1、科贸有限公司员工费用报销管理规定编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 报 销 管 理 规 定（暂行）1. 目的明确公司员工在报销方面的相关规定。2. 执行部门 北京xx科贸有限公司、北京xx科贸有限公司、北京xx科技有限公司及投资控股的各省市分公司、办事处、档口全体员工。3. 解释权北京xx科贸有限公司人事行政部负责解释本规定4. 报销原则4.1公司各项财务费用报销实行田总一支笔原则。4.2必须是与公司正常业务有关的必要支出。4.3必须在发生前得到批准，否则将不予报销。4.4需经核算部审核是否符合报销制度，超出部分不予报2、销。4.5所有报销款汇入收款人银行卡，原则上不支付现金。5. 报销的流程、审核内容、说明及时间5.1 报销流程5.1.1 报销核准流程：报销人在原始单据上签字并填写汇总表部门负责人或区域负责人审批签字行政人事部审核核算部审核并制审批表出纳复核 并付款总经理审批分管副总审核5.2审核内容5.2.1 行政人事部及核算部负责审核原始票据是否真实、合法，是否每份原始单据背面有经办人签名，是否填写部门名称、公司名称、金额是否填写正确、是否符合公司财务制度，是否有部门或区域负责人签字等，对不符合要求的单据不予报销。符合财务规定的发票：有税务局监制的印章（事业单位有财政局的票据专用章）和开具发票单位的财务专3、用章（或发票专用章）。发票的付款单位必须填写公司全称，不能将名称填写为“xx或xx”。5.2.2 部门负责人及各区域负责人核对报销内容是否合理、情况是否属实。5.2.3 总经理审批完毕，由报销经办人交出纳付款。6.报销说明6.1各种单据用途说明6.1.1报销单：用来报销各种费用，把各种原始单据贴在后面，核销单据需要明“|公司已付”。6.1.2 劳务结算付款单：用来结算劳务费用。6.1.3报销明细汇总表：各分公司、部门、区域报销必须附报销明细汇总表，将报销明细和核销明 细分开，分总或区域负责人在汇总表上签字。6.1.4运费单独报销，制作汇总表，并附上商务制作的运费发生和承担方明细表。6.2报销时4、间 公司行政办公费用每月报销一次，报销单据必须于每月10日前寄到北京总部，每次提供的票据必须是上月日期票据，夹杂当月或上上月日期的票据不予报销。例：张三9月5日报销8月份费用，只能全部是8月份日期的票据，含9月份或7月份或其他月份的票据一概不报。7. 公司行政报销7.1 日常用品的报销7.1.1日常用品包括各地必须从京东采购，需要开具有公司名称的正式发票及京东配送的明细单据一起走报销审核流程7.1.2 各部门各区域临时性购买其他用品时，各地分公司要分总同意，各区域必须分管副总审批同意，如不能签字至少要有微信同意截图，北京零售部必须分管副总同意，总公司要有行政副总同意。7.1.3 外购办公用品一5、律凭原始发票，由经办人、分管经理签字，完成所有核准签字后，方可报销。7.1.4公司人员出差临时需要购买的办公用品等，各地分公司要分总同意，各区域分管副总同意，北京零售部需要分管副总同意，总公司需要行政副总同意，回来后应及时补办相应手续（入库，相关主管签字）方可到财务报销。7.1.5 各部门进行物品维修时，需事先以微信或邮件办理申请，经部门负责人审批签字，分管副总签字后方可进行维修。7.1.6 各地要自定采购申请单，要有相关上级审批签字或微信同意截图覆单上，办公用品及其他必须京东采购，京东采购必须发票与明细同时具备。其他非京东报销必须要有正规发票及明细。发票与明细不能同时具备，无上级领导审批（口6、头无效）一概不报。8. 交通车费报销 8.1 员工报销交通车费时，车票后面应填写起、止地点，时间，外出事由，经各级主管部门审 签字方可报销。8.2公司提倡节俭，员工外出办事一般乘坐公共交通工具，费用实报实销。21：30之前出租车一概不报。若情况特殊，如没有公共交通工具或晚21:30以后，确实需要乘坐出租车，必须经分总或区域负责人审批后写清情况说明，总经理批准后，方可报销，报销款汇入分总或区域负责人账户，由其发放给当事人。9.加班餐费报销9.1工作日加班超过晚21：00加班人员可报加班餐费，每人每餐标准为15元（超出部分自行负担）。10.招待费报销10.1 招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游7、费、赠送商品、赠送购物卡开支等。10.2各区域各部门因公招待必须事先由区域负责人或部门负责人以微信或邮件报总经理审批同意，如有特殊原因，必须事先电话请示批准，先斩后奏一概不报。参与招待活动的人员中，以最高级别的人员为报销人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。10.3招待费发票报销，需填写清楚并说明招待事由，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。11.差旅费报销11.1短期公差11.1.1住宿费报销时必须提供住宿发票，按照实际发生额报销，实际发生额北京、上海、广州、深圳超出300元/日以上部分自行承担，其他地区超出200元/日以上部分自行承担。11.1.2出差交通费，凭所8、提供发票报销，飞机、火车票要写明去什么地点办理何事；出租车费原则上不予报销，特殊情况需要提前报备方可报销。11.1.3公差餐补50元/日。11.2外派常驻人员11.2.1住宿由公司统一提供或提供补助，标准另行规定。11.2.2其他费用按相关规定报总经理批准。12.通讯费报销 12.1经理、总监、业务人员都配备公司集团号，通讯费自行去营业厅缴纳费用并开具正式发票进入报销流程。后勤人员工资内含话费，不予报销。公司集团号套餐不够需添加向上级申请。12.3各部门要严格控制办公室固定电话的使用情况，员工除了因公业务需要之外，不得使用公司电话另作他用。13.配送运费费用报销13.1配送费用包括：快递或者物9、流货品的运费。13.2运费报销，附上快递单或者物流单，以及等额发票，填写费用报销单。除此之外，物流、快递底单需写明日期、发货明细并发货人姓名全称，如填写不全，不予报销，并追究经办人责任。13.3运费报销寄回总部由商务初审并制表后进入报销流程。14. 固定资产费用报销14.1一般固定资产增加需要提前向公司申报，申报内容包括增加原因、购买资产名称、种类、尺寸、数量、价格等，如果需要添置的固定资产是二手产品，还应该写明该二手产品的年份，购买时价格和目前价格。14.2公司采纳并同意增加的固定资产，才可购买，如没有公司同意则不予报销。15其它15.1报销票据公司只接受正式发票，购买物品时如需加税点，则公10、司可接受范围为5%个点，超出此范围，采购一方应换单位采购。确有特殊情况无法开具发票，收据背面需写明用途、明细、经办人签字和不能开具发票的原因并由区域经理签字。15.2报销发票背面应附上购买物品的明细单或在发票联右下角写明明细、用途并有经办人签字，背面未写明用途未经办人签字的发票，财务有权拒收不予报销。15.3快递回总部票据的快递费一律自付，不可以到付。15.4 本规定自公布之日起生效，如有修改则自修改发布之日起生效。 北京xx科贸有限公司 xx年11月21日附件：费用报销单填写及票据粘贴要求1、 报销单据必须要有报销人签字和区域负责人签字、报销时间、报销款项、报销金额填写完整，应力求整洁美观，11、不得随意涂改； 2、业务员差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）； 3、各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致； 4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴； 5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列； 6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额； 7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写； 8、出租车票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有部门负责人或区域负责人签字确认； 9、报销单所填写明细费用顺序必须与贴票顺序一致。