1、公司采购与付款内部控制制度 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 采购与付款内部控制制度 第一章总则 第一条为了加强XXXXXX有限公司(以下简称公司)对采购与付款的内部控制,规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞弊,公司根据国家有关法律法规,制定本制度。 第二条本制度所指的采购业务包括采购计划、采购订单、采购合同、价格评审、货物入库、采购发票、应付账款和支付货款等业务。 第三条本制度适用于公司以及下属机构。 第四条公司审计部对本公司采购与付款内部控制的建立健全和有效实施监督审计,主管采购业务的负责人和财务负2、责人对采购与付款业务的真实性、合法性负责。 第二章岗位分工与授权批准 第五条公司应当建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离,制约和监督。 采购与付款业务不相容岗位至少包括: 1、请购与审批; 2、询价与确定供应商; 3、采购合同的订立与审计; 4、采购与验收; 5、采购、验收与相关会计记录; 6、付款审批与付款执行。 不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。 第六条公司的采购部是负责采购和付款的直接责任单位,其他部门和个人办理采购和付款业务时,必须经主管领导批准,并执行本制3、度规定的执行程序和办理。 第七条公司应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。 1 第八条公司的采购部门应当建立内部的职责分工权限,确保采购与审批人员分开,采购与货物验收或仓库人员分开。 第九条公司应根据具体情况对办理采购与付款业务人员进行岗位轮换。 第十条采购部门除对采购及付款的真实性和合法性负责外,还应对公司的存货的安全性和计量的准确性负责。 第十一条采购部门要保证对已采购的货物价值计量准确,以便于成本核算的准确性。 第十二条公司采购部门在办理采购业务时应按如下程序执行:根据各部门下达的采购计划需求做采购准备,对采购计划进行审核,对使用4、部门提出的请购申请进行审核,然后进行询价、比价,重大金额采购需要通过招投标且审计部参与监督,主管领导审批后确定供应商,签订合同,采购、办理验收入库,登记入账、支付货款。采购部负责大宗商品采购,行政后勤物品由行政部负责,参照现有行政后勤物品采购审批流程进行。 第十三条采购部门负责审核(编制)请购单、询价与价格谈判、签订合同、采购货物、请求付款等。 第十四条财务部门负责结算采购款项,登记存货及应付款项等账务处理。 第十五条财务部门在确保采购业务的真实性、合理性以及符合付款手续后,按合同约定付款方式支付货款。 第十六条付款及审批执行公司的资金审批权限表: 1、采购资金支出需要先编制物资采购计划,经采5、购负责人、财务总监和总经理审批后履行审批程序。 2、经手人负责填写资金支出申请,要求填明资金的数量、原因、使用部门和数量及支付方式(现金、支票、电汇、汇票),经手人本人签字确认。 3、采购负责人必须审核采购货物数量和价格的合理性及是否需要采购的适用性,对采购货物的质量进行供应商选择把关,对采购渠道进行审核,对资金支付的风险负责。 4、主管领导负责审批程序的合理性和采购效益性,是否有采购计划、是否符合公司规定标准,供应商的选择及价格是否合理,超标准使用资金需要特殊说明。 5、财务总监负责审核采购审批程序是否健全,对资金的支出计划做出审批,对往来款项进行账目核对,对采购资金进行合同核对,对资金的支6、出风险进行审 批。 6、总经理可对上述的所有审核提出质疑并要求审计部介入监督检查。 7、因特殊情况审批单审批手续不健全的,由财务总监负责对总经理进行沟通,财务总监不在,由财务经理(主管会计)负责对财务总监及总经理进行沟通并在相关单据写明沟通结果,并尽快让相关责任人补批签字。(审批人可按照资金审批权限授权委托相关人员代签名,待审批人回到公司后在单据上进行补签名。) 8、采购资金支付严格按公司审批权限表审批。审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告或者向7、审计部门投诉处理。(采购资金支付:得附有采购合同所载明约定的结算款期与结算方式来进行操作,凡是有发生业务的供应商,采购部门都得梳理列明各供应商的结算款期与结算方式明细表;该表一式四份,采购经手人员一份,采购负责人一份,财务部一份(按表监督采购部门的支付款项是 否按规则来操作),审批人一份。 9、财务部出纳员接到审批健全的付款审批单方可支付资金,对于审批不健全的单据应拒绝支付。 10、要求现金和支票当天支付,电汇或汇票在24小时内支付,因资金控制或资金调整,财务部有权决定进行一次性支付或分批支付。 11、原则上不允许使用现金进行物资采购,特殊情况需要财务总监审批,并作特殊说明。 12、财务部将采8、购资金分别按供应商挂“应付账款”,个人领用的备用金或现金零星采购挂申请人“其他应收款”。 13、采购货物要求必须使用国家税务总局发行的正规发票(可抵扣),特殊情况需要财务总监审批,并作特殊说明。 14、发票报销的手续:已经借款报账的,要求经手人签字,部门经理审核,主管领导审批,财务总监审批,总经理审批;未借款直接报账,要求经手人签字、部门经理审核,然后按公司的审批权限执行。 15、经手人凭审批过的发票冲回自己的采购借支或要求财务部核销往来,没有往来的由财务部支付。 第三章货物采购验收控制 第十七条加强采购与验收环节的管理,对采购方式确定、供应商选择、验收程序等做出明确规定,确保采购过程的透明化9、。 第十八条应当根据采购货物性质及其供应情况确定采购方式。公司及各下属机构大宗原材料采购由公司采购部统一负责;一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式;小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。 第十九条应当充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况,采取由采购、使用、财务、仓储、销售等部门共同参与程序,并按规定的授权批准程序确定供应商。 第二十条采购货物到达后,采购人员尽可能的做初步检查,检查物资与合同是否相符,然后由质检人员对采购货物进行质量检查。 第二十一条采购人员及质检员检查后,应及时送交仓库。仓库人员接到货物后,须检查所购物资是否附有供方合格证,到货数量是否正10、确,是否有破损,经检查无误,在验收入库单据上进行登记,送货人员要在单据上签字。 第二十二条检查合格的货物,仓库人员要及时填写材料入库单,入库单一式三联,第一联,存根联,仓库记账用,第二联,财务联,财务记账用,第三联,对账联,采购人员报账用,材料入库单必须连续编号管理。 第二十三条入库单的传递程序如下: 1、仓库人员接到检验合格的货物后,填制材料入库单。 2、仓库填写入库单时,要填写供货单位、材料名称、规格、计量单位、数量。 3、仓库人员根据填好的入库单第一联登记进销存台账或者系统账务。 4、材料入库单经采购部门签字后,将第二联和供应商发票一同交由财务报账,第三联留给采购部门对账用。 5、入库单11、第二联留财务部门做登记材料明细账用;月末存货盘点时,核对 账实是否相符。 第二十四条仓库人员要根据材料入库单及时登记仓库物资台账,保证审计 部门或者财务部门审计调查工作。对于检验不合格的货物,要及时通知采购人员,由采购人员与供应商联系,办理换货或退货等事宜。 第四章应付账款入账 第二十五条财务主管会计负责应付账款入账,应付账款的入账必须取得的 凭证有:供应商的送货单及发票(增值税发票包括发票联和抵扣联)、请购单、订货合同、入库单等;对于材料已入库发票未到的采购业务,按照现有暂估流程操作、采购人员报账情况以及供货方开发票情况。 第二十六条财务部门在办理付款业务时,应当对采购发票、结算凭证、验收证12、明、入库单据等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。 第二十七条财务人员对所收到的购货发票及相关凭证按规定检查无误后,方能进行会计处理。 第二十八条公司财务人员、采购人员应定期和供应商核对应付账款往来账。 第二十九条公司应当加强应付账款和应付票据的管理,由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。 第五章监督检查 第三十条公司审计部负责建立对采购与付款内部控制的监督检查工作,定期或不定期地进行检查。采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括: 1、采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。 2、采购与付款授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批的行为。 3、应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。 4、有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全。 5、使用和保管制度是否存在漏洞。 对监督检查过程中发现的采购与付款内容控制中的薄弱环节,审计部提出整改意见和建议,涉及部门及时加以纠正和完善。 第六章附则 第三十一条本制度由公司董事会制订和修改,并享有最终解释权。 第三十二条本制度经公司董事会批准后生效。 XXXXXXXX有限公司