1、企业办公用品使用管理制度（档案、流程等）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 办公室用品管理规章制度一、目的合理、有效地开展办公用品的申购和发放工作，简化作业流程，提高工作效率，节能降耗。二、适用范围公司各职能部门三、内容办公用品配置标准每月办公用品岗位费用标准：（附表一）新入职人员办公用品配发标准:(附表二)办公用品申购流程每季度最后一个月的23日行政部发放下一季度办公用品申购表（附表三），各部门根据申购标准，填写办公用品申购表，经部门经理审核后于25日前交至办公室前台文员处。行政部前台文员于28日前将各部门申购计划进2、行汇总，结合库存情况，统计出本季度所购办公用品及影印易耗品（例如：碳粉、墨盒、油墨、等），经副总经理审核后安排采购。影印易耗单列。每月各部门可根据需要制订专项工作用品申购计划如投标书等，交副总经理审核后安排采购。对消耗性物品办公用品，如签字笔、圆珠笔、铅笔、便签、胶水等，一个月最多申领一次，再次领用时需以旧换新。非消耗性办公用品不慎遗失，由本人负责赔偿，办公室不予在领用。严禁把公司领用的办公室用品拿回家私用。行政部每月对办公室用品进行一次盘点，并将盘点结果上报副总经理。办公室须在每季度的最后一周，将纸张的采购和领用情况表上报副总经理。四、用纸管理1.在办公室设置不可在利用“废纸收集箱”和“可循3、环再用纸”收集箱，“废纸收集箱”用于收集用纸过程中产生的不可在利用纸张。（已经双面打印过的纸张没有空余的空间）“可循环再用纸”收集箱用于收集用纸过程中可再利用的纸张（单面使用的纸张另面可继续使用）。2.推行无纸化办公，节纸模式文件传阅、资料交流、工作沟通、部门资料尽可能利用电子文件，减少纸张的使用量。文件未形成正式文书前，修改过程提倡以电子版形式流转。其他各类材料、资料尽量通过网络进行传看。打（复）印文件时，办公用纸尽量正反使用，以提高纸张的利用率。各部门需领导审阅的草稿性文档，要尽量使用经确认过期或作废的已用纸反面打印。对于背面可用的纸，或将其收集后，放到办公室回收箱内，对未完全利用的废弃纸4、张，不含有单位内保密或重要信息的可裁剪装订成册，当便签使用。在各个打印机上面放本登记表，打（复）印文件、资料后须自觉填写打（复）印机纸张使用登记表、写明事件、用途、姓名和印张数，并接受管理部人员监督。不准办公用纸打（复）印私人用品。（可以给打印机设置密码，禁止私自复印，以免造成不必要的浪费）办公文员每天要在上班、下班之前对公用打（复）印机桌面、纸张清理，将物品摆放整齐。 在用电脑打印文件时，尽量使页边距缩小到（1.5-2.0cm），使用单倍行矩;，除单位重要文件、资料、材料或发放给外部相关单位的宣传材料、协议、合同等（有专门规定要求的文件除外），其他文件使用字号小于或等于5号字体，标题无特殊要5、求时，一般不大于3号字体。各部门在打印文件、资料前要做打印预览，认真核对内容、格式、落款等，以减少错误，避免浪费纸张。各部门打（复）印，要使用本部门发放纸张，超过本月配额的部分，除特殊情况外，不允许再次申领。其他外来用纸，一律由办公室统一安排，并做好登记。五、办公用品发放流程行政部前台文员将购回的办公用品清点、办理进出仓手续后，按办公用品申购表通知各部门领取并发放。办公耐用品（如计算器、订书机、打孔机等）需在个人办公用品统计表上登记存档，并列入人事异动交接手续。 六、办公用品档案建立办公用品由办公室负责发放，办公文员进行专门库存管理。办公文员须建立办公用品台账、定期盘点，查对台账与实物，保证账6、实相符。办公文员须防止办公用纸受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用纸的功用性。办公文员在每月月末做好库存清点，填写当月库存清单，并报副总经理。由副总经理根据纸张的消耗和领用情况，及时调整采购计划和发放计划。办公文员将每季度办公用品申购表、办公用品申购统计表、办公用品领用单统一存档。行政部建立个人办公耐用品档案。行政部办理职员离职手续时应经行政部前台文员办理完个人办公耐用品结交手续后方可办理离职手续，行政部将试用期满的职员提前一天通知办公室前台文员，以便作办公用品的标准配发。七、新入职人员的办公用品领用发放流程新入职人员未满试用期的由办公室按新入职人员培训用办公用品标准统一代为申领发放（一只圆珠笔7、和一本笔记本）。满试用期后由部门人员按标准填写新入职人员办公用品领用单申购,部门经理批准、办公室主任审核后方可领用，并需在个人办公用品统计表上登记存档。八、领用规定除易耗品外(碳粉、墨盒、油墨、等),其它消耗品(笔、笔芯等)一律在季度申购中购买，月度期间不购买。易耗品的申购需由部门经理批准、副总经理审核后方可购买，且以旧换新）九、 附办公用品申购发放流程图（见下页）；十、 附表办公用品岗位配置标准表新入职人员办公用品领用标准办公用品申购表十一、 相关记录个人固定办公用品统计表办公用品领用单办公用品申购发放流程 办公用品申购表1、每季度前最后一个月的23日，办公室下发办公用品申购表。2、各部门根8、据员工岗位编制及办公用品配置标准填写办公用品申购表，经各部门经理审批后于25日前交至办公室前台。审 核统 计3、前台文员根据各部门办公用品申购表并结合库存情况，统计出所需购买的办公用品及低值易耗品数量。4、前台文员将统计的办公用品申购统计表及易耗品申购表交副总经理审核。审 核采 购5、经审核后，将办公用品申购表申购单交由采购部人员采购。6、办公用品购回先办理出入库手续，然后通知各部门领用。固定办公用品（如计算器、订书机、打孔机等）需在个人固定办公用品统计表上登记。7、行政部将每季度办公用品申购表、办公用品申购统计表、办公用品领用表及个人固定办公用品统计表存档，以备查询。存 档发 放附表一：每月9、办公用品岗位费用标准表职 务限额主管级以上人员（总经理、总经理秘书、总监、经理、主管、主任）6元月一般职员（文员、专员、业务员、工程师、助理）4元月附表二：新人职职员办公用品配发标准新入职配发标准备注试用期职员圆珠笔1支、笔记本一本行政部培训期间已发满试工期职员普通职员 易耗品 耐用品1、 如有专项需申购办公用品，须由部门经理批准、总经办主任审批后安排采购；2、 其他需求另行申购。水笔一支、笔记本一本文件框各1个文件夹2个。主管级以上职员易耗品耐用品水笔、签字笔各2支、笔记本2本计算器、钉书机、文件框各1个，文件夹6个附表三： 办 公 用 品 申 购 表类别名称规格单位单价(元)类别名称规格单10、位单价(元)资料类三层文件柜个针类统一钉书针盒牛皮工资袋个回形针盒牛皮档案袋个回形针盒牛皮档案盒个回形针盒报告夹个大头针盒格子带个印章印台盒单页夹个印油瓶单弹力文件夹个复写纸上海复写纸盒文件册个盒抽杆夹个盒双弹力夹个其它碳粉支易利快劳个油墨支文具类订书机个墨盒盒打孔机个盒直尺把盒长尾夹个盒计算器个盒胶装订夹个盒钢夹盒介刀电池剪刀个个把把办 公 消 耗 品 明 细 表类别名称规格单位单价(元)类别名称规格单位单价(元)笔、笔芯类荧光笔支文具修改液瓶白板笔支介刀片盒签字笔支胶水瓶铅笔支橡皮块圆珠笔支墨水瓶水笔支瓶原子笔支笔记本本真美按挚笔支斑马小白板笔支真美按挚笔芯支标准笔芯支水笔芯支三菱水笔芯支短笔芯支油笔支支支备注：1）主管级以上管理人员办公用品费用每人每月限定6元；2）一般职员办公用品费用每人每月限定4元； 3）办公用品未有的品名请另开申请单；4）各部门根据人数，审定金额，超支退单。