1、兼职档案员工作手册档 案 馆XX年三月目 录一、 XX科技大学档案归档范围与保管期限表1、党委校长办公室52、纪检委（纪检检察室）83、党委组织部104、党委宣传部125、统战部136、工会147、团委158、机关党委169、党校1710、人事处、人才办1811、审计处2012、保卫处（保卫部、人武部）2113、农博园2214、后勤管理处2315、档案馆2416、图书馆2517、离退休工作处2618、场站管理中心2719、政研室（高等教育研究所）2820、校友会、教育发展基金会2921、国际合作与交流处、国际学院3022、学生工作处（学工部）3223、研究生院3324、教务处3425、就业指导2、中心3626、成人教育学院3727、体育部3828、科学技术发展研究院3929、科技推广处4230、计划财务处4331、资产经营公司4532、出版社4733、基建规划处4834、国有资产管理处5235、各学院（系）54二、XX科技大学档案归档部门档案代码编号56三、XX科技大学文件材料立卷方法和质量要求57四、XX科技大学归档文件整理规则59五、XX科技大学“南大之星”档案管理系统操作手册62六、XX科技大学研究生学位档案整理规范75七、XX科技大学本科生学籍档案管理规范87八、XX科技大学档案移交归档制度92九、XX科技大学档案馆综合档案利用办法103XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档3、部门：党委校长办公室分类号序号类目名称保管期限归档时间一、党务综合（党委办公室） DQ111上级党组织关于党的建设的文件：（1）针对本校的文件（2）普发性方针政策性文件（3）普发性一般文件 永久长期短期次年3月DQ112党委全委会、常委及常委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件 永久DQ113党委综合性工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结） 永久DQ114党委发布的决定、办法、指示、通报和通知 永久DQ115以党委名义召开的综合性工作会议材料 永久DQ116校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永久DQ117党委4、负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿 永久DQ118党委工作简报、大事记 永久DQ119党群系统启用印章的文件及印模 永久DQ1110党群系统重要统计材料 永久DQ1111党组织表彰先进集体和个人的文件材料（1） 省、部级以上（含省、部级）（2）省、部级以下 永久长期DQ1112党委各部、总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 长期分类号序号类目名称保管期限归档时间DQ1113党委保密、秘书工作的有关文件 长期次年3月DQ1114党委与有关机关联系、协商工作的来往文书 长期DQ1115群众来信、来访材料 长期DQ1116党委系统收、发文登记簿 长期DQ1117党委办公室工5、作计划、总结、报告 长期DQ1118党委办公室下发的通知、办法等文件 长期SX19党委工作中形成的重要的声像材料 永久SW20本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久随时二、行政综合（校长办公室） XZ111上级有关高校行政管理的综合性文件 （1）针对本校的文件（2）普发性方针政策性文件（3）普发性一般文件永久长期短期次年3月XZ112全校性的规章制度 永久XZ113学校年度、学期工作计划、总结、报告永久XZ114各院系、职能部门上报的年度工作总结、计划永久XZ115校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要 永久XZ116校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永久XZ117全校性的工作6、会议、座谈会文件材料 永久XZ118校领导在校内会议上的重要讲话及参加校外会议的发言稿 永久XZ119教育事业规划、计划及上级批复 永久XZ1110全校性的工作调查材料和经验总结 永久XZ1111学校学年报表、综合统计表、统计资料汇编 永久XZ1112本校向上级的综合性请示及其批复：（1）重要的（2）一般的 永久长期分类号序号类目名称保管期限归档时间XZ1113各单位的请示及学校的批复 长期XZ1114启用印章的文件及印模 永久次年3月XZ1115学校历史沿革、情况汇报、介绍材料 永久XZ1116上级在本校召开的综合性工作会议材料：（1）上级及本校领导在会上的讲话稿 （2）会议报告、总结、决议7、等文件 （3）会议简报、参考材料 长期长期短期XZ1117上级领导来校视察工作形成的讲话稿、题词、谈话记录等文件材料 永久XZ1118本校与上级领导、著名人士的来往函电材料 永久XZ1119本校与国内外单位签订的综合性的合同、协议等材料 永久XZ1120表彰先进集体和个人的文件材料（1）省、部级以上（含省、部级）（2）省、部级以下 永久长期XZ1121群众来信、来访材料（1）有处理结果的（2）其它的 长期短期XZ1122校长办公室工作计划、总结、报告 长期XZ1123校长办公室印发的通知、通报、办法等文件 长期XZ1124校园网络建设中形成的有关文件材料 长或短期XZ1125学校行政系统收、发8、文登记簿 长期XZ1126人民代表普选工作形成的重要文件材料 短期SX27学校重大活动中形成的声像材料 永久SW28本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久随时29其他需要归档保存的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：纪委、监察 分类号序号类目名称保管期限归档时间一、纪检DQ121上级有关纪检工作的文件（1）针对本校的文件（2）普发性方针政策性文件（3）普发性一般文件永久长期短期次年3月DQ122纪检工作计划、总结、报告、规章制度永久DQ123有关纪检工作的请示、批复永久或长期DQ124纪委会议记录、纪要永久DQ125纪检工作调查材料及重要统计报表永久DQ1269、纪检部门表彰先进集体和个人的文件材料（1）省、部级以上（含省、部级）（2）省、部级以下永久长期DQ127群众来信、来访材料长期SX8纪检工作中形成的重要的声像材料永久SW9本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等永久随时10其他需要归档保存的文件材料二、监察DQ121上级有关监察工作的文件（1）针对本校的文件（2）普发性方针政策性文件（3）普发性一般文件永久长期短期次年3月DQ122监察工作方面的规章制度长期DQ123监察工作计划、总结、调查报告长期DQ124监察工作统计年报及其他重要报表长期分类号序号类目名称保管期限归档时间DQ125对教职工立案、调查、处理及复查材料 长期次年3月SX10、6监察工作中形成的重要的声像材料 永久SW7本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久随时8其他需要归档保存的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：党委组织部分类号序号类目名称保管期限归档时间DQ131上级关于组织工作的文件（1）针对本校的文件（2）普发性方针政策性文件（3）普发性一般文件 永久长期短期次年3月DQ132组织工作计划、总结、决定、报告、规章制度及重要调查材料 永久DQ133组织机构设置、变动文件材料 永久DQ134副处级以上干部任免、聘用文件材料 永久DQ135副处级以上干部名册 永久DQ136党组织统计年报表 永久DQ137校级干部培训材料 长期D11、Q138表彰先进党组织、优秀党员文件材料：（1）省、部级以上（含省、部级）（2）省、部级以下 永久长期DQ139党代会材料：(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等。（2）会议简报、会议情况、反映记录、小组会记录等 （3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样 永久长期短期DQ1310落实政策的有关文件材料 长期分类号序号类目名称保管期限归档时间DQ1311组织部工作计划、总结、会议记录、纪要长期次年3月DQ1312党总支、直属党支部改选12、报告及审批材料长期DQ1313党员名册及各党总支、直属党支部委员名册长期DQ1314出国人员政审材料长期DQ1315干部离休审批材料长期DQ1316发展新党员、预备党员转正名册长期DQ1317关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料长期DQ1318党组织关系介绍信存根及签收单长期DQ1319党费上缴及自存党费回单长期DQ1320党费收据存根短期SX21组织工作中形成的重要的声像材料永久SW22本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等永久随时23其他需要归档保存的文件材料XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：党委宣传部分类号序号类目名称保管期限归档时间DQ141上13、级关于宣传工作的文件 （1）针对本校的文件 （2）普发性方针政策性文件 （3）普发性一般文件 永久长期短期次年3月DQ142宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 永久DQ143教职工思想政治工作动态及调查材料 长期DQ144政治理论学习的决定、通知、计划、总结 长期DQ145反映学校重大活动的剪报、图表 长期DQ146宣传部门表彰先进集体和个人的文件材料 （1）省、部级以上（含省、部级） （2）省、部级以下 永久长期DQ147精神文明建设活动中形成的文件材料 长期DQ148普法教育工作中形成的文件材料 短期CB129XX科技大学校报年度合订本 永久SX10宣传工作中形成的重要的声像材料 永久S14、W11本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久随时12其他具有保存价值的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：党委统战部 分类号序号类目名称保管期限归档时间DQ151上级关于统战工作的文件（1）针对本校的文件（2）普发性方针政策性文件（3）普发性一般文件永久长期短期次年3月DQ152统战工作计划、决定、报告、通知和总结永久DQ153统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久DQ154本校各级人大代表、政协委员名单及推荐审批材料永久DQ155台、港、澳和侨务工作材料长期DQ156各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期DQ157统战工作重要会议记录及涉及本校的会议材料15、长期SX8统战工作中形成的重要的声像材料永久SW9本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等永久随时10其他具有保存价值的文件材料XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：工会分类号序号类目名称保管期限归档时间DQ161上级关于工会工作的文件 （1）针对本校的文件（2）普发性方针政策性文件 （3）普发性一般文件 永久长期短期次年3月DQ162工会工作计划、总结、报告、决定、重要通知及调查统计材料 永久DQ163教代会、会员代表大会文件材料 （1）大会通知、工作报告、议程、决议、总结、领导讲话稿、大会选举办法、选举结果和上级批复等。 （2）提案及办理情况、会议简报、记录等（3）其它一般材16、料 永久长期短期DQ164表彰工会先进集体和个人的审批材料（1）省、部级以上（含省、部级） （2）省、部级以下 永久长期DQ165处分会员的有关材料 长期DQ166工会委员会及各部门委员会会议记录、纪要、工作简报 长期DQ167工会组织的各种活动形成的重要文件材料 长期DQ168基层工会干部名册、会员名册 长期DQ169妇女工作材料 长期DQ1610家属工作材料 长期SX11工会工作中形成的重要的声像材料 永久SW12本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久随时13其他具有保存价值的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：团委分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时17、间 DQ171上级关于共青团工作的文件（1）针对本校的文件（2）普发性方针政策性文件（3）普发性一般文件 永久 长期 短期 次年3月 DQ172团代会文件材料 （1）大会通知、工作报告、议程、决议、总结、领导讲话稿、大会选举办法、选举结果和上级批复等（2）会议简报、记录等 （3）其它一般材料永久 长期 短期 DQ17 3团委工作计划、报告、总结及规章制度 永久 DQ17 4团委工作典型调查、统计材料 长期 DQ17 5表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料（1）省、部级以上（含省、部级） （2）省、部级以下 永久 长期 DQ17 6处分团员的材料及复查材料 长期 DQ17 7批准入团、离团材料及18、名单 长期 DQ17 8团干部名单 长期 DQ17 9团员名册 长期 DQ17 10学生会有关文件材料 长或短 DQ17 11学生组织参与各种学会、社团的有关材料 长期 DQ17 12团委牵头组织的重大活动的有关材料 长期 SX 13团委工作中形成的重要的声像材料 永久 SW14本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 15其他具有保存价值的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：机关党委分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 DQ181机关党委、各支部工作计划、总结、简报、统计表等文件材料 长期 次年3月 DQ18 2机关党委支部换届改选形成的文件材料 19、长期 DQ18 3机关党委支部表彰、奖励文件材料 长期 SX4机关党委工作中形成的重要的声像材料 永久 SW5本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 6其他具有保存价值的文件材料XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：党校分类号序号类目名称保管期限归档时间DQ191上级有关党校工作的文件长期次年3月DQ192党校工作的规章制度、通知等长期DQ193党校工作计划、总结及统计等长期DQ194各类培训班课程设置，培训计划、学员名单、考试成绩等长期SW5本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等永久随时6其它具有保存价值的文件材料XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部20、门：人事处、人才办分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 XZ121上级关于人事工作的文件：（1）针对本校的文件 （2）普发性方针政策性的文件 （3）普发性一般文件 永久长期 短期 次年3月 XZ122人事工作计划、报告、总结、会议记录 永久 XZ123关于机构编制的规划、计划、报告及上级批复 永久 XZ124人事统计报表、统计资料汇编 永久 XZ125教职工名册 永久 XZ126教职工报到、离校登记册 永久 XZ127关于校内机构设置、变化的文件材料 永久 XZ128人事工作规章制度 长期 XZ129表彰和奖励先进集体、个人的文件材料 （1）省、部级以上（含省、部级）（2）省、部级以下 21、永久 长期 XZ1210处分教职工及复查、撤销处分的材料 长期 XZ1211教职工聘用、解聘、辞聘的有关文件材料 长期 XZ1212师资培养、管理工作计划、规定、总结 永久 XZ1213教师进修计划、安排、总结 长期 XZ1214教师工作量的规定及执行情况 长期 XZ1215教师业务考核材料 长期 XZ1216教职工评定、聘任专业技术职称审批材料 长期 XZ1217聘任校外人员为我校兼职、客座教授的有关文件材料 长期 XZ1218教职工工资调整文件材料 、工资名册长期 注：XZ12-11 人事处 XZ12-12 人才办分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 XZ1219享受特殊津贴、补贴人22、员名单及有关材料 长期 次年3月XZ1220教职工转正定级材料 长期 XZ1221教职工校内调动材料 长期 XZ1222教职工录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资介绍信） 长期 XZ1223教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资介绍信） 长期 XZ1224暂未落实的教职工商调材料 短期 XZ1225分配来校工作的复员、专业军人的有关材料 长期 XZ1226留校及毕业分配来校工作者的报到证、派遣证等材料 长期 XZ1227教职工到、离校通知单存根 长期 XZ1228人才交流中心的人员调配材料 长期 XZ1229教职工提前离岗、退职、离职、出国及重新安排工作的有关文件材料 长期XZ1230教23、职工退休及有关荣誉证书授予工作的文件 长期 XZ1231教职工退休后返聘的有关文件材料 长期 XZ1232教职工福利工作的文件材料 长期 XZ1233教职工伤残、死亡、抚恤材料 长期 XZ1234教职工援外和支援边远地区材料 短期 XZ1235使用临时工的有关材料 短期 XZ1236群众来信、来访材料 长期 SX37人事管理工作中形成的重要的声像材料 永久 SW38本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 39其它需要归档保存的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：审计处分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 XZ131上级有关审计工作的文件（1）针对本24、校的文件 （2）普发性方针政策性文件 （3）普发性一般文件 永久长期 短期次年3月 XZ132审计工作规章制度 长期XZ133审计工作计划、总结、调查报告 长期XZ134审计工作统计年报及其它重要报表 长期XZ135对学校财务预、决算的审计文件材料 永久XZ136对有关部门领导干部离任经济责任审计材料 长期XZ137对校内有关单位财务收支、基建项目、修缮、装饰工程的专项审计报告、处理意见及其有关文件材料 长或短期SX8审计工作中形成的重要的声像材料 永久SW9本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久随时 10其他需要归档保存的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：25、保卫处（保卫部、人武部）分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 XZ141上级有关公安保卫、武装工作的文件：（1）方针政策性的 （2）一般的 长期短期次年3月 XZ142本校公安保卫、武装工作方面的规章制度 长期XZ143公安保卫、武装工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 永久XZ144本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 长期XZ145师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 长期XZ146要害部门的治安保卫及消防工作材料 短期XZ147校园综合治理工作中形成的文件材料 短期XZ148武装工作统计年报及重要报表 长期XZ149复员、转业、退伍军人、军烈属26、名册和登记表 长期XZ1410军训活动安排等有关材料 长期XZ1411户籍管理文件材料 长期XZ1412公安保卫部门评选、表彰先进的文件材料（1）省、部级以上（含省、部级）（2）省、部级以下 永久 长期SX13公安保卫工作中形成的重要的声像材料 SW14本部门工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久随时 15其他具有保存价值的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：农博园分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 XZ151上级关于旅游方面的文件 长期 次年3月 XZ152农博园工作计划、总结 长期 XZ153农博园内部各种管理文件 长期 SX 4农博园管理工作中形成的重27、要的声像材料 永久 SW5本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 6其他具有保存价值的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：后勤管理处分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 XZ161上级有关后勤工作的文件 短期 次年3月 XZ16 2本校后勤管理工作制度 长期 XZ16 3本校后勤工作计划、总结、报告 长期 XZ16 4后勤管理调查、统计材料 长期 XZ16 5防震、防汛、环保、节能管理工作中形成的文件 长期 XZ16 6后勤服务质量监督形成的文件材料 长期 XZ16 7后勤管理契约、合同 永久 XZ16 8后勤经费统筹、使用和管理中形成的文件材料 28、长期 XZ16 9爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件 长期 XZ16 10师生员工健康状况调查材料及统计表 长期 XZ16 11本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 长期 XZ16 12伙食、车辆、校园绿化过程中形成的文件材料短期 XZ16 13后勤基建修缮改造工程技术材料永久SX14后勤管理工作中形成的重要的声像材料 长期 SW15本部门工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 16其他具有保存价值的文件材料 随时XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：档案馆分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 XZ171上级关于档案工作的文件 （1）针对本校的文29、件（2）普发性方针政策文件 （3）普发性一般文件 永久长期 短期 次年3月 XZ172档案工作规章制度、办法 长期 XZ173档案工作计划、总结、报告、请示与批复 长期 XZ174档案工作发展规划、统计年报表 永久 XZ175档案管理考评定级的有关文件材料 长期或短期 XZ176分管档案工作的领导及兼职档案人员名单 长期 XZ177档案馆与校外交流的重要文件材料 长期 XZ178档案编研材料 永久 XZ179档案馆馆务会议记录 短期 SX10档案工作中形成的重要的声像材料 永久 SW11本部门工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 12其他具有保存价值的文件材料XX科技大学档案归30、档范围与保管期限表归档部门：图书馆分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 XZ181上级关于图书工作的文件（1）针对本校的文件 （2）普发性方针政策文件 （3）普发性一般文件 永久 长期 短期 次年3月 XZ18 2图书馆工作规章制度、办法 长期 XZ18 3图书馆工作计划、总结、报告、请示与批复 长期 XZ18 4图书馆工作会议记录 短期 XZ18 5图书馆订购、馆藏、交流等目录统计报表 永久 XZ18 6图书报废注销清册、购书清册 长期 XZ18 7调拨图书、资料的请示、批复、函 长期 XZ18 8图书馆与国内外友好交往中互赠交换珍贵书籍清册及其有关文件材料 永久或长期 XZ18 9图31、书馆陈列品清单及其有关文件材料 永久或长期 XZ18 10图书馆工作简报、大事记及其它有关刊物 长期 XZ18 11图书馆外事活动及举办大型重要活动的有关文件材料 长期 XZ18 12图书馆网络建设的有关文件材料 长期 SX13图书馆工作中形成的重要的声像材料 永久 SW14本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 15其他具有保存价值的文件材料XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：离退休工作处分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 XZ191上级有关退休工作的文件 （1）针对本校的文件 （2）普发性方针政策性的文件 （3）普发性一般文件 永久 长期 短期 次年332、月 XZ192离退休职工工作处工作计划、总结、简报 长期 XZ193离退休工作的各类请示、报告、批复 长期 XZ194离退休职工工作处召开的重要会议记录 长期 XZ195离退休职工的交通费、护理费、丧葬抚恤费等文件材料 长期 XZ196离退休职工工作处组织的各类活动材料 短期 SX 7离退休职工管理工作中形成的重要的声像材料 永久 SW8本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 9其他具有保存价值的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：场站管理中心分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 XZ211农场工作规章制度 长期 次年3月 XZ21 2农场工作计划33、总结 长期 XZ21 3农场工作各项管理文件 长期 SX 4农场管理工作中形成的重要的声像材料 永久 SW5本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 6其他具有保存价值的文件材料XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：高等教育研究所（政研室）分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 XZ221学校有关教学改革、高等教育研究的文件 长期 次年3月 XZ222工作计划、总结 长期 XZ223西北高等教育研究（内刊） 长期 SX 4高教研究工作中形成的重要的声像材料 长期 SW5本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 6其他具有保存价值的文件材料XX科34、技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：校友会、教育发展基金会分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 XZ231校友会工作计划、总结 长期 次年3月 XZ232校友会工作文件材料 长期 XZ233校友通讯 永久 XZ234校庆工作文件材料 长期或短 SX5校友、校庆工作中形成的重要的声像材料 永久 SW6本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 7其他具有保存价值的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：国际合作与交流处、国际学院分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 一、综合 WS111上级关于外事工作的综合性文件： （1）针对本校的文件 （2）普发35、性方针政策文件 （3）普发性一般文件 永久 长期 短期次年3月 WS112外事工作规章制度、计划、总结、简报等 长期 WS113外事工作统计报表 永久 WS114外事工作会议材料 长期 SX5外事工作中形成的重要的声像材料 永久 SW5本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 6其他具有保存价值的文件材料 二、出国（境） WS121上级对出国（境）人员的有关文件材料 长期 次年3月 WS122参加国际学术会议的论文 长期 WS123出国（境）人员考察、访问材料 长期 WS124出国（境）讲学、研究人员的有关材料 长期 WS125出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类36、证书（影印件） 永久 WS126出国（境）进修、留学的请示、批复 长期 WS127其他具有保存价值的文件材料 三、来校 WS131上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 长期 次年3月 WS132外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 长期 WS133外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的有关材料 永久 分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 WS134来校进修、短期、培训研究的外籍人士材料 短期 次年3月5其他具有保存价值的文件材料 四、国际合作与会议 WS141中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永久 次年3月WS142本校完成的国际合作项目、成果等材料 永37、久 WS143合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 长期 WS144授予外籍人员荣誉称号的材料 永久 WS145双方互赠的礼品、纪念品目录清单 长期 WS146国际会议的有关材料 长期 WS147其他具有保存价值的文件材料 五、外国留学生工作 WS151录取审批材料 长期 次年3月 WS152学籍登记表、学籍卡片 永久 WS153教学计划、大纲、安排、总结 长期 WS154学习情况、成绩及评语 永久 WS155学位论文及学位证书复印件 长期 WS156学生名册 永久 WS157学生去向及有关材料 长期 WS158其他具有保存价值的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：学生工38、作处（学工部）分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 JX11-131上级关于学生管理工作的文件（1）针对本校的文件 （2）普发性方针政策性文件 （3）普发性一般文件 永久 长期 短期 次年3月 JX11-132本校学生管理工作规章制度长期 JX11-133年度工作总结及重要报告、规划 长期 JX11-134各类招生计划、生源计划、总结 长期 JX11-135学生勤工助学管理材料 短期 JX11-136学生获各类奖学金审批材料 长期 JX11-137表彰优秀学生及优秀学生干部、先进班级的有关文件材料 （1）省、部级以上（含省、部级）（2）省、部级以下 永久 长期 JX11-138学生违纪处39、分及解除违纪处分的文件材料 长期 SX9学生管理工作中形成的重要的声像材料 永久 SW10本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 11其他具有保存价值的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：研究生院分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 一、综合 JX11-111上级有关研究生教学、招生等工作的文件：（1）针对本校的文件 （2）普发性方针政策性文件 （3）普发性一般文件 永久长期 短期 次年3月 JX11-112研究生工作规章制度、计划、总结 永久 JX11-113普通高校研究生基本报表 永久 JX11-114研究生工作报告、请示与批复 永久或长期 J40、X11-115研究生教学检查、评估、评奖文件材料 长期 JX11-116学校关于研究生招生、学位管理等文件材料 长期 JX11-117研究生导师遴选审批文件材料 长期 JX11-118非学历教育培训班、进修班材料 长期 SX9研究生工作中形成的重要的声像材料 永久 SW5本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 6其他具有保存价值的文件材料 二、研究生教育 JX121研究生录取名册 永久 次年3月 JX12 2在校生名册 永久 JX12 3学位档案 永久 JX12 4研究生入学试题 长期 JX12 5研究生招生简章、专业介绍 短期 6其他具有保存价值的文件材料 XX科技大学档41、案归档范围与保管期限表归档部门：教务处分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 一、综合 JX11-121上级关于教学工作的文件 （1）针对本校的文件 （2）普发性方针政策性文件（3）普发性一般文件 永久 长期短期 次年3月 JX11-122教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法等 永久 JX11-123关于教学管理工作的规章制度 永久 JX11-124教学工作计划、总结 永久 JX11-125教务处召开的教学工作会议文件材料 长期 JX11-126教务处工作计划、总结、会议记录 长期 JX11-127教学委员会会议记录 长期 JX11-128有关教学质量检查、评估的文件42、材料 长期 JX11-129教学工作统计报表 永久 JX11-1210学生处分材料 长期 JX11-1211教学实习、生产实习计划、总结等材料 短期 JX11-1212教师工作量考核及教学工作形成的事务性文件材料 短期 JX11-12教学奖励评定办法、申报材料及获奖名单 （1）省、部级以上（含省、部级）（2）省、部级以下 永久 长期 JX11-1213关于联合办学、办班的协议书等文件材料 长或短 SX14教学工作中形成的重要的声像材料 永久 SW15本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 16其他具有保存价值的文件材料 分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 二、全日制43、本科生教育 JX131新生录取名册 永久 次年3月 JX13 2在校学生名册 永久 JX13 3学生学籍卡、成绩登记表（包括四、六级考试成绩） 永久 JX13 4学生学籍变更材料（升级、留级、修学、复学、转学、退学） 长期 JX13 5各专业教学计划、教学大纲 永久 JX13 6发放毕业证书审批表、登记表、存根 永久 JX13 7毕业生学位登记表、审批表 永久 JX13 8本科毕业生电子注册名单 永久 JX13 9教学进程表 长期 JX13 10课表 长期 JX13 11课程试题 长期 JX13 12补办学历证明存根 长期 13其他具有保存价值的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归44、档部门：就业指导中心分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 JX11-141上级关于毕业生就业（分配）工作的文件 （1）针对本校的文件（2）普发性方针政策性文件 （3）普发性一般文件 永久 长期 短期 次年3月 JX11-142毕业生工作计划、总结 长期 JX11-143毕业生供需统计、计划、合同 长期 JX11-144本、专科生就业（毕业）分配方案及调配派遣册等有关文件材料 永久 JX11-145本专、科毕业生派遣证存根、领取签收册 长期 JX11-146毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长期 SX7毕业生工作中形成的重要的声像材料 永久 SW8本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证45、书等 永久 随时 9其他具有保存价值的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：成人教育学院分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 一、综合 JX11-151上级针对本校函授、成人、干部培训等工作的的规定、通知 长期 次年3月 JX11-152教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的规定、办法 永久 JX11-153成人教育学科、专业论证、评估、申报及审批材料 永久 JX11-154学院年度工作计划、总结 长期 JX11-155院务会议记录、纪要 长期 SX6成人教育工作中形成的重要的声像材料 永久 SW7本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 8其他具46、有保存价值的文件材料 二、职业与成人教育 JX141各类新生录取名册 永久 次年3月 JX142在校生名册 永久 JX143学生学籍、成绩卡片 永久 JX144各专业教学计划（教学大纲） 永久 JX145电子注册名单 永久 JX146课表 长期 JX147干部培训结业登记表 长期 8其他具有保存价值的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：体育部分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 JX11-161体育工作规章制度 长期 次年3月 JX11-162年度工作计划、总结 长期 JX11-163学生运动会材料 短期 JX11-164运动会成绩册 长期 SX5体育工作中形成的重要47、的声像材料 永久 SW6本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 7其他具有保存价值的文件材料XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：科学技术发展研究院分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 一、综合 KY11-111上级关于科研、学会工作的综合性文件（1）针对本校的文件 （2）普发性方针政策性的文件 （3）普发性一般文件 永久 长期 短期 次年3月 KY11-112上级下达我校的科研计划、任务、科研经费文件 长期 KY11-113上报的科研计划、总结 永久 KY11-114科研成果登记表及重大科研项目执行情况文件 永久 KY11-115科研成果汇编及授奖文件、统计48、年报表 永久 KY11-116获专利项目的名册及有关统计材料 永久 KY11-117科研工作规章制度、管理办法；科研处工作计划、总结长期 KY11-118召开科技工作会议的重要文件材料 长期 KY11-119申报科学基金的请示、报告及上级批复 长期 KY11-1110评选先进科技工作者的文件材料 （1）省、部级以上（含省、部级）（2）省、部级以下 永久长期 KY11-1111本校与有关部门签订的科技协议及执行文件 长期 KY11-1112科研实验室管理材料 长期 KY11-1113学会工作（学术活动）的有关文件材料 短期 KY11-1114学科建设有关文件材料长期 CB1315XX科技大学学报49、XX科技大学学报、西北植物学报、干旱地区农业研究、西北农业学报、陕西农业科学、西北林学院学报等20余种期刊样书（年度合订本） 永久 SX16科研工作中形成的重要的声像材料 永久 分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 SW17本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 18其他具有保存价值的文件材料 二、科研项目 （一）科研准备阶段 项目完成2个月内KY12-111开题报告与课题调研论证材料 长期 KY12-112科研项目计划任务书、合同、立项批复 永久 KY12-113课题研究计划、设计 长期 KY12-114计划执行情况、计划调整文件材料 短期 KY12-115项目经费50、拨款通知及课题经费预决算材料 短期 6其他具有保存价值的文件材料 （二）研究实验阶段 KY12-111实验、测试、观察、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料） 永久 KY12-112数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果） 永久 KY12-113设计的文字说明和图纸 永久 KY12-114研究阶段小结、年度报告 长期 KY12-115样品、标本等实物的目录 永久 SX6配套的照片、底片、录音带、幻灯片、影片拷贝等材料 永久 7其他具有保存价值的文件材料 （三）总结鉴定阶段 KY12-111研究报告、研制报告 永久 KY12-112论文专著 永51、久 KY12-113技术报告 永久 KY12-114专家评审意见 永久 KY12-115鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见） 长期 分类号序号类目名称保管期限归档时间KY12-116鉴定证书 永久 项目完成2个月内KY12-117推广应用意见 长期 KY12-118课题工作总结 长期 9其他具有保存价值的文件材料 （四）申报奖励阶段 KY12-111科研成果登记材料 永久 KY12-112科研新成果报告材料 永久 KY12-113科研成果奖励申报与审批材料 永久 KY12-114科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）的影印件 永久 KY12-115专利申请书和专利证书的影印件 永久 652、其他具有保存价值的文件材料 （五）推广应用阶段 KY12-111转让合同、协议 永久 KY12-112生产定型鉴定材料 永久 KY12-113成果被引用或投产后反馈意见 长期 KY12-114推广应用方案及实施情况 长期 KY12-115成果宣传报道材料 短期 KY12-116对外学术交流材料 长期 7其他具有保存价值的文件材料 三、科研获奖证书 KY13-111成果获奖证书原件 永久 KY13-112专利证书原件 永久 KY13-113品种审（认）定证书原件 永久 KY13-114计算机软件著作权证书原件永久 KY13-115行业标准永久 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：科技推53、广处分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 一、综合KY11-121上级关于科技推广、学会工作的综合性文件（1）针对本校的文件 （2）普发性方针政策性的文件 （3）普发性一般文件 永久 长期 短期 次年3月 KY11-122上级下达我校的科技推广计划、任务文件 长期 KY11-123科技推广成果汇编及授奖文件、统计年报表 永久 KY11-124科技推广工作规章制度、管理办法 长期 KY11-125召开科技推广工作会议的重要文件材料 长期 KY11-126评选先进科技推广工作者的文件材料 （1）省、部级以上（含省、部级） （2）省、部级以下 永久长期 KY11-127本校与有关部门签订的科技54、推广协议及执行文件 长期 KY11-128科技推广处工作计划、总结 长期 SX9科技推广工作中形成的重要的声像材料 永久 SW10本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 11其他具有保存价值的文件材料二、推广项目次年3月KY12-121各类推广项目相关材料永久或长期三、推广证书KY13-121各类推广证书原件永XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：计划财务处分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 一、综合 CK111上级关于财务会计工作的综合性文件（1）针对本校的文件（2）普发性方针政策文件 （3）普发性一般文件 永久 长期 短期 次年3月 CK112财务工作计55、划、总结、规章制度 永久 CK113财务管理方面的请示、批复等文件 永久或长期 CK114财务处与其他单位签订的合同、协议 长或短 CK115财务工作检查评比材料 长期 CK116学校基金管理工作文件 短期 CK117财会档案移交保管清册 永久 CK118财会档案销毁清册 永久 SX9财务工作中形成的重要的声像材料 永久 SW10本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 11其他具有保存价值的文件材料 二、会计报表 次年3月 CK121决算报表（含基建综合决算） 永久 CK122预算会计报表 长期 CK123年度以上规划表、分配计划、测算表 长期 CK124年度以上各种统计报56、表（含工资报表） 长期 CK125其他具有保存价值的文件材料 三、会计帐簿 CK131涉及外事的会计帐簿 永久 分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 CK132总帐 长期 次年3月CK133预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 长期 CK134预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 长期 CK135学校专项基金帐簿 长期 CK136日记帐 其中：现金、银行存款日记帐 长期 长期 CK137固定资产明细账 四、会计凭证 CK141涉及外事的会计凭证 永久 CK142预算内各种原始凭证、记帐凭证 长期 CK143预算外各种原始凭证、记帐凭证 长期 CK144学校基金各种原始凭证、记帐凭证 长期57、 CK145银行存款余额调节表 长期 CK146会计拨款凭证及其他会计凭证 长期 CK147银行对外帐单 长期 CK148涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 长期 CK149其他具有保存价值的文件材料 五、工资清册 CK151工资发放名册、卡片 永久 CK152各种奖金、奖学金、贷学金、助学金发放名册 短期 CK153其他具有保存价值的文件材料XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：资产经营公司分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 一、综合 CP111上级关于产品生产与科技开发管理的文件 长期 次年3月 CP112本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表58、 长期 CP113产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示 长期 CP114产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料 长期 CP115产品生产与科技开发年度计划、总结、统计报表 永久 SX6产业管理工作中形成的重要的声像材料 SW7本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 8其他具有保存价值的文件材料 二、项目 CP121产品用户清册 长期 次年3月 CP122产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录 长期 CP123用户反馈的产品技术文件材料 长期 CP124产品用户交验协议 短期 CP125任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建59、议书、上级指标批文 长期 CP126总体方案设计材料 长期 CP12 7全套技术定型图纸 长期 CP12 8技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告 长期 CP12 9阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定型报告及批复 长期 CP12 10产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等 长期 分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 CP12 11试验大纲、试验记录及试验工作总结 长期 次年3月 CP12 12鉴定证书、产品证明书、合格证 长期 CP12 13试验规程和记录等 长期 CP12 14获奖、专利材料 长期 CP12 15论文、专著 长期 CP12 16生产任务书、生产方60、案计划 长期 CP12 17全套工艺定型图纸、技术条件说明书 长期 CP12 18工艺说明书、试验记录、分析和鉴定材料等 长期 CP12 19生产定型报告及批复 长期 CP12 20重大质量事故分析、重要联席会议纪要 长期 CP12 21各种更改单及技术通知单 长期 CP12 22生产工作总结报、技术工作总结报告 长期 次年3月 SX23学校和产业部门的产业开发、产业合作、对外开拓以及产品生产过程中的照片、磁盘、胶片、光盘等声像材料 永久 SW24本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 25其他具有保存价值的文件材料 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：出版社分类61、号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 CB111上级关于出版工作的文件 长期 次年3月 CB11 2学校关于出版工作的文件材料 长期 CB11 3出版工作计划、总结 长期 CB11 4出版工作统计资料 长期 CB11 5编辑出版合同、协议书 长期 CB14 6正式出版书刊目录、样品 永久 SX 7出版工作中形成的重要声像材料 永久SW8本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 9其他具有保存价值的文件材料 注：CB12 校报 XX科技大学校报由宣传部归档。CB13 期刊 XX科技大学学报、西北植物学报、干旱地区农业研究、西北农业学报、陕西农业科学、西北林学院学报等20种期刊62、由科研处归档。XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：基建规划处分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 一、综合 JJ111上级关于基建工作的综合性文件： （1）针对本校的文件（2）普发性方针政策文件（3）普发性一般文件 永久 长期 短期 次年3月 JJ112基建工作规章制度 长期 JJ113基建工作计划、总结、简报 长期 JJ114基建工作总体规划 永久 JJ115基建工作年度（季度）总结、统计报表 永久 JJ116基建工程财务预算、决算 永久 JJ117全校性总体规划、设计总平面图 永久 JJ118综合性水、电、气、暖等管道分布图 永久 JJ119综合性地质勘探、地形测量材料 永63、久 JJ1110基建项目抗震性能普查材料 长期 SX11基建管理工作中形成的重要的声像材料 SW12本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 13其他具有保存价值的文件材料 二、教学、科研基建项目 （一）可行性研究 竣工验收2个月内 JJ121项目建议书及上级批复 永久 JJ122设计任务书及计划任务书 永久 JJ123项目申请、调整投资的请示、批复 永久 分类号序号类目名称保管期限归档时间（二）设计基础 竣工验收2个月内 JJ121地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 永久 JJ122工程地质勘测报告 永久 （三）设计文件 JJ121初步设计、技术64、设计 永久 JJ122施工图设计 短期 JJ123总体规划设计 永久 JJ124设计计算书 永久 JJ125建筑设计合同 永久 JJ125建筑设计合同 永久 （四）工程管理文件 JJ121工程征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议 永久 JJ122建筑施工承包合同、分项施工承包合同 永久 JJ123建筑设计、建筑施工招标、投标材料（招标书、投标书、标底、评标结果、中标协议） 永久 JJ124施工执照（影印件） 永久 JJ125环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、气、暖供应协议书 永久 JJ126建筑工程开工报告、竣工报告 永久 JJ127会议纪要（技术交底、图纸会审） 长期 （五）施工 J65、J121土地施工文件 （1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期 （2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺材料 长期 分类号序号类目名称保管期限归档时间（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定材料 长期 竣工验收2个月内 JJ12（4）建筑材料实验报告 长期 （5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批材料 永久 （6）土建施工定位测量地质勘探材料 永久 （7）土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图 永久 （8）隐蔽工程验收记录 永久 （9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永久 （10）分项、分单位工程抽量检查、评定材66、料 长期 （11）交工验收记录证明 长期 （12）竣工报告、竣工验收报告 永久 JJ122设备及管线安装施工文件 （1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期 （2）设计变更、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批材料 长期 （3）焊接实验记录、报告、施工检验、探伤记录 长期 （4）隐蔽工程检查验收记录 长期 （5）强度、密闭性实验报告 长期 （6）设备调试记录 短期 （7）施工安装记录、安装质量检验、评定、事故处理报告 长期 （8）系统调试、实验记录 长期 （9）管线清洗、通水、清毒记录 短期 （10）管线标高位置，坡度测量记录 长期 （11）中间交工验收记录证明，工程质量67、评定材料 长期 （12）竣工报告、竣工验收报告 长期 分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 JJ123电气、仪表安装施工文件 竣工验收2个月内 （1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期 （2）设计变更、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批 长期 （3）调试、整定记录 长期 （4）性能测试和校核材料 长期 （5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告 长期 （6）操作、联动实验材料 短期 （7）电气装置交接记录 短期 （8）中间交工验收记录、工程质量评定材料 长期 （9）竣工报告、竣工验收报告 长期 （六）竣工验收 JJ121竣工验收报告 永久 JJ122全部竣工68、图纸 永久 JJ123质量评审材料 永久 JJ124竣工验收会议决议文件 永久 SX5工程现场声像材料 （七）基建财务、器材管理 JJ121财务计划、年度计划 短期 JJ122工程概算、预算、决算 永久 JJ123主要材料消耗、器材管理材料 短期 JJ124交付使用的固定资产材料 永久 （八）维修改造 JJ121改造工程竣工图纸、文件材料 永久 JJ122楼房抗震性能普查统计、多层砌体房屋抗震鉴定表等文件材料 长期 （九）监理文件JJ13三、教学、科研辅助基建项目 JJ14 四、生活住宅基建项目 JJ15 五、其它基建项目 XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：国有资产管理处分类号 序69、号 类目名称 保管期限 归档时间 一、综合 GZ111上级有关国资管理的文件 （1）方针政策文件 （2）一般文件 长期 短期 次年3月 GZ11 2本校国有资产管理的规章制度 长期 GZ11 3本校国资管理年度工作总结、计划、请示和批复等 长期 GZ11 4仪器设备家具、医药等国有资产购置计划、报告、经费分配方案 长期 GZ11 5仪器、设备等国有资产移交清册 长期 GZ11 6国有资产综合统计年报 永久 GZ11 7部门工作会议纪要、重大事项记录等 长期 SX8资产管理工作中形成的重要的声像材料 SW9本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 随时 10其他具有保存价值的文件材料70、 二、外购仪器设备项目 GZ121申购报告、计划、论证及招标文件、记录、委托协议 （注：归档内容为学校下发的招标文件、中标单位的投标文件等，未中标单位的投标文件材料由形成部门自行保管。）长期 次年3月 GZ12 2上级或主管领导批复和准购批示 长期 GZ12 3订购合同（复印件）和会谈纪要、记录 长期 GZ12 4进口设备购置过程中有关的技术商务文件 长期 GZ12 5开箱记录及装箱单 长期 GZ12 6安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 长期 GZ12 7验收报告及有关文件材料 长期 GZ12 8索赔来往函件及处理结果文件 长期 GZ12 9设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存 G71、Z12 10使用、检修、故障事故记录（设备履历书） 与设备共存 分类号 序号 类目名称 保管期限 归档时间 GZ12 11重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存 次年3月GZ12 12技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存 GZ12 13其他具有保存价值的文件材料 三、自制仪器设备项目 GZ13 1论证报告、委托协议书 长期 次年3月 GZ13 2设计技术材料 长期 GZ13 3安装调试及检测记录 长期 GZ13 4验收报告及有关材料 长期 GZ13 5获奖材料 长期 GZ13 6仪器设备使用说明书 与设备共存 次年3月 GZ13 7使用、检修、故障事故记录（设备履历书） 与设备72、共存 GZ13 8技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存 四、土地、房屋及办公家具 GZ14 1国有土地使用证、林权证 永久 GZ14 2土地房屋所有权证书 永久 GZ14 3土地房屋购置、转让、拆除等变动过程中的领导批复、会议纪要、评估资料及合同等 永久 GZ14 4与校内外单位、个人签订的购房、集资合同、协议及发放产权证存根 永久 GZ14 5办公家具、医药等采购合同、招投标文件 短期 五、国有资产清查 GZ15 1资产清查工作有关文件 长期 GZ15 2资产清查工作总结 长期 GZ15 3资产清查明细表、资产清查结果汇总表长期 GZ15 4固定资产报损、报减审批表、报减资产明73、细表长期 SX5资产管理工作中形成的重要的声像材料 永久SW6本单位工作中获得奖状、奖杯、奖牌、奖旗、证书等 永久 7其他具有保存价值的文件材料XX科技大学档案归档范围与保管期限表归档部门：各学院（系）分类号序号类目名称 保管期限备注DQ11党群工作1本单位党群机构向上级的的请示、报告及上级针对本单位的通知、决定、批复 永久院系保存2本单位党群机构重要会议记录、纪要 永久3本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料 永久4本单位机构设置、人员任免的通知、决定 永久5党员名册、发展新党员及预备党员转正的文件材料 永久6本单位党建工作、工会工作文件材料 长期XZ11行政工作1本单位行政工作向上级74、的的请示、报告及上级针对本单位的通知、决定、批复 长期院系保存2本单位工作计划、总结、统计报表 永久3本单位重大活动形成的文件材料（院庆、学术交流） 长期4本单位与国内外单位协作的有关材料 长期5本单位行政工作重要会议记录、纪要、简报 长期6本单位自编年鉴、院志、大事记、机构沿革等材料 永久JX教学工作1教学管理规章制度永久院系保存2研究生学位材料 （JX12 ）永久移交档案馆3本科毕业生学籍卡片 (JX13 )永久移交档案馆4本单位教学名师、专业评估、精品课程申报、自评报告、审批等材料 30院系保存5本单位重要教学改革建设方案、规划，教学评估材料 306学生试卷5KY科研工作1上级有关科研工75、作的文件材料30年院系保存2学院有关科研工作政策、规划、计划、规章制度、工作总结永久3本院科研管理统计数据永久院系保存4发表论文永久5出版专著、教材永久6科研课题（项目）材料30年7科研获奖材料永久8学术活动永久XS学生工作1学生综合测评材料30年院系保存2学生科研情况30年3毕业纪念册、毕业照永久4贫困生工作材料10年5学生奖励工作材料30年6新生入学档案（高中阶段档案）永久移交档案馆7本科生人事档案（高中阶段和本科阶段）永久移交档案馆8学院学生活动照片、新闻稿及录像永久院系保存SX声像1毕业生毕业合影（背后附名单） 永久移交档案馆2本单位重大活动照片及其文字说明 永久院系保存SW实物档案奖76、杯、奖牌、纪念品等永久XX科技大学归档部门档案代码编号序号归档部门档案代码编号序号归档部门档案代码编号1党委校长办公室DQ11XZ1119场站管理中心XZ212纪委、监察DQ1220政策研究室（高教研究所）XZ223党委组织部DQ1321校友会XZ234党委宣传部DQ14SXCB1222国际合作与交流处WS11 WS12WS13 WS145党委统战部DQ1523国院学院WS156工会DQ1624研究生院JX11-11JX127团委DQ17 SX25教务处JX11-12 JX138机关党委DQ1826学生处JX11-139党校DQ1927就业指导中心JX11-1410人事处XZ12-1128成人77、教育学院JX11-15 JX1411人才办XZ12-1229体育部JX11-1612审计处XZ1330科研院KY11-11 KY12-11KY13-11 CB1213保卫处XZ1431科技推广处KY11-12 KY12-12KY13-12 14农博园XZ1532计财处CK11 CK12 CK13 CK14 CK1515后勤管理处XZ1633资产经营公司CP11 CP1216档案馆XZ1734出版社CB11CB1317图书馆XZ1835基建处JJ11 JJ12 JJ13 JJ14 JJ1518离退休工作处XZ1936资产管理处GZ11 GZ12 GZ13 GZ14 GZ15学院（系）JX12 J78、X13 SX注：声像：代码SX 人物：代码RW 实物：代码SWXX科技大学文件材料立卷归档方法和质量要求1. 立卷原则文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门主要职能活动，便于查找利用为原则。2. 立卷分类（1）按年度分开。先将文件材料按其形成或针对的年度分开。一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年79、度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。总结与计划在一起的文件材料，本单位形成的必须按针对年度分开立卷，外来文件可归入计划年度立卷。（2）按问题分开。将文件材料按其所反映的问题分开。短期保管的文件材料，不按作者、文号分类立卷，应按问题分类立卷。（3）按保管期限分开。在有可能的情况下，将文件材料按保管期限分开。3. 立卷组合立卷组合一般应以问题为主，兼顾文件材料的时间、责任者、名称、通讯者等特征。卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉80、讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。4. 填写卷内文件目录顺序号：以卷内每件文件材料的先后顺序填写的序号。一般以每份文件材料单独计算为一件，请示与批复，来文与复文应分别计算件数；文件打印件、签发单和底稿应按一件计算；正件与附件，按一件计算。文号：文件制发机关的发文字号。责任者：形成该文件材料的单位或对该文件材料负有责任的署名者。一般是指文件材料的落款盖章单位或负责人。联合行文的责任者写前两个单位加等字；责任者字数较多时，应在格子内写两行。无责任者的文件材料，根据内容自拟责任者，外加“”号。题名：即文件材料标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明内容的文件材料，81、可自拟标题，外加“”号。抄录题名时，应顶格写。题名相同时，不允许在下行打点代替抄录，应再照录一遍。日期：文件的形成时间。应写在每份文件材料题名的结束行。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号；年代写在格子的上边，月、日写在下边；年代用四位阿拉伯数字表示。页号：卷内文件起止页的编号，应写在文件材料题名的结束行。卷内文件材料无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。起始号与结束号由左至右抄录；起止号中间用“”连接；文件材料只有一页时，只抄录起始号不抄录结束号，但最后一份文件材料只有一页时，应抄录起止号，如：“nn82、”。5填写卷内备考表本卷情况说明：填写卷内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由档案馆有关管理人员填写，并签名标注时间。立卷人：由组成本卷的责任者签名。检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。立卷时间：参见卷内文件目录中日期的填写要求。6拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称(文种)。7装订案卷对装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。装订时要把表格式材料的表头向里或向上。案卷要装订整齐。8. 归档验收83、文书立卷部门整理好案卷，经学校档案馆有关管理人员检查合格后，在次年六月份以前，双方履行签字手续，办理移交。档案馆2000年7月15日XX科技大学归档文件整理规则为适应档案管理现代化需要，规范归档文件整理方法，提高工作效率，遵照中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（DA/T22-2015），结合我校档案工作实际，特制定XX科技大学归档文件整理规则供各归档部门遵照执行。一、定义1归档文件：各部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。3件：归档文件的整理单位。一般以每份84、文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，正文与公文处理单为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示和批复为一件（不同年度的也可各为一件）。二、整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。三、质量要求1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。喷墨打印机件、传真件等应复制后保存，原件在前，复制件在后。2归档文件的字迹应确保耐久性，禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久的材料书写。归档文件使用的纸张和装订材料应符合档案保护要求。四、纸质文件整理方法185、装订归档文件应按件装订，装订前应剔除文件上易锈蚀的金属物，装订不要影响归档文件的阅读和复制。装订时正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文、请示与批复为一件时，复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。每件文件装订时，一般采用不锈钢钢夹将文件夹牢，如果文件过厚可采用“三孔一线”装订法，文件过薄可采用胶水粘贴法。2分类归档文件按年度档案类目保管期限分类。（1）年度：指文件形成年度。跨年度的应按文件落款时间；无法用成文时间进行排序，将时间定为每年年末。（2）档案类目：根据XX科技大学档案实体分类，归档文件分为：党群、行政、教学、科学研究、仪器86、设备、产品生产与科技开发、出版物、基本建设、财会、外事等。（3）保管期限：永久（Y）、长期（C）、短期（D）。3排列归档文件应在档案分类最低一级类目，同一保管期限内，按文件成文日期的顺序排列。同一日期的归档文件可按文件发文字号大小进行排列，有年无月的文件可归入年末，有月无日的文件可归入月末。4编号归档文件应依档案分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页左上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。归档章设置全宗号、年度、类目代码、馆编件号、页数、保管期限等。（1）全宗号用阿拉伯数字将学校档案按8个全宗排序。如XX科技大学用“887、”作代号。（2）年度文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。（3）保管期限归档文件保管期限（永久、长期、短期）或代码（Y、C、D）。（4）件号文件的排列顺序号。在档案实体分类的最低一级类目，同一保管期限内，按文件的形成日期从“1”开始编制顺序号。（5）类目代码采用XX科技大学档案实体分类类目规定的类目代号，分别为：党群DQ、行政XZ、教学JX、科研KY、设备SB、产品CP、出版CB、基建JJ、财会CK、外事WS。（6）页数用阿拉伯数字标识，并在数字前面注明“P”。纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右下角或背面左下角的空白位置。文件材料已印88、制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。5编目归档文件应逐件编目。请示与批复、来文与复文作为一件时，只对批复和复文编目。归档文件依据分类类目，馆编件号顺序编制目录，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。归档文件目录纸幅尺寸采用国标A4型，归档文件目录装订成册并编制封面，作为手工检索工具。（1）件号馆编件号。（2）责任者制发文件的单位或个人，即文件的发文机关或署名者，要求全称或规范化的简称。（3）文号文件的发文字号（要求全号）。（4）题名文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“”号。（5）日期文件的形成时间，以8位阿位伯数字标注89、年月日，如20000802。（6）页数每一件归档文件中有图文页面的总页数，归档文件按件从“1-n”编写连续页号。（7）备注注释文件需说明情况。盒号可填写在备注项里。6装盒将归档文件按馆编件号顺序依次装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考表。（1）档案盒：档案盒封面应标明全宗名称，每个档案盒装入归档文件的件数，根据档案盒的空间的容量确定。档案盒背脊设置全宗、年度、期限、类目代码、馆编文件起止号等。（2）备考表：备考表置于盒内文件之后，包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明是填写文件在保管期间发生修改、缺损、补充、移出、销毁等；整理人是各部门负责整理归档文件人员（兼职档案员90、）；检查人是负责检查归档文件整理质量的人员姓名（业务指导人员）；日期是指归档文件整理完毕的日期。（3）上架：档案盒上架按年度档案类目保管期限顺序竖放排列（即档案盒长作背脊）。五、归档电子文件的整理要求1归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照数字档案室建设指南（XX年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。2归档电子文件整理，应使用符合数字档案室建设指南（XX年）、GB/T 18894等标准的应用系统。2017年2月22日XX科技大学“南大之星”档案管理系统操作手册1.系统登陆由于南大之星档案管理系统是B/S架构的系统，客户端只要通过91、浏览器就可以登录档案系统。在浏览器的地址输入框中输入档案系统的IP地址 http:/210.27.80.87，或进入档案馆网站主页，点击图标进入。在浏览器的选择上建议使用最新的浏览器IE11.0。登陆系统的界面如下图。在此处输入登录的账号密码即可登录档案系统，如果点击登陆之后浏览器没有反应，看是不是有安全软件阻止档案系统登陆的弹出窗口，或者在浏览器设置里添加“兼容性视图设置”。具体操作方法如下：添加兼容性设置 打开顺序：IE设置兼容性视图设置添加关闭，如下图顺序在兼容性视图设置中输入档案系统的地址点击添加，关闭页面。2.录入档案目录及修改进入创建好的部门档案表有两种方式，展开“部门临时档案”点92、击所要打开的档案表名称或者最后的”打开“按钮进入档案表，点击添加案卷或者添加文件开始录入档案目录。案卷是根据文件的来源、时间、内容和外形上的异同点和联系组成的，包括案卷封面、卷内文件目录、卷内文件、卷内备考表等几部分。在南大之星档案管理系统中添加案卷指的是添加案卷的案卷封面目录信息，在兼职档案员使用过程中一般很少用到添加案卷。录入：点击添加文件后会弹出下图所示的添加页面，兼职档案员需要录入的信息都已经用红色框标注出来。录入完以上信息点击下边的“添加”按钮，系统会有弹出窗口提示录入成功，该页面会自动跳转到你需要录入的第二份文件录入页面，上次所有的录入信息原样保留文件件号会自动加1。（1）一级目录93、：一般情况下由档案实体分类中的一级类目代码和二级类目代码组成。如JX11、XZ11。（2）二级目录：归档单位名称全称或规范简称。（2）三级目录：依据需要而定（2）全宗号：NLKD（农林科大）大写汉语拼音的首字母（5）实体分类号：由年度-一级类目代码二级类目代码或三级类目代码组成XX-XZ11、XX-JX11，代码要求为大写字母（6）保管期限：下拉菜单选择永久、长期、短期、10年、15年、30年。（2）密级：有保密要求时，按要求进入选择，系统默认为内部。（2）正题名：一般情况下，按照原文题名录入，如原文没有题名或者题名不完整时，需要专兼职档案人员另拟提名，并在该题名前后加 。（2）副题名：原文件94、有此项时录入，没有时则不录入。附注：针对此文件需要特别说明的内容录入在此项。（11）第一责任者：文件落款单位名称，有几个单位时，名称之间加空格。（12）页数：页数总和（包含文件阅办单、草稿等）。（13）时间：指文件的落款时间，八位数字组成（格式XX0101）（13）归档单位：处（室）、中心、学院（系）等归档单位的名称。注意不是文件的落款单位。请注意区分。（14）文号、图号：文件的行文编号，如校办发（2006）7号。统一用圆括号。（15）输入员：输入人员姓名全称。（16）全文、图像等项稍后电子档案上传一节做详细讲解。修改：（1）输入窗口做相应修改，修改完成后点击保存按钮。（2）我们在输入了一定数95、量档案以后，需要修改怎么办？首先要进入要修改的文件信息所在的档案表打开。打开档案表后，在档案表内找到需要修改的档案信息，点击目录列表后的编辑按钮，在弹出的编辑页面修改档案信息保存即可。（3）还有一种批量修改是针对具体的档案录入项目而言，如实体分类号、题名、密级、保管期限、案卷号、件号等该功能在辅助组卷功能一节有详细讲解。3.电子档案上传档案目录录入完成如果有电子档案需要上传，通过目录后边的全文、图像、媒体上传按钮上传电子档案。一般文档文件选择全文上传、图像文件选择图像上传、音视频文件选择媒体上传。电子档案的上传按照文件的多少分为两种上传途径，单个电子档案用上图下部红色框中的浏览上传方式，点击右96、侧的“浏览”按钮，用户可以查找本地计算机以及局域网上所要上载的电子档案，其他选项建议与上图示例中设置保持一致。多个电子档案上传可选择上图中间红框中的“电子文件上传”，计算机首次使用该功能会提示安装一个插件（见上图），点击同意安装过几秒钟会弹出窗口图下图所示左侧浏览本地硬盘及文件夹，右侧为当前文件夹下详细文件列表，鼠标下拉多选或者Ctrl+鼠标左键多选，其他设置建议与示例保持一致，点击“上传”按钮完成。4.档案目录打印打印操作首先需要选择打印的记录，即打印的范围；然后选择打印目录的模版，即打印出的样式。系统支持以下几种入口确定打印的范围：打印当前类目、打印所有类目、打印检索结果、打印队列；打印当97、前类目与打印所有类目：这是基于三级类目来确定的打印范围。数据在录入时，已经预先按照三级树型类目的方式分类，如果要打印某个类目下的文件，可以先选择这个类目，然后点击“打印当前类目”，如果要打印真个表的文件，可以直接点击“打印所有类目”。如下图红线所示：打印检索结果当要打印的内容横跨多个类目的时候，一般采用先在表内检索出需要打印的内容，而后打印检索结果。打印目录模版的选择及具体设置点击上面提到的打印按钮，就会出现下面的窗口，如左图。从右图中可以看到目录打印里新增了导出到Excel功能。该功能可以将数据导出到Excel表,其特点是不需要安装打印插件，但是客户端计算机需要安装Excel.选择好需要导出98、的案卷文件以后,即选择一个模板,例如下图选择了案卷目录,点击导出到Excel按扭,导出之后的格式如下面截图所示:自定义打印目录：在自定义打印目录中是用户自己定制的一些打印模版，如右图里边这些打印目录都是我们系统提供的，这些打印模版都是根据国家标准定制的模版。自定义打印选项：自定义打印选项中的设置都可以在“系统设置”中“打印模版管理”中每个模版里设置好，这样以后打印的时自定义打印设置里都不要做设置。“选择打印范围”中设置的是打印的范围，可根据打印的要求设置。“包含序号栏”中设置的是打印目录中第一栏是否显示序号，系统中一般默认的都不包含序号，要显示的话选择“是”。如下图默认打印目录：默认打印目录中99、是我们系统提供的打印目录，这些目录是根据国家标准设置的，用户不能进行修改。打印设置选项：打印选项中设置的是页面设置中的左右边距等其它设置，转换页次这块是在打印文件时用到，一般情况下用户在输入文件时输入的时候再“页数”一栏输的是文件的实际页数而不是文件的页码，在打印的时候选择这一功能可以将输入的页数转换为文件的页码，打印页面设置中设置的是打印中的行高、左右边距等等如下图打印插件的安装：按照上面的步骤设置完成后点击“打印预览”，如果是第一次在你的计算机运行南大之星打印则会出如下图界面点击“安装ActiveX控件”出现如下图提示点击“安装”完成后自动根据打印模版的设置出现打印目录5.档案目录辅助组卷100、辅助组卷：如右图点击辅助组卷按钮就可以显示出辅助组卷中的内容。用户可以将需要归入一卷（盒）的文件选中，然后在操作界面内的实体分类号输入框中输入相应的实体分类号，在盒/案卷号输入框中输入相应的案卷（盒）号，点击提交按钮，则系统会自动将所选中的文件归入指定的案卷（盒）中。若想把几条记录的实体分类号改成jx11，案卷号改为1，直接键入提交即可。两项务必同时输入，如下图图。数据批量修改及数据批量替换：批量修改是针对具体的档案著录项目而言的，如实体分类号、题名、密级、保管期等进行批量修改。该功能为批量数据修改提供了一个便捷的途径。若为指定的几条记录修改密级为“秘密”，则还是先选中要修改的文件，后在下拉框101、中选择密级，再键入“秘密”，点击修改,出现确认提示，如果继续执行，点“确定”即可。如下图：以上是整个字段的内容被真个替换，还可以实现一个字段的内容被部分替换。注：在批量数据修改中有一样比较特别，即批量修改“文件件号”，在下拉框中成为蓝色。它不是将文件件号修改成什么，而是将文件件号批量加几或减几，需要在“修改为”框中填入正数（加）或负数（减），点击“修改”后系统将所选择记录批量加几或减几。这项功能适用于卷内文件插号时，可以先将所选择记录批量加几或减几留出位子，然后插入文件。6.档案检索表内检索：在用户打开某一个档案表后，利用该查询接口，用户可以对该档案表中的案卷和档案进行查询。 该查询方式有多种102、：如下左图。此外用户还可以根据需要对查询范围进行进一步的限制，实现多次检索。如下图综合检索：就是对系统内所有表进行查询，它可以提供给所有用户使用。该查询接口的查询范围比较宽，用户可以查询所有他本人创建的档案表以及所有被授予访问权限的档案表。用户只要输入所要查询的关键词，点击查询按钮，系统就自动开始搜索包含该关键词的案卷和文件。任意关键词查询将关键词与所有字段进行匹配，包括题名、责任者、密级、时间、实体分类号、案卷号、全文、附注、主题词等，只要其中含有用户所输入的关键词，系统就会自动将其归入查询结果中。另外用户还可以用多个关键词，以提高搜索精度。如用户要查询一个关于校庆的通知，只要输入关键词：校103、庆和通知即可，不同的关键词用空格隔开，查询结果将是分别使用这些关键词查询所得结果的交集。点击“选择档案表”的按钮后出现的界面中列举了数据库中的所有表，以供用户选择查询范围。例如：要查询2003年有关题名中包含关键字“卡片”的档案，即可以在查询条件中输入“2003 卡片”，选择所要查询的表（如果不确定所要查询的内容在哪个表中，即在整个数据库中查询，请点击“全选”），然后点击“搜索”，就会出现查询结果。查询结果显示如下图。查询结果将自动按照档案所属档案表归类。点击查询出来的某条记录的题名，就可以看到此条记录的详细信息。例如：点击第5条记录的题名，显示的界面如下图 ，界面中显示了各个著录项的信息，界104、面的下半部分为全文内容。 档案馆2016年3月1日XX科技大学研究生学位档案整理规范一、初步整理1将准备归档的研究生学位材料按博士研究生、硕士研究生两类分开。2硕士研究生学位档案材料按培养研究生的不同类型分开按全日制专业学位硕士、在职攻读硕士学位、学术型硕士等三种研究生类别，将学位材料分别集中。3将每位研究生的学位材料集中放置于一个文件袋内或用大夹子夹在一起。二、下载学位档案目录从档案馆网站（）下载博士研究生学位档案目录（附件1）、全日制专业学位硕士研究生学位档案目录（附件2）、在职攻读硕士学位研究生学位档案目录（附件3）、学术型硕士研究生学位档案目录（附件4）、卷内备考表（附件5）、研究生学105、位档案封面（附件6）。需根据研究生的不同类型选用相应的学位档案目录。三、案卷整理案卷是指档案的整理单位。研究生学位材料要求以案卷为单位整理归档。所有应归档材料按照研究生培养环节的先后时间顺序依次排列，即按照招生、培养、学位论文答辩、毕业与学位授予、其它等5个环节的先后顺序集中排列。每位研究生的学位材料实行一人两册集中整理。论文一般成本成册，附于案卷最后，并单独存放。案卷整理步骤：（一）检查卷内文件是否符合归档要求归档材料整理的质量要求是：一是文件材料要齐全完整；二是装订前必须对不符合质量要求的归档文件材料进行必要的修整。文件修补要最大限度地保护原貌为原则。三是使用的书写材料、纸张、装订材料必须106、符合档案保护要求。1对照下载的学位档案目录，检查该份学位材料是否缺失某项材料（学位论文项除外）。如果缺失，及时补充，无法补充时，请在学位档案目录中的备注栏内说明原因。2学位档案材料的相应位置必须粘贴照片，不能有空缺。照片是研究生本人各种表格材料中的重要组成部分，应该齐全完整。照片在粘贴过程中有的使用双面胶或者固体胶，档案保存时间长，会自然脱落。因此要求用高粘度合成胶水粘贴严实、平整牢固。3学位档案材料中有关栏目必须有相应签字及单位盖章。具体栏目为：成绩单；学院推荐意见；答辩委员会审核意见；学院分学位评定委员会审核意见；校学位评定委员会决议； 毕业研究生登记表。4修整材料公文格式规范要求，（左白107、边）用纸订口为2.8cm，要求左侧装订，不掉页。学位档案材料中，如果有部分材料左边距太窄，并且无法装订的，装订后无法阅读和利用的，就必须加贴护边，防止文字内容被装订线遮盖。如个别表格，左白边要用A4纸规格长度贴边和修整，易于装订。5书写材料要求学位材料应使用碳素、蓝黑墨水等符合档案保护要求的书写材料，严禁使用铅笔、圆珠笔，红色、纯蓝色墨水和喷墨打印、传真等不耐久材料归档。如果出现以上情况，对原材料要进行复印，替代不符合要求的应归档的材料。（二）卷内文件排列按照不同类型研究生学位档案目录中的顺序，对每一位研究生的学位材料进行认真排序，不能前后顺序颠倒，放错内容。（三）拆钉去除文件材料上易锈蚀的金108、属物，如订书钉、曲别针、大头针等装订用品，容易被氧化和腐蚀，对档案构成潜在危害，装订时需要拆钉器去除这些金属物，以避免文件纸张在长期保管过程中受到金属钉锈蚀，破坏文件的原貌。对于装订成册的刊物，由于金属装订物已严密封装在其中，拆钉会严重损害原貌，可不再拆钉重装。如学位论文。（四）装订装订就是以案卷为单位将所有学位材料固定在一起的过程，其作用是固定文件页次，防止文件材料张页丢失和散落，便于归档后保管和利用。去除材料上的金属物后，用线绳重新装订。1装订顺序按照案卷归档要求规范，排列顺序依次为：学位档案封面学位档案目录学位档案材料卷内备考表封底。2用纸规格要求对超大纸张要进行折叠，如A3、8开纸幅面109、需要对折，注意正面朝内，折叠好后打页码，页码就不会被遮挡或漏打。页码也只按1页计算。3装订方法三孔一线装订，即8字装订法。4对齐方式装订前应按一定方式对齐，装订位置通常在文件的左侧。装订时，左侧、下侧对齐装订。5装订步骤首先用大夹子固定好文件材料，其次是用铅笔确定打孔位置，用小电钻打三个小孔，最后用线绳统一装订。要求不掉页，无缺损。6打孔位置的确定距离订口（左白边）1厘米，上下钉位眼位置距版面上下各9厘米，中间钉眼位置居中。7学位材料制作过程中一定要留足装订线位置，审核材料时要把好验收关。（五）编写页码用打号机编写页码。使用打号机编号时，每卷均从“001”开始连续编号，打码均采用3位数，连续编110、号。卷内文件有文字内容的页面都要进行打码，单面书写的打在右下角，双面书写的双面均打码，正面打在右下角，背面打在左下角，两页页码之间误差不超过0.4厘米。注意问题：1编写页码时不要漏页，如果漏编部分页面，则需对错误页码涂改后重新编写；2封面、卷内文件目录、卷内备考表不计入页数内、不打码；3学位论文不需要打页码。（六）填写学位档案目录中的页码填写学位档案目录每项材料的起止页码。学位论文页码不需填写。（七）填写卷内备考表卷内备考表是该卷档案的备注说明，必填的项目一般是本卷的页数、立卷（归档）人、审核人、归档日期等。除必填项目外，对该卷档案的归档情况说明有时是非常重要的，如档案缺损情况。每卷学位档案之111、后均需附加1张卷内备考表。如无特殊说明，备考表下方的立卷人、审核人项分别由各学院的归档人员和学院分管领导签字，并填写归档时间。（八）填写研究生学位档案封面填写学位档案封面，内容包括学院名称、研究生姓名、学科专业名称、学位级别、形成时间、保管期限、形成单位等信息。四、档案移交各学院将研究生学位档案材料按照规范要求整理完毕后，认真填写研究生学位档案案卷移交登记表（附件7）和研究生学位档案案卷移交目录（附件8），并到档案馆办理移交手续。移交目录一式两份，双方签字并各持一份备查。附件：1.博士研究生学位档案目录2.全日制专业学位硕士研究生学位档案目录3.在职攻读硕士学位研究生学位档案目录4.学术型硕士112、研究生学位档案目录5.卷内备考表6.研究生学位档案封面7.研究生学位档案案卷移交登记表8.研究生学位档案案卷移交目录档案馆 研究生院XX年2月26日附件1：档号： 8-201 -JX12-1- 博士研究生学位档案目录类别序号材料名称份数页码备 注招生1报考登记表(原件或复印件加盖公章)1份2复试情况一览表1份培养3开题报告1份4研究生校外合作导师审批表（个别学生）1份5研究生更换导师审批表（个别学生）1份6研究生联合培养审批表（个别学生）1份学位论文答辩 7预答辩意见书1份8学位论文检测报告单及导师对检测结果的说明和承诺1份9研究生发表论文导师审批表（每篇论文）1份10研究生对论文的自我评价1113、份11研究生指导教师对论文的学术评语（含个别学生校外合作导师）每导师1份12学位论文专家评阅意见书3份13研究生学位论文答辩表决票5或7份14学位论文答辩表决票汇总单1份15答辩记录1份毕业与学位授予16入学、培养、答辩及学位授予档案记录卡1份17毕业研究生登记表1份18研究生学位论文保密申请表（个别学生）1份19学位证书复印件1份20符合答辩资格的学术研究论文、获奖证书或专利的复印件1份21学位论文（纸质）1份其它22附件2：档号： 8-201 -JX12-1- 全日制专业学位硕士研究生学位档案目录类别序号材料名称份数页码备注招生1报考登记表(原件或复印件加盖公章)1份 2复试情况一览表1份114、培养3开题报告1份4研究生实践研究环节总结1份5研究生实践研究环节考核登记表1份6研究生校外合作导师审批表（个别学生）1份7研究生更换导师审批表（个别学生）1份8研究生联合培养审批表（个别学生）1份学位论文答辩 9学位论文检测报告单及导师对检测结果的说明和承诺1份10研究生发表论文导师审批表（每篇论文）1份11研究生对论文的自我评价1份12研究生指导教师对论文的学术评语（含个别学生校外合作导师）每导师1份13学位论文专家评阅意见书2或3份14研究生学位论文答辩表决票5或7份15学位论文答辩表决票汇总单1份16答辩记录1份毕业与学位授予17入学、培养、答辩及学位授予档案记录卡1份18毕业研究生登115、记表1份19研究生学位论文保密申请表（个别学生）1份20学位证书复印件1份21符合答辩资格的学术研究论文、获奖证书或专利的复印件1份22学位论文（纸质）1份其它23附件3：档号： 8- 201 JX12-1- 在职攻读硕士学位研究生学位档案目录类别选择：农业推广 风景园林 兽医 工程 工商管理 金融 社会工作 林业 中药学 公共管理 高校教师 中职教师 类别序号材料名称份数页码备注招生1报考登记表(原件或复印件加盖公章)1份2复试情况一览表1份培养3课程考试试卷所有4开题报告1份5研究生校外合作导师审批表（个别学生）1份6研究生更换导师审批表（个别学生）1份7研究生联合培养审批表（个别学生）1116、份学位论文答辩 8学位论文检测报告单及导师对检测结果的说明和承诺1份9研究生发表论文导师审批表（每篇论文）1份10研究生对论文的自我评价1份11研究生指导教师对论文的学术评语（含个别学生校外合作导师）每导师1份12学位论文专家评阅意见书2或3份13研究生学位论文答辩表决票5或7份14学位论文答辩表决票汇总单1份15答辩记录1份毕业与学位授予16入学、培养、答辩及学位授予档案记录卡1份17研究生学位论文保密申请表（个别学生）1份18学位证书复印件1份19符合答辩资格的学术研究论文、获奖证书或专利的复印件1份20学位论文（纸质）1份其它21附件4：档号： 8- 201 -JX12-1- 学术型硕士117、研究生学位档案目录类别序号材料名称份数页码备注招生1报考登记表(原件或复印件加盖公章)1份2复试情况一览表1份培养3开题报告1份4研究生校外合作导师审批表（个别学生）1份5研究生更换导师审批表（个别学生）1份6研究生联合培养审批表（个别学生）1份学位论文答辩 7学位论文检测报告单及导师对检测结果的说明和承诺1份8研究生发表论文导师审批表（每篇论文）1份9研究生对论文的自我评价1份10研究生指导教师对论文的学术评语（含个别学生校外合作导师）每导师1份11学位论文专家评阅意见书2或3份12研究生学位论文答辩表决票5或7份13学位论文答辩表决票汇总单1份14答辩记录1份毕业与学位授予15入学、培养、118、答辩及学位授予档案记录卡1份16毕业研究生登记表1份17研究生学位论文保密申请表（个别学生）1份18学位证书复印件1份19符合答辩资格的学术研究论文、获奖证书或专利的复印件1份20学位论文（纸质）1份其它2122附件5： 卷内备考表归档情况说明：立 卷 人： 年 月 日审 核 人： 年 月 日附件6档号：8 - 201 -JX12 - 1 - XX科技大学学位档案学院名称 研究生名称 学科、专业 学位级别 形成日期 保管期限 永久 形成单位 研究生院 附件7XX科技大学研究生学位档案案卷移交登记表今有 学院向档案馆移交 届研究生学位档案材料，共计 卷（人）。其中博士 卷（人）、硕士 卷（人）。119、详细内容见移交目录。移交单位（公章）： 接收单位（公章）： 移交人： 接收人： 移交时间： 年 月 日注：本目录一式两份， 与档案馆各存一份。88附件8 XX科技大学研究生学位档案案卷移交目录（样表）序号案卷名称责任者起止时间页数保管期限备注1农学院XX届作物遗传育种专业王*博士学位档案农学院2012.09XX.07105永久样表备注：1、表格字号：11号宋体字，excel表格；2、案卷名称：学院+届次+专业+学生姓名+学位层次+学位档案；3、责任者：学院名称；4、起止时间：年份用4位，月份用2位阿拉伯数字，如2012.09XX.07；5、页数：案卷总页数；6、保管期限：永久。XX科技大学本科120、生学籍档案管理规范一、归档要求1各学院严格按照本科毕业生学籍档案整理规范要求（见附件1），以“卷”为单位集中整理。案卷统一要求 “线装+胶装”成册（本）。每卷档案必须编制页码。2. 每卷学籍档案严格按照学院专业班级学号先后顺序依次排列。同一专业集中装订成一卷或多卷，并编制案卷封面（A3）（见附件2）。3每卷学籍档案内容包括外封面、内封面、毕业像片卡、学位像片卡、学籍卡等信息。（见附件3）.毕业像片、学位像片排列顺序必须和学籍卡中的姓名、学号排列顺序一致，不能前后颠倒、不能遗漏。姓名和学号书写认真，不能潦草。.毕业像片卡中，当年未毕业或结业的学生，不需要粘贴像片，学籍卡也不必装订归档。但必须在像121、片位置注明延长学制、转学、退学等情况。6学位像片卡中，当年未授予学位的学生不需要粘贴像片，并在像片位置中注明“未授予学位”字样。如果正常毕业，但未授予学位时，学籍卡必须归档。 7毕业像卡片、学位像卡片、学籍卡必须加盖学院公章、教学院长和教学秘书签字盖章。签字盖章时，要求字迹清楚、内容齐全完整。二、归档验收和移交1各学院将学籍档案整理完毕后，要认真填写XX科技大学学籍档案移交登记表（见附件4）。并在规定时间内将纸质档案移交档案馆。档案移交时，双方签字确认。2档案馆工作人员按照归档要求进行验收，对不符合规范要求的需重新整理，待验收合格后方可办理正式移交手续。附件1：本科毕业生学籍档案整理规范要求附122、件2：本科毕业生学籍档案封面附件3：本科毕业生学籍档案案卷内容要求附件4：本科毕业生学籍档案移交登记表档案馆教务处 2016年10月11日附件1本科毕业生学籍档案整理规范要求1归档材料要求齐全完整、内容真实可靠、签字盖章手续完备、字迹书写工整、规范、清晰。2教务系统自动生成的纸质版学籍卡需要设置合理的边距。页码边距为：上下 2.54厘米； 左右 3.18厘米。3学籍档案必须线装+胶装成册（本），符合档案永久保管要求。装订时，必须先打钉或线装，然后再胶装。防止张页散开或自然脱落。同时必须在每卷材料的右下角用打号机或钢笔编制页码。4学籍档案要求左侧装订，封面采用A3蓝色羊皮纸。每个专业分为册或多册123、，每册（本）不超过100页。即最多3个班为册（本）。5毕业像片、学位像片排列顺序必须和学籍卡中的姓名、学号排列顺序前后一致。6粘贴毕业生像片、学位像片时，必须用胶水粘贴牢固，防止自然脱落。禁止使用双面胶带粘贴像片。附件2档号：8-201 -JX13 -1 - 201 届 学院本科毕业生学籍卡（ 专业）教务处二O一 年十一月附件3本科毕业生学籍档案案卷内容要求1外封皮（A3，160克蓝色羊皮纸），封面要注明年度、学院、专业等信息。按照1班、2班n班的先后顺序依次排列2内封皮（A3，白色打印纸），封面内容同外封皮。3毕业像片卡（按学号排序，未毕业的学生像片处空白）4学位像片卡（按学号排序，且顺序与124、毕业像片卡顺序一致，未获学位的学生像片处空白）5学籍卡片（排列先后顺序与毕业像片卡顺序一致）附件4XX科技大学本科毕业生学籍档案案卷移交登记表今有 学院向档案馆移交 届本科毕业生学籍档案材料，共计 卷（册）。移交单位（公章）： 接收单位（公章）： 移交人： 接收人： 移交时间： 年 月 日XX科技大学档案移交归档制度为加强档案馆各门类档案移交工作的制度化、程序化、规范化，特制定以下规定：1学校各归档部门兼职档案员按规定时间向档案馆移交档案，并办理移交手续。见XX科技大学档案移交接收登记表（附件1）和档案移交接收清单（附件2）。档案移交时，交接双方应根据档案移交接收清单或归档文件目录逐卷（册、件125、）清点核对，并在档案移交接收登记表上履行签字、盖章等手续。归档时间要求见XX科技大学档案管理办法第十七条有关规定。2档案馆各业务指导人员，应按照档案整理规范要求及时向保管利用室移交整理完毕的档案。3各门类、载体的档案经过系统整理、入库上架完毕后，档案馆业务指导人员应办理正式移交手续。见XX科技大学档案交接单（附件3）。档案交接单一式三份，双方各执一份，存档一份。4档案馆业务指导人员一般于每年12月底前，集中完成各门类档案向保管利用室的移交工作。同时移交当年度各门类档案“南大之星”管理系统数据信息。5移交人负责完成归档文件目录（A4纸竖排）和案卷目录（A4纸横排）纸质目录的打印和装订工作，一式二126、份。目录柜保存一套，库房保存一套。各门类档案目录一般按年度分开装订，不能混年。档案目录及封面格式样表见附件4、附件5、附件6、附件7。6档案移交入库时，双方应根据目录认真核对、逐份清查。要求目录内容与档案实体一一对应。7库房排架时一般按照年度机构（问题）保管期限的方案，统一从左到右、从上到下“S”型上架排列。8凡接收入库的档案，库房管理人员应及时登记，做好XX科技大学年度各门类档案入库统计台帐（附件8）、档案导卡制作、档案柜标识工作。9移交入库工作办理完毕后，经双方签字确认后，监交人方可签字。10移交过程中形成的各种档案接收登记表、档案接收清单、档案交接单等由接收人收集齐全后，统一移交档案馆办127、公室集中归档。11档案工作人员因特殊原因或工作需要调动工作时，必须在办理完档案移交手续后，方可调离岗位，以免造成丢失档案问题。 档案馆二一四年六月十八日附件1XX科技大学档案材料移交登记表今有 （部门）向档案馆移交 年度 材料，共计 卷 件。其中永久 卷（件）、长期 卷（件）、短期 卷（件）。详细目录见清单。移交单位（公章）： 接收单位（公章）： 移交人： 接收人： 移交时间： 年 月 日注：本清单一式两份， 与档案馆各存一份。103附件2XX科技大学_类档案移交清单移交人：移交时间序号案卷（文件）题名保管期限备注永久长期短期附件3XX科技大学档案交接单档案名称（用汉字）档案代码（用拼音简称）128、归档年度 期限卷（件）/盒永 久长 期短 期合计文件级件/ 盒件/ 盒件/ 盒件/ 盒案卷级卷/ 盒卷/ 盒卷/ 盒卷/ 盒情况说明（内容较多，可另附页说明）移交人： 年 月 日接收意见接收人 年 月 日监督交接人：年 月 日备注： 1.各门类档案分开表格填写，不能合并；2.此表要求计算机打印，不能有涂改；3.此表一式三份，存档备案一份，移交人和接收人各执一份。附件4归档文件目录 全宗名称 XX科技大学 年 度 2010 保管期限 永久、长期、短期 机 构 基建综合（JJ11） 附件5基建档案案卷目录全宗名称 XX科技大学 年 度 2010 保管期限 永久 门 类 基建项目（JJ12） 附件6129、XX科技大学归档文件目录8-2012-JJ11-1件号责任者文号题名日期页数盒号1XX科技大学校基字2012133号关于报送XX科技大学南校区文科楼项目可行性研究报告的函20120425100第1盒附件7 XX科技大学基建档案案卷目录（样表）档号案卷题名责任者（编制单位）起止日期页数保管期限盒号8-2011-JJ12-01-1XX科技大学葡萄酒学院苗木基地水源井及配套工程系统改造技术资料杨凌天海水电工贸有限公司2008.03182011.12.283永久第1盒附件8XX科技大学_年度各门类档案入库统计台帐序号门类档案名称保管期限小计备注永久长期短期1党群DQ卷卷卷卷件件件件盒盒盒盒2行政XZ卷130、卷卷卷件件件件盒盒盒盒3教学JX卷卷卷卷件件件件盒盒盒盒4科研KY卷卷卷卷件件件件盒盒盒盒5基建JJ卷卷卷卷件件件件盒盒盒盒6设备SB卷卷卷卷件件件件盒盒盒盒7产品CP卷卷卷卷件件件件盒盒盒盒8出版CB卷卷卷卷件件件件盒盒盒盒9外事WS卷卷卷卷件件件件盒盒盒盒10财会CK卷卷卷卷件件件件盒盒盒盒11声像SX卷卷卷卷件件件件盒盒盒盒12人物RW卷卷卷卷件件件件盒盒盒盒13实物SW卷卷卷卷件件件件盒盒盒盒14资料ZL卷卷卷卷件件件件盒盒盒盒XX科技大学档案馆综合档案利用办法为了有效地利用和保护档案，更好地为学校教学、科研、管理工作服务，为社会服务，根据中华人民共和国档案法、陕西省档案管理条例、高等131、学校档案管理办法的有关规定，结合我校的实际情况，制定本办法。第一条 档案馆馆藏档案利用方式为查阅、借阅、摘录、复制、函调、学历认证等。档案馆根据利用者的利用权限和需要，负责提供、介绍相应的检索工具并指导利用者使用其查找、利用档案，解答有关问题。第二条 我校工作人员因公查阅其所在单位业务范围内的档案，可持本单位介绍信，直接到档案馆查档室办理查阅手续；若需查阅非主管业务部门的档案，须经该业务主管部门的批准。第三条 校内、外人员因私查阅档案馆保存的相关档案，必须持本人合法的证件到档案馆查档室办理查档审查手续后，方可查阅。第四条 个人查阅有关本人或他人政治历史问题、处分、处理的档案，一般不予接待；外国132、人查阅本馆对外开放的档案、资料时，除持接待单位和省外办的介绍信外，还须经档案馆馆长审批，方可查阅。第五条 凡查阅党委全委会、常委会、校务会、校长办公会会议纪录，须有查阅人单位负责人签署意见的书面申请，校办秘书查阅需经校办主任同意，其它部门查阅需报请党委书记、校长同意后，限定性地阅读有关内容。查阅标有密级的档案、超越原文件规定的阅读范围的档案，应由调阅人持单位负责人签字并加盖公章的介绍信，经档案馆馆长审批后，方可查阅。第六条 凡查阅科研课题档案，课题组人员可持课题组负责人签署意见并加盖单位公章的介绍信直接查阅。本校其他人员和外单位查阅时，须经课题组负责人签署意见，科研处负责人签署同意后，方能查阅133、。第七条 借阅名人档案，必须经档案馆馆长审批，必要时须经本人同意，方能借阅。第八条 对所利用的档案需要摘录、复印、拍照、出具证明时，须经档案馆批准。所摘录、复制的材料必须忠实于原件，并经接待人员核对无误加盖印章后方可使用。对纸质已发脆或珍贵档案、资料，一律不予复印。第九条 馆藏档案、资料严格控制外借。校内单位因特殊情况需外借档案、资料时，应向接待人员出具署有单位负责人签字的书面申请，经档案馆馆长批准后再办理借阅手续，用完及时归还。借阅期限一般不得超过一周，对确需续借者，应重新办理借阅手续。严禁借阅者将档案、资料转借他人或带到公共场所。第十条 利用者查阅档案时不得吸烟；利用者必须爱护档案、资料，134、严禁污染、涂改、圈点、抽页、调换及私自拆卷、带出阅览室；未经档案馆工作人员同意，利用者之间不得擅自互换案卷阅览。阅、借档案造成丢失、损毁等损失的，视情节轻重，对个人处以500-3000元的罚款，对单位并处3000-10000元的罚款。除罚款外，责令赔偿损失，情节严重的，依据中华人民共和国档案法追究刑事责任。第十一条 利用者归还查、借阅的档案、资料时，必须由利用者和接待人员当面进行清点、检查，并履行注销手续。第十二条 利用档案、资料的单位和个人，需要全文公布或汇编出版档案馆所藏档案、资料（包括已开放的档案、资料），事先应征得档案馆同意，双方签订出版合同。如单方面擅自公布或汇编出版档案馆所藏档案、资料，档案馆将依照中华人民共和国档案法追究责任。第十三条 凡向档案馆捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见。档案馆将维护他们的合法利益。第十四条 利用结束后，利用者应如实填写档案利用效果登记表，留档案馆存查。档案馆XX年5月20日