1、集团有限公司sap项目销售管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 浙江xx集团有限公司销售管理制度第一章 总则第一条 为了确保xx二期SAP项目的顺利推进，特制定该办法。第二条 该办法适用于 SAP项目组成员及所涉及的各子公司及部门。第二章 客户主数据维护第三条客户主数据申请（一） 在提出客户主数据申请前，确保已经在系统内查询过此新增客户是否存在。填写客户主数据申请表时，除公司名，街道，地址等常规信息需要参照实际输入外，其他信息（公司代码信息，销售数据信息）都要求选择申请表里的下拉字段中已有字段。如果发现有些想要维2、护的字段没有在下拉框中没有显示，需要将新增字段名和新增字段内容填写到备注中。以便支持人员及时补充维护。（二） 客户主数据申请表提交 客户主数据申请表必须经业务主管审批，交集团数据维护员（内销客户必须同时提交客户税务登记复印件，营业执照复印件）。销售员有义务反馈客户主数据维护的准确性。（三） 销售雇员维护 客户主数据维护需要维护销售雇员，在维护销售雇员前销售员必须在系统中查询相应销售雇员信息是否存在，判断操作类型（新增，扩充等），销售雇员系统维护由销售员自行维护，在填写客户主数据申请表，时必须把生成的销售雇员代码填入相应的字段中（业务主管审批后，交集团数据维护员。销售员有义务反馈客户主数据维护的3、准确性。）第三章 定价&客户物料主数据维护 第四条 定价&客户物料主数据有相应的适用范围，定价适用于价格稳定的翻单产品客户物料适用于需要标注客户物料描述来区分厂内厂外的产品。故销售员首先必须判断是否需要在系统中维护定价主数据和客户物料主数据。如果需要维护必须填写客户物料&价格申请表，而客户物料&价格主数据维护的前提条件是必须存在客户主数据和物料主数据，所以在填写申请表时必须在系统中查询到相应的客户号和物料号，销售员填写完整后交业务主管审核。客户物料&价格主数据维护由销售员根据客户物料&价格申请表自行维护。第五条 定价主数据必须维护不含税价。第六条 定价主数据如有更新，销售员必须过期原有定价并定4、义新价格有效期，不允许删除原有定价。 第七条目前系统内维护的内销销项税是17%，外销退税是11%。(即如果条件类型K004 （物料）=6%)，日后如果遇到退税调整必须通知本公司关键用户或内部顾问进行调整第四章 销售计划评审制度第八条 销售订单评审：（一）SAP系统的销售订单维护前必须通过订单评审，如果因特殊情况需要立即下单，则必须经子公司总经理书面授权，方可生效。（二）销售计划评审参与部门：采购科，生产部门，技术质检科，仓储科，业务科。（三）评审结论最终由计划科通过汇总各部门意见订单评审表得出并下达。第九条 销售计划变更评审：（一）当出现销售计划变更情况时，由提出变更部门将变更需求传递到计划部5、门，计划部门组织计划变更会议，确定变更结果。（二）销售计划变更评审参与部门：采购科，生产部门，技术质检科，仓储科，业务科。（三）变更评审结论最终由计划科通过汇总各部门意见订单变更评审表得出并下达。第五章 销售报价单据维护 第十条 所有报价必须经业务主管审核，有效报价必须在系统中创建报价单和相应的成本分析。 第十一条 报价单创建可在主数据维护前或者后，但一般有销售订单的报价单原则上要求在主数据维护后创建即不采用一次性客户和专用物料号。维护报价单信息时客户，物料，有效期必须准确。 第十二条 成本分析可参照报价单创建，也可单独创建，对于有销售订单的成本分析表必须参照报价单创建，对于那些只报价没有销售6、订单的成本分析可单独创建；若报价单有更该，则相应成本分析也必须同步更新。若同一个物料不同时间段价格不一样，则需要对此物料重新做报价单和成本分析，保留以前的报价和成本分析，便于日后查询以及统计分析。第六章 销售订单维护 第十二条 一般销售订单维护（一） 订单创建前：销售订单创建必须基于订单评审通过和签订的销售合同。（免费产品订单必须经总经理严格审批。）销售员首先必须检查相关客户主数据、客户信贷主数据、物料主数据、客户物料主数据、定价主数据是否完整，并判断是否需要维护；另外，新产品财务需要做成本估算，销售员只有收到成本估算结果后才可以创建销售订单。 （二） 订单创建过程中：销售员必须选择正确的订单7、类型和销售范围；进入订单维护主界面必须填写的信息：售达方（如果售达方和送达方不一样则需选择正确的送达方）、采购订单编号、采购订单日期、请求交货日期（如果该订单行项目请求交货期时间统一，则必须先维护抬头请求交货日期，绝对不能先输行项目再输入抬头请求交货期，如果后输入抬头请求交货期，行项目抬头请求交货期不能更新）、订单原因、物料号、订单数量、单价。订单保存前，需执行不完整性日志检查，确保订单信息完整，准确。（三） 订单创建并需求传递后：销售员要再次与计划确认，各负责人在订单评审表签字确认。销售员要关注订单进展状况（通过生产进度报表查询），一旦发现订单有延期迹象，应该告诉相关负责人尽快查明原因，以便8、及时调整、处理。第十三条 服务销售订单维护（一） 服务销售只针对纯粹加工业务而言。（二） 需求方采购员首先创建服务采购订单，受托方计划员根据采购订单直接创建生产订单，受托方销售员根据生产月底提供的服务生产订单清单创建销售服务订单。（三） 注意选择订单类型一定要准确：工厂间服务销售业务，订单类型选择：YDN大泓工厂间服务销售订单公司间或其它公司销售业务，订单类型选择：YDR大泓服务销售订单。（四） 公司间和工厂间销售业务均为月底开票，所以各销售组织对既有客户每月创建一张销售订单，销售订单的每条行项目代表一笔业务 ，月底打印整张订单，连同客户的采购订单和开票申请一并交予财务。第十四条 公司间-工厂9、间销售（一）公司间和工厂间销售业务主要针对原材料销售业务。（二）买方首先需要填写采购申请单，本部门业务主管审批后交采购，采购再向卖方采购询价，并创建采购订单；卖方销售员根据买方采购订单创建销售订单。（三）注意选择订单类型一定要准确：工厂间销售业务，订单类型选择：YDB大泓工厂间材料销售订单公司间销售业务，订单类型选择：YDS大泓标准国内销售订单。（四）公司间和工厂间销售业务均为月底开票，所以各销售组织对既有客户每月创建一张销售订单，每笔业务在销售订单行项目中体现，月底打印整张订单，连同客户的采购订单和开票申请一并交予财务。第十五条 样品销售订单维护（一） 样品订单创建：销售员首先必须检查相关客10、户和物料主数据是否存在；若系统中无该客户信息，则起用一次性客户，同时必须正确修改客户描述；若无相同物料主数据，则启用样品专用物料，必须正确修改物料描述。另外，样品订单也用于打样单，所以必须在行项目文本框内维护打样信息，即打样单。（二） 领料生产：如果所需原材料在仓库，销售员系统外填写成本中心领料单，所需相关信息（原材料物料号，物料描述，成本中心号）必须准确填写。如果所需原材料所要采购，销售员系统外填写采购申请，所需相关信息（物料描述，交货时间）（三）样品出库：销售员接收样品时，必须在打样单（样品订单）上签字确认。（四）样品销售订单创建时，系统默认发票冻结，即默认样品订单免费，如果该订单为收费订11、单，则销售员必须取消发票冻结。第七章 销售发货管理第十六条 交货单创建（一）销售员在创建交货单前先进行到期发货清单查询得到近期需发货清单，查询物料库存；销售员在创建交货单时，选择日期字段必须填写正确即必须大于或等于销售订单计划行确认日期，如果提前交货则必须运行可用性检查（ATP），具体操作可参照操作手册。（二） 一般情况，当天发运的货物必须当天创建交货单，不建议提前创建交货单，尤其不能提前将交货单给相关发货人员。如果由于特殊情况需要提前打印交货单，则在创建交货单时必须输入“期望交货日期”。（三）若交货单港口与订单港口不一致，则创建交货单时必须手工输入正确港口（交货单抬头-捡配-拣配项目地点）第12、十七条 交货单流转（一）交货单一式三联：销售员打印后交发货员，仓库实际发货后发货员签字确认（三联），签字后仓库将一联留底，另一联由发货员交司机作为出门证，第三联留转（内销发货：仓管员必须及时将已签字并过帐转移的交货单交给销售员,销售员连同签字的开票申请单转交财务。外销发货：仓管员将已签字并过账转移的交货单交给销售员，销售员再转交给单证员，单证随后连同开票资料一并提交财务。）（二）若发生短装，发货员手工记录实发数量，过帐员按实际发货数量转储、过帐，签字，然后交销售员。销售员系统内调整交货单数量，无须再打印，将手工修改过并签字的交货单交给单证或财务即可。第八章 形式发票维护第十六条 形式发票维护（13、一）创建形式发票必需选择合适的开票类型（87大泓形式发票订单或88大泓形式发票交货），再输入相应的凭证号；绝对不允许在不输开票类型的前提下而直接输入凭证号，因为系统默认此种操作是开具系统正式发票。（二） 形式发票创建方式：一张销售订单对应一个港口，形式发票要参照销售订单创建。一张销售订单包含多个港口的订单，形式发票要参照交货单创建。（三）单证员根据装箱单上的形式发票号打印形式发票，单证员根据装箱单和形式发票做报关资料、开具出口专用发票，等货物出运后单证员进系统修改添加形式发票抬头项目：船公司，拖车公司，船名航次，核销单号，卸货港口等信息。注意：形式发票抬头项目更改、添加不做硬性要求，此操作只是14、为了记录相关信息，各单证员可考虑本公司实际需求而决定是否需要此操作第九章 运费采购订单维护第十七条 运费采购订单创建（一）运费采购订单创建前：销售员必须根据客户需求，货物出运前制作详细装箱单，交单证员。单证员必须根据装箱单上数量、出货时间、港口等信息及时合理安排租船订舱等相关工作。（二）运费采购订单创建：单证员接到货代运费发票，根据运费发票参照装箱单或交货单在SAP系统内创建运费采购订单。采购订单行项目必须对应到相应的销售订单所以单证员必须根据发票，结合装箱单或交货单合理拆分运费发票（如果需要拆分），拆分原则：1、发票涉及多个业务员负责的订单，单证员必须严格按照订单数量，将发票拆分成不同的采购15、订单，即一张发票对应多张采购订单。每张采购订单必须对应销售订单的行项目。2、发票涉及同一个业务员负责的不同销售订单，创建一张采购订单，即一张发票对应一个采购订单。每张采购订单必须对应销售订单的行项目。第十八条 运费采购订单审批单证员创建采购订单后，必须将采购订单号告知相应销售员，销售员必须及时进系统审批自己负责订单的采购订单。第十章 进料和来料加工 第十九条创建合同进料和来料加工产品销售员必须根据贸易手册创建相应的销售数量合同。创建销售合同时，一定要输入合同有效期，一般“有效起始日期”可以默认创建当天的日期，也可以是手册的有效起始日期，“有效到”可以是手册失效日期，但是建议填写“手册失效日期提16、前一个月时间”。单证员每周需要对所有合同进行检查，查询是否存在快过期合同。保证对海关产品进行有效监控。第二十条 订单创建销售订单必须参照合同创建，具体要求同一般销售订单（见第六章第十二条）此外，销售订单中必须维护海关手册号（手册号会带到形式发票中），路径：订单抬头-会计-参考。订单保存前，需再次检查输入项目，确保订单信息完整，准确。订单创建后：销售员要再次与计划确认，各负责人在订单评审表签字确认。销售员要关注订单进展状况（通过生产进度报表查询），一旦发现订单有延期迹象，应该告诉相关负责人尽快查明原因，以便及时调整、处理。第十一章 销售订单变更第二十一条 交期变更（一） 客户提出交期变更：销售员17、必须第一时间填写订单变更申请表把客户的明确变更要求传达给计划员，计划员对交期变更做出准确判断后，销售员必须严格执行。如果计划员同意修改，销售员应调整原订单交期并及时传达给计划员。（二） 计划员提出交期变更：销售员接到计划员提出的交期变更后，销售员需和客户沟通、协商，并把客户的答复第一时间反馈给计划员；如果客户同意更改交期，销售员必须修改原订单交期，并及时通知计划员。第二十二条 价格变更（一）客户提出价格变更：销售员系统外调整成本分析，并交业务主管审批；双方确认价格后，销售员必须及时调整系统内报价单，成本分析及未出运订单价格。（二）我公司提出价格变更：销售员系统外调整成本分析，并交业务主管审批；18、销售员根据审批后的价格和客户协商，沟通，争取客户同意。双方确认价格后，销售员必须及时调整系统内报价单，成本分析及未出运订单价格。第二十三条 工艺变更（一） 客户提出订单工艺变更：销售员必须填写订单变更申请表，召集生产、技术负责人对变更需求进行评审，并严格执行评审结果。如果同意工艺变更，则销售员根据技术员提交的变更损失调整成本分析，判断是否重新报价，将确切变更信息以工艺技术单的形式下发给生产。如果不同意工艺变更，则销售员必须及时反馈给客户（二） 我公司提出工艺变更：销售员必须将技术提出的工艺变更要求及时传递给客户，并第一时间将客户的答复反馈给技术。第二十四条 数量变更（一）数量增加：销售员填写订19、单变更申请表，提交到业务主管和计划主管分别审批，若业务主管和计划主管有分歧，则提交到总经理审批；如果最终同意订单数量增加，则销售员将评审结果及时答复给客户，判断属于插单业务则新建销售订单，属于数量调整增加则修改系统订单数量，及时通知计划员。如果不同意订单数量增加，则销售员同样将评审结果及时答复给客户。（二）数量减少：销售员填写订单变更申请表，提交到业务主管审批，若审批不通过，则提交到总经理审批；如果最终同意订单数量减少，则销售员将评审结果及时答复给客户，并修改系统订单数量，及时通知计划员。如果不同意订单数量减少，则销售员同样将评审结果及时答复给客户。第十二章 客户投诉赔款（退货、退换货）处理第20、二十五条 涉及货物移动（一）退货：客户提出退货要求，销售员必须填写投诉登记和解决方案表交业务主管审批，然后参照投诉订单创建退货订单，退货交货单。在此过程中，若为外销业务，则销售员接收客户提供的发票，箱单等文件，并整理资料提供给单证，单证办理相应进口手续。（二）退换货：客户提出退换货要求，销售员必须填写投诉登记和解决方案表交业务主管审批，然后参照投诉订单创建退换货订单，退货交货单。销售员再根据此退换货订单创建后继免费交货订单。（如果客户要求的是没有退货的换货销售员只需创建一张免费销售订单即可）在此过程中，若为外销业务，则销售员接收可户提供的发票，箱单等文件，并整理资料提供给单证，单证办理相应进口手续。第二十六条 涉及货物赔款客户提出投诉赔款要求，销售员必须填写投诉登记和解决方案表交业务主管审批，再提交给财务。财务根据投诉登记和解决方案表判断处理方法。第二十七条 后续整改综合计划科主持整改方案讨论并负责跟踪方案执行。第二十一章 实施与惩罚第二十八条 本制度中的任何一条都必须严格执行，若有违反，任何部门或员工均可向经营部经理反映，经营部经理根据情况对责任人处以10-50元的罚款。第二十九条 本制度由SAP项目组制定、修订和实施，SAP科负责解释；第三十条 该办法于xx年8月1日起实施。