1、公司日常及对外行政付款费用报销管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 文件名称费用报销与付款管理制度文件编号： STC/ADMIN-1-005-2012版 本 号：编制部门： 综合部编 制审 核批 准生效时间1 目的为规范公司费用报销及行政付款，加强费用控制，提高报销与付款效率及资金使用效率，制定本制度。2 适用范围2.1 本制度适用于员工各类日常管理费用报销与公司各类对外行政付款。2.2 报销主要包括交际应酬费、差旅费、交通费、通讯费、车辆费、培训费、办公费及其他零星报销。2.3 付款主要包括社保、房租、水电费、2、快递费、印刷费、报刊杂志费、会议费、办公用品、原料、包材、助剂、工程等支付给外单位的款项。3 管理原则3.1 从严控制。从工作需要出发，厉行节约，从严控制，在合理前提下争取费用最低。3.2 责任明确。各部门审核签字人是所辖部门费用的决策者和责任人，对本部门发生费用的合理性、真实性、必要性和总体费用水平负责。财务部负责费用报销单据的合规性及合法性审核，同时执行预算控制。3.3 受益者承担费用。如果费用经办人不是费用的受益人，则此项费用归属于受益人部门名下。3.4 实事求是。杜绝虚假，一经发现，按公司实付金额的10倍进行罚款，严重者开除。4 管理细则4.1 报销与付款规定4.1.1 除银行自动扣除3、的财务费用外，所有报销与付款必须填写申请单。4.1.2 报销与付款申请人和部门意见人一栏不能为同一人，报销金额到角，分不计。4.1.3 对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，申请单应由经办部门填写，并经委托部门负责人签字或邮件确认，否则费用记入经办部门账。4.1.4 礼品（含临时礼品和节日礼品）由使用部门申请，行政部统一购买或行政部授权自行购买，不得擅自自行购买。出差期间在外地临时产生的礼品费用，应事先征得副总以上分管领导同意，方能购买。招待用烟、酒、糖、茶、水果、饮料等，由行政部统一购买，使用部门按需求领用。4.1.5 招待类报销遵循谁经手谁报销的原则，不得由他人代为报销，报销时4、所附发票必须是开有日期的正式发票，发票票面应有2人以上共同参与人签字证明。4.1.6 各公司第一负责人的报销由集团财务管理部和集团总裁（或授权人）审批。4.1.7 除行政部采购的物品以外的其他所有采购由采购部统一购买。4.2 附件要求4.2.1 行政部代办的快递费、办公费、印刷费等可以直接按部门归属的费用，应提供OA请购单、发票及汇总清单，以方便财务部按部门确认费用归属。车辆维修除提供以上单据外，还需提供维修清单，涉及固定资产、工程的需提供工程验收报告、合同。4.2.2 办公用品采购付款时，除提供付款申请单外，还需提供列有资产清单的入库单，月末提供办公用品领用存报表。4.2.3 出差报销除提供5、差旅费用报销单外，还要在OA提交出差计划及出差报告，出差费用报销应与出差计划相吻合。4.2.4 采购部付款申请附件规定如下：1、 原料、助剂、包材、备品配件应付款，需提供付款申请单、发票、入库单、OA请购单；2、 工程付款，需提供付款申请单、发票、工程合同、工程立项、工程审批、工程验收报告；3、 出口相关的港杂费付款，需提供付款申请单、发票、集团确认单、数量金额汇总清单；4.2.5 物控部运费付款申请，需提供付款申请单、发票、物流费用汇总清单、签字回传的发货单。4.3 申请单填写和装订规定4.3.1 所有申请单的填写及负责人签字，一律使用钢笔或者水笔，不能使用圆珠笔或者铅笔。4.3.2 所有申6、请单的内容填写必须完整、字迹清晰，空白处用线划掉。4.3.3 申请单项目填写必须和原始发票事项保持一致，严禁出现“补贴”、“抵用”等字样。4.3.4 必须写明用途，项目较多的可另列清单；出租车在发票背面写明起止点；所有招待费和活动费性质的报销必须列明发生原因、目的和参与人等，涉及商业秘密的，需另附说明文件，各环节审核完毕后由财务部存档。4.3.5 用胶水粘贴附件，不得使订书针、大头钉、回形针串别，票据较多的申请单，要按时间先后顺序梯形粘贴，正面向上，要露出必要的数据，原始单据的边角不能超出粘贴单的范围。4.4 原始发票规定4.4.1 原始发票必须是正规发票，除政府、行政事业机关的法定收据可以作7、为报销与付款凭证外，其他收据包括机打水单一律不能作为报销与付款的凭证。4.4.2 用于报销与付款的非定额发票特别是招待类发票必须填开本公司全称，不填、填错及人为涂改的，不予报销。4.4.3 上年的发票在次年3月31日以后不予报销。4.4.4 除餐饮机打发票可以没有收款单位发票专用章外，所有发票须同时具有地税局监制章和收款单位发票专用章。4.4.5 报销或付款必须取得收款方开具的真实合法的发票；无正当理由私下拿其他发票冲账的报销或付款，财务不予受理。特殊情况需总经理特批。4.4.6 离职员工必须及时清理手中未报销款项，及时填写报销单，不允许其他人以该离职员工名义代其报销，财务人员在离职流转单签字8、即默认该员工与公司一切往来已经结清。4.5 几类常见费用报销管理规则4.5.1 国内差旅费报销A. 差旅费是指员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：长途交通费、市内交通费、住宿费、出差餐费补贴、其他零星支出等。B. 国内出差申请：员工申请出差或者公司指派出差的，员工需在出差前通过公司OA按要求填写出差计划，经公司领导审批同意后，方可成行。若遇紧急情况来不及审批的，须事先征得公司领导口头同意后，方可成行，事后需及时补上出差计划。出差期间如有临时变动或者中转其他城市，出差人员需征得其直属上级同意，并及时报行政部备案。C. 出差需要借款的，需以出差计划审批为前提，且在出差计9、划中列明借款金额。对于下次出差前仍未结清原借款者，公司将不再批准其新的借款。D. 国内出差费用报销：出差人员应及时报销出差费用，对实际报销费用与出差计划存在差异的，要在报销单中予以说明。E. 出差尽可能选择直线路线，如确需经非出差地点转乘飞机、火车，应根据就近中转的原则，在中转地逗留时间不得超过一天，超过时间不报销任何费用。F. 去程时间以去程长途交通工具的票面出发时间为准，返程时间以返程长途交通工具的到达时间为准，到达时间以财务部确认为准。G. 订票须知：a) 员工出差所乘汽车、轮船和飞机等长途交通工具，一律由行政部预订相关票项。若员工自行订票，且高出行政部预订票价，其差价由出差人员自行承担10、。同时，若员工能拿到比行政部更优惠的票价，应及时通知行政部。b) 员工出差所需票项，应尽量提前告知行政部，使行政部有充裕的订票时间，以便获得更低折扣的优惠。c) 员工出差若能确定返程日期，应通知行政部预订往返票。若不能确定返程日期，则应在确定返程时间后，立即通知行政部预订返程票。行政部如无法取得更低的票价，可由出差人自行购票返回。H. 出差标参照以下执行：职位餐费补助住宿标准交通费标准说 明副总及以上￥80元/日￥350元1. 乘飞机限经济仓。乘火车（白天限八小时、晚上四小时以上）限硬卧，其它场合只限座位票；2. 市内交通以公共汽车或地铁为主，出租车为辅，出差人员根据实际情况选择，报销时移动路11、线需背书清楚1. 享有餐费补助者，出差期间其午餐补贴暂停发放；2. 出差前往集团或集团其他公司者，补助减半；3. 非杭州市区中午十二点之后出差或中午十二点之前出差返回者（以往返交通票据所书时间为依据），当日餐费补助减半；杭州市区（萧山区之外）中午十二点之后出差或中午十二点之前出差返回者，餐费补助不可享有；4. 当天（8小时内）往返的短途（萧山区之外）出差发放餐费补助减半；遇公休假日出差者，餐费补助全额发放；5. L.住宿费仅指住宿费用和税金，住宿费发票中不应包含其它餐费、电话费、洗衣费等宾馆其他服务费用。住宿发票应由开票单位列明实际住宿天数；6. 同性别同级别两人同往须同住一个房间且按一个人的12、标准执行。7. 萧山区内出差不适用此规定。总监级￥80元/日￥300元经理级（含副）￥80元/日￥250元经理级（含副）以下￥60元/日￥200元4.5.2 国外差旅费报销A. 国外出差申请：员工国外出差须提前两个月在公司OA按要求填写出差计划，并附相关材料做出申请，经公司相关领导审批同意后，方可成行。B. 国外出差借款：出差需要借款的，需以出差计划审批为前提，且在出差计划中列明借款金额。出国护照、签证等手续办好以后，出国人员需提前10天填写借款单，并附准备好的相关材料到财务部办理借款手续。C. 国外出差费用报销：实报实销的各项费用，回国报销时必须单据齐全，手续完备，严禁开具总额付款凭证，应提13、供详细列示每笔开支的清单（清单内容应至少包括：出差城市、事项、发生时间、币种、金额），付款凭据与清单须一一对应，否则不予核销。短期因公出国人员发生的国外费用必须严格控制在批准额度内，除汇率因素影响外，如有超支必须追加超支审批手续。D. 出国人员在国外的移动路线原则上应以公司核准的路线为限，出国人员不得随意变更，如需要变更或者增加，必须事先征得公司总经理同意，否则所产生的相关费用不予核销。如因个人原因变更路线或则增加国外滞留天数，也必须事先得到公司总经理批准，但由此产生的额外费用自理。E. 国外出差报告及国外出差订票：具体要求参考国内出差。F. 出境候机中转，除业务需要外，不得在中转地逗留超过214、4小时。因业务需要逗留的，需在填写报销单行程时注明。如航空公司不包中转候机住宿费，员工应取得正式宾馆住宿发票，凭票实报，补贴按目的地所在国家标准执行。中转候机不超过12小时的，不予报销任何费用。G. 汇率核算： a) 出国人员报销时应提供当次出差所有的汇兑水单，汇兑水单中列出的兑换手续费可单独报销。当次报销费用同一币种的汇率按全部汇兑水单加权平均计算。b) 对于没有汇兑水单的，以借款日、出发日、报销日官网公布的汇率的平均汇率为准。c) 出差补贴比照无兑换水单的情况进行处理。d) 对未按规定及时报账或归还差旅借款的人员，在欠款结清前，不予再次借款。H. 国外出差标准，参照一下执行：出差地址餐费补15、助住宿费说明美国、加拿大、欧洲（独联体除外）、西非、日本等国家住办事处500美元/月（不足月的按天数折算）在办事处安排的宿舍入住1、 国内费用包括：护照办理费、签证手续费、卫生检疫费、机场建设费人身保险费、交通费及其它相关费用。国内费用可凭有效票据实报实销；2、 享有餐费补助者，出差期间其午餐补贴暂停发放。中午十二点之后离境或中午十二点之前出国返回者（以往返交通票据所书时间为依据），当日餐费补助减半。不住办事处$50/日$100/日其他国家住办事处400美元/月（不足月的按天数折算）在办事处安排的宿舍入住不住办事处$40/日$80/日4.5.3 手机费报销A. 手机费报销额度标准每年核定一次。16、每年初，各公司人力资源部编制手机报销额度标准报公司总经理审核，审核通过后再报集团人力资源部审批，财务部须依照集团人力资源部审批通过的标准进行费用控制。B. 如因工作需要需增加手机费额度标准的，需逐级申请，由集团人力资源部最终审批同意后方能执行，财务部收到最终的审批文件后，方能按照新的标准执行报销。C. 员工报销手机费仅限公司OA通讯录上备案的号码。D. 手机费报销执行年标准。若员工年度内中途离职，要退回按年标准平均到月金额的超出部分。E. 员工须凭借运营商出具的加盖收讫章的手机账单，在额度内实报实销，预存款发票不予报销。5 监督检查集团审计部遵照本制度规定对报销与付款管理进行定期检查。注：本制度自颁布之日起实施。