1、公司办公室纪律、印章宿舍、财物等行政制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 序 xx行政管理制度，规范了xx公司主要行政工作开展的基本方法和要求，为各项工作的操作和实施提供行为准则，以求减少在管理中的矛盾，保障整个行政管理工作能优质高效、正常有序的开展。本行政管理制度的最终解释权归属行政人事部。一、办公室纪律1、 目的 规范办公室的工作秩序，树立公司办公形象，维持良好的办公气氛。2、 执行范围 全体公司员工3、 规定与纪律3.1准时上班、下班后无急需或必须完成的工作应按时离开办公室。3.2上班着装整齐、仪表整洁。男职员2、不得留长指甲、长头发。3.3工作时间内一律佩带员工卡。位置：悬挂前胸。3.4公共办公区、会议室、会客室内不能吸烟。自备水杯。3.5保持个人工作区域的卫生整洁，爱护公共卫生。剩饭盒及易发臭的垃圾自觉丢到写字楼的大垃圾筒内。3.6办公室内不得大声喧哗，不得串岗，不带与公务无关人员进入工作场所。3.7不利用上班时间做工作以外的事情，特别是登陆无关的网站、下载无关的资料。3.8爱护公物，不能擅自挪动、私用、外借公司办公设备，节约使用公司资源。3.9下班前要整理放好各种文件，关闭电脑及其它用电器电源，做好防盗、防火工作。3.10文明办公、团结互助、以礼相待。对违反公司规定的行为大胆指正，维护公司良好的办3、公气氛。 4、 违规处理 违反3.3点被查上班时间3次/月未佩带员工卡者，罚款200元，其余视情节轻重，给予“书面警告”及以下的行政处分。二、内部行文规定1、 目的 使公司办公文书规范化，强化部门之间、上下级之间、公司与员工之间的联系，减少工作纠纷，为指令的传达、需求的沟通提供顺畅的渠道。2、 执行范围：各级行政领导及全体员工3、 规定与要求:3.1 文书的种类及意义 决定或通报由公司领导签发或是由行政人事部代表公司向全体员工发布的重要事项、奖惩、任免决定及纪律规定等具有强制性质的指令。各代表处、各部门有同类的文书发布，需经公司领导审批手续后，由行政人事部统一颁发。 通知或通告适用于公司、代表4、处及部门对所属员工以书面形式传达工作信息、行为规范及计划要求等。 报告适用于向上一级汇报工作，反映情况、意见，答复上级的询问等。报告是下级向上级的信息表达，上一级可或不作出答复。 请示适用于向上一级请求批示、批复。上一级必需对请示作出答复。 内部联络书是无直接从属关系员工之间的来往、沟通及平行部门之间的工作联系。 会议纪要适用于公司、办事处、各部门的各类行政会议、业务会议、技术专题会议等的记载，用以传达会议情况和议定的事项，检查下步工作的完成情况。 其它形式的行文包括有董事会决议、经营决策报告等公司一级内部机要文件及各部门的各种报表及单据。这些“内部资料”是指导企业发展，规范企业行为，整理汇总5、分析比较企业运作的结果。3.2 行文规则 行文应当确有必要，注重效用。 行文关系要根据隶属关系和职权范围来确定，一般不能越级请示和报告。 “请示”应当一文一事，一般只有一个主送对象，其它应当用抄送形式，但不能抄送发文其下级的部门或人员 “报告”不得夹带请示事项。 任何行文的发出，都要经过出文单位的责任领导审核、同意签名才能发出。决定、通报、各种规章制度、工作流程应有公司总裁的同意签名或由公司总裁授权的职能部门负责人同意签名才能发出。会议纪要需会议主持人/召集人签名确认才能发出。3.3 行文编号及保密等级 行文编号.1 编号管理归属任何行文都应有行文编号。以公司名义发出的行文应到行政人事部职责6、人员处领取编号，以办事处、联络处名义发出的行文，应到办事处、联络处的行政人事管理人员处领取编号。以部门名义或个人名义发出的行文，在所属部门指定的职责人员处领取编号。.2 编号制定原则公司、办事处行文编号由四部分组成英文（中）缩写代码+年份+文书类别缩写+三位递进数字序号英文（中）缩写代码：AL 代表 xx（广州）信息技术有限公司GZAL 代表 xx（广州）信息技术有限公司本部BJAL 代表 xx（广州）信息技术有限公司北京办事处SHAL 代表 xx（广州）信息技术有限公司上海办事处董 代表 xx（广州）信息技术有限公司董事会文书类别缩写：决 代表 决定通 代表 通报知 代表 通知告 代表 通告7、纪 代表 会议纪要规 代表 规章制度类年份：2002 代表 2002年2003 代表 2003年数字序号：每年1月1日开始从001递增编号举例1：2003年北京办事处行文发出的第3号通报编号为：BJAL2003通003号举例2：2003年财务部重新修订了岗位职责，因在这之前，行政人事部和商务部已发出过此类文件，则其出文编号为：AL2003规003号部门、联络处行文编号由五部份组成年份+地区（缩写代码）部门（英文缩写代码）文书类别缩写三位递进数字序号年份：2002 代表 2002年2003 代表 2003年地区缩写代码：粤 代表 xx（广州）信息技术有限公司本部京代表xx（广州）信息技术有限公司8、北京办事处沪代表xx（广州）信息技术有限公司上海办事处深代表xx（广州）信息技术有限公司深圳联络处汕 代表xx（广州）信息技术有限公司汕头联络处南 代表 xx（广州）信息技术有限公司南京办事处津 代表xx（广州）信息技术有限公司天津联络处部门英文缩写代码：TS代表通信系统事业部项目部SD代表通信系统事业部营销部IT代表信息系统部DB代表软件开发中心SA代表商务部F 代表财务部AP代表行政人事部P 代表产品与技术发展中心PM代表市场部文书类别缩写：知 代表 通知告 代表 通告报代表报告请代表请示联代表内部联络书纪代表会议纪要数字序号：每年1月1日开始从001递增编号举例1：2003年上海商务人员9、行文发出的第2号工作请示编号为：2003沪SA请002号举例2：2003年深圳联络处项目技术人员行文发出的第9号内部联络书的行文编号为：2003深TS联009号 保密等级公司文件的保密等级界定为三个档次，即“绝密”、“机密”、“一般”，并同时按下面二个原则由行文部门去权衡、确认文件的保密等级。.1 根据文件可读人员的行政职务去划分，如全体员工内部可读文件的保密等级应为“一般”；主管或以上人员可读文件的保密等级可定为“机密”；董事会人员及确认的有关职能人员可读文件的保密等级为“绝密”。.2 根据文件的性质、内容去划分。如董事会决议、工资与分配方面的文件、有关公司经营决策的文件、财务分析报告，供应10、商、客户信息资料等的有关保密文件应列为“绝密”，而对于通知、通告、通报、规章制度、岗位职责、工作流程等可列为“一般”，界于这两者之间的行文可考虑为“机密”；对没有作出行文保密等级界定的文件一律视为保密等级为“一般”。3.4 行文基本格式 （见附件）1、 通知行文参照本2、 报告行文参照本3、 请示行文参照本4、内部联络书行文参照本3.5 发文及管理 文件的分发应由文件编号管理部门或文件的起草人进行。除了通知、通告等面向全体员工的文件外，一切分发到部门、个人手上的文件都应在归档的正本上签收。 因发文的需要可制作文件文本多份，其中批复或有签收的正本原件为归档文件。 公司、代表处、联络处、各部门根据11、工作的需要设立档案、资料管理人员负责文号的编发及文件的分类归档。 归档的文件资料，管理人员应进行归档登记，并建立借阅、查找登记手续。 每年的二月份，各部门根据公司文档管理的要求，将本规定所属的文件资料整理移交给公司、代表处文档管理人员。属于“绝密”的文件应用大号信封封好，并在信封面注明文件编号，保密等级及文件名。 对于归入公司、办事处档案室的文件，根据公司有关文档管理的规定进行保存、查阅及管理。4、 违规处理 违反本规定的内部行文视为无效行文，收文单位或个人应拒绝签收，退回发文部门重新行文。 附件：1、 通知行文参照本2、 报告行文参照本3、 请示行文参照本4、内部联络书行文参照本附件1关于对12、通知编号：2003粤AP知（005）号（正文内容） 行政人事部（出文部门或人员）2003年月日（出文日期）同意 （出文部门领导审核同意签名）附件2关于工作的报告编号：2003粤AP报（003）号保密等级：一般：（主送部门或人员）（正文内容）附件行政人事部（出文部门或人员）2003年月日（出文日期）同意 （出文部门领导审核同意签名）抄送：附件3关于工作的请示编号：2003粤AP请（002）号保密等级：机密：（主送部门或人员）（正文内容）附件行政人事部（出文部门或人员）2003年月日（出文日期）同意 （出文部门领导审核同意签名） 回复批示：（批复内容）（回复人签名）2003年月日（回复日期）附件413、内 部 联 络 书Internal Communication Report编号： 2003粤AP联002号 日期： No: Date:收文部门To: 收文人Addressee: 请审阅 请归档 To Review To File 请落实 请答复 To Fulfil To Reply发文部门From:发文人Addresser: 主 题Subject:抄送： CC:三、 印章管理规定1、 目的: 本规定对公司所有印章的管理过程进行了规范，以保证印章在使用中的严肃性并得以有效的控制。2、 执行范围: 印章管理人员及申请盖章人员等。3、 印章的类别划分公司印章按三大类划分：3.1 公司/办事处印章 14、包含公司/办事处公章、公司合同章。3.2 部门/联络处印章 包含部门/联络处专用章，各类业务图章（如财务专用章、出入库章、图纸审核章等）。3.3 个人私章 因工作需要以个人姓名刻制的印章。4、 规定与要求4.1 印章的刻制 只要有充分的工作理由，部门就可向行政人事部提出刻章申请，申请内容包括申请理由、印章用途、刻章要求（如印章尺寸、形状）、印章颜色及所用材料、完成日期等。刻章申请必须有申请部门领导同意签字。 行政人事部职责人员根据申请内容提出意见，如申请的合理性、刻章的费用及其它条件要求等。 刻章申请除公章（含办事处、联络处）、合同章、财务部预留银行印鉴需公司领导审批（以旧换新刻章除外），其它15、印章由行政人事部职责领导审批刻制。 公司印章的刻制必须要到具有公安备案手续的印章公司刻制，凡刻制公章和合同专用章都需印章公司提供当地公安局的备案证明。4.2 印章的管理使用印章刻制好后都要在公司/办事处行政职责人员处留样登记，按照公司印章存档表所规定的手续，由刻章申请部门指定专人登记领出且负责保管使用。 公司公章、合同章，办事处/联络处公章、合同章都应由行政人事部行政专职人员管理。管理人员应具有高度的责任心和工作原则性，公章和合同章的使用应严格按本规定执行。对不履行盖印申请手续的要求要拒绝执行。 主要的印章如公章、合同章、财务专用章等应放入保险柜内保管，暂不具备保险柜条件的，应确认保管条件的安16、全性。公司所有印章的存放保管都要保证其相对的安全条件。 公章、合同章的使用都要办理盖印申请手序由需盖印人填写印章盖印申请单并按以下审批终审权限进行审批盖章。终审盖章审批人对盖印文件的最终发出负全责。.1 商务部盖章终审权限.1.1 商务部经理审批权限l 单个50万以下的采购合同l 框架协议以内的销售合同l 付款通知书l 报价单l 进口代理合同l 香港公司的采购合同、装箱单、发票l 结算文件l 货品签收、提货证明l 各种批文证明.1.2 财务总监审批权限商务部经理职权外的所有盖印申请.2 财务部盖章终审权限.2.1 财务部经理审批权限l 税务登记手续l 各地工程发票手续l 外出经营证明.2.2 17、财务总监/公司总裁审批权限l 银行开户、销户手续l 纳税报表l 贷款手续l 其它未明确的财务工作盖印.3 通信系统事业部项目部盖章终审权限.3.1 通信系统事业部总经理/副总经理审批权限l 初验报告l 终验报告l 服务承诺书l 施工证明、申请单l 设计、竣工文件l 安全规范l 各类技术考核表l 施工资产明细表l 各类技术证明文件.3.2 公司主管副总裁审批权限通信系统事业部总经理/副总经理权限外的所有盖印申请.4通信系统事业部营销部盖章终审权限.4.1通信系统事业部总经理/副总经理审批权限l 业务邀请函l 工作回复函l 工作解释说明文件.4.2 公司主管副总裁审批权限通信系统事业部总经理/副总18、经理权限外的所有盖印申请.5 软件开发中心、信息系统部盖章终审权限软件开发中心、信息系统部的所有盖印申请都需经公司主管副总裁审核同意.6 行政人事部盖印终审权限.6.1 行政人事部经理/副经理审批权限l 人事工作对外联络函件l 员工入保、停保手续l 招聘工作手续l 各类人事服务协议l 人事工作的各种证明l 员工试用协议l 员工劳动合同l 行政事务各类对外联系函件l 公司物品放行条l 酒店商务合同l 电信业务各类手续l 各类服务、维护合同（所需费用应在权限以内）l 经公司总裁审批同意后，行政工作所产生的实施文件.6.2 公司总裁审批权限行政人事部经理/副经理审批权限外的所有盖印申请.7 各办事处19、/联络处的公章、合同章的盖印终审权归首席代表/联络处负责人或由其书面授权的人员审批。 盖印审核工作要严格按程序办理，当终审领导不在时，应向再上一级领导至公司总裁申请审核批准。 有公司领导/首席代表签名的文件可直接盖印，无需填单申请。各类印章的盖出都应有相应的文字内容，不允许盖出任何空白印章。 公章、合同章原则上不允许携带外出，因工作需要一定要带出的，需有公司领导/首席代表的审批签名。 印章管理人员不能私自转移印章管理责任，因特殊原因需代管的，应将管理责任移交给所属上级，如需最终转移管理责任的，应得到部门领导的同意，再到行政人事部办理移交手续。4.3 印章的报废 具备以下条件之一的印章可申请报废20、：变形，字体模糊、印章缺损、失去使用意义。 印章报废手续：首先由印章保管人员提出报废申请，经印章管理部门的领导同意签名，将需报废的印章送到行政人事部领出登记人员处留样并当其面彻底作废印章，在登记手续上注销（注：印章作废起码要有两人在场，一个经办人，一个证明人），报废印章可直接销毁。5、违规处理 视情节轻重，给予“书面警告”及以下处分。附表（1）印章盖印申请单 （2）公司印章存档四、话务管理规定1、 目的 本规定对公司有线电话的使用和管理做出必要的规范，旨在保证公司的电话资源能最大限度地为公司经营及各项业务工作的开展服务，使其成为公司对外形象宣传、沟通的有效途径。2、 执行范围 前台文秘及全体员21、工3、 规定与要求3.1 根据公司、办事处、联络处的发展规模及当地的电信资源，可采用汇线通、小总机或直线电话作为对外、对内通讯的手段。3.2 公司及办事处应设立前台文秘，专职电话接转，联络处及部门可设立兼职电话转接人员。专职或兼职的电话转接人员接听电话时应使用标准规范用语，如“您好，xx公司”“请稍等”“电话占线，请稍候再打”等。全体员工在接听电话时都应使用“您好”“请”等礼貌用语。3.3 国内、国际长途电话要使用IP长途。各地应根据当地电信资源择优选取、利用中国电信、联通、网通、吉通等的长途优惠政策，降低长途话费成本。3.4 公司电话是为了与外界的工作沟通、方便业务开展而配用的，除紧急、必须22、的情况下，在工作时间内不应打私人电话。任何情况下严禁“煲电话粥”。严禁私人拨打各类信息台。3.5 如果员工私人确有需要，允许善用公司电话资源。市内电话暂不作控制收费，国内、国际私人长途电话允许付费使用。3.6 小总机应安装计费系统。行政管理人员每月都要对公司电话使用情况进行检查，对不合理、违规的情况要及时纠正。3.7 每个员工根据工作的需要配有专用电话机及开通不同的功能，每个员工对所配电话负有使用及管理责任。不允许私用他人电话机打外线，或带公司以外人员（无工作关系的）使用公司的通信资源。3.8 因工作需要使用电话线拨号上网的，需向行政人事部提出申请，否则严禁用电话线拨号上网。3.9对于所配的电23、话及配件不能私折、私换。如电话发生故障应及时报给行政管理人员处理。3.10 每位员工都应珍惜公司的电话资源、除尽量不作私人用途外，在工作中也应注意提高通话交流质量，既要完成工作任务、也要降低办公成本。3.11公司一级经理、董事会成员的家庭电话费、上网月租费（只限各一条线），公司予以报销。4、 违规处理：视情节轻重给予“记过处罚”及以下的行政处分。五、 公司网络使用管理规定1、 目的：公司内部网络是为公司日常工作服务，是进行相关远程管理的共享性计算机信息网络系统，负责提供公司内部资源共享、信息交换平台和Internet接入服务。为了确保公司内部网高效、安全运行，杜绝利用网络进行其它无关及有害的行24、为，特制定本规定。2、 执行范围：网络管理人员及全体员工3、 规定及要求3.1 行政人事部作为公司网络的规划、设计、建设和管理部门，有权对公司网络运行情况进行监管和控制，经过必要的呈批手续后有权对网络上的信息进行检查和备案。3.2 公司在各地局域网的日常维护和管理工作由网络管理员负责，没有专职网管员的单位应指定其它技术人员兼职管理，除此之外任何部门或个人不得私自更改网络结构或进行软件设置等。（兼职网管人员的网管工作受公司网络主管的领导）3.3 在工作时间内任何人都不允许在网络上从事与工作无关的活动，在任何时间里都不允许下载或传送与工作无关的超大文件，以保证公司网络资源的合理使用。3.4 个人电25、脑所用的IP地址必须按所在地点网络管理人员指定的方式设置，不可擅自改动，并妥善保管使用。3.5 不得使用非法手段窃取他人口令，盗用他人IP地址，非法入侵他人计算机系统，阅读他人文件或电子邮件。3.6 不得有意散布计算机病毒，严禁破坏数据、破坏网络资源或其它恶作剧行为。3.7 不得复制和使用网络上未公开和未授权的文件，或销售免费共享的软件。3.8 不得在内部网中制作、查阅、复制和传播反动、淫秽信息，不得在网络上发布不真实的信息，不得发布具有威胁性、不友好、有损公司、同事声誉的信息。3.9在域管理用户中及其它相关网络应用中所涉及到的用户帐号和密码只限本部门或本人使用，不得随意将帐号和密码告诉他人使26、用；也不得利用他人账号使用网络资源。3.10 不得私自安装PROXY代理、WWW、FTP、SMTP、POP、DHCP、DNS等服务，避免与内部网中相关服务发生冲突。如确需建立WWW、FTP等应用，应经行政人事部同意批准。3.11 网络管理员负责对网络用户的技术支持。各部门在配置网络终端设备时，应在设备的有关技术参数方面征得网管人员的同意。对于不符合规定、影响网络整体性能的设备不得入网。3.12 对分布在公司内各处的网络设备（光纤、交换机、集线器、主干布线）的管理、维护由网管人员负责。如发生人为损坏将追究有关人员的责任，并视情节给予赔偿或罚款处理。4、 违规处理 视情节轻重，给予“辞退处罚”及以27、下的行政处分，情节特别恶劣者追究其法律责任。六、办公室安全管理制度1、 目的 “安全第一、预防为主”，提高安全意识，是保障公司和员工利益的基础，办公室安全管理制度，规范了公司日常工作的安全行为，通过管理手段，消灭事故隐患。2、 执行范围 全体员工3、 规定与纪律3.1 防火安全 防火安全责任 防火安全是安全工作的重点，防火安全第一责任人由公司总裁/首席代表担任，具体安全工作的落实由行政人事部指定专人负责。 公司办公区域禁止抽烟。如有违反，每次罚款50元并发出执罚通知（从工资中扣除）。 按写字楼的要求配备灭火器材，如灭火器、防烟面具等，并按规定对防火器材进行更新。 办公室内的电器、电线不能私自接28、驳。除了常规的办公设备外，不能私自使用其它的用电设备，防止短路造成的火灾。 每半年进行一次防火安全教育，加强职员防火意识，学习防火器材使用方法，提高对事故的应变能力。3.2 防盗安全 防盗安全责任 公司的防盗安全工作由行政人事部负责。具体工作由行政主管/行政人事主管负责。防盗工作是一个全员的工作，每个职员都应予重视。公司大门除配置门锁外，还应配备安全性能保障的防盗锁，防盗锁根据职员的流动情况，最少每半年更换一次。防盗锁的钥匙发放到部门经理及以上人员保管，平时员工加班应到行政人事部登记、领取钥匙，钥匙保管人员不能私自配钥匙，如有遗失应及时报给行政人事部处理。 公司密码门根据员工的流动情况，最少每29、三个月更换一次密码，每个职员都有保密密码的责任，不能向外人泄露密码。 每个员工都要做好自我防盗工作，工作文件、电脑资料等要根据保密等级设立密码或放在安全的地方，不得随意动用他人电脑。一天工作结束后，应关好电脑，锁好柜锁，最后一位离开办公室的人员，负责锁好大门防盗锁，加在大门防盗锁未锁好的情况下发生盗窃事故，追究最后一位离开办公室人员的事故责任。 前台秘书有对外来人员身份核对的职责，没有本公司人员接待，外来人员不能进入办公区域。没设前台的办公室，大门出入要关好密码门，每个员工对没人带领的外来陌生人员都要保持警觉。公司原则上不接待外来推销人员。 对于个人保管的公司财物，如手提电脑、手机、金钱等，个30、人应妥善保管，否则即使在办公室内遗失，遗失者也应承担责任。3.3 用电及其它安全规定 使用交流电时，要注意用电安全，正确使用电器，不能私自接驳电线、电源。 电器损坏或线路故障等应及时报行政人事部，由行政人事部安排查清原因，落实维修。 为保证网络安全运作，非网管人员不能进入公司机房、不能乱动网络设备，更不能在服务器上变动设备、程序及删除文件。 任何人或部门发现安全事故或隐患，都要及时向上一级及行政人事部汇报，以迅速采取控制措施，保护公司和员工的最大利益。 因安全管理工作需要，可增设晚间兼职值班人员，对下班后公司的安全工作负责。在下班时间，安全值班员有权核对办公室加班人员的身份（检查员工工牌）。431、 违规处理视情节轻重给予“口头警告”及以上行政处分。因个人原因发生安全事故，造成的经济损失，根据具体情况追究个人经济责任。七、 财物管理制度1、 目的： 本制度明确了对公司财物管理的一系列规定，它包括公司财物的申购审批、购买领出、保管使用、维护维修、损坏遗失责任、折旧报废等过程的管理规定，以保证公司财物有效地、最大限度地发挥其作用。2、 适用范围：全体员工3、 名词注释3.1 公司财物指由公司出资购买的所有物品、资产，包括固定资产及大、小物品等种类。文具、耗材、卫生用品等不在此范围内。3.2 公司固定资产指由公司出资，价值人民币2000元或以上的，可重复使用的物质实物。3.3 公司物品指由公32、司出资，价值人民币2000元以下，可重复使用的物质实物。（其中2000元500元为低值易耗品，500元以下的为办公用品。）3.4 公司财物管理指由公司的职能部门行政人事部、财务部按照本管理规定，对公司财物实行规范管理的全过程。4、 规定与要求4.1申购审批 凡因公司工作、业务开展的确实需要并可提出充足的理由，公司各级员工都可提出对公司财物购买申请。根据对财物的估计价值，申请人填写固定资产申购审批表或物品申购审批表，当申购价值超过3万元以上则要办理购买合同手续，填写公司合同条款审核确认单，详细说明申购理由和购买要求。 固定资产申购审批表和物品申购审批表需要经过部门/经理审核签名，部门审核领导对申33、购物品的必要性和合理性负主要审核责任，然后交给行政人事部职能人员提出购买意见并由行政人事部经理/副经理审核签名。物品价值在2000元以下的，行政人事部经理/副经理签名生效购买；物品价值在1.5万元以下的，由财务总监审批购买，1.5万元及以上的需经过公司总裁审批签名方可生效购买。4. 2购买领出 所有公司财物的购买都由行政人事部负责（对于有特殊用途并需专门途径购买的财物，可通过商务部定货购买），购买任何物品都要货比三家，在保证使用功能、质量的前提下优先选择信誉好，售后服务好，价格低廉的渠道进货。 公司财产的领出分三种形式：（1）公司公用财物，如复印机、装订机、传真机、饮水机等由公司全体员工共同使34、用的财物，由行政人事部行政管理人员领出。（2）部门公用财物，如部门专用打印机、专用测试仪器等部门专用的财物，由部门经理指定专人领出、保管。（3）个人领用财物，即由个人保管使用的财物，如手提电脑、台式电脑、保险柜、钥匙等，由使用保管人领出。 所有公司财物都应由财产使用责任人领出，不得他人代领或领出之后私自转移使用及管理责任。 行政人事部指定专门行政人员负责公司财物的发出登记手续，每件财物的发出都要完成固定资产管理存档表和物品管理存档表所规定的手续。4.3 保管使用公司的所有财物都由行政人事部负责调配管理，只要能满足工作要求的，任何人员都不可以任何理由拒绝行政人事部的调配管理。每件公司财物都应有相35、应的使用、管理人员，即财物的领出人员。使用、管理人员有以下管理责任：（1）保管责任 有对财物完好存在的监管责任；（2）维护责任 爱护公司财产，避免人为损坏情况，一旦发生损坏、故障，负责申报维修。 对于公司财物不论价值高低，每位员工不论是否赋有保管责任，都要爱护使用，对于不爱护公物的现象，行政人事部予以批评教育，直至追究经济赔偿。 公司任何财物不论价值高低，都不能以任何理由，私自据为己有，每个员工对故意损坏公物、私贪公物的现象都应及时反馈给职能部门。对故意损坏公物、私贪公司财物的情况一旦查实，除对当事人进行相应的行政处分外，还要追究其经济赔偿责任。4.4 维护维修 公司固定资产要按照公司财物维修36、记录表建立保修、维修档案。过了保修期的办公设备，要与设备销售商或信誉、技术好的专业公司签定维护、维修合同，以保障其正常使用。 任何公司财物的维修，都要由财物使用管理人员提出维修申请，填写办公设备维修申请表，部门部长/经理核批后交行政人事部的职能人员对维修渠道、维修估计费用等提出具体意见，由行政人事部副经理核批后，维修费用在2000元以下的，行政人事部副经理签名生效维修；维修费用在1.5万元以下的，由财务总监/首席代表审批，1.5万元及以上需公司总裁签名审批。 由个人保管使用的公司财物，属人为损坏的，无论是有意或无意，经维修单位确认，维修费用都由使用保管人员支付，如有特殊原因由行政管理人员提出报37、告，经公司主管领导审批，执行。4. 5损坏遗失责任 除了不可抗拒的客观因素外，由个人保管使用的公司财物的损坏、遗失都应由使用保管人或直接责任人承担相应的经济赔偿。（注：条款中所指的“损坏”解释为：因人为原因使公司财物丧失了本身的使用功能，使之报废的情况。） 公司物品的损坏、遗失赔偿，原则上按照物品的原值给予现金赔偿或责任人购买同样的物品归还公司，如个人保管的钥匙、书籍和计算器等。 公司固定资产的损坏、遗失赔偿，可分为三种情况处理：（1）固定资产是全新领出使用且使用期在半年以内的，要按资产原值赔付现金或购买同样资产归还公司，使用期超过半年的则按第（2）条处理；（2）其资产物品已经前人使用，则按财38、务部折旧后的资产剩值赔付现金；（3）在以上两点都不适用的情况下，行政人事部可与当事人共同商讨可行的赔偿方法，经公司总裁批准、实施。赔偿公司的财产物品，都需由行政人事部负责购买，并纳入公司正常财物管理。 赔偿金的交付，由行政人事部与当事人协商，发出赔偿金交付通知书，由当事人一次性到财务部交付赔偿金或分月从工资中扣除。如无合理理由，当事人拒绝赔付，则公司有权从其收入中强行扣除并予相应的行政处分。4.6 折旧报废 所有固定资产都按财务规定进行折旧，完全折旧后且性能良好的设备应继续管理使用，当使用性能已达不到要求时，行政人事部才可进行固定资产的报废手续。公司固定资产只有在以下三种情况下才可进行报废处理39、，（1）财物已全丧失使用功能且不可维修的；（2）总的维修费用或一次维修费用超过财物原值的50%的；（3）财物被搁置一年且估计今后一年也不可能再使用的。 所有公司财物的报废手续都由行政人事部负责履行，填写公司财物报废审批表并通过审批。 已同意报废的财物，完全丧失使用价值的可作废丢弃，资料存档；仍有使用价值的由行政人事部参考财务部提供的财物残值，提出打折价格，经总经理批准卖给本公司职员或处理给收购单位，所得收入上缴公司财务。4.7 其它 所有公司财物都要实行编号管理，固定资产编号由财务部统一给出，其它物品编号由行政人事部给出（由公司、办事处行政管理人员自行编号管理）。编号要贴在财物表面。 各部门所40、申请的固定资产原则上在部门内调配使用，如需调配到其它部门则需填写公司资产调配单，完成有关调配手续。 行政人事部每半年应和财务部进行一次固定资产核对，及时检查发现在固定资产管理中的存在问题。5、 违规处理 除了按制度中具体条文规定执行外，视情节轻重，给予“记过处罚”及以下的行政处分，造成经济损失的，追究个人经济责任。 附表：固定资产申购审批表公司物品申购审批表公司合同条款审核确认单固定资产管理存档物品管理存档公司财设备维修审批单公司财物维修记录表公司财物报废审批表公司资产调配单八、车辆使用管理制度1、 目的 为了合理调配、使用公司车辆资源，本制度规范了公司所有车辆的调度使用、保修维护、费用报销及41、其它形式车辆使用的管理过程，以保证合理的使用成本，为公司业务的开展提供安全、快捷的交通条件。2、 执行范围 车辆管理调度人员、各类驾车司机、用车员工。3、 名词概念3.1公司车辆 公司车辆包括由公司出资以公司署名或个人署名购买的各种车辆，根据其用途分为三大类：（1） 工程项目用车 这类车主要是为施工工程项目的实施过程提供服务，车辆要满足跑长途且适应路面复杂条件的情况。（2） 接待及市内短途业务用车 这类车主要用于工作接待，以商务车为主。（3） 配备给公司一级经理/董事会成员的专用车辆 这类车辆同时具有外事接待的使用功能，以轿车为主。3.2 外租车辆 是指根据车辆的用途特点、费用成本及公司车辆资42、源条件，需要对外长期租用的（半年以上）或临时租用的（以每次出车计费），带司机或不带司机的外租车辆，其中包括由公司招聘的带车上班司机。这种形式的用车，是以调配临时车辆紧张状况或为了降低公司车辆管理费用为主要目的，是公司用车的补充形式。3.3 车辆管理费用 包含公司车辆及外租车辆的使用支出费用。 公司车辆管理费用 指公司车辆在完成其用途过程中所产生的全部费用。 外租车辆管理费用 指外租车辆在完成具体任务时所产生的费用，包括有：汽油费、桥路费、停车费、洗车费、租车费。3.4 专职司机 在岗位职责内规定有驾驶职能、维护保养职能，并受行政人事部调度管理的司机。3.5 兼职司机 公司领导/董事会成员并具有43、驾照的司机。3.6 其它司机 具有驾驶执照的公司正式员工，通过个人提出申请，部门领导提出意见，经公司领导审批同意，在行政人事部存档备案的，可因业务、公务自驾车的司机。4、 规定与要求4.1 公司车辆的使用和管理公司车辆的调度、管理等权力归属行政人事部职责，但这种职权范围只限于公务用车。公司车辆的驾驶都应有指定的专职司机或兼职司机负责，只有在行政人事部确实派不出专职司机或有特殊的对外接待理由的情况下，经公司主管领导审批后才能允许其它司机驾驶车辆。 各级员工因工作需要，并权衡过其它交通工具及费用成本后，可向行政人事部提出用车申请。事前需填写车辆调度单并经部门领导审批后交给行政人事部安排调度车辆。 44、行政人事部的车管责任人，根据轻、重、缓、急，优先安排项目工程、对外重大接待任务、财务银行提现金等业务用车。各级用车人员都要服从行政人事部的调度安排。 专职司机、带车上班司机及其它司机都要按照行政人事部的车管责任人的安排按时出车，并做好每趟出车的行车记录。用车人员要配合司机做好安全行车工作，坐前排人员必须系好安全带，否则罚款自负。 每趟出车的费用，用车人员需在票据后面进行确认签名，包括油费、桥路费、停车费等。除公司领导外，各级人员、司机都不能以各种工作理由外停公司车辆，确有外停需要的要经行政人事部车管调度人员同意。 公司车辆原则上不能私用外借，有特殊原因外借私用的需经公司领导审批，且一切使用费用45、自负。 公司所有车辆的保养、维修需事先由车辆的维护司机填写车辆保养维修申请单，并经过审批后，送到该车的特约定点维修厂进行维修、保养，以保证车辆的维护质量。4.2 外租车辆的使用和管理 外租车辆的使用、管理要求，无论是带司机或不带司机都参照本规定的4.1要求执行。 长期外租车辆的合同手续由行政人事部负责办理。行政人事部根据用车需求及管理需要，通过市场调查，选择条件优惠的租车公司或个体签定长期的合作协议。 所有外租车辆及招聘的自带车上班司机都应由车辆拥有方购买车辆保险及第三者保险，负责车辆的维修、保养工作及费用支出， 并保证车辆的行驶安全，服从公司的相关管理制度。 所有外租车及自带上班车允许下班后46、外停，但因外停所产生的所有费用，由车辆拥有方负责（包括汽油费、停车费等），如按公司要求将车辆停放在公司指定的地方，其保管费由公司支付。4.3 车辆管理费用报销规定 公司车辆管理费用的报销项目及规定.1 汽油费公司一级经理用车汽油费用、经公司领导审批同意外借客户、合作单位等用途的汽油费，由行政人事部根据公司车辆调度单派出的业务、公务用车所产生的汽油费用予以报销。经公司领导审批同意外借的私人用车，汽油费不予报销并借出前由公司责任司机加满汽油借出，使用完毕后由借用人加满汽油归还公司。.2 停车费、桥路费按.1点报销规定执行.3 车辆保险费公司车辆保险费全额报销.4 车辆行政管理费包括车辆年审费、养路47、费、车船税费等予以报销。.5 小器件维修费及维护费公司领导同意外借的客户、合作单位用车所产生的费用及正常损耗的零件费、维修费予以报销；在公务过程中因个人责任而产生零部件的损坏所发生的零件费、维修费等由公司和责任人各承担一半费用；私人借车的则费用全部自付。车辆维护、保养费予以报销。.6 车辆事故费用车辆发生意外事故后，除保险公司赔偿外，免赔部份： 外借客户、合作单位等用车事故，费用由公司承担。 兼职司机及经办理公司车辆调度单手续的公务用车事故，由公司及责任人各承担一半费用。 私人借车及未办理公司车辆调度单手续的任何用途用车事故，费用由责任人承担。.7 罚款费除通过审批外借客户、合作单位用车外，一48、切违规罚款费由个人支付。.8 拖车费通过审批外借客户、合作单位及因正常机件故障而产生的拖车费，由公司支付。因事故产生的拖车费由个人支付。4.3.1.9 驾驶证年检、司机体检费 兼职司机、专职司机的驾驶证年检、体检等费用由公司支付。其他司机的费用自负。 外租车辆管理费用（包括招聘的自带上班车）的报销项目及规定.1汽油费 根据公司车辆调度单派出的业务、公务用车所产生的汽油费予以报销，其它原因产生的汽油费一律不予报销。.2 停车费、桥路费按第.1点规定执行。.3 车辆行政管理等费 包括车辆年审费、养路费、车船税费、保险费等不予报销，该费用由车辆拥有方负责。.4 维修、维护费用所有性质的维修、维护费用49、都不予报销，该费用由车辆拥有方负责。.5 其它费用 包含罚款费、拖车费、驾驶证年检、司机体检费等不予报销，费用全部由车辆拥有方负责。 除兼职司机外，车辆管理费用的报销都要分开每台车、按每趟出车的费用来贴票报销，且在票据后面应有用车人员的签名，否则不予报销。自付费用的缴扣自付费用是指在车辆费用报销中个人应承担的费用，如.5，4.3.1.6所指的情况。自付费用除了不予报销外，对已由公司垫付的费用可一次性到财务部结清，也可与行政人事部协商从工资中分期扣除。5、 违规处理 视情节轻重，给予“记过处罚”及以下的行政处分，并对由此而造成的经济损失负全部责任。附表： 公司车辆调度单 行车记录 车辆保养维修单50、九 宿舍管理制度1、 目的 本制度规定主要为招聘后因工作需要调离原招聘地工作的员工提供基本宿舍居住条件，并对其管理提出执行依据。2、 执行范围 行政人事部管理人员、宿舍居住人员3、 规定与要求3.1 符合以下条件的员工可申请公司宿舍 招聘后需异地工作的员工，如在广州招聘上班后需到深圳或汕头联络处工作的员工。 有特殊的工作理由，经公司总裁特批的员工。3.2 住房标准及待遇 公司领导、董事会成员，住房房租标准不超过2500元/人.月 首席代表、部门/经理、各类业务总监，住房房租标准不超过1500元/人. 月 联络处负责人、主管及以下员工住房房租标准：一个人不超过800元/人. 月，每增加一个人增加51、费用不超过500元/人.月。 当费用标准超出规定要求，超出部份由住房人员支付，确有特殊原因则需由行政管理人员提出书面申请，讲明情况，经总裁审批方可调整费用标准。 费用支付.1 公司宿舍每月所产生的费用，除房租、管理费由公司支付，其它一切费用都由居住人员平均分摊支付。其中包括水电费、煤气费、电讯费、有线电视费、垃圾费、保安费等等。公司领导、董事会成员的电讯费由公司支付。.2 办公、居住混合使用的住房，全部管理费用由公司支付。.3 因特殊工作、居住理由，需减、免有关费用的，由当事人或部门提出申请，行政人事部加注意见，公司总裁审批。.4 所有个人支付的费用，可以由本人直接交付，也可由行政人事部统一代52、付后，再从工资中扣除。 公司宿舍可配备以下基本设施：l 床、衣柜l 空调、冰箱、洗衣机、热水器、电视机l 基本的公共厨具3.3 宿舍纪律每位居住公司宿舍的员工都需自觉遵守以下规定和纪律： 爱护宿舍内的各种设施和家俱，不得私自更改电路和其它原有的设施。 节约用水、用电。 宿舍内的清洁工作应由室内居住人员自行轮流打扫或协商外请人员打扫（费用自负），保持房间的清洁与整齐。 宿舍内不准留宿其它外来人员。宿舍内不得有酗酒、赌博或有伤风化等不良行为。 宿舍内、外一律禁止养家禽、宠物。 宿舍内不得存放违禁及易燃物品。 不得私自使用电炉、酒精炉等，确保防火安全。 注意保管好自己的物品，外出锁好门窗，做好防盗工53、作。 团结友爱、互帮互助。3.5 其它规定 行政管理人员每月对宿舍进行卫生检查一次并将结果反馈给公司的有关管理人员。 可享受住房待遇的员工，不可因个人原因“占而不住”，否则公司取消其住房资格。 任何可享受公司住房待遇的员工，无论何种理由未住，公司都不作任何形式的补偿。 公司给外派工作员工一次性搬迁补助：省内300元/人/次，省外500元/人/次。4、 违规处理：根据违规情节轻重，给予“书面警告”及以下的行政处分或取消住宿舍的资格；对酿成安全事故的行为，追究其个人责任。十、办公邮件管理规定1、 目的：为了使公司的邮寄管理有序，加强邮件和包裹的管理，保证费用合理开支。2、 执行范围：前台文秘及全体54、员工3、 规定与要求3.1 公司邮寄品包括因工作需要所拟发的信件、文件，包裹等，不包含公司销售的设备货运。邮寄品的寄递方式，在保证安全性、投寄时间的条件下，优先考虑投寄成本低的投寄方式。3.2 平信、平件 可由寄递人员直接交给前台秘书处理，由前台秘书张贴邮票、办理邮递手续。3.3 挂号邮寄品 寄出时需将具体要求向前台秘书交待清楚，邮寄品寄出后挂号存根由寄递人员保管，以备今后查询。3.4 特快专递 应由寄递人员填写好“详情单”，签上姓名，经部门经理审核并在“备注”栏处签字后交由前台秘书发出。（如需前台秘书填写详情单的，前台秘书必须督促寄递人签名及完成审核手续，否则所产生的费用由前台秘书负责。）355、.5 大宗邮件的货运 应由寄递人提出要求，经部门经理审核（如估计寄费超过1000元的，需要公司主管领导审批）后，交由行政助理办理邮寄手续。3.6 邮寄费用统一由行政人事部核对报销。3.7 私人邮寄品通过公司投寄渠道寄出，应与前台秘书说明并费用自付。4、 违规处理如以工作之名私寄个人邮寄品，一旦查实则予“口头警告”及以下行政处分并追缴邮资费用。十一、办理商务证件规定1、 目的：商务通行证管理规定，规范了公司对边防证、往来港澳通行证、出国护照证件的申办及管理。2、 执行范围：全体员工3、 规定与要求3.1 边防证办理 因公务需办理深圳、珠海特区边防证的员工，应最少提前一天按办理商务通行证申请单的要56、求做好申请手续。申请手续以部门经理审批生效。 办理边防证需提供清晰的身体证复印件一份（如有需要应提供身份证原件）。 证件办理后由前台文秘登记，申请人签收领出。旧证自行作废。3.2 往来港澳通行证办理因公务需办理往来港澳通行证的员工，按要求需提前20天填写办理商务通行证申请单，由部门部长/经理加注意见，经公司领导/首席代表审批办理。 办理往来港澳通行证，需提供身份证原件、大一寸护照相片6张、户口本等材料。第二次办理通行证的职员还需提供原有的旧证。 领取了证件的员工，应按要求最少出境一次，如在有效期内未有出境记录，再次申请办证时，应提供书面说明解释。3.2.4 证件办理后由行政助理登记，申请人签收57、领出。证件失效后，原件交回行政人事部注销登记。3.2.5公司具有往来港澳的资格认证书，每年具有一定的往来配额，在规定配额内优先办理重要公务出境需求，如配额多余可经公司总裁审批为员工办理因私赴港申请。3.3出国护照办理因公务办理出国护照及签证手续的员工，应填写办理商务通行证申请单，有关规则参照往来港澳通行证办理要求执行。3.4其它规定由于各地公安部门对证件的办理有不同的规定，各公司、办事处可根据当地公安部门的要求参照本规定执行。附：办理商务通行证申请单 十二、礼品管理规定1、 目的 为满足业务交往的需要进行批量的礼品制做，为使礼品的管理工作正常有序，制定相应的规章制度。2、 执行范围 礼品管理人58、员及领用人员3、 规定及要求3.1礼品制做任务下达 礼品制做任务来源可有以下途径：3.1.1各部门经理可根据部门业务需求书面提出礼品制做申请。申请由公司的主管领导审核（办事处由首席代表审核），经公司总裁批准后可下达礼品制做任务。3.1.2公司行政人事部可根据公司整体工作的需要书面提出礼品制做申请。申请由公司主管领导审核，经公司总裁批准后可下达礼品制做任务。3.1.3公司级的领导、各办事处的首席代表可根据需要书面提出礼品制做申请，经总裁批准后可下达礼品制做任务。总裁可直接下达礼品制做任务书。3.1.4礼品制做申请书（任务书）要包括以下内容：礼品制做理由依据、礼品数量、大约费用开支、完成制做的时间59、要求、礼品的种类品名、品质要求等。3.2礼品的制做 礼品的制做工作归口行政人事部，具体工作由行政主管负责。工作程序如下：3.2.1根据礼品制做任务书进行市场调查，可通过礼品公司、生产厂、商店等渠道进行礼品定做。要货比三家，在保证质量的前提下，节省开支。3.2.2在初步确定样品后要与任务下达部门、人员充分沟通，提出礼品制做方案经公司总裁、主管副总经理批准后可签定定货合同并负责礼品的质量保证。3.3礼品的发放管理 礼品的管理由行政主管（办事处由行政人事主管）负责，要求如下：3.3.1验收后所有礼品都由行政人事部进行品名、价值、数量的登记并指定专人负责发放工作。办事处领用礼品统一由行政人事主管书面申60、请领出并负责办事处的礼品的发放工作。3.3.2部门、个人领取礼品需填写礼品领取申请单，A类礼品（价值50元及以下）需部门/经理批准领出；B类礼品（价值1000元及以下）需副总裁/财务总监/办事处首席代表批准后领出；C类礼品（价值1000元以上）需公司总裁批准领出。所有礼品一次领出数量在5个以上的都需再经上一级领导批准方可领出。（礼品领取申请单附后）3.3.3礼品管理人员根据礼品领取申请单发放礼品，并督促礼品领出人员做好礼品领出登记。3.3.4礼品管理人员责任3.3.4.1礼品管理人员必须遵守公司礼品管理规定，严格按程序办事，不能私自发放礼品。3.3.4.2在礼品管理过程中如发现质量问题、损坏问61、题、短数问题等都要由保管人员提出书面报告，经公司领导/首席代表批准后才能销帐或按批示意见处理。问题严重的需经公司总裁核批。3.3.4.3每批品种礼品发放完后，办事处需将礼品领取申请单礼品登记表等手续寄回公司行政人事部方可申请下批同品种的礼品。同一品种同一批次入货的礼品全部发放完成后，行政人事部行政主管核对全部管理资料后将资料封存，待公司抽查。两年后资料可自行报废。3.4其它规定 3.4.1各部门领导应对礼品领出的必要性负主要责任，并对礼品的交往到位负检查、监督责任。3.4.2因故不能送出的礼品，领出人应及时退回行政人事部，并办好有关手续。严禁私占公司礼品。4、违规处理 对私占公司礼品行为，视情62、节轻重，给予“辞退处罚”及以下行政处分。附：礼品领取申请单十三、 办公室卫生管理规定1、 目的 公司良好的办公环境需要全体员工共同去营造和维护，制定本规定旨在使每位员工都能明确对卫生管理的具体要求及自己所应负的责任。2、 执行范围 卫生管理人员、全体公司员工3、 规定及要求3.1公司的公共卫生工作由专职或临时卫生清洁人员去完成。公司、办事处、联络处的办公室卫生，每天最少清洁一次，并要在上午上班前完成基本的清洁工作，以优良的卫生环境迎接每天工作的开始。3.2每位员工都应有良好的卫生习惯，不随地吐啖、乱丢杂物，将剩饭盒等易臭垃圾自觉丢到大楼公共垃圾筒内。3.3 公司地毡要定期清洗，原则上每半年清洗63、一次。3.4保持办公桌面及坐位周围地毡的整洁是每位员工的责任，除了必要的办公用品外，桌面不应有其它杂物，并应及时清理工作中的废纸废物。3.5行政人事部定期或不定期组织对公司卫生工作进行检查，具体如下：检查项目：个人工作区域卫生检查项目包括：桌面情况、桌下情况和文件摆放三大项，有员工宿舍的单位同时检查宿舍卫生。 检查标准：.1 桌面要求：摆放工作所需的文件和其他办公用品，桌面不张帖与工作无关的图纸或相片，告事贴要求张贴整齐。.2 桌下要求：电线扎好，不放杂物和鞋子。.3 文件摆放要求：整齐有序，不存放废纸。.4 宿舍要求：私人物品摆放整齐，公共区域整洁卫生。.5 公共办公区域要求：部门管辖内的公共区域不能堆放杂物，文件夹摆放整齐。违规处理：视情节轻重，给予“书面警告”及以下行政处分。