1、设备公司人事档案管理制度附借阅申请表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1. 目的为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，结合公司实际，特制定本制度。2. 职责人力资源部负责本制度的起草、执行和修订。总经理负责对本制度进行审定、批准，并敦促人力资源部严格执行。人力资源部在执行过程中主要负责人事信息的收集、甄别、整理和保管，保证原始资料及相关信息齐全完整，确保人事档案管理的保密性和使用的方便性。3. 适用范围：全公司各部门及全体员工。4. 档案分类4.1 员工入职2、档案：分在职员工档案和离职员工档案。该档案包含了员工入职过程中的所有记录材料，及员工自进入公司开始个人岗位发生变化、个人调动、奖惩记录等可以记录员工在公司内部发展轨迹的材料。4.2 基本信息档案：包括档案编号、姓名、身份证号码、学历、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌等。4.3 薪酬福利档案：主要包括每月工资发放记录，工资表，社会保险缴纳记录；各类商业保险、假期、旅游等公司福利；各种奖金记录等。4.4 绩效管理档案： 包括但不限于试用期、月度、季度、年度、任职、转职/转岗、晋升、降职、奖励、处罚等各类员工绩效考核报告，以及相关的附件等资料。4.5 员工培训档案：包括培训计划、培训教材、培训签到表3、培训总结、培训考核成绩等与员工培训有关的所有资料。4.6 人力资源工作档案：在人力资源管理工作中形成的材料按属性、内容、年份分类保存。如员工试用期工作评定表、辞职申请表、职责交接工作程序、离职/转职手续办理清单等资料。5. 档案管理规定5.1 “员工人事档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理。5.2 员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按入司顺序编号归档，按每人一个档案袋整理，以便查找。（1） 员工人事档案分电子档案和纸质档案，要确保两份资料的信息完全一致、同步更新。（2） 员工人事档案4、中保存应聘录用、劳动合同、薪资福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，由人力资源部专人负责管理。（3） 在职员工的基本资料有变（如学历变动、个人技术职称、婚姻状况等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。否则，因员工未及时申报、导致信息错误和不完整造成的损失，将由员工本人承担；人事专员必须当月在员工个人电子档案中进行登记更新。（4） 员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工人事档案封存；档案保存原则上3年后方可销毁，管理层档案需保存8年以上。档案销毁须经人力资源部负责人及总经理批准，销毁员工档案必须按员工档案销毁流程5、严格执行。（5） 人力资源部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关的员工档案，查阅员工档案必须按员工档案借阅流程严格执行。（6） 任何人员不得私自更改人事档案内容，员工档案仅供公司内部使用。（7） 对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查阅员工人事档案应经总经理批准，并办理登记手续，原则上应当天归还。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。（8） 根据安全保密、便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。6. 档案的保密6.1 严格遵守公司关于资料档案文印管理的各项制度，维护档案完整和安全，不向外人泄露档案秘密。6.2 对重要的文件要设专柜存放。7. 人事档案管理流程6、7.1 人事档案管理流程，见附件17.2 人事档案借阅申请表人事档案借阅申请表申请日期姓名借阅内容审批人签字归还日期备注7.3 人事档案销毁申请表人事档案销毁申请表申请日期姓名销毁内容审批人签字销毁日期备注8. 执行人力资源部应严格遵照此规章制度执行。本制度的执行情况将作为相关责任人绩效考核的重要内容。9. 修订：本制度由人力资源部根据公司具体情况不定期进行修订。10. 时效：本制度从年11月15日开始执行。11. 分发及送达：本制度在全公司公示，并使每位员工知晓。12. 附件12.1 附件1：档案建立流程、档案借阅流程、档案销毁流程。有限公司人力资源部起草人： XXX 审核人： XXX 签发人： XXX 日 期： XXXXXX 日 期： XXXXXX 日 期： XXXXXX