1、矿业采购、出口及清关库房管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: xx矿业采购、出口及清关管理制度为更好的为xx矿业提供及时、保质、保量的设备材料，满足xx矿业建设生产的需要，规范采购行为，杜绝损失浪费，特定本制度。一、 材料采购计划的提出1、建立材料采购计划提出第一责任人制度凡材料计划的提出，由部门领导作为材料计划的第一责任人，负责计划单的严格审查，包括品名，种类，材质，用途，单价，何时使用，等相关要素。一旦发生因审查不细造成材料积压，或按单采购回来的材料无法使用的一系列问题，都要追究第一责任的经济责任和行政责任。2、2、材料采购计划分为正常计划和临时加 急计划正常计划按照库存量和生产耗用量，定时在每月的月初3号前，在公司的生产调度会议上逐部门提出，与会人员分析本期耗用情况和计划的合理性。 临时加急计划的提出，主要是生产中的非正常或人为事故造成备品或备件紧张，或严重影响生产的情况下，由部门领导向总经理提出。尽量减少临时加急计划的提出，减少国内空运到坦桑的次数和重量。3、材料采购计划要预留出采购部门的下单，采购，运输的时间正常的材料采购计划，在达市采购的要两周时间，其中寻找，比价，采购，入库大约一周时间，备车运输大约一周时间。在国内采购要至少留足出四个月时间，其中比价，下单，采购，运输入库大约五周时间，订舱，3、装船大约两周时间，海运大约六周时间，清关两周时间，运输一周时间。二、 采购计划单的确认1、 计划单的要求所有计划单按顺序编号，作到国、内外统一。对采购速度的要求，计划单中必须注明使用时间（包括海运、空运、托运），国内启运时间暂定为使用时间减60天。最晚计划单中不再执行急、加急等指令。2、 采购计划的审批采购计划必须是书面形式由材料设备的使用单位负责人提出，报部门负责人及公司负责采购的主管审核，最终由总经理审批。采购计划必须详细载明所购物资的名称、规格型号、单位、数量、使用时间、用途（含海运、空运、托运）。特殊材料设备可指定生产厂家，当材料设备无法在国内采购或最晚启运日期要求不合理时，该计划单视4、为无效。正常材料采购计划的审批按月进行，由总经理在月度生产调度会上集中审批，避免单笔计划随意找总经理审批，影响总经理日常工作。减少材料计划的随意性。大项集中的、技术含量较高的、材料采购计划，由总经理组织相关人员的会议审核批准。临时加急的材料采购计划，单独报总经理审批。3、 采购计划的传递采购计划单由负责公司采购的主管将照片（须有总经理签字确认）和文档同时发给各地接单专人，接单时间以收到文档邮件时间为准，国内接单时间为早9点至下午5点（含休息日），其他时间发计划单，视为下一接单日早9点接单。同时，负责公司采购的主管将计划单在相应的微信群中发布，第一由姆贝亚采购选择确认当地采购项目，第二由达市采购5、确认在坦桑采购项目，第三由国内采购确认在国内采购事项。每一步选择后，都由公司专人回应确认采购项目，并将电子版的采购计划发到相应的电子邮箱中，这个过程在微信采购计划执行群里公开，公示。4、 采购计划的下发接单员接单后1小时内将采购计划交至采购主管，并由主管下发至采购员。同时接单员将计划单项目扩展后打印，张贴在办公室醒目位置，以便监督。扩展内容包括：单价、总价、供货商名称、经办人、供货业务员电话（此5项由采购员填写）、要求入库或厂装日期、实际入库或厂装日期、实际启运日期（此3项由贸易部填写）、使用方信息反馈（此项由采购负责人填写）。其中实际入库或厂装日期由贸易部提出，作为考核采购员标准。实际启运日6、期对比公司要求启运日期，作为考核贸易部标准。5、 采购计划的变更计划人要求变更采购计划的，须填写材料设备采购计划变更通知单，审批、传达程序与采购计划单相同。6、 采购计划可执行性确认采购部在接到采购计划后的72小时内，会同贸易部对采购中不能执行或执行困难存在疑问的采购计划，由采购负责人向计划人提出，沟通后需要变更计划单的，由计划人按照采购计划变更要求履行变更程序。7、 采购计划的执行采购人员不得擅自更改采购计划，严格执行计划单的各项要求。杜绝计划人口头计划，如有特殊情况，计划人须直接联系采购负责人并及时补报计划。8、 责任追究采购员不能擅自更改计划，若擅自更改计划将对责任人进行处罚甚至开除。 7、对因采购部和贸易部工作失职造成不能按时启运的，追究相关责任人责任。因清关人员失职造成货物不能按时到厂的，追究达市办事处主管及相关人员责任。因采购计划不合理造成库存积压的，追究计划人及单位主管的责任。三、 采购过程的实施1、 询价并确定供货周期采购人员对自己所要采购的物资必须履行询价程序，同一种物资询价要在三家以上，对各供货厂家（商）的价格、质量、信誉等进行比较后，将报价单已书面形式报至采购主管。同时根据贸易部提出的最晚入库（厂装）时间推算供货周期是否满足要求。2、 考察对确定采购意向的厂家，首次采购时采购员必须到厂家（商）实地考察，对单件物资价格在3万以上或公司长期使用的设备材料，须由公司领导8、及采购负责人组织有关人员参与考察。3、 信息反馈经询价和实地考察后的设备材料，要将考察结果及时向采购负责人和总经理在微信群里进行汇报沟通，尤其考察结果与采购计划有出入的，面临多重选择，必须履行沟通反馈程序。4、 合同签订合同必须按需方模版签订，如对条款有改动，采购员须说明理由。经询价、确认供货时间可行，并实地考察和信息反馈后的设备材料方可签定购货合同， 五千元以上的物资采购必须签定购货合同，五万元以下的购货合同由采购负责人签字，五万元以上的采购合同，须由总经理签字生效。合同发到坦桑负责采购、保管主管的邮箱，打印并交给矿业公司财务部存档。重要的设备材料，采购员要对生产厂家的生产过程现场监督。5、9、 供货期跟单由采购员负责供货期跟单，如厂家（商）未能按时交货，追究厂家责任，同时对采购员追究责任。6、 库房管理国内共两个固定库房，分别为天津塘沽港口库房和办公室库房。物资入库，由采购员提前24小时通知贸易部，并提交入库通知单，由贸易部通知库管，入库完成以接到入库回执为准。物资入库后由库管对物资负责，库管由贸易部管理。物资出库，由贸易部提交出库申请，出库后库管应及时核对库存信息。7、 物资验收和监装分为库装和厂装。厂装货物，由采购员提前至少一周提交厂装通知单至贸易部，以利提前安排车辆。采购员对物资的数量是质量验收合格后才可装箱、装箱时采购部和贸易部须同时派人到场监装并拍照存档。采购部须配合贸易10、部完成：每种物资贴标签、每箱货物有清单、每个集装箱有装箱单。国内报关时需要合并品名的，贸易部在物流管理平台上传实际装箱单。每次装箱后，由贸易部及时将装箱单、照片等资料尽可能细致的同时传给达市办事处和工厂收货人，以单物一致、便于验货为工作标准。每月5号前上报当月库存信息，及相应物资的启运时间要求。8、 贸易运输贸易部需参与拟定采购合同。制作出口、进口文件。每单至少询价两家货代，并将报价单报至贸易负责人。负责物流管理平台的管理与维护，新状态12小时内必须更新。配合达市清关工作。参与监装。负责库房管理。保证启运时间，如超期追究责任（若遇到海关查验或订舱后船公司违约等突发事件，个别问题单独处理）。配合11、财务完成付款、收汇、退税等工作。向xx矿业财务部提供中英文对照商业发票。四、 对坦桑清关的要求1、 及时和北京办事处出口贸易经办人沟通联系，本照节俭的原则，灵活采取各种清关手段。及时接纳国内捎过来的货物提单。2、 接到国内出口清单后，仔细对照公司已办理的免表，掌握免表余量，做好进口报关文件的准备。3、 合理确定进口货物的适用税率，灵活变更相应货值，减少关税的缴纳，在货物靠港前缴纳关税。4、 货物靠港后及时清关，一般情况下，清关时间控制在2周以内。并合理安排车辆，及时将货物运送到矿山。5、 对于清关时间超过两周以上时间的个案，要形成专门的总结材料，分清国内出口和坦桑清关的相应责任，报送公司处置。12、6、 及时根据采购计划单，申报“进口免表”。五、 物流管理平台1、 此平台的建立是为公司各部门及时反映国内采购物资所处的位置及状态。2、 平台中共设计5个角色：采购员、矿业主管领导、国内报关人员、坦桑清关人员、坦桑库管，每个角色有各自不同的用户名、密码，对系统内的数据有不同的改动权限。3、 目前整个流程分为国内已入库、国内已出库、国内已装船、坦桑已到港、坦桑已以清关、坦桑已入库六个状态，第六个状态被确认后，整个物流过程终结。4、 其中前三项由国内采购、出口部门操作，第四、五项由达市清关人员操作，第六项由矿业库管操作。5、 要求上述5个角色的相应负责人，对各自负责的状态12小时内及时更新。6、 13、此平台由国内采购、贸易部设计，可根据流程需要更改。六、 工厂信息反馈7、 物资使用后的信息反馈货物到工厂后，工厂验收人员根据国内装箱单进行查验，如在查验过程中发现货物丢失，损坏或与装箱单不符等，要在8小时内报公司总经理和国内采购负责人，设备材料在使用过程中如出现设计、质量或与采购计划不符等问题，使用部门必须在8小时内报国内采购负责人和总经理，每月使用单位需对所使用的材料、设备填写材料设备使用情况反馈单，并以文档格式发至采购负责人邮箱。8、 追责物资到厂验货前，先对铅封拍照存档再开箱验货。验货时若发现货物品种数量不符，且该批物资在达市未开箱查验，由国内贸易部与使用部门共同核对数量，由于国内未按装14、箱单装箱造成损失的，对贸易部进行处罚。若该批物资曾在达市开箱查验过，须由贸易部、工厂、达市办事处三方共同给出处理意见。物资使用后，对工厂提出的物资质量问题，采购人员应按合同追究生产厂家的责任，包赔由此带来的损失，并同时追究采购部责任。七、 责任追究与处罚1、 物资采购没有严格执行采购计划和购货合同给公司造成5万元以下直接损失的，按损失额50%罚采购人员，采购不及时或采购人员失误造成的不该空运物资空运的，罚采购人员空运费的50%，所购设备材料存在严重质量问题或与计划不符的，合同标的在5万元以下的罚采购人员损失额的50%和25%（合同标的5万元以上，10万元以下）；采购中存在重大失误，给公司造成515、万以上，10万以下直接损失的，视其情节，罚采购人员损失的50%，采购部门负责人50%。收受厂家、供货商或货代钱、物的，公司将对当事人进行经济处罚并开除处理。对弄虚作假，为满足个人私利，恶意采购质次价高的，公司予以罚款、辞退直至追究刑事责任。2、 使用单位计划不周使不该空运的物资空运的，罚使用单位责任人空运费的50%；设备材料存在严重质量问题，使用单位未能在发现问题后24小时提出的，或不能按月填写设备材料使用情况信息反馈单的，罚使用单位个人和单位负责人各1000元；报虚假信息欺骗采购人员的使用单位个人罚2000元。八、 奖励1、 成功为公司提供一家重合同守信誉，产品质量可靠，品种齐全的供应商，公司一次性奖励壹万元。2、 在条件允许的情况下，由使用单位的专业人员自行采购，公司将根据对采购所需的时间延长假期，并对采购过程给予适当补贴。3、 对检举揭发物资采购过程中损害公司利益，中饱私囊给公司造成重大损失者，经查情况属实，一次性奖励贰万元整。