1、食品公司办公行政及财务管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 办公行政管理制度 总公司办公管理制度总 则为使XX公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进XX公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。 2、总公司办公室负责本制度的组织实施和管理监督。 会议管理1、总公司经理办公会议分为管理工作会和业务工作汇报会。 2、每月第一、四周的周一上午8：40分召开管理工作会议，由总经理（或指定其他总公司领导）主持，总公司其他领导及各管理部门正副职总经理（2、主任）参加，必要时指定人员列席。主要研究公司重大事项，如经营战略、重大经营决策、重要规章制度；决定重大投资或贸易项目、重要对外关系、主要工作部署以及需要经理办公会议讨论研究的其它事项。 3、每月第第二周周一上午8：40分召开业务工作汇报会，由总经理（或指定副总经理）主持，总公司其他领导、各部门、各专业公司负责人参加，必要时指定人员列席。业务工作汇报内容包括：组织机构建设情况、职工思想状况和具体业绩、业务发展情况等。汇报单位应于会前认真准备，届时全面汇报。 4、各部门及各专业公司需要提请经理办公会研究的事项，应在会议召开的上周五前以书面形式提出并附背景说明，送办公室汇总筛选后，报总经理确定会议议3、题。议题确定后，由办公室通知有关部门做好会前准备（包括会议材料等）。 5、经理办公会议对议定的事项形成相应决议或决定，总经理有最终集中决策及决定权。 6、办公室指定专人作好经理办公会议记录，并整理存档。重要决议事项形成会议纪要，印发有关单位或人员。办公室对需贯彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况。 7、总公司领导会议由总经理主持，总公司其他领导参加，不定期召开，必要时由办公室主任负责记录和督促会议议决事项的协调落实。印章使用：1、凡涉及公司重要合同、协议、对外承诺、担保、资产转移等事宜的法律文书及其他重要事由的文件，须经法规室审核，报总经理签批后用印。 2、呈送国务院扶贫办及各部委的文件，须由4、办公室主任核稿，报总经理签批后用印。3、涉及总公司领导具体分管业务的一般性函件、报表、证明等，由办公室秘书处审核，经分管领导签批后用印。 4、除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等，由办公室主任批准后用印。 接 待1、凡客人来访的，登记后由被访单位派人接见并引入。2、条总公司领导的客人来访由办公室接待员负责接待，其他来访客人由被访单位自行安排接待。 3、业务谈判需用会议室或谈判间，应提前与办公室联系，由接待员负责安排。 其 他1、各部门及个人的邮件自行发送或领取，属于总公司领导的，办公室负责办理。本制度由总公司办公室负责解释。各专业公司、子公司在贯彻执行本制度的同时，可根据实际情况，制定实5、施细则。 总公司办公区管理规定 1、为加强办公区的管理，创造文明的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，有利于公司各项工作的开展，特制定本规定。 2、公司职工应严格遵守作息制度（管理部门职工上下班须打卡）。上班时间：730；下班时间：17：00午午休时间：11：30一13：00。3、上班打卡后不得外出吃早点或办私事。 不得将与工作无关的物品带入公司。 4、各类车辆要服从保安人员指挥，按指定车位停放。自行车要停放到指定位置，不得乱放。 5公司职工上班时须衣着整洁、得体。除午休时间外，男士一律着西装、系领带。女士不得穿着牛仔服装、过于艳丽花哨或过于暴露的服装；不得穿着运动6、服装、T恤衫；不得只穿毛衣不着外套；不得穿军靴、露出脚趾及后跟的凉鞋及其他不适宜的装束。男女职工不准穿着与工作环境不相符、不协调的服装和配戴不协调的饰物上班。 6、办公时间不得因私会客；午休时间不得在办公区内搞文体娱乐活动；因私打电话必须简短。 7、办公区严禁大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天；不得使用不文明语言。8、办公区及公共区域应保持环境整洁，办公用品摆放整齐，不得用餐、吃零食或嚼口香糖；不得摆放鞋、雨伞及其他私人杂物；严禁随地吐痰。9、下班或办公室无人时，须关闭所有电器，公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁人保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开。 10、遵守保密纪律，保存好各种文件及技术资7、料，不得泄露公司机密。 11、各楼层谈判间、会议室及大会议厅由办公室统一管理安排。 12、墙壁不得乱刻乱画、加钉。自己打开水时严禁乱泼乱倒，剩茶水只准倒入开水间内水他的茶漏中。使用矿泉水机应管理得当。13、文明用厕，注意保洁。 14对违反规定者，办公室将会同人事本部视情节轻重给予口头警告、罚款100元至500元、通报批评等处罚。 15爱护公司固定资产，发现损坏应及时报修，无法修复的应注明原因申请报废。因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿。本规定由总公司办公室负责解释。 总公司办公管理制度监督检查细则 1、为贯彻总公司有关办公制度的精神，特制定本细则。 2、本细则适用于总公司全体职工。 38、为对全公司办公制度的执行情况进行全面的监督和检查，总公司办公室独自或召集其他管理部门或专业公司人员组成检查小组对总公司各部门、各专业公司的卫生保持、遵守办公秩序、文件管理、印章使用、车辆维护保养、大楼物业管理等情况进行定期和不定期的全面检查。 5、各单项检查具体内容如下： 卫生保持情况，包括桌面、地面的洁净等。 遵守办公秩序情况，包括物品摆放、手机与呼机的使用、遵守礼貌和着装要求、执行办公区域有关规定等。 文件发放情况，包括文件是否齐全、是否按要求组织学习、贯彻落实清况等。 印章使用情况，包括是否按规定及印章使用程序使用印章。 车辆维护保养情况，包括车辆清洁情况、车内设备维护、保养情况。 大9、楼物业管理情况，包括公共场合的卫生整洁和保持、楼内设备的维护与保养、维修是否及时、食堂卫生等。 7、各单位制定卫生值班制度，每日一人；负责本单位当日桌面卫生并负责保持本单位工作环境的卫生整洁。 检查当日如出现之分以下情况，追究卫生值日人员的责任，视为当事人。8、各单位使用的车辆应指定专人管理，负责维修、保养车辆，并负责保持车辆内外清洁。检查当日出现之分以下的情况，追究指定负责人的责任，视为当事人。 车辆管理细则 1、根据工作需要，由办公室请示总公司总经理批准，对车辆进行统一配备和调整。 2、各单位负责人对本单位车辆的日常使用、驾驶人员的安全教育及执行规章制度情况有管理责任。 3、总公司外事用车10、总公司会议及较大活动用车，办公室有权临时调度各单位车辆，各单位应服从协调调度。 4、除总公司领导临时安排外，总公司车队不为业务部门及各专业公司出车。 安全管理1、驾驶人员必须严格遵守交通法规，根据车队的安排参加交通安全学习，提高驾驶技术，保证车辆完好，杜绝事故发生。未经批准不参加安全学习者缺席一次罚款100元。 2、总公司安委会和兼职安全员，负责组织交通安全学习并实施安全管理监督。3、出现交通事故，追究肇事者的经济责任，按事故损失金额的一定比例给予处罚：损失额5万元以上的，罚个人6；损失额15万元的，罚个人5；不足一万元的，罚个人500元。非专职司机各降10比例。最低罚款为保险公司的免赔数额11、。未经批准私自出车或私事出车，按上述比例各加罚一倍。4、条对交通事故肇事者除经济处罚外，还将视情节轻重分别给予书面检查、通报批评、停止1 第5、专职司机全年安全行车，未发生过交通事故和造成经济损失的，对驾驶人员给予表彰并颁发安全奖，可按季核发。 油料管理1各管理部门配备车辆所需油料由车队统一按核定预算办理购进，按单车每月定额标准发放，超出不补；节余归部门使用。定额标准由办公室每季核定，全年按预算节余部分提取30作为车队节油奖励基金。 2车队设专人负责油票发放，造册登记，司机签字领取，每月上报办公室审核。 维修保养1原则上按照车辆技术手册执行各种检修保养，并须按照预算执行。车辆维修按规定填制申请12、单，部门负责人签字，车队技术审验，办公室主任审签，到指定修理厂维修，专人结算，超过审批预算的不予报销。2业务部门及专业公司维修保养车辆参照第十七条规定自行负责。 3办公室及车队对车辆进行不定期检查，内容包括：本规定执行情况、车辆内外卫生、一般保养状况等，检查不合格者，对当事者及所属单位领导分别罚款50200元，情节严重者停驶。 驾驶人员管理1总公司领导及部门总经理配备工作专车，持有效驾照可由本人驾车；无驾照需配司机的，由办公室统一调配。2专职司机应严格按规定条件由办公室商人事本部统一招聘。各部门无权自行聘用司机。 3业务部门及各专业公司临时聘用司机，须经办公室车考核并签字同意后，方可聘用。人事13、管理制度 第一条为对公司职工的招聘、录用、考核、聘任、解聘、教育、培训、调配等实行有效统一管理，根据中华人民共和国劳动法和国家有关规定及总公司实际情况制定本规定，本规定适用于总公司的所有职工。 招 聘 公司招聘录用职工按照公开、平等、竞争、择优的原则面向社会公开招聘，本公司职工也可推荐。推荐人员执行亲属回避制。 招聘录用的职工必须符合以下条件： 1、热爱祖国，热爱本公司 具有胜任本职岗位的业务能力和业务素质。 身体健康，相貌端正，年龄为25至40岁。应聘人员，并附有关材料（身份证、学历证明、职称证明等有关证件的复印件以及个人手写详细简历），由用人部门进行面试和业务考核。 用人部门同意聘用后，人14、事本部安排人员在指定医院进行体检。人员体检合格后，人事本部签署审核意见报总公司总经理批准，即可通知拟来人员到岗上班试用。2、新到岗职工均有不超过3个月的试用期，试用职工如有意向继续履行劳动合同，应在试用期满前十五天写出本人试用期工作总结及转正申请提交所在部门申请转正，所在部门总经理应在该职工试用期满前十天向总公司人事本部提交对该职工试用期的书面考核鉴定、转正意见并附上该职工试用期总结和转正申请。3、使用期工资的 元发给首月工资；正式聘任人员的工资待遇 元。4、 公司实行严格的考勤制度，各种考勤与职工的总收入挂钩。职工缺勤，区别缺勤事由扣发相应的工资及补贴。职工请事假，按缺勤日扣发日总收入； 对15、本部门职工逐日考勤记录，25日前汇总，经部门总经理审核签字，25日报人事本部，经核对无误后，作为发工资的依据。全体职工均享受国家规定的法定节假日的休假。考勤中如发现弄虚作假情况，要追究部门总经理或负责人的责任，发现一次扣罚部门总经理及本人各200元。 财务管理制度资金、资产和对外投资管理1、企业的流动资金是为保证完成业务经营和生产任务而使用的周转金，财务本部除提供投入资本中的流动资金外，原则不再提供其它流动资金。不得将流动资金用于正常经营以外的其它用途，或非法转移给其他单位。 2、 企业的所有资产，包括固定资产、流动资产和其它资产，都应纳入本单位财务帐目进行核算和监督，各所属企业都不得持有帐外16、资产，以防止资产流失，保证资产保值增值。凡购置的资产都要建帐登记、定期清查，发生溢损应及时查清原因并处理。经营本企业的资产时，应努力实现本企业资产结构的最优化，提高资产收益率。 收入、成本管理1、在经营活动中要确立以经济效益为中心的思想，努力增收节支，认真搞好成本核算，力争做到每一笔业务都有所盈利。任何单位和个人均不得以任何方式隐瞒、截留收入资金。 2、建立科学完整的成本核算体系，严格区分资本性支出和收益性支出，不得乱挤乱摊成本。成本项目、计算方法、开支标准一经确定不得随意改变，全面预算中各成本项目的指标（按收入比例确定的除外）不得任意突破。如确有必要改变和突破的，应事先报总公司财务本部批准。17、 税收、利润管理企业都应切实树立合法经营、依法纳税的意识，增强法制观念。公司统一交纳的税种。 现金管理1无论是否签合同、协议，公司的所有现金收入，经办部门必须连同收款说明书、发票或收据副本等，于收进日（最晚于次日）如数交付财务部，收款部门不得挪作他用，更不准留存于经办部门内。 2业务人员办理业务预借的现金，其未支用部分应连同有关业务凭证（发票或收据支出凭单）送交财务部冲销预借款，不得余款不报，留作他用。 3、预算内零星采购，由经办部门开具经费支出报审表（代借款单），写明用途、金额，总公司部门总经理或各专业公司总经理签字后交财务本部总经理或专业公司财务经理签批后办理。4、预算内经常性费用支出（办18、公费、小额招待费、市内交通费等），无预借款直接报帐的，由指定经办部门开具费用支出凭单，写明用途，经总公司部门总经理和专业公司总经理签字，交财务部经理签字办理。报帐销帐报帐采取上级审签办法，即：总公司业务人员报帐，属预算内支出，由部门总经理审签，报财务本部按权限审批；属预算外支出，均须报总公司主管财务的领导审批。部门总经理报帐由总公司分管领导审签，总公司副总经理报帐由总公司总经理审签。 固定资产管理办法1、固定资是指使用期限在一年以上、在使用过程中保持原有物质形态的房屋建筑物、机器设备、运输设备以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等；不属于生产经营设备的物品，单位价值在2000元以上、使用期19、限超过两年的，也应作为固定资产。总公司财务本部根据实际情况，制定固定资产目录。 2、公司计算提取固定资产折旧，采用平均年限法（下称直线法）。净残值率按3计算。当月增加的固定资产当月不提折旧，当月减少的固定资产当月照提折旧。 3、固定资产的日常维护、保养以及修理由各位用部门负责。各部门对固定资产的维护和管理应建立岗位责任制度，落实到人。 4固定资产清查的程序：固定资产全面清查时，由办公室和财务组成清查小组，编制“固定资产盘点表”，经查核后确定出固定资产盘盈盘亏数额，根据“固定资产盘点表”填制“固定资产盘盈表”和“固定资产盘亏表”，经有关人员签字或盖章后，财务本部据以进行有关的帐务处理。 费用报销20、审批 1公司管理费用包括工资、办公费、差旅费、招待费、会议费、车辆使用费。通讯费、房屋租赁费。咨询顾问费、低值易耗品购置费、工会经费、福利费和职工培训费等支出。 2、各项管理费用，属各部门预算内的正常支出，由各部门领导签字，报财务本部直接审批报销。属预算外的支出和不宜执行费用预算管理的部门开支，必须提前向财务本部申请，由财务本部根据审批权限审批或报批。 招待费支出1业务招待费包括：招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用；宴请客人（包括工作餐）的用餐、食品、酒水等费用；赠送客人、客户的纪念品衅L品等统一由办公室负责购买、保管、发放及费用控制，不得突破财务本部下达的费用预算限额。 2部门一般性招待用餐和礼品等费用一次支出在300元以下的，由各部门正职在财务本部下达的费用预算内严格掌握，不得超支。