1、公司办公室员工岗位职责布置及行政事务管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1、 行政办公管理制度第一节 行政办公综合管理制度一、 办公室员工岗位工作职责第一条 办公室主任职责1. 全面领导办公室工作并具体主持行政事务工作；2. 召集公司办公室每周例会.制订每周工作计划；3. 审核批准公司1000元以下行政费用开支报告；4. 审核上报公司1000元以上行政费用开支计划；5. 负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作；6. 负责公司员工的住宿管理；7. 负责对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调；8. 负责总经理办公2、室人员编制管理；9. 负责对外工作计划的制订与实施；第二条 行政主管职责1. 按合同实施物资采购和小型用品采购；2. 安排员工的午餐事项；3. 缴纳电话费；4. 环境卫生的管理；5. 外来宾客的住宿安排；6. 车辆年检、年审、保险、维修等事项的具体办理；7. 办理公司员工的暂住证；8. 其他工作配合。第三条 前台文员职责：1. 交换机电话接转；2. 传真收发与登记；3. 前台接待、登记；4. 来宾引见、招待、接送；5. 打卡监督与考勤汇总；6. 请假及加班申报单的保管、汇总制表；7. 电梯管理、检查灯光、门窗；8. 报刊、函件的收发及报纸的整理和保管。第四条 办公室副主任职责：1. 全公司各部3、门每周工作计划的监督与上报；2. 谈心制度的落实；3. 员工思想动态的反映和激励机制的研究、报批与实施；4. 内部会议资料的安排与布置；5. 员工生日及公司集会的组织与安排；6. 公司发文管理及报批；7. 全公司各部门资料整理协助；8. 档案管理；9. 文件、记录及内刊的审查和编辑配合。第五条 文员岗位职责：1. 文件、资料打印、登记、发放、复印、装订；2. 饮水机管理；3. 公司办公用品与器材保管、登记和按规定发放；4. 办公用品计划申报主任审批；5. 总经理室客人接待与通报。第六条 司机职责1. 及时出行与安全驾驶；2. 公司领导上下班用车及来宾接送用车；3. 车辆的安全保管及日常清洗、维4、护、保养；4. 其他工作。二、 员工守则第一条 遵纪守法。学习并模范遵守国家的法律法规。第二条 热爱集体。和公司荣辱与共.关心公司的经营效益.树立“团队、竞争、协作、责任”的企业精神。第三条 听指挥。服从领导听指挥全面优质完成本职工作和领导交办的一切任务。努力帮助领导开展工作。第四条 严守纪律。不迟到.不早退。工作时间不串岗.不在禁烟区吸烟.不私取或损坏公物.不私设灶具自制饮食.不做有损团结的事。第五条 注重仪表。保持衣冠、头发整洁。男职工不留长发、蓄胡须；女职工要淡妆上岗.打扮适度。第六条 讲礼貌。使用“您好”、“欢迎您”、“谢谢”等礼貌用语.不以肤色、种族、信仰、服饰取人。与客人相遇.要主5、动相让；与客人同行时.应礼让客人先行；同乘电梯时.让客人先上、先下。第七条 讲究卫生。经常剪指甲.注意卫生.体无汗味、异味。工作前不得饮酒.吃有异味食品.保持口腔卫生。第八条 讲究站姿：1. 挺胸、收腹、沉肩；2. 双脚略分开约15公分；3. 双臂自然下垂在身体两侧或背后.放背后时.左手放在右手手背上；4. 头部端正.目视前方.面部表情自然.略带微笑。不得前仰后合或依靠他物.不得插兜、叉腰、抱肩.不得前后叉腿或单腿打点.不得东张西望.摇头晃脑.不得站立聊天。第九条 尊敬客户：1. 接待客人时要面带笑容.与宾客谈话时应端正.讲究礼貌.用心聆听.不抢话插话、争辩.讲话声音适度有分寸.语气温和文雅.6、不大声喧哗。听到意见、批评时不辩解.冷静对待.及时上报；2. 遇到客人询问.做到有问必答.不能说“不”、“不知道”、“不会”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等.不得以生硬、冷淡的态度待客；3. 尊重客人的风俗习惯.不议论、不讥笑生理有缺陷的客人.不嬉戏客人的小孩.不收受礼品。电话铃响立即接转.铃响不得超过3声。4. 接转电话时.要先说“您好！XXX部门”.然后细心聆听.声调要温和.勿忘使用本岗位礼貌用语；5. 会见客人时.不主动握手。必须握手时.应面带笑容.姿势端正.用力适度.不能用左手。握手时.左手不得插兜；6. 在客人面前不得化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、打饱嗝、伸懒腰、打响指、哼7、小调。第十条 严守机密。不向客户或外部人员谈论本公司的事务。不议论客户长短。一切内部文件、资料、报表、总结等.都应做到先收藏所好在离人.保证桌上无资料泄密。第十一条 注重廉洁。馈赠物品要如数交公不得私留。不贪污不受贿.不挪用公款.不以权谋私。要勇于揭发问题.敢于同不良的现象作斗争.要打击歪风.树立正气。第十二条 讲节约。克服“浪费难免论”.消灭长明灯、长流水。节约使用文具盒器材.爱惜各种设备和物品。要发扬勤俭兴业的好传统.为公司的增收节支做贡献。三、 行政办公规范管理制度第一条 为提高公司的办公管理及文化建设水平.特制定如下规定。第二条 办公仪表规范：1. 每周周一至周四：男士必须穿西装、打领8、带；2. 每周周一至周四：女士须穿深色套裙、马甲、衬衣、皮鞋；3. 周五：随意.休闲上装、长裤.女士可着裙装（有外事活动除外）；4. 头发梳理整齐.服饰熨烫挺括.领带正挺.皮鞋干净明亮。第三条 卡座区规范：1. 办公桌：桌面除电脑.口杯.电话.文具外.不允许放其他物品；2. 辅桌：文具盒、少量工具书；3. 座椅：靠背、座椅一律不准放任何物品.人离开时椅子要调正；4. 电脑：电脑应放写字台左前角；5. 卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴；6. 垃圾篓：罩塑料袋.放置在写字台下右角。第四条 办公室规范：1. 办公桌：桌面除公司购置的案头用品及电脑外无其他物品；2. 辅桌：桌面置文件盒、笔筒、书籍外.9、不准放其他物品；3. 电脑：桌面呈45角贴墙放置.横式主机置显示器下.竖式主机置桌面下；4. 拖柜：置办公桌下左角或辅桌后部面朝办公椅；5. 垃圾篓：辅桌后侧；6. 饮水机：指定地点.不得随意移动；7. 报刊：必须放在报架上；8. 外衣手袋：挂于衣帽间或柜子内.严禁随意放在办公桌椅或地柜上。第五条 语言规范：1. 交往语言：您好！早晨好.早.晚.再见.请问.劳驾您.关照.谢谢.周末愉快.拜拜；2. 电话语言：您好.请问.谢谢.再见；3. 接待语言：您好.请稍侯.我去通报一下.请坐.对不起.请登记.我即去联系.打扰您一下.好的.行（切勿说“不”）。第六条 行为规范：1. 坚守工作岗位.不要串岗；10、2. 上班时间不看报纸、玩游戏或做其他与工作无关的事情；3. 办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静；4. 上班时间.不准在办公室化妆；5. 接待来访和业务洽谈的客人请在接待室或会议室进行；6. 使用接待室和会议室要事先到办公室登记.一般内部事务不得所以使用接待室；7. 不要因私事打公司长途电话.凡因私事打电话.发现将被罚款；8. 不要在公司电脑上收发私人邮件或上网聊天.发现将被罚款；9. 不得随意使用其他部门的电脑；私客未经总经理批准.不准使用公司电脑；10. 所有电子邮件的发送.须经部门经理批准.以公司名义发出的邮件须经总经理批准；11. 未经总经理批准和部门经理授意.不要索取、打印、复印其11、他部门的资料；12. 严格遵守考勤制度.迟到、早退每分钟扣1元；13. 不论任何原因.不得代人刷卡；14. 吸烟青岛吸烟室.否则罚款50元；15. 请病假如无假条.一律会认同为事假；16. 凡处远勤达一天以上者.应先填报经领导批准的出差证明信；17. 因故临时外出.必须请示部门经理；各部门全体外出.必须与总经理办公室打招呼；18. 无工作需要.不要擅自进入计算机房、客房服务中心、档案室、打字室、财务部、会议室、接待室；19. 不要将公司的烟缸、茶杯、文具等一切公物.带回家私用。本规范从2010年X月X日开始执行.望全体人员自觉遵守。总经理办公室即日起将实施监督与检查。四、 员工保密纪律规定第一12、条 为加强对公司保密工作的管理.特制定本办法。第二条 保密工作原则：积极防范.突出重点.严肃纪律。第三条 全体员工应做到不该看的不看.不该问的不问.不该说的不说。第四条 文件和资料保密：1. 拟稿。文稿的拟定者应准确定出文稿的密级。2. 印制。文件统一由行政管理部印制。3. 复印。复印秘密文件盒资料.有主管总裁批准。4. 递送。携带秘密文件外出由两人同行.并包装密封。5. 保管。秘密文件由行政管理部统一保管.6. 归档。没有解密的文件和资料存档时要在扉页上注明原定密级.并按有关规定执行。7. 销毁。按档案管理的有关规定执行。第五条 对外披露信息.按公司规定执行.按下列程序办理：由部门经理、主管13、总裁、法律事务处会签。第六条 保密内容按以下三级划分：1. 保密级： 集团领导的电传、传真、书信； 非公开的规章制度、计划、报表及重要文件； 集团领导个人情况； 正在进行研究的经营计划与具体方案；2. 机密级： 集团电传、传真、合同； 非公开的规章制度、计划、报表及重要文件； 员工档案； 组织状况.人员编制； 人员任免（未审批）；3. 秘密级：集团的经营数据、策划方案及有损于集团利益的其他事项。五、 办公室布置规定第一条 各部门办公室的布置以大办公室集体办公为原则。第二条 经理室设置于大办公室的一端.与所属单位以玻璃间隔。第三条 各部门所属单位座位应采用同一方向.后排为各室主任.中排为各组组长14、.前排为一般员工。第四条 接洽外客频繁的员工.应将其座位排在前台边。第五条 办公桌以单独排列为原则.如因场地或实际情况需要.可以两桌并排。第六条 接洽外客的地点应安排在经理室客厅。第七条 因工作性质需独立设置的小型办公室.其室内布置按照大办公室布置的原则办理。第八条 办公室内办公桌椅、保密箱、书橱颜色暂定为灰色.墙壁、天花板颜色暂定为白色.柜台、窗框及木质隔间暂定为乳黄色。六、 行政事务管理办法总则第一条 为加强公司行政事务管理.提高办事效率.特制订本规定。第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。档案管理第三条 归档范围：15、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。第四条 档案管理要指定专人负责.明确责任.保证原始资料及单据齐全完整.密级档案必须保证安全。第五条 档案的节约与索取1. 总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续.直接提档；2. 公司其他人员需借阅档案时.要经主管副总经理批准.并办理借阅手续；3. 借阅档案必须爱护.保持整洁.严禁涂改.注意安全和保密.严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失.如确属工作需要摘录和复制.凡属密级档案.必须由总经理批准方16、可摘录和复制.一般内部档案.须经总经理办公室主任批准方可摘录和复制。第六条 档案的销毁：1. 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司的档案材料；2. 若按规定需要销毁时.凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁.一般内部档案.须经公司办公室主任批准后方可销毁。3. 经批准销毁的公司档案.档案人员要认真填写、编制销毁清单.由专人监督销毁。印鉴管理第七条 公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章.如违反此项规定造成的后果由直接负责人员负责。第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文.应统一编号登记.以备查询、存档。第十条17、 公司一般不允许开具空白介绍信.证明如因工作需要或其他特殊情况确需开具时必须经主管副总经理签字批条方可开出.持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途.未使用的必须交回。第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。公文打印管理第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字.交电脑部门打印.按价计费。第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件.必须一式三份.交总经理办公室留底存档。办公室及劳保用品第十五条 办公用品的购发1. 每月月底前.各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制订计划提交总经理办公室；2. 总经理办公室指定专人制订18、每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用购回.根据实际工作需要有计划的分给各个部、室.有部室主任签字领回；3. 除正常非给的办公用品外.若还需用其他用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；4. 公司新聘工作人员的办公用品.办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单.负责为其配齐.以保证新聘人员的正常工作；5. 负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；6. 负责购发办公用品的人员要建立账本.办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；7. 办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗.严格按照规章制度办事.不允许非19、工作人员进入库房。第十六条 劳保用品的购发：劳保用品的配给.由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。库房管理第十七条 房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立账卡。第十八条 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单.收票时要当面点清数目.检查包装是否完好.如发现短缺或损坏.应立即拆包清点数目.如发现实物与入库单数量、规格不符时.库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。第十九条 物资入库后.应当日填写帐卡。第二十条 严格执行出入库手续.物资出库必须填写出库单.经公司办公室主任批准后方可出库。第二十一条 库房物资一般不可外借.特殊情况须由总经理或副总经理批准.办理外借20、手续。第二十二条 严格管理账单资料.所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确、不得随意涂改。第二十三条 库房内严禁吸烟.禁止无关工作人员.库内必须配备消防设施.做到防火、防盗、防潮。报刊及邮发管理第二十四条 报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算.负责办理有关订阅手续。第二十五条 报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记.并分别送到有关部门。有关部门处理后.一周内交回办公室有报刊管理人员统一保管、存档备查。第二十六条 任何人不得随意将报刊挪作他用.若需处理.须经总经办公室主任批准。附则第二十七条 公司办公室负责为各部、室邮发信件、邮件。1. 个人信件.一律实行自费.21、贴足邮票.交办公室或自己送往邮局；2. 所有公发信件、邮件一律不封口.由收发员登记.统一封口.负责寄发；3. 控制各类挂号信凡因公需挂号者.须经各部室主任批准.总经理办公室登记后方可邮发。第二十八条 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的.各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。第二十九条 本规定解释权归总经理办公室。第三十条 本规定从发布之日起生效。七、 办公室主任工作责任第一条 职务：1. 负责督促、检查行政部门对党和国家的方针政策、上级指示和厂长办公会、厂务会决议及厂长决定的贯彻执行。2. 定期组织收集、分析、综合全厂生产、行政各方面的情况.主动做好典22、型经验的调查总结.及时向厂长汇报、请示工作.并定期向上级书面汇报。3. 根据厂长指示.负责组织厂长主持的工作会议.安排做好会务工作。4. 负责起草厂长授意的综合性工作计划、总结和工作报告.主动为厂长当好参谋。5. 组织起草厂部文件（对各职能科室以厂部名义起草的文件负责审核）.做好全厂文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。6. 组织做好厂部印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊收订分发工作.及时编写工厂大事记。7. 会同党办负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。、8. 组织做好来客接待和小车的管理工作。9. 指导做好电话话务与机线维修工作。10. 根据厂长方针目标要求.及时23、编制本室方针目标展开.并组织检查、诊断、落实。11. 负责全厂公办用房的分配调整及办公用品用具标准的制订和管理.并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查督促。12. 负责完成厂长临时交办的各项任务。第二条 职权：1. 有权向全厂各部门索取不要的资料和情况。2. 对厂部会议决议和厂长指示的贯彻执行情况.有权检查督促。3. 有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务。4. 有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。5. 有权按厂长的指示、协调各部门之间的工作关系。6. 有权安排调度小车的使用。7. 对各科室以厂部名义起草的文件有审核和校正权。8. 对不符合上级规定.或质量不24、高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。9. 对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。10. 有权根据厂长的指示.对办公用房进行分配和调整.对办公用品、用具标准化进行检查、督促。第三条 职责：1. 对得知生产行政工作出现异常情况.未能及时向厂长反映.以致造成重大损失负责。2. 对厂部行文发生差错.收集与整理的资料失实造成严重后果负责。3. 对机密文件盒文书档案管理不严.发生失密、泄密或丢失、损坏负责。4. 对公文、函件、报刊、电报传递不及时.或发生丢失、误传现象.影响工作负责。5. 对印鉴、介绍信管理不严.使用不当造成不良后果自负。6. 对所属服务工作质量差造成不良影响负责。725、. 对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。8. 对未及时根据工厂方针目标要求.编制好本室方针目标未及时检查、诊断和落实负责。9. 副主任协助主任工作.并对主任布置的工作负责第四节 文书管理办法一、 文件管理办法总则第一条 为提高办文速度和质量发挥文件在各项工作中的指导作用.特制定本办法。第二条 文件管理主要内容：上级函、电、来文、同级函、电、来文、本厂上报下发的各种文件、资料。第三条 按照党政分工的原则.全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。收文的管理第四条 公文的签收：1. 凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直26、送机要室的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时.收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮局撕毁函件应查明原因.对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。2. 对上级机要部门发来的文件.要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定.如果其中一项不对口.应立即报告上级机要部门.并登记差错文件的文号。第五条 公文的编号保管：1. 两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”.并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件.厂领导启封后.也应分别交两办办理正常手续。2. 本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管.不得27、个人保存。第六条 公文的阅批与分转：1. 凡正式文件均须分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后.由机要秘书分送承办部门阅办.重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事.一般应在当天阅签完.紧急文件要月即办。2. 一般函、电、单据等.分别由两办机要秘书直接分转处理.如涉及几个单位会办的文件.应同主办单位联系后再分转处理。3. 为加速文件运转.既要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门.如关系到两个以上业务部门.应按批示次序依次传阅.最迟不得超过两天（特殊情况例外）。第七条 文件的传阅与催办：1. 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定.不得28、将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所.也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2. 阅读文件应抓紧时间.当天阅完后应在下班前将文件交机要室.阅批文件一般不得超过2天.阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”.两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3. 阅文时不得抄录全文.不得任意取走文件夹内任何文件及附件.如确系工作需要.要办理借阅手续.以防止丢失泄密。4. 文件阅完后.应送交两办机要秘书.切忌横传。5. 两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任.承办部门接到文件、函电应立即制定专人办理。不得将文件压放分散.如需备查.应按照有关保密规定.29、并征得两办同意后.予以复印或摘抄.原件应及时归档周转。6. 按照阅文范围.离、退休干部.一般由有关部门定期组织学习有关文件.或由两办机要室通知到机要室阅文。发文的管理第八条 发文的规定：1. 全厂上报下发正式文件的权利集中于厂部.各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2. 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向厂部提出发文申请.并将文件底稿交厂办审核。厂部同意发文.则由厂办按机构设置与业务分工统一归口一厂X字发文。3. 对全厂影响较大.涉及两个以上厂领导分管范围的文件.须由厂长批准签发。其余文件均有分管厂领导批准签发。第九条 发文的范围：1. 30、凡是以厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报.均属发文范围。2. 厂部发文文件主要用于：（1） 公布全厂规章制度；（2） 转发上级文件或根据上级文件精神制定的工厂文件；（3） 公布工厂体制机构变动或干部任免事项；（4） 公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；（5） 发布有关奖罚决定或通报；（6） 其他有关全厂的重大事项。3. 厂部上行文、外发文主要用于：（1） 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定。（2） 同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。4. 在工厂日常生产、技术、经31、营管理中.有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项.应按有关制度办理.经分管厂领导批准后.由主管业务科室书面或口头通知执行.一般不用厂部文件发布。5. 凡各业务科室如开专题会议所作的决定.一般都不用发文.不备查考.可以科室名义用工作简讯发会议纪要。6. 各业务科室与外单位发生的一般业务联系.可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）.不用厂部名义发文。发文程序与要求第十条 发文程序规定：1. 各单位需要发文.应事先向厂部提出申请。2. 厂部同意发文时.主办单位应以国家法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。3. 草拟文稿必须从全厂角度出发.做到情况确实、观点鲜明、32、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整.严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。4. 文稿拟就后.拟稿人影填附发文稿纸首页.详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人.并签名.盖章、标定日期和密级。5. 厂办应根据厂部的要求和上级有关指示精神、有关文件规定.对文稿进行审查和修改；对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。6. 经厂办审查修改后的文稿.送部门主管部门核稿（对文稿内容、质量负责）。7. 对审核时修改较多.有碍打印和存稿的文稿.应由拟稿部门重新誉写清楚。8. 需经会签的文稿.应在交付打印前送会签部门会签。9. 文稿审核会签后.33、按批准权限的规定呈送厂部领导审定批准签发。10. 经领导批准签发后的文稿交厂办机要秘书统一编号送打字室打印。11. 文件打印清样.应由拟稿人校对.校对人员应在发文稿上签名。12. 文件打字后.由厂办派专人按数印刷.再由两办机要秘书分发并检查落实情况.对印刷质量不好的文件.机要秘书应拒绝盖印分发。文件的借阅和清退第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件.须经本部门负责人签写便条.对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续.就地阅看.按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录.不允许拆卷和在文件上勾画等。第十三条 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办.应34、定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件.进行收缴清退工作。（一般为月底一小清.季末一中清.年终一总清）。如发现文件丢失.必须及时查明原因和责任者.并如实向领导报告。第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收缴、保管、保密、催办检查工作。文件的立卷与归档第十五条 文件的归档范围：1. 凡下列文件同意分别由两办负责归档：（1） 上级机关来文.包括上级对工厂报告、申请的批复；（2） 厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；（3） 厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；35、（4） 厂一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；（5） 有保存价值的人民来信.来访记录及处理结果；（6） 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等；（7） 上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录.以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；（8） 反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音像摄制品；（9） 工厂日志和大事记；（10） 工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。2. 业务科室、各群众团体日常工作中形成的活动资料.由各业务科室、群众团体负责立卷归档。第十六条 立卷要求：1. 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间36、顺序.分门别类地进行整理归档。2. 立卷时.要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全.保持文件、材料的完整性。3. 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料.要及时立卷归档。4. 年度形成的文件材料.要求在下年度五月份以前整理完。六月份正式像档案馆（室）移交.清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。文件的销毁第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件.厂办机要室应定期清理造册.并按上级有关规定.办理申请销毁手续。第十八条 经审核同意销毁的文件.应派专车分别由厂办机要秘书和正（副）主任护送到上级机关制定的纸厂监视销毁。二、 文书管理制度总则第一条 37、为确保文书失误正常顺利进行.促进与提高组织管理工作的效率.特制定本制度。第二条 所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿、图标参考书等一切业务用书与公文。第三条 全部文书归公司所有并收藏.任何个人不得私自占有。第四条 必须严格保守文书的机密。第五条 文书按下列要点处理或办理：1. 凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等.一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则.必须明确责任。2. 及时在紧急情况下以口头或电话形式处置的事项.事后也必须以文书形式记录下来。第六条 文书的管理原则规定如下：1. 文书的收38、发、领取与寄送.原则上由总公司总务部负责。2. 分公司或分支机构文书管理.另有文书管理细则做出规定。文书的收发第七条 到达文书全部由文书主管部门接收.并按下列要点处置：1. 一般文书予以启封.分送各部门。2. 私人文书不必开启.直接送收信人。3. 分送各部门的文书若有差错.必须立即退回总务部。文书的处理第八条 密程度可分为以下几类：1. 绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。2. 秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透漏的文书。3. 机密。指不宜向公司以外人员透漏内容的文书。4. 普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西.则另当别论。5. 传阅。指在本公39、司内部传阅或传达的文书。第九条 普通文书的处理原则如下：1. 由部门经理以上级别的主管.负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理.或者由其指定下属对文书进行具体处理。2. 如果遇到重要或异常事项.必须及时与上一级主管取得联系.按上级指示办理。3. 各种有关联的事项.必须与各部门商议后方能予以处理。第十条 机密文书的处理原则如下：1. 机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。2. 指名或亲启文书.原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名.并由发文者封缄。3. 到达的指名或亲启文书.原则上由信封上所指名的人开启.其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者.不受本40、条规定的约束。第十一条 文书的阅览原则如下：1. 某文书被阅览后.阅览者必须签字.表示已经阅览完毕。如有必要.可在文书的空白处填写阅览后的意见.并转给或交还文书的主管。2. 有必要再各部门传阅的文书.必须附上“传阅登记簿”.按“传阅登记簿”规定栏目填写.并最终交还文书主管。第十二条 与各部门有关的文书在处理意见上如果存在分歧.则由文书的主管部门出面进行协商.如果不能协商一致.上报或请示上级领导.由上级裁决。请示审批第十三条 请示审批是公司经营的一项重要程序.凡公司经营重要事项.都必须经请示.获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后.方能实行。第十四条 须请示审批事项如下：1. 职务及41、重要人事安排；2. 各种制度性规定的变动；3. 重要契约的缔结、解除与变更；4. 诉讼行为；5. 与政府机构有关的各种重要的请示回执、申请等等；6. 土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让；7. 大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用的开支；8. 分支机构的增减与升降；9. 预算与决算事宜；10. 借款与贷款.以及借款银行的开设与变更；11. 重要或高额物品的采购.不急用或不需要物品的转让或廉价出售；12. 定期或不定期刊物发刊、修改与废除.以及费用开支的修订；13. 有关公司经营的重要计划与企划；14. 其他上述未涉及的重要事项。第十五条 请示审批者为分公司经理.以及以此为标准确定的主管。第十六条 42、对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌.以便能顺利实施。第十七条 请示审批的事项.必须以提案文书的方式.经主管呈交总部。如果事情紧急.允许直接以非文书形式请示.但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。第十八条 请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份分送有关部门与业务部门、出版部门、总务部门和财务部门等等。第十九条 请示提案文书必须编号.注明起草者或请示者.所属分支机构及部门.并签名盖章。第二十条 请示审批内容一旦被上级认可并作出决定.则以请示提案书(副本)替代批复返回.并请示部门予以执行。第二十一条 请示提案原本由总务部保管。文书的制作第二十二条 文书制作要领如下：143、. 文书必须简明扼要.一事一议.语言措辞力求准确规范。2. 起草文书的理由包括起因.以及中间交涉过程.加以证明必须作出交到.必要时附上相关资料与文件。3. 必须明确起草文书的责任者.并署上请示审批提案者姓名。4. 对请示提案文书进行修改时修改者必须认真审阅原件.修改后必须署名。第二十三条 文书的起草必须征得主管的同意并且在主管有了明确的决定之后进行。文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存。第二十四条 重要文书.必须经过公证.并且在正式文书形成下.掌握并附上具有价值的证据或证明文件。第二十五条 文书的署名按下列规定进行：1. 公司内文书.如果是一般往来文书只需主管署名；如果是单纯的上报文书.或者不涉及个部门且内容部重要的文书.只需部门署名；如果是重要文书.按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名.或者署有关部门姓名与职务。2. 对外文书.如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书.也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第二十六条