1、减少减少项项目部文印支出目部文印支出小组名称：盐仓新天地广场项目Happy QC小组一 工程概况 本项目位于定海区盐仓街道，盐纬三路南侧，舟山市汽车客运中心正对面。由3个单体（包括1幢高层，1-1#楼A区，层数为11层，建筑高度41.50m，；2幢多层1-1#楼裙楼、1-2楼，层数均为4层，建筑高度16.31m）和地下车库组成。本工程造价约为1.75亿元，工程大，按照要求要做的资料繁杂，文印开支厉害。二、QC小组简介小组名称盐仓新天地广场项目Happy QC小组课题名称减少项目部文印支出小组类型管理型组长陆佩君小组成立时间2017-5-5小组注册时间2017-5-5活动日期2017年5月5日22、017年12月25日小组注册号小组成员7人课题注册号活动次数15次QC教育时间52小时以上制表：陆佩君 日期：2017年5月5日 QC小组成员简介序号姓名年龄职称职务小组职务1 34工程师 QC指导 组长 2 45工程师技术负责 副组长 3 36工程师施工员 组员 4 38助理工程师材料员组员 5 35技 工质检员 组员 6 36 助理工程师资料员 组员 7 31技 工 资料员 组员 制表：陆佩君 日期：2017年5月5日 三、选题理由四、现状调查与目标依据分析 小组对项目部所有文印的主要耗材-纸张、硒鼓、粉仓、碳粉等，进行了一次费用现况调查。归纳并得出了项目部2016年4月到2017年4月一3、年间，文印耗材的费用支出，如下表所示：请看：现状调查情况统计表序号 调查项目 费用支出 频率 累计频率 1 70g/80gA4复印纸 3648 58 58 2 硒鼓 1618 26 84 3 碳粉 651 10 94 4 粉仓 274 4 98 5 其它 95 2 100 合计 6286 100%制表：孙华 制表日期：2017年5月7日 依据“现状调查情况统计表”，小组采用饼分图分析。从图中可以看出，降低文印耗材费用支出的关键是：如何降低纸张费用。制图：陆佩君 制表日期：2017年5月7日碳粉65110%其他952%70g/80gA4复印纸364858%硒鼓161826%粉仓2744%文印耗材4、费用支出现状调查饼分图从饼分图中可以看出：“70g/80gA4复印纸”频率已达58%，是项目部文印支出主要问题。目标依据分析 小组以70gA4复印纸为例，进行了一次市场调查。根据调查结果，文印店里70gA4复印纸打印单价为为0.3-0.5元/张，复印单价为0.09-0.2元/张。除去利润和其他，纸张市场成本平均为0.11元/张。根据现况调查的结果，小组得出项目部上一年使用的70g/80gA4复印纸约46900张，因此上一年项目部70g/80gA4复印纸平均成本为：6286/46900=0.134元/张。一个工程项目的毛利率一般在5%-10%之间，而我们如果把现况纸张平均成本降低到0.11元/张5、以下，则光纸张费用就可以节省18%。五、目标确定将项目部70g/80gA4复印纸平均成本控制在0.11元/张以下。六、原因分析及要因确认研究六、原因分析及要因确认研究目标值柱状图制图人：陆佩君 时间：2017年5月7日现况值 0.134目标值 0.1100.020.040.060.080.10.120.140.16现况值目标值 QC小组于2017年5月10日在项目部二楼会议室针对“纸张费用高”，运用“头脑风暴法”进行原因分析，确定了11条末端因素，详见下“纸张费用高系统图”。要因确认：依据“纸张费用高系统图”得出的11条末端因素，2017年5月17日-5月20日期间，小组讨论规定了确认内容、验6、证方法、标准、负责人和验证时间，并制定了“要因确认计划表”，如下表所示：序号末端因素确认内容验证方法标准负责人验证时间1员工节省意识较弱项目部员工对节省纸张使用的认识程度问卷调查员工100%都认识到节约用纸的重要性陆佩君 2017.5.172资料打印前没有认真校核员工是否存在因没有认真校核电子资料而导致二次打印的情况问卷调查员工在打印资料前认真校核一次，确保不出现二次打印钟净军2017.5.18纸张利用率低打印好后发现错误纸张破损有污点打印出来字迹模糊显影辊感光电压偏低存放环境杂乱资料打印前没有认真校核员工节省意识较弱员工对纸张保管不重视人员机器纸张不符合规格搓纸轮故障纸张太薄或太厚纸张在纸盒7、中摆放不平整材料方法无相关打印机使用管理规定纸张购买价格较高打印机滥用纸张卡在机器中纸张卡在机器中环境纸张费用高纸张受潮没有及时补充碳粉没有专人检查碳粉没有采取防潮措施3员工对纸张保存不重视纸张存放环境是否脏乱，纸张堆放是否整齐有序现场检验纸张存放环境保持干净整洁，纸张堆放要整齐有序，便于存取使用刘正文2017.5.174显影辊感光电压偏低打印机显影电压是否与碳粉感光灵敏度匹配现场调查保证打印机显影电压与碳粉感光灵敏度匹配，打印字迹清晰柴飞杰 2017.5.195没有专人检查碳粉是否安排专人定期检查打印机碳粉存量现场调查安排专人每月检查检查打印机碳粉存量一次，保证打印机正常运行孙华2017.58、.20序号末端因素确认内容验证方法标准负责人验证时间6 没有采取防潮措施是否采取了有效的措施来防止纸张受潮现场调查 保持纸张保存环境的干燥胡斌2017.5.187 纸张在纸盒中摆放不平整纸盒中的纸张是否摆放平整现场检验 保证纸盒中的纸张摆放平整，不会因此出现卡纸钟净军2017.5.198 纸张不符合规格纸张厚度是否均匀，表面是否平整，是否有纸粉，打印机出纸是否顺畅等现场检验 购买的纸张质量符合要求，打印出来内容清晰，没有卡纸现象出现刘正文2017.5.199 纸张购买价格较高同规格纸张在市场的售价是否差距较大市场调查 买到性价比比较高的纸张，保证纸张质量的同时降低成本张波2017.5.18109、 搓纸轮故障打印机搓纸轮是否运行正常，之前出现故障时是否及时报修现场调查 保证搓纸轮正常出纸，出现问题及时报修；不会因此导致频繁卡纸而影响打印机正常运行孙华2017.5.1911无相关打印机使用管理规定 项目部是否制定了打印机使用规定 查阅文件项目部要制定严格合理的打印机使用规定 柴飞杰 2017.5.18制表人：陆佩君 制表日期：2010年5月20日 七、制定对策针对以上4个主要原因，5月23日，QC小组召开会议。小组成员集思广益，提出各种对策。经评议，最后确定了对策，制订了以下对策表：对策措施表序号 要因对策目标措施地点时间负责人1员工节省意识较弱制定纸张使用管理办法，培养员工节约意识管理10、办法执行率100%，员工参与率100%1.小组召开会议制定纸张使用管理办法，要求员工100%参与活动，并且做好日常执行检查2.为员工每人发一份环保宣传电子材料现场 2017-5-232017-5-26刘正文2无相关打印机使用管理规定编制打印机使用管理办法项目部执行率100%1.小组召开会议制定打印机使用管理规定 2.将制定好的管理办法推广到整个项目部，每月检查一次日常执行情况现场 2017-5-232017-5-26钟净军胡 斌3没有采取防潮措施 保持纸张干燥每包纸受潮率保持在2%以下1.已开封纸包外包报纸2.下班后将打印机纸盒中的纸取出，放回纸包中现场 2017-5-232017-5-29柴11、飞杰陆佩君3.将已受潮的纸放在机柜下面，利用机柜中的加热灯泡温度烘干4资料打印前没有认真校核让员工养成打印前校核的习惯和掌握如何校核的方法员工打印前校核率100%1.打印前，在连接打印机的电脑上必须再校核一次2.每人发一份排版技巧电子资料以及教学视频现场 2017-5-232017-5-29张永波孙 华制表人：陆佩君 日期：2017年5月29日八、对策实施实施一：提高员工节省意识QC小组在项目部会议室召开小组会议，讨论制定了办公室纸张管理办法，一切以降低纸张浪费为宗旨，尽可能减少办公室纸张费用支出，要点列举如下表所示：办公室纸张管理办法要点序号 管理事项 具体内容 1 利用电子文档 执行“无纸12、化”办公。资料文件如只需传阅，不需打印等类似情形，一律利用电子邮件、QQ或者项目部内部局域网络等途径进行发送 2 双面打印 对于需要打印的文件，在没有格式要求的前提下，尽量使用双面打印。双面打印方法如下：方法一：需要手动翻面的。依次选择Word菜单“文件打印属性”，打开打印机属性窗口。单击“完成”选项卡，勾选“双面打印”复选框，然后就可以打印了，正面打印完成后需手动将纸翻转过来，进行双面打印 方法二：打印机可自动双面打印的。选择“常规”选项卡，选择“双面（短边翻转）”即可 3 页面设置 在没有格式要求的前提下，重新设置页面：方法一：如果打印文字段落比较短且分段较多，选择菜单“格式分栏”后，在弹13、出的“分栏”窗口中选择需要分栏的栏数即可，通常选择两栏即可 方法二：“页面设置”中将上、下边距设置为1厘米，左边距设置为1.5厘米，右边距设置为1厘米 4 字体大小 在没有格式要求的前提下，字体可以适当缩小。文字大小以看清为宜，能用五号的不用小四号，能用小四号的不用四号 5 纸张二次使用 管理 由办公室负责，于每周五下午，将各部门的仅打印一面的无用纸张统一收集，将可再次使用的纸张和不可用纸张分类管理。将可使用纸张放置打印室供内部使用，将不可用纸张做废纸处理。制表人：陆佩君 日期：2017年6月3日实施效果验证：2017年6月5日到6月24日期间，小组对各个项目对办公室纸张管理办法的执行情况进行14、了突击检查。经检查，管理办法均已张贴在各个打印机旁边；对最近打印的资料进行抽查后发现，除了有格式要求或格式无法更改的，98%使用了双面打印，页边距有94%按照规定设置；各项目办公室都安排了专人收集管理纸张，管理办法执行率达到了100%。实施二：制定打印机使用管理规定 12017年6月7日到10日期间，小组成员多次举行小组会议，讨论制定了办公室打印机使用管理办法。该办法要点如表所示。2.小组将制定好的办公室打印机使用管理办法下发到项目，要求项目办公室负责执行，并且落实到每一个员工。小组每月检查一次。办公室打印机使用管理办法要点序号 管理事项 具体内容 1 使用人员规定 打印机一律禁止外人使用，只15、有本公司员工才可使用。如有客户需要使用，则需要部门负责人签字同意，并做好相关记录。2 打印登记 使用打印机人员必须事先进行登记，包括打印人姓名、所属部门、打印内容、打印张数、使用纸张类型、打印时间、是否出现打印错误、出现错误原因等。3 部门评比 每月底由办公室公布各部门当月纸张使用情况，并进行部门评比，对使用最少的部门进行奖励。制表人：陆佩君 日期：2017年6月13日实施效果验证：该措施实施后，小组对各个项目进行了管理办法执行情况检查。经检查，各个部门在打印机旁边都已经张贴了办公室打印机使用管理办法，“打印机使用登记表”也都装订成册，而且使用记录都填写很完整，执行情况优秀，达到了要求的10016、%执行率。实施三：保持纸张干燥 2017年6月12日到13日，小组成员通过从网上搜索资料以及召开会议讨论，以便于执行和实用为标准，最后总结出三条保持纸张存放环境干燥的实用方法。1.将已开封的纸包外部用报纸包裹，并且三天更换一次 2.下班后将打印机纸盒中的纸取出，放回纸包中 3.将已受潮的纸张放在打印机机柜下面，利用机柜中的加热灯泡烘干，没有较大变形就继续使用。实施效果验证：2017年6月14日到28日，小组成员每天对采取措施后的纸张进行跟踪检查，得出；1.报纸良好的吸湿性，很好地保护了已开封的纸包。在检查期间，已开封纸包中的纸张没有出现受潮现象。2.办公室都安排了专人，负责下班后把纸盒中的纸放17、回纸包中。3.在检查期间，部分在打印机纸盒中的纸张出现了受潮，受潮数量为13张，经烘干后都可继续使用。检查期间，项目部共用了三包半纸。由此可知，纸张受潮率低于2%。实施四：认真校核并且掌握技巧 1、2017年6月11日，小组全体成员讨论决定，为确保员工养成打印前校核的习惯，每台打印机都安排专人负责，资料打印前，强制性对内容、排版、字体、拼写等再校核一次。为加强负责人的责任心，小组规定将每个月节省下来的费用，取出一定比例补助给他们。2、由小组成员整理了一份word排版技巧以及相关教学视频，分发给项目部集体员工，由员工自主学习。实施效果验证：2017年7月11日，小组对各个校核监督负责人和其他员工18、进行询问，得知该措施执行情况优秀；并且小组通过检查“打印机使用登记表”，得出上一个月没有出现因没有事先校核而导致的打印错误。由此可知，各项目打印前校核率达到了100%。九、效果检查根据调查结果，我们计算出了7月11月的纸张平均成本为0.106元/张。从现况值和目标值对比图可以看出，活动达到了目标值。再通过调查7月11月期间，空调、电脑、传真机和打印机得耗材费用，得出：打印机耗材所占费用从原来的79%下降到现况的73%。由此可知：QC小组活动达到了预期的效果。我们的目标实现！检查结果如下：办公打印机耗材费用支出调查表调查项目 硒鼓70g/80gA4复印纸碳粉 粉仓 其他费用支出（元）1332 919、10 242 162 57调查人：刘正文、孙华 地 点：项目部各个办公室 时 间：2017年12月15日依据“办公打印机耗材费用支出调查表”，小组再次采用饼分图分析。从图中可以看出“70g/80gA4复印纸”已不再是关键因素。制图人：陆佩君 日期：2017.12.20 根据调查结果，我们计算出了7月11月的纸张平均成本为0.106元/张。从现况值和目标值对比图可以看出，活动达到了目标值。碳粉2429%其他572%70g/80gA4复印纸91034%硒鼓133249%粉仓1626%再通过调查7月11月期间，空调、电脑、传真机和打印机得耗材费用，得出：打印机耗材所占费用从原来的79%下降到现况的720、3%。由此可知：QC小组活动达到了预期的效果。制图：孙华 制表日期：2017年12月20日十、巩固措施 为了巩固这次QC活动取得的良好成果，项目部将这次QC活动中编制的办公室纸张管理办法和办公室打印机使用管理办法归纳整理，纳入了项目部管理制度中，将这两样管理办法继续沿用下去。纸张成本高导致办公费用增多是社会普遍存在的问题，我们这次的成果在一定程度上缓解了这个问题。因此，我们计划向其他分公司推广交流这个成果，为公司的发展贡献一份力量。现况值目标值00.050.1电脑耗材37210%传真机耗材1414%空调耗材47713%打印机耗材270373%自我评价表 活动前（分）活动后（分）质量意识85100个人能力8393QC知识7997解决问题能力7395团队精神7298制表人：陆佩君 日期：2017年12月25日十一、活动总结在本次QC小组活动过程中，小组各成员都能积极参加小组组织的活动，出勤率达90%。通过本次活动我们提高了应用PDCA循环分析问题和解决问题的能力，汲取了新知识。今后我们会更加努力，解决更多的实际问题，创造更大的经济效益和社会效益。