1、科技股份有限公司库存商品项目管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: XXXX科技股份有限公司库存商品管理制度1 总则1.1 为了加强对公司库存商品的管理和控制，保证库存商品的安全性、完整性与准确性，提高运营效率，及时发现和纠正库存商品中的各种差错，保证生产、测试和销售环节得到有序的进行。根据国家有关法律法规和企业内部控制基本规范，结合本公司的实际情况，特制定本制度。1.2 本制度所称库存商品，是指公司在日常活动中持有的以备出售的产品或商品、处在生产过程中的产品、在生产过程或在项目现场施工过程中耗用的材料和物料，主要2、包括服务器、交换机、分光器、协议转换器、网卡、光模块、硬盘、光纤尾纤、网线等。1.3 库存商品内部控制中的不相容职务应当分离，其中包括： 1.3.1 库存商品入库和出库申请人与审批人应分离； 1.3.2 库存商品入库和出库执行人与审核人应分离；1.3.3 库存商品的验收入库人员与采购应分离；2 职责分工与授权2.1 市场部采购，提供项目采购申请单，在ERP系统中录入采购订单；2.2 技术支持部到货后由技术支持部验收，领用出库申请；2.3 综合管理部提供出入库单据采购设备入库验收单、下线设备入库验收单、物资出库申请单，记录库存商品型号、数量，备货，在ERP系统中录入外购入库单、销售出库单；2.43、 财务部审核外购入库单、销售出库单。3 库存商品入库流程（详见附件一）3.1 库存商品采购由技术支持部向综合管理部提出项目采购申请，库管查询库存后向技术支持经理提交库存情况，交由领导和财务部门审批决定是否进行采购；在库管、主管副总、财务、总经理逐一签字确认后，交由市场部执行项目采购流程。3.2 库存商品验收采购到货后，交到综合管理部，由库管对货物的数量（包括设备和配件等）进行验收，并通知技术支持部相关人员对货物的质量（包括型号、配置和性能等）进行技术验收。验收合格后在相关单据上签字确认；若出现不合格现象，库管将货物退回到市场部交由采购人员进行处理。3.3 库存商品入库库存商品在验收合格后，采购4、人员、验收人员、库管三方在采购设备入库验收单中签字确认。由库管在库存管理软件中执行入库操作，同时在金蝶系统管理软件中根据市场部输入的采购订单办理外购入库单，其中外购入库单需要财务部进行审核。3.4 库存商品备货当一个项目采购的货物到齐后，库管必须及时通过邮件形式向技术支持部发起通知，并在邮件中提供到货清单，由技术支持经理批复发货时间、地点和相关要求，接到批复后由库管进行备货。3.5 库存商品编码库存商品中由于服务器型号和配置的多样性，需要单独进行管理。根据服务器序列号的唯一性进行编码，编码规则：生产厂家缩写+序列号后六位数字，举例：SG198276、LZ202137。其它库存商品中的设备和配件5、全部遵循固定资产编码规则。4 库存商品出库流程（详见附件二）4.1 库存商品出库申请技术支持部相关人员在接到发货通知后，需要填写物资出库申请单，到综合管理部申请出库。由库管查询库存，如果库房内没有需要领取的货物，则进入采购流程；如果有，则进入出库步骤。4.2 库存商品出库库存商品出库分为测试和销售两种状态，需由技术支持部经理在物资出库申请单中确认出库状态。如果为测试出库，由库管在库存管理软件中执行设备地点变更操作，设备状态改为测试。如果为销售出库，由库管在库存管理软件中执行设备地点变更操作，设备状态改为已销售；同时在金蝶系统管理软件中办理销售出库单，并将物资出库申请单复印件提交到财务部，由财务6、部根据物资出库申请单对金蝶系统管理软件中的销售出库单进行审核。4.3 测试设备下线测试设备下线时，需要由现场人员通过邮件形式向综合管理部发出设备下线通知，并提供下线设备清单，如果有服务器必须标注编码。到货后交到综合管理部，由库管根据下线设备清单对货物进行清点验收，合格后办理入库，在库存管理软件中将设备地点变更为公司，填写下线设备入库验收单，单据中需要库管和技术支持部相关人员签字确认；如果出现不合格现象，退回到技术支持部进行核查。4.4 库存商品报废库存商品发生毁损或需要报废，使用部门要立即向综合管理部报告，由综合管理部组织有关人员对毁损或需报废设备进行技术鉴定，对毁损的设备查明原因，分清责任，7、属人为因素造成的，根据情节轻重和损失大小对有关责任人进行处罚，属客观因素造成的由综合管理部办理报废审批手续，获得报废批准后通知财务部进行销账处理。4.5 库存商品报废审批流程4.5.1 综合管理部由综合管理部填写报废申请单，报废申请单的内容包括报废存货的名称、已用年限、是否为正常报废等，部门经理在申请单上签字确认。4.5.2 技术支持部由技术支持部对申请报废库存进行检测，确认已达到报废的要求，并在报废申请单的相应项目中填写报废意见。4.5.3 财务部由财务部对报废申请单进行审核，计算报废成本，确定报废的合理性，并将计算的报废成本填写在报废申请单的相应项目中。4.5.4 总经理总经理在报废申请单8、上签字确认。以上审批流程全部完成后，由库管执行报废处理，并制作凭证，在综合管理部和财务部存档。5 库存商品其它流程5.1 现场采购某些外地项目为了缩短工期，需要在现场采购设备，现场人员应按照相应的采购流程进行采购，到货后进行现场验收，合格后应用于项目上。回到公司后需要补办入库和出库流程，并向综合管理部提供验收记录和采购设备清单，由库管办理入库和出库操作。5.2 厂家直接发货某些项目由于距离或者设备数量巨大的原因，采购后直接由厂家发货到现场，此时需要现场人员对货物进行验收，合格后通知综合管理部并提供到货清单，由库管办理入库和出库操作。5.3 借贷向厂家借贷的设备与正常采购入库流程相同，到货后在财9、务部暂时不办理入库，出库状态只可作为测试出库，若作为销售出库，需要将借贷转为采购状态，库管重新办理入库和出库流程，并由财务进行审核。6 库存商品盘点6.1 目的明确盘点的时间、内容和记录，检查账物、台账与财务记录的一致性，对库存物品进行检查维护（修）。6.2 适用范围应用于项目上的各种设备和配件。6.3 盘点时间、方式和人员6.3.1 盘点时间：每月抽查，季度盘点6.3.2 盘点方式：实物盘点法6.3.3 盘点人员：库管员、财务部6.4 盘点准备库存商品管理员根据盘点计划准备盘点表，并预先编号。在盘点前，综合管理部召开盘点准备会议，向技术支持部和财务部门传达盘点计划，进行人员的安排和动员，发放10、盘点表，提前做好盘点的各方面准备。6.5 进行盘点在实地盘点时，应由库管、会计共同进行盘点。盘点以静态盘点为准则，盘点开始后禁止一切库存商品的进出和移动。6.6 盘点结果差异及存档盘点结果和差异应由库管、会计签字确认。库存商品盘点以及盘点差异表分别由综合管理部和财务部归档保存。6.7 盘盈和盘亏库存商品出现盘盈或者盘亏，应由库管员和财务部查明原因，出现盘盈的要及时登记库存商品管理档案，并由财务部门调整账目；出现盘亏的要分清责任，由综合部据情节轻重对有关责任人进行处罚。库管员依照盘亏审批流程报审，获得批准后通知财务进行相应的调账处理。7 监督和检查禁止员工随意进出库房，楼道内的服务器不得擅自打开11、，在未经批准的情况下不得私自将库存商品带出公司。库管员应适时对库存商品进行检查，保证各项库存商品的完整性、安全性与稳定性。本制度由综合管理部制定，自发布之日起实施，由综合管理部负责解释，并监督执行。附件一库存商品入库流程图附件二库存商品出库流程图附件三采购设备入库验收单附件四下线设备入库验收单附件五物资出库申请单2012年05月29日附件一库存商品入库流程图 技术支持 市场部 综合管理部开始结束项目采购申请采购查询库存出库流程项目采购流程到货验收退货采购设备入库验收单库存管理软件入库操作金蝶管理软件入库操作入库邮件通知批复备货附件二库存商品出库流程图技术支持 综合管理部 财务部结束下线设备入库12、验收单入库核查验收下线设备入库验收单下线物资出库申请单审核销售测试物资出库申请单物资出库申请单库存管理软件出库金蝶管理软件出库签收发货出库查询采购流程出库申请开始附件三采购设备入库验收单物资来源到货时间所属项目项目责任人采购记录已按照采购清单进行采购，确认到货时间并邮件通知相关人员。采购人员验收记录实际采购设备(品牌、型号、配置、价格)与采购申请单一致。验收结果 合格 不合格验收部门验收人员入库物资清单物资名称资产编号型号配置数量其他说明入库记录核实到货，入库清单与采购清单一致。库管附件四下线设备入库验收单发货地点发货人发货时间到货时间所属项目项目责任人验收记录到货设备(编号、型号、配置)与发货清单一致。验收结果 合格 不合格验收部门验收人员入库物资清单物资名称资产编号型号配置数量其他说明入库记录核实到货，入库清单与采购清单一致。库管附件五物资出库申请单申请人所在部门物资所属项目项目责任人出库状态销售 自用测试 临时征用发货时间申请事项申请物资清单序号物资名称型号备注数量出库状态申请人部门经理出库物资记录出库时间库管