1、公司资料档案归档及库房管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一条 为加强档案的科学管理，保护和利用档案信息资源，为各项事业发展服务，根据档案法以及国家档案管理部门有关规定，结合档案工作的实际，制定本办法。第二条 本办法所称档案，是指在各项工作中形成的具有保存价值的各种文书、基建、资料、业务等不同载体和内容的文件材料，它是在各项工作活动中形成的历史记录，反映不同时期的历史面貌，是工作查考、制定决策的重要依据。第三条 档案工作是相关工作的组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是维护历史面貌的一项重要工作，必2、须加强对档案工作的领导，将其列入的工作计划，统筹安排，保障档案工作的顺利进行。第五条 档案工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导。第六条 在各项工作中形成的所有档案，包括文书、基建、资料、业务等档案，均由综合档案室统一保管，任何部门和个人不得擅自留存，以确保档案的完整和安全。第七条 在各项工作中形成的各种门类、载体的档案材料，由各部门初步整理后，及时向综合档案室移交；业务档案则由业务部门整理完毕之后，再向综合档案室移交。归档的文件材料必须齐全、完整、准确。第八条 综合档案室负责档案材料接收后的归档、管理工作，对各门类、载体的档案，都要进行系统化整理，保持归档材料之间的历史联系，区分保存价值，3、便于利用管理，并编制各类档案的检索工具，积极主动提供档案利用，开发档案信息资源，为本单位各项工作服务。 第九条 综合档案室要建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定准确编制档案工作统计报表，及时上报档案行政管理部门。第十条 综合档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经档案鉴定领导小组审核、分管档案领导批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。第十一条 的档案库房应做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温高湿等设施。要定期检查档案保管状况、对破损的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。第十二条 综合档案室要建立4、健全档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批权限。第十三条 档案人员要忠于职守，遵纪守法，具备档案管理的有关专业知识，熟悉业务技能，能胜任本职工作。档案工作岗位人员要相对稳定，确因工作需要调动时，应在离职前办好交接手续。第十四条 综合档案室应按时向上级机关移交由本单位制发的、或由本单位收到的省级以上（含省级）政府及政府部门颁发的正在执行的非秘密现行文件；在本单位保管已超过10年的永久、长期文书档案，连同档案目录和有关的检索工具一并向上级机关移交。各类档案归档制度一、文书档案归档制度（一）归档范围凡是本站党务、群团、行政管理活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料均5、属文书归档范围，具体范围按文书档案保管期限表（附件A.1）所列条款执行。（二）归档要求1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。2、按照归档原则和制定的档案分类编号方案进行科学规范化的归档，确保文件材料之间的有机联系，真实地反映本站历史面貌，便于查找利用。3、从2011年开始归档。所有文件材料按年度归档，并根据文书档案保管期限表（附录A.1）的规定，准确划分档案材料的保管期限。4、归档文件材料应逐件在文件首页上方空白处加盖档号章，并填写各项目内容。每份文件单独装订，编页号。永久、长期保存的档案在装订时应用不锈钢钉装订。5、归档的永久、长期档案应编有归档文件目录一式三份，并附上年度归档说明，其6、中一份随相应的文件放在档案盒内，其余用于制作档案目录；短期文件目录一式二份，其中一份随相应的文件放在档案盒内，一份用于制作档案目录。（三）归档份数发文一式两份，收文一式一份。（四）归档时间每年的3月底前完成上一年度形成的文书档案归档任务。二、会计档案归档制度（一）归档范围本站在会计工作中形成的各种会计报表、帐簿、凭证等会计材料均属会计档案归档范围，具体范围按会计档案保管期限表（附录B.1）所列条款执行。（二）归档要求1、归档的会计档案必须齐全完整。2、归档的各类凭证的规格基本一致，折叠整齐，装订牢固。3、装订时应注意调节案卷的厚薄，利于保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清楚、加盖经办人印章。7、（三）归档份数凭证、帐簿、年报表一式一份。（四）归档时间当年的会计档案，在会计年度终了之后，可暂由财务部门保存一年。期满后，向综合档案室移交。（五）归档手续会计档案移交时，由会计人员列出清单一式两份，交接双方在交接清单上签字，双方各持一份备查。三、实物档案归档制度（一）归档范围1、本站获得的奖状、奖杯、奖旗、牌匾、证书等；2、本站已停止使用的印章；3、上级领导或名人、相关友好单位在检查、交流活动中题写、赠送的字画、纪念品等。（二）归档要求1、应归档的实物材料必须齐全、完整、集中存放。2、实物材料分属类并按时间顺序排列、编号、编目。（三）归档时间实物档案在其形成后一个月内，由经办人说明有关情况，8、交综合档案室登记归档。（四）归档手续实物档案归档时，必须履行移交手续，填写移交清单一式二份，双方在清单上签字，各留一份备查。如有特殊情况，经综合档案室登记后，可暂由经办人单位或经办人保管。四、资料档案归档制度（一）归档范围本站所有工作中形成的相关记录、说明书、报告及储存相关资料、说明书、报告的磁盘、软盘、声像文带等载体。（二）归档要求1、接收、整理、保存、移交、借阅、销毁相关记录、说明书、报告等。2、分类归档相关记录、说明书、报告等。（三）归档时间1、质量体系运行质量记录保存期五年。2、相关科室留存保管的质量记录保存期为二年，但在实际工作中具有经验借鉴或指导意义的质量记录，可长期保存。（四）归9、档手续1、接收质量记录应填写质量记录移交/接收记录表。（附录D.1）2、整理、归档质量记录需填写质量记录一览表。（附录D.2）五、业务档案归档制度（一）归档范围1、建（迁）站（点）有关文件、资料、规范、海洋环境监测站工作大事记、海洋环境监测站业务工作档案、业务规章制度、查算图表、技术问题解决解答、技术文件、仪器使用说明书和检定证、各种系统程序版本、观测记录簿、值班日记、预审单、反馈单、以及对外服务合同（协议）书、观测（监测）资料、成果报告及其他上级部门要求记录和归档的资料。（二）归档要求1、业务科负责海洋环境监测站业务工作档案的汇总。2、业务科负责海洋环境监测站业务技术档案的管理。3、技术负责10、人组织业务科共同审核海洋环境监测站上报的工作大事记和业务工作档案，审核意见以书面形式下发给各海洋环境监测站，确定业务工作档案内容及大事记。（三）归档时间1、业务工作档案大事记每年填写一本，各项目的填写内容按要求填写，每年1月20日前将上年度大事记上报业务科，同时以书面形式于3月20日前下发给各海洋环境监测站，海洋环境监测站按照要求填入海洋环境监测站业务工作档案大事记。2、海洋环境监测站须建立业务工作档案。业务工作档案内容须于每年1月20日前将上年度业务档案内容报中心，审批后以书面形式于3月20日前下发给各海洋环境监测站。业务工作档案内容要填写完整，必要时应附以图表和照片。（四）归档手续建立本站11、技术档案文件清单，将上述资料一一造册登记，并指定专人负责收集、整理、归档等工作。凡停止使用的技术文件和规定等都要归档保存。六、电子文件档案归档制度（一）归档范围1、在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。2、党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。（二）归档要求1、文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。2、归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术12、环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。3、逻辑归档将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。4、物理归档（1）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。（2）本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。（3）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文13、件的载体应设置成禁止写操作的状态。（4）特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。（5）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表（附录F.1、附录F.2），归档电子文件应以盘为单位填写归档电子文件登记表首页（附录F.1），以件为单位填写续页（附录F.2）。（6）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。（三）归档时间逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。（四）归档手续1、归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果14、填入归档电子文件移交、接收检验登记表（附录F.3）。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。2、每份电子文件均应在电子文件登记表（附录F.4、附录F.5）中登记。七、基建档案归档制度（一）归档范围本站各个基建项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的有查考利用价值的文件材料均属基建档案归档范围，具体范围按国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表(附录G)所列条款执行。（二）归档要求归档的基建档案必须完整、准确、系统，以保障管理、维护、改扩建的需要。基建文件材料按工程项目组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目，并按A15、4（297mmX210mm）的规格折叠成统一的幅面。（三）归档份数比较重要的一式二份，一般的一份，并编制基建档案目录一式二份。（四）归档时间工程竣工后，在三个月内将全套竣工图和全部文件材料向综合档案室移交。（五）归档手续基建材料归档时，必须履行交接手续，填写移交清单一式二份，交接双方在交接清单上签字。八、设备档案归档制度（一）归档范围主要包括仪器设备购置文件材料、随机文件材料，设备仪器安装、使用、维修形成的材料。（二） 归档要求1、归档的文件材料要求齐全、完整；2、设备开箱验收时必须有档案员在场履行签字手续，保证文件材料完整、准确、系统；3、设备档案在开箱验收和正式运转后三个月内，由承担部门的16、兼职档案员负责积累，按材料的性质和结构进行系统整理，组成保管单位，填好目录，向档案室移交，并办理交接手续。 （四）归档时间根据购置情况随时归档九、科技档案归档制度（一）归档范围从事生产、科研、基建及管理活动形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。包括基建、设备、产品、科研等专业技术档案。（二）归档要求1、把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。2、对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以17、验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。 3、一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后，及时归档。 4、对接收来的科技档案，进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。 档案保管和库房管理制度一、档案是党和国家的宝贵财富，必须坚持集中统一管理的原则。为了科学的管理本单位全部档案，切实保证档案的完整与安全，特制定本制度二、管理人员应对移交进档案室的档案材料进行认真审查、鉴定、清点，力求齐全、完整、准确，并做好加工整理、科18、学分类、编目、着录、装盒、上架等工作。三、移交和接收档案时都需填写移交/接收记录表（附录J）三、档案室实行专人负责，库存档案坚持谁保管谁负责的原则，管理人员要严格执行各项制度，忠于职守，确保档案实体安全和秘密安全。四、切实做好档案库房的防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等措施，定期检查档案的保管状况，维护档案资料的完整、安全、整齐、美观，室内布局要整齐、美观，保持清洁，及时调节通风和温湿度，并做好记录（适当温度1424、湿度45%65%为宜），库房内严禁吸烟、存放易燃、易爆品及其他杂物等。五、管理人员发现破损、虫蛀、鼠咬等情况要及时采取措施，并做好处理工作。六、管理人员每天下班前19、，要锁好库房门窗，切断电源。七、管理人员因工作调动离开档案工作岗位的，离岗前要对所保管的档案进行清点，履行交接手续。档案保密制度一、档案工作人员要认真学习、遵守国家保密法、保密法实施办法及上级和本单位制定的各种保密条例和制度，严守国家秘密，确保档案的安全。二、认真执行保密守则，不断增强保密观念。三、不在公共场所和家属、亲人、朋友面前谈论档案材料中的一切内容。四、借阅档案资料必须履行借阅手续，未经有关领导批准，不得将档案材料借给任何无关人员查阅，不得擅自拍照、复印或将档案带出档案室。五、不得在档案库房接待来访人员，不得与无关人员谈论档案工作中的秘密事项。六、发现失密、泄密现象，应及时报告办公室领20、导、分管单位领导。档案利用制度一、设置档案利用登记簿，根据档案的秘密等级，严格履行不同的借出登记、归还注销、反馈利用效果登记等手续。二、凡调阅有密级的档案资料需经有关领导批准，并且一般情况下只限于在档案室内阅读，未经批准不得带离档案室。借阅资料档案需填写质量记录借阅审批表(附录D.3)，按审批权限规定办理三、利用者借阅档案时，要爱护档案，注意维护档案的完整与安全，严禁在档案资料上涂改、勾（圈）划、污损、增删、剪裁甚至拆卷撕换，否则追究其责任。四、本单位工作人员因工作需要，可借阅本部门归档的档案。本单位工作人员因工作需要借阅非本部门的档案，需要经过该部门领导同意。五、外单位查阅本单位档案，应有单21、位介绍信，并经本单位有关领导人批准，方可查阅。六、经批准抄录、复制、复印的档案材料，由档案部门核对无误后，加盖档案部门证明专用章，可与档案原件同效。七、利用者归还调阅案卷时，应亲自交回档案室，经档案室管理人员检查无误后，办理注销借阅手续及反馈利用效果。档案鉴定销毁制度一、为了充分、合理、有效的保护档案，提高本单位档案的质量，特制定本制度。二、未经鉴定和批准，任何人不得销毁质量记录档案。三、鉴定工作中应遵循“保存从宽、销毁从严、本站文件从宽，上级文件和其他机关文件从严”的原则。四、对保管期限已满和确定再无保存价值的档案，经鉴定之后，提出处理意见，经单位领导审批后可进行销毁。五、质量记录档案在销毁22、之前，由档案室人员清理，填写质量记录档案销毁清单(附录D.4)，经鉴定核实，报主管领导批准后，指定专人（销毁和监销人）进行销毁。综合档案室职责一、贯彻执行上级有关档案工作的法规政策，建立健全本单位档案工作各项规章制度。二、集中统一管理本单位各种门类和载体的档案。三、负责指导和督促本单位各部门做好各种文件材料的收集、整理、归档工作。四、不断改进档案工作，逐步做到案卷质量标准化，档案整理系统化、库房管理科学化、查找利用现代化、调查统计制度化。五、对所保管的全部档案定期进行鉴定、销毁工作。六、积极开展档案借阅利用及档案信息开发利用工作，为本单位各项业务工作活动的开展服务。七、在统一领导、分级管理的原则下，负责对本单位下属单位的档案工作进行业务指导、检查和监督。八、办理领导交办的其他有关档案业务工作的任务。