1、食品公司差旅费、业务招待费及通讯费管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 公司差旅费、业务招待费、通讯费管理制度为了规范公司销售费用使用程序，规范开支，防止铺张浪费，同时也确保业务开展的费用需求，特制定本制度。一、制度适用范围公司所有在职员工。二、费用开支报销原则1、事先申报原则：所有业务招待费用必须向主管上级书面申报，经过批准后，报总经理书面批准，才能核报，书面申报可以采用电子邮件形式和书面形式进行申请，特殊情况下，可电话汇报得到批准后，才能发生，且金额必须在允许范围内，否则超支费用自己承担，事后7天内，递交书面2、申请报告报总经理批准。2、先垫资原则：单次额度在500元内的开支，一律先自己先垫资后报账。超过500元的，先审批再借款。3、报账时间统一原则：每月27日至下月3日为本月报账统一时间，其他时间不办理报账。4、所有报账必须有正规发票，否则不予报销。出差伙食补贴除外。三、出差住宿及伙食补助标准 1、标准分类：A、 住宿费每晚最高限额120元/人，伙食费每天补助60元，超过部分由个人支付20%（适用范围：总经理、营销总经理）。B、 住宿费每晚最高限额100元/人，伙食费每天补助50元，超过部分由个人支付20%（适用范围：公司各部门经理、公司临时安排出差人员）。 C、外省的业务员在所在城市开展业务活动，3、交通伙食费根据每天的行程记录，每天补助50元/人，每月最多计算26天，行程记录以电子版本形式报销售总经理批复核定补贴后报财务部。2、报销说明：（1）以上住宿费报销凭有效、合法的住宿发票，依据对应标准限额据实报销。（2）在家庭所在地出差的不报销住宿费，在交通工具上过夜的，不能报销住宿费。（3）两人同性同时出差同住一房，按上述标准报销。（4）计算天数按出发日起至回来日止合计天数减除1天。（5）北京、上海、广州、武汉、深圳等城市出差，在以上标准上浮20%。四、短途出差伙食补助标准1、短途出差当天来回的，每天伙食补助30元/人，即午、晚餐各补15元/人，如果无须在外用晚餐的，只补午饭伙食补助15元/人4、。 2、司机短途出车因特殊情况需在外就餐的，每餐补助15元/人。 3、在出差时，发生业务接待餐费报销的，按接待餐费报销，按接待餐数扣除每餐15元后才能计算伙食补助天数。 五、出差人员交通费报销标准1、湖南省内的驻点（公司租赁或提供住宿场所）业务员，要求自行配备交通工具，不再报销交通费。员工市区往返生产基地，可根据汽车票报销。享受油费补贴的公司人员，长株潭衡内，不报销交通费。2、公司派往外地出差人员，长途交通四小时以内的乘坐火车硬座，四小时以上的可乘坐硬卧或轮船三等舱。超过火车硬卧或轮船三等舱的，除总经理、销售总经理外人员，报销70%。 出差所在地公交车费报销，特殊情况报销出租车费用。3、湖南省5、内长途出差的以乘坐大巴车/火车为主，凭乘车车票据实报销；若需乘坐出租车必须事先请示主管经理审批，出租车车费每趟只能按实际金额的50%报销。4、凡领取出差伙食补助50元的省外业务员，不报销市内（市县之间除外）公交车费，离开居住地去往别的城市，经过销售总经理同意，报销市县间长途车费。六、接待费报销标准1、报销标准分类 A、总经理、销售总经理根据聘用合同规定执行。 B、所有接待费用，执行先申请后开支的原则，如果需要业务接待，经过书面申请报总经理同意后，在规定金额内，接待客人，超过部分，一律自己承担。 C、单次接待超过500元的，一律先凭书面申请再开支，金额大的特殊情况，直接报董事长批准。 2、注意事6、项： （1）接待就餐应尽量在公司有业务关联的饭店就近接待，避免多人参加接待。（2）多人共同出差，或在生产基地外开会，超过下班时间较长的，经过总经理批准，可在外共同用餐，节约开支。 （3）接待餐费应凭票报销，报销时应在报销单上列明接待单位、人员、日期、人数。 （4）未取得餐费发票的，不予报销。七、手机费补贴标准1、按限额标准内凭发票据实报销。 2、每月报销标准： A级：500元，适用范围：总经理、销售总经理； B级：300元，适用范围：基地厂长； C级：200元，适用范围：部门经理、主管； D级：业务员根据营销薪酬方案执行。3、注意事项：A、每月只能报销一次，当月末未用完部分不能留作下月再使用，7、当月超额部分不能用下月额度作弥补。B、所有电话费凭发票实报实销，超额自身承担，节约不补。有电话费报销的人员，要求24小时开机，一个月内出现关机3次以上，取消当月话费报销。八、报销程序及规定1、出差人员在报销时按下列程序进行：（1）把应报销的票据分类、统计，按交通费、住宿费、伙食补助费分项填写差旅费报销明细表，填写要求：按表格内容逐项写清楚。并附上相关有效、合法的交通费、住宿费、餐费、附加手续费的正式原始票据（票据上方盖有税务机关监制章）。经部门内负责考勤的文员核实出差天数以及与实际工作是否吻合，经部门主管（经理）加具意见后交财务部复核，再交公司总经理或相关部门授权人审批后才能报销以及冲减借款。8、（2）出差人员因出差时发生的其他费用或业务接待就餐费，应填写费用报销明细表，填写要求：按表格内容逐项填写清楚并附上相关的原始单据，经部门主管（经理）加具意见后交财务部审核，再交公司总经理或相关部门授权人审批后才能报销。凡有业务接待就餐费报销时，均先剔除应占当天伙食补助费15元后再根据报销标准限额依实报销。2、注意事项： （1）有关发票“交款单位”一栏上必须填写：“xx县xx食品有限公司”字样，不能填写该名称以外的任何单位或个人称谓。 （2）不能取得有效、合法票据的“交通费、住宿费、餐费”不能报销。交通费是指车票、机票及附加费、船票等，含代购票手续费和送票服务费。 （3）费用报销时间：当月截至29、6日止所有发生的费用，必须下月3日前，将上月发生的费用票据帐帖好并且签好经手人名字，报财务进行审核，后报总经理审批，费用当月没有及时报账的，在下月报销80%，第3月不再报销，自己承担，26日后发生的费用，可计算在下月。（4）因特殊情况使费用严重超支，如果合理，则可申请特别补助或报销。 （5）因特殊情况遗失有关票据的须作书面说明，报总经理或相关部门授权人审批，按实际费用的70%予以报销。 （6）凡接待客户住宿的一定要取得住宿费发票，不能用餐费发票代替。 （7）手写住宿费发票除单位名称要填写正确外，发票上的各项都要填写清楚（如房号、住宿起止日期）。取回有效、合法的原始票据加盖的单位发票章要清晰，否10、则视为无效发票。九、出差纪律规定1、所有出差人员须先做出差申请，明确出差时间、出差工作内容以及费用开支预算。出差期间，尽量通过当地固定电话隔日10点前向上级主管电话汇报工作内容安排及进展。2、凭当地的交通费、住宿费票据（须有出票日期）享受出差补助。弄虚作假者，如虚填出差日期、票据作假、虚报工作内容等，当次费用一律不予报销，并作记过处分，重犯记大过。十、其它说明1、员工出差若需要借支，须在出差申请单后附借支单（按财务统一格式），经由部门经理、总经理签字确认后即可借支。2、借支差旅费遵循以下原则：（1）根据出差行程、周期及差旅费用预算确定借款额度，原则上不超过2000元。（2）借支原则“前帐不清、11、后帐不借”，严格控制个人借款。（3）如员工借款超过规定额度，须经总经理签字同意方可借款。以上制度， 自xx年8月1日起施行。 xx县xx食品有限公司 xx-8-1附件1： 出差申请单部门：_ 申请人：_ 申请日期：_预计出差时间 月 日- 月 日共计 天 拟乘交通工具：具体时间安排地点工作内容备注 至 至 至部门主管意见总经理审批意见附件2：借支单日期: 年 月 日姓名部门收款人签收借支金额：大写： （小写：￥ ）借款原因：身份证号码：财务复核（已欠借款）： 年 月 日计划还款日期： 年 月 日结算方式： 现金 打卡备注：审批人：审核：出纳：此表单供全体员工向公司借款时使用附件3：招待费申请单申请人申请部门申请日期客户公司客户代表招待日期招待事由申请额度部门经理总经理审批