1、集团文件、资料、信息管理与保密制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1目的为了加强对集团内部各类文件资料的管理,使之既利于提高效率和质量,又利于安全和保密,根据有关规定,特制定本制度。2范围本制度适用于集团各公司、各部门和个人内部文件资料借阅、对外报送、新闻宣传报道等事项中资料的使用、审查、审批和保密管理。3原则集团各类文件资料的管理及保密工作实行“业务谁主管，保密谁负责”和“自审与送审相结合”、“先审后用，先审后发”为主要原则。4集团及各公司的文件资料管理及保密工作由集团办公室及各公司办公室归口管理。5资料的保密审2、查审批管理5.1集团保密内容是指：5.1.1集团重大决策中的秘密事项。5.1.2集团尚未付诸实施或正在进行研究的生产战略、生产方向、生产规划以及经营决策。5.1.3集团内部掌握的合同、协议、意向书以及可行性报告，重要会议记录。5.1.4集团各子公司财务与结算报告以及各类财务统计报表。5.1.5集团尚未公开的各类信息和规章制度、计划、报表及重要文件。5.1.6集团内员工人事档案、工资性、劳务性收入以及资料。5.1.7集团各子公司主要装置的重要技术参数、操作参数及指导生产技术性文件和资料。5.1.8集团有关专利以及专有技术、先进工艺。5.1.9集团领导的个人情况、电传、传真、书信。5.1.10集团3、的经营数据、策划方案及有损于集团利益的其他事项。5.2集团密级的确定：5.2.1集团的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。5.2.2集团各子公司生产发展中，直接影响集团权益的重要决策文件资料为绝密级。5.2.3集团发展规划、财务报表、统计资料、各类操作参数、重要会议记录、公司经营情况为机密级。5.2.4集团人事档案、合同协议、职工工资等收入、尚未公开的各类信息为秘密级。5.3内部文件资料的印制、借阅、复制管理5.3.1文件印发前要根据内容准确确定主送、报送和抄送范围以及印制份数;凡涉及秘密事项的文件要准确划定秘密等级，公文的密级由公文制发部门根据公文内容涉及集团秘密的程度来划定。5.3.4、2秘密文件一律由文件发出人或办公室打印,装订,办公室工作人员应严守机密。5.3.3秘密文件要严格按照核定的份数印制,多余的要当即撕毁待销。集团文件、资料、信息管理与保密制度第1页共5页5.3.4打印秘密文件时,要及时删除或妥善保管电脑里的秘密文件，草纸、废纸等要妥善保管,定期销毁(并有监销)。5.3.5秘密文件必须在办公室阅办,不得带回家中,不准携带出入公共场所；要控制文件阅读范围,按规定的阅读级限阅文；若需扩大阅读或传达范围,需经主管领导和部门负责人批准。5.3.6复印秘密文件,必须有严格的审批、登记制度,并指定专人管理;复印的秘密文件要按正本一样进行登记和管理。5.3.7涉及公司生产、经营5、财务等方面核心数据的绝密级资料，须经集团总经理签批后方可借阅、复制。5.3.8机密级资料须经集团分管领导或本公司总经理签批后方可借阅、复制。5.3.9秘密级资料须经集团部门负责人或公司分管领导签批后方可借阅、复制。5.3.10有关公司财务资料管理，各主管会计在其职责范围内，按会计核算期准确及时的填制会计凭证、登记会计账薄、编制并报送各种报表、编写财务会计报告，定期将其整理装订成册进行临时性保管。在临时保管期间，财务中心主任有权现场查阅和审查凭证、账薄、报表及报告。其他任何人不得在未经财务中心主任或主管领导批准的情况下出借或复印会计凭证、账薄、报表及报告。5.3.11公司财务部门需向外部报送的6、会计资料必须经集团财务中心主任和主管领导许可并由公司办公室进行相应登记，加盖公章后予以报出;公司内部其他职能部门需要查阅、审查、借阅、复印、拷贝会计资料的，必须经财务部门负责人和财务中心主任批准许可后方能执行。5.3.12其他资料须经部门负责人签批后方可借阅、复制。5.3.13经批准翻印文件时,要注明翻印单位,时间和份数。5.3.14秘密文件、资料和其他秘密信息应通过集团网络系统传递，禁止在无保密措施的通信设备上传输秘密信息。5.4对外提供资料的保密审查审批管理5.4.1凡对外提供公司系统的统计数据等资料，一律以集团管理部提供的数据为准，其他任何单位、部门和个人不得提供和使用与其不一致的数据。7、5.4.2对外提供资料凡涉及应属于保密范围的内容一律不予提供，特殊情况下确需提供须集团分管领导或本公司总经理审查，经集团总经理审批后方可提供。5.4.3对外提供资料涉及公司生产、经营、财务等方面数据须本部门负责人同意经集团管理部审查并到集团办公室备案后方可提供。5.4.4对外提供的其他资料须经本部门负责人审批并到本公司办公室备案后方可提供。5.5接待各级部门来访的资料保密审查审批管理5.5.1集团办公室和各公司办公室是接待各级部门来访的归口管理部门，县（区）级以上含县（区）级部门领导到访须提前告知集团办公室备案，并由集团领导决定负责接待的人员，县（区）级以下部门领导到访由各公司自行安排接待事宜8、。5.5.2县（区）级以上含县（区）级部门领导到访的接待资料准备须本公司总经理集团文件、资料、信息管理与保密制度第2页共5页同意经集团管理部审查并到集团办公室备案后方可提供，县（区）级以下部门领导到访的接待资料准备须本公司分管领导同意并到公司办公室备案后方可提供。5.5.3其他接待情况由各公司办公室根据具体情况自行安排接待事宜。5.6新闻报道资料的保密审查审批管理5.6.1集团公司中文网站、英文网站、内部刊物、接待记者采访等新闻报道资料归口集团办公室统一管理，各公司网站由各公司归口部门管理。5.6.2新闻报道资料的中文数据须经集团管理部审查后方可发布，英文资料须经集团CFO确认后方可发布。5.9、6.3在新闻报道中凡涉及集团公司改革与发展的重大问题、热点问题，由集团办公室报集团分管领导审查经集团总经理审批后方可发布。5.6.4集团公司的新闻发布会由集团办公室组织，由集团公司领导或集团公司新闻发言人及经集团公司领导授权的部门负责人发布新闻。5.6.5以集团公司名义举办的专题新闻发布会，须由有关公司、部门提出举办专题新闻发布会的申请，经集团办公室审核并报集团总经理批准，由集团办公室会同有关部门共同组织。5.6.6各公司举办新闻发布会，内容涉及重大问题，关系集团公司形象的，须上报集团办公室审核批准。5.6.7集团公司对新闻和信息发布实行分级审核制度。集团办公室是联系新闻媒体的归口管理部门。集10、团及各公司门需要联系新闻媒体发布新闻、信息以及其他宣传、理论文章时，须经本部门负责人、分管领导审核同意后报集团办公室审核确认，由集团办公室归口对外发布。重要新闻、信息以及其他宣传、理论文章须经集团办公室报集团主管领导审核同意后方可发布。5.6.8各公司、部门上报集团公司或对外发布的新闻、信息以及其他宣传、理论文章，该公司、部门负责人对其负终审责任。5.6.9在新闻媒体发布新闻和信息，凡属下列情况者，必须上报集团办公室审核：以集团公司名义发布的重要新闻及信息或涉及集团公司领导活动、讲话的新闻及信息；对集团公司有重要影响、涉及集团公司重大举措或社会热点问题的新闻及信息。5.6.10凡对外发布、提供11、公司系统的统计数据，一律以集团管理部提供的数据为准，其他任何单位、部门和个人不得提供和使用与其不一致的数据。5.6.11新闻及信息一经发布，必须同时以电子文件和纸质文件备案，以便查询。5.6.12有关企业在新闻媒体发布的新闻及信息中首次出现本企业名称时，必须使用工商注册登记的规范全称。5.6.13各公司、部门要保持对舆论环境和新闻报道的准确监测，对重大负面新闻报道要正确应对，并严格按照集团公司重大事项报告制度，上报集团办公室。6.xx文件信息管理6.1本制度所指上市文件信息是指所有对公司股票交易价格可能产生影响的文件信息,包括但不限于定期报告、临时公告、财务数据、统计数据及需报批的重大事项。612、.2本制度所规定的上市文件信息适用于集团本部及下属全资子公司、控股子公司。集团文件、资料、信息管理与保密制度第3页共5页6.3集团董事会办公室是上市文件信息对外报送和使用的统一管理部门。6.4公司的董事、监事、高级管理人员及其他相关人员应当遵守国家信息披露相关法律、法规、制度的要求,对集团定期报告、临时报告及重大事项履行必要的传递、审核和披露流程。6.5公司的董事、监事、高级管理人员及其他相关人员在定期报告编制、公司重大事项筹划期间,负有保密义务。定期报告、临时报告公布前,不得以任何形式、任何途径向外界或特定人员泄漏定期报告、临时报告的内容,包括但不限于接受媒体采访、业绩说明会、分析师会议、接13、受投资者调研座谈等方式。6.6在集团公开披露年度报告前,在没有法律法规依据的情况下,任何单位和人员不得向外部单位提前报送和上市有关的年度统计报表等资料。对于外部单位提出的报送关于上市公司年度统计报表等无法律法规依据的要求,集团及各公司应当拒绝报送。6.7集团及各公司依据法律法规的要求应当向外部单位报送年度统计报表等未公开资料或者其他保密信息的,需要将报送的外部单位相关人员作为内幕信息知情人登记在案备查。6.8集团及各公司相关部门依据法律法规的要求对外报送上市信息前，经部门负责人、主管领导审批后报送董事会秘书处，董事会秘书审核批准后方可对外报送，董事会秘书认为拟报送信息属特别重大信息，还需经集团14、董事长特别审核批准的，待董事长签字确认后，方可对外报送。7.会议及文件保密管理7.1召开秘密程度较高的会议，会前应认真研究安全保密措施，并对与会人员进行保密教育，严明保密纪律。7.2出席、列席会议人员名单，由主管会务的领导审定；严禁与会议无关的人员进入会场；会议印发的秘密以上文件，不准带回家或带到公共场所。7.3会议期间印发的秘密文件一律标明密级，统一编号，登记分发，不得代转。会议结束前，应收回的文件全部收回。7.4与会人员不得以任何形式对外泄露会议秘密内容；凡规定不准记录的会议内容，一律不得记录；需公开报道的，稿件须经主管领导审查总经理审批。7.5涉及集团秘密的会议纪要,均须划分密级,妥善保15、管与传阅。8措施8.1出现下列情况之一者，给予警告并处以500元以上1000元以下扣款。8.1.1泄漏集团秘密尚未造成严重后果或经济损失的。8.1.2已泄漏集团秘密但采取补救措施的。8.2出现下列情况之一的，给予辞退并赔偿经济损失，直接追究法律责任。8.2.1故意或过失泄漏集团秘密，造成严重后果或重大经济损失的。8.2.2违反本保密制度规定，为他人所窃取、刺探、收买、提供集团秘密的。8.2.3利用职权强制他人违反保密规定的。9集团原有制度如与本制度相抵触的，以本制度为准，本制度未尽事宜或与国家有关法律、规定相悖的，按国家有关法律、法规等规定执行，并及时修改本制度，报总经理办公会审议通过。10本制度由集团办公室编制、负责解释并监督执行。