1、钢铁股份有限公司办公自动化系统管理暂行规定编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 总则办公自动化系统已日益成为公司提升管理水平、培养核心竞争力所必需的支撑平台。为了加强公司办公自动化系统的建设，提高公司信息化水平，保障公司办公自动化系统高效、稳定、可靠、安全运行，特制定本制度。1.1本管理制度所称的办公自动化系统，是指公司购买的办公自动化系统“用友致远协同管理系统”。1.2本管理制度主要是明确公司办公自动化系统的管理的职责以及具体管理要求。1.3公司机动处负责本制度的制定、修正和监督执行。2适用范围2.1本制度适用于公2、司各部门的所有办公自动化系统相关人员。3机动处职责3.1公司机动处负责公司办公自动化系统的规划、建设、维护和管理，其主要职责:3.1.1负责规划、设计、实施和完善公司管理办公自动化系统，制定信息管理相关制度。3.1.2负责全公司管理办公自动化系统资源（软、硬件）的配置、升级。3.1.3负责公司管理办公自动化系统的安全管理。3.1.4负责各厂、处室信息管理员的培训、考评工作。3.1.5负责信息技术知识、安全知识的普及教育与培训工作、全面提高公司员工使用办公自动化系统的技能、不断加强公司员工的安全防范意识。3.1.6机动处只负责日常的网络运行维护，项目大的软件设计及维修难度比较大的网络设备故障，由3、公司指定专门的公司负责完成，机动处给与配合。4软件的实施规定7.1软件实施方案由公司机动处统一制定，各部门应严格执行，不得自行修改。7.2软件的安装范围由公司机动处统一规定，各部门不得擅自安装规定范围以外的软件。7.3新组建的公司部门，部门负责人应及时申报计划，机动处应在3日内同有关领导研究，并及时审批申请、准备IT环境和人员培训；办公室装修前，应通知公司信息主管部门，信息主管做好布线规划。7.4安全性保障：系统管理员密码由网络中心负责，不允许告诉他人，不允许修改任何用户密码（本人允许后才可改动）。定期做好数据备份工作。个人密码：由个人保密，自行登陆界面修改。7.5系统广播：进行系统升级或数据4、备份等工作前通知所有在线人员，以防数据丢失。7.6各处室（厂）职责 各处室（厂）要确定一名固定员工，由该人负责本处室的系统应用指导、信息发布、资料整理和存档。各处室（厂）每天上班后，操作人员必须把本处微机打开，自觉登录公司办公自动化系统，特别是领导和关键岗位员工，届时办公室确定专人每天负责监督提醒。各处室（厂）有关请示、申请、购买审批、信息发布等工作一率在公司办公系统上完成，对于能在网上完成的工作，仍然用纸张进行的，公司领导一率不受理。8软件、数据库、文档资料的应用、维护8.1严格遵守公司机动处制定的操作规范进行操作。8.2部门在使用中，出现的异常现象，造成的数据存储不完整、软件故障、丢失，影5、响系统完整性运行的，应由部门提出申请，公司系统管理员负责维护，并完整记录网络运行记录。8.3公司各部门在使用软件、数据库系统的过程中遇到技术漏洞问题，应及时向系统维护人员反馈。用友服务人员、系统管理员应在7日内反馈解决方案。8.4公司各部门使用的软件系统、数据库系统，在经过公司软件工程师维护后，遇到的技术问题解决不了的，应与软件提供商联系维护。8.5部门更名或取消，各部门应以书面形式通知机动处，以便及时、准确地进行相应的技术处理。8.6公司各部门在内部网上传的电子公文、数据报表、各类电子文档，应严格设置安全保密权限，各类人员要按保密级别上传，不能以公告、调查、请示、报告方式上传；不能选择全员，6、必须以指定特定人员协同方式上传。8.7公司各部门在内部网上传的电子公文、数据报表、各类电子文档，系统管理员每月的最后1个工作日，清理系统服务器，同时对服务器上过时的信息、硬盘碎片、数据库压缩、临时文件等，进行安全运行清理。9数据备份9.1公司机动处系统管理员负责备份系统数据。每日备份三次，时间段定为早上0时、中午6时、12时。由系统设置为自动备份。9、2备份数据库资料保管地点应有防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗设施。必要时备份数据用刻录机做光盘备份。9、3对需要长期保存的数据磁介质，系统管理员应在一年的年底进行转储，以防止数据失效造成损失。10奖励与处罚10.1公司机动处负责按xxxx钢铁股7、份有限公司办公自动化系统管理制度的要求执行奖励与处罚。10.2对于违反本制度的相关责任人，视情节轻重，对其处以200元以上5000元以下的经济处罚，给公司造成经济损失的，由相关责任人负责全额赔偿。相关责任人的处罚和赔偿比例为，直接责任人承担70%，直接领导承担20%，主管领导承担10%。10.3对于举报他人违反本制度的举报人，将按罚款额的50%予以奖励。附：一、 系统使用权限及应用的有关规定1、协同工作：广泛用于内部的请示、计划、报销、审批、项目协调、工作安排、信息传递及采集、归档等应用，是我们办公中最经常、最重要的功能。授权使用范围：所有操作人员处理权限解释：在待办处理事项时会出现“知会”“8、协同”“审批”“知会”：属于最低权限，只有了解事项权限，无流程处理权力。“协同”：属于中级权限，可进行对流程“加签”，流程回退、撤销、终止权限。“审批”：属于最高权限，可进行更高级流程改变，以“转发”“归档”“知会”“加签”等处理，具有对事项处理以流程“回退”“继续”“撤消”“终止”等权力。2、公文管理：通过收发文管理，进行公文拟办、签审、核校、签发、来文登记、批阅、办理、归档、查询等应用。授权使用范围：公司领导（厂领导）、办公室（科处室）3、文档管理：分为个人文档和单位文档。个人文档可对个人协同事项进行归档保管，借阅、检索。单位文档由专人管理和文档权限分配，分级管理。实现自动归档、档案分类、9、清理、文档移动、映射、共享借阅等常见应用。授权使用范围：公司领导、各处处长、各处员工文档管理结构：文档管理员公司领导各处处长各处员工4、日程计划会议:提供个人日程、他人日程、计划管理、会议管理功能。个人日程：可以安排个人当日、周、月的事情安排，并设置时间提醒。他人日程：可以查看其他职工的日程安排，公共资源。计划管理：可以计划每日、周、月的个人工作计划或各处室的计划、总结、上级进行批复。会议管理：会议组织者召集各种会议、会议回执、会议纪要上传共享。授权使用权限：公司领导、各处（厂）长和办公室均有发起、取消会议权限。机关处室（厂）均被授权使用日程及计划管理功能。5.公共信息公共信息是批量发布信息和10、使用者参与讨论的场所。u 公告：能够以如全体、部门、职务级别等不同的方式实现信息的快速批量发布；u 调查：能实现投票式调查并立即以统计图方式显示结果u 讨论区：可以建立多个讨论区，服务于不同的管理目的授权使用范围：其中公告只有公司领导和办公室及其它需要发布公告信息的处室（厂）被授权，调查发起者只有公司领导、办公室和各处处长被授权，其他职工有发布讨论和参与讨论的权限。二、信息的发布1、所有在xx办公网络上发布的公共信息必须是非涉密内容，必须经主管领导审批签发后才能发布。2、公司文件按照公文审批程序经公司领导签发后，由办公室主任发给办公室机要员再传递给公司领导和有关处室；经有关领导签发后传递给相关11、科室，处理完毕后由单位档案员存档备查。3、未经批准，任何处室、个人不得采取非法手段盗用他人密码发布信息。4、严禁用他人用户名，登录和使用系统。5、对违反上述规定，产生不良后果的，公司将按国家有关保密法规和公司制度，追究当事人和有关人员责任。三、权限申请1. 人员增加/离职申请：各处室如新来人员或离职需将人员名单、岗位、职务等权限通过协同发给系统管理员来设置，并反馈新增人员登陆信息。2. 公用模板使用/增加申请：各处室如有模板需要改动、增加等，需附办公文档电子表格和流程，使用人员或部门等信息通过协同发给协同管理员设置。3. 文件夹使用权权限申请：如各科室需要授权单独建立/新增文件夹，发申请至机动处一级文档管理员，由其统一授权。4. 文档资料借阅申请：各处室需要借阅文档资料，给机动处档案员发申请，并开放借阅时间和查看权限。四：系统管理人员名单1. 系统管理员（文档管理员、表单管理员）：2. 分厂关键用户：3. 处室关键用户：