1、集团人力资源文件编号标识、起草发布制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 文件名称Document人力资源制度流程控制程序业务类别Business Category人力资源文件管理版 本 号VersionV1.0生效日期Effective Date业务模块Business Module制度流程控制拟制责任人Prepared by文件审核人Reviewer1. 目的1.1 规范集团人力资源文件起草、发布、执行，保证各种人力资源制度流程有效可控；1.2 通过文件版本控制，保证相关流程负责人和其他人员能够使用有效版本文件；12、.3 指导各类人力资源制度流程编写、管理人员职业化工作；2. 适用范围本制度适用于集团所有人力资源流程、制度、表单类文件；2.1 流程：从一个输入到输出的过程，一般流程以流程图方式表示，标识关键环节和关键步骤，明确职责分工。2.2 制度（实施办法）：对流程具体实施办法的解释，规定管理必须的关键因素，同时指明各类过程表单的填写时间、结果要求。2.3 表单类文件：对某个关键环节进行控制的过程文档，表单类文件闭环后作为档案文件进行管理。3. 文件编号、标识、格式要求4.1 文件编号4.1.1 制度（实施办法）编号人力资源制度（实施办法）编号原则ABC（公司名称）/HR WJ 01 流水号 文档类别编3、号 部门标识l 文档类别编号文件管理职位管理聘用管理绩效管理培训管理薪酬管理干部管理任职资格保险福利WJZWPYJXPXXCGBRZBX内部沟通预算管理激励管理统计分析人事档案员工关系考勤管理手册类GTYSJLTJDAGXKQSCl 顺序号根据文档类别设计流水号，采取二位数字编码，从01开始。4.1.2 表单类文件编号人力资源表单类文件编号原则：ABC（公司名称）/HR WJ-01 001 流水号 文档类别编号 部门标识4.2 文件标识4.2.1 版本标识所有有效文件应当编制版本号，版本编号规则定为一位英文字母V和二位数字组成，如下：VA.B其中 A 为版本号，初始发布时该号为 1，之后发生换4、版情况下升位（如组织结构重大调整，工作流程方法发生重大变化等等），B为修订状态标识，格式从 1.0起计，每次修订重新发布时，编号升位0.1，在达到0.9后再升位，则版本号加1 ，修订状态标识回0。4.2.2 审核批准标识所有发布的制度流程在文档开始标识审核批准，具体填写方法如下：文件名称Document业务类别Business Category版 本 号Version生效日期Effective Date业务模块Business Module拟制责任人Prepared by文件审核人Reviewerl 文件名称：文档中文名称，要求简洁、一目了然；l 业务类别：以文档类别中的分类为标准l 版本号：5、当前文档版本号l 生效日期：文档生效日期（文档发布日期或者内容规定生效日期）l 业务模块：文档类别子模块，根据管理需要设定l 拟制责任人：文件草拟项目经理（起草人）姓名（中文）l 文件审核人：文件审核批准人（根据本制度规定相关负责人）姓名（中文）4.2.3 受控标识所有发布类制度流程应当明确受控标识，具体参见“7.受控版本控制”中有关规定。4.3 格式要求4.3.1 页眉页脚l 文件页眉左上角：添加公司标准LOGO，大小参见公司VI中有关规定l 文件页脚左下角：标识“受控状态”，分为“受控版本”、“非受控版本”l 文件页脚右下角：标识页码，以正文开始为页码起始页（1），封面和目录不计算在起始页6、码内4.3.2 字体、字号、页边距l 正文部分字号设置为宋体，字号为五号，特殊情况下可以设置其他字号。l 行间距为20磅，文件上、左页边距2cm，下、右页边距为2cm。l 正文采取国际标准排版，按照1、1 .1进行条目编写。4.3.3 封面、目录l 手册、页数超过10页以上的制度流程可根据需要设计封面，封面应当标识文档名称、发布部门、版本号、发布日期；l 目录：手册、文档比较复杂的制度流程可根据需要设计目录4. 文件起草发布5.1 文件起草5.1.1 确定文件起草计划每季度末，人力资源部各模块负责人根据本部门文件制度现状、结合公司管理需求和发现的与制度流程有关的问题，确定文件起草计划，文件起草7、计划经人力资源部主任批准后执行。5.1.2 确定编写负责人或项目组由总部人力资源部主任根据员工自愿报名和工作能力特点，确定文档编写负责人。文档编写难度和跨度较大的，应成立专门文档编写项目组来编撰文档，文档编写项目组应制订项目计划，项目计划包括项目分工、任务要求、文档要求、项目目标，报总部人力资源部主任批准后执行；5.1.3 文件起草由文档编写负责人或项目组负责编写相关文档，文档编撰方法和流程如下：l 设计文档编撰目录根据需要和本制度有关规定，编制文档编撰目录，明确完成的各个文档类别、名称l 流程图设计在各类文件正式编撰前，应先讨论确定基本流程，形成基本操作思路和步骤，流程以流程图形式表现。l 8、制度（实施细则）设计：对流程进行详细描述，重点是关键点操作方法和技巧描述，明确各类表单填制、报送流程和要求进行描述。l 表单设计：根据管理需求和职责分工，设计相关表单。总部人力资源部对所有开发流程进行监控指导，保证开发进度。5.1.4 文件内部评审文档编撰完成后，由项目组组织内部评审小组对流程、制度、表单进行评审，评审内容包括但不限于：l 文档可行性、可操作性l 文档内容逻辑性、与其他文件的匹配l 文档现行状态（包括版本、编号）l 文档文字校对 文件内部评审应当有书面记录。5.1.5 文件修订及再评审根据评审结果，由开发负责人或项目小组组织对文档进行修订。文档初审发现重大体例和结构问题的，需要9、组织再次评审。5.2 文件批准和发布5.2.1 批准权限l 各模块基础制度由人力资源部组织起草，主管副总裁审核，公司总裁批准后发布实施；l 各实施细则由文档负责人或项目组起草，人力资源部主任审核，主管副总裁批准后实施；5.2.2 批准流程经修订完毕后的文档，由人力资源助理负责编写制度流程发布审批单，根据规定权限办理批准流程，经主管领导批准后执行。5.2.3 文件发布与保管l 文件发布：经主管领导审批后，总部人力资源部负责制度流程的发布，制度流程发布按照人力资源内部公文中的“通知”格式和要求进行发放，领用人领取纸面件文档应当在文件领用登记表上签字确认。l 各部门要确保各使用场所都能得到现行文件的10、有效版本。l 人力资源文件原则上不允许在发放范围以外进行复制，因因特殊情况需要复制时，必须填写文件复印审批单，经文件发放部门负责人批准，并按批准的份数复制，领用人在上进行登记。l 上述各类文件持有者工作变动时，由原所在单位收回受控文件，并上报文件发放单位。l 文件保管:由总部人力资源部门保留电子版和纸介质原件，各文件接收部门妥善保管有效版本。l 总部人力资源部每半年汇总有效文件清单，并发布公司人力资源类有效文件清单；5. 文件升级6.1 文件升级情形文件在以下几种情形下需进行升级：l 重大流程改变l 新流程代替旧的流程l 执行过程中发现的问题累计到一定程度l 公司组织机构权限调整6.2 文件升11、级流程文件升级流程同文件起草发布流程。6.3 文件升级方法文件升级采取两种方法：l 换版：整体流程制度变动较大，需要进行换版；l 换页：流程中的一个或几个操作步骤变更，采取换页方式6.4 文件升级发布文件升级后，应以人力资源部正式文件下发升级通知。6.5 旧版文件回收采用换页或换版更改文件时总部人力资源部应把旧页和旧版收回,填写文件回收记录，根据档案管理规定，把收回的旧页和旧版文件销毁，留有文件销毁记录。6. 受控版本控制7.1 纸介质版本对纸介质文件的受控版本和非受控版本的标识采取在首页加盖受控章和页脚加上“受控状态”标识来控制，对作废版本的控制采用签章方式进行。专门刻制二个印章，标有“受控12、版本”、“作废版本”，由人事档案管理员进行管理。各相关职位均保存一份最新的文件受控版本，并进行发放登记编号，对于已发出的旧版本，均需要加上印记“作废版本”。对于因各类需要（如在管理咨询时提供给供应商）的制度流程文件，则在页脚上加上“非受控版本”的印记。7.2 电子版本电子版本的受控状态控制由总部人力资源部进行，为一份非受控版本。由总部人力资源部根据需要制订相应的电子版本文件(*.PDF格式)，电子版本文件的背景明确标有“非受控版本”字样。电子版本制作完成后，由总部人力资源部文件管理人员向全体相关人员发放文件需求通知函，员工根据工作需要电子版本的非受控文件，向文件管理人员提出申请，文件管理人员根据工作需要给予发放，并作相应的记录。7. 过程表单清单8.1 制度流程发布审批单8.2 文件领用登记表8.3 人力资源类有效文件清单8.4 文件复印审批单8.5 文件回收记录8.6 文件销毁记录