1、农产品公司文书及印章行政管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 行政管理制度一、文书管理1、公司人事行政部是公文处理归口管理部门，负责公司公文处理工作。2、各部门负责管理范围内各种类型文件的起草,编制工作。3、公司公文处理做到规范化、标准化、制度化、科学化、信息化。4、公司常用的公文种类主要有：（1）决定，适用于对重大事项或重大行动作出安排，提出具体管理措施；（2）规定、办法，适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求；（3）通知，适用于发布规章、章程、条例、规则；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要2、求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免和聘用干部；（4）通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；（5）报告，适用于向上级单位汇报工作，反馈情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问；（6）请示，适用于向上级单位请求批示、批准；（7）函，适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其它业务主管部门请示批准等。办理例行公事与应急公务等，用“便函”；（8）会议纪要，适用于记载和传达会议情况和一定事项；（9）意见 适用于对某些工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求某项工作的意见；（10）工作联系单，适用于部门之间协调联系工作以及部门向公司领导汇报请示3、工作。5、公文均应标注发文编号。 6、公文格式（1）、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机构标识、发文字号、签发人、标题、主送机构、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期和份数等部分组成。有保密要求的公文，应根据保密程度，在公文首页右上角分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并标明保密期限，密级与保密期限之间用“”隔开，如“机密一年”；属企业商业密级公文则标明“商密”，参照国家密级公文等级分为商密AAA、商密AA、商密A，并标明保密期限，密级与保密期限之间用“”隔开，如“商密AA一年”。密级程度通常标于公文右上角第1行。公文应当根据紧急程度分别标明“特4、急”、“紧急”、“平件”和“普通”，标于公文右上角第1行，如属密件，则标于密级之下。发文机构标识应当使用机构全称或者规范化简称，如“xx（秦皇岛）麦芽有限公司”。公司信函、传真使用带有公司标识的信笺。发文字号由发文机构代字、年份、序号组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如：“xxxx1号”、“xx行xx1号”、 “xx质xx1号”、 “xx销xx1号”、 “xx生xx1号” “xx财xx1号”。公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中一般不用标点符号。转发文件的标题，除转发的文种为“通5、知”时可省略外，其它公文均可保留一级文种。如“转发的通知”。主送机构指公文的主要受理机构，应当使用全称或者规范化简称。上报的公文。上报公文应在横线上方左侧注字号，右侧注明签发人；并在文件附注处注明联系人的姓名及电话。公文如有附件，应当在正文之、成文时间之前注明附件顺序和名称。注明的名称必须与所附文件的编号、名称相一致。成文日期。会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；一般信函以发出日期为准。成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”。主题词。应在上级单位颁发的主题词表中选择合适的主题词；标注主题词应在规范的6、主题词表中进行选择，不允许生造和随意标注；主题词一般不超过五个词组；请示件应按照上级机关的要求标注主题词。发文用印。公文除会议纪要外，须加盖印章。单一机构制发的公文在成文日期之上不再标署发文机构名称，只在成文日期上加盖印章。印章端正、居中下压成文日期，齐年盖月。公文除以会议纪要文头纸印刷的会议纪要外，一律加盖印章。联合发文时，各单位都应加盖印章，盖印顺序应与文头单位排列相同；联合行文。企业与其他机构联合行文，主办机构应排列在前；只标明主办机构发文字号。联合行文单位均需加盖印章。两个单位联合行文，应将成文日期间距拉开，两个印章均压在成文日期上，不相交或相切。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止7、出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，印章加盖或套印其上，成文日期可不盖章。（2）、公文文字从左到右横写、横排，用纸应按国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订，公文版头格式统一由发文单位全程加“文件”二字，文件印制应采用公司统一编制的公文模块。6、行文规则（1）行文关系，公司根据各自的隶属关系和职权范围确定：公司在职权范围内可以对所属部门行文，并根据业务需要向无隶属关系的单位行文；公司各部门之间一般不行文，也不得以部门名义对外行文，公司内部有关工作可采用工作联系单或签报；公司领导讲话一般印发内部情况通报，不再行文。各职能部门不许用本部门名义向平级单8、位下指令、作指示，可在职能部门之间发会议纪要、情况通报或通知等。如遇重大事项，以职能部门名义行文时，需经总经理同意后办理。（2）一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应在寄发该文件时同时抄报被越级的单位。向下级单位的重要行文，应同时抄送其直接上级单位。（3）同级单位、合作伙伴可以联合行文。（4）请示的公文应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其它单位，应采用抄送形式，但不得同时抄送下级单位；业务性、时效性较强的公文，在报请上级或业务部门审批的同时，可抄送有关单位；由人事行政部根据请示内容，分送公司有关领导审批。（5）报告中不得夹带请示事项，除领导交办的事项外，请示类公文不得直接送领9、导者个人。（6）以公司名义行文，需经总经理或主持工作的领导签字批准。（7）如属重大事项，公司以红头格式行文，职能部门一律不准用红头格式行文。7、公文办理（1）收文办理收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。拟办凡需办理的收文，由人事行政部提出拟办意见，根据轻重缓急和专业分工，送公司领导阅批，或直接送有关部门办理；涉及几个部门共同办理的文件，拟办时确定主办部门，由主办部门同有关部门会办；对不属于本单位职权范围、不适宜由本部门办理的，应迅速退回人事行政部重新拟办并说明理由；各部门通过会议或其它渠道收到的主送公司的各类公文，都应先交人事行政部收文，由10、人事行政部按公文办理程序进行流转；凡属公司领导和各部门传阅的文件，行政文件由人事行政部组织传阅，部门之间不得横传。批办审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名、和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。承办部门应在规定的时间（7天）内抓紧办理文件，急件随时办理。特殊情况下在时限内办理确有困难的，应当及时向人事行政部说明。部门主要负责人因公外出，应授权其他领导和人员办理文件，不得由此造成文件积压、拖延；上级部和政府要求公司办理并报告办理结果的批示件和征求意见稿，应作为急件办理，由人事行政部送公司领导批转有关部门在规定时限内提出书面意见，经人事行政部核11、稿并报公司领导批准后正式向外报送。催办对需要办理的重要和有时限要求的文件，由人事行政部负责催办，各部门应积极配合。对公文的办理情况，纳入本部门考核。人事行政部文秘人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。（2）发文办理发文办理程序：职能部门拟稿职能部门经理审核报送（书面材料和电子文本）人事行政部核稿呈送公司总经理审批人事行政部印发和归档。拟稿符合国家的法律、法规和方针、政策，符合集团公司的有关要求，符合公司的有关规定；情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短；人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应引标题，后引12、发文字号，并加括号。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写；结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”；必须使用国家法定的计量单位；公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。会签公司发文内容凡涉及到其他部门业务的，主办部门应事先商请有关部门会签。每个部门会签时间不得超过2天；会签部门对会办事项如有不同意见，主办部门应负责协调解决，如无法协调一致，主办部门应向公司领导如实反映各方面意见，必要时提请公司行政办公会议研究决定；各职能部门拟发规章、条13、例、规则等法规性文件时，均应有法律依据。审核及核稿各部门领导要负责对本部门草拟文稿进行审核把关，对不符合要求的文件稿应及时退经办人修改或重新拟稿。公司发文在送领导签发之前，必须经人事行政部进行核稿。核稿的重点是：是否需要行文；有关部门是否已协商、会签；提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行，是否符合国家和集团的方针政策、法律法规和有关规定；公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。签发凡需要公司法定代表人签字的公文，必须由公司董事长签字或由公司法人授权委托人签字；般发文由总经理或公司分管领导签发；公文急需签发总经理和分管领导外出时，应由人事行政部协调，送授权主持工14、作的公司领导审批签发。重要的请示、报告应先送主管领导审核，再送总经理签发；人事行政部经理经总经理授权，可代签发公司便函、贺电、唁电、内部情况通报、会议通知、公司信息、行政会议纪要。签收公司内部发文要履行签收手续，不许将文件交给非收文人员，避免丢失或泄密。（3）翻印上级单位标有密级的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经总经理或人事行政部经理批准，可以翻印，翻印件同正式文件一样管理。翻印时，要注明翻印机关、时间、份数和印发范围。（4）传真收发和处理一般传真文件由人事行政部接收，集中分办、管理，办理规则同上；属于需要办复的传真，应及时送公司领导或主办部门阅办，急件随到随办，不得积压；草拟传真稿，坚持15、一事一文，应简明扼要，文字清楚，说明问题；经营销售类传真由营销部接受并负责办理。（5）公文归档公文办理完毕，应及时将公文定稿、正本、签发稿、重要修改稿和有关材料（包括音像）整理好，在本部门立卷后送人事行政部档案室归档。上级公司来文及办理过程中形成的文件、材料，职能部门在办理完毕后将有关材料整理，移交至人事行政部归档。以公司名义向上级公司或对外发出的所有文件，应将有关材料交至人事行政部归档。各职能部门的文件资料由各部门指定专人负责按规定整理归档。公文归档要根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证归档文件的齐全、完整，能准确反映本部门主要工作情况，以便于保管和利用；联合办理的公文，定稿由主16、办单位立卷；具有长期或永久保存价值的电子文件，在目前情况下，如没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质文件。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档；整理好的案卷，应当按照有关归定定期向档案部门移交。个人不得保管应归档公文；没有归档和查存价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，按有关规定销毁。销毁秘密公文，要进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。公司人事行政部负责公司公文的收发、传递、用印、立卷、归档和按规定销毁等工作。公文处理必须做到准确、及时、安全统一这一基本要求，严格执行国家和所在地区的保密法律、法规和公司有关保密规定，确保公司内部上传下达渠道的畅通。8、文件的借阅和清退（1）各部门因17、工作需要借阅一般文件，需经人事行政部经理同意后方可借阅。（2）借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。（3）人事行政部对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。（4）各部门应指定专人负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。二、档案管理1、人事行政部是档案管理的责任部门，负责公司范围内的档案工作。2、归档范围凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、传18、真、图表、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。包括：本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；本公司的请示与上级机关的批复；上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、规定、计划等文件材料；本公司反映主要职能活动的报告、总结，公司汇总的统计报表和统计分析资料；本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料19、；公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。3、立卷归档要求（1）公司各部门应在每年2月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向人事行政部移交。（2）各部门必须严格遵守归档制度，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续，移交档案时，要严格履行移交手续。（3）归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做20、到下述几点：归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任兔文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；传真件应与原件在一立卷。卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件21、在前，定稿在后；卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。本公司各部门22、及各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司办公室统一发给。有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。 案卷装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。 4、档案保管（1）为确保档案的安全和有效提供利用，公司设立专门档案室；档案室须保持适宜的温、湿度，同时具备防火、防盗、防光、防23、虫等应急安全措施。 （2）严禁在档案库房内吸烟及存放易燃易爆物品。（3）档案库房是机要重地，未经管理人员许可，不得擅自进入库房。档案库房应随手关门，妥善保管好库房钥匙，下班前要检查门窗，切断电源。5、档案保管期限（1）档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。（2）确定公司档案保管期限的原则：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。6、档案的鉴定与销毁（1）24、人事行政部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。（2）档案鉴定工作由人事行政部主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见（3）档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。（4）销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。7、档案的借阅 （1）公司各部门因工作需要，借阅公司档案需经人事行政部经理批准，然后到档案室借阅。 （2）公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。 （3）借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。 （4）借25、阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经人事行政部经理批准。（5）借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。（6）借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，将对其进行处罚。（7）凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。8、其他 （1）对未经人事行政部经理批准转借、复印或携带档案外出的或涂改、拆散档案的员工；公司视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元1000元，并予以通报批评。（2）借阅档案不按借阅期限归还的员工，人事行政部将限期归还并责令其当事人写出书面检查。三、印章管理1、26、印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，人事行政部负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督印章的保管和使用。2、印章保管（1）公司公章、合同专用章及其他公司名称印章由人事行政部保管（2）财务专用章由财务部经理保管。（3）部门印章由各部门经理保管。（4）公司及各部门必须严格印章管理，指定专人保管，并须存放于铁制柜具内，随时上锁。3、印章刻制（1）公司印章的刻制，须报经公司董事长批准后，由人事行政部按有关规定刻制。公司内部各部门印章和各类业务印章，按需要报经总经理批准后，由人事行政部统一刻制，并分发有关部门管理使用。（2）印章损坏需重新刻制的，由使用部门提出书面申请，并上缴已损印章后27、，由人事行政部按本规定第五条办理。（3）印章遗失的，由使用部门向人事行政部书面报失，再由人事行政部按有关规定向印章刻制审批机关书面报失并按本规定第五条重新刻制。4、印章管理（1）印章的启用或废止由人事行政部发出加盖印模的正式通知后生效。对外使用的印章，在发启用或废止通知时，还应同时通知有关单位。启用新印章的同时，应当废止旧印章。部门或机构撤消时，应当废止原印章。（2）人事行政部应建立印章启用或废止的档案，以便存查。废止的印章由人事行政部封存或销毁。（3）公司印章移交或由他人代管时，需经总经理批准。部门印章移交或由他人代管时，由部门负责人批准。印章移交或由他人代管的，应当做好移交记录。（4）印章28、原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用单，载明事项，经人事行政部经理批准后由两人以上共同携带使用，并办理借用登记手续。借用人对使用印章的情况，应如实补办用印登记手续。5、印章使用（1）凡以公司名义发出的公文（含文件、函件、介绍信、证书、报表等），需盖公司印章，经公司分管领导审批用印。重要公文，包括对外担保、抵押、股权变更、出售资产、对外承诺、重要人事任免、重要批复或重要请示等，须经公司董事长审批用印，或由董事长授权总经理审批用印。（2）以部门名义发出的一般性公文，一律盖部门印章，由部门负责人审批用印。重要公文，由部门负责人审批后，再报公司分管领导审批用印。（3）经29、办人员用印必须履行用印登记手续，先登记后用印。登记内容包括：用印日期、用印事项（文件名）、文件编号、发往单位、审批人、用印人、盖印人等，由用印经办人、印章管理人签名（4）审批人审批用印时应当认真审核文稿所涉实体内容是否符合公司有关审批制度、公文是否符合行文规范等。（5）印章管理人员用印时，应当认真审核文稿签发审批手续是否完备、正确。对审批手续不全或程序不对的，应当拒绝用印。（6）严禁在空白信笺、空白票据或文件空白页（除注明“此页无正文”外）上盖印章。如因特殊情况确需时，须经公司总经理同意，并在事后将公文使用情况如实登记(附上使用情况复印件)并存档。（7）所有审批用印的原件，均须交由人事行政部存30、档。（8）使用公司合同专用章须由相关部门申报，公司法务人员审核按程序办理。（9）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。6、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。四、会议管理（一）会议管理1、公司人事行政部是会议管理的归口部门，负责公司会议室的管理，会议的组织、通知、记录、纪要、传达等工作。2、人事行政部要发出会议通知，包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。3、各部门负责本部门会议的组织管理工作。4、参加会议的人员要在会议记31、录上签到。5、会议记录由人事行政部指定专人记录和保存，会议记录应记载会议召开的日期、地点、主持人姓名、会议议程、出席人员姓名、发言要点、每一决议事项的决议结果等。6、每周人事行政部将会议计划列入工作计划，各部门要服从人事行政部的会议安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开。7、对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，由公司人事行政部协调安排合并召开。8、凡公司人事行政部已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前二日报请公司人事行政部调整会议计划。未经公司人事行政部协调，任何人不得任意打乱正常会议计划。9、对于准备不充分、重复性、无多大作用的会议，32、公司人事行政部可以拒绝安排。（二）会议类别1、总经理办公会总经理办公会原则上每周召开一次，会议地点：会议室；总经理办公会参加人员：总经理、副总经理、财务总监、总经理助理、人事行政部经理、质检部经理、营销部经理、生产部经理（部门经理不在时由部门副经理参加），必要时可视会议内容增加其他人员；总经理办公会议由总经理主持，会议研究讨论集团公司经营管理、生产计划、行政人事、财务管理等方面的重大事宜；总经理办公会议由人事行政部负责通知与会人员，并作会议记录，会后人事行政部形成会议纪要，统一编号并保管； 2、生产调度会每天早上8：30在生产部办公室召开生产调度会，会议地点：生产部办公室生产调度会参加人员：生33、产副总经理、生产部经理、机械副经理、电气副经理、生产副经理、仓库主任、机械主任、调度主任、制冷主任、锅炉主任工艺主任、机械维修主任，必要时可视会议内容增加其他人员；生产调度会由生产副总经理主持（副总不在时由生产部经理主持），会议研究讨论生产工作安排、设备运行、设备检修、产品质量、工艺事故处理等事宜；生产调度会由生产部部负责通知与会人员并作会议记录，统一编号并保管； 3、部门会议各部门根据工作需要适时安排本部门工作会议，原则上应保证每周一次；部门工作会议由各部门经理主持，会议形式由各部门自行拟定；部门工作会议应主题明确，讲求实效，以统一思想、布署计划、总结工作、提高业务水平为目标。4、经营活动分34、析会由总经理主持，公司领导和相关部门经理参加，营销部、财务部准备会议材料和内容；每月召开一次；汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露问题，提出改进措施，不断提高公司经济效益；会议结束后，由营销部总结形成会议纪要，人事行政部核稿，下发执行。5、质量分析会：主管副总经理主持，公司领导和相关部门经理参加，质检部准备会议材料和内容；每月召开一次；汇报、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故(问题)、研究决定质量改进措施；会议结束后，由质检部总结形成会议纪要，人事行政部核稿，下发执行。6、安全工作会主管副总经理主持，公司领导和相关部门经理参加，生产部、人事行政部35、准备会议材料和内容；每月召开一次；汇报总结前月/季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施；会议结束后，由人事行政部总结形成会议纪要，下发执行。7、职工（代表）大会公司工会主席主持，人事行政部组织，全体员工参加；通报全年(半年)工作情况、部署新的一年(半年)工作任务，表彰奖励先进集体、个人，每年一次或二次；会议准备参照大型会议内容8、其他大型会议大型会议包括公司全体员工大会、年度表彰总结会及上级机关或在公司召开的会议等。大型会议的召开应经总经理批准；大型会议一般应成立会务组，人事行政部负责会议的筹备工作，并编制会议预算，如有必要印制会议凭证，如出席证、36、列席证、工作证、请柬等；为体现会议气氛，大型会议应布置会场，包括：悬挂会标、徽记、旗帜等；设置主席台，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒；确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确；保证照明、通风、录音、空调设备齐全、有效；大型会议要对与会人员的食宿、用车、文乐、安全保卫等做出细致安排。做好会议发言、投票、发奖、现场拍照、录像等方面的准备工作；会务组进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。（三）会议纪律1、参加会议人员不得迟到、早退；2、会议期间应将手机调至震铃状态；3、参加会议人员要注意聆听会议发言，做好记录；4、会议期间，与会人员无特殊情况不得请假。5、会议发言要精简，讲求实际效37、果，不允许拖沓、冗长核无原则的讨论。五、报刊及邮发管理（一）图书管理1、图书是公司资产的一部分，人事行政部负责公司的图书管理工作。2、图书申购（1）各部门经理可根据业务实际需要，合理安排购买业务参考书籍，经主管副总经理批准后，依公司规定的申购程序办理，否则，费用自理。（2）填写申购单 部门经理批准 人事行政部经理审核 申购单交财务部（3）购买 填写报销凭证 购买的书籍交人事行政部登记 人事行政部在报销凭证上盖已登记的印 财务审核 总经理签字 财务部报销。（4）一次购买达500元以上，申购单需总经理签字同意。3、图书分类（1）凡新购进的图书按图书分类科目进行分类整理与编号，贴上标签，输入图书管理38、系统。（2）人事行政部设兼职资料员，对图书进行分类、整理与借阅工作。并通过计算机数据库管理与每册图书内附的借阅卡相结合，准确掌握公司图书的流转情况。4、图书借阅（1）期限：普通图书借期一月，专用工具书籍的借阅期限视具体情况限定。（2）继借：借阅图书到期，必须到人事行政部办理继借手续。（3）归还：如有破损、遗失情况，照价赔偿。（4）借阅者必须保持图书的清洁、完整、（二）报刊管理1、订阅：公司由人事行政部负责刊物的订阅，各部门可以部门名义提出订阅刊物的需求，由办公室综合平衡并提交总经理审批后订阅。2、收发：人事行政部每日收取报刊，整理并置放在公共阅览资料架上供阅览。3、更换：阅览架上的报纸每星期更39、换一次，期刊每月更新一次。4、归档：每年年底将期刊装订成册，归档备用；报纸每季度处理一次。（三）邮发管理1、人事行政部负责统一办理邮递快件业务。2、各部门将需封好的邮件送交人事行政部，人事行政部登记并于每天下午四点前通知快递公司取邮件。3、人事行政部负责与快递公司结算清帐，于每月底做好当月邮递快件的汇总统计。4、公司禁止使用快递邮件办理私人业务，一经人事行政部查出，将视情节轻重对因私者给予一定的处罚。六、办公自动化（一）计算机管理1、计算机是公司重要的办公设备。人事行政部负责公司的计算机管理工作。2、购置和维护、维修（1）公司人事行政部负责统一制定公司计算机系统配置的各种软、硬件标准。（2）软40、硬件设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）由人事行政部统一保管。（3）公司及各部门计算机的维护、维修由公司指定的专人负责。3、计算机使用（1）各部门的计算机只能要由专人操作使用；（2）使用者应保持设备及其所在环境的清洁；（3）禁止计算机使用者浏览与工作无关的网站；（4）未经许可，使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件，不可随意修改计算机的设定参数；（5）严禁使用计算机玩游戏、聊天和做与工作无关的工作；（6）使用计算机时禁止猛烈敲击鼠标、键盘；禁止频繁关闭、启动计算机；（7）非工作需要，上班时间不得使用音箱和耳机；（8）下班时，务必关机切断计算机电源；（9）所有电脑及网络41、设备均为公司财产，任何人不得私自拆卸和损坏任何设备；（10）严禁下载安装软件。对于已经安装未经电脑管理人员许可的程序必须立即删除。4、计算机保护（1）公司及各部门的重要业务数据和文件，应做备份处理，重要文件不得设置共享；（2）公司计算机系统的数据资料列入保密范围。未经许可，严禁非相关人员私自复制；（3）定岗使用的计算机由使用者设置密码，使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密；（4）每一台计算机均需安装杀毒软件和防火墙，并定期升级软件，每周查毒一次；计算机工作时要打开防火墙。（5）为便于管理，要求计算机使用者将C盘设置为系统盘，D盘设置为工具盘，E盘、F盘存储日常工作文件。42、5、计算机检查（1）网络管理员负责计算机系统和网络检查工作并做好检查记录。（2）网络管理员每月检查各台计算机的软件配置、系统信息、安全保护、网络设置。（3）网络管理员对违反公司规定的计算机使用者提出处理意见，人事行政部核实后进行处理。（二）网络管理1、网络管理员负责公司局域网管理。2、局域网（1）公司内部建立局域网络，所有办公电脑都连接入局域网；（2）为了保证信息安全，员工不得在各自的计算机上随意建立共文件夹及共享文件，若要建立共享须获得网络管理员批准，并说明用途；（3）长期有效的共享必须周期性更换口令（4）计算机中的Share共享文件夹只作为一般传输文件用，传输文件后请立即将Share中的文43、件清空；（5）公司共享区域的文件由网络管理员负责管理，其他员工不得更改或删除；（6）网络管理员在共享区域设置杀毒文件升级包，供各台计算机下载使用；（7）各台计算机统一由网络管理员安装系统软件和工作软件，进行局域网设置，一经设定，其他人不得更改3、互联网（1）任何员工不得在网络上发表不负责之言论，如发生问题，责任自负。（2）员工应经常浏览公司网站，了解公司动态，不得浏览非法网站核与工作无关的网站。（3）不许任何人从网上下载，私自加装非工具软件；（4）公司计算机不准安装游戏软件或安装网络游戏软件；（5）严禁使用ICQ/OICQ等聊天工具进行网上聊天，（6）当公司网络出现故障时，不得私自处理，应及时44、向网络管理员反映情况，由网络管理员负责处理。（7）公司内部提倡使用SKYPE联络。（8）为确保财务数据的安全，财务部工作站不得连接互联网和局域网。4、 电子邮件（1）对于来源不明的电子邮件附件不要打开。（2）接收邮件时尽量要求对方发送文本文件。（3）对于电子邮件，应将邮件的路径设定在C盘意外的硬盘，收到新邮件使用“另存为” 选项为邮件做备份（注意分类储存，不要在同一根目录下放全部的邮件）。七、保密管理（一）总则 1、公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 2、人事行政部为保密管理的责任部门，财务部、营销部、生产部、质检部分别负责本部门的保密管45、理工作。3、公司所有职员都有保守公司秘密的义务。4、公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。 5、对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。（二）保密范围和密级确定 1、公司秘密包括下列秘密事项： （1）公司重大决策中的秘密事项。 （2）公司尚未付诸实施的经营战略、经营规划、经营项目及经营决策。 （3）公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录 （4）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。 （5）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 （6）公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料。 （7）其他经公司确定应当保密的事项。46、一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。 2、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 （1）绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害；（2）机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；（3）秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。 3、公司秘级的确定： （1）公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级； （2）公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级； （3）公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。 4、属于47、公司秘密的文件、资料，应当按规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。（三）保密措施 1、属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由人事行政部执行，采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由相关部门负责保密。 2、对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施： （1）非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄； （2）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施； （3）在设备完善的保险装置中保存。 3、属于公司秘密的产品的生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。 4、对外48、交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总理批准。 5、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密 措施： （1）选择具备保密条件的会议场所； （2）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定； （3）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；（4）确定会议内容是否传达及传达范围。 6、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。7、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告人事行政部；人事行政部接到报告，应立即作出处理。8、保密工作的基本要求： （1）不49、该说的话不说； （2）不该问的事不问： （3）不该看的文件不看； （4）不该记录的秘密不记； （5）不携带保密材料外出； （6）不随便谈论保密事项；（7）不在不利于保密的地方存放需保密的文件、笔记本。（四）、泄密责任与处罚1、泄密（1）使公司秘密被不应知悉的；（2）使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。2、出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上500 元以下： （1）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；（2）违反保密措施规定的秘密内容的；（3）已泄露公司秘密但采取补救措施的。 3、出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失： （1）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的； （2）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的； （3）利用职权强制他人违反保密规定的。