1、有限公司人事档案归档利用管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 制度名称人事档案管理制度受控状态编 号第1章 总则 第1条 目的 1.将企业人事档案管理工作制度化，规范化。 2.维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。 3.便于相关人事档案材料的借阅和使用。 第2条 适用范围 本制度适用于公司总部及全国各办事处及分支机构。第2章 人事档案分类 第3条 入职档案1.个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。2.劳动合同、保密2、合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。第4条 培训档案1.新员工入职培训试卷、培训心得。2.参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。3.培训服务协议。第5条 职位档案1.职位说明书、职务说明书、职务任命书。2.职务变动申请、职位职务变更记录。第6条 薪酬考核档案1.试用期考核表、员工试用期总结表。2.季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。3.工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 第7条 其他档案 1.个人党、团相关资料。 2.各类奖励、处罚记录。 3.离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等其他补充协议。第3章 人事档案归档 第8条3、 归档程序 1.对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。 2.按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。 3.在目录上补登材料名称及有关内容。4.将新材料放入档案。第9条 人事档案的核查核对1.检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。2.检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：（1）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。（2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。（3）发现某些损害之4、后，如发现材料变霉，发现虫蛀等。第10条 人事档案的转递 1.档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：2.取出应转走的档案。3.在档案底账上注销。4.填写转递人事档案材料的通知单。5.按发文要求包装、密封。6.在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。7.收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。第4章 人事档案的利用 第11条 人事档案利用1.查阅。设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。2.借出使用。相关人员为完成某项人事工作任务，5、必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，借出时间不能超过一周，需要在借阅登记表上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。3.出具证明材料。一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。第12条 人事档案利用手续利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。 1.查阅手续。查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况；其6、次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。2.外借手续。首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间、材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。第13条 出具证明材料的手续单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。第5章 人事档案保密规定及保存期限 第14条 人事档案保密公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。第15条 人事档案保存期限公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。第6章 附则 第16条 本制度最终解释权归公司人力资源部。 第17条 本制度自颁布之日起实施，凡与本制度不一致的，以本制度为准。执行部门监督部门编修部门编制日期审核日期批准日期