1、大学档案工作管理制度（借阅移交、归档等）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录1、中华人民共和国档案法（1）2、中华人民共和国档案法实施办法（5）3、高等学校档案实体分类法（10）4、高等学校档案工作规范(节选)（17）5、归档文件整理规则（24）6、大学档案馆职责（27）7、大学档案馆工作人员守则（28）8 、大学档案馆档案借阅制度（29）9 、大学档案馆档案保密制度（30）10、大学档案馆档案安全管理制度（31）11、大学档案馆档案鉴定销毁制度（32）12、大学档案馆档案接收移交制度（33）13、大学档案馆文书档2、案归档制度（34）14、大学档案馆文书档案保管期限表（36）15、大学档案馆档案统计制度（39）16、大学档案馆教学档案管理条例（40）17、大学档案馆科研档案管理条例（45）18、大学档案馆财会档案管理条例（51）19、大学档案馆基建档案管理条例（55）20、大学档案馆人事档案管理条例（62）21、大学档案馆学生档案管理条例（67）22、大学档案馆声像档案管理条例（69）23、大学校内各立档单位文件管理类（75）(1) 党委办公室（75）(2) 纪委、监察处（75）(3) 组织部（76）(4) 统战部（76）(5) 宣传部（77）(6) 工会（77）(7) 离退办（78）(8) 团委（78）3、(9) 校长办公室（78）(10)事业发展处(高教研究所)（79）(11)校董会办公室（79）(12)人事处（79）(13)国际合作处（80）(14)学生处（81）(15)教务处（81）(16)研究生处、学位办（82）(17)科技处（83）(18)保卫处（83）(19)审计处（84）(20)财务处（84）(21)国资与后勤管理处（84）(22)基建规划处（85）(23)房产处（85）(24)产业处（86）(25)学报编辑部（86）(26)图书馆（86）(27)档案馆（86）(28)各学院（87）(29)体育部（87）(30)网络学院（87）(31)技术工程学院（87）(32)继续教育学院（884、）(33)金属材料国家重点实验室（89）(34)后勤集团总公司（89）(35)校医院（89）(36)附属中学（89）(37)机械工厂（90）中华人民共和国档案法第一章 总 则第一条 为了加强对档案的管理和收集、整作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把5、档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。第二章档案机构及其职责第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。第七条机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机6、构的档案工作实行监督和指导。第八条中央和县级以上地方各级种类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。第九条档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位和个人由各级人民政府给予奖励。第三章档案的管理第十条对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。第十一条机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。第十二条博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物7、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。第十三条各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。第十四条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。第十五条鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。第十六条集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者8、应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖； 向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。向国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。第十七条禁止出卖属于国家所有的档案。国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法山国家档案行政管理部门制定。档案复制件的交换、转让和出卖，按照国家规定办理。第十八条属于国家所有的档案和本法第十9、六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。第四章 档案的利用和公布第十九条国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、 科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制定，报国务院批准施行。档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。第二十条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以10、按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。第二十一条 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。第二十二条 属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家的有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。第二十三条 各级各类档案馆应当配备研究人11、员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。第五章法律责任第二十四条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的；(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；(六)违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；(七)明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成12、档案损失的；(八)档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的； 在利用档案馆的档案中，有前款第一项、第二项、第三项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失。 企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；有违法所得的，没收违法所得；并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。第二十五条携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款；并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门；构成犯罪的，依法追究刑事责任。 第六章附则第二十六条本法实施办法，由国家档13、案行政管理部门制定，报国务院批准后施行。第二十七条本法自1998年1月1日起施行。 中华人民共和国档案法实施办法第一章总则第一条根据中华人民共和国档案法 (以下简称档案法)的规定，制定本办法。第二条档案法第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。第三条各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。第四条国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本14、级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。第五条县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划，建立、健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需经费。 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。第六条有下列事迹之一的，由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励： (一)对档案的收集、整理、提供、利用做出显著成绩的； (二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的； (三)对档案学研究做出重要贡献的； (四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的； (五)同违15、反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。第二章 档案机构及其职责第七条国家档案局依照档案法第六条第一款的规定，履行下列职责： (一)根据有关法律、行政法规和国家有关方针、政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策； (二) 组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施； (三)对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查，依法查处档案违法行为； (四)对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作，中央级国家档案馆的工作，以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作，实施监督、16、指导； (五)组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训； (六)组织，开展档案工作的国际交流活动。第八条县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照档案法第六条第二款的规定，履行下列职责： (一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策； (二)制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施； (三)监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为； (四)组织，指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。第九条机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照档案法第七条的规定，履行下列职责： (一)贯彻执17、行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度； (二)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作； (三)统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案； (四)监督、指导所属机构的档案工作。 第十条中央和地方各级国家档案馆，是集中保存、管理档案的文化事业机构，依照档案法第八条的规定，承担下列工作任务： (一)收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案； (二)对所保存的档案严格按照规定整理和保管； (三)采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。 按照国家有关规定，经批准成立的其他各类档案馆，根据需要，可以承担前款规定的工作任务。 第十一18、条全国档案馆的设置原则和布局方案， 由国家档案局制定，报国务院批准后实施。第三章 档案的管理第十二条按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为已有或者拒绝归档。第十三条机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。 属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的19、县级国家档案馆移交。 经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。第十四条既是文物、图书资料又是档案的，档案馆可以与博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。第十五条各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施： (一)建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化； (二)配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害尘物的必要设施； (三)根据档案的不同等20、级，采取有效措施，加以保护和管理。 (四)根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管，根据需要，参照前款规定办理。第十六条档案法第十四条所称保密档案密级的变更和解密，依照中华人民共和国保守国家秘密法及其实施办法的规定办理。第十七条属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者可以向各级档案馆寄存、捐赠或者出卖。向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让或者赠送的，必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准；严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送。第十八条属于国家所有的档案，任何组21、织和个人都不得出卖。国有企业事业单位因资产转让需要转让有关档案的，按照国家有关规定办理。 各级各类档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织为了收集、交换中国散失在国外的档案、进行国际文化交流，以及适应经济建设、科学研究和科技成果推广等的需要，经国家档案局或者省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门依据职权审查批准，可以向国内外的单位或者个人赠送、交换、出卖档案的复制件第十九条各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。 各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的，必须经国家档案局审查批准。各级国家档案馆馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、个人所有以及22、其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件，各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行。第四章 档案的利用和公布第二十条各级国家档案馆保管的档案应当按照档案法的有关规定，分期分批地向社会开放，并同时公布开放档案的目录。档案开放的起始时间： (一)中华人民共和国成立以前的档案(包括清代和清代以前的档案； 民国时期的档案和革命历史档案)， 自本办法实施之日起向社会开放； (二)中华人民共和国成立以来形成的档案，自形成之日起满30年向社会开放；23、 (三)经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放。 前款所列档案中涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，以及其他虽自形成之日起己满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案，经上一级档案行政管理部门批准，可以延期向社会开放。第二十一条各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。第二十二条档案法所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。 中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用己开放的档案。 外国人或者外国组织利用中24、国己开放的档案，须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意。 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案，其他机关、团体、企业事业单位和组织以及中国公民需要利用的，须经档案保存单位的同意。 各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件。提供社会利用的档案，可以按照规定收取费用。收费标准由国家档案局会同国务院价格管理部门制定。第二十三条档案法第二十二条所称档案的公布，是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者25、部分原文，或者档案记载的特定内容： (一)通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表； (二)通过电台、电视台播放； (三)通过公众计算机信息网络传播； (四)在公开场合宣读、播放； (五)出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编； (六)公开出售、散发或者张贴档案复制件； (七)展览、公开陈列档案或者其复制品。第二十四条公布属于国家所有的档案，按照下列规定办理： (一)保存在档案馆的，由档案馆公布；必要时，应当征得档案形成单位同意或者报经档案形成单位的上级主管机关同意后公布； (二)保存在各单位档案机构的，由各单位公布；必要时，应当报经其上级主管机关同意后公布； (三)利用属于国家所有的档26、案的单位和个人，未经档案馆、档案保存单位同意或者前两项所列主管机关的授权或者批准，均无权公布档案； 属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案，其所有者向社会公布时，应当遵守国家有关保密的规定，不得损害国家的、社会的、集体的和其他公民的利益。第二十五条各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用，应当征得档案所有者同意。第二十六条利用、公布档案，不得违犯国家有关知识产权保护的法律规定。第五章 罚则第二十七条有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分： (一)将公布活动中形成的应27、当归档的文件、资料据为已有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的； (二)拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的； (三)违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的； (四)不按照国家规定开放档案的； (五)明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的； (六)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守的，造成档案损失的。第二十八条档案法第二十四条第二款、第三款规定的罚款数额，根据有关档案的价值和数量，对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上5000元以下。第二十九条违反档案法和本办法，造成档案损失的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门根据损失档案的价值28、，责令赔偿损失。第六章 附则第三十条中国人民解放军的档案工作，根据档案法和本办法确定的原则管理。第三十一条本办法自发布之日起施行。高等学校档案实体分类法第一章 编制说明一、编制目的 为了适应高等学校档案工作日益发展的需要，统一全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥高校档案的作用，更好地为学校工作和社会主义建设服务，特编制本法。 二、编制原则 本法的编制，以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践高于实践，把高等学校档案工作的历史、现状和发展前景结合29、起来，具有较强的思想性，科学性和适用性。 (一)体现思想性 档案工作是党性、政治性很强的工作。高等学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排，都必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。要坚持党的“个中心，两个基本点”的基本路线的原则精神，从实际出发，突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。 (二)符合科学性 本法规定的各项内容，既要实事求是，符合高等学校档案工作的实际，又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则在理论与实践的结合方面。有较强的科学性，力求有所发展，有所创新。 1、采用“高等学30、校档案”这一综合概念，以高等学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。 2、在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与中国档案分类法教育档案分类表 (即信息分类)体系的协调。 3、类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。 4、类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到高等学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从般到具体的原则划分。做到各类之间，各类相同级位之间的划分31、标准致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。 (三)重视适用性 本法采用多元、灵活的处理方法，在强大的原则统一的同时，照顾不同类型、规模、层次院校的特点。根据各校档案实际情况和发展水平，给各校在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度，留有较大的余地。 为了方便掌握使用，本法在类目名称、档号模式、标识符等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。 三、体系结构 本法由编制说明和主表两部分组成。 编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明，是使用本表的指南。 主表由类目、标识符号、注释等组成。 32、(一)一级类目的划分与标识 级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个级类目，其名称、标识符号和主要内容如下： DQ党群 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。 XZ行政 主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料。 JX教学 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。 KY科学研究 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。 CP产品生产与科技开发 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。 JJ基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设33、中形成的文件材料。 SB 仪器设备 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。 CB 出版 主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。 WS外事 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。 CK财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第个字母，如： “xz”即“xing zheng”(行政)的简称。（二）二级类目的设置和标识 二级类目是对级类目的细分，细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。设34、置的标准，在大的原则统情况下。各校可视具体情况对随机类目进行选择，例如：科学研究的二级类目，本法只规定按学科或专业或项目设置。具体到一个档案馆（室）如何选择，由各校自定，产品生产与科技开发基本建设、仪器设备的二级类目设置，亦依此办法处理。一经确定，不得随意变动。 二级类目的标识，采用“双位制” 如：“综合”为“1 1”，其余二级类目依次层累为1 2、 l 3、99， 但l 0、2 0等带“0”的数字不用。（三)三级类目的扩展和标识 在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，由各校根据需要和可能，自行决定是否扩展三级类目，其标识方法与符号和二级类目相同。 四、档号的编制 （一）档号： 是存取35、档案的代号，排架的依据。必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置。 (二)档号编制的原则： 必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。 （三）档号结构、模式和标识： 1、档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。 年度号由四位阿拉伯数字组成。 分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。少数扩展到三级类目者，还应把三级类目代号包括进去。分类号究竟包含几级类目，由各校自行掌握。比如：“党委会议记录”的分类号，由一级类目组成者为“DQ”，由二级类目组成36、者为“DQ11”；由三级类目组成者为“DQll”。 案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。 2、档号的模式。本法规定为： 年度号+分类号+案卷号 对于库藏有多个全宗的院校，原则上应在年度号前加全宗号。标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。 3、档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“”连结。例如：1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案，可标为：1990-JX14-23。 （四）档案的实体排架问题：从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。但编定档号37、前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。 本法规定的档号模式属分段开放型编号方法，各校在按档号排架时，可根据案卷数量、自身条件，既可按一级类目年代纵向排列，也可按年度类目横向排列。 五、关于实体分类中几个问题的处理 (一）关于声像载体档案 声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为高等学校档案的重要组成部分。随着现代科学技术的发展，电化教学的普及，管理自动化程度的提高，其数量越来越多，重要性越来越明显。 从当前高校声像载体档案归档的内容看，基本不超出十个一级类目的范围，故暂不将它与十个一38、级类目并列。但由于载体和幅面尺寸(类型)不同，保管要求不同，拟作特殊处理：按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为： 年度号+声像档案代号(sx)+载体代号(代码)+保管单位号 保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。例如：某中央领导同志1990年来校视察，照片册序号是23，录像带序号是102，则可分别标引为： 1990SX1123 1990SX13102 CB15 音像出版类档案中的声像载体材料，亦依此办法处理。 (二)关于教学类档案类目的划分 教学类档案是高校档案中数量最多的一部分。考虑到不同规模、类型学校的差异性，为保持其有机39、联系和便于管理、利用，在二级类目的设置上采用了二种分类方案，供各校根据实际情况选择。但一个学校只能选一种，并保持稳定。 （三）关于外事档案问题 外事档案有其特殊形成规律，而且内容涉及学校工作的各个方面，其他九个一级类目都包含有涉外内容，从维护档案的有机联系和查找利用方便考虑，将各种涉外文件材料集中起来，单独设立了“外事”一级类目。其中考虑到国际合作与会议、外国留学生工作的档案数量较多，价值和重要程度较高，有其特殊性，在二级类目中增设了“国际合作与会议”、“外国留学生工作”。 (四)关于纳入管理的人事档案的分类编号 按1991年4月2日中央组织部、国家档案局联合发布的组通字1991第1 3号文件40、，即关于印发的通知办理，本法不另作规定。 (五)关于人物档案、教师业务档案和其他特殊类型的档案的列类问题：由各校根据本法的上述原则、内容、方法自行决定。第二章 主表DQ 党群 11 党务综合 分党委、总支、直属支部综合材料入此。 12 纪检 13 组织 14 宣传教育 15统战 民主党派材料入此。 16 工会 妇女工作材料入此。 17 团委 学生社团材料入此。XZ行政 11行政综合 学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此。 12 人事 师资培养材料入此。 13监察审计 14武装保卫 15 总务 16 档案、图书、文博J X教学工作 11综合 学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料41、入此。 12学科与实验室建设专业设置入此。 13 招生 14学籍管理 学生奖惩材料入此。 15课堂教学与教学实践 16学位 17毕业生 毕业生信息反馈工作入此。 18 教材 注；此类二级类目的划分，也可以采用以下分类方法： 11 综合 12 研究生教育 13 全日制本、专科教育 14 成人教育KY科学研究 11综合 科研经费管理、学术活动材料入此。 12按学科或专业或项目设置类目CP产品生产与科技开发 11综合 12按产品种类或项目设置类目J J基本建设 11综合 12按单项工程设置类目SB 仪器设备 11综合 12按仪器设备种类或型号设置类目CB出版 11 综合 12 报纸 13 刊物 1 42、4 书稿 15 音像WS外事 11 综合 12 出国(境) 国际合作与会议材料入WS 1 4。 13 来校 外国留学生工作材料入WS15；国际合作与会议材料入WS14。 14 国际合作与会议 15 外国留学生工作CK财会 11 综合 12 会计报表 13 会计帐簿 14 会计凭证 15 工资清册 奖金、助学金入此。 注：“”代表随机符号 附： SX声像 12 照片 13 录音带 14 录像带 15 幻灯片 16 磁盘 17 影视胶片 18 缩微胶片 19 光盘高等学校档案工作规范(节选）(1993年11月16日国家教委发布，自1994年1月1日起施行)第二章 高等学校档案部门业务建设规范 1 43、引言 11 为了加强高等学校档案部门的业务建设，做到门类齐全，结构合理。管理科学，有效服务，必须实行目标管理，使档案工作各个环节规范化。提高管理水平，更有效地保护及利用档案，为学校和社会服务。根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和国家教委普通高等学校档案管理办法等法律、法规和规章制度制定本规范。 12 本规范为评估学校档案工作的重要依据之一。 13 本规范适用于高等学校档案部门。中等职业技术学校可参照执行。 2 高等学校档案工作的基本原则 21 高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料、均属高等学校档案。 2244、 高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作应是学校评估的重要内容之一。 23 高等学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 24 高等学校应严格实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。 25 高等学校应有一位校领导分管档案工作，各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专(兼)职档案干部具体承办。 26 高等学校要把档案工作列入学校计划，在人员、45、经费、库房、设备各方面给予保证。 27 高等学校档案工作要努力从经验管理转向科学管理，逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。 3 高等学校档案部门的任务 31 贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作。 32 制定本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。 33 负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。 34 开展档案的开放和利用工作。 35 参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。 36 参加档案工作协作，学术研究和交流活动。 37 培训全校专(兼)职档案工作人员。 38 开展档46、案宣传工作和利用者教育活动。 39 完成学校领导交办的其他任务。 4 高等学校档案部门的制度建设 41 综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则、规定。 42 立卷归档制度，包括校内各部门立卷要求，各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档办法。 43 档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。 44 档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。 45 档案的统计制度，包括统计时间、项目、内容、办法。 46 开放档案的利用制度，包括确定档案开放与控制使用的具体范围和开放档案的管理办法等。 47 未开放档案的利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准47、权限和管理办法等。 48 档案的鉴定制度，包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。 49 档案部门及下属科室负责人、全体人员的岗位责任制度，包括目标、职权、权限、任务、考核、奖惩措施等。 5 高等学校档案干部素质要求 51 高等学校档案部门应配备政治上可靠、具有高中以上(大部分应为大专以上)文化水平和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的档案干部。 52 高等学校档案干部要努力学习马克思列宁主义、毛泽东思想、坚持四项基本原则，执行党和国家方针政策，公正廉洁、严守党和国家机密。 53 高等学校档案干部要热爱档案专业，忠于职守，埋头苦干，全心全意为人民服务。 54 高等学校档案干部要认真学习档案专48、业知识，管理科学知识，还要学习自然科学、社会科学方面的知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。 55 各级领导应为档案干部提高政治、业务素质和经济待遇创造条件，关心他们的思想、工作、生活。档案干部应相对稳定，一般不要轻易调离档案部门。 6 档案的收集 6.1 收集的范围 611 学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料； 6111 高等学校档案实体分类法规定应归的档案：党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等十大类文件材料； 6112 反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料； 649、113 征集国外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料； 6114 校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管捐赠的方式处理。 612 建国前学校的各类档案。 613 并入学校的单位的档案。 614 上级决定由本馆(室)保管的撤销单位的档案。 62 立卷归档工作 621 部门、课题组立卷归档是高校档案工作的基本制度和基础，各部门必须分工明确，协同配合。 622 学校分管某个方面工作的校领导、各部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应的范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。 623 全校性、综合性的由党委办公室、校长办公室负责立卷归档；其余按职能部门分50、工负责相应门类的立卷归档。 624 立卷归档涉及多个部门的大类， 由一个或几个主要职能部门归口。其他部门可向它们集中或靠拢。 63 案卷的质量要求 631 各门类档案的质量要求，总的是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 632 卷内文件材料必须准确反映高等学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。 633 管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。 634专题性，成套51、性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段，结构，部件等分别组卷。具体请参阅各工作规范。 635 在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。 6351 确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断： 凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管； 凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管； 凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。 6352 对上级发来的文电、除少数直接针对本校，并52、要执行的重要文件应永久保管外，其余多数为长期、短期保管。 636 卷内文件要求文字材料在前、图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。 637 立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成套或单份装订，一般不超过200页；当问题单一，文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。 638 卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖有单位名称、档号件号的戳记，并逐项填写。 639 每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要53、随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。 6310 卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上，检查人应是立卷单位负责人。 6311 案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。 6312 要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起54、。装订用三孔一线，不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。 6313 除有特殊要求的外，档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。卷皮一般用250克以上较厚的牛皮纸制成的全封闭式，规格为300毫米220毫米，厚度由各校自定，一般为10、15、20、30、40、50、60毫米或自定；表格用纸为260毫米185毫米、卡片为125毫米75毫米，用70克以上的白色书写纸。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准。 64 归档时间和手续 641 党政部门和能按年度归档的部门应在次年六月底以前归档。 642 教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。 643 科研、基建项目和专题性、成套55、性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。 644 随时接收上级规定应接收的档案。 645 接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。 7 档案的整理 71 划分全宗 711 档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。 712 建国前档案有两个以上全宗的，按全宗分别整理。 713 建国后各校形成的包括各门类和载体的档案，全宗名称不因学校名称变动而改变。 72 档案的分类、编号、排架 721 档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷分别归类编号。有检索分类号和实体分类号(档号56、)。 722 检索分类是按专题、类别、系统揭示档案内容，属大范围组织检索工具的分类，其编号按中国档案分类法教育档案分类表确定。 723 实体分类是以全宗为单位按档案产生的领域范畴，综合记述的内容性质，对库存档案整理、编号，排架组织馆藏。 724 档案实体按档号顺序排架。档号一般是各类档案的最下位类目顺序编码。年度为自然年度或教学年度，按各类规范要求确定。 725 档案分类、编号、排架，一经确定，不可随意变动。 73 档案检索工具的编制 731 案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。 732 从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具：档案馆(室)指南、全宗介绍、57、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引，有条件的学校，还应按档案著录规则要求编制人物卡片、著录卡片及资料目录。 8 档案的计算机管理 81 档案部门应纳入学校自动化信息管理网络，积极开发和利用国家教委推荐的、与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。 82 计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络相一致。最好尽可能选用容量较大、档次较高的计算机软件编程语言为关系型数据库系统，输出设备为较先进的打字机。以保证档案科学管理的需要和高校教育管理信息系统联网要求。 9 档案的保管 91 库房要求 9.1.1新建的库房基本符合国家档案局、建设58、部发布的档案馆库房建筑设计规范，对于原有不合格库房，应按该规范要求逐步改造。 9.1.2 库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。 9.1.3 库房标准温度为1424，标准相对湿度为4560。 92 档案部门应纳入学校自动化管理系统，根据工作需要逐步设置计算机、复印机、照相(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。 93 案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列。 94 案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号，各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。 95 档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发59、现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。 96 声像载体档案的保管，按本规范第四章执行。 10 档案的鉴定和统计 101 档案部门要按规定进行鉴定 1011 档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。 1012 在分管校长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校长批准后，方可存毁。 1013 销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。 102 档案部门要确定专人负责统计。 1021 建立健全统计台帐60、，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据，按省、市档案部门和院校主管部门的要求及时报送各种报表。 1022 按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。 1023 对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。 11 档案的开放利用 111 档案部门人员要熟悉馆藏，主动提供利用，起好领导和有关部门的助手和参谋作用。 1111 要充分发挥各校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定期跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。 1112 馆(室)内应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。 112 珍贵档案应以复制件或缩微61、片代替原件提供利用。 113 已建馆的学校，对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密可需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放，未建馆的不向社会开放。其他单位或个人需利用时，应持单位介绍信，经室主任或校办主任同意后，方可查阅。科技档案开放利用按国家档案局、国家科委开发利用科学技术档案信息资源暂行办法执行。涉及重大问题和机密的，还要报请校领导批准。 1131 对开放的档案，应认真审查内容，严格区分开放与控制利用的界限。 1132 利用开放档案，对国内利用者与台湾、香港、澳门同胞及外国人应有不同的要求。 1133 开放档案，应另编目录和检索工具，供利用者检索。 1162、34 专利成果档案的利用按中华人民共和国专利法的规定执行。 114 利用手续11.41 凡利用馆(室)藏档案，均应按本馆(室)规定办理利用手续，填写档案借阅登记薄，对校外单位和有关人员还应照国家规定收费。 1142 利用结束后，利用者应如实填写档案利用效果登记表，留馆(室)存查。 1143 对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校按规定严肃处理。 12 档案的编研和学术研究 121 高校档案部门应加强编研工作，对档案资料进行研究整理，编辑出版，参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志，编写或配合有关部门编写重要参考资料。 1211 编研的重要参考资料63、包括：学校沿革表；历任校领导(含副职)职务名称及任免；学校各种基础数据汇编；年鉴、学校大事记(可与党办、校办合编)；重要档案史料汇编；重要专题档案汇编(如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等)；重要会议简介等等。 1212 档案部门对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。必要时应报有关部门或分管校领导审查。 122 高校档案部门要管好学校(校史)陈列馆(室)。加强与图书馆、博物馆(室)的联系，根据学校和社会需要，经校长批准，在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数量的档案资料。 123 档案部门应认真组织本单位学术理论研究，参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动，64、并起重要作用。中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则(DAT22-2000)1 范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义 本标准采用下列定义。 21归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 22归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 23件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。 3 整理原65、则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4 质量要求 41归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 42整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 5 整理办法 51装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 52分类 归档文件可以采用年度机构(问题)保管年限或保管期限年度机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 521按年度分类 将文件按其形成年度分类。66、 522按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。 523按机构(问题)分类 将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。 53排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目录内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 54编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐年编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同) 541全宗号 档案馆给立档单位编制的代号。 542年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标67、注公元纪年，如1978。 543保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 544件号：文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目录内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。 545机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。 55编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 551归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 5511件号：填写室编件号。 5512责任者：制68、发文件的组织者或个人，即文件的发文机关或署名者。 5513文号：文件的发文字号。 5514题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。 5515日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如0909。 5516页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 5517备注：注释文件需说明的情况。 552归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长宽为297mm210mm)。 553归档文件目录装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 56装盒 69、将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 561档案盒 5611档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm220mm(长宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。 5612档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项，其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。 5613档案盒应采用无酸纸制作。 562备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查70、人和日期。 5.621盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 5622整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 5623检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 5624日期：归档文件整理完毕的日期。大学档案馆职责一、学习、宣传、贯彻执行档案法及党和国家关于档案工作的法令、法规、方针、政策，制定本校档案工作的计划、制度、规定细则等，并组织实施；二、在分管校领导的领导下，对全校档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督与指导；三、按照高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作规范等要求，做好全校党政管理、教学教研、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备管理71、编辑出版、外事活动、财会、录音声像、人事、学生等档案的接收、管作。对进馆档案及时进行编目、分类、上架，科学保管；四、负责全校各部门文件材料的积累、收集、整理、立卷、归档等工作的指导、监督和检查；五、制定档案馆各岗位工作人员的岗位职责，并按照学校要求将履行岗位职责的情况进行考核；六、严格档案借阅制度，正确处理好档案利用和保守机密的关系，保证提供利用和档案保密两不误；七、组织对保管期限已满的档案进行鉴定，对需要销毁的档案，按规定程序进行销毁的监销工作；八、开展档案的利用、咨询、开放等工作。做好档案利用的接待工作，做到接待热情周到、手续简便，最大限度地满足利用需要；九、按照有关规定，做好档案的保密72、防盗、防水、防火、防潮、防虫、防霉、防鼠、防强光等工作，确保档案安全；十、开展档案的信息化管作，增强运用现代化手段管理档案的能力，不断提高档案管理的科技含量，逐步实现档案管理的现代化、规范化、信息化；十一、认真研究和改善档案保护条件，对破损和字迹退色的档案进行修复和复制；十二、按照各级上级部门的规定，向省档案局及主管部门报送档案工作基本情况统计报表；十三、加强档案管理人员队伍建设，组织工作人员进行业务培训，提高工作人员工作能力；十四、有计划地进行档案编研工作，开展档案理论和档案工作实践的研究，积极参加各种档案学术研讨活动，努力提高专业人员的档案学理论水平；十五、组织全校的档案工作检查，定期开73、展评比、表彰活动；十六、完成校领导交办的其它工作。大学档案馆工作人员守则一、认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”重要思想和上级关于档案工作的各项政策规定，努力提高政治思想水平和和业务工作理论水平。二、热爱本职工作，坚持改革方向，忠于职守，刻苦钻研业务和档案工作信息化管理所需知识，不断提高业务工作能力，以适应新形势对档案工作的新要求。三、保护档案的安全，不得擅自转移、分散和销毁档案材料。四、严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案或泄露档案机密内容。五、坚持原则，依法治档，严格按照档案工作的各项规章制度办事。六、每年将自己管理的档案认真清理核对一次，以免发生丢失和损坏。大学档案74、馆档案借阅制度一、各部门因工作需要借阅档案、查阅会议记录时，应由专人持有效证件前来办理。二、凡查阅的案卷，应在档案馆阅卷，原则上不可带出档案馆。三、凡需查阅会议记录者，可由档案馆管理人员查阅后转告其内容。四、凡需借出的案卷，应办理借阅登记，必须由部门领导签字，并于五日内归还。如需延期，应办理续借手续，节假日或离校时必须还清所借案卷。五、凡借出案卷，不得互相转借扩大阅读范围，并妥善保管，不得损坏、丢失或泄密。六、凡借阅的案卷，不得擅自翻印、复制、抄录、拍照；不得在案卷文件上画圈、加点作标记；不得拆散抽页；不得涂改污损。七、档案馆严禁烟火，无关人员不得随意进入库房。大学档案馆档案保密制度一、凡借阅75、的文件、案卷，不得随意扩大阅读范围，不得外传扩散涉密文件。严格借阅手续，借阅者必须填写借阅文件、档案报告单，绝密文件、电报必须在办公室阅办。二、非经批准，不得擅自翻印、复制、抄录、拍照各级各类绝密文件。三、各单位必须指定专人妥善管理绝密、机密文件，如发现有丢失或泄密者，必须立即追查其责任，及时酌情处理。四、凡阅读和管理机要文件的人员，不得将文件带回家中阅读和保存。五、非工作人员不得进入档案馆库房。大学档案馆档案安全管理制度一、档案馆库房由专人负责管理，非工作人员谢绝进入库房。二、档案馆库房应做到“八防”：放火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗。三、档案库房内严禁存放易燃、易爆物品，严76、禁吸烟。四、档案库房要求通风、干燥，并应保持相对温、湿度。库房温度应控制在1424，相对湿度应控制在4560。五、下班要关好门窗，锁好档案柜及库房，关闭电源。六、节假日前，要进行全面安全检查；节假日期间，桌面上不留档案资料、文件材料。七、定期检查、更换档案馆内的消防器材。大学档案馆档案鉴定销毁制度一、档案馆应根据国家有关档案保管期限的规定，定期做好档案的鉴定工作，对已满保管期限的档案进行鉴定。二、在分管档案工作的校长领导下，由档案部门和有关档案形成部门组成鉴定销毁领导小组。三、对于已经到期或过期的档案，经过鉴定后，应将不需要保存的档案予以剔出，准备销毁。四、需要销毁的档案，必须按类别编造销毁清77、册，并逐卷（件）审查，审查后，写出销毁报告，报档案鉴定、销毁工作领导小组审核后，由组长批准，即可销毁。五、对经批准销毁的档案，在原目录上注销，并指派两人监销，监销人在清册上签名盖章。六、本校各单位在一年内形成的文书材料凡不必立卷的，不需向档案馆归档的文件由各部门自行处理。大学档案馆档案接收、移交制度一、为了积极地有步骤地接收、移交档案，提高档案工作的管理水平，根据中华人民共和国档案法和国家教委编制的高等教育档案实体分类法与高等学校档案工作规范的精神特定此制度。二、本校档案馆统一保管党政、教学、基建、科研、财会、外事、设备、出版物、产品、声像、人事、学位等十二大类档案，为学校党政管理、教学、科研78、服务。三、本校档案馆接收所保管的档案范围及移交时间：1、按年度产生的本校文件、上级来文等以校、院职能部门为归档组件单位所形成的档案应在次年四月底前移交档案馆；2、属于按年度在教学工作中产生的文件应在次学年度寒假前移交；3、每项科研课题结束或部分项目完成后产生的材料，应由科研处指定专人在1-2个月内移交；4、每项基建工程竣工验收后产生的材料，应由基建处负责人审核签字并指定专人整理好材料、按要求叠好图纸后及时移交；5、校财务处和经济独立核算单位每年形成的材料，应由这些单位指定专门的会计人员在本部门保存三年后，按部门全部移交；6、大型设备开箱时，应由档案馆人员参加验收资料，并按学校规定及时移交应归档79、材料；7、相关部门产生的有关人事档案材料应及时移交；8、教务处、学生处、各学院所产生的有关学生档案材料应在产生时及时移交；9、其它有关资料。四、凡由档案馆接收保管的档案，必须达到以下要求：1、归档材料整齐、完整、分类准确、组件科学，便于利用；2、根据保管期限表正确划分期限；3、编制归档目录；4、填写备考表；5、归档材料移交时必须填写移交目录，一式两份，经清点核对无误后，双方在目录上签名盖章，一份由移交单位保存，另一份由档案馆保存。大学档案馆文书档案归档制度 一、文书档案必须集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用，各归档部门要有一位负责人分管本单位档案工作，并确定适当的专(兼)职80、干部具体承办。 二、学校各院、部、处、室、馆、总支、中心、工会、团委、后勤总公司和直属部门均为归档单位，分工归口归档。 三、凡是学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属归档范围。 四、文书归档的重点以学校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次是上级和其它单位的文、电及附件，上级来文中，以针对学校的指令性、指导性文件为主。 五、凡是上级机关的来文，综合性的，由党办、校办组件归档；专业性的或具体业务性的，由各承办单位组件归档。 六、凡以学校行政、党委名义发文及处理的收文，分别由校办、党办组件归档(一81、般应保存两份以上)；凡以学校部门名义的发文，由各部门归档。 七、凡以学校行政、党委名义召开的各种会议记录和形成的材料及校内各单位的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件，由校办、党办归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位归档。 八、凡以学校行政、党委名义的调查报告、典型材料、以及开展各项重要活动形成的文书材料，分别由校办、党办归档，两个以上单位共同办理的文件，由合办单位归档。 九、凡以学校名义形成的工程技术、科研成果、基建、财会等文书材料，由相关职能部门归档。 十、凡以本校名义编辑出版的刊物定稿及反映校内重要活动的照片、录音，由相关职能部门归档。 十一、凡由各部门职能活动产生的82、工作计划、报告、总结、会议记录及其它有参考价值的文书材料，由各部门负责归档。 十二、财会档案，按年代分各类账本、工资册、凭证、单据分别装订后，由财务处保存三年后，移交档案馆管理。 十三、凡各专业、工厂、基建、科研、实验室活动形成的技术图纸、资料、文书材料，分别由形成材料的各单位负责整理归档。 十四、档案保管期限按文件的重要程度和参考价值，划分为永久、长期、短期三种。不同期限的文件，不要放在一起组件。 十五、文件排列要系统条理化。一个作者、一个问题的文件，应按文件日期顺序排列；一个作者，几个问题的文件，先排问题，后排时间；几个作者的文件，先排作者，后排时间；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后83、；批复在前，请示在后，转发件在前，原文在后。 十六、组件文件的数量要适当，一般以200页左右为宜，避免过厚或过薄。 十七、组件文件要按内容不同，一个内容一个件号，有几个内容就有几个件号。编页号，要用铅笔编写在右上角，逐页编上页号，文件是双面、筒子页或折叠页，应依次在有文字的页面右上角编号，编号要字体整齐清楚，防止重编或漏编。 十八、归档文件应齐全完整，已破损的文件应予以修整，字迹模糊易退变的文件应予以复制，归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求，统一用A4规格，严禁铅笔、纯蓝墨水及圆珠笔书写，字迹工整、清晰、整洁、大方。 十九、各单位对需要归档的文书材料，年终必须清理并收集84、齐全，按年代、问题、作者等文件特征灵活结合组件，在拆除文件上的金属物、打印移交目录(一式两份)并填写备考表后，移交档案馆管理。大学档案馆文书档案保管期限表顺序号条款 名称 保管期限（一）综合类1.本校党代会、团代会、学代会、教代会的文件（1） 大会的计划、通知、议程、工作报告、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、代表名单、侯选人登记表、大会选举办法、选举结果和上级批复等 永久（2）经验介绍、会议简报、情况反映、小组会议记录等 长期（3）参考文件、工作人员名单、代表证、选票式样等 短期2.本校党委会、党委扩大会、党委常委会、常委扩大会、书记办公会、总支书记会的会议记录、纪要、决定及85、会议讨论的文件 永久3.本校参加各级代表会（党代会、人代会、政协、团代会、学代会、教代会、妇代会等）的代表名单、登记表及发言材料 永久4.校长办公会、校务会议、校务委员、学术委员会的会议记录、决定、纪要及会议讨论的文件材料 永久5.全校性的大会、党员干部大会、党员大会的会议记录（1）重要的 长期（2）一般的 短期6.学院分党委、党总支、院务会议的决定、记录材料 长期7.本校和部门召开的专业性会议、座谈会、汇报会记录及文件材料（1）重要的 永久或长期（2）一般的 短期8.本校和各部门的工作计划、总结（1）年度的（学年的） 永久或长期（2）学期或季度的 长期或短期9.本校发展规划 永久10.本校和86、部门的专题调查报告和经验总结（1）重要的 永久或长期（2）一般的 短期11.本校的大事记,重大活动和反映教学、科研、政治生活情况的照片，简报及本校历史沿革、概况介绍、校史等 永久12.本校参加上级会议带回的重要文件（如有正式文件可不归档） 永久13.上级机关的指示、决定、批复、批转、通报、通知、规定及各项规章制度 （1）针对本校的、重要的 永久(2)需要长期参照执行的 长期 (3)短期内参考的 短期 14本校所发的决定、决议、规定、指示、条例、通知、规章制度、通报和工作简报、批复、批转材料等 (1)重要的 水久 (2)一般的 长期或短期 15本校的请示与上级的批复，所属部门的请示与本校的批复(87、1)重要的 永久 (2)一般的 长期或短期 16本校的各种统计报表 (1)年度的(包括专题的) 永久(2)季度的 长期(3)月份的 短期17本校和部门启用印章的文件、印模、文档销毁清册 永久18本校处理群众来信、来访的文件材料(1) 涉及重大方针政策性、申诉、检举、揭发、打击报复和落实政策等问题，领导同志有批示的 长期(2)有参考价值的 短期(二)组织、纪检、人事工作类19上级机关对本校人员编制、机构建立、撤销、合并及改变机构名称、改变领导关系、干部任免的通知、意见、批示、批复 永久20本校干部任免文件(1)校级领导干部的任免 永久(2)中层以下领导干部的任免 永久21.本校对基层党总支、支部88、改选报告的审批材料 永久22本校党委、总支关于批准入党、转正、延期、退党和取消党员资格的文件材料 永久23本校团委批准入团、退团材料及名单 长期24本校党、团员、教职工、学生、毕业生名册 永久25本校对党团员、教职工奖惩材料(1)表扬先进集体、先进个人的材料 永久或长期(2) 开除党团籍处分、行政纪律处分和其他处分（包括免于处分）及恢复党团籍、取消处分等材料 永久或长期26本校教职工的录用、招工、转正、定级、起薪、停薪、调资、调动、退职、退休、离休、死亡、抚恤等文件材料 永久或长期27本校评定职称的文件材料 长期28本校教职工转移工资、行政、党团组织关系介绍信及存根(临时关系及校内转移的不归档89、) 长期29本校教职工劳保、福利、困难补助等规定、报表 短期(三)宣传、统战、外事工作类30本校关于国内外形势宣传教育、报告提纲及党课、理论学习计划、总结(1)重要的 永久或长期(2)一般的 短期31校刊、校报及重要新闻照片 永久32本校各民主党派、民主人士和统战对象的情况登记表、名册 永久或长期33本校有关民主党派、侨务、少数民族事务工作的计划、报告、总结 永久或长期34本校关于外事、外籍专家工作的计划、报告、批复、总结等材料(1)重要的 永久或长期(2)一般的 短期35本校与外国学校、专家签订的合同、协议书、聘请书及专家名册(简历表) 永久36外宾赠送礼品登记及处理情况 短期37本校与其他90、单位签订的合同、协议、财务、物资交接手续等材料 永久(四)总务、财务工作类38本校各种物资、设备移交清册及设备报废、调拨报告、批复文件材料 长期39本校规划图、总平面图及征用土地的文件 永久40本校总务工作和房屋管理、调配、使用、转移等规定、总结 长期41本校关于生产、清仓工作的报告、总结及清仓盈、亏情况报表及批复 长期42本校关于开展爱国卫生、医疗、保健工作的计划、总结、规定、通知等文件 短期43本校有关计划生育工作的文件和领取独生子女证名册 长期44本校工厂生产计划、总结、报表等 长期45本校年度预算、决算、总帐、固定资产 永久注释：一、本表所列“重要的”和“一般的”是根据文件的内容、参考91、价值相比较而言。“重要的”是指方针政策性或重大问题的，具有科学研究历史考证价值的文件材料；“一般的”是指一般业务问题，研究考证价值不大的文件材料。二、会议简报中，如有领导发言又未产生其他文件的，该简报应列入永久保存。 大学档案馆档案统计制度1、工作人员对保管的档案，每年应按档案大类和保管期限进行一次详细统计汇总造册。2、对档案的利用情况（人次和件次）每年进行一次统计汇总。3、严格档案的移交手续，对每年收进的档案应分别进行登记并累计统计数据。4、每年统计一次档案鉴定销毁情况。5、每年按规定填写档案统计报表，向上级有关部门呈报。大学档案馆教学档案管理条例 第一条 建立健全教学档案，是为了总结和研究92、教学，提高教育质量和教学水平，为国家培养出符合要求的高级专门建设人才，充分发挥教学档案的应有作用。第二条 教学档案是衡量院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点，是教学活动的真实记录和信息。它具有现实的利用价值和长远的教育考察、教学研究凭证作用。为此，应将教学档案文件材料的形成、积累、收集、整理归档纳入学校的教学工作计划，列入教学人员和管理人员的职责之内，并作为考核内容之一。第三条 学校应把教学档案工作列入本校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。 第四条 学校应将对教学档案工作的领导列入学校管作计划。93、档案馆应认真做好教学档案的收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁和监督检查业务指导工作，确保我校教学档案的完整、准确。第五条 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属于教学档案，归档的重点是本校在教学工作、特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。归档的教学文件材料必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。第六条 归档的主要内容包括综合管理(简称JXll，以下同)、学科与实验室建设(JXl2)、招生(JXl3)、学籍管理(JXl4)、课堂教学与实践(JXl5)、学位工作(JXl6)、毕业生工作(JXl7)、教材(JXl894、)等方面。凡需归档的教学档案材料，应根据保管期限表，划定保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种。凡在工作查考、经验总结、教学研究等方面有长远利用价值或历史意义的教学档案，应划为永久保存；凡在较长时间内有利用价值的教学档案应划为长期保存(16-50年)；凡在一定时间内有利用价值的教学档案应划为短期保存(15年以内)。具体范围及保管期限见下表：JX11综合序号 类 目 名 称 保管期限1 上级下达的有关教学工作的文件材料 长期2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永久3 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结 永久4 教学检查、评估和各95、级优秀教学质量评奖材料 长期5 非学历教育的培训、进修班材料 长期6 统计报表 永久7 学生运动会材料、学生电子注册、国防生选拔规定 长期8 教学指导委员会章程及有关材料 长期JX12学科与实验室建设序号 类 目 名 称 保管期限1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 长期2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 永久3 重点学科、专业、实验室建设材料 永久4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 长期5 学科、专业、实验室建设统计报表 永久6 学科建设管理办法 长期JX13招生序号 类 目 名 称 保管期限1 上级有关招生工作的文件材料 长期 2 招生计划、规定、生源96、计划 长期3 新生录取材料及新生名单 长期4 降分录取照顾的有关规定 长期5 招生宣传、招生工作总结 长期6 研究生入学试题及指导教师名册 长期7 迎新工作的有关材料 长期 JX14学籍管理序号 类 目 名 称 保管期限1 新生入学登记表 永久2 学生学籍卡片 永久3 学生成绩总册 永久4 在校学生名册 永久5 学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学) 长期6 学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级) 长期7 学生处分材料 长期JX15课堂教学与教学实践序号 类 目 名 称 保管期限1 各专业教学计划、教学大纲 永久2 课程建设要求及安排、校历表，课表 长期3 典型教案、重要备97、课记录 长期4 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 短期5 形势与政策教育、军训安排及有关材料 短期6 英语四、六级考试、计算机等级考试安排 短期7 毕业设计、毕业答辩安排及有关材料 短期 JX16学位序号 类 目 名 称 保管期限1 上级有关学位工作的文件材料 长期2 学校的学位评定条例、办法及计划、总结 长期3 学术委员会会议记录、决定 长期4 学术委员会授予各层次学位清册 永久5 本科生优秀学士学位论文 长期6 博士、硕士研究生学位论文及评审有关材料 长期 JX17毕业生序号 类 目 名 称 保管期限1 上级有关毕业生就业的文件材料 长期2 毕业生工作计划、简报、总结 长期3 毕业生98、就业协议、计划、合同 长期4 毕业生就业方案名册 永久5 毕业证、就业证存根 长期6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长期JX18教材序号 类 目 名 称 保管期限1 自编、主编教材 长期2 各院、系、专业使用教材目录 长期3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 长期4 其他有保存价值的自编参考资料 短期附录：院、系教学类档案序号 类 目 名 称 保管期限1 本科生毕业论文及评审意见 长期2 各院、系、专业课程试题库 长期3 课堂教学材料、课程进度表 短期4 教师任课安排、教案 长期5 优秀实习报告 短期6 本专业教学检查、调查材料及总结 短期7 教师工作量核算、登记材料 短期 第七条99、 学校各部门应配备相应专(兼)职档案干部统一收集、管理本部门的教学文件材料，按时向校档案馆归档，单位或个人不得长期保存其档案或作为个人私有。第八条 坚持由教学文件材料形成部门组件归档的原则，由各院或教学管理部门的专(兼)职档案干部负责将积累的文件材料向档案馆归档。第九条 卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；批复在前、请示在后的要求排列。 第十条 归档的教学档案材料大小均为A4，大纸张的文件要折叠。归档文件禁止使用铅笔、纯兰墨水、红笔或圆珠笔书写，卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补，每卷不超过200页。 第十一条 部门归档人员移交档案时应100、填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。第十二条 教学综合管理文件与次年4月底前由各部门移交档案馆，档案馆于6月中旬前归档，本科学籍档案于学生毕业三年后移交归档，研究生技术档案于当年10月底前一次性归档。 第十三条 不同保管期限的档案，要分别排列、编号、印制归档文件目录。第十四条 校档案馆应负责督促、检查和协助学校各部门做好教学档案材料的归档工作。第十五条 校档案馆在接收教学档案时要按其专业工作特点和教学档案材料形成规律、分类、编号、编目、入库，上架保管。第十六条 档案馆要积极开展教学档案的利用工作，编写必要的检索工具和参考资料，及时提供教学活动中所需的教学档案材料。第十七条 校档案馆要101、积累教学档案的利用效果材料，便于统计和鉴定。第十八条 教学档案鉴定工作应由校档案馆负责组织鉴定小组，根据档案保管期限对到期案卷进行审定，写出鉴定报告，对确实失去利用保存价值的教学档案填写“教学档案销毁登记表”，提出销毁意见，经单位领导审批后，由鉴定人会同有关人员进行监销，销毁单永久保存。大学档案馆科研档案管理条例（一）科研档案工作的基本原则1.凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。2.科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。3.科研档案工作是科研管作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、102、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。4.要努力实现高校的科研档案工作从经验管理向科学管理转变，并逐步采用先进管理技术手段，大力开发科研档案信息资源，为学校工作和社会发展服务。5.把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中，在经费、库房；设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从本单位科研经费额中拨出一定的数额作为高校科研档案工作103、经费。(二)科研档案归档范围的确定l、确定的原则（1）归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有查考价值和凭证作用。（2）归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、准确、系统。（3）归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。（4）几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位，如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应104、将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供给主持单位。（5）与国外合作的研究课题经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。一般应归入外事类。2、归档的主要内容和重点（1）归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见科研档案归档范围及保管期限表。（2）归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。（3）取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。 (三)科研文件材料的部门立卷与归档流程1、形成积累（1）课题组长在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时105、积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。(2)学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。（3）档案部门应深入课题组了解课题进展情况，督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。（4）归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一，图样清晰，签字手续完备。（5）科研管理性文件材料归档一份，科研报告底稿一份，复制稿两份，原始资料全部归档。2、整理组卷（1）坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后，由本课题组负责人主持立卷，兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组业务性文件汇总整理成卷。（2）根据科研文件材料形成规106、律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著，鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。 ，（3）内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后； 印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。（4）拆除案卷内的金属物，对破损的科研文件材料进行修补。（5）科研文件材料根据实际情况采用科技档案盒等方式保107、管，每卷科研文件材料用软卷皮采用三孔一线装订方式，放入卷盒保管。（6）课题组组织归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限，对有密级要求的，提出密级划分的具体意见，密级分为绝密、机密、秘密三种，按科学技术保密条例办理。（7）填写卷内目录、备考表和案卷封面。3、归档验收（1）科研管理部门负责管理性文件归档，各课题组直接向档案部门归档。（2）归档时间课题完成通过鉴定验收后两个月内归档。暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题中断、停止后两个月内归档。（3）重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门参加。（4）归档时档案部门应进行审查、验收，并在成果登记表上签署意见，加盖档案部门专用章。凡归档不完整108、不齐全者，学校档案部门拒绝出具证明，科研管理部门不得申报成果。（5）课题组填写科研档案移交目录一式两份，连同案卷向档案部门移交，然后经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。大学档案馆科研档案归档范围和保管期限表KY11 综合序号 类 目 名 称 保管期限 1 科研行政管理文件材料 长 期2 科研计划管理文件材料 长 期3 科研成果管理文件材料 长 期4 科研经费管理文件材料 长 期5 申报科学基金及有关批复 长 期6 学会工作(学术活动)材料 短 期 7 横向科研合同、协议等材料 长 期KY121 科研准备阶段序号 类 目 名 称 保管期限1 开题报告与课题调研论证材109、料 长 期2 任务书、合同、协议书 永 久3 课题研究计划、设计 长 期4 计划执行情况、计划调整或撤销报告 短 期5 课题投资和预决算材料 短 期KY122 研究实验阶段序号 类 目 名 称 保管期限1 实验、测试、观测、调查，考察的各种原始记录(含关健配方，工艺流程及综合分析材料) 永久2 数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)。 永久 3 设计的文字说明图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等) 永久4 研究工作阶段小结、年度报告 长期5 配套的照片、底片、录音带、幻灯片、影片拷贝等 永久6 样品、标本等实物的目录 永久KY123 总结鉴定阶段序号 类 目 110、名 称 保管期限1 研究报告、研制报告 永久2 论文专著 永久3 工艺技术报告 永久4 技术诀窍报告 永久5 专家评审意见 永久6 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见） 永久7 鉴定证书 永久8 推广应用意见 长期9 课题工作总结 长期KY124 推广应用阶段序号 类 目 名 称 保管期限1 转让合同、协议书 永久2 生产定型鉴定材料 永久3 成果被引用或投产后反馈意见 短期4 推广应用方案及实施情况 长期5 扩大试生产的设计文件、工艺文件 长期6 成果宣传报导材料 短期7 对外学术交流材料 长期KY13 科研成果奖励序号 类 目 名 称 保管期限1 科研成果登记表 永久2 科研成果111、报告表 永久3 科研成果奖励申报与审批材料 永久4 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书） 永久KY14 科研专利序号 类 目 名 称 保管期限1 专利申请书及有关材料 永久2 专利证书 永久科研类档案的档号及二级类目、三级类目代号简表1、科研档案档号=年度号+科研档案分类号+案卷号模式如下：20KY00.001n案卷号科研类档案三级类目代号科研类档案二级类目代号科研档案一级类目代号分类号年度号案卷号按最下位类目流水。综合类用自然年度。项目用完成年度。2、科研类档案二级类目代号简表KY11综合科研经费管理、学术活动材料入此12 科研项目13 科研成果奖励14 科研专利3、科研类档案三级类目代号为112、01、02、03代表的是科研项目的顺序号，即01代表第一个项目，02代表第二个项目，依此类推。科研综合类案卷只到二级类目，不用三级类目。大学档案馆财会档案管理条例（一）财会档案工作的基本原则1.学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料，均属财会档案。2.学校财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是高校全部档案的重要组成部分。3.财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整准确、系统和安全、便于开发利用。4.财会档案工作应纳入财会部门管理制度、财会工作计划、规划、财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要布置、检查113、总结、验收财会档案工作。5.财会档案工作应逐步采用先进的管理技术手段，将所编制的财会档案数据贮入计算机中。大力开发档案信息资源，为学校进行会计监督、分析、决策制定教育发展计划服务。6.要把财会档案工作列入学校发展规划，在经费、库房、设备和人员分配等工作条件上给予保证。（二）财会档案归档范围的确定1.确定的原则（1）归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。（2）归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。（3）归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。2.归档114、的主要内容和重点（1）归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面。具体范围见财会档案归档范围及保管期限表。（2）归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。（三）财会文件材料的部门立卷及归档流程1.形成积累（1）学校财会部门在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，确定本部门的专（兼）职档案员。（2）财会部门的专(兼)职档案员，要督促会计承办人员，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。(3）学校档案部门应了解会计业务，监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。2 整理组卷(1）学校财会部门及校内在专业115、银行开户的以及办有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。（2）坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门专(兼)职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学校档案部门移交。（3）遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量，保管期限分别整理组卷。（4）按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。（5）财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。 （6）案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内材料内116、容，包括责任者，内容和文件类型、名称，用钢笔书写，字迹工整、清晰。（7）卷内目录表应用于永久、长期保管的案卷，按规定格式填写，用钢笔或毛笔书写，禁止使用园珠笔、铅笔。（8）编写页号，每卷页号均从1开始，位置在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。（9）对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。（10）备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。（11）卷内文件材料要去掉金属物。对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。（12）案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。若装订线处有117、重要批注者，须进行贴边处理。3、归档验收（1）当年产生的会计材料，财会部门应于次年第一季度内整理组卷，请档案部门进行审查。（2）学校财会部门移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管3年，期满后的次年6月前由财会部门的专(兼)职档案员，将应归档的财会档案编制移交目录一式二份送领导审核签字后，连同案卷集中向学校档案馆办理移交手续。（3）财会部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。（4）学校档案部门接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整118、理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。（5）档案部门对违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正。大学档案馆财会档案归档范围和保管期限表CK11 综合序号 类 目 名 称 保管期限1 上级有关财务会计工作的文件材料 永久2 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 长期3 学校基金管理、有关财务管理 短期4 会计移交清册 长期5 财会档案移交保管清册 永久6 财会档案销毁清册 长期CK12 会计报表序号 类 目 名 称 保管期限1 决算报表（含基建综合决算） 永久2 预算会计报表 短期3 年度以上规划表、分配计划、测算表 、各种统计报表（含工资报表） 长期4 季度以下各种计119、划、统计报表 短期 CK13 会计帐簿序号 类 目 名 称 保管期限1 涉及外事会计帐簿 永久2 总帐 长期3 预算内帐簿、预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 短期4 学校专项基金帐簿、日记帐 短期 其中：现金、银行存款日记款 长期5 固定资产明细帐（卡片） 短期 （固定资产报废清理后保管五年） CK14 会计凭证序号 类 目 名 称 保管期限1 涉及外事的会计凭证 永 久 2 预算内、预算外各种原始凭证、记帐凭证 短 期 3 学校基金各种原始凭证、记帐凭证 短 期 4 银行存款余额调节表 短 期 5 会计拨款凭证及其他会计凭证 短 期 6 银行对外帐单 短 期 7 涉及债权、债务及未清理完120、毕的凭证 长 期 CKl5 工资名册序号 类 目 名 称 保管期限1 工资发放名册、卡片 永 久 2 工资转移、证明、通知存根 长 期 3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 短 期财会类档案档号及二级类目代号简表1、财会类档案档号=年度号+财会档案分类号+案卷号20CK001n案卷号科研类档案二级类目代号科研档案一级类目代号分类号年度号案卷号按最下位类目流水。类目下面依内容集中顺序排列。次序可参考归档范围及保管期限表。凭证、报表按年月序，帐簿按总帐、日记帐、分类帐、明细帐序。2、财会类档案二级类目代号简表CK11 综合12 会计报表13 会计14 会计凭证15 工资清册奖金、助学121、金入此大学档案馆基本建设类档案管理条例(一)基建档案工作的基本原则1、凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。 2、基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。3、基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。4、把基建档案工作列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从本单位122、基建经费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费。(二)基建档案归档范围的确定1、确定的原则（1）归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 （2）归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律。保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。2、归档的主要内容和重点(1)归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体范围见基本建设类档案归档范围及保管期限表。（2）归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在123、内的全套图纸。 (三)基建文件材料部门立卷与归档流程1、形成积累(1)基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专(兼)职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。(2）基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。（3）基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。（4）基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程基建文件材料，交基建部门汇总、整理。（5）档案部门应随时了解大型基建项目主要的工程进度、督124、促、指导专(兼)职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。(6)基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。(7）基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。（8）使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。(9)归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图象清晰。（10）归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。(11）归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。(12）工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、125、审核、交接、验收做出规定。做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。(13)凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。(14）基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。2、整理组卷（1）基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后，基建部门分管基建档案材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。（2）根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。126、（3）文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列(即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。（4）拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。（5）基建文件材料采用卷皮、卷盒方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。（6）无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页号，每卷页号从1开始。页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件127、号的戳记章，并逐一填写。（7）填写卷内目录和备考表。（8）确定保管期限。（9）草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。(10)工程技术人员填写归档说明，交基建部门分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。3、归档验收（1）基建项目在验收前，档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织工程竣工验收。(2)档案部门应是工程验收小组成员，会同基建部门负责基建文件材料的验收工作。（3）基建项目在验收后两个月内归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。（4）基建部门应从基建总投资中扣留5，作为基建档案保证金，待基建档案材料归128、档验收合格后发还。（5）填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章、各执一份存查。大学档案馆基本建设类档案归档范围和保管期限表 JJ11 综合序号 类 目 名 称 保管期限1 上级有关基建工作的文件 长 期2 基建工作规章制度 长 期3 基建工作计划、总结、简报 长 期4 基建工作总体规划 永 久 5 基建工作年度(季度)总结、统计报表 永 久6 全校性总体规划、设计总平面图 永 久7 水、电、气管道分布图 永 久8 地质勘探、地形测量材料 永 久 JJ121 可行性研究序号 类 目 名 称 保管期限1 项目建议书及上级批复 永 久2 可行性129、研究报告、项目评估 永 久3 环境预测、调查报告 永 久4 设计任务书及计划任务书 永 久 JJ122 设计基础序号 类 目 名 称 保管期限1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告，重要土、岩样及说明 永 久2 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 永久3 水文、气象、地震等其它设计基础材料 永 久 JJ123 设计文件序号 类 目 名 称 保管期限1 初步设计、技术设计 永 久2 施工图设计 短 期3 技术秘密材料、专利文件 永 久4 设计计算书 长 期5 关键技术实验 永 久6 总体规划设计 永 久7设计评价、鉴定及审批 长 130、期 JJ124 工程管理文件序号 类 目 名 称 保管期限1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永 久2 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永 久3 施工执照、产权证书 永 久4 环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、气、暖供应协议书 永 久 JJ125 施工序号 类 目 名 称 保管期限1 土地施工文件 (1) 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短 期(2) 施工组织设计，施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 长 期(3) 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、建筑材料实验报告 长 期 (4) 设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 永 久(5)131、 土建施工定位测量地质勘察、隐蔽工程验收记录 永 久(6) 土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图 永 久(7) 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永 久(8) 分项、分单位工程抽量检查、评定 长 期(9) 交工验收记录证明 长 期（10）竣工报告、竣工验收报告 永 久2 设备及管线安装施工文件(1) 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短 期(2) 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长 期(3) 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长 期(4) 隐蔽工程检查验收记录 长 期(5) 强度、密闭性试验报告、系统调试、实验记录 长 期(6132、) 设备调试记录 短 期(7) 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长 期(8) 管线清洗、通水、清毒记录 短 期(9) 管线标高位置，坡度测量记录 长 期(10) 中间交工验收记录证明，工程质量评定 长 期(11) 竣工报告、竣工验收报告 长 期3 电气、仪表安装施工文件(1) 开工报告、工程技术交底、图纸会审 短 期(2) 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长 期(3) 调试、整定记录、性能测试和校核 长 期(4) 施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告 长 期（5）操作、联动试验、电气装置交接记录 短 期（6）中间交工验收记录、工程质量评定 长 期(7)133、 竣工报告、竣工验收报告 长 期JJ126 竣工验收序号 类 目 名 称 保管期限1 全部竣工图纸 永 久2 质量评审材料、工程现场声像材料 永 久3 竣工验收会议决议文件、竣工验收报告 永 久4 工程建设监理合同 永 久JJ127 基建财务、器材管理序号 类 目 名 称 保管期限1 财务计划、年度计划 短 期2 工程概算、预算、决算 永 久3 主要材料消耗、器材管理 短 期4 交付使用的固定资产 永 久 JJ128 生产技术准备、试生产序号 类 目 名 称 保管期限1 技术准备计划 短期2 试生产管理、技术责任制 长期3 试车方案、产品技术参数、性能、图纸 短期4 试车、验收、运转、维护记录134、 长期5 安全操作规程、事故分析报告、工业卫生、劳动保护材料 长期6 技术培训材料 短期（五）基本建设类档案档号及二级类目、三级类目代号简表1、基建类档案号=年度号+基建档案分类号+案卷号模式如下：20JJ00.001n案卷号基建类档案三级类目代号基建类档案二级类目代号基建类档案一级类目代号分类号年度号案卷号按最下位类目流水，综合管理用自然年度，项目用竣工年度。2、基本建设类档案二级类目代号简表JJ11 综合12 工程项目3、基本建设类档案三级类目代号为01、02、03代表的是工程项目顺序号，即01代表第一个项目，02代表第二个项目，依此类推。基本建设类档案的综合类即管理项文件只到二级类目，不135、用三级类目。大学档案馆人事档案管理条例第一条 为了实现人事档案整作的规范化，便于档案的保管和利用，根据干部档案工作条例（以下简称条例）及有关规定，特制订本细则。第二条 人事档案的整作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个教工的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。第三条 人事档案管理部门，均应按本细则和有关规定的要求，对所管理的人事档案进行认真的整理。第四条 整理人事档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。第五条 整理人事档案，事先要收集好人136、事档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。第六条 整理人事档案的人员，必须努力学习党的人事工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理人事档案的有关规定，掌握整作的基本方法和技能，认真负责地做好整作。 第七条 人事档案材料的鉴别工作，是档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入人事档案的工作。第八条 鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以条例和关于干部档案材料收集、归档的暂行规定等有关规定为依据，严肃认真地进行。第九条 鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料137、的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。第十条 鉴别归档材料的具体做法：（一）判定材料是否属于本校的材料及应归入人事档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。不属于人事档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，退给本人。无保存价值又不宜退回本人的，应登记报主管领导批准销毁；(二)审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定(包括免予处分的决定)、调查报告、上级批复、个人138、检讨或对处分的意见等。上述材料，属于成套的，必须齐全； 每份归档材料，必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档； (三)审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论，处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表；须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。出国、出境审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档；(四)鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题，需要查清而未查清的材139、料及未办理完毕的材料，不能归入人事档案，应交有关组织处理；(五)鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。 第十一条 对归档的材料必须按照干部档案工作条例中关于正、副本十类内容的划分进行分类。第十二条 人事档案正本， 由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。其内容分类：第一类 履历材料：干部履历表(书)、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，个人简历材料，更改姓名的材料。第二类 自传及属于自传性质的材料。第三类 鉴定(含自我鉴定)，考察、考核材料；以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料；作为干部任免、调动依据的正式考140、察综合材料；考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料。第四类 学历、学位、成绩、培训和专业技术情况的材料4-1 高中毕业生登记表、报考高等学校学生登记表，毕业生登记表，学习（培训结业）成绩表、中文成绩、学位、学历证明材料、专家推荐书。4-2 专业技术资格申请表、聘任专业技术职务审批表、套改和晋升专业技术职务（职称）审批表。4-3 科研成果、创造发明、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。4-4 专业技术职务考绩材料。第五类 政审材料：审查教工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料；甄别、复查结141、论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、上学、参军、出国等政审材料；更改民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。第六类 加入党团的材料：中国共产党入党志愿书，入党申请书（12份全面系统的）和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取销预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。第七类 奖励（包括科技和业务奖励）材料142、；各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。第八类 违犯党纪、政纪、国法等材料；处分决定（免予处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查，交待材料；通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。第九类 工资变动、职务任免等材料9-1 教工工资级别登记表、职务工资变动登记表、教工调资审批表、定级和解决待遇的审批材料。9-2 教工任免呈报表、录用和聘用、以工转干、聘用干部合同书、续聘审批表、解聘、辞退及停薪留职材料。9-3 退（离）休审批表、军衔审批表、军队转业干部审批表。9-4 出国、出境人员审批表及有关材料。9-5 党代143、会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。第十类 体检表、残废等级材料、教工逝世后报纸报道的消息或讣告、悼词（生平）、非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书、就业报到证、思想汇报（2-3份）等其它可供组织参考有保存价值的材料。第十三条 人事档案副本内容，是由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成：第一类的近期履历材料。第三类的主要鉴定，教工考核材料。第四类的学历、学位，评聘专业技术职务的材料。第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料。第七类的奖励材料。第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料。第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。其它类别多144、余的重要材料，也可归入副本。第十四条 内容交叉的材料，可根据材料的主要内容或用途确定类别。（一）带自传的履历或简历表，以自传为主，归第二类。（二）履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。（三）有任免职务内容的登记表、任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归第九类。（四）政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八类；凡未给予处分，以政治历史问题为主的，归第五类，以违纪错误为主的归第八类。第十五条 每类人事档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺145、序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数。第十六条 档案材料排序的基本方式：（一）按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料；（二）按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序；（三）第九类材料可根据不同层次的档案材料情况，146、采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：1、工资情况的材料；2、任免材料；3、出国、出境材料；4、其它材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。第十七条 每卷人事档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。具体要求：（一）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写；（二）根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟题目或在目录上加以注明；（三）“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。147、复制的档案材料，采用原材料形成时间；（四）填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写；（五）书写目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误；（六）书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。第十八条 档案材料载体变质或字迹退色不清时，须进行抢救。抢救材料，一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期。第十九条 建立档案副本的材料不够时，可选择正本中的材料进行复148、制，将复制件存副本，其原件必须存入正本。第二十条 为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其主要方法：（一）对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读；（二）对于破损、卷角、折皱和小于16开规格档案材料，要进行裱糊。主要方法有：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。裱糊用的衬纸，必须采用白纸。浆糊和149、胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要凉干，不得在阳光下曝晒和使用高温烫烤；（三）对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。打眼装订，不得压字和损伤材料内容；（四）拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。第二十一条 每个教工的档案材料，必须装订成卷。装订后的档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用，具体做法：（一）将目录与材料核对无误；（二）把全卷材料理齐。材料条件好的应做到四面整齐，条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐；（三）在材料左侧竖直打上统一装订孔。孔距规格应符合条例附件一的规定；（四）一律使用条例附150、件一规定的标准人事档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。第二十二条 人事档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查，经验收合格后，方能入库。第二十三条 人事档案整作人员必须认真贯彻执行中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法和干部档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。（一）在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全；（二）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料；（三）不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理。（四）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理151、，防止丢失档案材料和泄露人事档案内容。大学档案馆学生档案管理条例第一条 为了加强学生档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为学生工作服务，特制定本条例。第二条 学生档案是个人在求学时德、智、体诸方面的集中反映，它记录着毕业生接受教育的全部过程和其家庭主要成员及社会关系的历史及现状；是组织考核干部、预测干部潜在工作能力的可靠材料。第三条 学生档案工作管理部门的职责：(一)收集、鉴别和整理学生档案材料；(二)办理学生档案的查阅、借阅和转递；(三)为有关部门提供学生的情况；(四)做好学生档案的安全、保密、保护工作；(五)推广、应用学生档案现代化管理技术；(六)办理其他有关事项。第四152、条 学生档案应全面地反映学生情况的材料构成内容及其分类：第一类 高中材料第二类 大学材料第三类 鉴定、考核、考察材料；第四类 学历、学位、成绩材料；第五类 政治历史情况的审查材料；第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类 奖励材料；第八类 处分材料；第九类 其他材料。第五条 为了使学生档案能够适应工作的需要，要经常通过有关部门收集学生考察考核、培训、奖惩等工作中形成的反映学生德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。第六条 收集的材料，必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实、完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入学生档案。第七条 不属153、于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准。第八条 因工作需要查阅和借用学生档案，须遵守下列规定：(一) 查阅单位应持有相关部门的介绍信或有效证明；(二) 应根据规定，确定是否提供和提供什么材料；(三) 档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。(四) 任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。第九条 学生毕业后应及时将档案转给相应的单位。第十条 转递档案应遵循下列规定：(一) 学生档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准非机要渠道邮寄或自带154、；(二) 转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料；(三) 收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章后寄回。大学档案馆声像载体档案管理条例为提高学校声像载体档案工作质量和管理水平，有效地为学校工作服务，充分发挥声像档案在学校建设中的作用，并为考核声像档案工作提供依据，特制定本条例。（一）声像档案工作的基本原则 1、凡反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。2、声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法，利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行155、特殊整理和特殊管理。3、声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。声像档案形成数量大、利用率高的部门，经批准可设分室。4、声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。5、要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变，并逐步采用计算机管理手段，大力开发声像档案信息资源，为提高本校的教学、科研和管理水平服务。6、声像档案工作基础设施建设应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。(二)声像档案归档范围的156、确定1 确定的原则 11 归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 12 归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。13 归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。2 归档的主要内容和重点21 归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。具体范围见声像档案类归档范围及保管期限表。22 归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料原件。3 不归档的文件材料31 不能反映本校工作、活157、动的声像材料；32 音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；33 重份声像材料。(三)声像载体材料部门立卷和归档流程1 形成积累11 视听(电教)中心、宣传、报刊、出版部门和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。12 声像项目负责人，编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位专(兼)职档案员移送全套案本。13 单位专(兼)职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案部门（含分室）移交。2 整理组卷21 立卷原则根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明，以同一载体158、多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同的内容的声像材料具有独立的使用性。22 立卷分类 221 按介质分为纸质文件材料和声像载体材料；2.22 纸质文件材料指综合管作文件材料和制作项目的文件材料；223 声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等；22.4 同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。23 立卷分工 231 综合管理材料，由视听(电教)中心立卷归档；232 制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档；233 两个以上单位共159、同制作的，由主办单位立卷归档；234 外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托征集。24 归档材料的整理241 检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补。粘结、生霉、发潮的要及时冲淡、风干。242 根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。243 照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者)，其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。244 声像制作材料160、和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号，声像制作的文字材料整理要求按高等学校档案部门业务建设规范第6条第3款执行。封面项目暂以本规范为准。 245 声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封、套装载。3 归档验收31 声像材料形成部门应在规定时间向档案部门办理移交手续，填移交目录一式二份，各执一份备查。32 归档的声像载体的文件材料，必须符合本规范的案卷质量要求。33 综合管理材料归档时间为次年6月底以前。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。照片档案的归档时间：应在报销其冲洗费之前，持照片和底片到档案馆办理移交归档，档案部门161、验收后，由档案部门负责人在报销收据上签字，财务部门方可报销。（四）大学档案馆声像材料归档范围及保管期限表SX1219序号 类 目 名 称 保管期限（一）领导活动类1上级各级领导人来校视察工作所形成的声像材料 永久 2本校领导人在任期间的出访、参加重要会议等活动形成的声像材料 永久3知名人士来校参观、视察形成的声像材料 永久（二）重大会议及重要活动类1本校历届党代会、学代会、职代会及有关的重大会议的开幕式、闭幕式，会议代表、领导讲话形成的声像材料 永久2本校校庆、教师节等重大纪念、庆祝活动形成的声像材料 永久3兄弟院校代表团来校活动形成的声像材料 长期（三）统战、宣传类 1民主党派、侨联组织重要162、活动形成的声像材料 永久2重要宣传活动形成的声像材料 长期3记者来访形成的声像材料 短期（四）获奖类1出席省、市的先进集体、个人等获奖的声像材料 永久2在学校各项活动中被评为校级先进集体、先进个人获奖的声像材料 永久3在教学活动中获地市以上奖励的声像材料 永久4在科研、科技开发、校办企业方面获奖的声像材料 永久（五）教学活动类1教学活动中形成的自制的录音、录像、幻灯、照片等声像材料 永久2国内外有影响的专家、教授、知名学者来校讲学形成的声像材料 永久3本校知名教授、专家在教学活动中形成的声像材料 永久 4学生参加各种竞赛活动形成的声像材料 短期5博士、硕士生毕业答辩形成的声像材料 永久(六) 163、科研活动类 1本校举办的国际性、全国性和省级学术活动形成的声像材料。本校学术年会开幕式、闭幕式，大会发言、著名学者报告等声像材料 永 久2本校教师和科研人员在科研鉴定中形成的声像材料 永 久3重大科研课题研究过程中形成的能反映该项目特点和试验情况的声像材料 永 久4科研成果投入生产后所产生的经济、社会效益，以及社会对成果应用反映的声像材料 永 久（七）外事类1外籍学者、著名人士来校参观、访问交流及讲学、联欢活动形成的声像材料 永 久2建立校际关系签订协议的仪式等形成的声像材料 永 久3本校领导、教师等人员出国考察、讲学、合作研究和学习形成的声像材料 永 久（八）校园建筑类1建校过程中的各项基建164、工程开工典礼和竣工所形成的声像材料 永 久2校园风光照片、录像等声像材料 永 久3记录本单位重点工程、自然风光声像材料 永 久4记录校园重大事件、重大事故及其他异常情况和现象声像材料 永 久（九）文体活动类1历届运动会的开幕式、闭幕式、运动员比赛的精彩场面和破本校纪录所形成的声像材料 永 久2各运动队参加省、市级以上体育运动会全体代表合影、破纪录等声像材料 永 久3大型文艺活动形成的声像材料 长 期4学生军训形成的声像材料 长 期(十) 仪器设备类 1学校各实验室的仪器设备实体的声像材。 永 久2造成设备仪器重大事故的声像材料 长 期(五)声像档案档号及二级类目代号简表1、声像档案档号=年度号165、+声档案分类号+保管单位号19SX001n 保管单位号载体代号（代码）声像档案代号分类号年度号保管单位依不同载体定，可以是卷册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号（代码）流水。年度用声像档案的自然年度。 2、 声像载体档案二级类目代号简表SX 代码12 照片13 录音带 A14 录像带 V15 幻灯片 L16 磁盘 RP17 影视胶片 F18 缩微胶片 M19光盘 RG大学校内各立档单位文件管理类目、 党委办公室1、上级党组织有关党的文件材料；2、本校党代会文件材料；(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话、照片、录音；大会主席团、秘书长和代表、列席代166、表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级的批复；(2)提案及办理情况；会议简报、小组会议记录等；(3)参考文件、大会工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票试样；3、本校党委会、常委会、常委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会等记录、纪要及讨论文件；4、校党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)；5、校党委发布的决定、办法、指示及批转、转发文件、通报和重要通知；6、以校党委名义召开的工作会议材料；7、校党委和上级党委调研、调查、巡视学校工作形成的文件材料；8、校党委负责人在校内重要会议上的讲话稿和参加会议的发言稿；9、党群系统启用印章的文件及印167、模；10、信访记录及调查处理材料；11、党群系统的重要统计材料；12、党委各部门、各总支、分党委上报党委的工作计划、总结、报告、请示及党委的批复、批示；13、分党委、总支、直属党支部的典型经验介绍、调查材料等；14、校党委与有关机关联系、协商工作的来往函件；15、校党委、秘书工作的有关文件；16、收、发文登记簿；17、其它。二、纪委、监察1、上级关于纪检、监察工作的指示、规定、通报等；2、参加上级机关召开的会议带回的文件材料即本校代表在重要会议上的发言稿；3、纪检、监察工作计划、总结、请示、报告及上级的批复、批示等文件材料；4、校党委加强廉政建设和端正党风的文件材料；5、纪检、监察工作法规和制168、度、会议记录、统计报表和统计资料、大事记；6、对违纪情况的调查、处分、复查材料；7、重要的信访文件(包括登记、处理结果、复查材料)；8、学校历届纪检、监察委员会委员名单；9、其它。三、组织部1、上级关于组织工作的指示、规定、通知、通报等；2、组织部工作计划、总结、报告及上级的批示等；3、副科级以上干部任免、调动、交流的报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的，附有任免呈报表)；4、副科级以上干部的名册及考察材料；5、落实政策的有关材料；6、组织工作的请示、上级的批复；7、参加上级召开的会议带回来的文件材料；8、组织部会议记录及重要的电话记录；9、全校党员花名册、各总支、支部委员会名册、预备党员169、转正名册；10、党组织、党员情况统计报表；11、本校党的机构设置(含总支、直属支部成立、撤、并)的报告、请示、批复等文件材料；12、关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的材料；13、总支、支部改选报告、审批材料；14、表扬优秀党员、先进党支部的决定及先进事迹材料；15、党员组织关系转出、转入及校内变动介绍信存根；16、老干部离休的报告及审批材料；17、干部培训材料；18、各总支、直属党支部报送的有关材料；19、规章、制度、组织部干部考核评估材料；20、党校和党课教育的计划、总结等文件材料；21、其它。四、统战部1、上级关于统战工作的文件；2、参加上级召开的会议带回来的文件材料；3、170、本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结、规章制度；4、统战工作调查报告、典型材料、统计报表；5、本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料；6、台、港、澳侨胞、各民主党派成员和负责人、统战对象中高级知识分子名册；7、侨务工作、对台工作计划、总结、会议记录、报告及上级的批示；8、侨联、台联组织发展材料、换届的报告及上级批复；9、向党中央、省、市各民主党派推荐常委、委员的材料、选举结果文件及简报等；10、各民主党派的工作计划、总结、报告、统计报表及上级的批示、会议记录等；11、各民主党派、组织发展材料、换届报告及上级批复；12、向省政府推荐特约检察员、监察员、陪审员、督导员、审计员的材料及上171、级的批复；13、少数民族工作的文件材料；14、统战理论研讨会会议材料；15、举办各种活动形成的重要照片；16、统战对象向学校提出的意见和建议及被采纳情况的材料；17、信访材料；18、其它。五、宣传部1、上级关于宣传工作的文件；2、本校宣传工作、理论学习计划、决定、报告、通知和总结；3、参加上级召开的会议带回的文件材料及代表本校在会议上的发言稿，汇报材料等；4、反映本校重大活动的剪影及图表，并整理装册后交档案馆；5、邀请上级领导或著名人物来校作报告的记录、声像材料，并整理装册后交档案馆；6、本部规章制度、部务会议记录；7、校报合订本；8、校内其它工作所发有重要指导和参考价值的文件材料；9、校广播172、站材料(包括重要的文字材料和音像等)；10、其它。六、校工会1、上级有关工会工作的指示、规定等； 2、工作计划、总结、报告及上级的批示、批复、会议记录、纪要、规章制度；3、教代会的材料；4、表彰工会先进集体、先进个人的材料；5、基层工会干部名册；6、工会经费预决算报表；7、妇女工作的材料；8、教职工生活困难补助的决定、名单；9、组织职工假期疗养、旅游的计划、名单等；10、其它。七、离退休办公室1、上级有关老干部工作的文件；2、本校离退休老职工管作条例(暂行)、规章制度、工作计划、报告、总结等；3、离退休工作会议记录、纪要、决议等；4、重要的统计材料；5、离退休人员困难补助名单；6、其它。八、团173、委1、上级关于团的工作的指示、规定等；2、本校召开的团代会、学代会材料；3、团委工作计划、总结、报告及上级的批示、批复、规章制度；4、团委工作的典型调查报告、经验介绍等材料；5、表彰先进团支部、优秀团员材料、处分团员的材料；6、批准入团、离团材料及名单；7、团干部名册8、社团活动、勤工俭学、社会实践的计划、总结及表彰材料；9、各分团委、学生会、研究生会的报告、总结、文件等材料；10、团委、学生会的常委会、扩大会、办公例会等会议记录、纪要；11、团课教育材料；12、由团委牵头的重大活动的材料、剪影等；13、参加全国、全省团代会、学生会的代表名单及有关材料；14、推荐团省委、省学联常委候选人材料及174、上级的批复、剪报等；15、对团委工作有参考价值的校内发文；16、其它。九、校长办公室1、有关高校行政管理的综合性文件、上级各级政府来文；2、规章制度、岗位职责、学校年度、学期工作计划、报告、总结；3、校长办公会议记录、纪要；4、校领导在有关会议上的重要讲话和参加校外会议的重要发言稿；5、本校教育事业规划、计划及上级的批复；6、启用印章的文件及印模；7、学校评估材料、信访文书；8、学校召开的专题工作会议记录、纪要；9、有关全校性的工作调查材料和经验总结材料；10、校史、校庆、群众来信来访、普选等工作材料、大学年鉴；11、其它。十、事业发展处、高教研究所1、上级有关高校事业发展及规划的文件；2、有175、关高等教育发展及研究的文件材料、工作材料；3、本校事业发展规划、计划、改革与政策研究工作材料；4、本校项目建设与论证方面的材料；5、处工作计划、工作总结及会议记录、规章制度、岗位职责及简报；6、有关学校发展改革形成的会议材料及会议记录；7、其它有价值的材料。十一、校董会办公室1、大学校董会章程；2、历届校友总会负责人名单；3、历次校友会总会会议的文件材料；4、校友总会工作总结、大事记等；5、校友联谊会有关材料；6、有关校董会工作对外往来函件、信件等材料；7、校友捐资、捐物有关材料；8、校董会办公室工作计划、总结及重要的会议记录等；9、校董会通讯。十二、人事处(一)综合管理1、上级关于人事工作的176、指示、规定；2、参加上级机关召开的人事工作会议带回的文件材料；3、本校人事工作的计划、总结、调查材料、报告、会议记录等；4、本校人事管理规章制度、条例、实施细则等；5、本校机构设置、编制计划及上级的批复、批示；6、重要的信访材料；7、教职工个人档案。(二)人员调配管理8、人事统计报表、各种登记表；9、教职工名册；10、教职工录用(含选留毕业生)的文件材料；11、人员调入、校内流动材料、调出材料；12、安置复员、转业退伍军人的文件材料；13、教职工转编、辞职、自动离职、停薪留职的文件材料；14、教职工奖励文件材料；15、教职工处分、复查、撤销处分等材料；16、本校各类人员年度考核文件材料。（三）177、工资、福利管理17、国家关于劳动工资管理的指示、规定、条例、工资调整的文件材料等；18、教职工转正定级的文件材料；19、劳动工资计划及上级批复材料；20、发放校内津贴、各种补助的文件、名册、汇总表等；21、发放临时工工资的名册及有关材料；22、处理伤残教职工的材料；23、更改工龄的材料；24、教职工的结婚介绍信存根；25、工人考工定级的文件材料；26、教职工退休的文件材料。(四)师资培训管理27、师资培养、管理、教师进修计划、总结；28、教职工出国留学进修、科技合作的文件材料；29、教师业务档案。(五)评聘专业技术职务管理30、上级关于专业技术职务评聘的文件；31、教职工专业技术职务的评审材料178、聘任文件；32、晋职培训、考试材料；33、其它。十三、国际合作处1、上级关于外事工作的方针、政策、指示、规定等；2、本校外事工作计划、总结，请示、报告及上级的批示、批复、会议记录、规章制度、管理办法；3、外事工作统计资料、报表等；4、外事工作会议材料；5、财务账目及有关材料、固定资产登记册；6、专家公寓管理制度、办法及有关材料；7、出国(境)讲学、科技合作人员的材料；8、出国任教、进修人员、公派出国留学人员的材料；9、出国参加国际会议人员的文件材料；10、本校领导出国考察、访问的文件材料；11、上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复及来往函件；12、录取留学生的审批材料；13、来校长期讲学的文教179、专家的材料、短期讲学、顺访外籍人士的材料；14、互赠礼品的清单；15、外国党政官员、各界人士来校参观访问的材料、聘请外籍名誉教授、客座教授的材料；16、外事工作的重要照片；17、本校其它工作发文对本处工作有指导和参考价值的材料；18、中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料备忘录；19、其它。十四、学生处(一)综合管理1、上级有关学生思想政治工作的文件；2、本处制定的学生思想政治工作计划、报告、总结、处务会议记录；3、学生思想政治工作所形成的文件材料、典型调查材料和统计资料；4、关于学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件、优秀辅导员的材料；5、本校大学生管理规则、条例。(二)学生教育管理6、学生180、基本信息表；7、奖学金评定文件管理。(三)学生贷款勤工助学管理8、学生贷款评定文件及名册、贷款、还贷结算表、贷款减免审批材料；9、学杂费减免审批材料；10、勤工助学文件材料。(四)毕业生就业、就业指导管理11、上级有关毕业生就业的文件材料；12、毕业生工作计划、总结及上级的批复、批示；13、毕业生供需统计(信息数据库)；14、毕业生就业协议书；15、毕业生审批计划、就业计划、就业证存根；16、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料。十五、教务处1、上级下达的有关教学工作的文件材料；2、教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法；3、工作计划、调研报告、总结、请示及上级的批复、批示、规181、章制度、处务会议记录；4、参加上级召开的会议带回来的文件材料及我校代表在会上的发言稿；5、校教字、校教发文件；6、上级有关本、专科学科专业设置的文件材料；7、本、专科学科专业论证、评估、申报、审批材料、统计报表；8、本、专科学科、专业建设计划、简报、总结材料；9、本、专科各专业教学计划、教学大纲、课程建设、要求及安排、校历表；10、教学质量调查、评估的文件材料；11、优秀教学成果评奖的文件材料、教学管理获省级以上各种奖励的文件材料；12、课程开设计划、教师任课概况、课表、校历等；13、学生成绩表、统计表、四、六级英语考试成绩册；14、推荐本科生免试攻读硕士研究生的文件材料；15、第二学士学位、182、辅修学位的文件材料；16、学生学籍变更材料(含升学、留级、因成绩不及格退学)；17、学生考试作弊的处分材料；18、毕业证、学位证发放登记表、授予学士学位登记；19、教学实习、生产实习、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料；20、本科生毕业论文情况统计表；21、实验课教学质量评估材料；22、本校学生参加数学模型竞赛、计算机等级考试的成绩登记表及有关材料；23、本校自编、主编教材；24、上级有关招生工作的文件材料、招生计划、生源计划、上级的核复；25、校招生宣传、招生工作总结、新生录取名册等材料；26、因病保留一年入学资格学生的材料及复查返校材料；27、其它。十六、研究生处、学位办(一)综合管理183、1、上级有关研究生工作的文件；2、本校硕士、博士学位评定条例、办法；3、研究生学科、专业设置的文件材料；4、学位委员会会议记录、决定；5、本校研究生工作计划、总结、请示、报告及上级的批复、批示、统计报表等；6、博士后流动站工作的文件材料；7、本校与国外有关大学或科研机构合作培养研究生的文件材料；8、校研字、校研发文件材料；9、其它。(二)招生工作10、研究生招生计划、招生简章、专业目录、录取新生名册、研究生名册；11、新增研究生导师的文件材料及导师名册；12、研究生入学考试试题、课表、成绩册；13、研究生培养方案；14、研究生学籍变更材料(含休学、复学、退学、转学等)； 15、委培、定向培养、184、自筹经费生计划、合同及名单。(三)学位及就业 16、研究生毕业证及发放存根；17、研究生奖励、处分材料；18、博士、硕士研究生学位论文及评审材料、学位证书发放登记册；19、研究生教学质量评估文件材料；20、学位委员会授予各层次学位清册；21、上级有关研究生就业的文件材料；22、本校关于研究生毕业就业计划、就业方案、就业名册及上级的批复、就业工作总结；23、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料。十七、科技处1、上级关于科技行政管理的文件材料；2、重要的科技工作会议文件材料、会议记录等；3、本校科技事业发展规划、科研编制、机构设置、科研机构评估、调整的文件材料；4、本校年度和年度以上的科研项目、计划；185、5、科技管理制度、条例、项目管理统计报表、科研成果汇编；6、科研经费(含自然科学基金、博士专项科研基金、科技三项费用等)管理材料；7、科研项目管理材料(分项目设卷管理，每一项目包含立项任务书、合同、研究基金的申请及审批材料、拨款通知单、课题研究计划、年度进展报告、阶段研究小结、课题工作总结、经费结算材料、鉴定材料等)；8、科研成果申报奖励的文件材料(分成果设卷管理，包含科研成果报告表、科研成果奖励申请与审批材料、科研成果奖励材料的原件或影印件)；9、科研成果推广应用文件材料(分成果设卷管理、包含转让合同、协议书、推广应用意见、生产定型鉴定材料、成果被引用或投产后反馈意见、推广应用方案及实施情况186、成果宣传报道材料、专利申请书或证书原件或影印件)；10、参加国内外科技成果展览、发明展览的文件材料；11、各种新闻媒体报道的有关本校科研工作的材料；12、科技处工作计划、总结、会议记录、学术委员会会议记录；13、其它。十八、保卫处1、上级有关公安保卫工作的文件；2、本校公安保卫工作方面的规章制度；3、本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料统计报表、会议记录；4、本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书；5、本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复；6、教职工因私出国办理审批手续的介绍信、国外邀请函的复印件；7、学生自费出国办理审批手续的介绍信、国外邀请函的复187、印件；8、学生户口登记卡片(册)；9、复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记卡；10、有关学校综合治理、消防管理文件材料。十九、审计处1、上级关于审计工作的指示、规定；2、参加上级召开的会议带回的文件及我校代表在会上的发言稿；3、审计工作计划、总结、报告及上级的指示、批复、会议记录、规章制度；4、内部审计的文件材料(以项目为单位分卷管理)；5、校内其它工作发文对本处有指导和参考价值的文件；6、其它。二十、财务处1、上级关于财务管理的指示、规定等；2、财务工作计划、总结、报告、改革方案、会议记录、规章制度等；3、经费分配方案；4、财务税收大检查的文件材料；5、会计档案移交、销毁清册；6、财政总预188、算会计拨款凭证及其它会计凭证、单位预算会计原始凭证、记账凭证、涉外会计凭证；7、教职工工资册；8、学生助学金名册、有关贷款材料；9、会计日记帐、明细分类帐、分户帐、现金出纳帐、银行存款帐；10、外汇明细帐、校内银行存款明细帐、固定资产明细帐； 11、财务预决算年报表、季报表、外汇预决算报表；12、国有资产管理文件材料、本处固定资产清单；13、其它。二十一、国资与后勤管理处1、上级有关仪器设备、实验室管作的文件；2、本处工作计划、报告、总结、调查材料及下发的文件材料、会议记录、统计报表等；3、仪器设备、实验室管作的规章制度；4、仪器设备购置计划、报告及经费分配方案；5、仪器设备移交清册及报废、报189、失、调拨报告及上级的批复；6、大型精密仪器申购报告、论证报告、计划及批复、准购批示、订货合同、补充协议等；7、各类设备的技术商务文件、开箱记录及装箱单等；8、各类设备的安装、调试记录、双方签字移交文件、验收报告、索赔文件等；9、本校仪器设备及实验室工作会议文件材料；10、实验室建设的申请、报告、计划及评估等文件材料；11、清产核资、国有资产清查、清理整顿工作的文件材料；12、世界银行贷款、重点学科发展项目执行情况、专家评审意见等文件材料；13、仪器设备入库单、发货单；14、重大事故调查处理材料：15、其它。二十二、基建规划处1、上级有关基建工作的文件；2、基建工作计划、报告、请示及上级批示、批190、复、规章制度、会议记录；3、基建工作总体规划、年度总结、统计报表；4、基建工程财务管理文件材料、固定资产清单；5、全校性总体规划、设计总平面图、水、电、暖管道分布图、地质勘探、地形测量材料及校区平面图、地形图等；6、征用土地的审批文件材料(含拨地图)、拆迁、补偿协议书；7、上级领导检查、验收基建工作的文件材料；8、本校与外单位有关房地产权纠纷及处理结果的文件材料；9、基本建设项目文件材料(含设计、工程管理、施工、竣工验收等文件材料，分项目设卷管理)；10、本校与外单位有关基建工作来往的重要函件、合同、协议书等；11、其它。二十三、房产处1、上级关于房地产管作的指示、规定、参加上级召开的会议带回191、的文件材料等；2、房地产管理处、房改领导小组会议记录；3、工作计划、总结、报告及上级的批示、规章制度、办法；4、教职工公积金材料；5、分房售房文件材料；6、大学土地证、大学房产所有证及征地购房资料的复印件；7、房屋、土地管理的音像、图片、图纸资料；8、房屋使用、房屋维修协议合同、物资设备购贷合同；9、其它。二十四、产业处1、上级有关校办产业的指示、规定；2、校办产业管理规章制度、岗位职责、统计资料、统计报表等；3、工作计划、总结、请示、报告及上级批复、批示、会议记录、会议纪要；4、各企业负责人的聘任、离任及离任审计材料；5、各企业与产业处签订的目标责任书；6、各企业上报的开发项目材料、清产核资192、报表等；7、其它。二十五、学报编辑部1、上级关于出版工作的文件；2、本部关于学报工作的请示、报告、工作计划、总结、会议记录、规章制度、规定等；3、学报正刊、增刊审稿单、原稿、样本；4、其它。二十六、图书馆1、上级有关高校图书管作的文件、参加上级召开的会议带回的文件材料；2、工作计划、总结、报告及上级的批复、批示、馆务会议记录、规章制度及岗位职责等；3、统计资料及统计年报、经费收支情况及固定资产报表；4、剔除图书目录；5、国际间互赠及交换的书刊资料清册及来往文书；6、本校图书馆简介、大事记等；7、校际间交换和知名人士赠送书刊清册及来往文书；8、科研活动及成果统计材料；9、其它。二十七、档案馆1、193、上级关于档案工作的法令、政策、规定；本校档案工作规章制度、操作规范等；2、年度工作计划、工作总结、报告、请示存本及会议记录；3、本校历史沿革、情况介绍，大事记、档案馆介绍、汇编资料等；4、档案工作统计数据及统计报表； 5、移交档案目录、案件目录、全引目录、目录登记册；6、借阅档案登记簿、利用效果登记簿；7、档案鉴定销毁清册：8、档案工作检查、评比文件材料；9、省高校档案工作协会秘书长单位文件材料；10、其它。二十八、各学院(一)综合管理类1、院工作计划、工作总结、党政会议记录、报告、规章制度、岗位职责等；2、院工会委员会有关材料(教代会材料)等；3、财务工作材料、固定资产管理材料；4、津贴、教194、学工作量管理材料；5、聘任管理人员、兼职教师及客座教授的文件材料；6、对外联系往来的文件材料；(二)教学类 7、教学计划、大纲(专科、本科)、课程表(专科、本科)；8、学生成绩登记表；9、毕业生优秀论文汇总及登记表；10、学生毕业证、学位证发放登记表；(三)科研类11、院科研规划、计划、管理制度；12、科研基金管理材料、科研成果获奖材料；(四)学生工作类13、学生总名册；14、学生会、分团委机构设置及干部名单；15、学生困难补助材料、奖惩材料。二十九、体育部1、部工作计划、总结、会议记录、岗位职责、规章制度；2、全校性学生体育达标材料；3、学校体育运动会材料；4、其它。三十、网络学院1、上级有195、关校园网络建设的指示、规定、办法等材料；2、关于校园网建设设计方案、学校信息化建设规划、布局等有关材料；3、院工作计划、总结、会议记录、规章制度、岗位职责；4、人员聘任材料；5、固定资产管理材料；6、对外联系往来材料；7、其它。三十一、技术工程学院(一)综合管理类1、上级下达的有关独立学院办学、招生、专业设置、收费等文件材料；2、院工作计划、工作总结、会议记录、报告、规章制度、岗位职责；3、院固定资产管理、财务管理材料；4、教学工作量、津贴管理材料；5、人员聘任材料；(二)招生类6、院本、专科招生计划、招生工作总结及报告；7、院新生入学名册及专业名册；(三)教学类8、有关教学改革、培养目标、培196、养规格、办班等材料；9、教学计划、大纲(本、专科)、课程表(本、专科)；10、学生成绩表及学籍管理等材料；11、毕业生优秀论文汇总及登记表；12、学生毕业证、学位证发放登记表；(四)学生工作类13、学生总名册；14、学生会、分团委机构设置及干部名册；15、学生奖学金及奖惩材料；16、毕业生就业材料。(五)其它三十二、继续教育学院（一）综合管理1、上级关于继续教育的指示、规定、参加上级召开的继续教育会议带回的重要材料；2、本校成人高考招生计划；3、本校继续教育的规章制度、办法等；4、本校召开的继续教育会议材料、记录、纪要等；5、学院工作计划总结、会议记录、请示、报告及上级的批示、批复等；6、财务197、管理的文件材料、固定资产帐目等材料；7、本校继续教育学院发文；8、本校函授、夜大教育评估的文件材料；9、其它。（二）函授、夜大管理10、函授、夜大新生录取名册；11、函授、夜大学生成绩册；12、函授、夜大学生学籍变更材料；13、夜大生、函授生领取毕业证书登记册；(三)继续教育管理14、自学考试各专业学生名册、毕业生总名册； 15、自学考试各专业学生成绩总册；16、自学考试学生处分材料；17、本校主考的高等自学考试毕业生名册；三十三、金属材料国家重点实验室1、上级关于国家重点实验室管理文件；2、各实验室仪器设备简介及操作规范、设备登记册；3、实验室仪器设备运转、维修记录；4、国家重点实验室评估申198、请报告及通过评估的材料；5、国家重点实验室管理信息年度统计报表；6、实验室重要学术活动的记录、照片等；7、经费管理材料、固定资产管理帐目；8、年度工作计划、总结、重要的请示、批复、会议记录等；9、对外服务的协议书、清单等；10、 其它。三十四、后勤集团总公司1、上级有关后勤工作的文件；2、后勤集团工作计划、总结、报告及上级的批示、会议记录、岗位职责、规章制度等；3、维修加固、扩改建及新建小型工程等的设计图纸、预决算材料；4、设备维修、运转记录及设备图纸；5、校园平面图、景点建设布局图；6、职工水、电、暖房租收费登记簿；7、设计施工等的合同、协议；8、临时工名册及工资发放登记册；9、车辆管理材料199、；10、其它。三十五、校医院1、业务主管机关发来的有关医疗保健的文件；2、学生、教职工体查工作、预防、接种工作的文件材料；3、工作计划、总结、会议记录等；4、其它。三十六、附属中学1、上级有关中小学教育的指示、规定、办学等材料；2、附中有关办学的请示、计划、报告等材料；3、附中工作计划、总结、报告、会议记录、规章制度、岗位职责等材料；4、附中有关达标、考核、获奖等材料；5、其它。三十七、机械工厂1、机工厂年度工作计划、总结、会议记录、有关规章制度、岗位职责等；2、机工厂财务管理材料；3、机工厂有关职工代表大会及工会材料；4、机工厂有关人事材料；5、机工厂有关科研方面的材料；6、机工厂有关产品开发、合同、协议等材料；7、其它。