 厉惩处，并承担由此造成的一切损失；3. 4未经审批，公司车辆不得借予本公司之外的任何人员使用；3. 5车辆必须停放至公司指定的停车场，确保车辆的停放安全;3.6每日下班后，驾驶员不得私自将车辆开回家。4、费用控制4.1耗品管理4. 1. 1行政部负责加油卡及车辆用品的统一购买与管理工作；设立车辆专用台账，每次加油后，驾驶员本人须在车辆 加油登记表17、上签字确认。第七节会议管理1、基本规定股份公司各部门、各地公司必须根据经营管理需要，举行各种会 议。2、会议分类2. 1半年工作会2. 1.1对半年以来的各项经营管理工作进行总结与汇总；2. 1. 2股份公司的半年工作会原则上于集团半年会后举行；2. 1. 3各地公司的半年工作会须于股份公司半年会举行前完成, 并作详细的会议纪要。2.2办公例会股份公司总经理办公例会，原则上每两周一次，由股份公 司行政部负责收集会议议题，准备会议资料，并制作、发布会议纪要；股份公司前勤、后勤、发展和财务系统月度例会，每月一 次，由主管副总经理负责召集，采取视频会议形式；股份公司、各地公司、各部门、各班组均要定期18、（如季度、 月度、周、日）召开办公例会，由相关负责人召集并主持；股份公司和各地公司各经营类部门每周均要召开经营分析类会议，由相关负责人召集。3、会议要求3. 1会议安排各类例行会议必须按时召开，不得随意取消；3. 1. 2非例行会议需提前通知参会者，并告知会议内容和预计时 间；3. 1. 3被委托参会人员发表意见，或在会议文件上签署意见，应 事先获得委托人授权，未获授权者不得参会；须明确会议主题并确定主持人，重大会议由行政部负责组 织。3.2会议纪要所有会议均需制作会议纪要，并及时发送给所有与会 人员；公司的总经理办公会及周经营分析会的会议纪要须报 股份公司行政部。3. 3会场要求3. 3. 1与会者必须严格守时，按规定将移动通信设备设置关闭或 振动状态；尊重他人的发言，认真倾听和记录，在得到主持人允许后 发言，不得吵闹或大声喧哗，自觉遵守会场纪律。3. 4行政部负责会议室的统一安排及会议室设备的管理工作。