1、企业员工工作办公用品规范化管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 版本/修改次第更改页次/章节编制审 核批 准生效日期A/001. 目的制定本程序的目的在于规范办公用品的管理，加强控制，提高工作效率。2. 范围本程序适用于公司所有员工。3. 定义3.1. 固定资产：指企业使用期限超过一年的房屋建筑物、机器、机械、运输工具以及与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单价在2000元以上的，并且使用年限超过两年的也应当作为固定资产。3.2. 低值易耗品：指未达到固定资产标准的各种用具、物品，它2、多次参加周转而不改变原有的实物形态。3.3. 常用消耗品：通常指低值易耗品中的常用办公用品。3.4. 非常用消耗品：指低值易耗品中常用消耗品以外的用品。4. 职责本制度由行政部负责执行。5. 程序5.1. 办公用品的分类5.1.1. 办公设备：办公桌椅、档案柜、电脑、打印机、复印机、音像设备、传真机等。5.1.2. 日常办公用品：消耗品：木质铅笔、笔芯、胶水、胶带、曲别针、订书钉、口曲纸、信封、复写纸、笔记本、卷宗等。管制品：剪刀、订书器、打孔机、削笔器、计算器、米尺、印台、电话机等。5.2. 办公用品申领程序5.2.1. 办公用品由行政部统一申购并发放。办公用品购买以节约为原则，凡仓库内已有3、的可替代申领物品的，原则上不予新购。5.2.2. 行政部负责每年12月对各部门下一年度的办公费用下达指标，各部门于每月20日前向行政部报下个月的办公用品计划，填写月办公用品申请单(附录二)。行政部整理后（确定单位及金额）交由商场总经理审批，办公用品领用不得超出月计划，且超出规定时间不予领用。5.2.3. 对于日常消耗量大的办公用品，行政部将根据各部门计划酌情予以库存。5.3. 每周一上午各部门将备品领用单（附录四）交至行政部（要求每个部门设立一名兼职备品管理员）。周一下午行政部将备品配好分发至各部门。 凡月办公用品计划内已列的备品，行政部直接将票据传至总部物业部保管员（凡计划外备品，原则上不予4、配备）。办公用品的保管5.3.1. 部门共同使用的，由该部门的备品管理员保管；个人使用的采取“谁使用、谁保管”的原则。5.3.2. 各部门的备品管理员要将管制品造册登记，记录保管人和移交手续；如有非正常损坏或遗失由责任人或部门自购赔偿。5.3.3. 在责任者调离时，由行政部督促备品管理员清点及暂存管制品。5.4. 办公用品的使用规定：5.4.1. 部分办公用品根据部门工作性质，须部门内共用而不予人人均备，具体种类由行政部与部门负责人共同确定。5.4.2. 部分消耗品，如修正液、白板笔、胶水、胶带、碳素笔、电池等自第三次申领起，必须以旧换新，否则不予核发（旧物由备品管理员负责交至行政部）。 5.5、5. 办公设备维修管理5.5.1. 如办公桌椅等设备需维修，由各部门随时填报办公用品维修单（附录五）直接交至物保部。5.5.2. 如电脑、打印机等设备需维修，由各部门随时填单直接交至财务信息部。5.5.3. 如通讯设备等需维修，由各部门随时填单直接交行政部，由其协调维修。5.5.4. 各负责单位在接到维修单后要在第一时间安排相关人员维修，维修期限不超过七天。5.5.5. 如果维修的设备需具体协助联系维修者时，采买人员必须全力支持。5.6. 办公用品采购管理5.6.1. 采购计划5.6.1.1. 各部门的办公用品如另有所需（所需办公用品不在月办公用品申请单中），行政部则需另行审定。需求部门填写呈6、报审批件，经行政部负责人、财务信息部负责人批准后上报商场总经理审批。行政部根据商场总经理的批示，直接购买或订购。5.6.1.2. 采购物品需在使用前10日提报。行政部严格控制办公用品的成本，对各部门所申请的办公用品进行核准、汇总。5.6.2. 采购实施5.6.2.1. 公司300元以下的办公用品采购，经商场总经理批准由行政部直接负责采购。各部门需每月20前填写月办公用品采购计划(附录三),采购计划应在每月30日前完成，临时性采购计划应在批准后2日内完成。5.6.2.2. 公司300元以上的办公用品采购，需将采购的备品明细传至总部行政管理中心，经总经理批准后，由总部物业部负责采购。5.6.2.37、. 采购原则：公司有售的商品不得在外采购，公司无售的进行市场调查，多家报价。5.6.3. 采购要求：5.6.3.1. 充分的市场调查。调查项目包括产地、质量、等级、出厂日期、价格等。5.6.3.2. 适合的性价比。5.6.3.3. 需考虑市场的变化及库存成本等因素。5.6.3.4. 尽量向原厂或总经销、总代理购买。5.6.3.5. 需注意供应商实力、售后服务的质量及信用度。5.6.3.6. 需注意供应商资源储备，每类商品储备23个供应商。5.6.4. 采购票据要求：5.6.4.1. 必须有符合税法规定的正式发票。5.6.4.2. 在确保价格的前提下，如供应商具有一般纳税人资格，需开具增值税发票8、。5.6.5. 采购验收要求5.6.5.1. 采购、验收不得为同一人员。5.6.5.2. 采购品到货后，由库管员、行政部共同组织验收，并按规定做好入库、投入使用手续。5.7. 办公用品的使用管理5.7.1. 公共固定办公消耗品，如：墨盒、碳粉、传真纸、复印纸、打印纸、收款机色带等，按填报,逐级审批后审购领用。5.7.2. 固定耐用办公用品，如：文件夹、长尾夹、档案盒、打孔夹、A4板夹、软盘、光盘、CD包、书历、订书器、计算器、直尺等领用后丢失不补。部分办公用品能够公用或班、岗共用的不按人领用，使用频率较低的用品以部门领用（如订书器等）。部门负责人对办公用品领用应严格控制把关。5.7.3. 行政9、部建立员工个人办公用品领用台帐，每月领用办公用品时将个人领用明细登记建帐。领用前要核对个人帐，对已经领用过的耐用办公用品不予领用，以控制节约办公用品的消耗。5.7.4. 员工离职须将使用的固定资产和低值易耗品交接清楚后才可办理离职手续。6. 记录6.1. 月办公用品申请单、月办公用品采购计划、备品领用单由行政部保存，保存期为一年。6.2. 办公用品维修单由相关维修单位保存，保存期为一年。7. 相关文件无。8. 附录附录一 采购流程图附录二 月办公用品申请单附录三 月办公用品采购计划附录四 备品领用单附录五 办公用品维修单附录一：编号：版 本 号A办公用品管理修改次第00页次/总页数7/10附录10、二： 部 月办公用品申请单编 号：版本号：A/00年 月 日序号备品名称单位规格单价数量小计序号备品名称单位规格单价数量小计131232333434535636737838939104011411242134314441545164617471848194920502151225223532454255526562757285829593060合计 元编号：版 本 号A办公用品管理修改次第00页次/总页数8/10附录三：月办公用品采购计划编 号：版本号：A/00 年 月 日物品单位数量规格单价用 途到位时间备注合计编号：版 本 号A办公用品管理修改次第00页次/总页数8/10附录四：备品领用单编 号：版本号：A/00申请部门： 年 月 日物品名称单位数量领用人备注编号：版 本 号A办公用品管理修改次第00页次/总页数9/10附录五：办公用品维修单编 号：版本号：A/00申请部门： 年 月 日维修物品损坏原因：申请部门填写要求维修时间申请人签字损坏程度部门经理签字实际维修时间维修结果：维修部门填写备注:编号：版 本 号A办公用品管理修改次第00页次/总页数10/10