1、公司办公室及会议管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 办公室管理条例 第一章总则 第一条为加强团队管理,维护团队良好形象,特制定本规范,明确要求,规范行为,创造良好的企业文化氛围。 第二章细则 第二条服务规范: 1. 仪表:团队职员工应仪表整洁、大方; 2. 微笑服务:在接待团队内外人员的垂询、要求等任何场合,应注释对方,微笑应答,切不可冒犯对方; 3. 用语:在任何场合应用语规范,语气温和,音量适中,严禁大声喧哗; 4. 电话接听:接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的职员应主动接听2、,重要电话作好接听记录。 5. 现场接待:遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻,上班时间(包括午餐时间)办公室内应保证有人接待; 第三条办公秩序 1.工作时间内不应无故离岗、串岗。 第三章值班管理 第四条值班管理条例 一.管理要点和内容 (一).办公室值日。 1.目的:维护团队日常工作秩序,及时联络、处理事务; 2.一般以工作时间为责任时间; 3.值班要点: 1). 电话记录、处理、转送; 2). .领导交办任务。 二.值班规定 1.遵守值班纪律,按时交接班,有事须先请假,以便安排临时代替人员; 2.值班时坚守岗位; 三.接听值班电话应注意: 1.礼貌相待:不论打进、接入,应主动通报团队名称、职务、3、姓名,如对方未通报,应客气询问清楚; 2.使用语言文明,切忌粗声粗气; 3.对重要或较长的电话内容,可请对方复述一遍; 4.对要求打团队领导的电话,首先问清对方的单位名称、职务、姓名,然后婉转回答“请您稍等,我给您找一下”之类的话再处置; 5. 对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答; 6. 除紧争情况随时报告外,一般将若干电话内容集中到一起,有条理地予以报告; 四. 附则 1.员工值日、部门主管值班为义务值班,必要时可予轮休。 第四章保密制度 第一条为保守团队秘密,维护团队权益,特制定本制度。 第二条团队秘密是关系团队权力和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围4、的人员知悉的事项。 第三条团队附属组织和分支机构以及职员都有保守团队秘密的义务。 第四条团队保密工作,实行既确保秘密又便利工作的方针。 保密范围和密级确定 第五条团队秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项: (一)团队重大决策中的秘密事项。 (二)团队尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。 (三)团队内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。 (四)团队财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。 (五)团队所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 (六)团队职员人事档案,工资性、劳务性收入及资料。 (七)其他经团队确定应当保密的事项。 一般性决定、决议、5、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。 第六条团队秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 绝密是最重要的团队秘密,泄露会使团队的权益和利益遭受特别严重的损害;机密是重要的团队秘密,泄露会使团队权益和利益遭受到严重的损害;秘密是一般的团队秘密,泄露会使团队的权力和利益遭受损害。 第七条团队秘级的确定: (一)团队经营发展中,直接影响团队权益和利益的重要决策文件资料为绝密级; (二)团队的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、团队经营情况为机密级; (三)团队人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘书级。 保密措施 第八条具有属于团队秘密内6、容的会议和其他活动,主办部门应采取下列保密措施: (一)选择具备保密条件的会议场所; (二)根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员予以指定; (三)依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。 (四)确定会议内容是否传达及传达范围。 会议制度 第一条关于会议分类 项目会议活动分为以下二类: (一)部门集体会议。 (二)各部门会议:部门(系)根据各自的工作分工,为落实上级主管部门工作部署,组织召开的属于工作方面的各类会议。 第二条关于会议原则 (一)讲求实效。各部门会议都要讲求实效、议题明确、准备充分。 决策性会议会前要认真调研,充分沟通,会上以决策为主,不作过多讨论; 7、传达贯彻上级部门的会议或文件精神的会议,有材料的要按照材料传达,没有材料的要尽量保持原貌,重点强调结合实际贯彻落实的意见和要求;工作部署性会议要围绕中心,突出重点,明确要求,注重务实。 (二)精简会议。要本着减少数量、控制规格、控制规模的原则,大力精简各类会议。 (三)压缩时间。会议要明确时间。 (四)注重节约。会议一般电话通知。 (五)各部门需要提交上级研究的事项,必须按照以下程序进行,否则不予上会研究: 各部门填报议题申报单-提出议题- 办公室汇总议题及相关材料-相关人员审定议题并确定上会日期-发办会议通知-开会-办公室整理、印发会议纪要-督促检查决议事项执行情况。 第三条关于会议准备 (8、一)项目各部门集体会议准备工作由办公室负责;相关部门配合。主要工作如下: 1.负责议题的收集、汇总。 2.准备相关资料。 3.议题涉及两个以上部门的,事先做好沟通、协调工作。 4.认真做好会议记录。 5.及时编写会议纪要。 6.及时做好相关材料的整理和归档。 7.做好会务服务。 (二)各分管部门组织召开的会议的准备工作,由相关业务部门负责。主要工作如下: 1.负责准备相关材料,事先送达与会有关部门。 2.需要两个以上部门共同完成的工作,主要责任部门事先应做好沟通、协调,明确责任分工。 3.认真做好相关工作记录。 4.及时做好相关材料的整理和归档。 5.做好会务服务。 第四条关于会议纪律 (一)9、与会人员必须准时出席会议,不得迟到、早退或缺席。因故不能出席会议的,会前要向主持会议的人员请假。会后,由会议主持人指派专人向缺席者传达会议有关内容。 (二)会议期间应自觉关闭手机或调为振动。 (三)要遵守会议纪律,保持良好会风。 (四)嘉年华各部门集体会议由办公室负责签到;其它部门会议由相关承办部门负责签到。 (五)重要会议的与会者要严格遵守有关保密纪律。 第五条关于会议执行 加强对会议落实情况的督促检查,切实把会议精神落到实处,确保工作取得实效。 (一)嘉年华集体会议决定的事项,由各分管部门领导负责组织贯彻落实;会议涉及的重大事项决议落实总负责人负责。 (二)各部门决定的事项,由具体承办部门负责执行;各部门领导负责调度、指挥、督促检查。 (三)有关会议的执行情况由各承办部门以书面形式报办公室备案。 (四)各部门的例会形成的纪要在每月最后一周的星期三报办公室备案。