1、技术公司人事档案管理制度附借阅登记表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录第一章 总则2第一条 目的2第二条 适用范围2第三条 原则2第二章 机构和职责2第一条 档案管理机构2第二条 档案管理工作职责2第三章 人事档案的管理内容3第一条 人事档案的分类3第二条 人事档案的内容3第四章 档案的整理3第一条 档案的整理3第二条 档案目录编写3第五章 档案的收集、保管和销毁4第一条 人事档案的收集4第二条 人事档案的归档4第三条 人事档案的核查核对4第四条 人事档案的保管及销毁4第六章 档案的提供和利用5第一条 查阅5第二2、条 借出使用5第三条 出具证明材料5第七章 附则6第一章 总则第一条 目的为了提高员工人事档案管理水平，将公司人事档案管理工作制度化、规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用，结合本公司具体情况，特制定本制度。第二条 适用范围本制度适用于本公司人事档案管理工作。第三条 原则1、保密原则；2、保护人事档案材料完整，防止材料损坏；3、及时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性；4、合理有效的使用档案，使其发挥作用。第二章 机构和职责第一条 档案管理机构1、公司设专人负责各类人事档案的保管工作。2、职工解除劳动合同、辞职、自动离职、出国不归、辞退等原因，3、其档案滞留在本公司的，可由本公司办公室暂时代为管理。第二条 档案管理工作职责1、人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备。2、办公室在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关人员对资料的接触。3、任何人包括公司领导在内，无特殊原因，不得随意查调个人档案。4、查阅档案时由办公室监督，保证档案不被破坏与丢失。5、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。第三章 人事档案的管理内容第一条 人事档案的分类员工人事档案分为四大类：入职档案、培训档案、绩效管理档案、离职档案。第二条 人事档案的内容1、入职档案1.1 个人简历、员工信息登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、各类资4、格证书复印件等个人入职基本信息。1.2 劳动合同、保密协议、应届毕业生协议、实习协议等。2、培训档案参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。3、绩效管理档案3.1 试用员工评核表、试用员工转正审批表。3.2 季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。3.3 工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。3.4 各类奖励、处罚记录。4、离职档案离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等，其他补充协议。第四章 档案的整理第一条 档案的整理整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，装订整齐，达到档案完整、真实、条理、精5、练、实用的要求。第二条 档案目录编写档案材料目录是查阅档案内容索引，要认真进行编写，具体要求如下：1、题目与材料相符，太长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目。2、材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间。3、档案材料页码按图书编页法进行编页，凡有文字页面均为一页，已印有页码的材料应如数填写。4、档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰或红色墨水及复写纸书写。第五章 档案的收集、保管和销毁第一条 人事档案的收集公司对员工进行考察、考核、培训、奖励等所形成的材料等要及时收集，整理归档，保持档案的完整。第二条 人事档案的归档1、对各类人事档案进行鉴别，看其6、是否符合归档的要求。2、按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。3、在目录上补登材料名称及有关内容。4、将新材料放入档案。第三条 人事档案的核查核对1、检查和核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。2、检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案存放位置是否合理，有无其他存放错误等。3、检查核对一般要定期进行。若对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失，需进行核对。第四条 人事档案的保管及销毁1、公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密7、，不得扩散。2、公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。3、需要销毁档案材料时，必须认真履行登记手续并经主管领导批准，方可销毁。第六章 档案的提供和利用第一条 查阅1、相关权限人员可以到办公室进行查看，无关人员不得要求档案查阅。办公室要做好查阅的资格审查及登记工作。2、查阅手续2.1 申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。2.2 查阅部门负责人签字。2.3 办公室审核批准。办公室对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。第二条 借出使用1、相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人8、事档案借出使用时采用的方式。2、借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。3、外借手续3.1 借档人员写出借档申请。3.2 借档人员部门负责人签字。3.3 办公室对其进行审核、批准，然后进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字。3.4 归还时，及时在外借登记上注销。第三条 出具证明材料1、一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。2、出具证明材料的手续2.1 有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由。2.2 办公室按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。2.3 证明材料由办公室有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。第七章 附则1、本制度由公司办公室制定、负责解释。 2、本制度自颁布之日起施行。借阅人事档案申请表编号： 日期：申请部门申请人借用查阅人事档案事由借用查阅人事档案内容被查阅部门被查阅人查阅档案编号部门主管意见办公室意见总经理意见人事档案借阅登记表编号： 日期：序号借阅日期档案借阅人信息档案归属人信息归还日期档案保管 人部门借阅人被借阅人档案编号或名称