1、企业资源规划项目NC-ERP系统运行管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: NC-ERP系统运行管理制度第一章 总 则第一条为规范公司企业资源规划（以下简称NC-ERP）系统的管理，特制定本制度。第二条NC-ERP系统各岗位人员的职责管理除有公司有特殊规定外，皆按本制度执行。第三条NC-ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司KPI目标考核体系。第四条 我司ERP系统分为系统设置管理、BOM管理、销售管理、采购管理、仓存管理、车间生产管理、成本管理、财务管理、权限管理七大类模块，每个模块对应一个部门主管，为2、该模块总负责人。根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位：模块职能部门关键用户数据输入员数据审核员系统设置管理总部总部人员总部部门负责人BOM管理产品设计部设计部人员设计部负责人销售管理业务管理部业务部人员业务部负责人采购管理采购管理部采购部人员采购部负责人仓存管理物料管理部物料部人员物料部负责人生产管理生产设备部生产设备人员生产设备负责人质检管理质控部质控部人员质控部负责人财务、成本管理计划财务部财务部人员财务部负责人权限管理人事行政部-第五条ERP项目实施小组由各模块部门数据输入及审核人员、关键用户、部门负责人及公司领导层组成，对整个ERP项目的实施负总责。其中项3、目领导小组由总经理任组长，各部门经理组成项目领导小组，对项目的实施负领导责任，通过调配和协调各项资源为系统实施成功提供保障。IT人员负责协调、反馈各模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施提供技术支持和协助，协调*顾问进行报表开发；第六条各部门经理是本模块的部门负责人，本部门关键用户负责联络项目组解决本模块最终操作用户提出的与系统有关的所有问题。第七条各部门负责人必须结合本部门情况组织制定出本模块操作规范，说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。第八条最终用户在操作过程中如遇4、到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门主管和IT人员解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。第九条ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；第十条ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和5、密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。第十一条ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块站点，同时避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。第十二条ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。第二章 岗位说明第十三条 系统设置管理模块（*）（一）系统设置管理模块*各部门经理主要职责：1、 负责制定物料编码规则、物料数据相关重要属性的设置总体方案；2、 审核并签字确认本模块所有作为NC系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、物料BOM文件、单位换算系统文件等；3、 负责制定、完善物料数据和物料清单数6、据的修改增加操作流程，编写流程图，并发放到部门各岗位执行，包括物料编码的增加处理流程、换算系数的改变处理流程、新旧材料的更替处理流程、新旧产品BOM处理流程等；4、 对于物料数据表中的物料属性（自制、外购）、缺省仓库、财务科目、提前期、生产类型、生产工艺路线、检验方案方式等部分以及物料BOM表中损耗率、工序属性部分，负责联系或指导最终用户联系各相关部门提供其相关数据完成设置；5、 分配、指导、监督物料系统数据管理员的工作，检查物料数据和物料清单数据的正确性，发现错误及时指导纠正；6、 负责依据系统数据提供员签发的物料编码文件，部门主管签发的物料数据重要属性的设置方案，以及其他用户确认的物料数据7、文件，输入、修改系统各项物料数据及其属性，并保证录入无误；7、 负责依据系统数据提供员签发的单位换算系统文件输入、修改各项物料不同单位间的换算系数；8、 不能随意改变各项物料数据、物料属性以及换算系数；9、 保证数据的及时性、准确性，当有新的编码以及换算系统改变时，及时通知采购部、生产部、销售部等各相关部门；10、 当收到采购管理部、生产设备部、物料管理部的物料数据错误置疑通知（邮件、书面）后，应在提出置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况；11、 协助做好KPI考核工作；NC工作流程：1、 系统数据提供人员必须提供的系统物料内容包括物料代码、物8、料名称、详细的物料规格、物料属性、物料所属仓库、自制件来源、提前期、物料的生产类型、物料的工艺路线、检验方式、检验方案等；2、 对箱厂各部门提供的数据有监督职能，因箱厂各部门数据提供员的资料不完整提供，要限期在半个工作日内更正提供，否则责任自己承担；系统业务功能名称：基础资料物料编码、客商编码、供应商编码、计量单位。合作部门：总部各部门、箱厂各部门第十四条 BOM设置管理模块（产品设计部）（一）工程BOM设置管理模块主要职责：1、 负责根据设计员确认发放的技术定额（BOM表），输入到ERP系统中。 2、 保证BOM表与技术定额一致，在收到修改后的技术定额修改书面通知后，及时修改BOM表。3、 9、负责技术规范号的维护，即把每批不同的技术规范号输入到ERP系统中。NC工作流程：3、 系统提供员提供技术定额（BOM表）的数据，输入到中间件中，并作好中间件连接到对应的最底层钢板；其中中间与最底层钢板的连接和BOM与中间件的连接，需注意版本号、子项单位用量等信息；4、 BOM数据管理员对数据提供员提供的数据有监督职能，因系统数据提供员的资料不完整提供，要限期在半个工作日内更正提供，否则责任自己承担；系统业务功能名称：1、客户化工程基础数据生产BOM管理。2、客户化基础数据管理字段值列表维护技术规范号档案合作部门：业务管理部、物料管理部、采购管理部、生产设备部、计划财务部第十五条 销售管理模块（10、业务管理部）（一）、销售管理模块业务部负责人主要职责：1. 负责分配操作人员的工作。指导、监督销售订单处理人员、运输管理人员的工作；2. 审核本部门作为系统输入依据文件的正确性；3. 如有特殊情况或订单变更时，应及时通知销售订单处理员； 4. 协助做好绩效考核工作；（二）、业务部员工主要职责：1、 负责上报 部门主管确认的客户资料等基础资料；2、 根据业务管理部门主管审核确认的销售计划输入或修改销售订单；3、 按时录入本部门负责模块的数据；4、 如发现客户资料等本部门负责的信息不正确或有疑问，应及时通知相关人员要求在限期内处理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反应并等候相关指示；5、 保证数11、据的及时性、准确性，所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行，并将修改结果知会相关人员，不能影响下层业务处理；6、当收到下游生产任务管理员反馈的单据错误质疑通知后，有义务在第一时间积极配合要求部门查清问题，如有误马上协助解决；NC工作流程：1、 收到上级公司及业务部主管确认的合同销售订单NC系统录入确认部门主管审核；2、 依据“订单工令通知”NC系统录入 部门主管审核确认通知下层用户；3、 依据财务通知制作销售发票部门主管审核；4、 依据财务通知的本月确认收入数量进行调拨单据录入部门主管签字通知下层用户；5、 发货单录入确认部门主管审核；6、 运输单录入确认部门主管审核应付运费结算单部门主管审12、核；7、 依据应付运费结算单录入应付运费发票部门主管审核；8、 依据发货单制作销售出库单部门主管审核；系统业务功能名称：销售订单、主生产计划、销售发票、发货安排、调拨单据、运输单、应付运费结算单、应付运费发票、销售出库合作部门：产品设计部、生产设备部、计划财务部、质控部第十六条 生产管理模块 （生产设备部）（一）、生产任务管理员； 主要职责：1、 根据主生产计划建立生产订单，负责对生产订单调整及完善,在确定无误后下达生产任务单；2、 当天生成的生产任务单必须当天内完成下达；3、 负责下达生产任务单自动生成的生产投料单的维护、审核工作；4、 负责对生产订单的投放，并通知质控部；5、 因产品BOM13、错误不完整或不存在导致无法生成正确的生产投料单，必须通知技术部门在一个小时内立即更新；NC工作流程：1、 检查生成的生产任务单调整并下达生产任务单维护审核生产投料单通知物料管理部门备料物料管理部做好出库后通知生产部完成生产订单投放通知质控部；系统业务功能名称：生产制造生产订单、备料计划、生产领料合作部门：、物料管理部、质控部、业务管理部、产品设计部第十七条 采购管理模块（采购管理部）（一）、采购管理模块-采购部负责人主要职责：1、分配、指导、监督采购订单处理员的工作，检查采购订单、到货单、采购入库单、采购发票数据录入的的正确性，发现错误及时指导纠正；2、追踪采购订单执行情况，发现问题及时指导纠14、正；3、协助做好KPI考核工作。（二）、采购订单处理员主要职责：1、 新增加的供应商，第一时间通过邮件形式通知总部采购管理部或广州箱厂添加编码；跟踪和检查总部或广州箱厂录入的供应商编码、供应商资料，输入、更新的供应商数据；2、 新增加的原材料，统购材料第一时间通过邮件形式通知总部采购管理部添加编码；非集团统购材料第一时间通过邮件形式通知广州箱厂添加材料编码，并负责对添加的原材料编码和规格进行检查和核对。3、 负责制定采购合同、委外加工合同，并及时进行订单的系统录入工作；4、 跟踪采购订单执行情况，对于不再执行的订单应及时关闭；对需要进行修订的订单及时进行修订，并完成后续到货等操作。5、 采购订15、单处理员在收到物料仓管员提供的收料单后24小时内将数据录入系统中，并进行核对；录入数据后，通知质控部进行到货检验程序；6、 备品备件采购流程，在接到物料部通知录入材料编码和规格、数量完成工作后24小时内完成采购单价的录入工作，并对物料部录入的信息和采购单价、金额进行核对；7、 物料部完成入库工作后，在收到发票后48小时内完成采购发票的录入工作，并进行核对；录入完成的采购发票原件，在24小时内提交给物料管理部，并做好相对应的交接记录。8、 如发现集团统购材料订单不正确或有疑问，应及时通知总部采购管理部进行修改；如没有得到解决，应及时向部门主管报告，在有关错误解决后才能进行下一步工作；9、 如发现16、本层采购订单、到货单、入库单有错误，马上更正并以通知物料部和财务部；NC工作流程：1、 收到签发采购申请单录入NC采购订单录入采购到货单录入采购发票；2、 根据生产设备部MRP生成的委外加工单调整并下达委外加工单；系统业务功能名称：采购管理请购、采购订单、采购到货，采购发票合作部门：生产设备部、物料管理部、计划财务部第十八条 库存管理模块（物料管理部）（一）、物料管理部主管主要职责：1、 负责制定仓库编码、库存调整原则、库存事务处理；2、 负责制定、完善仓储数据增加与修改流程，出入库控制流程，库存事务处理流程，仓库盘点流程，库存数据分析管理规则；3、 审核本模块所有作为系统输入依据的基础文件，17、包括仓库资料、库存调整原因、库存事务处理权限文件等；4、 确保物流畅通，提高库存效率，降低库存成本； 5、 负责分配、指导、监督仓储数据管理员的工作，确保库存数据的准确、确保出入库控制的及时性和准确性；6、 协助做好绩效考核工作。（二）、物料账务组主要职责：1、 根据部门主管签发的相关文件及指令，输入、更新系统仓库基础数据。当仓库基础数据发生改变时，应及时通知各相关部门；2、 账务组在系统中查询到质控部门完成检验到货单后，根据仓管员送交的收料单、退库单和送货明细，输入采购收货数量，办理库存采购入库单及库存其他入库单，并确认审核、列印交相关部门；3、 收到委外加工收料单后，完成委外加工物料的入库18、，并确认审核、列印交相关部门；4、 在接到仓管员移交的经生产或其他部门签字确认的领用单、退库单、超额领用单后，24小时内输入完成材料出库单、其他出库单并审核；5、 月底编制工令材料消耗表及五金劳保材料消耗表，经部门主管、公司领导签字审批后列印交相关部门；6、 如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施并及时纠正；7、 如发现仓储基础数据、物料基础数据、采购订单、生产备料计划、生产物料报废单不正确或有疑问，应及时通知相关人员，如没有得到解决，应书面向部门主管反应。7、以上各项操作要谨慎，否则会影响系统各项库存的准确性；8、每月月初核对实际库存与系统库存，发现错误应根据上月库存历史数据19、和仓管员提供的仓库数据进出对比，找出原因记录备案并报告部门主管；9、物料账务组应定期对各物料仓库经行盘点；系统业务功能名称：库存管理入库业务、出库业务、形态转换、库位信息、存货信息存货核算-账簿查询、统计分析合作部门：采购管理部、生产设备部、质控部、计划财务部第十八条 财务管理模块 （计划财务部）（一）、总账管理员财务部主管主要职责：1、 负责总账模块的科目维护更新，分帐设置管理；2、 检查每日事务处理，定期将集成事务处理过帐到财务模块核对科目总账；3、 指导其他岗位的日常操作，检查错误日志，和IT人员相关人员解决问题；4、 提出财务管理报表规划需求；5、 针对实施过程中出现的问题，结合NC的20、特点，提出合适的财务需求方案，并能配合实施者促进该方案的顺利执行；6、 就生产、采购、销售过程中的问题提出意见，与相关部门保持有效沟通以达到解决问题的目的；7、 维护更新部门操作手册。（三）、成本控制员主要职责：1、制定公司成本核算管理制度；2、维护各成本要素，如成本中心、成本资料、成本动因等；3、根据公司要求定期记账；4、审核采购发票；5、月末成本结转及出具相应成本报表；6、对于成本异常能够发现原因并且及时解决（四）、应付账款管理员；主要职责：1、每月月底核对应付系统余额与总账系统的余额是否一致；2、付款时严格按照发票或者订单付款，确保帐务一一对应，付款所需单据齐全；3、应付账款账龄分析；421、及时修正不符合实际和逻辑的应付账款余额（五）、应收账款管理员主要职责：1、 负责审核结算单的单价、扣点、金额等，发现错误及时通知销售订单处理员，并指导纠正；2、 及时打印销售发票；3、 及时处理已交货的销售订单；4、 过账集成销售数据至财务子系统；5、 及时处理应收账款：根据客户汇款编制销售收款款，并及时分配至各销售发票；发票管理，销售更正处理，保证客户余额的准确性；6、 定期对帐并存档，发现问题及时解决、纠正；7、 如发现财务基础数据不正确或有疑问，应及时通知财务数据管理员，如没有得到解决，应及时书面向项目组反应，避免影响下层结果。系统业务功能：总帐、应收款管理、应付款管理、存货管理、成本22、管理合作部门：生产设备部、采购部、物料管理部第十九条 系统管理（人事行政部）（一）、ERP管理员主要职责：1、 负责系统权限分配；2、 负责协调、整理和向上级反馈最终用户按程序提交的ERP技术问题；3、 协助其它部门主管制定各种方案、制度；4、 负责协调各部门关键用户，督促项目进度，配合ERP实施方和各部门推进系统实施；5、 负责收集、上报各部门的ERP报表需求，同时掌握简单的查询报表开发；系统业务功能：权限管理、系统维护、查询报表合作部门：箱厂各部门第三章 奖惩办法第二十六条 各岗位以一百分为基数进行考核，最终得分为ERP考核分数乘以ERP考核占KPI考核的权重的值。第二十七条 各岗位人员不23、按操作规则执行而造成错误的，每次扣10分。第二十八条 各岗位人员因操作时不仔细、不认真而造成错误的每次扣5分。第二十九条 各岗位人员由于没有按规定对系统数据进行检查而导致错误没有及时被发现的每次扣5分。第 三十 条 各岗位人员如发现其他人员提供的数据错误却没有反馈到相关人员或项目组，导致错误延续的，每次扣5分。第三十一条 各岗位人员如没有在规定时限内对其他人员按ERP问题处理流程提出的问题进行处理而导致错误延续或扩散的，每次扣5分。第三十二条 由于没有及时制定有关数据流程或其它与系统运行相关的处理原则、方案而导致系统不能正常运行的，每次扣5分。第三十三条 对所有被处罚当事人的直接领导按以上系统24、的50处罚。第三十四条 建立激励机制，针对各用户的工作情况由项目组分别设立一个激励基数，与年终奖挂钩，以此激励大家的积极性和责任感。ERP系统单据处理时限ID单据名称责任部门单据输入单据审核备注责任人时限责任人时限1BOM单产品设计部2小时/套1小时/套2BOM变更单产品设计部1小时/套1小时/套3销售出库单业务管理部5分钟/张3分钟/张4产品出库单业务管理部5分钟/张3分钟/张5产品入库单业务管理部5分钟/张3分钟/张6调拨单业务管理部5分钟/张3分钟/张7发货单业务管理部5分钟/张3分钟/张8运输单业务管理部5分钟/张3分钟/张9转库单业务管理部5分钟/张3分钟/张10销售订单业务管理部525、分钟/张3分钟/张11销售发票业务管理部5分钟/张3分钟/张12生产计划订单业务管理部5分钟/张3分钟/张13采购申请采购管理部30分钟/张5分钟/张14采购订单采购管理部5分钟/张3分钟/张15采购到货采购管理部5分钟/张3分钟/张16采购发票采购管理部5分钟/张3分钟/张17盘点表物料管理部1个月3分钟/张18材料入库单物料管理部5分钟/张3分钟/张19其他入库单物料管理部5分钟/张3分钟/张20材料出库单物料管理部5分钟/张3分钟/张21其他出库单物料管理部5分钟/张3分钟/张22形态转换单物料管理部5分钟/张3分钟/张23生产车间订单生产设备部5分钟/张3分钟/张24生产备料计划生产设备部5分钟/张3分钟/张25生产领料单生产设备部5分钟/张3分钟/张26到货校验单质控部5分钟/张3分钟/张27生产完工单质控部5分钟/张3分钟/张