1、制药机械公司档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: XXXX制药机械有限公司档案管理制度 一、 分管档案工作的公司领导职责1、 组织全公司性的宣传、贯彻、执行中华人民共和国档案法和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。2、 加强对公司档案工作的领导，将档案工作纳入公司的整体发展计划，列入公司议事日程，督促分管部门按上级和公司档案部门要求做好应做的工作。3、 关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与公司各项工作协调发展。二、分管档案2、资料室工作的领导职责1、 配备具有较好政治业务素质的专(兼)职档案人员，并保持相对稳定。2、 将档案工作纳入本单位的议事日程，帮助专(兼)职档案人员解决工作中的实际困难。3、 组织本单位人员学习档案法规，执行公司档案工作的规章制度。4、 疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专(兼)职档案人员的归档工作 。5、 协同档案资料室监督、检查公司内各文件材料立卷归档、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。三、公司档案员职责1、贯彻实施国家档案法、企业档案管理办法等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。2、对各有关部门形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和3、指导。3、负责收集外出考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。4、负责管理全公司各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全。5、并为本单位各项工作的需要提供服务。6、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6、 负责检查公司专(兼)职档案人员履行档案岗位职责情况。四、 各部门(兼)职档案人员职责1、 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。2、 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。3、 归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，归档目录清楚4、，案卷标题简明扼要。4、 保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。5、 主动接收公司档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。6、 积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。五、收集归档范围本公司在各项工作中形成的具有保存价值的各类文件材料，都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本公司档案资料室归档。1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。 2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。 3、设备5、仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。 4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。 5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。 6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。 7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。 8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件6、等。 9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。 10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。 11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。 12、其他方面。 六、归档时间要求1、在经营管理工作、生产技术管理、行政管理工作、党群工作中形成的，以公司名义制发的文件材料办理完毕后，由资料室工作人员收集、整理后随时归档。（未按时归档的每延期一天扣部门10元）2、以各部门名义制发的文件材料一般应在办理完毕后，由各部门有关人员收集，在第二年一季度交由档案资料室归档。（未按时归7、档的每延期一天扣部门10元）3、科研开发、产品试制、课题研究、项目建设或其他技术项目文件应在其项目鉴定、竣工验收前或任务完成后归档；周期长的可分阶段、单项或告一段落时归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。应归档的文件材料由各部门负责人审定后，向档案资料室归档。（未按时归档的每延期一天扣部门10元）4、产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件材料应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件材料应在开箱验收或接收后即时登记归档。应归档的文件材料由各职能部门负责人审定后，向档案资料室归档。（未按时归档的每延期一天扣部门10元）5、会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，8、保管一年后向档案部门移交，时间在每年的会计决算后的第一个月份。（未按时归档的每延期一天扣部门10元）6、电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致；磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。（未按时归档的每延期一天扣部门10元）7、更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。（未按时归档的每延期一天扣部门10元）8、外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由档案资料室归档9、。（未按时归档的每延期一天扣部门10元） 七、归档要求1、应归档的文件、材料应由各业务技术部门负责收集全齐,按照文件材料归档范围和保管期限表中所列归档范围进行整理,填写归档目录。2、每一技术项目在完成时或者是在项目告一阶段后，由项目负责人或部门的专（兼）职资料员收集完整后办理归档手续；3、归档的档案资料应齐全完整，必须是与实际相符的原始记载，准确地反映公司在生产经营、研发、制造、基建、党政管理等一系列活动的真实内容和历史过程；从个体上说明一份文件、一个事由，其内容应完整无缺；已破损的文件材料应预以修复，应长期保存的文件，用易褪变的材料书写的，要预以复制，复制件附于原件后一并归档。4、凡属归档的10、文件材料必须做到书写材料规范，字迹工整，图样清晰，会签手续齐全，所有签字痕迹均应使用黑色水笔书写。5、严格按归档要求进行文件材料的收集归档工作。（未按规定少完成一项扣部门30元） 八、档案鉴定制度1、档案鉴定工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。2、档案鉴定工作，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。3、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。4、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。5、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，11、严格遵守档案鉴定工作制度。九、档案借阅管理制度（一）公司内部各部门人员需要查借阅档案资料，首先应填写档案资料利用审批表，经部门领导批准后，方可查阅和借阅（借阅档案资料不超过一周，到期仍需要利用的，应向档案资料室说明情况，并重新办理借阅手续）。（二）查借阅档案资料批准权限：1、借阅内部一般档案资料由所属部门领导批准；2、查阅秘密、机密档案资料由所属部门和资料室所属部门领导同时批准；3、查阅绝密档案资料由资料室所属部门领导和分管副总同时批准。4、密级档案资料原则上在资料室内查阅，如有特殊情况，需经资料室所属部门领导和分管副总同时批准（并限定秘密、机密档案资料借阅不超3天；绝密档案资料借阅不超1天。12、到期仍需要利用的，应向档案资料室说明情况，并重新办理借阅手续）。（三）公司外人员需查阅公司一般档案资料，首先应持该单位介绍信（加盖有该单位公章）、本人有效证件，填写档案资料利用审批表，经办公室领导批准；查阅秘密档案资料经办公室领导和分管副总同时批准后，凭本人有效证件，方可办理查阅（原则上机密、绝密档案资料不予外来人员查阅，如有特殊情况查阅的，需办公室领导和总经理同时批准）。十、档案保密管理制度1、档案资料室工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。2、凡是利用档案资料，必须经档案资料管理人员提供，任何人不得直接动用。3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理13、手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。4、利用机密、绝密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。5、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案资料室严格按照审批手续提供，任何部门和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和公司利益者，要依法追查刑事责任。6、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一由公司档案资料室保管，统一造册销14、毁，任何部门和个人一律无权处理或自行销毁。7、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。8、不允许自行传抄、翻印带密级的文件材料。9、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。10、部门领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。十一、档案复制制度1、本公司工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室所属领导审批;本公司因工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务技术部门审批;复制带密级档案材料，须经档案室所属领导和分管档案工作的公司领导审批后方可复制。2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介15、绍信，经有关部门领导和档案室所属领导及公司领导审批方可复制。3、 复制后要及时进行登记。十二、档案统计制度1、统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。 2、认真做好档案管理基本情况统计工作和档案数量统计工作。3、认真做好档案提供利用和利用效果的统计等工作。十三、档案库房管理制度1、入库的档案资料实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。2、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，利于档案的保护管理。3、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作，确保档案完整安全。4、加16、强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件;引用先进科学技术，实行科学管理。5、库房要保持温度在摄氏14-24C，相对湿度在45-60%之内;保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染（在库房里不准吸烟）。6、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救、修裱。7、接交进库的档案资料，要认真清点，履行签字接交手续;档案资料外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还;非工作人员不得进库房，以防意外。十四、档案销毁制度1、对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存进行销毁处理的档案17、资料，必须按照国家规定档案销毁的标准和公司制定的保管期限，由档案资料鉴定领导小组逐件地严格进行鉴定。3、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案资料鉴定分析报告，由档案资料定编制档案资料销毁清册。4、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。5、批准销毁的档案资料，应及时进行销毁，销毁档案资料必须有两人以上进行;销毁完毕后，销毁人、鉴销人要在销毁清册上签名盖章，并注明销毁的时间、地点和销毁方式。6、档案资料销毁后，必须在相应的案卷目录、档案总登记簿和案卷目录登记簿上注明“已销毁”。十五、档案管理奖励与处罚制度（一）奖励在档案收集、归档、利用等工作中有下列事迹的部门和个人，公司给予表彰或奖励18、（每年奖励次，分别为50、10、200元人民元）。1、贯彻执行档案法律、法规，同违法行为作斗争表现突出的；2、 档案收集、整理、保管等基础工作成绩显著的; 3、开发利用档案信息资源为公司取得重大经济效益和社会效益的。（二）处罚有下列行为之一的，由公司对直接部门负责人员或者其他直接责任人员依法给予处罚（分别为50、10、200元人民元）;构成犯罪的，依法追究刑事责任。1、损毁、丢失属于公司（国家）所有的档案的;2、擅自提供、抄录、公布、销毁属于公司（国家）所有的档案的;3、涂改、伪造档案的;4、擅自出卖或转让档案的;5、倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给的;6、不按规定归档或者不按期移交档案的;7、将外出学习、公务活动中形成的重要档案材料据为己有的；8、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的;9、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；10抢夺、窃取公司（国家）档案的。