1、新鸿基地产ERP项目成本管理系统上线规划方案创立日期：2011年11月21日最后更新：2011年12月21日版 本：V1.3变更纪录日期作者版本变更纪录 2011-11-21何科伟V1.0初始版本2011-11-30何科伟V1.1根据项目组内部讨论后修订2011-12-13何科伟V1.2上线规划方案沟通讨论-香港2011-12-26何科伟V1.3根据新鸿基提交的组织架构进行更新审核姓名职位发布序号名称位置1新鸿基地产ERP项目小组 存档2345678目 录前言4一、项目上线总体规划51.上线范围51.1.项目范围51.2.涉及业务部门工作范围52.上线目标62.1.试点阶段62.2.推广阶段72、3.上线核心工作项73.1.试点阶段73.2.推广阶段8二、系统上线初始化内容91.权限体系初始化92.核心业务参数初始化103.核心工作流初始化113.1.审批流配置说明113.2.合同变更及付款审批步骤114.成本系统标准模板分类11三、系统上线培训考核规划121.成本系统培训准备清单122.培训方式及考核机制12四、系统应用巡检制度13五、系统应用保障机制13六、上线规划方案确认13七、附件1：验收标准14前言4一、项目上线总体规划51.上线范围51.1.项目范围51.2.涉及业务部门工作范围52.上线目标62.1.试点阶段62.2.推广阶段73.上线核心工作项73.1.试点阶段73.23、.推广阶段8二、系统上线初始化内容91.权限体系初始化92.核心业务参数初始化93.核心工作流初始化113.1.审批流配置说明113.2.合同变更及付款审批步骤114.成本系统标准模板分类11三、系统上线培训考核规划121.成本系统培训准备清单122.培训方式及考核机制12四、系统应用巡检制度13五、上线规划方案确认13六、附件1：验收标准14前言为保障新鸿基成都试点项目的顺利上线，基于ERP项目小组对SHKP-明源ERP项目成本管理业务解决方案V1.6达成的共识，对成本管理系统进行整体规划，特拟定本方案。本方案主要从以下五方面具体阐述：1、 项目上线总体规划；2、 系统上线初始化内容；3、 4、系统上线培训考核规划；4、 系统上线应用巡检机制；5、 试点项目验收标准。一、 项目上线总体规划1. 上线范围1.1. 项目范围本次新鸿基与明源ERP信息化合作项目涉及明源ERP成本、项目计划2套业务子系统，依据新鸿基与明源签署SHKP-明源ERP项目实施任务书中约定的项目范围，确定项目上线范围如下表：项目阶段项目名称ERP系统成本管理项目计划管理试点阶段悦城项目ICC项目推广阶段苏州工业园中山奕翠园广州林和村1.2. 涉及业务部门工作范围组织部门职责香港总部工管部/建筑部1、 主导梳理成本科目体系；2、 监控项目目标成本、动态成本；3、 制作目标成本测算表格提交审批；4、 根据审批的目标成本5、进行分解到科目及合约规划；5、 通过系统监控项目动态成本，及时完成目标成本调整；财务部1、 协助梳理成本科目体系，成本科目模板录入系统；2、 通过系统监控合同付款审批情况；3、 监控项目款项计划与执行差异；4、 通过系统了解项目目标成本调整情况及项目动态成本；试点项目总经理1、 监控项目动态成本与目标成本差异，保证动态成本在可控范围内；2、 合同签订、合同变更、合同付款审批；副总经理（悦城）1、 协助总经理监控项目动态成本与目标成本差异，保证动态成本在可控范围内；合约部1、 跟踪合同签订过程、合同变更、合同付款情况；2、 根据合同执行情况制定合同付款计划，发起付款申请；3、 及时了解项目目标成6、本及动态成本；财务部1、 对已经完成审批及支付的款项，在系统中进行合同付款登记；2、 系统合同数据检查，确认合同录入正确；3、 通过系统监控合同付款审批情况；4、 分析项目款项计划与执行差异；5、 针对项目做账模式，配置财务接口；6、 根据财务做账需求，在系统输出财务凭证进行对接；推广项目推广项目各部门职责参考试点项目。2. 上线目标2.1. 试点阶段类 别业务单元应用目标成本管理成本科目体系l 建立统一的科目体系，包含控制科目及核算科目目标成本管理l 记录目标成本测算结果l 目标成本录入l 目标成本调整过程跟踪，多版本管理动态成本管理l 通过动态成本监控实时监控动态成本及分析l 通过动态成本7、构成可以跟踪成本合同、变更构成情况l 通过产品动态成本，可以查看项目与各产品的动态成本构成合同管理合约规划l 根据签批的项目目标成本分解到控制科目后，进行合约规划分解l 合约规划拆分到各产品合同签订l 合同签订完成后，在系统中进行及时登记及确认合同变更l 及时登记合同变更记录l 合同变更在线审批合同结算l 及时登记合同结算记录资金管理合同付款l 当工作量完成后，由相关责任人登记应付进度款l 根据合同付款要求，每月末制定合同下月付款计划l 对需要支付的款项发起付款审批，在线完成款项审批l 对完成审批且已完成支付的款项进行实付登记l 根据财务会计凭证做账要求设置财务接口l 将已审核的付款单据生成会8、计凭证，再通过接口传递到财务软件月度资金计划l 各部门完成会付款计划编制，并上报l 根据上报的资金计划进行审核l 分析资金计划与实际付款2.2. 推广阶段推广阶段上线目标保持与试点项目上线目标一致外，增加合同签订与变更、结算能够百分百对应合约规划，合同签订在线审批，系统建立预警强控机制，形成执行过程中的动态成本；增加建立月度成本回顾机制，将目标成本、动态成本进行比对，找出问题，层层挖掘数据，分析本质原因，积极应对，将成本控制在预期范围；3. 上线核心工作项3.1. 试点阶段序号工作项责任人截止时间工作成果1.上线规划方案编制与确认新鸿基：陈颖娴明 源：周高峰、何科伟德 勤：饶奕龙2011-129、-20上线规划方案2.验收标准编制与确认新鸿基：陈颖娴明 源：周高峰、何科伟德 勤：饶奕龙2011-12-20验收标准3.提供香港及成都组织架构、岗位新鸿基：程伟泉、陈颖娴2011-12-154.明确成本科目模板内容新鸿基：陈颖娴、黄淑文2011-12-20控制科目模板5.明确成本系统权限体系新鸿基：苏志光（悦城）、张志平（ICC） 明 源：何科伟2011-12-30成本系统权限体系6.明确业务参数设置内容新鸿基：苏志光、张志平、陈颖娴明 源：何科伟2012-02-297.关键用户需求测试与确认新鸿基：陈颖娴（财务）、Fion、Ada明 源：何科伟 德 勤：饶奕龙、 吴飞洋2012-03-0510、8.培训计划编制与确认新鸿基：陈颖娴明 源：周高峰、何科伟德 勤：饶奕龙2012-03-01培训计划9.培训PPT及操作手册编制明 源：何科伟德 勤：吴飞洋2012-03-05培训PPT、操作手册10.试点培训及考核新鸿基：培训人员明 源：何科伟德 勤：饶奕龙、 吴飞洋2012-03-0911.提交培训考核报告明 源：刘应富德 勤： 吴飞洋2012-03-15培训考核报告12.系统初始化及参数设置新鸿基：苏志光、张志平、陈颖娴明 源：何科伟德 勤：吴飞洋2012-04-0913.系统上线、辅助应用、应用巡检新鸿基：陈颖娴明 源：何科伟德 勤：吴飞洋2012-04-30试点上线问题收集14.试点11、上线高层汇报新鸿基：陈颖娴明 源：周高峰、何科伟德 勤：饶奕龙2012-05-01高层汇报PPT15.试点上线验收及交接服务新鸿基：陈颖娴明 源：周高峰、何科伟德 勤：饶奕龙2012-05-08试点上线验收报告及服务交接报告3.2. 推广阶段推广阶段的核心工作参考试点项目核心工作。二、 系统上线初始化内容1. 权限体系初始化组织部门岗位系统功能授权香港总部集团领导集团主席（系统权限分配表仅为示例，详细的权限需要单独确认）执行董事(上市公司)执行董事(代理公司)工管部工管部领导工管部秘书工管部经理（合约估算）工管部经理工管部建筑部建筑部领导建筑部经理（合约估算）建筑部建筑部（合约估算）财务部中国12、会计部首席财务官中国会计部经理中国会计部集团会计部领导内审部内部审计部领导ERP实施小组建筑部项目公司（ICC）董事会董事总经办总经理副总经理合约估算部经理预算工程师工管部工管部经理财务部财务经理会计主任会计项目公司（悦城）董事会董事总经办总经理副总经理合约部副经理工管部工管部门经理财务部财务经理会计主任会计2. 核心业务参数初始化分类参数级别参数名称参数配置说明试点上线配置配置类（公司级）审批模式合同审批模式在【合同订立】模块下的【合同登记】中调用。工作流审批合同变更审批模式在【合同执行】模块下的【合同变更】中调用。工作流审批付款申请审批模式在【合同付款】模块中【付款申请】中调用。工作流审批13、系统参数变更比例警戒线为【合同类别设置】模块中的参数，新增一级合同类别时默认为此处设置的变更比例警戒线的值。超出设置的警戒线时系统会以红色字体提醒。20付款比例警戒线为【合同类别设置】模块中的参数，控制整个合同付款情况。新增一级合同类别时会取该参数作为付款比例警戒线的默认值。超出设置的警戒线时系统会以红色字体提醒。80是否启用外币合同若设为“是”，则新增合同时可以选择外币，否则默认是人民币。是配置类（项目级）系统参数是否启用合同控制启用：需要过程中进行动态成本控制需要启用合同控制，则在合同登记时，项目合同必须选择合约规划或中间科目。不启用：对于实际补录的已定合同或公司成本管理水平无法达到过程控14、制的程度的合同，可以选择不启用，即不强制选择合约规划或中间科目，动态成本数据有可能不准。启用项目准备集团级供应商类别设置【供应商管理】模块使用，便于供应商的分类管理。根据实际情况设置（苏志光、张志平）公司级编码规则设置设置合同、非合同、补充合同、变更单及付款申请的编号规则，用户可根据实际需要自行设置，编码规则设置完成后，增加合同、非合同、补充合同、变更单及付款申请单时，对应的编号会根据设置的规则自动生成，此时再修改的编码规则不允许保存。根据实际情况设置（张志平）合同分类便于合同的分类管理及分类授权。 按照二级科目进行设置付款审批类型设置此参数在【付款计划】模块的“付款申请单”中使用，支持对区域15、公司、集团人员授权。按照审核流程进行设置合同执行公司级变更类型主要有设计变更、现场签证等，在【合同变更】模块中使用。支持跨公司引入，在更多操作菜单里添加“跨公司引入”可引入集团下除本公司外拥有此参数设置的所有的公司。设计变更、返工单合同付款集团级币种设置合同款项的币种，一般包含：人民币、美元等，在【合同登记】模块中使用。人民币、美元、港币公司级款项类型及款项名称设置合同款项的类型及名称，在【付款计划】、【付款登记】模块中使用。支持跨公司引入，在更多操作菜单里单击“其它公司参数引入”显示集团下除本公司外拥有此参数设置的所有公司。默认系统设置付款银行设置合同款项的付款银行，在【付款登记】模块中使用16、。根据实际情况设置（陈颖娴）3. 核心工作流初始化3.1. 审批流配置说明序号字段配置配置说明1标题合同：项目名称- 合同名称-合同审批；变更：项目名称 -合同名称-变更审批；付款：项目名称 -付款主题-年-月如：悦城项目一期-土石方合同-合同审批。2编号合同：项目编码 -合同编号（录入）-年-月；变更：项目编码 - 合同编号（录入）-变- 流水号；付款：项目编码 - 申请日期-流水号，如： CDYC-C001-2011-11。3监控人监控人可以对自己所监控的流程进行流程调整、作废、删除、打回等管理性操作。如：系统管理员。4归档目录归档目录指定归档时默认的文档保存路径，必须在“文档分类”提供的17、范围内选择。如：总分类合同审批。3.2. 合同变更及付款审批步骤4. 成本系统标准模板分类序号科目类型内容1控制科目控制科目模板2核算科目核算科目模板3合约规划合约规划模板三、 系统上线培训考核规划1. 成本系统培训准备清单序号核心工作项责任方工作项说明1现场硬件新鸿基保证参与培训的人员每两人一台PC机，建议人手一台2网络情况新鸿基网络环境良好，保证可访问明源ERP系统3培训室环境新鸿基会议室、投影仪、白板、笔需要提前准备好4培训人员名单新鸿基需要提前明确培训人员名单5培训课件明源培训PPT、考核试题、培训演示数据2. 培训方式及考核机制l 培训方式采取集中培训结合分岗位辅导练习方式，以宣讲练18、习为主。l 培训考核机制 按时参加培训，并严格执行签到制度。 培训考核采取上机操作方式进行，评分标准采取百分制，初考不通过进行复考，复考未通过者不允许进入系统操作。l 培训问题反馈机制培训过程中发现的问题，由培训负责人负责汇总收集，并填写问题反馈清单。四、 系统应用巡检制度为保障新鸿基及时掌握上线实际应用情况、系统与业务结合程度、相关配套的业务制度是否完备等，在正式上线后开始建立系统的巡检制度。通过定期工作回顾，快速响应上线过程中遇到的各种问题，为今后系统进一步优化和使用好系统、充分发挥信息化系统的价值奠定良好的基础。业务系统监控人巡检周期提交时间汇报对象检查方式成本管理每周周五香港及项目公司19、的中高层数据查看、报表数据分析、关键用户访谈 注：1、汇报内容：上期巡检遗留工作进展、本期系统应用范围及展示系统应用情况（可通过系统截图或报表等）、本期发现的问题及应对措施、本期遗留工作项及责任人。 2、巡检周期：试点项目上线后1个月内，建议每周进行检查；系统上线1-3个月后，可每双周检查一次；系统上线3个月后，可每月检查一次；3、巡检责任人：系统上线后一个月内，由明源辅助新鸿基提交巡检报告，后续由新鸿基方独立完成。系统应用保障机制可单独提交文档，参见3.1.03招商地产ERP运营保障规范V2五、 上线规划方案确认新鸿基地产签字栏 新鸿基方： 日 期： 明源软件签字栏 明 源 方： 日 期： 德勤方签字栏 德 勤 方： 日 期： 六、 附件1：验收标准参见3.1.02.明源项目验收标准模版。