1、化学股份有限公司员工人事档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: XX化学股份有限公司人事档案管理制度第一章 总则第一条 目的为了进一步加强XX化学股份有限公司的人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，现结合公司实际，特制定本制度。第二条 适用范围公司人力资源部人事档案管理。第三条 人事档案管理的作用1、保护档案机密；2、维护人事档案材料完整，防止材料损坏；3、便于人事档案材料的使用。第二章 管理体制与人员职责第四条 管理体制公司人力资源部全权负责公司内部人事档案管理工作2、。第五条 人事档案管理人员的岗位职责1、收集、鉴别和整理员工档案材料；2、保管员工档案，做好员工档案的安全、保密、保护工作；3、正确应用档案，保证员工档案资料准确无误；4、办理员工档案的查阅、调阅手续；5、登记员工工作变动情况；6、为有关部门提供员工情况。第三章 建立人事档案第六条 员工人事档案分类1试用期员工档案（1）分类：基础资料类、试用期考核类、转正材料类。（2）具体材料包括：个人简历、应聘人员登记表、笔试试卷、员工报到单、体检报告、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等个人基础信息资料；试用期考核鉴定表、试用期总结及其他试用期考核、转正资料。2正式员工档案（1）分类：员工档案可分3、为基础资料类、合同/协议类、培训类、考核类、工资类、职务变动类、奖惩类、离职类等。（2）具体材料包括：个人简历、应聘人员登记表、笔试试卷、员工报到单、体检报告、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等个人基础信息资料；劳动合同及补充协议、保密协议、职业危害告知书等各类协议；培训记录、培训心得、培训效果评估等与培训相关资料；试用期考核鉴定表、每月/年绩效考核材料、绩效记录等资料；工资记录、调薪/降薪记录等；岗位说明书、职务晋升、职务异动等记录和资料；各类奖励、处罚材料；离职审批表、离职审批交接单、离职谈话记录等；其他无法归入以上八项的材料。第七条 人事档案的归类、排列与编号1、人事档案的归类4、人事档案归为九类后，按以下方法进行归类。（1）按文件材料的名称归类：凡文件材料有准确名称的，即按名称归入所属类别。（2）按文件内容归类：对按照名称无法确定类目归属的材料，根据其内容归入相应的类别。若材料内容涉及几个类目时，应根据主要内容归入相应类目。2、排列人事档案归类后，每类中的材料按照形成的时间先后从远到近依次排列。便于了解掌握员工成长和发展变化情况，有利于新材料的继续补充。3、人事档案编号为巩固整理成果、固定档案排列顺序、方便保管和查找利用，公司采用自然流水编号方法编号。第四章 人事档案保管、检查核对第八条 人事档案保管的物质条件1、文件夹：试用期员工档案属临时档案，用普通文件夹暂时保存5、。试用期满经考核转为正式员工后按正式员工要求归档和管理档案。2、档案袋：正式员工档案用档案袋保存。第九条 人事档案检查与核对为保证人事档案完整、安全，人力资源部将定期、不定期对档案进行检查和核对，下列情况下，要立即进行核对。（1）发生突发事件后，如盗窃、遗失或水灾、火灾之后；（2）部门档案发生疑问之后，不能确定某份材料是否丢失的；（3）发生档案被损害，如材料霉变等。第五章 人事档案的使用与销毁第十条 人事档案提供利用方式人力资源部在可提供利用的范围内可以提供查阅、调阅、出具证明材料、提供人事工作信息等。（1）查阅手续由申请查阅者填写查阅（调阅）人事档案申请表，在表内写明查阅对象、目的、理由等情6、况；查阅部门负责人签字；由人力资源部部长审核批准，人事专员在人事档案查阅登记表进行登记。（2）借出手续由申请查阅者填写查阅（调阅）人事档案申请表，在表内写明查阅对象、目的、理由等情况；查阅部门负责人签字；由人力资源部部长审核批准，人事专员在人事档案调阅登记表进行登记，应详细填写借档时间、档案名称、份数。归还时在调阅登记表进行注销。（3）出具证明材料手续申请人详细叙述要求开具证明材料理由，必要时应提供有关单位（部门）介绍信；由人力资源部部长批准，人事专员根据有关规定，结合使用者要求提供证明材料；证明材料由行政总监审阅，加盖公章后登记、发出。第十一条 档案保存期限与销毁1、公司建立的内部人事档案原7、则上永久保存，辞职、辞退、离职人员档案，自员工离职之日起一年后方可销毁。2、按规定销毁的档案应填写档案销毁审批表，经人力资源部部长审核并报行政总监批准后，指定专人执行销毁。审核、批准、执行人员要在销毁申请单上签字，并存档备案。第六章 附则第十二条 权责单位1、人力资源部负责本制度制定、修改、废止的起草工作。2、总经理负责本制度制定、修改、废止的核准工作。附件：1、员工档案管理工作流程 2、查阅（调阅）人事档案申请表 3、人事档案调阅登记表 4、人事档案查阅登记表5、人事档案销毁审批表附件1：员工档案管理工作流程附件2：查阅（调阅）人事档案申请表查阅人姓 名单位（部门）及职务被查阅人姓 名单位（部门）及职务资料份数被查阅（调阅）人总数：共计 人 份资料查 阅理 由调 阅情 况档案是否需要调阅：是 否借出日期: 年 月 日预计归还日期: 年 月 日审 批意 见 签批人: 年 月 日 附件3：人事档案查阅登记表序号人事档案编号被查阅人查阅人查阅时间备注附件4：人事档案调阅登记表序号人事档案编号被调阅人调阅人调阅时间归还时间备注附件5：人事档案销毁审批表拟销毁人事档案资料名称拟销毁人事档案资料编号拟销毁人事档案资料份数拟销毁时间销毁人监督人销毁原因及销毁方式人力资源部审批意见行政总监审批意见备注