1、企业员工人事及档案、会议行政管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录1、员工礼仪行为守则 2 2、员工工装管理办法 6 3、档案管理办法 8 4、印章管理办法 22 5、证照管理办法 27 6、公文管理办法 29 7、保密管理办法 35 8、资料报送、接收管理办法 39 9、信息管理办法 43 10、会议管理办法 46 11、总裁办公会议制度 5012、协同管理平台（OA）系统管理办法 5313、财产保险管理办法 57 14、办公固定电话及空调使用管理办法 61 15、公务手机使用及话费核报管理办法 64 12、6、计算机信息系统管理办法 66 17、公务招待用餐管理办法 72 18、车辆管理办法 7619、固定资产及低值易耗品管理办法 86 20、印刷品印制管理办法 89 21、办公用品管理办法 91 22、公务礼品、招待用品管理办法 95 23、办公场地卫生管理办法 .99 24、集体宿舍管理办法 101 25、员工食堂管理办法 109 员工礼仪行为守则第一章 总 则第一条 为使公司员工日常工作行为有所规范，促进优秀企业文化的形成，特制定本守则。第二条 本守则适用于集团总部及各公司所有员工。第二章 礼仪规范第三条 形象规范一、头发1、员工应保持头发整齐、清洁，不得将头发染成过分鲜艳颜色；2、男员工3、头发长不过耳。二、指甲1、应注意修剪，员工指甲不能太长；2、女性员工不得涂彩色指甲油。三、胡须应注意修剪，不得留长须。四、着装1、员工日常上班时间须配戴工牌，服饰可自选，但要遵循以下原则合理搭配；2、不得穿无袖衫、超短裙、短裤等过分暴露或休闲的服饰；3、着长衬衫时须系好袖扣，不得挽起袖子；4、员工上班时间不得穿拖鞋；5、在公司有重大活动或有通知要求时，应统一着工装（正装）并佩戴领带。第四条 语言规范一、员工在公司内应尽量不要讲方言，接待外来客人时应讲普通话；二、员工语言表达应文明礼貌，不允许讲脏话、粗话；三、员工不得在办公场所大声说笑、嬉闹、争吵；四、员工在上班时遇见同事，要说“您好”或“您早4、”；五、公司员工之间称呼：下级称呼上司以职务相称；同级之间，一般以“姓氏+工种”称呼（如：何工、李师傅），年长者称呼年幼者可以“小李、小张”相称；六、对公司以外的人称呼：以职务称呼领导，以先生、小姐称呼一般人员；七、得到他人帮助时，应当说“谢谢”；表示歉意时要说“对不起”或“抱歉”；八、电话用语要求：接电话时，要说“您好，XX集团”；结束通话时，要说“再见”。第五条 举止规范一、迎送1、对公司的客人或客户，要表示欢迎，事前联系的应在约定的时间内会见；2、有客人或客户来访，要起身热情迎接，同时要面带微笑地说“您好，请问您有什么事需要我帮助”； 3、来客多的情况下，按先后顺序或轻重缓急接待；4、在5、客人或客户离开时，要起身热情相送，同时要面带微笑地说“您有什么事需要我帮助，请随时与我联系”。 二、介绍1、直接见面介绍的场合下，应先把职位低者介绍给职位高者，若难以判断，可把年轻的介绍给年长的；在自己公司和其他公司的关系上，可把本公司的人介绍给别的公司的人；2、把一个人介绍给很多人时，应先介绍给其中职位最高的；3、男女间的介绍，应先把男性介绍给女性；男女职位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。三、握手1、在握手过程中，上身要稍微倾向对方，目视对方眼睛，脊背要直，不要弯腰低头，要面带微笑，同时问候对方；握手时切忌用左手或戴手套、墨镜与人相握；2、上司同下属握手时应由上司先伸手6、；宾主间握手是客人抵达时应由主人先伸手，客人告辞时应由客人先伸手；同性间应先向职位低或年纪轻的伸手；异性间应先向男方伸手。四、就座1、相对式坐法一：双方就坐时，一方面朝正门，另一方背对正门，面朝正门的座位为上座，应请客人就座，背对正门的座位为下座，由主人就座；2、相对式坐法二：双方就坐于室内两侧，并且面对面地就座时，进门后以右为上座，应请客人就座，进门后以左为下座，由主人就座；3、主席式坐法：宾主双方就圆桌而坐时，一般由主人面对正门而坐，右侧第一座为主宾，左侧第一座为次主宾，副主人应坐在主人正对面，第三、第四宾客分别坐在副主人的右侧和左侧，第三、第四主人与第三、第四宾客相对而坐，其余座位由宾主7、双方随意就座。五、出入办公室1、进入办公室，要先轻轻敲门三声，听到应答再进；2、进入办公室后，如对方在讲话或通电话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也应看准机会。六、递交物件1、如递文件，要把下面、文字对着对方的方向递上去；2、如递自己的名片，应双手捏住名片的两角，将名片正面和字体朝向对方；在接受别人名片时，要很郑重且认真地读一遍名片上的姓名、企业名称、职务；3、递钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；4、若递刀子或剪刀等利器，应把刀尖朝着自己的方向。第三章 附 则第六条 凡违反本行为守则的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。工 装 管 理 办 法第一章 总 则8、第一条 为树立公司形象，规范工装管理，特制订本办法。第二条 本办法适用于经集团批准需配备员工工装的部门管理。第二章 工装购置与发放第三条 工装配备标准：春秋装男女均为西服套装，内着白色衬衫；男式夏装为短袖衬衫和西裤，女式夏装为短袖衬衫和短裙；数量各为贰套。第四条 夏装每两年发放一次，春秋装每四年发放一次，自申请工装之日起计算。第五条 集团办公室（行管部）负责于每年6月份购置夏装；每年2月和9月份购置春秋装。工装购置费用由员工所在公司承担。第六条 自申请工装之日起，凡工作满半年未满一年离职的员工，承担其春秋装制作费用的50%；未满半年离职的员工，全额承担其春秋装制作费用。员工办理离职手续时由行政9、专员在离职会签单上签字注明扣减的工装金额，人事专员在计发工资时凭单结算。第三章 工装申领程序第七条 部门经理负责通知本部门员工于正式录用一周内向集团办公室(行管部)申请制作工装。第八条 员工填写工装制作申请表（附件1），由部门负责人签署意见，人事专员对该员工是否转正予以审核确认，行政专员登记审核后报公司总经理（集团办公室主任）审批；第九条 集团办公室（行管部）行政专员负责工装发放，逐一对工装领用情况建立明细台帐予以汇总（附件2），并负责确认工装发放时间。第四章 工装使用与保管第十条 配备工装的员工应及时清洗熨烫工装，保持服装整洁。上班时间（含周六、周日）一律着工装，并依照员工礼仪行为守则相关规10、定合理搭配服饰。试用期员工不配备工装，但应遵守员工礼仪行为守则相关规定着装。集团及各公司有大型活动时，男员工着工装（正装）时必须佩戴领带。第十一条 若遗失、损坏工装需重新购置的，应及时按程序申领工装，但个人必须全额承担工装费用。第五章 附 则第十二条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。第十三条 本办法由集团办公室负责解释。档 案 管 理 办 法第一章 总 则第一条 为加强档案管理，确保档案的完整和安全，逐步实现档案管理规范化、现代化，更好地服务于集团的各项经营活动，根据有关法律法规，结合集团实际，特制定本办法。第二条 集团档案是集团总部和各公司在各项经营管理活11、动中形成的具有保存价值的全部文件、材料的总和，包括文件、合同、证照、报表、账册、录音、录像、光盘、图片、实物、图纸、技术资料等所有档案。第三条 集团办公室是集中、统一管理档案的机构，负责收集、整理、保管集团总部、安庆公司所有的档案以及各公司相关档案，并利用档案为公司的经营管理服务。第四条 各公司档案（安庆公司除外）统一由各公司行政管理部存档管理，每年第一季度完成上年度档案归档工作，并向集团办公室报送档案目录（含电子版）；集团职能部门和安庆公司档案按归档时间要求定期向集团档案室移交。 第二章 立卷归档第五条 各部门（以下均指集团各职能部门以及各公司下设各部门）在工作中形成的各类文件、材料必须统一12、归档，定期向档案室移交，任何人不得据为己有。第六条 各部门应指定专人负责本部门文件、材料的收集、整理与归档，应积极主动地将本部门档案收集齐全，随时掌握各类信息，经常督促经办人员及时移交手中的档案。并及时向档案室移交。第七条 档案的收集与归档时间要求：一、财务档案由财务部门保管上一年度的档案，隔年的财务档案由财务部门按年度分类登记、编制目录和移交清册，按规定时间及时移交至集团档案室或各公司行政管理部(财务档案实施细则依据会计档案管理办法执行)。二、人事档案中的在职员工档案由集团人力资源部（行政管理部）自行归档管理。三、工程类档案在单项工程竣工验收并结算后半年内，经部门经理审核后，将工程竣工验收资13、料收集整理齐全，移交档案室归档。四、合同类档案通过OA将合同目录及时传递至档案室，招商、材料采购合同在合同签订完毕后一周内移交至档案室，工程合同在合同签订完毕后每季度末移交至档案室（各职能部门合同签订完毕后应立即移交集团档案室），经部门经理审核后，双方在移交清单上签字；对于未履行完毕且履行期限较长的合同，各部门在移交归档时应留复印件备查。 五、外出参观学习、考察和参加各种会议的员工回公司后三天内将有关会议文件、声像资料等移交档案室。六、各类招商、广告宣传、营销策划等活动，应在活动结束后三天内由主办部门负责将有关文字资料、声像照片等移交档案室。七、各种对外报表、公司设立、变更、年检的上报材料及各14、种证照原件、荣获的奖牌、荣誉证书等在办理完毕后三天内由经办人及时交档案室归档。八、大事记，由各公司总经理、职能部门负责人审核后于每月5日前将上月大事记填写大事记报表（附件3）上报总裁办，每半年由档案管理员整理、汇总报总裁办主任审核后建档，次年初在集团网站发布。九、各部门的发文按照公文管理办法，将签发文稿、印本及附件、文件送达表等在发文后及时归档；各部门接收外单位文件应建立来文登记记录，文件处理完毕后，连同文件处理单（附领导批办意见）一齐交档案室归档。十、各公司召开会议形成的会议记录，具有一定的保存价值和保密性，应有专人保管，年终统一交档案室归档。十一、新购设备、仪器等固定资产和低值易耗品在拆箱15、时，应有资产管理员参加，对随机配备的图样和说明书以及调试安装过程中的技术性资料，由资产管理员登记验收后方可领用；办公设备类说明书、质保资料三个月后由资产管理员移交档案室，专业仪器等资产说明书、技术资料由领用人保管，质保资料由资产管理员移交档案室。十二、审计和督查档案由督查部保管上一年度的档案，隔年的档案由督查部按年度分类登记、编制目录和移交清册，按规定时间及时移交至集团档案室（档案内容按审计管理办法和督查工作制度规定执行）。十三、其他档案资料由集团职能部门、各公司分类整理后在每年第一季度内送交集团档案室或各公司行政管理部存档，完成上一年度档案归档工作。第八条 各公司应向集团公司档案室移交的档案16、及要求（不含安庆公司）：一、荣誉证书、奖状等复印件；二、营业执照、组织机构代码证复印件（每年年检或变更后均应提供）；三、公司章程、股东会纪要、验资报告（含每次变更资料）；四、各地关于光彩大市场的优惠政策、政府会议纪要、市级以上领导对公司及光彩大市场建设与管理方面的政策批示、项目可行性研究报告、项目立项批复、开工批复复印件；五、各地有关光彩大市场的工程规划许可证、施工许可证、土地出让合同、土地证、房屋预售许可证、建设工程用地规划许可证复印件；六、各地关于光彩大市场宣传画册原件、新闻媒体宣传资料原件或复印件、宣传光盘；七、各地举办光彩大市场奠基、开业、新闻发布会等大型活动的照片、光盘、领导发言稿及17、筹备策划的相关文字资料；八、省级以上领导视察参观光彩大市场的照片；九、以上范围内的档案由各公司档案管理人员负责按归档时间要求收集，在收集到档案后一个月内向集团档案室移交。第九条 文件材料归档的要求和手续：一、各公司档案管理人员应严格按照文件归档范围及不归档范围（附件1）移交归档文件，并按档案分类类目与保管期限表（附件2）正确划分保管期限，加盖归档章；二、各类文件、材料归档一式一份，比较重要的和调用频繁的文件应适当增加归档份数；三、归档文件严禁采用字迹耐久性差的铅笔、圆珠笔书写，应用黑色或蓝黑色钢笔书写；四、各部门归档的文件材料要用原件，没有原件以复印件代替时，要注明原件去向；五、各部门负责人应18、负责督促本部门文件移交归档，并对材料的完整性进行审核签字，杜绝归档范围内的文件材料在部门或部门负责人手里截留；六、归档文件必须在办理完毕后及时移交，需频繁使用延期移交的，不得超过次年第一季度末；七、各部门在移交档案时应填写移交清单，由部门负责人对移交资料予以确认签字，档案室接收人员按照清单逐项验收，在确定无误后予以接收，交接双方在移交单上签字，移交单一式两份，双方各执一份。第十条 员工在内部进行岗位调动时，人事部门应及时通知档案员，将其在原岗位经手的文件交接完毕和借阅的资料归还后，方可办理调动手续。第十一条 员工离职前，应将本人所借阅的档案资料归还档案室，档案管理员在离职会签单上签字确认。第三19、章 档案的管理第十二条 档案管理员要根据国家有关档案管理规定分类编号，认真编制检索目录，做到迅速、准确地查询档案。第十三条 档案案卷装订前，要去掉易锈蚀的装订品，用线绳或不锈的材料装订；文书档案整理归档时，可在每件文件左上角或左侧装订，便于复印和扫描。第十四条 出入档案室的档案，应进行仔细清点和登记，重要及绝密档案应放入保险柜，在专门地点保存。第十五条 档案员应认真做好档案的安全工作，经常检查档案管理状况，对破损的图纸和变质的文字要及时进行修补和复制。第十六条 档案员应定期对档案清理核对，做到帐实相符。第十七条 对重份及无保留价值的资料，应编写清册，由部门签署意见，经集团办公室主任（行政管理部20、经理）签字核实后，报总经理批准，集中统一销毁，销毁时应派专人监销（两人以上），销毁后应在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并由监销人签名。第十八条 严禁各部门将不属于归档范围内的图纸、表格等资料移交至档案室。第十九条 办公室（行政管理部）对各部门档案立卷归档情况进行经常性的检查，督促各部门做好档案的收集与归档工作。每年集团办公室不定期对各项目公司的档案工作进行抽查，发现问题及时敦促落实整改，并指导、培训各项目公司的档案管理工作。第二十条 本单位人员非因工作需要不得随便进入档案室，外单位人员一律不准进入档案室（领导陪同参观除外）。第二十一条 档案室要做好防盗、防潮、防霉、防光、防鼠、防虫、21、防高温等防范工作。第二十二条 档案室内严禁烟火，严禁携带易爆易燃物品进入档案室，电器和电器线路均应按安全规范设置，以防事故发生。 第四章 档案的微机管理第二十三条 集团各类档案立卷归档后，应将卷内文件目录录入档案管理系统，分类编辑，便于检索和查找。第二十四条 各公司、各部门应于每月10日前将上月未通过0A流程的重要数据拷贝到信息中心进行数据备份，以防数据意外丢失。第二十五条 重要档案或查找频繁的档案除录入目录外，还应录入要点和提纲。第二十六条 档案录入应遵循随时录入和定期录入相结合的原则。各类证照、荣誉证书等不需装订的档案随到随录；其他档案装订归档后定期录入。第二十七条 档案管理员的电脑系统应22、设置密码，以防离开电脑时他人进入档案系统，造成数据丢失。第二十八条 录入的档案数据应定期核对，进行必要的补充或更改，做到帐实相符。第二十九条 系统内的文件发生异常，应及时报告计算机管理人员，以防止电脑病毒及其它机器原因造成档案资料的不完整。 第五章 档案的借阅第三十条 员工因工作需要查阅档案的，须在档案室查阅；需要相关资料的由档案员提供复印件；确因需要借阅档案的，应办理借阅手续，方可借出。第三十一条 借阅档案必须严格履行登记手续，在档案借阅登记簿上详细填写案卷内容、卷号和借阅目的，并按期归还。第三十二条 调阅一般文档，由档案员审定直接提供；调阅机密文档，应经常务副总裁（总经理）同意方可提供，但23、不得借出。第三十三条 档案每次只能借阅一本，再次借阅时必须将上次所借的归还。确因工作需要一次借阅数本的，经集团办公室主任（行政管理部经理）批准后，方可借阅。第三十四条 借阅者不得借阅与本部门业务活动、工作内容无关的资料，非工作需要不得借阅其他部门的任何档案，特殊情况须经档案提交部门负责人审核同意方可借阅，经督查部负责人同意的督查审计工作除外。第三十五条 涉及到价值较高的财产证件，如土地使用证、房产证，借出抵押时应集团常务副总裁（总经理）批准同意后，方可借出。第三十六条 外单位需要借阅公司图纸、技术资料时，应持单位介绍信，并经对口部门领导批准，经常务副总裁(总经理)同意后，方可借阅。严禁任何部门24、或个人未经批准私自代外单位复制档案。第三十七条 银行、税务部门查账需调阅财务档案时，应经各公司财务部经理批准，由财务人员办理借出手续，使用完毕后及时归还。第三十八条 任何员工不得将档案借出后带回家。第三十九条 档案借阅期间，借阅者应对档案的完整和安全负全部责任，不得擅自将档案转借，不得在档案上作任何标记和涂改，更不得将档案损坏甚至丢失。第四十条 档案借阅期限：一、文档：一周；二、财档：十天；三、图纸：一周；四、其他类：半个月。如借阅期满，仍需继续使用，须再办理续借手续。第四十一条 档案管理员应掌握档案的借出情况，督促借阅者按时归还。第四十二条 档案员收回借出档案时，应对案卷数量和卷内文件情况进25、行仔细检查核对。 第六章 附 则第四十三条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。附件一：集团文件材料归档范围及不归档范围为更快地实现档案管理现代化、标准化、规范化，确保集团总部和各公司在各项工作活动中形成的公文、帐簿、图册、报表、照片、录音录像等各种门类的档案能得到完整、系统地保存，提高归档文件材料的质量，避免混杂无查考利用价值的材料，以适应集团各项工作的需要，结合实际，特制定集团总部和各公司文件材料的归档及不归档范围。一、归档文件材料的范围（一） 集团形成的文件材料1、集团总部及各公司印发的文件签发稿和正本以及工作条例、规章制度、岗位职责等；2、集团总部及各公26、司党支部、工会组织召开的代表大会以及在工作中形成的文件材料；3、集团总部及各公司中高层会议、公司级会议及专题会议形成的会议记录、纪要、讨论通过的文件；4、集团总部及各公司对外的报告及批复，下属机构的工作请示及集团领导批复、批示；5、集团总部及各公司的历史沿革、大事记、年鉴、企业简介、经验总结、年度工作总结等。6、集团总部及各公司各种营业执照、荣誉证书、奖牌和其他有纪念意义的凭证性实物等；7、集团总部及各公司编印的简报、报纸，报刊杂志刊登的反映集团重要工作活动的材料；8、集团总部及各公司机构成立、合并、撤销、更改名称资料，资质申报、年检报告等；9、集团总部及各公司人事任免、培训考核、工资方案等资27、料；10、集团总部及各公司与有关业务单位往来文书、签订的合同协议等；11、集团总部及各公司举行重大活动从筹备到结束形成的文件材料；12、集团总部检查各公司工作、调查研究形成的文件材料；13、集团副总裁以上人员公务活动形成的重要信件、电报、传真等资料；14、集团总部及各公司宣传企业形象、领导视察工作时形成的题词、录音、录像、光盘、照片资料；15、集团总部及各公司基本建设项目的土地征用、项目建议书、可行性报告、工程规划及有关批复，从设计到施工、竣工各阶段形成的资料；16、集团总部及各公司财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；17、集团总部及各公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；18、集团总部28、及各公司购进大型设备的随箱资料，包括说明书、保修卡、图纸等。（二） 政府部门及不相隶属机关的文件材料1、不相隶属机关与集团总部及各公司联系、协商工作的重要来往文件；2、有关业务机关对集团总部及各公司工作检查形成的重要文件；3、政府部门及不相隶属机关颁发的需要贯彻执行的法规性文件。（三） 各公司报送的文件材料1、各公司报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务报表人等资料；2、各公司报送的文件。二、不归档文件材料的范围（一） 集团总部及各公司的文件材料1、重份文件；2、无查考利用价值的事务性、临时性文件；3、未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效文件；4、一般性文件的历次修改稿（29、重要制度除外）；5、无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来文来信；6、集团内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；7、为参考目的从各方面收集的文件材料。（二）非隶属机关的文件材料1、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。附件二： 集团档案分类类目与保管期限表类别类目保管期限机构设置、变更、注销、年检等资料永久综合类营业执照、税务登记证、法人代码证等证照永久先进企业申报及评选资料、奖牌、荣誉证书永久年度工作报告、计划、总结永久党支部会议（通知、大会记录、领导讲话等）永久党委工会类工30、会会员代表大会（选举办法、结果及批复、大会记录）永久工会开展活动、竞赛及评比资料长期企业印发的重要文件、规章制度、岗位职责等永久一般行政事务性请示、报告、批复等文件短期企业召开的重要会议材料永久企业的一般专业会议材料长期行政管理类单位之间协商工作的往来文件短期不相隶属机关制发的针对本企业主管业务并要贯彻执行的文件永久不相隶属机关制发的非本企业主管业务但要贯彻执行的文件短期处理有省市主要领导人重要批示和处理结果的文件材料永久处理有集团领导批示的文件材料长期集团编辑的并反映主要职能活动的出版物永久企业宣传类集团大事记、组织沿革永久报刊杂志刊登集团重要工作活动的材料永久集团安全工作会议记录永久安全工31、作类安全生产、检查等文件短期安全事故处理材料长期财产保险资料短期为光彩事业捐物、捐款资料永久社会公益类社会扶贫资料永久修建光彩小学资料永久集团举办的大规模奠基、开业庆典、签字仪式有省以上领导人参加的永久大型活动类集团举办的有市级领导参加的活动、仪式资料永久集团领导外出参加重要会议并需要贯彻执行的资料永久设备购进设备的说明书、保修卡、合格证长期设备维修及改装、报废文件长期集团经营方针、决策、规划长期经营管理类经营业绩突出、创优文件资料永久与外单位签订的重要合同、协议等永久与外单位签订的一般合同长期人事管理制度永久工资改革、调整方案长期员工花名册永久劳动人事类员工培训、考核资料、员工劳动合同短期人32、事任免文件（集团高层领导及下属单位负责人任免文件）永久人事任免文件（部门负责人任免文件）长期劳模、先进工作者文件材料永久员工养老、医疗保险资料永久对影响大、问题严重的有关人员的处分材料永久督查类对员工一般的处分材料长期法律事务类资料长期专项审计报告长期财务管理类财务工作计划、文件长期税务、贷款等方面文件资料长期项目建议书及批复永久可行性研究报告永久设计文件项目评估、设计任务书、设计合同永久工程地质勘察报告永久总体规划设计永久设计鉴定及审批永久征用土地批准文件、用地图永久工程管理文件承发包合同、协议书、招投标文件永久中标通知书、施工许可证永久工程技术要求、图纸会审纪要短期原材料及构件出厂证明、质33、量鉴定长期施工文件建筑材料试验报告长期设计变更、工程更改洽商单、工程改造维修资料、永久隐蔽工程验收记录永久分项、分部、单位工程质量检查、评定长期项目竣工报告、竣工验收报告永久竣工文件土建、水电竣工图永久工程预、决算资料永久物业管理类业主（客户）档案资料， 业主大会、业主委员会活动资料长期公告、公约、客户投诉及函件资料短期印章管理办法第一章 总 则第一条为加强集团公司印章管理，规范印章的保管和使用，特制定本办法，本办法中的集团印章包括集团总部及各公司的印章。第二条集团印章的分类：一、公司公章：指“XXXX集团”行政公章、各公司的行政公章、合同专用章和法定代表人的个人印鉴章。二、财务章：集团总部及34、各公司的财务专用章和发票专用章。三、部门公章：集团职能部门及各公司部门公章。第二章 印章刻制第三条公司公章和财务章的刻制，由常务副总裁或各公司总经理签批，由集团办公室（行政管理部）按照国家有关规定在指定的单位刻制。第四条 集团职能部门公章，由部门负责人提出申请，经常务副总裁批准后，由集团办公室办理；各公司的部门公章，由部门负责人提出申请，经公司总经理批准后，由行政管理部办理。第三章 印章保管第五条 集团印章的保管实行专人负责制。一、公司公章由集团办公室（行政管理部）印章保管责任人负责保管；二、财务专用章和发票专用章由集团财务部和各公司财务部指定出纳以外的专人保管，严禁一人保管支付款项所需的全部35、印章；三、集团职能部门公章（财务部除外）由各部门负责人指定专人负责保管，部门负责人暂缺的，由其分管领导指定专人保管；各公司部门公章统一由行政管理部指定专人保管。第六条 印章刻制后，均须在办公室（行政管理部）登记留样备案，由印章保管人到办公室（行政管理部）办理领取手续。更换印章的必须先交回原印章并办理移交手续后方可领取新印章。第七条 办公室（行政管理部）印章保管责任人保管的印章必须存放于专用保险柜内。从开启保险柜取章、使用印章直到印章锁入保险柜的全过程要由印章使用人和印章保管责任人共同监督完成，特殊情况须经办公室主任（行政管理部经理）批准方可盖章。第八条 公司公章必须在办公室内使用，不得带出办公36、室。特殊情况需携带印章外出使用的，印章使用人应办理印章外借手续，按印章使用程序签批后报办公室（行政管理部），经批准后由一名印章保管责任人携带印章与使用人共同外出使用。用印完毕后必须及时归还印章，并注明外借时间以及盖印次数。第九条 印章保管责任人发生变动时，办公室（行政管理部）应及时指定新的责任人并报集团常务副总裁（总经理）批准。原印章保管人须在做好交接工作后方可离任，接管保险柜密码的责任人必须及时更改密码。第四章 印章使用范围第十条 集团公司和下属各公司法人公章、财务专用章、合同专用章等在工商、公安部门进行登记备案的印章按本办法规定程序对外使用。其他部门公章一律不得超出集团及下属各公司范围进行37、对外第三方使用。第十一条 集团行政公章用于对外宣传、联络、协调、对外报送材料以及对内、对外发文，不得在任何对外经济业务往来性质的材料上使用。第十二条 公司行政公章的使用范围：一、用于对内、对外发送的公文、财务报表；二、对外签订的各类合同；三、向工商、税务、统计等行政主管部门报送的有关材料；四、对外联络、宣传、协调及经济、业务往来的相关材料；五、总裁及分管总裁批准的其他用途。第十三条 财务章的使用范围：一、财务专用章仅限于对外开具收据以及支票、汇票等银行票据；二、发票专用章仅限于对外开具发票。第十四条 合同专用章仅限于公司依据合同管理办法规定对外签订的各类经济合同中使用。第十五条 公司法定代表人38、印鉴的使用范围：一、财务部门对外出具支票、汇票等银行票据；二、公司法定代表人履行职责；三、公司有关报表及对外报送材料上需法定代表人签章的；四、其他经总裁批准的用途。第十六条 部门公章可在公司内部及有合同业务依据范围内用于对外联络、协调以及行文，但不得使用于任何经济合同、协议等相关资料。第十七条 集团印章不得在任何非集团工作性质的材料、空白纸张、空白介绍信以及没有经济往来依据前提下签发的收条、收据、发票等财务资料上使用。第十八条 未经总裁书面同意，集团印章不得做以下用途：一、在为集团以外的其他任何公司、组织、个人出具的设有担保、抵押、质押等经济责任的合同或资料上使用；二、在为非集团员工开具的有关39、介绍信、证明等材料上使用；三、在其他单位和个人以要约或要约邀请形式出现的宣传图纸、订单等具有经济往来性质的文书上使用；四、其他非本章规定的印章使用范围。第五章 印章使用程序第十九条 使用集团公章须经常务副总裁签批；各公司的公章使用须经公司总经理或授权范围内的分管副总经理签批；财务章须经集团财务部总经理（财务部经理）批准后方可使用；部门公章须经部门负责人或分管总经理批准，部门负责人使用部门公章须经分管副总经理批准方可使用。第二十条 公司公章及部门公章的使用程序：一、由印章使用人如实填写用（借）章申请单（附件4），并按本办法规定，经有权限的领导签批后传至印章保管责任人；二、印章保管责任人在盖印前须40、对用印时间、用印名称、用印事由及有关领导的签字认真审核，经确认无误后方可使用印章；三、用印批准人因外出没有在申请单上签批，但因情况特殊急需用印的，印章使用人应请示用印批准人，由其向印章保管责任人直接下达盖印指示后方可用印；事后，印章使用人必须及时提请用印批准人补签审批意见并交印章保管责任人，印章保管责任人应负责敦促完成印章使用手续；四、集团印章对外使用时由印章保管人负责登记造册。第六章 其他规定第二十一条 用印批准人必须严格履行职责，按照印章使用规定，做好对用印材料的审核工作。第二十二条 印章使用人必须按程序履行相关手续，印章保管人在手续未完备前不得加盖公章。第七章 附 则第二十三条 凡违反本41、办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。证 照 管 理 办 法第一章 总 则第一条 为了做好集团证照办理、加强证照使用管理工作，依据公司法、公司登记管理条例制定本办法。第二条 本办法所指集团总部和各公司证照包括：营业执照、经营许可证、组织机构代码证、法定代表人证、资质证等。第二章 证照管理第三条 集团办公室负责集团总部证照的管理;其他各公司的证照由各公司行政管理部负责管理；所有证照及办证相关资料必须存放在档案室集中管理。第四条 集团办公室（行政管理部）指定专人负责承办证照申办、变更、年检、注销等工作, 并负责与证照管理部门的沟通协调，及时办理证照及年检工作。 第五条 公司设42、立、变更、和注销登记等工作涉及法律事务的，应由法务员审核，并协助办理。第六条 档案管理员负责公司登记、变更登记、公司注销、证照年检资料及证照（正、副本）的管理，并登记存档。各公司档案管理员应按档案归档时间要求将有效证照复印一份寄集团公司办公室存档。第七条 公司证照不得伪造、涂改、出租、出借、转让。第八条 因工作需要借阅、抄录、携带、复制公司证照及相关档案资料的，按档案管理办法规定手续办理。第九条 公司证照更换或被公司登记机关收回、扣押的，档案室应予以登记注明原因，并预留复印件备查。第三章 证照年检第十条 营业执照年检。每年在规定的时间内（3月1日至6月30日）接受年度检验，并提交年度检验报告书43、年度资产负债表和损益表、企业法人营业执照副本。特殊情况可与工商部门协商并申请延期审检。第十一条 经营许可证（资质）年检。按照经营许可证（资质）办证部门规定时间年检，并提交年检文件。第十二条 组织机构代码证年检。根据公司所在地组织机构代码管理部门规定的时间，在到期前30天内年检，并填报组织机构代码年检登记表，提交组织机构代码证正、副本。第四章 附 则第十三条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。公 文 管 理 办 法第一章 总 则第一条 为规范公文管理，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团总部和各公司文件资料的管理。第二章 公文种类第三条 集团公文主要包括发文44、和收文两大类。一、收文：主要指集团外部组织或个人给集团的通知、批复、函等。二、发文：主要指集团或各公司、各职能部门的请示、报告、函、通知、批复、通报、决定、会议纪要、规章制度等。第三章 公文格式第四条 集团公文格式除遵循不同文种的书写格式要求外，还应遵循以下规定：一、纸张：集团公文一律采用A4打印纸，公文中图文的颜色为黑色。二、字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，用4号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，如“南集字20051号”。三、标题：公文标题用2号宋体字加粗，可分一行或多行居中排列；回行45、时，要做到词意完整，排列对称，间距适当。标题分行排列时注意不要把各行上下对齐排成等长。四、主送：主送机关名称在标题下空一行，起于左侧顶格，用4号仿宋字。五、正文：正文在主送机关名称下一行，每自然段左空两字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文采用4号仿宋字，文中如有标题，可用4号宋体字加黑或黑体字。六、附件：附件在正文下空一行左空两字，用4号仿宋标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿位伯数字；附件名称后不加标点符号。七、落款：成文日期用汉字年、月、日标全，“零”写为“”。单一公司或部门制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空四字，加盖印章应距正文一行之内，端46、正、居中下压成文日期，印章用红色。当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文日期拉开；主办机关印章在前，两印章互不相交或相切。八、主题词： 主题词用4号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号宋体字；词目之间空一字。公司内部行文可以不标主题词，对外行文要有主题词。九、抄送： 抄送机关名称在主题词下一行，左右各空一个字，用4号仿宋标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后面标句号。十、印发： 印发机关和印发日期位于抄送机关之下面（无抄送机关在主题词之下），占一行位置，用4号仿宋。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日47、期为准，用阿拉伯数码标识。十一、装订：公文装订应在左侧居中，不掉页。十二、公文中的数字，除成文日期和在词、词组、惯用词、缩略语、修辞语必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。十三、制度内容的层次结构必须按“章”“条”“一”及1、2、3的层次进行叙述，“章”“条”编号一律采用中文数字。第四章 公文办理第五条 集团文件实行归口管理，集团办公室和各公司行政管理部为公文管理责任部门。一、收文管理：1、集团收文均由集团办公室文件管理人员负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。2、各职能部门、各公司的外来文件由各部门和各公司行政管理部指定专人负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。3、48、电子邮件由集团（或各公司）网络管理员负责接收并及时向相关部门文件管理人员传递。、相关部门接收文件应及时在文件送达表上签名，接收电子邮件和传真的必须填写收文回执单并即时反馈发文部门，并及时向本公司或本部门相关人员传达文件精神。二、发文管理：1、集团公司发文均由集团办公室负责起草、审核、送批、印发、建档。2、各职能部门、各公司发文由各部门和各公司指定专人负责起草、审核、送批、印发、建档。3、集团总部及安庆公司所有对外发文的文字均由集团办公室主任（其他各公司由行政管理部经理）负责审核，财务数据由财务部总经理（其他各公司由财务部经理）负责审核，各公司财务部经理与行政管理部经理从适用文体、上报程序、公文49、格式、措辞用语、引用数字及资料内容上严格把关，做到准确无误。4、各公司、各职能部门因工作需要拟向当地政府及相关部门上报公文时，一律报送或传真到集团办公室。集团办公室对所涉及事项必须及时向集团总裁汇报，批准后，由集团办公室会签方可盖章发文。、其他需要报集团总裁、分管总裁审阅的，应及时予以呈报。、文件资料下发到非本区域所在地公司或相关人员的，发文部门在发文当日应以传真或电子邮件形式送达，并由行政专员负责及时邮寄文件资料原件至相关部门。7、集团内部下发的请示、报告、函件及一般性通知可不填写发文会签表。第六条 收文处理程序一、集团收文处理程序1、接收：集团办公室文件管理人员在接收到集团外来文件时，先应50、对文件进行登记、编号。2、传递：文件登记、编号后，填写收文处理表（附件5），并将所接收的文件附在处理表后，及时送办公室主任拟办。3、拟办：办公室主任对收文必须进行认真审阅，并做出初步处理意见。如果需要报总裁、分管总裁批办的，应及时交总裁办秘书予以呈报。4、承办：文件管理人员根据拟办意见送相关部门或相关人员予以办理。承办部门或承办人应按照批示或处理意见予以办理，并将办理经过、办理结果在收文处理表描述清楚，反馈给办公室文件管理人员，如果需要报总裁、分管总裁批准的，应及时交总裁办秘书予以呈报。5、催办：办公室文件管理人员按要求对承办单位及时催办，收到文件办理结果后，应及时向行文单位予以反馈。反馈时必51、须询问对方是否安全接收，并做好反馈记录。6、建档：文件反馈后，集团办公室文件管理人员必须对收文进行分类建档，并及时交档案员存档。二、各职能部门和各公司收文处理程序1、接收：各部门和各公司指定专人负责来文的接收、登记、编号。2、传递：文件登记、编号后，填写收文处理表（附件5），并将所接收的文件附在处理表后，及时送各职能部门或各公司负责人拟办。3、拟办：部门或公司负责人对来文必须进行认真审阅，并做出初步处理意见。如果需要报总裁、分管总裁批办的，应及时呈报总裁、分管总裁批示。4、承办：文件管理人员根据拟办意见送相关部门或相关人员予以办理。承办部门或承办人应按照审批意见予以办理，并将办理经过、办理结果52、在收文处理表描述清楚并反馈给文件管理人员，如果需要报总裁、分管总裁或有关人员审核批准的，应及时予以呈报。5、催办：文件管理人员按要求及时催办，收到文件办理结果后，应及时向行文单位予以反馈。反馈时必须询问对方是否安全接收，并做好反馈记录。6、建档：文件反馈后，文件管理人员必须对收文进行分类建档，并按规定时间移交档案员存档。第七条 发文处理程序一、集团发文程序1、起草：集团办公室负责集团发文的拟稿。文件起草完毕后，应填写集团发文会签表（附件6）。2、核稿：办公室主任应对发文的文字部分进行审核，并根据发文内容提出会签意见；涉及财务数据的应交集团财务部总经理审核。3、会签：初稿经审核后，由文件管理人员53、根据“会签意见”，传递并跟踪相关部门确认、签字。4、签发：会签结束后，由集团总裁办公室报常务副总裁签发。5、盖章：文件经分管总裁签发后，由文件管理人员按照集团印章管理办法办理文件盖章手续。6、发布：文件盖章后，由文件管理人员按照文件内容发布到各相关部门并签收。 7、建档：文件发布后，必须进行分类建档，及时交档案员存档。二、各职能部门和各公司发文程序1、起草：集团各职能部门和各公司发文按文件属性指定经办部门、指定专人起草。文件起草完毕后，应填写集团发文会签表，由经办部门负责人、分管总经理审核。2、核稿：由办公室主任（行政管理部经理）、财务部经理分别对文字和财务数据进行审核。3、签发：文件审核后，54、由各职能部门负责人或各公司总经理签署发布意见。4、盖章：文件经负责人签署发布意见后，由文件管理人员按照印章管理办法办理文件盖章手续。5、发布：文件盖章后，由文件管理人员按照文件内容要求发布到相关部门并签收。6、建档：文件发布后，必须进行分类建档，并及时交档案管理员存档。第五章 附 则第八条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。保 密 管 理 办 法 第一章 总 则第一条 为保障公司的合法权益不受侵犯,维护公司正常经营管理秩序，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团总部和各公司所有保密事项的管理。集团职能部门、各公司以及各公司下设部门负责人具体负责本部门或本公司的55、保密工作。第二章 保密范围和密级划分第三条 公司秘密是指关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围内人员知悉的事项。第四条 秘密事项：一、公司重大决策中的秘密事项。二、公司尚未付诸实施的有关经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策等方面的重要决策。三、公司内部掌握的合同、协议、意见书、可行性报告、主要会议内容及有关决议。四、公司财务预决算报告、内审报告、各类财务报表及相关会计资料、统计报表。五、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。六、公司人事档案、年度考评、尚未公开的人事任免以及督查、审计案件中举报人、证词等敏感材料。七、保密的工程图纸、技术资料、招投标书56、工程预决算等文件材料。八、其他经公司确定应保密的事项。九、涉及以上一至八款内容的电脑软件。第五条 密级划分：公司所有保密事项分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。一、 绝密：公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级； 二、 机密：公司的规划、市场调研报告、财务报表、统计资料、重要会议记录、内审报告、公司经营情况为机密级； 三、 秘密：公司人事档案、年度考评、督查材料、工程图纸、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。第六条 属于公司秘密的文件、资料，确定有保密期限的保密期届满，自行解密。第三章 保密措施第七条 对于有密级的文件、资料和其他物品必须采取以下保密措施：一、公司57、内部保密文件的产生，由草拟人员负责确定所属密级，在文件右上角处加注保密等级，由专职人员打印、核对后，呈送部门负责人审阅、签批、密级随即生效。公司内发行的有保密要求的文件，应限定传阅范围，任何人不得向范围以外的人传播和泄露。二、起草、打印、复印保密材料过程中应有专人负责，涉密人员须严守秘密，做到不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看。对发出的草稿、讨论稿、草图或底图等，要限期收回保存或销毁，不得扩大接触范围。三、有保密要求的文件材料在打印和保存到计算机时应设置打开和修改密码。有保密要求的不得设置网上共享，因工作需要设置共享或需通过电子邮件等形式传递时，除设置打开和修改密码外，应及时传递及时撤销58、共享。四、档案管理人员必须用专柜存放保密文件，不同密级的文件不能混在一起保管，不允许将保密柜钥匙交予他人保管，不得私自记录密码，不得将保密文件私自带出或借阅他人。五、各部门的保密材料由专人专柜保管，没有指定人员时由其部门负责人管理，不得将保密材料随意堆放在桌上或其他醒目位置。非职责范围人员不得翻阅保密材料。六、保密档案管理人员因工作调动或其他原因不再管理档案时，必须进行交接手续，并建立移交清册，交接双方经办人和监交人都须在移交册上签名或盖章。七、信息管理中心负责对所有的网上信息进行甄别，有保密要求的资讯要通过有效途径及时传递，并注意加密，必要时可用磁盘、专用设备建立备份。八、在对外交往与合作中59、，需要提供公司秘密事项的，应当事先经集团常务副总裁或各公司总经理批准。九、具有属于公司保密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列措施：1、选择具备保密条件的会议场所；2、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；3、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；4、确定会议内容是否传达及传达范围。十、集团员工发现公司秘密已泄露或有可能泄露时，及时报告集团办公室（行政管理部）或集团督查部，相关部门应立即采取补救措施。十一、档案管理员定期清理保密档案，对已失去保密价值的文件资料呈报办公室主任（行政管理部经理）核准，由常务副总裁（总经理）批准后解密。对已过保管期限的并已60、解密的文件资料应按档案管理办法规定予以销毁。第八条 保密纪律不该说的话、不要说；不该问的事、不要问；不该看的文件、不要看；不该记（摄、录）的事，不要记（摄、录）；不得擅自携带密件外出；不得在公共场合谈论公司秘密；不得在私人通信中涉及公司秘密；不在不利于保密的地方放置密件；不得利用公用电话、明码电报，以及邮局办理秘密事项；发现泄密及时报告，采取补救措施，避免或减轻损害。第四章 附 则第九条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。第十条 本办法由集团办公室负责解释。资料报送、接收管理办法第一章 总 则 第一条 为加强集团资料管理，规范集团员工在资料报送、接收中的职务行61、为，严格资料报送、接收的程序要求，确保资料报送、接收工作合法、真实、完整和及时，防止因资料报送、接收工作不当给集团经营管理带来各种风险，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团各职能部门、各公司所有对外资料的报送和外部资料的接收工作。 第二章 资料报送、接收的管理第三条 对涉及合同当事人双方法律行为的文件、协议，公司对外经济活动的重要文字、图纸等依据，以及作为财务结账、收款的重要凭据等，均为集团资料管理的范畴。第四条 集团需报送和接收资料的政府行政主管部门主要有计划行政主管部门、土地行政主管部门、房产行政主管部门、财政行政主管部门、公安消防部门、交通行政主管部门等。经办人员应保持与有关部门的工作62、联系，及时做好有关资料的报送和接收工作。第五条 凡涉及与企事业单位之间的合同资料，须以合同协议为依据，及时、准确地进行报送和接收。第六条 报送、接收的资料主要包括：一、工程建设过程中的申请资料、批复文件、行政主管部门颁发的证照、与此有关的会议纪要等；二、房屋租、售过程中的商品房预售许可证，商品房租（售）合同以及涉及双方合同行为的一切资料；三、涉及工程勘察、设计、施工、监理、维修合同、材料采购、（买卖）合同、保管合同等涉及双方合同行为的一切资料；四、涉及到集团经营管理的对外数据资料；五、报送和接收的文件及其它资料。第三章 资料报送、接收的程序第七条 集团办公室、各公司行政管理部为资料报送和接收的63、归口管理部门，并指定专人负责资料的登记和分发，严格执行资料报送、接收的程序。第八条 对外资料报送的程序一、经办人员应根据不同资料的具体要求，如实填报相关内容，对涉及多个部门填报的资料，各部门应积极配合，准确提供资料的相应内容，并报请有关领导或部门核准。对事关集团文字表述的重要资料，由集团办公室主任审核；对涉及集团财务、涉税方面的重要数字资料，由集团总会计师审核。二、经办人员对已由相关部门领导核准的文件资料，交公司或职能部门总经理审批，并根据集团印章管理办法中规定的使用权限加盖印章。三、集团办公室主任、总会计师以及各公司、各部门总经理应认真核准报送资料的有关内容，在确认无误或对相关部门提出的修改64、意见达成一致后方可签章。四、集团对外往来中的一切对外书面资料，须由被赋予岗位职责的经办人本人送达，并对书面资料的准确性负责。如发生其它任何无职责行为个人签字证明或确认行为的，仅代表其个人行为，由此给集团或各公司带来的全部责任，均由行为个人承担，集团或各公司依据国家法律法规规定或公司内部依法制定的有关制度追偿当事人所造成的一切损失。第九条 外来资料接收的程序1、经办人员须认真审查外来资料的来源是否符合实际，签章手续是否完备，资料的内容是否完整、真实，对不符合要求的资料应拒收，直到对方进行相应的补充后再予签收。2、在经营管理活动中，任何一方送达的须我方证明或确认的一切资料（包括合同各方之间的申请、65、批准、确认、同意、决定、核实、通知、任命、指令或表示同意、否定等书面资料），我方工作人员必须对照工作职责范围和发生经营管理活动所依据的合同、规章制度及相关法律法规的规定，认真审查核实，并报上一级分管领导同意后，方可签收。第四章 资料报送、接收的要求第十条 如合同一方要求另一方对其提供的书面资料内容进行确认的，双方同意以共同协商并签订确认书的形式进行确认，确认书内容按合同管理规定审批，并作为合同附件管理，对双方发生法律效力。第十一条 相关资料的经办人和审批签章人员，应按各类资料报送、接收的期限和程序，确保资料的内容真实、准确、有效，严把资料接收、登记、签收的出入关。第十二条 经办人员要妥善保管好66、文书、批复件、租（售）合同、图表、传真件、预决算资料、合同流转单等往来资料，不得随意出借、销毁，以及时为财务收款、对账决算、法律诉讼等提供完整的资料凭证。第十三条 对报送、接收的资料，经办人员必须按时间顺序和不同类别进行编码并建立相应的电子台账，全面掌握报送、接收资料的履行期限及相关要求，要分清轻重缓急，有条不紊地做好报送、接收、回收、归档工作。第五章 附 则第十四条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。信 息 管 理 办 法第一章 总 则第一条 为准确、有效利用信息资源，特制定本办法。 第二条 本办法适应集团总部及各公司内部重大信息的记载和处理。第二章 信息分67、类第三条 集团信息主要类别：一、集团开展或参与的重大外事活动、经营活动和社会公益活动等信息；集团副总裁以上人员组织或参与的重要外事活动、商务活动、社会公益活动及出席的重要会议等信息；二、集团各职能部门、各公司利用社会公众媒体和集团网站对外发布的广告、新闻。三、市级及以上领导现场视察项目工程的建设、召开工作协调会、参加庆典活动等信息。第三章 职 责第四条 集团信息按照信息来源实行归口管理，专人负责。一、总裁办公室（各公司行政管理部）是集团总部（各公司）的信息管理归口部门，负责集团（各公司）重大外事活动、经营活动和社会公益活动等信息的搜集。二、总裁办秘书负责集团副总裁以上人员参与的重要外事活动、商68、务活动、社会公益活动及出席重要会议的信息整理、提供。三、集团营销策划部指定专人负责集团总部和各公司大型招商、庆典以及广告策划活动的信息搜集与提供。四、各类信息的文字由总裁办主任（各公司行政管理部经理）负责审核。五、集团财务部总经理（各公司财务部经理）负责各类信息的财务数据审核。六、集团网络管理员负责信息在集团网站的发布。七、集团职能部门、各公司负责本部门、本公司重要信息的起草、上报。第四章 信息处理第五条 信息处理程序一、提供：相关人员及时填写信息处理表（附件7），附上信息文字材料，经职能部门或各公司负责人审核签字后，方可交总裁办公室（行政管理部）信息管理人员。重要信息当天提供，重要会议及重大69、活动结束，即时提供信息。二、登记：信息管理人员在接到信息时，必须进行登记、编号。三、传递: 信息管理人员完成信息登记后，将信息传本部门负责人审核。四、审核：）对信息的文字以及是否符合保密原则由总裁办公室分管的副主任（行政管理部经理）进行审核；涉及财务数据，应由财务部总经理（财务部经理）进行审核。五、审批：各公司信息管理员将信息统一报送到总裁办公室信息管理员，一般信息发布的审批由总裁办主任（各公司总经理）负责；涉及到公司经营决策、经营规划以及尚未公开或尚未进入市场的等各类重要信息需要报总裁办公室主任审批；凡以集团或集团董事长、总裁名义所做的各类广告、新闻报道的，事前必须向总裁办公室主任提出申请，70、发布的信息内容必须经总裁办公室主任审批。六、发布：信息经审批后，由总裁办公室信息管理人员按照信息用途及时交网站或报刊予以发布。七、建档：信息发布后，信息管理人员应及时将信息进行分类建档。第五章 附 则第六条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。 会 议 管 理 办 法第一章 总 则第一条 为规范会议管理，提高会议效率，结合集团实际，制订本办法。第二条 会议是研究和解决问题以及部署工作的重要手段，本办法所指会议（含视频会议）分为集团级会议和公司级会议。第二章 会议类型第三条 集团级会议是指由集团董事长、监事会主席、总裁、执行总裁、常务副总裁、副总裁或其指派人员主持71、，各公司、部门有关人员参加的各类正式会议。包括：董事会会议、监事会会议、总裁办公会议以及其他以集团名义召开的专题会议。第四条 公司级会议是指由各公司总经理、副总经理或其指派人员主持，相关部门负责人及员工参加的正式会议。包括经理办公会议、公司例会、专题会议、公司股东会议及其他同级正式会议。第三章 会务安排第五条 集团级会议原则上由集团总裁办负责组织，集团领导在各公司召开的专题会议及公司级会议由各公司行政管理部负责安排，会议召集部门应根据实际需要提前将会议议题、相关材料、时间要求、与会人员等事项通知总裁办（行政管理部）。第六条 集团级会议由总裁办做好会议的组织工作，包括会议地点安排、会议议题的收集72、会议资料的准备、与会人员的通知等事项，并提前至少半天时间（紧急会议除外）将有关事项通知与会人员（必要时应以书面形式送达）。办公室或行政管理部在接到通知后应及时做好会场布置工作，并安排行政专员做好会务服务。公司级会议的筹备及组织工作由其公司行政管理部按以上程序安排落实。第七条 与会人员应对会议议题做好充分准备，备齐相关资料，安排好会议期间的本职工作，准时参加会议。第八条 各类会议必须指定专人对会议做出记录，内容应包括：会议时间、地点、出席人员（一般由出席人员签字）、议题、汇报内容、讨论情况、最后总结等。其中讨论发言、重要发言、不同意见应详记，最后的结论性讲话要言必录、记全记准，重要会议记录还应73、及时立卷归档。第九条 总裁办（行政管理部）负责将会议决定需要落实或办理的事项整理成会议纪要或决议并印发有关部门，必要时应以文件的形式下达并指定专人督办。第四章 会议管理第十条 会议主持人应合理安排会议，尽量减少会议的次数和时间，杜绝流于形式的例会，以保证会议的及时、高效。第十一条 会议议题如需报会议主持人审核，应会前报告：1、是否需要列入会议。如属单个部门职权范围内的事项或经部门间协调可以自行解决的则不应列入会议议题。2、提出的议题是否成熟。如属涉及到的有关部门对议题未经调研讨论或尚未拿出确定意见的议题，则应退回提交部门，不列入本次会议。3、有关议题的准备材料是否齐全。提交的议题应该有汇报提纲74、并附有关材料、依据，涉及的有关部门应准备协商材料，意见未统一的应如实反映。材料尚未准备齐全的议题不应列入本次会议。4、有关议题是否能做出决定。如提交的议题应当在本次会议上做出结论或形成决议，但因条件尚未成熟或有关重要人员不能出席等特殊情况不能做出决定的，原则上不列入本次会议。第十二条 召开会议必须目的明确，会议主持人应列出必须解决的议题作为重点议题，确定会议议程，并预定好会议时间以保证会议的效率。第十三条 会议一般先由召集部门做出议题汇报，交与会人员讨论，再整理出有关意见，不搞“一言堂”。结论一般应由全体人员表决通过，最后由会议主持人做出总结性发言。第十四条 与会人员如果持有不同意见，应当在会75、上明确表示，不得会上不说，会后乱说。第十五条 会议发言要简明扼要，不谈与议题无关的事，不可长篇大论，会议主持人应把制会议的动向，要负责引导与会人员在预定的时间内讨论有关议题并做出结论。第十六条 会议时间如需延长，会议主持人应当估计需延长的时间，并取得与会人员的同意。 如无特殊情况，所列出的重要议题在会议结束前必须得出结论。第十七条 与会人员要做好会议要点记录，特别是领导讲话和会议做出的决定，并根据会议要求传达、贯彻落实。 第十八条 视频会议必须提前1天（临时召开的会议必须提前1小时）通知信息中心做好准备工作，由信息中心与各公司网络管理员对接负责承办相关工作。第五章 会议纪律第十九条 会议属于正76、常的工作项目，开会人员必须严格遵守会议纪律。总裁办（行政管理部）负责将有关纪律情况如实登记，并交有关负责人处理。第二十条 与会人员必须准时到达会场并就座，不得无故迟到、早退或缺席。若有特殊情况应事先向会议主持人或总裁办（行政管理部）请假。第二十一条 开会时与会人员不得随意离席，不得做与会议无关的事，不得私下交谈扰乱会场秩序，有手机的应将其关闭或改为振动状态以保持会场安静。第六章 附 则第二十二条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。第二十三条 集团其他各类会议的管理参照本管理办法执行。第二十四条 本办法由集团总裁办负责解释。总裁办公会议制度 第一章 总 则第一条77、 为加强各公司、各部门之间的沟通与协调，充分发挥团队“智囊团”作用，提高工作效率,强化行政督办职能，特制定本制度。第二条 总裁办公会议包括总裁办公会、总裁办公例会。第三条 集团总裁办公室负责会议组织及有关会议内容落实情况的督办工作。第二章 总裁办公会第四条 总裁办公会议的形式：总裁办公会可采取会议并以会议纪要形式明确会议讨论、决策的事项；也可采取会签形式明确对有关事项的决策。总裁办公室应在会议结束次日下发会议纪要；采取会签形式明确对有关事项的决策，应报监事会备案。根据所议事项的具体内容，由总裁决定会议形式。第五条 总裁办公会议的参会或会签人员：一般为总裁助理以上人员（含集团总会计师），督查部总78、经理可列席会议。根据工作需要，总裁可临时指定其他人员参会。根据所议事项的具体内容，由总裁决定具体参会或会签人员。第六条 总裁办公会会议内容经参会人员充分讨论后，由总裁进行全面分析并做出最后决策。总裁办公会议讨论的内容如下： 1、贯彻落实董事会决议；2、实施集团年度计划、投资计划；3、审议并决定管理机构设置方案和集团基本管理制度； 4、决定集团各部门规章制度；5、决定任免总经理、副总经理等高层管理人员；6、决定集团除由董事会决定以外的员工的工资、福利方案；7、决定提议召开董事会临时会议；8、批准股东会授权内的资产处置方案；9、批准股东会授权内的对外捐赠方案；10、审查、批准股东会授权内的资产损失79、；11、审定租、售房价格政策并报股东会备案；12、集团资金使用审批管理制度有关审批流程中涉及到的需经总裁办公会决策的事项；13、其他需经总裁办公会讨论决定的事项。第三章 总裁办公例会第七条 总裁办公例会指总裁助理以上人员（含集团总会计师）及各公司、各职能部门负责人参加的会议，根据工作需要可由分管总裁临时指定其他人员参会。第八条 会议时间：每个月至少召开一次，根据工作需要可临时召集。具体时间由总裁办公室在会前以短信、OA公告等方式通知相关人员。第九条 会议议题：1、各公司、各职能部门汇报前期会议要求的有关工作的落实情况；2、各公司、各职能部门需提交会议讨论、议定的事项；3、分管总裁布置重点工作；80、4、其他需经会议讨论的事项。第十条会议要求：1、参会人员须至少提前一天向总裁办公室提交会议议题；根据工作需要，总裁办公室可另行要求；2、参会人员原则上必须参加会议，因特殊情况不能到会的，须提前一天向总裁办公室主任请假，同时安排副总经理或助理参会，并按时提交会议议题； 3、参会人员应围绕会议议题积极建言，对意见不能达成共识的重大问题，报请总裁决定；4、会议发言应言简意赅、重点明确，汇报时间原则上各公司不超过10分钟，各职能部门不超过5分钟。第四章 有关工作落实情况的反馈第十一条 各公司、各职能部门总经理负责总裁办公会议内容中涉及本公司、本职能部门有关工作落实情况的反馈。第十二条 针对会议议定的各81、项工作要求，有明确时间节点要求的，须在时间节点到期当天将落实情况通过OA报总裁办公室主任。总裁办公室主任负责及时将反馈情况汇总并报集团有关领导。第十三条 反馈的落实情况须清晰表明是否已按要求完成。未按要求完成的，须说明原因及预计可完成的时间节点。第五章 附 则第十四条 凡违反本制度的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。第十五条 本制度由集团总裁办公室负责解释。协同管理平台（OA）系统管理办法第一章 总 则第一条为规范集团办公自动化系统管理，确保协同管理平台(以下简称OA系统)各功能有效、安全运行，信息及时处理和反馈，电子公文准确、规范处理，提高工作效率，特制定本办法。第二条本82、办法适用于集团各部门、各公司办公自动化的管理；系统用户为集团员工。第三条除特殊注明外，OA系统产生的已办结后办公文档与加盖公章后的纸质办公文档或各种签字生效的表单具有同等效力，电子公文不加印鉴。第二章 相关部门职责第四条 OA系统运行中相关部门职责：1、集团办公室是OA系统运行的管理部门，负责定期检查、指导、评价、考核OA系统的使用、运行、保密等情况，组织业务交流、进行业务辅导。2、集团人力资源部（或各公司行政管理部）负责OA系统用户的注册和注销。3、集团信息中心负责OA系统操作技术的培训、设备的维护、管理和备份；制定、修订OA系统管理制度及对OA系统运行情况的监管。4、各公司需设2名兼职OA83、系统管理员（其中一名固定为各公司网管，另外一名由行政管理部负责人指定）。系统管理员负责培训、指导本单位相关人员正确使用OA系统，维护和保障系统的正常运行。第三章 使用规范第五条OA系统登陆用户名为集团人力资源部统一分配的工号，初始密码为111111。使用人员首次登陆系统应及时更换新密码并保管好新密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的一切后果由本人负责。第六条为方便后期查找文件，所有表单中含有文件标题的必须填写。如：1、会议纪要：*公司*号*月*日会议纪要。2、询价单：关于*的询价单。3、请示报告：关于*的请示。4、商铺房政策审批表及租赁政策审批表：根据需要在标题中注明区域、房号、客户等信息。84、第七条为保证各类电子文件的及时处理及收发，各公司、各部门文件收发员上班时间须保持登录状态，但须保证使用安全；文件收发员请假等原因不能及时收发文的，需委托代办人代为收发文件。 其他人员至少应在每天上班后、下班前半小时内登陆到OA系统，接收、处理各类文件。因工作原因外出的，要求在能上网的条件下当天登录OA系统收阅、处理电子公文。如因不能及时上网的，应指定授权的公文代办人代办。第八条登录OA系统后，应尽快处理自己的待办事项。所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理待办事项的时间应不超过1个工作日。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。对于不能马上处理完毕的事项，应签收后选择“缓办”功能85、，以给流程中各节点一个明确的状态信息。一般情况下，放在待办事项区不得超过一个工作日。如遇特殊情况可延长待办时间，但最长不超过三个工作日。第九条经签发后办结的文稿，原则上不得进行删除或修改。如果对文稿进行涉及改变文意的调整，必须经签发人批准。如果仅对文稿中一些错字、别字、标点等不涉及文意的错误进行修改，须经集团总裁办主任批准。已办结文件的删除或修改须通过OA系统填写文件修改申请表，经有权限人批准后，由集团ERP管理员进行修改。第十条OA系统专为公司办公使用，所有的数据均存放在服务器端。为了不影响系统的效率和安全，请不要将个人的私人信息存放在系统中，特别是不要存放音频、视频、照片等大量消耗系统资源86、的信息。不得上传含有病毒的文件。第十一条 本系统文件传阅栏的文件，自该文件生成之日起在本系统保存3个月，期满将自动删除。使用人根据需要及时将所需文件转存到硬盘。第四章 用户登录与变更第十二条 登录网址1、协同办公系统运行在公司的局域网上，在公司固定办公场所工作的员工，可通过局域网直接访问系统。网址：http:/192.168.2.11:7890，门户登录：http:/192.168.2.11:6888。2、在公司固定办公场所外办公和出差的员工，则需要通过互联网访问系统。电信线路网址：http:/218.22.130.2:7890,网通线路网址:7890，门户登录：:6888。第十三条 账号管理87、1、各公司人事专员需在新员工入职当天将名单等信息上报集团人力资源部，集团人力资源部收到信息后1个工作日内统一编码。各人事专员在该员工入职后2个工作日内，完成人力资源系统中入职登记工作。并通知集团信息中心ERP管理员为新员工分配OA系统基本使用权限。2、员工离职后，各人事专员应于1个工作日内在人力资源系统中作离职处理，员工OA系统账号随即停用。第五章 附则 第十四条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。第十五条 本办法由集团总裁办信息中心负责解释。财产保险管理办法第一章 总 则第一条 为规范集团财产保险工作，保障集团财产的安全，特制定本办法。第二条 本办法适用于集88、团各公司、各部门财产的投保、理赔。第二章 投 保第三条 财产保险范围：财务上作为固定资产核算的自有房产、办公设备、运输车辆、灯箱广告牌、机器设备类等。第四条 各公司行政管理部是各公司财产保险的责任部门，负责办理各公司财产的投保、续保、理赔事宜，财务部相关人员给予配合。集团及安庆公司的财产保险由集团办公室统一办理。第五条 集团办公室是各公司财产保险的主管部门，负责财产保险的业务培训、指导协调、督促检查工作。第六条 各公司行政管理部应指定专人负责财产保险的办理工作，各公司下设部门应指定专人负责对本部门有关财产进行保管、检查，并将指定人员名单报集团办公室或行政管理部，及时向本部门负责人和行政管理部保89、险经办人汇报有关财产的安全及转移情况。第七条 投保程序：一、首次投保或新增财产时，各公司有关资产管理人员应及时搜集、整理财产清单，报行政管理部。车辆类由车辆管理员提供，房产类由财务部提供，办公设备类由行政专员和网络管理员共同提供，灯箱广告牌类由广告管理员提供，机器设备类由资产管理员提供。二、行政管理部与财务部共同负责将财产清单与实物核对，确保账实相符。财务部应提供各项资产的账面价值作为参考依据。对不属于保险范围内的财产应及时剔除，拆迁房、待售房以及无固定办公地点的手提电脑均不列入保险清单。三、各公司行政管理部将各部门上报的财产清单分类汇总后，列出拟保财产清单，初步确定保险金额。对房产、灯箱、办90、公设备等财产的保险金额均按重建或重置价值予以投保，对车辆按新车购置价或新车购置价减去折旧金额后的实际价值予以投保。四、行政管理部确定财产的重置价值应与各部门沟通联系，根据市场行情了解办公设备及广告灯箱等财产的重新购置价格，房产类应由各公司造价部根据面积估算重建所需费用，不包含土地费用以及无需保险的零星工程建设费用。五、行政管理部应将拟保财产座落地点和办公设备所在的办公地点进行详细登记，不得错漏。 六、行政管理部根据初步确定的保险清单联系保险公司办理投保手续，投保前应从服务质量、公司信誉、保险责任、保费费率、保险种类及缴费方式等方面进行考察，选择服务好、信誉高、收费低的保险公司，投保采取所有财产91、全年一次询价的办法，并做好情况记录（应参照物资采购询价程序，由两人以上参与询价），也可采取招标方式选择保险公司。七、保险经办人应分品种与保险公司洽谈保险合同，洽谈结果经行政管理部经理审核，对保险范围、保险金额、保险标的、标的座落地、险种、费率等项目填写是否齐全，是否按规定内容和要求填写，填写有无错漏，保险金额和保险期限的确定、投保的险种、险别等内容是否符合相关规定进行认真审核把关，对不符合要求的应及时通知各公司予以更正，确保以最经济合理的方式投保后，报总经理审批。八、保险清单经领导审批确定后，保险经办人方可办理财产保险手续，获取相关保单，保单上应详细注明投保标的地址和标的清单。九、行政管理部将92、保单及附件复印件交各部门资产保管人员以及财务部，并报一份至集团办公室备案，保单及附件的原件应及时归档保存。十、保险经办人应及时做好资产保险情况专项记录，登记投保资产名称、数量、种类、期限、赔率等，随时掌握保险工作情况。十一、由银行代理的保险投保程序同上，行政管理部将保单原件交银行后应留复印件存档。第八条 在保险合同有效期内，投保人名称变更、保险标的使用性质改变、财产地址变动、所有权变更等涉及保险责任的事项，各部门资产管理人员必须及时报行政管理部，由保险经办人书面通知保险公司，办理相应的变更或解除手续并获取批单。第九条 保险经办人员在保险期满前一个月，按程序确定是否续保、加保或变动拟投保财产的范93、围和种类，经行政管理部经理审核，报总经理审批后，按投保程序办理相关手续，保险办理结束后，报集团办公室备案。第十条 保险经办人员应定期检查公司的财产保险情况（每年不少于两次），与财务数据进行核对；财务部门对新增资产未投保的也应及时向保险经办人员反馈信息，避免财产漏保。第三章 理赔程序第十一条 各公司行政管理部负责投保财产的理赔事宜，各公司法务员应参与理赔过程。车辆、广告灯箱的理赔应由车辆管理员、广告管理员参与协助办理。第十二条 理赔程序：一、投保财产出险时，责任部门的资产管理人员应及时报告保险经办人员，并书面详细报告出险时间、出险地点、出险原因、施救经过、损失估计等情况，提供相关证明材料。二、保94、险经办人应在保险合同规定时间内及时向保险公司报告出险情况，协助保险公司查勘现场。三、保险经办人向保险公司索赔时应当提供保单、财产损失清单、事故报告书、救护费用发票以及必要的单据和有关部门的证明，要求保险公司根据单证迅速审定核实，保证所受损失及时得到赔偿，争取保险公司足额赔付。四、保险公司赔付款到位后，保险经办人将索赔资料交财务入账并存档。第四章 附 则第十三条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。办公固定电话及空调使用管理办法第一章 总 则第一条 为规范集团固定电话及空调使用的管理，特制定本办法。 第二条 本办法适用于集团总部及各公司所有办公用固定电话和空调设备95、的管理。第二章 办公固定电话的配置第三条 办公固定电话由集团办公室或各公司行政管理部根据工作需要统一配置。第四条 电话配置程序：一、凡因工作需要安装固定电话的，事先应提出书面申请，经部门经理签字后，分管总经理签署意见，报行政专员予以审核；行政专员在审核过程中，应坚持“调剂为主，装机为辅”的原则；二、审核结果经集团办公室主任或行行政管理部经理同意，由行政专员负责加装电话，设置新电话号码的须报集团办公室主任或总经理批准，由行政专员落实电话安装；三、电话配置结束，行政专员应及时予以登记，并将使用单位、电话号码列入集团员工通讯录中。第五条 开通长途电话程序：确因工作需要开通长途电话的，部门应事先提出书96、面申请并由部门经理签字，各公司由行政管理部经理审核报总经理批准，职能部门经集团办公室主任批准后，交行政专员予以开通。第三章 办公固定电话的使用第六条 集团各职能部门、各公司固定电话主要作为业务联系、工作沟通之用，严禁利用办公固定电话拨打私人电话及信息服务台。第七条 员工拨打电话时语言要简洁明了，合理控制通话时间，严禁占用电话闲聊漫侃。第八条 员工应爱惜办公电话，使用电话时要轻拿轻放，轻按键钮，不得摔打电话，不得将话线强拉硬拽。凡因个人使用不当造成的话机损坏，由本人承担全部维修费用。第九条 电话使用中出现故障或损坏应及时告知行政专员，不得自作主张，擅自拆卸电话装置。第十条 因工作需要拨打长途电话97、的，应及时登记，写明事由（拨打集团及各公司内部固定电话、个人手机除外），否则按私话处理；集团公司内能够利用网络视频系统进行点对点通话的尽量不用长途电话。 第十一条 行政专员应不定期根据话费清单对电话使用情况进行检查、监督。并向部门负责人通报检查情况，对违规行为及时作出处理。第四章 空调使用第十二条 空调应在室内温度达16C以下或26C以上时方可启用。第十三条 中午、晚上下班时间，办公室内如无加班人员，不允许使用空调。第十四条 空调使用出现故障时，应及时填写资产维修申请表，不得擅自作主拆卸空调。第十五条 员工在下班前，应及时关闭空调、电脑、复印机、打印机等电器电源。第五章 附 则第十六条 凡违反98、本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。 第十七条 本办法由集团办公室负责解释。公务手机使用及话费核报管理办法第一章 总 则第一条 为使集团员工公务手机使用及话费核报有所依循，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团总部及各公司员工公务手机使用及话费核报的管理。第二章 话费标准的核定与报销第三条 集团根据工作需要确定手机话费报销岗位、核定报销标准。每年度末由集团办公室根据本年度手机话费报销情况（各公司行政管理部和财务部配合），调整下一年度手机话费报销岗位和标准，报集团常务副总裁批准后执行。第四条 员工公务手机话费的报销实行“限额据实”报销，即在核定标准以内的话费，按实际发生99、额予以报销；实际通话费超过核定标准的，按核定标准报销；集团职能部门负责人及各公司总经理（含）以上人员的手机话费实报实销。第五条 员工上班不满一个月或调整岗位的公务话费报销，在核定标准以内的话费，以实际发生额除以当月天数乘以实际在岗的天数为所在岗位应当报销的话费金额；实际通话费超过核定标准的，以核定标准除以当月天数乘以实际在岗的天数为所在岗位应当报销的话费金额。第六条 试用期员工或新岗位申请话费报销标准的程序：一、试用期员工享受所试用岗位话费报销标准。二、新设立岗位因工作需要使用手机申请话费报销，本人提出书面申请，由部门经理、分管副总经理签署意见并明确核报话费标准，经总经理或集团办公室主任审核，100、报集团常务副总裁批准执行。第七条 员工公务手机话费报销程序：员工公务话费按资金使用审批管理制度的相关规定履行审批程序后，由集团（各公司）财务部按核定标准报销。第八条 因工作原因，员工公务手机话费连续三个月超过核定标准50元以上的，本人可提出书面申请，由部门经理、分管副总经理签署意见，经总经理或集团办公室主任确认，报集团常务副总裁批准后予以调整。第三章 公务手机使用要求第九条 使用手机时表述应力求简明扼要。第十条 享受话费报销的员工必须24小时（含假期）开机。第十一条 接听电话应尽量于第一时间接通，不得拒接电话。第十二条 所有享受话费报销的员工必须开通集团彩铃和来电提醒业务，中、高层员工同时办理101、呼叫等待业务。第四章 附 则第十三条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。第十四条 本办法由集团办公室负责解释。 计算机信息系统管理办法第一章 总 则第一条 为使计算机信息管理系统稳定运行，更好地发挥计算机、网络和信息资源的作用，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团总部和各公司的信息化建设和网络、计算机及附属设备、数据库的管理。第三条 本办法所称计算机信息系统，是指由计算机及其相关的、配套的设备、设施（含网络）构成，按照一定的应用目标和规则对信息进行采集、加工、存储、传输、检索等处理的操作系统。第二章 信息化建设及安全管理第四条 集团信息化建设实行统一规划、管102、理。各公司、各职能部门的信息化建设方案，由经办部门负责人、分管总经理、总经理签署意见，由集团营销策划部审核，按审批权限经集团营销策划部总经理或常务副总裁批准通过后实施。第五条 信息化建设应按照统筹规划、集中管理、资源共享、分步实施的原则进行规划、设计、建设。第六条 集团网络设备管理员负责集团总部计算机信息系统的安全管理工作。各职能部门负责人、各公司总经理负责本部门或本公司计算机信息系统的安全管理工作，并指定有关人员具体承办。第七条 网络系统中的全部数据资源、信息，如无特别指定均为秘密级，任何个人未经许可不得复制、转移、泄露。第八条 任何单位和个人不得从事下列危害计算机信息网络安全的活动： 一、103、未经允许进入计算机信息网络或者使用计算机信息网络资源；二、未经允许对计算机信息网络功能进行删除、修改或者增加；三、未经允许对计算机信息网络中存储、处理或者传输的数据和应用程序进行删除、修改或者增加； 四、恶意制作、传播计算机病毒等破坏性程序； 五、采用黑客网络检测及扫描软件等手段恶意攻击网络；六、未经集团信息中心同意，任何计算机使用人不得私自修改本机IP;七、其他危害计算机信息网络安全的。第三章 计算机配备第九条 集团总部及安庆公司计算机（以下均含配套设备）由集团办公室负责统一配备，其他各公司计算机由各公司行政管理部负责统一配备，以调剂为主。第十条 计算机配备程序：一、凡因工作需要配备计算机的104、，必须先填写计算机配备申请表（附件8），部门负责人、分管副总经理签署意见，由计算机管理员提出配置意见并由信息主管审核，经集团办公室主任（行政管理部经理）确认，报集团常务副总裁批准调剂或购置；二、属于内部调剂的，由计算机管理员直接配备；属于购置的按询价、议价或招投标程序予以采购；三、计算机配备后，计算机管理员应及时进行登记、编号（包括主机、显示器、打印机、扫描仪、MODEM通讯器、UPS电源、键盘、鼠标等），建立设备档案，使用人签字领用，落实管理责任。第十一条 员工在岗位发生变化时，原则上不得移动计算机设备，如因工作需要，使用人必须书面报告集团办公室主任（行政管理部经理），经批准后方可移动计算机105、设备（异地之间不得移动计算机设备）。计算机管理员对计算机的移动必须及时更新台帐和设备档案，办理移动手续。第四章 计算机设备的维护及维修第十二条 计算机管理员每周应对设备档案、设备使用和维护情况进行检查，发现问题及时处理并做好记录，处理不了的问题应及时上报。第十三条 计算机使用人应按规范化要求操作，保持计算机的散热、防尘、防潮、防磁等及使用环境的清洁卫生，确保设备的安全。第十四条 计算机设备发生故障时，使用人应及时报告计算机管理员，严禁擅自拆卸设备或私自检修软件。 第十五条 计算机设备故障处理及维修程序：一、计算机设备发生故障时，使用人应填写计算机设备故障报告单（附件9）报计算机管理员；二、计算106、机管理员根据计算机设备故障报告单，对故障进行现场检查、分析，找出原因，界定责任，提出维修意见（包括更换配件的名称、费用）；三、故障责任界定后，计算机管理员必须将计算机设备故障报告单按固定资产管理办法规定程序报批后方可进行设备维修；四、设备维修完毕后，由使用人签字确认。第五章 计算机的使用第十六条 高层管理人员开通计算机互联网需报集团常务副总裁批准。其他员工计算机互联网原则上不予开通，确因工作需要，需经分管副总经理、总经理签署意见，报集团常务副总裁批准，由所在公司信息管理人员负责开通。第十七条 计算机网络IP地址的变更，应向集团办公室（行政管理部）提出申请，经批准后方可变更。第十八条 按照公司信107、息网点的统一布局，各职能部门或各公司信息点的增加或变更，应向集团办公室（行政管理部）提出申请，任何单位或个人不得自行改动或增加。第十九条 为保证文件、资料、有关数据的安全，所有电脑均设置开机密码，开机密码的设置和修改由计算机管理员统一办理。第二十条 公司员工在电脑中所有与工作有关的数据必须拷贝备份，由集团办公室与各行政管理部的档案管理员负责敦促电脑使用人负责在每个月20日前将上月所有输录的电脑档案资料拷贝到集团总部或各公司服务器上的BAK文件夹（计算机管理员管理），进行数据备份。重要资料和数据及时上传备份。信息中心指定专人负责将每年电子台账汇总刻录成光盘交档案室存档。第二十一条 确需购置软件资108、料的各公司计算机管理员书面征求集团计算机管理员意见，按审批程序经批准后采购，尽量保持软件资料的统一，便于计算机信息系统的交流与共享。 所有软件资料必须在计算机管理员处存档，包括原程序及执行程序的软件备份、使用说明书及软件文档，计算机管理员必须将所有软件的密码备案。第二十二条 任何人不得私自安装软件，因工作确实需要安装的，报分管副总经理签署意见后，由计算机管理员对其进行技术上的安全检查并统一安装。第二十三条 计算机管理员应按时开启、关闭服务器，电脑使用人下班后应关闭电脑、电源。第二十四条 电脑使用人未经批准不得带公司以外人员参观、演示、查阅电脑信息。第二十五条 计算机的使用必须是为工作服务，任何109、人不得利用集团计算机为个人服务，以及上网查阅、下载与工作无关的信息，严禁利用集团计算机传播、编制、下载、复制、操作各种游戏、电影及听音乐、聊天等。第二十六条 电脑使用人员调动或离职前，计算机管理员必须对其负责的软件及设备进行验收，使用人必须移交全部技术资料和文档资料，由使用人部门负责人或指定专人负责验收。计算机管理员删除有关的口令，人事部门要有计算机管理员的签字，方可办理调动或离职手续。 第六章 机房管理第二十七条 计算机房是重要的基础信息处理场所，相关人员必须严格执行公司有关安全保密制度的规定， 机房内严禁未经许可的非有关人员进入。第二十八条 严禁各岗位人员越权操作，以防机密信息的泄露。第二110、十九条 对重要的资料档案要妥善保管，保证数据、信息、资料的准确、安全可靠，以防丢失泄露。设置密码的文件须妥善保存，不得随意公布。第三十条 机房及使用计算机的各职能部门或各公司都要设专人负责文字及磁介质资料的安全管理工作，机房内废弃的打印纸及磁介质等，应及时销毁。 第三十一条 应用系统和操作系统需用光盘备份。第三十二条 存放应用系统及重要信息的磁盘、光盘严禁外借，确因工作需要，须报办公室主任（行政管理部经理）批准。第三十三条 对需要长期保存的数据光盘、磁盘，应在质量保证期内进行转储，以防止数据失效造成损失。 第三十四条 应保持计算机设备和机房的工作环境整洁，保持其所必须的湿度和温度。 第三十五条111、 严禁携带易燃易爆品进入机房，因工作需要使用易燃物品时，应严格执行操作规程，用后必须置于安全状态，妥善保管。第三十六条 节假日期间，如工作需要开机，应留有值班人员。第七章 附 则第三十七条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。 第三十八条 本办法由集团信息中心负责解释。公务招待用餐管理办法第一章 总 则第一条 为规范集团公务招待用餐管理，做到既得体大方又严禁铺张浪费，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团总部及各公司所有公务招待活动。所有公务招待活动必须由集团办公室或行政管理部统一安排。如各公司、部门自行安排的一律视同自行消费。第二章 招待用餐申报程序第三条 集112、团副总裁以上人员招待用餐安排程序：集团办公室或行政管理部在接到集团副总裁以上人员招待用餐指令后，行政专员要根据接待规格联系就餐酒店，并将酒店安排的结果及时报告集团领导，通知相关陪同人员，落实招待用烟酒，做好服务工作。第四条 集团职能部门、各公司招待用餐申报程序：集团职能部门、各公司确需公务招待用餐时，由就餐申请人事先提出申请，就餐申请人在本部门指定经办人填写就餐申请表（附件10），经职能部门负责人或各公司分管总经理签字，送办公室或行政管理部负责人审核，由行政专员按照核定标准安排到指定的酒店就餐。如事前来不及办理就餐审批手续，职能部门负责人或各公司总经理应以电话方式向行政专员提出就餐需求，由行政113、专员安排到指定的酒店就餐，事后必须补办就餐手续。第五条 特殊情况招待用餐程序：集团职能部门、各公司如因工作需要，需在异地或由客人指定的酒店招待用餐时，职能部门负责人或各公司总经理同意后应及时告知集团办公室或行政管理部行政专员。 第六条 业务单位人员需在食堂就餐的：由接待部门经办人填写就餐申请表，经职能部门负责人或公司副总经理签批，送办公室或行政管理部经理审核，由行政专员根据人数发放餐券，领用人签字，行政专员每月凭就餐申请表在食堂管理人员处核销。第三章 招待用餐标准第七条 公务招待用餐的陪同以“归口接待”为原则，接待领导安排相关人员陪同，原则上每桌陪同人员不超过4人，超过4人的须经职能部门负责人114、（公司总经理）同意。” 第八条 大型活动或专题会议接待用餐标准按照经审批的预算计划执行。第九条 公务招待用餐标准指招待客人时，在酒店开支的整个费用的人均水平（其中不包括烟、酒）。根据接待的规格，办公室或行管部安排相应的工作人员做好接待工作。第十条 招待用烟、酒由办公室（行政管理部）统一采购、发放，建立进销存台帐，并指定专人进行日常管理（实物与帐目分开管理）。各公司、各部门统一在办公室（行政管理部）领用烟酒，并做好领用登记。领用烟酒必须经部门负责人签字审核后方可领用，陪同人员在满足客人需要前提下适当控制。领烟原则上每次外出办事限领一包，招待用餐每桌限领两包，超过标准的应经分管副总经理签字同意。如115、果领用的招待物品没有用完，必须及时办理退还手续，经办人签字核实。第十一条 经上级领导授权的业务招待（在就餐申请单上注明），由上级领导签字认可，可享受该领导招待标准，但需按上级领导招待用餐履行申报和报销程序。第十二条 因各地物价和消费指数的差异，公务招待用餐具体标准由各公司根据当地情况拟订报集团办公室，经集团常务副总裁审批后下发执行。第四章 招待用餐费用批报第十三条 招待用餐费用报销程序：一、集团职能部门、各公司招待用餐费用报销程序：经办人接到酒店费用结算单时，附上就餐申请单，由办公室或行政管理部行政专员审核、负责人确认后，报有资金审批权的领导批准报销，财务在报销时，依据就餐申请人的就餐标准进行116、核报。二、特殊情况招待用餐报销程序：异地或由客人指定的酒店招待用餐的，由经办人在行政专员核定标准内进行报销。第十四条 中午加班，除会议不能离开会场的，经会议召集人同意，由集团办公室（行管部）安排盒饭（10-15元/份），其他加班一律填写饭票领用申请单在公司食堂就餐；晚上符合规定、经批准的加班，填写加班申请单，属自行安排的零星加班原则上不予安排工作餐，集团或公司统一安排的加班由集团办公室（行管部）统一安排，否则不予报销餐费。第五章 附 则第十五条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。集团及各公司招待费用标准招待陪同人员集团及安庆公司商丘公司山东公司蚌埠公司蚌埠市运117、公司部门经理50元/人50元/人50元/人50元/人50元/人副总经理80元/人80元/人80元/人80元/人80元/人总经理（主持全面工作的副总经理、常务副总、总裁助理）110元/人110元/人110元/人110元/人110元/人副总裁300元/人上级领导授权的招待按该领导招待标准执行董事长、监事会主席、总裁授权的招待遵照领导授意的招待规格执行说明：标准中不含烟、酒费用，烟酒一律在办公室或行政管理部领用。车辆管理办法第一章 总 则第一条 为加强车辆管理，提高办事效率，保证车辆安全行驶，节约费用开支，特制定本办法。第二条 本办法适用集团所有公务用车、自驾车及接送车的管理（导购车、保卫处专用车分118、别按导购车管理办法、保卫处专用车辆管理制度执行）。第二章 公务用车管理第一节 车辆调度第三条 车辆调度按照车辆所属管理关系实行统一调度。集团总部车辆由集团办公室车辆管理部负责调度；各公司车辆由各公司行政管理部调度；财务部等部门专用车辆由部门负责人或指定专人调度。如所属车辆不够调用的，由集团办公室负责与各公司协调解决。第四条 市内派车原则：一、市内派车仅限于中高层管理人员。基层员工携带现金或其他特殊情况，经部门负责人审核报分管副总同意后可申请派车。 二、基层员工到市内办理日常公务，公交线路便利的或至目的地不足五站路程的原则上应乘坐公交车，各公司行管部可根据各地实际情况和工作需要购买公交月票供员工119、外出领用，并做好登记。3人以上同时到市内办理公务，可申请派车。三、符合派车条件的因公用车，用车人应至少提前半小时向集团车辆管理部（行管部）提出申请，便于对相同方向和时间要求的用车合并派车。四、符合派车条件但确无车辆可派的可乘坐出租车，但费用报销时需经集团车辆管理部经理（行管部经理）审核确认。五、各行管部根据工作需要可适当配备自行车，便于市场内部或员工短途办事领用，行管部做好领用登记。第五条 出差用车必须遵循节约合理的原则：一、副总以上人员出差用车可予派车。二、中层以下（含中层）人员出差不予派车，特殊情况需派车时应经公司总经理（集团办公室主任）批准。第六条 出差用车必须严格按派车单注明的目的地和120、行车路线行驶，特殊情况确需改变路线，驾驶员应电话征求车辆管理部 (行管部)经理同意后，方可改变。第七条 长途出差用车应提前2天向车辆管理部（行管部）提出用车申请，车辆管理部（行管部）根据工作的轻重缓急合理统筹安排车辆。未提前申请的不予派车，特殊情况除外。第八条 各公司与集团之间车辆往返动态各公司行管部与车辆管理部应提前及时沟通，车辆管理部将用车信息在OA文档中心“车辆动态”栏目进行公示。用车部门应提前1天向车辆管理部反馈车辆返回信息，便于车辆调度管理。第九条 外单位用车、车辆外借等特殊情况，应经集团办公室（公司总经理）审核，报集团常务副总裁批准方可外借。第十条 申请用车程序：一、市内用车应填写121、用车申请单（附件11），经部门负责人或分管副总批准；长途出差用车应填写出差用车申请单（附件12），经总经理（集团办公室主任）批准；二、用车申请单、出差用车申请单经车辆管理部（行管部）经理签字后并负责调度车辆；三、驾驶员见用车申请单或出差用车申请单后方可出车，用车部门因时间紧急不能及时填写申请单的，可电话通知车辆管理部(行管部)安排车辆，用车后驾驶员负责督促用车人及时补齐手续，否则按公车私用处理；四、用车完毕，用车人须在派车单上对本次用车的里程数予以签字确认，作为车辆管理部门核算车辆油耗的依据。第二节 车辆维修与保养第十一条 车辆的维修、年审及保险和相关税费的缴纳，由车辆管理部（行管部）负责统一122、办理，并建立电子（文本）台账，费用在车辆所属单位报销。第十二条 驾驶员应妥善保管随车配备的各种物品和车辆证件，在车辆管理员处登记备案。驾驶员应及时检查证件的有效期以及车辆年审时间，如需续办应及时告知车辆管理员协助办理。物品丢失、证件过期造成的一切费用由驾驶员承担。第十三条 驾驶员应及时清洗、保洁车辆。长途出差车辆途经目的地及往、返地均可进行一次专业清洗，凭发票核报，其它情况一律由驾驶员自行清洗。第十四条 凡行车里程达到保养公里数时，驾驶员须及时告知车辆管理员，办理维修申报手续后到指定维修厂进行保养与维护，不得以任何理由推迟。除常规维修保养外，其它维修更换的旧件必须带回由车辆管理部（行管部）确认123、，并统一入库，建立台账，由集团办公室（行管部）按规定统一处理。出差车辆应提前做好保养与维护。第十五条 驾驶员应随时掌握车况并定期检查车辆，包括油量剩余情况以及各种仪表、轮胎情况，发现问题应及时向车辆管理员汇报并妥善解决，确保行车安全。第十六条 车辆保养程序：一、凡车辆需要保养时，必须填写车辆保养申请单（附件13）；二、车辆保养申请单经车辆管理员确认，报集团车辆管理部经理（行管部经理）审核，经有资金审批权限的领导批准后，方可对车辆进行保养。第十七条 车辆维修程序：一、凡车辆出现故障时，必须填写车辆维修申请单（附件14）；二、车辆维修申请单报车辆管理员，由其对车辆故障进行现场检查、分析原因，界定责124、任，提出维修意见；三、车辆维修申请单经车辆管理员确认，报集团车辆管理部经理(行政管理部经理)审核签字，经有资金审批权限的领导批准后，方可对车辆进行维修。第十八条 因公出差在外需修理车辆时，驾驶员应电话告知车辆管理员并上报有资金审批权限的领导同意后，方可进行修理，但事后应及时补办维修申报手续。第十九条 驾驶员调动或离职前，车辆管理员必须对其车辆进行全面检查，在确认车辆完好无损、车辆配备物品无遗失、各种证件手续齐备、卫生达标的情况下，方可签字认可，办理调动或离职手续。第二十条 在确保安全的前提下，小型维修及车辆保养可按合同管理办法选择汽修厂签订修理合同；大型维修、疑难问题维修或涉及安全问题的维修，125、经集团车辆管理部（行管部）经理同意，到指定特约维修站维修。第三节 油料管理第二十一条 各地车辆管理员负责各地所用车辆的油料购置及加油卡分配管理。 车辆加油实行加油卡管理，即每辆车配备一张加油卡，加油卡只对相应车号加油，加油完毕应打印交易回执单，注明车号、加油时里程数，交车辆管理员登记。车辆管理员每月初对上月加油记录与中石化网站公布的记录进行核对，分析车辆用油情况，并建立月报表。年末车辆管理员根据每车次年度实际用油情况，拟订下一年度每车百公里油耗标准，由总经理签署意见，经集团车辆管理部经理审核、集团办公室主任签署意见，报集团常务副总裁批准后执行。第二十二条 实际油料消耗超出正常油耗值范围的费用，126、除非驾驶员本人做出合理解释并经他人证明，否则超额部分由驾驶员本人承担。第二十三条 驾驶员应协助车辆管理员准确登记行驶里程。若因驾驶员提供数据不真实，致使行车油耗费用异常的由驾驶员承担责任。第四节 费用报销第二十四条 驾驶员出差返回后，应在三日内将出差费用报销手续办理完毕（特殊情况除外）。车辆管理员对驾驶员填写的出差报销单及其附后的按来回路线和时间顺序粘贴的所有汽油费、过桥费、过路费、停车费等票据进行逐张、逐项审核，并在报销单上签字确认，同时将有关费用登记在册备查。第二十五条 车辆保养、维修费用报销程序：一、驾驶员在报销车辆保养、维修费用时，应将车辆保养申请单或车辆维修申请单附在发票后面，交车辆127、管理员确认登记。二、保养或维修费用发票经车辆管理员确认后，报车辆管理部经理（行管部）经理审核，经有资金审批权限的领导批准后予以报销。第五节 驾驶员管理第二十六条 驾驶员要服从集团车辆管理部（行管部）派车安排，严格遵守岗位职责，爱岗敬业，热情服务，维护集团公司良好形象。第二十七条 驾驶员工作纪律：一、严禁酒后驾车;二、不准向业务单位和乘车人索要物品；三、不参与车上领导议事，不泄漏公司秘密和公务活动内容；四、树立服务意识，对用车者应积极主动做好服务；车上留有招待用品应及时提醒或协助经办部门上交集团办公室（行管部）；五、驾驶员离车时必须关紧车窗、锁好车门，车内有贵重物品又必须离车时，应将贵重物品放后128、备箱加锁； 六、严禁在车内吸烟；严禁上班时间外出吃早点、打牌；七、上班时间不得擅自将车开出办私事或为他人办私事，应在小车办公室随时待命；八、驾驶员手机应保持畅通，不得延误工作；九、驾驶员在接受任务时，不得故意刁难或无故拖延时间；十、妥善保管随车配备的工具，如有短缺应照价赔偿（一次性用品除外）。第三章 自驾车管理第一节 配车原则第二十八条 为提高工作效率，副总裁以上人员配备自驾车；有关公司（职能部门）总经理（含主持工作的常务副总、副总经理）因工作需要（如市场面积大或成熟度高等）经分管总裁批准后可配备自驾车。自驾车由集团车辆管理部根据各公司现有车辆统一调配。第二十九条 配车原则：1、今后不再将某位129、驾驶员定位为某位高管的专车驾驶员，而是将其定位为某辆车的驾驶员；领导出行无需固定的驾驶员和车辆，但要确保安排车况性能好的车辆出差；考虑到车辆的保养和驾驶的安全，每辆车的驾驶员必须相对固定，由车辆管理部（行管部）妥善做好车辆分配和均衡调度；2、对尚未取得驾照的副总裁以上人员可配备用于上下班接送及公务用车；总经理不安排上下班接送，其公务用车由集团车辆管理部（行管部）统一安排；3、总裁助理、总会计师不配备自驾车，工作用车和上下班接送由集团车辆管理部（行管部）统一安排。第二节 费用报销第三十条 自驾车实行加油卡管理，根据核定的月油费补贴标准，集团车辆管理部（行管部）在每季度初给对应的加油卡打入季度油费130、补贴，季度内未使用完的油费自动转入第二季度，超出标准部分，费用自理。车辆管理员每月查询、核对配车人员的油料使用情况，并进行登记。第三十一条 配车人员每月油费补贴标准：1、副总裁以上人员油费补贴标准为1500元/月。2、总经理、常务副总及经总裁特批配车的人员油费补贴标准为900元/月。第三十二条 费用结算方式：油费补贴每季度结算一次，超出补贴部分由个人承担，如遇岗位调整的，在调整之日予以结算。第三节 自驾车使用管理第三十三条 配备自驾车人员原则上市内联系工作不再另行派车，出差用车由集团车辆管理部（行管部）统一调度安排。第三十四条 自驾车的维修保养、保险、年检及相关工作由集团车辆管理部（行管部）统131、一办理，费用由所在公司承担,各公司车辆管理员应每月建立油耗和行车公里数等台帐。第三十五条 因岗位调整后不符合配车条件的，不再配车，集团车辆管理部(行管部)应及时收回车辆。第三十六条 超出此规定范围的其他人员因工作需要配车的,应经总裁批准。第三十七条 公务自驾车在日常使用管理中要求如下：一、配备自驾车人员原则上市内联系工作不再另行派车，出差用车由集团车辆管理部（行管部）统一调度安排。二、自驾车仅限于在工作所在地的市内（距所在公司距离单程在100公里范围内）行驶。三、非因公出车或超出本规定范围行驶，如发生车辆故障或交通事故，造成的一切后果均由自驾人自行处理、自行承担，后果严重的收回自驾车辆。第四章132、 车辆安全管理第三十八条 驾驶员和配备自驾车人员应爱惜车辆，确保车辆使用与停放安全。严禁未经批准将所驾驶的车辆借与他人驾驶，若因车辆交由他人驾驶或非公务用车导致行车事故的，造成的一切后果均由驾驶员或自驾车人员个人承担。第三十九条 车辆驾驶人员应遵守交通法规管理规定，因交通违章罚款的，公司一律不予报销，由驾驶人员自行承担。第四十条 如在公务途中发生事故，驾驶人员应先急救伤患人员，向附近交管部门报案，并立即报告集团车辆管理部（行管部）。 第五章 附 则第四十一条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。第四十二条 本办法由集团办公室负责解释。固定资产及低值易耗品管理办法133、第一章 总 则第一条 为规范固定资产、低值易耗品的管理，提高资产利用效率，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团总部和各公司所有固定资产、低值易耗品的管理。第三条 固定资产：固定资产分为不动产固定资产和动产固定资产两类，不动产固定资产是指公司自建或购置的房屋、建筑物（含临时设施）；此处固定资产仅指动产固定资产。动产固定资产是指使用年限一年以上的机器、机械、运输工具以及单位价值200元（含）以上的与生产、经营有关的设备、器具、工具等。集团办公室（各公司行管部）为动产类固定资产的管理部门。第四条 低值易耗品：指单价在200元以下的可重复使用的实物资产，如办公桌椅、电话、计算器、电扇、工（器）具等。134、第二章 资产的购置第五条 集团固定资产、低值易耗品的购置遵循“专项申请，统一购置”、 “调剂为主、购置为辅”的原则。第六条 固定资产、低值易耗品购置程序：一、员工在申请购置固定资产、低值易耗品时，应填写固定资产、低值易耗品购置申请表，由部门负责人、分管副总经理、总经理签署意见，经有资金审批权限的领导批准后方可购置或调剂。二、资产管理员对固定资产、低值易耗品购置申请表予以确认，并报本部门负责人审核，属于内部调剂的，由资产管理员直接配备；属于经批准需购置的固定资产，要求按照“货比三家”的原则进行询价（至少两人），或通过招标方式。重复购置同类同型号固定资产，三个月内可参照前次询价结果，通知送货前应电135、话了解一个市场行情是否有大的异动，如有异动需重新询价。三、单价100元以上（含）且单次购置总价达500元以上的低值易耗品参照固定资产询价采购方式购置；如单次购置总价500元（含）以内，单价在100元以下可以通过选择信誉好、质量优的供货商按前次询价结果送货，通知送货前应电话了解市场行情是否有大的异动，如有异动应重新询价；如单次购置单价在100元以下不常用的或零星物品，可以采取议价的方式购置。四、询价结果由办公室主任（行政管理部经理）按“最低合理价”审核并提出采购意见后，由采购员予以采购。五、资产管理员对采购员所采购的设备或物品必须依据固定资产、低值易耗品购置申请表进行验收，对技术要求较强的设备，136、必须邀请相关技术人员参与验收；验收合格后，资产管理员、采购员均应在发票上签字，并办理登记、入库手续，由资产管理员建立固定资产、低值易耗品明细帐。六、固定资产、低值易耗品购置发票报销时必须有采购人、验收人、审批人签字，财务人员方可付款，并登记帐簿备查。 第三章 资产的管理与维修第七条 集团对资产（以下均含低值易耗品）的管理，实行“统一领导，分级管理，责任到人”。集团办公室（行政管理部）指定专人负责集团总部或各公司的资产管理工作，各职能部门、各公司下设部门均应指定专人负责对本部门有关财产进行保管、检查，并及时向本部门负责人和办公室（行政管理部）资产管理员汇报有关财产的管理情况。第八条 集团办公室（137、行政管理部）管理员根据每个员工的资产及低值易耗品领用情况，建卡立帐，一人一卡。资产领用时，领用人应在“资产领用卡”上签字；对共用资产及低值易耗品由部门负责人签字领用，建立部门领用卡。领用人二次领用同一资产或低值易耗品时，应坚持以旧换新原则。第九条 资产管理员负责资产的使用和日常管理，每月定期检查资产的使用和维护情况，每年年底组织资产盘点，财务部参与，并与办公室（行政管理部）核对当年资产购置及帐目情况。各公司盘存结果报集团办公室备案。第十条 资产使用人应按规范化要求操作，对实物进行经常性保洁，检查实物的安全使用状况。第十一条 凡资产出现损坏时，使用人应及时向资产管理员报告，严禁自作主张，擅自处理138、。资产管理员接到报告时，必须即时组织相关技术人员，查明损坏原因，界定相关责任，提出处理意见。第十二条 资产维修程序（房产维修按工程维修管理办法办理）：一、资产发生损坏时，使用人应填写资产维修申请表，报资产管理员；二、资产管理员根据资产维修申请表，进行现场检查、分析，找出原因，界定责任，提出维修意见；三、损坏责任界定后，资产管理员必须将结果报本部门负责人审核，经有资金使用审批权人审批后维修；四、维修完毕后，由使用人签字确认；五、公司购置的固定资产和低值易耗品，出现损坏需要维修时，在质保期内的找商家维修；已出质保期，并且同类型数量较大的固定资产和低值易耗品，如办公桌椅、档案柜、空调等设备，可以选择139、信誉好、维修质量高的单位，签订维修协议，时间最长为一年，协议期满前，进行抽查比价，并比较服务质量后，重新确定维修单位。其他单次维修费用在100元以下的，公司资产管理员可以在报本部门负责人同意后，按议价方式找维修单位予以修理。第十三条 资产使用人无论属于何种因素离开现在岗位时，均须与资产管理员办理岗位资产移交手续，严禁资产在未办理任何手续的情况下随人转移。第十四条 资产出现闲置时，资产管理员应予以调剂或收回。第十五条 凡利用不上或使用成本大于利用价值的资产，资产管理员应及时提出处置意见，由财务部门签署帐面净值后报常务副总裁批准，由集团办公室（行政管理部）根据批准意见，组织相关人员参照物资管理制度140、中报废物品价让程序办理。第四章 附 则第十六条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。印刷品印制管理办法第一章 总 则第一条 为规范印刷品的管理，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团总部和各公司各种表格、便笺、合同（协议）、名片、宣传资料等的印刷管理。第二章 印刷品的印制和报销第三条 集团办公室负责集团各职能部门印刷品的印制；各公司行政管理部负责本公司印刷品的印制。第四条 印刷品印制办理程序一、因工作需要印刷相关物品时，应填写印刷品申请单，标明印刷品的数量、规格、内容、编号、纸质等，并经部门负责人审核、分管总经理签署意见，连同提供的样品，经有资金审批权限的领导批141、准。二、批准后，经办人应按照“货比三家”的原则联系印刷单位。 三、询价结果应由批准人审核确认后；经办人方可通知厂方打样。四、样品经所需单位或部门负责人确认签字后，方可批量印制。经办人应将合格的样品保留一份备案，以防止因无样品而无法验货。如厂方不打样品，经办人须告知所需单位或部门，并经其同意签字后方可印制。 五、印刷品到货后，经办人按样品先行验货，然后交使用单位或部门复验，经验收合格，经办人方可与厂方办理货物交接手续。六、经批准需印制的印刷品单价不超过4元，且总价在800元（含）以内的印刷品，办公室或行政管理部可以选择信誉好、质量优的长期稳定厂商签订印刷协议，约定按月询价抽查，同类产品按最低价结142、算印刷费用。第五条 印刷品费用报销程序：一、印刷品费用结算时，先由经办人对结算金额进行核对；二、在结算金额核对无误后，经办人将询价单、验收单附在发票后面，报本部门负责人予以审核确认，按资金使用审批管理制度规定的权限审批；三、经办人持审核批准后的结算单到财务报销。第六条 经办人做好印刷品发放的登记工作，领用人签名领用。第三章 附 则第七条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。 第八条 因经办人个人原因造成印刷质量、内容出现问题导致印刷品积压，由此造成的经济损失，由经办人赔偿。第九条 因提供样品错误，造成印刷品积压的，由责任人全额赔偿。办公用品管理办法第一章 总 则143、第一条 为规范办公用品管理，合理控制费用开支，特制定本办法。 第二条 本办法适用于集团总部及各公司所有办公用品的管理。第二章 办公用品的购置第三条 办公用品实行统一采购、统一配置。集团总部各部门办公用品由集团办公室负责采购配置；各公司办公用品由行政管理部负责采购配置。第四条 员工领用日常办公用品的范围：硬面抄、软面抄、记事本、便笺、复写纸、墨水、印泥、大头针、回形针、文件袋、文件夹、橡皮、万能表、透明胶、订书钉、涂改液、铅笔、订书机等。根据工作需要，每季度可申请领用一支中性笔。钢笔、圆珠笔、笔芯由员工自备。第五条 办公用品购置原则：先调剂，后购买。采购时按计划采购，尽量保持最低库存，不得形成库144、存积压。第六条 集团办公室和行政管理部有权拒绝不合理的办公用品申购。第七条 办公用品购置程序：一、每月25日，各部门根据工作实际需要，拟订下月办公用品申购计划。如月底之前不能及时将计划上报，视同本月无需求。二、办公用品申购计划，应经部门负责人审核签字后，报集团办公室（行政管理部）行政专员。三、行政专员根据各单位（部门）上报的办公用品申购计划，根据前期领用实际，结合库存情况，拟订下月办公用品购置计划，于当月30日前报本部门负责人审核，经有资金使用审批权的人批准购置。四、常用办公用品的采购每年度可以通过 “货比三家”的原则确定信誉好、质优价廉的供货商，约定保证供给质优价廉的办公用品，并定期（至少一145、季度）进行抽查比价，填写办公用品采购询价表（附件16），同类产品按最低价每季度结算一次，严重违背合同约定的中止其供货商资格。五、供货单位确定后，行政专员应将办公用品购置计划复印贰份，原稿留作自己存档，一份复印件交采购人员予以采购，另一份交财务备案。第八条 办公用品购回后，采购人员须将实物及票据同时交行政专员办理验收、登记、入库手续，进行入库数量登记，经行政专员在票据上签字确认后，方可履行报销手续。第三章 办公用品的领用和管理第九条 行政专员依据各部门的办公用品申购计划，在每月的前五天进行集中登记发放，填写办公用品统计表（附件17），做好发放数量、库存数量核对登记，并将发放登记表复印一份交财务备146、案。第十条 新员工入职时，由办公室（行政管理部）行政专员按新员工办公用品配备一览表配备办公用品，计算机、固定电话配置须按相关等制度办理报批手续。第十一条 员工离职前应到集团办公室（行政管理部），将可继续利用的办公用品办理移交手续，由行政专员签字确认。第十二条 员工进行内部调动时，办公用品原则上随员工转移，对于新的岗位不需要的办公用品，应与接替自己岗位的员工办理移交手续（或交回负责办公用品管理的行政专员）。第十三条 对于属耐用性质的办公用品（如文件栏、文件夹、订书机、剪刀等）应视同低值易耗品，实行卡帐式管理，员工在个人固定资产和低值易耗品领用卡上签字领用，损坏时应以旧换新，离职和调动时应办理移交147、手续。第四章 附 则第十四条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。第十五条 办公用品因人为损坏、遗失的，由领用人赔偿。第十六条 未经集团办公室和行政管理部同意，擅自购买办公用品的，其费用不予报销。第十七条 办公用品管理人员因管理不善，造成办公用品损坏或丢失的，应负责赔偿。第十八条 公司保洁用品和常用电脑、打印机耗材的管理，比照本办法执行。XXXX集团新员工办公用品配置一览表级 别配 置 物 品负责办理人员总裁执行总裁常务副总裁副总裁1、电脑、电话；2、文件栏、文件夹、便笺、计算器；3、员工花名册。总裁办秘书、网管员总经理副总经理1、电脑、电话2、文件栏、文件夹、148、便笺；3、所在公司员工花名册。各公司行政专员、网管员部门经理1、电脑、电话；2、文件栏、文件夹、便笺；3、所在部门花名册。各公司行政专员、网管员员 工1、 电脑、电话；（根据工作需要定）2、 文件栏、文件夹、便笺。各公司行政专员、网管员备注：根据岗位工作要求可另行申领其他办公用品。 公务礼品、招待用品管理办法第一章 总 则第一条 为规范集团及各公司礼品和招待用品的管理，特制定本办法。第二条 本办法中的礼品包括：各类贵重礼品、高级工艺品和赠品及有价证券等。第二章 购置与管理第三条 集团总部和各公司举行重大活动、会议或业务招待需赠送礼品时，应将礼品申办报告经总经理签署意见，报分管总裁审批。第四条 149、礼品申办报告经批准后，原则上由集团办公室统一采购，特殊情况经分管总裁批准后由各公司行政管理部自行采购。第五条 礼品采购严格执行询价、议价或招投标程序。第六条 集团办公室和各公司行政管理部应指定专人负责礼品和招待用品的验收、发放和管理。第七条 保管员验收礼品和招待用品时应逐一清点，仔细查看，确无质量问题方可签收。礼品、招待用品验收合格后，保管员开具入库单，入库单随发票报销时传递给财务入账。第八条集团购置的礼品、招待用品，由报销人将入库单随发票先交给集团财务人员登记，集团财务人员留下入库单并在发票上注明已登记后，报销人再持发票进行报销。第九条 集团职能部门、各公司申领礼品时，由经办人持分管总裁签批150、的礼品报告，经集团办公室主任（行政管理部经理）审核后，保管员开具出库单，经办人签名领用；特殊情况，须分管总裁口头授权，保管员方可办理出库手续，经办人签字领用，并负责补办签批手续；因工作需要，在异地购置礼品、招待用品并使用的，回来后须按程序补办入、出库登记手续。第十条 各公司礼品由各公司行政管理部在集团办公室按上述程序统一领用，各公司下属各部门领用礼品时，保管员应严格按程序办理入库、出库手续。第十一条 集团职能部门、各公司负责人必须对本单位领用的礼品加强管理，及时了解实际发出情况。第十二条 在领用礼品时，应对礼品完好情况进行认真检查，防止破损的礼品送出。第十三条 礼品赠送时应有两人经办，因特殊原151、因未送出的必须在一天内退回销帐，由保管员开具红字（负数）出库单，经办人签字认可。特殊情况应电话告知保管员，可在约定时间内退还到位，严禁以赠送为名，私自占有礼品。招待用品参照上述流程办理登记手续。第十四条 保管员根据礼品、招待用品出入库单，负责建立进销存台帐，及时详细登记各项礼品、招待用品的品名、规格、购进和发出数量、结存情况，做到帐实相符。出库单由保管员每个星期传递一次给财务入账。保管员月末编制“库存礼品、招待用品进销存表”报财务核查。第十五条各单位财务部门应及时办理库存礼品、招待用品的进销存台账登记，每月末结出库存礼品、招待用品的结存数，与保管员报送的“库存礼品、招待用品进销存表”核对。如有152、差异须立即找出原因，保证账账相符。第十六条 保管员和财务人员应每季度盘存清点礼品、招待用品，保证账实相符。盘存完毕编制“库存礼品、招待用品盘点明细表”进行帐实核对，对不符的库存实物分别不同情况进行处理：盘盈的，由保管人写明原因，财务核实，报相关领导批准后进行账务处理，增加库存；盘亏的，由财务会同保管员分析原因，人为因素造成损失的，由责任人负责赔偿；对有保质期限的礼品，保管员应在保质期前提出处理意见，经集团办公室主任（行政管理部经理）签署意见，总经理审核，报常务副总裁批准后及时处理。保管员更换岗位必须先办理库存礼品、招待用品盘存移交手续。第十七条 保管员应将礼品、招待用品摆放整齐，并做好礼品、招153、待用品库房的卫生保洁工作。第三章 接收礼品管理第十八条 员工在对外业务活动中，不得收受可能影响公司利益的礼品馈赠（含礼金有价证券等），因各种原因未能拒收的，必须悉数上交、登记。第十九条 员工在工作交往中或参加会议收受的礼品，按下列办法上交、登记：一、每次礼品价值合计在100元（含）以下的，受礼人在集团办公室或行政管理部登记备案（书面报告）后礼品归受礼人所有。二、每次礼品价值合计在100元以上的，受礼人须将礼品上交集团办公室或行政管理部。三、未能拒收的礼金、有价证券，不论数额多少一律上交集团办公室或行政管理部。第二十条 按照上述规定须登记、上交的礼品馈赠，自收受之日起（在外地接受的，自回所在单位154、之日起）三天内由本人全部交集团办公室或行政管理部登记。第二十一条 保管员接收礼品后，办理入库手续并建账。 第四章 附 则第二十二条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。第二十三条 本办法由集团办公室负责解释。办公场地卫生管理办法第一章 总 则第一条 为规范集团公司办公场地环境卫生管理，树立良好的企业形象，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团总部和各公司所有办公场地卫生管理区域。第二章 卫生管理范围第三条 办公场地环境卫生管理范围主要包括：公共卫生、个人卫生。一、公共卫生：分室外公共卫生和室内公共卫生。1、室外公共卫生是指公司办公楼的走道、大厅、大门、楼梯、屋面155、窗户等公用地点和设施的卫生。2、室内公共卫生是指员工办公地点的门窗、地面、灯具、开关、地角线等公用地点和设施的卫生。二、个人卫生：是指员工个人办公地点和个人办公设施、物品的卫生，如：办公桌椅、计算机、文件夹、文件柜等等。第三章 卫生管理标准第四条 办公场地的公共卫生和个人卫生，均应“勤打扫，勤擦洗”，做到办公场地干净整洁，无脏物、无杂物、无灰尘、无痰迹；第五条 办公设施、物品摆放整齐有序、无灰尘、无脏物、无杂物。第四章 卫生管理监督第六条 环境卫生管理检查、监督、考核的原则：合理、公正、公开。第七条 办公现场的环境卫生管理的监督由集团办公室和各公司行政管理部负责。第八条 集团办公室或各公司行156、政管理部在执行卫生管理监督过程中，应不定期按卫生评分标准（附件18）对所有办公现场的卫生进行检查、评比。第四章 附 则第九条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。第十条 评分区域：每间办公室为一个评分区，车辆以一台车为一个评分区。第十一条 本办法由集团办公室负责解释。集体宿舍管理办法第一章 总 则第一条 为规范集体宿舍管理，解决外地员工的住宿困难，保持居所良好的清洁卫生和住宿员工的安全，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团总部和各公司管理的集体宿舍。第三条 集团总部和各公司的集体宿舍由工会或行政管理部管理。第二章 入 住第四条 入住条件一、因工作需要集团总部和157、各公司派往异地工作的员工。二、优先考虑专业技术人员和中高层以上的外地员工。第五条 住房标准及设施配备一、住房。中高层管理人员每人一间，其他员工每两人一间。住宿应按顺序安排，在保证每套宿舍住满的前提下，方可另行安排其他宿舍。二、设施配备。宿舍内配备床、桌、椅、空调（电扇）、及床上用品等基本生活设施（见附件“配备清单”）。三、共用设施配备。每套房配备热水器、洗衣机。一户多间型宿舍客厅配备桌椅。第六条 入住手续办理一、审批程序。集团总部和安庆公司要求住宿的新入职员工, 由其本人提出书面申请，经部门负责人、分管领导同意后报集团人力资源部和工会审核,人力资源部审核申请人员是否是集团急需招聘的外地专业或管158、理人员；工会提出有无宿舍安排的意见，最后报集团总裁办（办公室）主任批准。其他各公司经行政管理部经理、分管副总经理审核后报总经理批准。 二、手续办理。住宿员工持批准的报告到管理部门办理入住手续，填写集体宿舍入住登记表（附件19）、领用物品，并缴纳宿舍设施及水电费押金，押金数额各公司自定。三、派往异地工作的员工直接到管理部门办理入住手续。第三章 费用支付第七条 房租、市场综合服务费由公司支付，水、电、有线电视收视费等费用由居住人承担。第八条 居住人承担的费用由宿舍管理员统计汇总交人力资源部（行管部）人事专员直接从居住人（同一套住宿人员均摊）工资中扣除。第四章 住宿管理第九条 宿舍内所有共用设备、设159、施以完好状态交付使用，住宿人员要爱惜公物，若人为损坏找不到责任人的由居住人共同负责修理或赔偿，个人领用设施设备人为损坏的由个人负责修理或赔偿。第十条 住宿员工要求维修宿舍设施，由其本人向宿舍管理员反映，经管理员核实后按相应0A流程办理。第十一条 下列条款住宿员工必须遵守一、住宿人员应遵纪守法，遵守所在社区的物业管理规定，不得在宿舍内赌博、斗殴、酗酒等；从事室内活动时不得妨碍或影响他人正常休息或学习。宿舍内若发生违法违纪行为，由居住人承担全部责任。二、未经批准住宿人员不得随意改变室内结构，不得将自己的房间或其他设施转借他人使用；不得随意拉接电线，不得使用大功率电器。三、安全第一，预防为主，时刻注160、意防火、防盗，室内不得使用或存放危险及违禁物品，以确保安全。四、各员工应自觉保持室内清洁卫生。门前及楼道保持干净，不准在宿舍墙壁、门窗、床架上乱贴乱画； 五、为防止传染疾病，不得在宿舍内外饲养家禽和宠物，一经发现将对家禽或宠物强制没收。六、住宿人员不得经常外宿，在外住宿连续超过十天以上，或一个月内累计超过十天的（不包括出差和回家探亲），取消其住宿资格（经集团领导特批的除外）。七、未办理退房手续不得擅自搬出宿舍。第十二条 宿舍环卫管理一、一户多间型宿舍(一) 设立宿舍长1名，负责督导与安排住宿人员轮值，维护室内清洁卫生工作。宿舍成员必须积极配合和支持宿舍长的工作，共同做好本宿舍的管理。（二）各宿161、舍长由同住的职务级别最高的人员担任。职务级别相同的，由先入住的担任，入住亦同时的由宿舍管理员在其中指定一名人员担任，被指定的人员不得拒绝。（三）宿舍长负责划分环卫管理区域责任到室，并安排本宿舍人员轮流值日，张贴值日安排表，保持房间的整洁及门前过道的清洁卫生。二、通道式一户一间宿舍可以不设宿舍长，环卫管理由当地行管部负责组织和安排。三、每月依据集体宿舍卫生安全检查表，对宿舍不定期执行安全卫生大检查，参加人员：工会负责人、集团办公室（行管部）负责人、宿舍管理员、区域水电管理员、宿舍长。四、每月在OA公布卫生检查结果，以示嘉勉与提醒自觉改善。检查结果评定为不合格的，依据XX集团员工违纪违规处理规定第162、四十五条对宿舍长与当事人予以扣分处理。第五章 退 房第十三条 退房时填写宿舍退房办理表（附件20），缴清水、电等费用，并经同室人员书面证明。第十四条 将领用的物品、室内设施、钥匙等移交给管理员双方签字。 第十五条 移交手续完毕后管理员退还押金。第六章 招待所管理第十六条 副总裁以下（不含副总裁）的员工出差到集团总部或各公司所在地的，原则上安排在公司招待所（集体宿舍）。因故不能安排在招待所（集体宿舍）的，由出差人按差旅费管理办法规定自行解决住宿。第十七条 手续办理：出差人到所在公司的行政管理部办理登记手续，管理员负责安排住宿；出差人离开时应先到管理部门办理退房手续。第十八条 招待所内配备床、桌、163、椅、空调等设施，配备热水器、电视机、洗衣机、盆等物品及一次性洗漱用品。住宿人员要爱惜公物，不得损坏和遗失，发生人为损坏和遗失的照价赔偿。住宿期间产生的水电费由所到地公司负责核报。第十九条 招待所内必须保持良好的清洁环境，管理员负责安排清洁工打扫卫生、清洗床上用品；客人离开时床上用品须调换清洗，经常晾晒被子，宿舍内要定期消毒，室内无异味。第七章 管理员职责第二十条 负责集体宿舍和招待所的日常管理，不定期检查宿舍的卫生、安全及室内公共设施；关心住宿员工的生活，帮助住宿员工解决生活困难。第二十一条 受理住宿员工提出的房屋、设施维护维修等问题的申请，并按规定及时办理。第二十二条 建立宿舍物资管理台帐和164、住宿人员领用物品台帐，入住和退房手续齐全，帐物相符。第二十三条 负责办理租(借)房及房屋装修手续，按期缴纳房租等费用。第八章 附 则第二十四条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。集体宿舍设施配备清单中高层宿舍(每人一间房)员工宿舍(每二人一间房)序号品 名规 格单位数量备注序号品 名规 格单位数量备注1床张11床张12办公桌椅普通套12办公桌椅普通套13衣 柜木制只13衣 柜简易只14台扇/吊扇台1增加4台扇/吊扇台14空 调壁挂机台1空调壁挂机台1增加5台 灯普通盏15被絮/空调被床46被絮/空调被床46被 单床27被 单床27被 套床28被 套床28枕 芯165、只19枕 芯只19枕 套只210枕 套只211水 瓶只112水 瓶只112电水壶只1公用13电水壶只1公用13电视机台114电视机台114洗衣机台1公用15洗衣机台1公用15热水器台1公用16热水器台1公用招待所设施配备清单 招待所设施（间）1床张2根据需要安排2床上用品根据季节变化适当配置3空 调壁挂式台14办公桌椅普通套15衣 柜简易只16塑料盆中号只47拖 鞋一次性双2 招待所共用设施（套）1电视机20-25英寸台12洗衣机台13热水器台14客厅沙发套15电视机柜张16衣 架简易只107水 瓶只28电水壶只1备注：招待所内应配备一次性洗漱用品，如毛巾、牙膏、牙刷、香皂、洗发水。集体宿舍卫166、生安全检查表序号检查项目分值得分备注1有积尘或垃圾死角， 每处扣2分102地上有痰迹、烟头杂物等，每处扣2分103卫生间有异味扣5分54在墙壁上乱写乱画， 每处扣2分 105墙壁上有蜘蛛网或尘吊，每处扣2分106窗台上有垃圾杂物， 每处扣2分107楼道脏污、堆放杂物，每处扣2分108厨房脏污、食具未清洗（公用），扣5分59私自乱拉绳挂衣物或乱张贴，扣5分510桌面脏乱、物品摆放混乱，扣5分511饲养家禽或宠物的512乱拉接电线513使用大功率电器514室内存放危禁物品5合 计100综合判定 优秀 合格 不合格 90分以上 70分以上 70分以下检查人员工食堂管理办法第一章 总 则第一条 为规范167、员工食堂管理，提高集团后勤服务的工作质量，为员工营造舒适的用餐环境，特制定本管理办法。第二条 食堂主要是为员工提供卫生、营养、方便、经济的就餐服务，在有条件的情况下，积极扩大服务范围，增加服务项目，方便员工生活，增强企业的凝聚力。 第三条 食堂服务的对象是本集团的员工及公司安排的来客业务，合作单位人员经常在职工食堂就餐的应经过公司领导批准。第四条 专职工会干事负责对食堂的日常工作进行监督、检查和管理；没有配备专职工会干事的，由公司行政管理部履行管理职能。第二章 就 餐第五条 凡需就餐的员工，自行到食堂管理员处购买餐券，所有人员必须凭餐券就餐。第六条 业务单位来人及其他需要在食堂就餐的，由接待部168、门填写就餐单，按规定的程序批准后，食堂根据就餐单安排。第七条 就餐时间原则上在下班后十分钟至一小时内，各部门有加班情况或其他特殊要求的，应提前通知食堂，便于食堂准备足够饭菜。第八条 员工就餐应自觉地排队打饭、买菜，用餐完毕后将餐具送交食堂。就餐人员应注意公共卫生，不得乱倒饭菜、乱扔果皮杂物。第三章 食堂工作职责第九条 食堂要建立健全卫生和食品安全管理制度，做到餐厅整洁，地面干净，食品柜、工作台面清洁，物品堆放整齐。第十条 食堂要根据季节特点制作菜肴、食品，要求品种多样，搭配得当，饭热菜香，保持营养，并每天公布菜谱。食堂严禁出售变质、腐烂和过期食物。第十一条 所有餐具每天必须定时严格消毒，未经消169、毒的餐具一律不得使用；蔬菜等物品必须清洗干净，严防疾病传染和食物中毒，杜绝食品卫生和安全隐患。第十二条 食堂设施、厨具等物品若有坏损，按照集团公司有关规定办理维修、报废、购置手续,管理员要定期盘点并建立资产管理台账。第十三条 食堂工作人员应按规定标准就餐，严禁烧小灶，不得弄虚作假或私带公司物品、工具出门。第十四条 厨师（大厨）负责食堂的日常管理、工作安排和卫生安全管理；管理员负责对食堂的卫生和食品安全进行监督、检查。第四章 安全、卫生管理第十五条 食堂内的排烟机等电气设备由厨师（大厨）专人管理，电器（气）设备和线路要符合安全标准，发生故障时应报请专业电工修理，不具备电工上岗资格的不得检修电器（170、气）设备和线路，严禁违章操作，违反者责任自负。第十六条 液化气钢瓶要定期检修，灶具、安全阀保持完好，使用后及时关紧阀门，每天离开前专人检查是否漏气；气瓶要保持清洁，不得沾染油污，摆放时远离明火，搬运时不能碰撞；高压锅应按说明书规范使用，不得违规操作，以保证安全。第十七条 工作时要按规定穿戴工服（围腰），上岗时不准穿拖鞋、凉鞋，以免烫伤、滑倒；严禁在烧菜、做饭、出售饭菜时抽烟。 第十八条 公司的消防安全管理部门要定期检查食堂内消防设施是否在有效期内，摆放消防设施设备的位置要保持安全通道，食堂工作人员必须会使用消防设备。第十九条 要保持工作间地面的干燥、清洁；保持操作台、案板、炉台、调料台等工作用171、具和工作区域的卫生，做到台面、地面、墙面及玻璃洁净无污垢，室内无异味、无鼠、无蝇、无蟑螂、无卫生死角。 第五章 餐券管理第二十条 食堂餐券采用可反复使用的票券，票面上需加盖公司财务部门的公章和管理员的印鉴后方可使用，集团总部和安庆公司餐券加盖工会章和管理员印鉴章。第二十一条 餐券的印制。各公司行政管理部、财务部及食堂管理员根据实际需要核定餐券流通总量，并确定餐券印制数量；行政管理部（集团办公室）按票样和确定的数量印刷，印好清点数量后交公司财务专人保管，并加盖财务公章；管理员到财务领取餐券后需加盖管理员印鉴后方可出售。财务要建立餐券出、入库台帐。第二十二条 餐券的流通。食堂管理员到财务领餐券出售172、给员工，出售餐券时应由购买人签字，管理员建立登记台帐；员工凭餐券就餐，食堂将餐券收回后再交食堂管理员，作为公司补贴和食堂核算的依据。第二十三条 餐券的报废。餐券在使用过程中出现坏损的管理员要及时收回，积累到一定数量时进行销毁。销毁时财务部、行政管理部（集团办公室）、食堂管理员现场清点数字并签字，三方当面销毁，并留存字据。管理员凭销毁的字据作为补充餐券和核算的依据。第二十四条 管理员工作岗位变动时必须办理交接手续，交接时应进行实物盘存和餐券、现金清点，同时由行政管理部和财务部负责监交，并编制食堂核算表和交接表；接任的管理员自接任之日起启用新版（加盖接任管理员印鉴）餐券，旧餐券回收后按第二十三条规173、定进行销毁。 第二十五条 公司财务部应每月不定期地对管理员的食堂帐目和现金、餐券的库存情况进行抽查，以确保帐实相符、资金安全。安庆公司的职工食堂由集团工会履行管理职责。第六章 食堂的核算第二十六条 食堂核算管理原则：实行定额补贴、结余留用、超支不补、盈亏平衡的内部核算办法。第二十七条 食堂的核算工作由专职食堂管理员负责，没有配备专职管理员的由公司财务部门安排专人负责食堂的核算工作。第二十八条 公司应支付食堂的费用:食堂设施、餐具购置和维修的费用；水电费、煤气费、房租费；食堂工作人员的工资。第二十九条 食堂应承担的费用：洗涤用品；餐巾纸、牙签、饭盒、垃圾袋等一次性消耗品；食堂工作人员的餐费。 第174、三十条 公司补贴及餐券管理。中、晚餐每餐公司补贴3元，食堂收回的餐券作为公司对食堂补贴的依据。非本公司人员就餐的公司不予补贴。第三十一条 严格采购、验收手续，每周帮厨必须陪同大厨共同询价1-2次，管理员负责对食堂的物品采购进行检查监督。凡食堂采购的物品必须填写采购清单，经管理员验收签字并记账。如管理员有事不能验收，应委托帮厨验收签字。物品采购单一式二份，食堂和管理员各执一份，作为食堂核算和资金周转的依据。管理员根据核定的周转金额从财务借出作为备用金，食堂采购物品后凭采购验收单在管理员处报销。第三十二条 各公司食堂实行菜价公示制度。每天采购的菜肴价格详单（包括菜名、数量和价格等内容）必须于当天上175、午在食堂醒目位置张贴公布，接受全员监督，确保菜肴控制在最低合理价。第三十三条 食堂就餐采用分餐制，餐费由各公司根据当地情况自行核定，但每餐至少应保证一荤两素一汤，饭（主食）不限量。第三十四条 食堂每月末进行实物盘存，按月结算，盈亏有分析，盈余转到下月，亏损不予补贴；为做到帐目公开透明，管理员应按时编制月报表，每月5号前传递给集团工会，在OA上全员公布。第三十五条 各公司工会牵头，成立食堂民主管理小组，负责收集员工的意见和建议，加强食堂与就餐人员的沟通，配合有关部门对食堂工作和账目进行监督、检查，并提出奖惩或整改意见。 第七章 附 则第三十六条 凡违反本办法的行为，将依据集团员工违纪违规处理规定相关条款予以处理。第三十七条 本办法自下发之日起实行，原员工食堂管理办法同时废止。