1、公司档案管理制度（归档库房、保密、借阅）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 文书档案归档制度一、文书档案归档原则本处在各项工作活动中，凡是已办理完毕的、具有保存价值的各种文件、材料，以及获得的各类证书、奖物等，均应及时按规定移交处综合档案室，归档保存。二、文书档案归档范围1、凡是本处形成的正式文件（包括：正文、附件、底稿）和合同契约均应归档保存。2、本处及各基层单位、机关科室的各项工作安排、计划、总结、规定、制度、调查研究材料等。3、本处会议（包括：党委会、处务会、安全办公会、党政联席会；以及党代会、职代会、工会会员代2、表会、团代会等）材料（包括：会议记录、会议纪要、工作报告、领导讲话、各类材料和决议等）。4、干部、党员、职工花名册及年报、工资年报、财务预决算等。5、具有保存价值的收电和发电。6、具有保存价值的上级来文（包括针对我处的或我处需要参照执行的）。7、参加上级机关召开的会议人员带回的材料。8、未经办公室收发文登记的其他具有保存价值的文件。9、凡我处获得的上级颁发的各种证书和奖状、奖杯、锦旗等及外单位赠送的贵重礼物均应归档保存。10、组织机构变更后作废的旧印章，也应归档保存。11、在工作中形成的特殊载体（包括：录像带、录音带、底片、照片、磁盘、缩微胶片、光盘等）也应归档保存。三、归档时间一般在第二年13、3月份，由有关部门向处综合档案室办理归档移交手续，特殊情况可适当延期。四、归档要求1、凡本处形成的文件，必须一式两份连同底稿一并归档。2、凡需要归档的文件材料的底稿和签批一律用碳素墨水或黑墨水书写。3、凡属于归档范围内的文件材料或实物，由承办人员书列清单送交综合档案室，经档案人员当面核对无误后，双方签字或盖章，各存一份清单。4、档案管理人员要根据档案整理工作的原则和分类方法，对接收的文件材料或实物进行整理立卷归档，一般情况要在六月底前完成此项工作。科技档案归档制度一、科技档案归档范围1、上级机关有关技术方针政策的文件批示。2、上级机关和本处制定的技术规程、标准、管理制度和技术经济定额等。3、各4、种主要设备、仪表的图纸及技术说明、装箱单等。4、工业卫生、安全生产、环境保护和技术事故方面的技术文件材料。5、工业扩建方面：设计原始（基础）材料，工作区总体规划和新建、改建、扩建各类工程的各阶段设计图纸、说明书以及有关审批文件、购地凭证等。6、工程施工方面：施工、组织设计、准备计划、组织措施、重大技术会议记录和施工记录、工程竣工图、总结及验收文件材料。7、机械制造：设计任务书、设计方案、产品图、技术条件、各种计算说明书、设计经验、数据、产品试制鉴定、成批生产的总结、报告审批文件、工艺文件材料和新产品试制记录。8、科学研究方面：远景计划、专题项目计划、任务书、各阶段研究试验的原始记录、鉴定和成果5、报告及有关文件材料。9、先进技术经验、技术革新和发明创造方面的文件材料。10、引进国外技术和设备的图纸及文件材料。 二、处属各单位的工程技术人员及有关人员对归档的技术文件材料必须按其有机联系加以系统整理，组成保管单位（卷、册、袋、盒），并填写保管期限，表明密级，定期向档案室移交，有档案不交，档案室应予督促检查，长期不交，应追究责任，直至经济制裁和行政处理。三、各单位根据上级有关划分密级的规定制定具体的技术文件材料的保密等级划分方法。四、归档份数，一般的归档一份，重要的和使用频繁的归档二至三份，其中一份归档单独保管，其余供日常借阅使用。五、一次性蓝图作为归档保管，复制底图为方便于生产，一般不归档6、，但对其中的机密图纸应妥善处理，以防失密。六、与外单位共同承办一项任务时，主办单位应将所形成的全部技术文件材料作为档案保存一套，协作单位只保存所承担的技术文件材料复制件。七、技术档案的保管期限可分为永久、长期（十五年以上）、定期三种。永久、长期保存的技术档案，必须做到线条、字迹清楚、纸质优良，不得使用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。八、对于归档的技术文件材料，归档部门或个人应按归档要求编制移交目录一式三份，办理移交手续，各执一份备查。九、科技文件材料的归档时间。1、我处自行设计、制造的设备的各种技术资料，由项目负责人整理，待设备调试完毕并经鉴定之后一个月内归档。2、新产品开发的各种技术资料，由课题负7、责人整理，经过鉴定或总结之后一个月内归档。3、工艺技术资料由负责工艺的人员整理，在鉴定或投产后一个月内归档。4、质量检验技术资料，由技术科及时整理归档。5、外购设备仪器的技术资料的归档，应在设备仪器安装、调试正常运转后及时由技术科整理归档。6、工程施工方面的各种技术资料，由基建科整理，待工程竣工验收完毕并经鉴定之后一个月内归档。综合档案室的职责1、贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全档案工作的规章制度。2、集中统一管理我处的各种档案，维护档案的完整与安全，开展档案的利用工作，做好档案鉴定与编目工作，并按规定向上级档案馆移交档案及有关资料。3、对各科室文件材料的形成、积累和档案工作进8、行监督、指导、考核，参加铁运处引进技术项目、建设工程和重要设备开箱的验收工作，参加产品试制，定型和科研成果鉴定工作，参加铁运处的各种大型会议等。4、对档案的收进移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向上级管理机关报送档案工作的基本情况统计。保 密 制 度 1、提高警惕，坚持原则，保证不泄密，严防敌人破坏。 2、正确处理档案提供利用和保密的关系，严格执行借阅登记制度。 3、利用者不得借阅与其利用目的无关的档案。 4、重要档案不经有关领导批准不得借阅、拍照、摘抄和私自带走。 5、定期检查、清退、归档，防止丢失、窃密，发现丢失、泄密要及时报告，认真追查处理。 6、对修改后的底图入库要认真检查其修9、改补充情况。防火安全制度1、非本室人员未经许可不得入内。2、严禁吸烟，不准明火照明和取暖。3、保持走道通畅，文件柜之间保持一定距离，走道上不准堆放物品。4、档案资料室专用电闸、电线、电灯与资料柜保持三十公分以上的距离。5、室内保持清洁，废纸随时清理，不存放易燃物品。6、下班前要进行安全检查切断电流、关窗、锁门。7、节假日值班人员要坚守岗位。底图保管制度1、按照原有编制顺序，根据图纸的内在联系、图号、分卷保管，保持科技档案的成套性。2、常用底图必须扎边。 3、底图采取平放、超长图可卷放。 4、底图除修改和晒图外不得外借，改图要凭更改通知单，晒图凭晒图通知单借用。 5、晒图时要随晒随借，晒后交还，10、不得在外存放。底图复制制度 1、长期使用图纸老化，造成残缺不全的必须从新复制新图。 2、复制新图要由档案员提交复制图清单，由技术科描图员描制，技术科技术人员核对、审核、签字后连同清单一并送交档案室，档案员核对无误后，按原顺序号放入，破损图抽出销毁。统 计 制 度1、每年对档案、资料的数量及其它的基本情况进行一次统计，及时报送统计报表。2、每月对收集整理鉴定的工作量进行统计，年终总结。3、建立提供利用的人次和收集利用效果的登记簿。综合档案室负责人责任制 1、认真组织有关人员学习党的方针、政策，贯彻执行国家颁发的档案工作法规、条例、标准，及时向主管领导报告工作执行情况和传达上级指示精神，认真组织制11、定修改档案管理制度，组织档案管理活动。 2、根据企业管理的需要，组织档案管理开发利用楼案信息，进一步加强和完善档案各种检索工具的编制及信息反馈工作。 3、负责向上级档案部门请示、汇报工作并取得上级业务的具体指导。 4、负责组织档案的鉴定，销毁和移交工作。 5、负责按制度规定对有关部门或专题项目的档案工作业务进行检查指导。 6、完成领导布置的工作任务。档案的收集、整理、保管制度。 兼职档案员、资料员职责 1、严格档案、资料的归档制度，档案人员要经常深入有关部门和单位了解情况、督促、监督落实归档制度。 2、兼职档案员必须履行职责，定期向档案室通报本部门主要工作及材料形成的情况信息，并主动认真作好文12、件材料的收集、整理和保管工作。 3、对需要归档文件、材料必须按照立卷的原则和国家有关案卷的标准进行整理、立卷。 4、各单位必须要有专业固定的存放档案的柜格、抽斗，切实作好平时的保管工作。 5、各单位要按照归档制度定期向档案室移交档案，由档案室负责集中统一管理。库房管理制度 1、合理排放档案，统一编号，做到入取及时，排放有序。 2、库房要有防盗、防火、防尘、防潮、防虫害、防污染等七防措施，经常保持清洁、卫生，保证档案的完整与安全。 3、每天都要观察和记录库房的温湿度，并及时采取措施调节库房的温湿度，尽力保持较适宜的温湿度。若发现温湿度长期超限，应向领导反应，以求解决。 4、作到离室关门，下班要切13、断电源，关窗、锁门。否则要追究责任。 5、每月对库房管理进行一次检查，作为年终考核的依据。 6、非本室人员，未经许可不准进入库房。档案员岗位职责 1、按照档案集中统一管理的原则，负责本人分管的分类档案的收集、接收、整理、归档、保管、编制检索工具和提供利用等工作。 2、严格执行档案管理的各项规章制度。 3、不断提高业务素质和管理水平，作到档案分类准确合理，案卷质量符合标准，熟悉库藏档案，作到查找迅速，入取及时准确。 4、按照七防的要求作好库房的管理工作，保证档案的完整与安全。 5、定期检查和清点档案，作好统计工作。 6、积极完成室领导临时布置的工作任务。四参加制度 1、凡本处技改项目验收，科技成14、果鉴定，基建工程竣工，必须有档案室人员参加，如文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定和验收。 2、我处产品和工程创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案室不签署意见不得申报成果。 3、凡铁运处新购重要设备仪器到货时，技术科必须通知档案室参加设备开箱验收工作，随机文件材料必须及时归档。 4、铁运处新进项目的文件材料到货时，有关部门应会同档案室检查验收文件材料，并及时归档。档案鉴定制度 1、根据我处档案管理的实际情况，每三年进行一次鉴定为宜。 2、每次鉴定必须组织由我处主管档案工作的领导、专业人员和档案人员参加的鉴定小组依据档案保管期限表和案卷的标准直接15、对档案进行鉴定，每次鉴定要写出鉴定报告，在保管期限备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。 3、鉴定中如发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。 4、对需要销毁的档案，要造具清册，提出销毁报告，经我处领导审批并报平煤集团公司档案科备案，销毁时要严格执行保密规定。档案室主任职责 1、认真组织有关人员学习党的方针、政策，贯彻执行国家颁发的档案工作法规、条例、标准，及时向主管领导报告工作执行情况和传达上级指示精神，认真组织制定修改档案管理制度，组织档案管理活动。 2、根据企业管理的需要，组织档案管理开发利用楼案信息，进一步加强和完善档案各种检索工具的编制及信16、息反馈工作。 3、负责向上级档案部门请示、汇报工作并取得上级业务的具体指导。 4、负责组织档案的鉴定，销毁和移交工作。 5、负责按制度规定对有关部门或专题项目的档案工作业务进行检查指导。 6、完成领导布置的工作任务。 文书档案员岗位职责 1、按照档案集中统一管理的原则，负责文书档案的收集、接收、鉴定、整理、归档、保管、编制检索工具和提供利用工作。 2、严格执行档案管理的各项规章制度。 3、不断提高业务素质和管理水平，作到档案分类准确合理，案卷质量符合标准，熟悉库藏档案，作到查找迅速，入取及时准确。 4、按照七防的要求作好库房的管理工作，保证档案的完整与安全。 5、定期检查和清点档案，作好统计工17、作。 6、积极完成室领导临时布置的工作任务。会计档案员岗位职责 1、按照档案集中统一管理的原则，负责会计档案的接收、鉴定、整理、归档、保管、编制检索工具和提供利用工作。 2、严格执行会计档案管理的各项规章制度。 3、不断提高业务素质和管理水平，作到档案分类准确合理，案卷质量符合标准，熟悉库藏档案，作到查找迅速，入取及时准确。 4、按照七防的要求作好库房的管理工作，保证档案的完整与安全。 5、定期检查和清点档案，作好统计工作。 6、积极完成室领导临时布置的工作任务。科技档案员岗位职责 1、按照档案集中统一管理的原则，负责科技档案的收集、接收、鉴定、整理、归档、保管、编制检索工具和提供利用工作。 18、2、严格执行科技档案管理的各项规章制度，保守企业秘密。 3、不断提高业务素质和管理水平，作到档案分类准确合理，案卷质量符合标准，熟悉库藏档案，作到查找迅速，入取及时准确。 4、按照七防的要求作好库房的管理工作，保证档案的完整与安全。 5、定期检查和清点档案，作好统计工作。 6、积极完成室领导临时布置的工作任务。声像档案员岗位职责 1、按照档案集中统一管理的原则，负责声像档案的收集、接收、鉴定、整理、归档、保管、编制检索工具和提供利用工作。 2、严格执行声像档案管理的各项规章制度。 3、不断提高业务素质和管理水平，作到档案分类准确合理，案卷质量符合标准，熟悉库藏档案，作到查找迅速，入取及时准确。19、 4、按照七防的要求作好库房的管理工作，保证档案的完整与安全。 5、定期检查和清点档案，作好统计工作。 6、积极完成室领导临时布置的工作任务。兼职档案员职责 1、负责本单位形成的文件材料的收集整理保管、归档工作，负责保管本单位的技术文件资料。 2、保证归档文件材料的齐全完整，符合归档要求。 3、每年的第一节度，完成本单位上年度在工作中形成的应当归档保存的文件材料的归档（向档案室移交）工作。 4、凡需归档的材料要事先列出清单，经单位领导审查后向档案室移交，经档案管理员验收合格后，双方应在移交清单上签字或盖章。 5、接收档案管理人员的业务指导，执行档案管理方面的各项规章制度。 6、经常与档案室保持20、联系，提供信息按时参加网络活动。职工档案员岗位职责 1、按照档案集中统一管理的原则，负责全处职工档案的收集、接收、鉴定、整理、归档、保管、编制检索工具和提供利用工作。 2、严格执行职工档案管理的各项规章制度。 3、不断提高业务素质和管理水平，作到档案分类准确合理，案卷质量符合标准，熟悉库藏档案，作到查找迅速，入取及时准确。 4、按照七防的要求作好库房的管理工作，保证档案的完整与安全。 5、定期检查和清点档案，作好统计工作。 6、积极完成室领导临时布置的工作任务。档案借阅制度 一、凡借阅档案资料必须说明借阅原因及具体范围。外单位借阅档案资料必须持单位介绍信。 二、档案一般不外借。仅供在阅文室中查阅。 三、因工作特殊情况需要借出的须经分管领导批准，借用者要保守秘密，不能转借他人，严防丢失。 四、凡需借出使用者，限七天内归还，特殊情况可延长至十五日，超期不还，超一天罚款十元。 五、为保持档案的准确性，凡借出的档案不得拆散、调换、涂改等，如发现则予罚款。 六、凡借出的档案资料须当面点清张（卷）数，然后办理登记手续，交还时也要当面检查、点清数量加盖“已还”章。