1、矿业公司人事档案收集归档管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总则第一条 为了提高人事档案管理水平，将公司人事档案管理工作制度化、规范化，有效地保护和利用档案，更好地为公司历史地全面地考察了解干部和正确选拔使用人才提供依据，根据中华人民共和国档案法、中共中央组织部、国家档案局发布的干部档案工作条例，和中共中央组织部干部人事档案材料收集归档规定等法规制定本制度。第二条 人事档案由综合管理部归口管理。第三条 管理范围（一）公司领导班子干部档案按干部管理权限保管。 （二）其他人员人事档案由综合管理部保管。第四条2、 人事档案管理部门的职责（一）保管人事档案，为公司积累档案史料；（二）收集、鉴别和整理人事档案材料；（三）办理人事档案查阅、借阅和转递；（四）登记员工职务、工资的变动情况；（五）为有关部门提供人事情况；（七）做好人事档案的安全、保密、保护工作；（八）推广、应用人事档案现代化管理技术；（九）办理其他有关事项。第五条 人事档案工作人员在档案建设和管理工作中承担着十分重要的责任，应具有较高的政治素质和业务素质，必须做到以下要求：（一）坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和党的各项方针、政策，努力提高政治思想水平；（二）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力3、；（三）严格遵守中华人民共和国档案法和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容；（四）坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事；（五）工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。第二章 人事档案收集范围第六条 员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表（如职工履历表、登记表），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。 第七条 录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。 第八条 出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。 第九条 党代会、人代会、政协会议的工4、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。 第十条 办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。 第十一条 评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。 第十二条 员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。 第十三条 党团组织建设中形成的入党志愿书和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表，优秀党员事5、迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；加入民主党派的材料。 第十四条 干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料；甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。 第十五条 表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。 第十六条 各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。 第十七条 员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。 第十八条 体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废6、等级的材料。 第十九条 办理丧事活动中形成的悼词、讣告；非正常死亡的调查报告。第二十条 高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。 第二十一条 职工学历变动材料。 第二十二条 其他可供组织参考有保存价值的材料。第三章 收集方法与归档第二十三条 形成人事档案材料的部门，在形成材料后的一个月内，按要求将材料送交综合管理部归档。第二十四条 综合管理部应掌握形成人事档案材料的信息，及时同有关部门联系，不失时机地收集新形成的人事档案材料。第二十五条 综合管理部发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时7、，应及时通知材料形成的部门补送或补办手续。形成人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。第二十六条 综合管理部应根据工作需要，适时布置填写干部履历表或干部履历补充表等，及时充实档案内容。第二十七条 收集的材料必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案。第二十八条 不属于归档范围的材料不得擅自归档，经过鉴别，可分情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准。第二十九条 凡属于应归入人事档案的材料，均应按有关要求进行整理立卷。第三十条 人事档案材料不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝墨水和复8、写纸书写。第四章 档案的内容和分类第三十条 人事档案由历史地、全面地反映人员情况的材料构成。内容及其分类：第一类 履历材料；第二类 自传材料；第三类 鉴定、考核、考察材料；第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、审批材料）；第五类 政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）；第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（9、离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；第十类 其他可供组织上参考的材料。第五章 档案的保管与利用第三十一条 根据安全保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严密、科学的保管。（一）人事档案管理部门，要建立坚固、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房面积每千卷需20至25平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；（二） 库房的防火、防湿、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度1424，相对湿度4565%）；（三）保管人事档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。（四）人事档案管理部门，要设10、置专门的档案查阅和档案管理人员办公室。档案库房、阅览室和档案人员办公室应三室分开；（五）要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。第三十二条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准（见附件一）。第三十三条 因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：（一）查阅档案者应持有盖有单位公章的介绍信；（二）查阅、使用企业职工档案的单位，应派可靠人员查阅；（三）凡查阅档案，利用单位应派中共党员到保管单位查阅室查阅；在查阅档案时，查阅单位应填写查阅档案审批表（附件二），按照查阅档案的规定办理审批手续。（四）档案管理单位，要根据规定，确定是否提供和提供什么11、材料；（五）档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人；（六）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；（七）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分； （八）借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容；因工作需要从档案中取证的，必须请示综合管理部审查批准后才能复制（拍摄）。第六章 档案的转递第三十四条 人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取12、，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。第三十五条 公司员工因辞职、退职、自动离职，在没收到对方单位的转递档案通知单前，其档案仍由综合管理部保管。第三十六条 转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；第三十七条 档案必须按统一规定的“转递档案通知单”（见附件三）的项目详细登记，并严密包封；第三十八条 收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。第七章 附则第三十九条 相关图表（一）档案卷皮、档案袋样式和规格（附件1）（二）查阅档案审批表（附件2）（三）转递档案通知单（附件3）附件一档13、案卷皮、档案袋样式和规格 为了保护干部档案材料，便于保管和利用，根据人事档案规范的规定，对干部档案卷皮、档案袋的规格、样式规定如下。今后凡新制做时，一律按统一的规格、样式制做。一、档案卷皮（卷面、卷底各一页）1、卷皮规格：长30.5厘米，宽22厘米；左边设三个装订线眼，眼距（从眼中心算起）8.3厘米；线眼中心距左侧边沿15厘米，上、下眼线中心距上、下边沿均为5.4厘米。2、卷皮颜色：应采用浅淡色，如浅黄、乳黄色等，不要用大红、大绿，或黑、兰、紫等深色。卷面上的字，一律用红字。3、卷面项目：“干部档案”、“正本”（或“副本”）、“姓名”。4、卷面里页印“注意事项”：注意保密，不得遗失，不得让无关14、人员翻阅。爱护档案，不要涂沫、勾画及乱加批注。卷内材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。二、档案袋1、规格：长33.5厘米，宽24.3厘米，厚（折叠部分）2.5厘米。2、材料质量：可根据条件选用较好的牛皮纸。3、袋面项目：“档案袋”、“姓名”、“性别”、“籍贯”“档案号”。4、字的颜色与档案卷面相同。附件二查阅档案审批表查阅单位查阅日期查阅人 查阅档案查阅事由（附介绍信）：人事档案管理部门意见签 字：主管领导意见 签 字：附件三档 案 转 递 存 根档字第 号兹转去 等 同志人事档案材料共计 份。年 月 日青海黄河矿业有限责任公司： 月 日转来档字第 号 同志等人档案材料共计 份，已如数收到，现将回执退回。 收件人 收件机关盖章：年 月 日转递档案通知单档字第 号兹将 等 同志档案材料转去，请按目录清点查收，并将回执退回。青海黄河矿业有限责任公司年 月 日 姓 名原部职别调何部门档案正、副本数目