1、大型物流公司文件管理及借阅保密制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第1节 总则第1条 目的为了加强对公司文件的管理，特制定本制度。第2条 本制度适用于公司文件管理及保密制度。第2节 公司文件分类第3条 决定用于公司对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及员 ，变更或撤消下级单位、各部门不适当的决定事项。第4条 决议用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。第5条 意见部门或子公司用于对重要问题提出见解和处理办法的事项。第6条 通告用于公布应当遵守或周知的事项。第7条 通知用于公布规章制度，转发上级机关公文，批转下2、级单位、部门的公文，要求下级单位、部门办理和需要周知或共同执行的事项。第8条 通报用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。第9条 报告用于向公司领导或上级机构汇报工作、反映情况、提出建议。第10条 请示用于向公司领导或上级机构请求批示、批准。第11条 函用于相互商洽工作（一般在同级部门/子公司间）咨询、答复问题或告知需对方注意的问题事项。第12条 规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。第13条 会议纪要/记录用于记载、传达会议情况和议定事项（注意会议纪录与会议纪要的区别）。第3节 公司文件管理及流程第14条 公司内部外部的所有文件均由行政部统一管理、登记并分类归档。第15条 3、公司内部发文 （1）以公司名义的发文，统一由行政部专人负责发送、签收；将发送文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并及时向文件签发人报告报送结果；部门的发文由各部门负责发送、签收，并按上述程序进行登记；绝密或机密文件由专人按核定的范围报送；（2）以公司名义的重要发文，如制度、规章等由行政部负责起草、审核，填写文件签发审批单（见附件29）由执行总经理签发；一般发文，如通知等填写文件签发审批单由执行总经理签发；各部门的发文由各部门负责起草、审核，部门负责人签发，并报送行政部备案；属于绝密或机密的文件，核稿人应注明“绝密或机密”字样，并确定报送范围；绝密或机密文件按保密规定，由专人打印、报4、送；（3）签发文件和原稿，由行政部分类归档，保存备查传阅文件由行政部专人负责收回，对领导指示的文件，行政部应及时组织传达和落实。第16条 内部文件编号 （1）按四组序号执行，即：MYHDXX-XX-XX-XXX； （2）第一组序号“MYHDXX”：“MYHD”代表XX西部现代物流城开发有限公司，其后的“XX”为年份代号； （3）第二组序号“XX”：代表发文部门拼音前二个字母（例：行政部为“XZ”；财务部为“CW”）； （4）第三组序号“XX”代表文件类型，分类如下：决定、决议、规定、制度类：01通知、通告、通报类：02报告、请示类：03会议记录类：04公司部门联系函类：05其他：06（5）第四5、组序号“XXX”：为文件的编排序号，为自然流水号，按发生的时间先后设定，由“001”开始。第17条 公司外来文件 （1）由行政部专人负责接收并登记外来文件签收记录表（见附件30）后，立即交由执行总经理进行处理；由执行总经理根据来文级别、内容提出初步意见，并于接件当日即按文件的要求送达有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时送达； （2）私人文件不准开启，直接送至收信人或通知收信人至行政部收取； （3）分送至各部门的文件若有差错，各部门负责文件签收人必须立即退回给行政部。第18条 公司所有对外文件、公函等资料均需在行政部登记并取得文件编号后才能对外发出，同时必须将盖章后的文件复印件交行政6、部指定人员存档。第19条 对外文件编号 （1）按四组序号执行，即：MYHDXX-DW-XX-XXX； （2）第一组序号“MYHDXX”：“MYHD”代表XX西部现代物流城开发有限公司，其后的“XX”为年份代号； （3）第二组序号“DW”：代表对外发文； （4）第三组序号“XX”：代表发文部门拼音前二个字母（例：行政部为“XZ”；财务部为“CW”）； （5）第四组序号“XXX”：为文件的编排序号，为自然流水号，按发生的时间先后设定，由“001”开始。第4节 公司文件的保密及借阅管理第20条 公司文件按秘密程度分为“绝密文件”、 “机密文件”、“普通文件”三类。第21条 “绝密文件”文件 （1）主7、要指极为重要，收文人不得向无关人员泄漏文件的内容；政府下发与项目公司有关的重要文件、合同、会议纪要等； （2）由公司执行总经理阅览、批示处理意见后，公司行政部派专人负责管理、归档，“绝密文件”需经公司总经理签批后方可借阅、复印。第22条 “机密文件”文件 （1）主要指不宜向公司以外人员透露内容的文件；如：工程资料、合同、调研报告、公司的重要发文等； （2）由公司执行总经理阅览、批示处理意见后，全部在公司行政部归档，并由行政部专人管理；“机密文件”需填写文件/合同/档案借阅申请单（见附件31），经公司执行总经理签批后方可借阅；只针对相关业务部门的“机密文件”，只需经业务部门的负责人签字后借阅，借8、阅“机密文件”只能现场阅读，不能借出，如要借出、复印，必须填写文件/合同/档案借阅申请单，并由公司执行总经理签批后方可； （3）凡印、盖有机密的文件、资料等，经手人员均不得复印，不得随意传与他人阅读或丢失，否则，由此而给公司造成的损失，公司保留追究一切责任的权利；（4）机密级别以上的文件/合同/档案由专人存放保管。第23条 “普通文件”文件（1）主要指非机密文件；如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则视内容判断；（2）只针对一个部门的“普通文件”，需由部门负责人阅览、批示处理意见或根据文件的内容指定相关负责人对文件进行具体处理、实行,并在填写通知/文件处理意见反馈表（见附件32）后交由部门指定9、人员进行登记、归档；（3）与多个部门有关联的“普通文件”，有主要关联部门负责人收到文件时，根据文件内容必须及时与相关部门沟通并予以处理；处理后的意见需填写通知/文件处理意见反馈表后交由行政部进行归档，部门留存复印件；（4）部门之间如需借阅、复印其他部门的文件、资料，借阅部门需征得被借阅部门负责人同意，被借阅部门的文件管理人员应做好记录，并负责及时收回所借的文件、资料；各部门应指派专人做好文件、资料的保管、登记、存档工作。第24条 公司所有员工不得将公司一切重要资料，包括但又不限于财务资料、成本资料、客户资料、人事记录、业务计划、市场推广计划、业务往来、技术、商务秘密、工程设计、模式及构架等向外泄露，否则，因此而给公司造成的损失，公司保留追究一切责任的权利。第25条 试用期间的员工不得担任文件管理员，不准借阅、复印、拷贝任何资料文件。