1、量贩式KTV采购员管理制度及作业程序编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 量贩式KTV采购员管理制度一、采购管理系统规范1、存量控制。2、申购单开立填写。3、供应厂商的选择与资料建立。4、询价、议价及订购作业。5、采购进度控制。6、厂商交货异常处理。7、验收作业。二、采购准则申购单的开立、递送。 申购经办人员应依据存量，并结合用料预算开立申购单，注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项，经主管审核后送达采购部门。 紧急申购时，由申购部门在申购单“备注栏”注明“紧急”并需口头告知采购人员 办公用品由营运办按月依消耗状2、况，并考虑库存情况，填制“申购单”提出申购。 营运所有物品都需开立“申购单”，经主管部门及行政总监经手签字后叫采购员采购。严禁无单申购。三、采购作业程序1、采购收到“申购单”后由申购经办人员先填写申购内容，采购复核申购单各栏填写是否清楚，查阅“厂商资料”、申购记录”及其他有关资料后，开始办理询价事宜，在报价后，整理报价资料，根据拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，核决权限，呈核订购。2、紧急单优先办理。3、无法在需用日期办妥者需由采购员告知申购经办人。4、撤消申购单应先通知申购部门承办人。5、询价 交货期无法配合需用日期时联络申购部门。 充分了解申购材料的品名、规格。 向厂商详细说明3、品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法。 同规格产品有几家供应商均应询价并索样品和报价单择优择廉采购。 有否其他较有利的代用品或对抗品。 应对同规格，不同厂牌做比较。 是否有必要办理售后服务及保修年限。 新厂商产品，是否需经检验试用。6、比价、议价 厂商的供应能力是否能按期交货。 是否殷实可靠的生产厂或直接进口商。 调查市场行情，研拟底价。比照其他经销商价格是否较低。 经成本分析后，议定议价目标。 是否必要向厂商索取产品比较。 价格上涨下跌有何因素。 是否必要开发其他厂商。7、呈核 申购单上应详细注明与厂商议定的买价条件。 现场选用较贵材料时，联络申购部门述明原因。 按核4、决权限呈核。8、订购 向厂商确认价格、交货期、质量条件9、催交 约定日期前应再确认准确交货期。 已逾期交货日期尚未到货应加紧催交。10、整理付款 发票付款单位及内容是否相符。 发票金额与申购单价格是否相等。 是否有预付款或暂借款应处理。 是否需要扣款。11、收件、分发、核对 收件，检查产品的保质期，若是食品类还需索要“三证”复印件 按分配原则指派申购经办人 核对品名 核对规格 核对数量 核对需要日期四、采购规程1、申购按照存量管制基准和用料预算有关规定，并参考库存情形开具申购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本部门主管审核后，送采购部门。2、来源与需用日期相同的物品材料，5、可以一单多品方式提出申购。3、特殊情况需按紧急申购办理时，可在申购单“备注”注明原因，以紧急递送。4、价格 采购人员接到“申购单”后应按申购事项的缓急，并参考市场行情、过去申购记录或厂方提供的报价，精选两家以上供应商进行价格对比。 如果报价规格与申购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应在“申购单”上予以注明，或口头与管说明。 采购部门接到申购部门紧急采购口头要求，采购部门指定采购人员先做询价、议价，待接到申购单后，按一般申购程序优先办理。5、单据整理及付款采购部门应将“申购单”与发票核对、数量、规格、尺寸等。确认无误后，送会计部门审核。6、价格复核 采购部门应经常调查主要材料市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。 采购部门应对公司各部所列重要材料提供市场行情资料，作为材料存量管制及核决价格的参考。采购单位应对公司内所使用的材料品质予以复核，检验品质。如配合之厂商有经常性或偶发性之品质问题，应随时向单位主管反映裁定。