1、外贸公司采购与付款内部控制制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总则第一条 为规范公司的采购与付款、销售与收款业务，加强内部管理，防范经营风险，依据中华人民共和国会计法、内部会计控制基本规范等相关法律法规，制定本公司采购与付款、销售与收款内部控制制度。第二条 除非特别说明，本制度所称内部控制制度是指采购与付款、销售与收款内部控制制度。第三条 建立公司内部控制制度应达到以下基本目标：（一）建立健全相关的内部控制组织结构，形成科学的决策机制、执行机制和监督机制，确保经营管理目标的实现；（二）建立行之有效的风险控制2、系统，强化风险管理，确保各项业务活动的健康运行；（三）堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现和纠正各种欺诈、舞弊行为，保护财产的安全完整；（四）确保国家有关法律法规和公司内部规章制度的贯彻执行。 第四条 公司内部控制坚持如下原则：（一）关键点控制原则：针对业务处理过程中的关键控制点，将内部控制落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节；（二）符合国家有关法律法规和本公司的实际情况，全体员工必须遵照执行，任何部门和个人都不得拥有超越内部控制的权力；（三）保证公司内部机构、岗位及其职责权限的合理设置和分工，坚持不相容职务相互分离，确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督；（四）成本效益原则：公司3、在设置各个控制点时应合理考虑所得到的收益应大于控制成本的基本要求，如果无法确认控制点所带来的收益，则应考虑满足既定控制前提下，使控制成本最小。第二章 采购与付款内部控制制度第五条 公司采购与付款业务程序主要包括请购、签订采购合同、验收和会计处理等环节（附图一）。公司生产用物资采购，在需要时，对此流程进行修改，然后执行。第六条 公司各科研项目小组必须按照公司资金管理制度的有关规定，在月初合理预计本月的设备和物资采购量，财务部据之编制月度资金预算。第七条 公司所有固定资产和科研项目小组所须实验用试剂、物料实行零库存管理，在需要时，提出请购申请交采购部采购。（一）科研项目小组需要采购设备或物资时，由4、使用人员填写请购单一式两联。（二）职能部门需要采购设备时，由使用人填写申请单一式两联。（三）科研项目小组请购单应交负责人签字，职能部门请购单应交部门经理签字，如果请购内容超出了月度资金预算，科研项目小组请购单须报中心主任签字、职能部门请购单应交执行总裁签字。（四）经签字批准后的请购单一份请购人员留底，一份交物资采购部。第八条 公司职能部门和科研项目小组所须日用办公物品，由公司办公室统一保管，保管人员应该建立实物领用登记簿。每月初，办公室根据各科研项目小组和各职能部门的办公物品使用申请，合理确定本月办公物品采购量并报财务部。第九条 办公室办公物品管理员应该制定每种办公物品库存的控制上下限，执行限5、额管理。（一）原则上，控制下限不超过公司一周的使用量，控制上限不高于公司一月的使用量。（二）当办公物品库存不足控制下限时，填写请购单，请购数量等于控制上限减去实际库存量。（三）请购单一式两联，需经办公室主任签字，如果采购内容超出了月度资金预算，须报执行总裁批准。（四）经签字批准后的请购单一份请购人员留底，一份交物资采购部。第十条 采购部在接到相关部门或人员的请购单后，应该编制采购单一式两联，详细列明采购物的价格、数量、规格、供应商等资料，区别情况处理。（一）如果采购金额不超过1000元，采购部直接采购。（二）如果采购金额超过1000元，但不足10000元，采购部应填写采购单并送财务部审批签字。6、1财务部应该不断积累公司所用设备和办公物品的相关价格资料，用以判断采购部所报价格的合理性。2财务部认为价格合理的，予以签字盖章，将一联采购单留底，用以和验收单核对。3财务部认为价格不合理的，注明详细情况，并将采购单返回采购部，要求其重新编制。4采购部取得财务部签字确认的采购单后，执行对外采购。（三）如果采购金额超过10000元，采购部应该填写采购单，并牵头进行采购合同的谈判与签定。1采购合同的谈判应该由至少两个部门参加，除采购部外，物品使用部门和财务部都可以参与合同的谈判，大额采购应由三个部门同时参与谈判。2大型设备的采购应该坚持技术谈判和商务谈判分离的原则，由使用部门牵头进行技术谈判，采购部7、门牵头进行商务谈判，谈判结果报公司总裁办公会决策。3小额采购合同财务不能参与谈判的，在合同签字之前，必须报财务部会签同意。4采购部根据签定的合同，要求供应商按时、按质、按量提供采购物品。（四）对于公司需求量大、日常不断消耗的物品，采购部应该与至少两家供应商签定年度采购框架协议，以降低价格、标准供应。第十一条 采购物资到货后，由请购人员现场验收，验收单一式三联，经验收人员、采购人员签字后，一联由采购人员保管、一联由请购人员保管、一联连同发票一起交财务部报帐。第十二条 财务部接到验收单和发票后，与采购单或采购合同核对，核对不一致的，由采购人员说明情况并报财务总监批准，方可入帐。第十三条 如果验收时8、出现数量或品质与采购但或采购合同不符，采购部应填写退货通知单一式三联，一联由采购部留存，附于采购、验收单后归档；一联送财务部门；一联通知供应厂商退货。第十四条 公司与采购有关的付款遵照资金管理制度的有关规定执行。第十五条 公司在采购与付款业务程序中，应保证以下职务的相互分离：1采购人员不能同时负责采购物资的验收保管。2采购人员、保管人员、使用人员不负责账务的记录。3采购人员与负责付款审批的人员分离。4审核付款人员与付款人员分离。第三章 销售与收款内部控制制度第十六条 销售与收款业务程序内部控制制度包括销售部门、财务部门、保管部门及其它销售与收款业务的参与人（附图二）。第十七条 销售与收款业务程9、序的主要环节包括报价、信用调查、接受订单、核准付款条件、填制销货通知、发出商品、开具发票、核准销售折扣、核定销售折让或退货条件并办理退款或接受退货、收取货款以及各环节的账务处理等。第十八条 在销售与收款业务程序应保证以下职务的相互分离：（一）接受客户订单的人不能同时负责核准付款条件和客户信用调查工作。（二）填制销货通知的人不能同时负责发出商品工作。（三）开具发票的人不能同时负责发票的审核工作。（四）办理各项业务的人员不能同时负责该项业务的审核批准工作。（五）记录应收账款的人员不能同时负责货款的收取和退款工作。（六）会计人员不能同时负责销售业务各环节的工作。第十九条 公司销售部门应该制定恰当的销10、售政策，明确定价原则、信用标准和条件、收款方式以及涉及销售业务的机构和人员的职责权限等相关内容，强化对商品发出和账款回收的管理，避免或减少坏账损失。第二十条 公司销售人员应该关注市场情况及公司的销售情况，按基本报价表，在公司授予的一定权限内，结合客户的需求及竞争者的报价情况，向客户报价。（一）如报价超出其权限范围，需按公司规定权限逐级上报。（二）销售人员接到顾客询价，需在客户要求的时间内及时报价，不准借故拖延。第二十一条 为了确保客户的信用状况，销售人员在接受订货以前，应对客户的信用状况进行调查。（一）销售人员应该通过公司各种渠道，搜集诸如客户名称、负责人、资产状况；重要管理人员及其背景资料；11、创建时间及经过情形；业务内容及损益状况；设备内容、员工人数及生产能量；金融单位往来情况；销售对象及推销能力；在同行的地位及评语等资料。（二）销售人员将上述资料报客户管理人员，客户管理人员根据销售人员的资料及现有资料库，对客户进行信用评估，结果与报价情况一起报公司执行总裁、中心主任和财务总监。第二十二条 公司执行总裁、中心主任和财务总监根据销售人员和信用评估人员上报的资料决定是否批准销售。第二十三条 批准后，公司法人代表或销售人员经授权与客户签定销售合同，销售合同一式两份，销售部门和客户各一份，财务部应该复印留底，以备核查和催收款项。（一）合同签订后，若因条件变更而需要更改，应及时办理更改，其变12、更程序同签订程序。（二）销售人员应及时查对合同的履行情况，若发现顾客违约或其他异常，立即呈报上级，采取适当对策。第二十四条 销售部门根据销货合同规定的时限，填制发货通知单。发货通知单通常一式四联，一联销售部门留存，一联连同销货合同送财务部门作为开具发票的依据，一联送仓库部门作为发货的依据，一联交客户。第二十五条 仓库部门接到发货通知单后，应严格按照发货通知单所载货物名称、数量组织发货。第二十六条 销售部门将发货通知单、销售合同及客户回款记录中的相关内容核对正确无误后，填制“开具发票申请单”交财务部门，财务部门复核销售合同、发货单后，开具销货发票。第二十七条 如顾客验收货物后，因货品质量或其他原13、因提出退货，销售人员应协同销售部门经理对原因进行详细调查，如确属正当理由，应及时出具审查报告以及客户的退货理由书，待子公司经理审查批准后，接受客户的退货。同时，收回销货发票并待货物验收入库后，及时进行账务处理。对货物的质量问题由生产部门加以解决。第二十八条 销售人员与财务部门均应随时注意货款的收回事宜。财务部门应根据发货通知单、销售合同、销货发票等及时登记销售收入。（一）财务部门要按照客户及产品明细按月编制应收账款明细表，一份送销售部门、一份自存，并按时清查应收款项，以求货款的安全收回。（二）销售部门编制“销售统计表”，包括合同内容，发货情况、预付款、到货款、初验款、终验款、质保金的应收和实收14、情况，根据销售款的应收和实收情况，及时向客户催款。（三）收到客户的货款时，由财务部门填制“回款传达通知单”给销售部门，经销售部门确定收款的合同归属后，会计制作收款凭证，进行收款结算，销售部门在销售统计表上注明合同实收款项。销售部门与财务部门主管会计每月核对“销售统计表”和“应收账款明细表”，如有差异，及时查清。第四章 附则第二十九条 本制度由公司财务部拟定，报总裁办公会批准后执行，解释、修改权归总裁办公会。第三十条 本制度自年3月1日起执行。签定采购合同是否超1万元验收单传至财务部验收是否合格价格是否合理是否超1000元财务部物资采购表是否超预算科研项目小组请购单办公室请购单执行总裁签字物资采购部实物入库、领用采购中心主任签字项目经理签字办公室主任签字是否超预算是是否否否是否是否是否是附图一：采购与付款流程附图二：销售与收款流程询价终止催款终止赊销现金会 计出 纳发货通知单（4份）（销售、财务、仓库、客户）终止销售人员组织发货财务部销售人员销售合同（3份）（销售部、客户、财务部）信用评估客户管理人员客 户执行总裁、中心主任财务总监批准是发票报价否