1、生物药业公司文件处理程序及格式管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 公司文件管理制度1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。 4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、2、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类：5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件3、，要求下级办理和需要共同执行的事项；5.3人事通知 适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。5.4工作报告 适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。5.5会议纪要 适用于公司各级会议进行的记录的文件。5.6对外发函 适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。5.10批复：答复请示事项用“批复”。6.文件格式：6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，4、页脚设置为1.5CM，采用数字形式；6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成；6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，5、编号数字不分按年度时间顺序排序。公司级发文 xx 总字【XXXX】XXX号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。6.5.2人事任免类发文 xx 人字【XXXX】XXX号6.5.3总裁办发文 xx 办字【XXXX】XXX号6.5.4财务部发文 xx 财字【XXXX】XXX号6.5.5研发部发文 xx 研字【XXXX】XXX号6.5.6质管部发文 xx 质字【XXXX】XXX号6.5.7营销中心发文 xx 销字【XXXX】XXX号6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件6、底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件7、要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。6.9具体要求：文件标题应准确简要概括文件的主要内容；文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。文件最后一页的页脚横线上方有主题词;公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、8、格式规范；本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。7.收文：7.1收文一律使用xx生物技术股份有限公司收文簿；7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写文件阅办单提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。7.3文书处理工作：文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序；部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表；8.发文：8.1发文执行xx生物技术股份有限公司发文流程，发文程序如下：公司内部发文：拟稿人核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核公司主管领导（总监、副总裁）核准编号打印盖章（签字）发文备案对外发文：拟稿人部门经理或总监、副总裁审核总裁核准编号打印盖章（签字）发文备案9.附则：9.1本制度的最终解释权及修改权归xx生物技术股份有限公司总裁办；9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发；9.3本制度自下发之日起生效。9.4附相关支持性文件。文件页面格式文件阅办单公文拟稿纸标题格式签发：