1、电子商务企业采购流程及销售项目管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: XX财务制度一、 库房的分类及物品的归库标准1、 库房的分类：公司库房分为产品库、物料库、样品库、礼册库、固定资产库、低值易耗品库、无形资产库。2、 物品归库标准：产品库物料库样品库礼册库固定资产库低值易耗品库无形资产库礼品册备货产品、零售备货、换礼城备货产品物流部包装用的包装袋、泡沫、盒子、胶带、贺卡等为了开发新产品打样、供应商铺货样品印刷的礼品册、密码、封套、单页、折页、无纺布袋等同时满足单价在100元人民币以上且正常使用年限在一年及以上、有2、独立使用功能的物品归为固定资产库，例如：电脑、打印机、复印机、车辆、服务器、办公桌、柜子、电扇、空调、饮水机、微波炉、冰箱、电话机、装订机、保险柜、音箱、投影仪、摄像机、照相机、摄影架、路由器等。单位价值低，使用期限短（使用年限在一年以内），不能作为固定资产的物品，在使用过程中可以多次使用不改变其实物形态，在使用时也需维修，报废时可能也有残值的物品归为低耗。例如：打印纸、笔、文件袋、文件夹、剪刀、计算器、胶棒、夹子、档案袋、钉书机、回形针、大头针、取订器、笔筒等办公用品公司购买的软件、商标注册等归为无形资产库。采购管理制度二、 采购流程1、 先款后货采购流程： 用现金支付全部货款采购流程：（现3、结）需求经办人按要求填写请购申请单附件1按申请单备注要求报相关人员进行复核审批后交由采购经办人采购经办人根据已由相关负责人审批人复核后的申请单，填写请款单附件2采购部经理按请款单上的权限进行复核签字采购经办人凭请款单上所有相关审核人签字后，及时录入T1系统，（相关责任详见说明）出纳凭所有相关审核人签字后的请款单进行付款到供应商处用现金付全款提货会计凭付款信息、仓库每天上报的入库数据，进行监督审核产品入库情况（相关责任详见说明）库房经办人根据验收标准、对方送货单验收入库及时录入T1（相关责任详见说明）会计按请款单上的职责进行复核结案1、 报总经理，对审核有误、不及时上报数据的情况，将对财务经办人4、罚款20元/次。 分次付款，供应商收到全款后发货采购流程：（转账）需求经办人按要求填写请购申请单按申请单备注要求报相关人员进行复核审批后交由采购经办人采购经办人根据已由相关负责人审批人复核后的申请单，填写请款单附件2采购部经理按请款单上的权限进行复核签字采购经办人凭请款单上所有相关审核人签字后，及时录入T1系统，（相关责任详见说明）出纳凭所有相关审核人签字后的请款单进行转账付款供应商收到全款后发货结案库房经办人根据验收标准、对方送货单验收入库及时录入T1（相关责任详见说明）会计按请款单上的职责进行复核会计凭付款信息、仓库每天上报的入库数据，进行监督审核产品入库情况（相关责任详见说明） 分次付款5、，后付尾款提货采购流程：（转账）会计按请款单上的职责进行复核采购部经理按请款单上的权限进行复核签字采购经办人根据已由相关负责人审批人复核后的申请单，填写请款单附件2按申请单备注要求报相关人员进行复核审批后交由采购经办人需求经办人按要求填写请购申请单需求经办人按要求填写请购申请单按申请单备注要求报相关人员进行复核审批后交由采购经办人采购经办人根据已由相关负责人审批人复核后的申请单，填写请款单附件2采购部经理按请款单上的权限进行复核签字采购经办人凭请款单上所有相关审核人签字后，及时录入T1系统，（相关责任详见说明）出纳凭所有相关审核人签字后的请款单进行分次付款提货经办人直接到供应商处理提货结案库房6、经办人根据验收标准、对方送货单验收入库及时录入T1（相关责任详见说明）会计按请款单上的职责进行复核会计凭付款信息、仓库每天上报的入库数据，进行监督审核产品入库情况（相关责任详见说明） 预付部分货款，到货后支付尾款的采购流程：需求经办人按要求填写请购申请单按申请单备注要求报相关人员进行复核审批后交由采购经办人采购经办人根据已由相关负责人审批人复核后的申请单，填写请款单4采购部经理按请款单上的权限进行复核签字出纳凭所有相关审核人签字后的请款单按要求预付部分货款供应商收到约定预付款项后发货结案库房经办人根据验收标准、对方送货单验收入库及时录入T1（相关责任详见说明）会计按请款单上的职责进行复核采购经7、办人凭入库单、原所有相关人员核签的请款单交由会计复核出纳付尾款会计复核产品入库情况及价格，无误后签字确认采购经办人凭请款单上所有相关审核人签字后，及时录入T1系统，（相关责任详见说明）2、 先货后款采购流程： 到货即付款流程需求经办人按要求填写请购申请单按申请单备注要求报相关人员进行复核审批采购部经理按请款单上的权限进行复核签字采购经办人下单会计复核产品入库情况及价格，无误后签字确认出纳在入库单、请款单齐全且相关负责人签字后复核金额并支付全款库房经办人根据验收标准、对方送货单验收入库及时录入T1（相关责任详见说明）结案供应商发货采购经办人按要求填写请款单月结采购流程礼册部经办人根据T1系统报警8、填建议备货单附件5采购经办人填写申购单附件1采购部经理审批总经理审批月结时间到采购经办人填请款单附件6出纳付款供应商发货结案采购经办人下单库房经办人验收入库，入T1财务审核采购部经理审批3、印刷品流程：快印流程：单次快印总金额为200元以下在指定供应商谈定价格范围内，下单人直接下单，并填写请款单附件7财务主管复核，出纳付款印刷厂发货设计人员下单礼册部验收入库并入T1结案设计部经理复核印刷厂印刷流程：A、供应商已经由采购部确认印刷月结的流程：设计部经办人员填写设计印刷下单申请表总经理审批设计经办人下单采购部负责人审核签字月结时间到设计经办人员填写报销单并附上印刷厂的送货单及对账单、票据结案印刷厂9、发货设计部验收入库并入T1财务审核出纳付款采购部经理复核B、供应商未确定需重新比价印刷月结流程：设计部经办人员填写设计印刷下单申请表总经理审批设计经办人下单采购部负责人需核价并审核签字月结时间到设计经办人员填写报销单并附上印刷厂的送货单及对账单、票据结案印刷厂发货设计部验收入库并入T1财务审核出纳付款采购部经理复核4、 直接采购现结：采购经办人直接到供应商去采购收货经办人收货收货人复核签字采购部经理签字出纳付款结案财务会计审核采购经办人填报销单总经理审批说明：1、 采购经办人根据相关部门审核人签字同意后的请款单，及时录入T1系统，并将单据编号标注在请款单上，如未按时录入、错录、未录入T1系统，10、将对采购经办人罚款10元/次；3、 采购经办人应及时跟踪产品到货情况，对仓库收货人不清楚产品情况时，应全力配合，并督促仓库进行验收并入库，若产品超期未入库，将对采购经办人罚款10元/次；4、 采购经办人应按照与供应商的约定及时催收票据，超出约定期一个月内收回票据的，对采购经办人罚款20元/次。超出约定期两个月内收回票据的，对采购经办人罚款40元/次；超出约定期两个月及以上未收回票据的，采购经办人需自行承担全部税费。5、 出纳应根据采购经办人提供的已由相关部门负责人签字后的申购单、请款单进行付款，如操作失误，导致误打、错打款项，出纳应自行承担所有错打款项的赔偿；6、 库房收货经办人应根据验收标准11、对方送货单验收，按实际到货数量及时验收入库并录入T1系统，在当天下午四点前将入库数据交由财务经办人进行审核，对不及时录单、错录、未录、未及时交单的情况，将对录单经办人罚款10元/次；7、 收货经办人收到的产品有数量短缺、品种质量不符合预定要求时，及时与采购经办人沟通，并由采购经办人负责联系供应商更换、补齐产品，并由供应商承担因此产生的费用和因此对公司造成的损失；如向供应商索赔不成，由采购经办人个人全部承担。产品因后期质量问题而返修和销售退回等所发生的损失由采购经办人向供应商索赔，索赔不成，由采购经办人承担一半因此给公司造成的损失。8、 财务经办人应根据付款信息、库房提报的入库数据审核款项支出12、与入库产品的金额、数据是否一致，并在当天下午五点半前上报总经理，对审核有误、不及时上报数据的情况，将对财务经办人罚款20元/次。9、 礼册内产品的第一次采购由产品部提交采购申请，后期补货由礼册库统一提交采购申请。销售管理制度一、 各库房的销售流程1、 礼册库的销售、印刷定制、出库流程为了更好的明确印刷设计相关成本、规范订单及出库流程等事宜，便于XX相应部门及各城市公司规范化操作，经讨论研究决定，现将相关标准化流程及表单整理如下，特作出如下决议：1、产品部提供详细的印刷成本核算表（见附件1）；2、产品部提供详细的设计成本核算表（见附件2）；3、两成本核算表中所涉及的任何价格均为不含税价；4、其它13、标准化流程及表单见后面其它附件；5、XX相应部门及各城市公司，须严格按照本决议所涉流程及表单执行；6、XX市XX电子商务有限公司拥有对本决议的绝对解释权和修改权；如有变动，将另行发文，且本决议自动失效；7、本决议自XX年4月25日起试运行，试运期暂定3个月；试运行期结束后，如暂未有新文件签发执行，本文件持续有效。附件1：印刷成本核算表附件2：设计成本核算表附件3：设计任务下达单附件4：定制册需求预算表附件5：礼册销售订单附件6：需库存销售辅料的销售订单附件7：非库存销售辅料的销售订单附件8：礼册出库单附件9：礼册退货单附件1：印刷成本核算表数 码 快 印整本封套贺卡封面内页单张数量骑马钉胶包个14、数价格数量（张）价格（元）数量价格数量价格4本80元/4本100元/4本50个以下350元/50个8张以内25元/8张8张以内24元/8张8张以内23元/8张8本56本18元/本23元/本52100个6元/个16-100张2元/张12-100张2.6元/张12-100张2.5元/张56本64本15元/本20元/本102200个5元/个100张以上1.7元/张100张以上2.2元/张100张以上2.1元/张计算快印时，整本均以4的倍数计算。比如5本按照8本费用计，33本按照36本计。计算快印时，均以2的倍数计算。比如5个按照6个费用计，33个按照34个计贺卡费用均以8的倍数计算，比如，1张按照815、张价格计，10张以16张价格计。定制封面按照4的倍数计，比如5张按照8张计，9张按照12张计定制内页按照4的倍数计，比如5张按照8张计，9张按照12张计交货时间：定稿后3天，量大另议印 刷 上 机整本数量（本）版费上机费纸膜装订合计500110010001600交货时间：定稿后7天，量大另议其他封面封套烫金数量价格100印1001000印200交货时间：定稿后4天，量大另议附件2：设计成本核算表下达单类别示例工作数量换算成本价评比价格分级难度一1.已有模板的名片、吊牌2.在已有设计稿上加logo或文字10个及10个以内算作一个工作量，20个及20个以内算作两个工作量，依次类推。40元非常满意 16、50元满意 40元一般 25元难度二1.设计定制礼册封面、封二、封三、封套（4个P以内）2.喷绘3.展架4.名片、吊牌6个及6个以内算作一个工作量，12个及12个以内算作两个工作量，依次类推。100元非常满意 120元满意 100元一般 70元难度三1.礼册设计（16个P以内）2.标书设计4个及4个以内算作一个工作量，8个及8个以内算作两个工作量，依次类推。250元非常满意 300元满意 250元一般 180元难度四1.礼册整本设计（36个P以内）2.礼盒设计3.折页3个及3个以内算作一个工作量，6个及6个以内算作两个工作量，依次类推。450元非常满意 580元满意 450元一般 350元难度17、五1.礼册设计（36个P以上）2.节气封面系列2个及2个以内算作一个工作量，4个及4个以内算作两个工作量，依次类推。700元非常满意 800元满意 700元一般 550元备注:1.每次下单前根据每次设计任务难易程度、定制内容不同在“设计任务下达单（详见附件3）”中确定。2.设计完成后设计需求人员综合设计时间、质量、协作程度等结果客观评判。 A(非常满意)、B(满意)、C(一般)、D（未成单）； 3.设计需求人员根据评比等级不同付出相应成本； 4.已经设计但未成单的以评比价格分级中满意的一半费用支付成本； 5.难度超过难度五或类别示例内未涉及设计内容，与产品部协商确定难度等级或另行定价。附件3：18、设计任务下达单 编号：接单设计师：销售公司名称 任务下达人/电话市场部经办人/电话 客户名称设计难度等级确认下单时间：需求设计信息设计内容：需求完成时间：理想： 底限：设计要求描述：其它设计须知说明：验收评价： A非常满意 B满意 C一般 D未成单验收签字：附件4：定制册需求预算表订单信息分公司名称定制需求人/电话定制需求经办人/电话 客户名称定制价位定制数量定制要求：印刷定制需求人预算价格整本封套贺卡封面内页单张烫金设计成本总成本产品定制需求人预算价格定制册价位定制册数量定制册单价（元）定制册产品成本总计（元）定制册合计总预算产品部复核确认人签字时间财务复核确认人签字时间备注：本表一式三份，19、交由产品部、财务部、需求经办人留存。附件5：礼册销售订单 编号：订单信息销售公司名称订单下达人/电话 市场部经办人/电话客户名称 礼册分类常规册 印刷定制 产品/印刷定制礼册价位数量折扣单价（元）总计（元）合计(一)大写：小写：（￥ 元）定制价格整本封套贺卡封面内页单张烫金设计成本定制总计(二)定制要求：(一)+(二)=合计金额(三)设计累计成本(四)(三)+(四)=总计金额产品部复核确认人签字收单人签字会计签字出纳签字特批签字备注:1、本订单中涉及印刷定制或产品/印刷定制、设计累计成本等产品部相关数据，产品部须指定专人进行复核，保证数据准确无误后，进行相应签字确认,因本数据错误给公司造成损失20、，由部门负责人和相应确认人共同承担赔偿责任。2、会计对此表中所有价格数据进行复核，确认无误后签字;出纳确认收款事项，若未收全款，出纳需注明该销售公司在总公司账上的余额。3、如此表无出纳已收全款签字,需特批允许方可出库(特批人为副总级别以上分管销售的人),特批金额不超过该销售公司在总公司账上的余额。4、礼册库见本单有出纳收回全款签字，或特批人特许出库签字后，方可出库，出库时应开具出库单。5、有产品定制的礼册不能退换货。6、本表一式四份，交由产品部、财务部、礼册库、需求经办人留存。本表所有签字须慎重，因错误签字所造成的一切损失由错误签字人承担。附件6：需库存销售辅料的销售订单 编号： 订单日期： 21、年 月 日订单信息销售公司名称 订单下达人/电话经办人/电话 城市类别 类别合同赠送 应付款 名称数量 单价（元）总计（元） 名称数量单价（元）总计（元） 合计大写：小写：（￥ 元）会计签字 出纳签字特批签字备注：1、会计对此表中所有价格数据进行复核，确认无误后签字;出纳确认收款事项，若未收全款，出纳需注明该销售公司在总公司账上的余额。2、如此表无出纳已收全款签字,需特批允许方可出库(特批人为市场部管理人员以上级别),特批金额不超过该销售公司在总公司账上的余额。3、礼册库见本单有出纳收回全款签字，或特批人特许出库签字后，方可出库，出库时应开具出库单。4、本表一式三份，交由财务部、礼册库、需求经22、办人留存。本表所有签字须慎重，因错误签字所造成的一切损失由错误签字人承担。5、礼品册样册、宣传资料、宣传用促销品等本订单所涉及物品属低值易耗不能退换货。6、本订单内涉及物品的定价由礼册仓储制定，采购部复核签字、公司盖章后生效。以最新版本为准！附件7：非库存销售辅料的销售订单 编号： 订单日期： 年 月 日订单信息销售公司名称订单下达人/电话经办人/电话名称数量单价（元）总计（元）名称数量单价（元）总计（元）合计大写：小写：（￥ 元）会计签字出纳签字采购签字备注：1、宣传单页、促销品等销售辅料的采购，各地公司确定需求数量后，在群里公告各自询价，由总公司集中采购。2、各地公司按自己报的数量付款后由23、经办人填写此单，会计对此表中所有价格数据进行复核确认无误后签字，出纳确定已收款后签字，凡未收全款的本订单为无效订单！3、采购根据实际付款数量情况，确定最终采购价格，并在神帅群公告。财务记录价差入各地公司在总公司账户。4、本表一式四份，交由采购部、财务部、礼册库、需求经办人留存。本表所有签字须慎重，因错误签字所造成的一切损失由错误签字人承担。5、非库存销售辅料款项一次付清，不能退换货，不能中途加减数量，厂家生产完成后按照各公司下单量分别发货。附件8：礼册出库单礼册销售订单编号： 出库时间： 年 月 日礼 册礼册编号及名称 零售价 折扣出库价 数量 金额（元） 礼册序号合计总金额（大写）： ￥出册24、人： 领册人：网络订单号： 开通人： 附件9：礼册退货单销售公司： 退货人/电话： 经办人/电话： 退货日期： 年 月 日退回礼册礼册编号及名称零售价 折扣 出库价 数量 金额（元） 礼册序号礼册种类： 仅印刷定制册 过季册 当季常规册 应扣礼册成本金额：合计总金额（大写）： ￥已复核确认本单所涉及金额无误！ 财务复核人确认签字： 礼册库复核人确认签字：退册接收人： 网络订单号： 禁用人：备注：礼册退货时，仅印刷定制册、过季册应按照购买样册的价格基础上加0.5元扣除单本礼册费用。2、 产品库的出库流程及库存管理 产品库的出库流程A、兑换出库客服部每天统计兑换信息，并制作成表格库房接到客服部发的25、兑换信息并打印出来，并安排人员找货出库物流部打包人员将打出的货物进行打包，并填写快递面单对号贴上物流公司收货物流部经办人在后台系统修改发货状态录单员按实际出库数量录T1，并报财务复核财务经办人员复核出库数据技术部复核出库数据技术部复核出库数据库房、财务、技术当天QQ汇报复核结果，周末签字确认结案 B、团购出库 需求分公司提交订单信息采购部核价并确认签字财务部复核确认收款事项客服部经办人添加销售订单录单员按实际出库数量录T1，并报财务复核财务经办人员复核出库数据技术部复核出库数据技术部复核出库数据库房、财务、技术当天QQ汇报复核结果，周末签字确认结案总经理审批物流经办人在系统看到销售信息找货出库26、 说明：1、客服部必须将当天的兑换信息准确完整及时地传递给库房经办人，不及时、误传信息，客服经办人承担相应的损失赔偿，并对客服经办人员罚款10元/次；3、 库房经办人接到客服部当天发的兑换信息后，及时照单找货出库，对于缺货的产品应及时与客服、物流沟通，当天的出库产品应在当天完成出库，延时不出库、录T1不及时、录单错误者，对经办人罚款10元/次；4、 物流部打包人员收到库房出库的产品后，应及时、完整地将产品进行打包，且物流抄单员应准确无误地填写快递面单，并将快递面单与包裹对应贴上，对打包不及时的情况，对经办人罚款10元/次；对抄单错误、不及时、面单贴错导致产品发错的情况，经办人应按产品价格进行赔27、偿，并对经办人员罚款10元/次。5、 物流公司收货后，物流经办人员应在后台系统及时修改发货状态，对不及时、不修改的情况，对经办人员罚款10元/次。6、 库房录单员必须将当天的出库数据以电子档的形式发至财务部经办人，财务部经办人应根据技术部提供的后台信息、库房发的电子档对T1数据进行复核，当天复核数据的结果及时在QQ上告知库房与技术部经办人，每周五下午财务经办人必须将本周一至周五的所有出入库数据编制成报表，并经技术部经办人、财务经办人、库房经办人三方签字后财务存档，以备检查。7、 财务经办人应及时审核当天的出入库数据，并将审核结果及时与库房、技术沟通，如财务经办人未履行职责，审核后的数据有误，对28、财务经办人罚款20元/次；8、 总经理应签明是否同意作为团购销售；C、零售产品的出库流程：需求人应填写产品零售申请购买单产品部类别负责人核价并确认签字财务部复核确认收款事项物流部经办人看到订单后出库录单员按实际出库数量录T1，并报财务复核财务经办人员复核出库数据技术部复核出库数据技术部复核出库数据库房、财务、技术当天QQ汇报复核结果，周末签字确认结案客服部增加销售订单说明：1、需求人应先填写产品零售申请购买单；2、产品部类别负责人根据零售申请购买单上的产品分别进行核价，并签字确认；3、财务部会计复核数量、单价、金额后，出纳收款，并在申请购买单上注明收款情况；4、客服部经办人根据零售申请购买单在29、系统上添加销售订单；5、物流经办人员看到系统订单后，找出相应产品出库，并在T1系统中录销售出库单，并当天及时报财务经办人复核；6、财务经办人应根据后台系统数据、物流递交的数据，在当天复核所有的出库数据，并给予回复复核情况，每周五下午对本周的所有出入库数据编制成报表，并经技术部经办人、财务经办人、库房经办人三方签字后财务存档，以备检查。7、财务经办人应及时审核当天的出入库数据，并将审核结果及时与库房、技术沟通，如财务经办人未履行职责，审核后的数据有误，对财务经办人罚款20元/次； 产品的退货流程A、兑换产品退货 客户将产品打包退回物流公司将客户退回产品送达公司物流部物流部经办人检查退回的产品是否30、合格并做在T1做销售退货单入库财务经办人员复核结案9、 说明：a、物流经办人员收到客户退货的产品后，应检查是产品是否符合退货标准，不符合标准的不予接收并告之客户，对符合退货标准的，应及时在T1系统中录入销售退货单办理入库，物流经办人员接收了不符合退货标准的产品，将按照产品价格进行赔偿；收到退货产品后不及时办理入库的，给予经办人罚款10元/次。b、财务经办人应及时审核当天的出入库数据，并将审核结果及时与库房、技术沟通，如财务经办人未履行职责，审核后的数据有误，对财务经办人罚款20元/次； B、团购产品退货 销售退货经办人填写退货申请单总经理审批物流部经办人验收产品入库，并在T1做销售退货单入库，31、并签字确认财务审核，出纳付款结案 说明：1、产品以团购形式销售出去的产品，要销售退货时，退货经办人应填写“退货申请单”，报总经理审批； 2、总经理审批时应注明是否同意这批货退货； 3、在总经理同意退货后，物流部经办人应严格按照退货标准验收产品，并在T1系统中录入销售退货单进行入库处理，并在申请单上签字； 4、财务应复核申请单上所有审批人员是否签字且复核退款金额，无误后签字确认； 5、出纳在申请单上所有审批人签字手续齐全后，方可付款。产品的换货流程 客户将产品退回物流经办人员收到客户退回产品后按换货标准接收库房经办人在T1录销售换货单，并出库客户要换的产品物流部打包人员将打出的货物进行打包，并填32、写快递面单对号贴上物流公司收货物流部经办人在后台系统修改发货状态说明：1、物流经办人员应严格按照换货标准接收退回的换货产品，对不符合要求换货的而给予客户换货，经办人员将自行承担相应的费用； 2、库房经办人收到换货的产品后，应及时准确地找出客户要换的产品，交给物流经办人，并在T1系统中录入销售换货单，对找错产品而导致发货错误，库房经办人应按产品原价进行赔偿。对不及时、错误录单的情况，给予库房经办人罚款10元/次。 3、物流部打包人员收到库房出库的产品后，应及时、完整地将产品进行打包，且物流抄单员应准确无误地填写快递面单，并将快递面单与包裹对应贴上，对打包不及时的情况，对经办人罚款10元/次；对抄33、单错误、不及时、面单贴错导致产品发错的情况，经办人应按产品价格进行赔偿，并对经办人员罚款10元/次。4、物流公司收货后，物流经办人员应在后台系统及时修改发货状态，对不及时、不修改的情况，对经办人员罚款10元/次。3、样品库的销售出库流程管理出库流程 客户选定样品展厅管理员开具出库单并开具收据收款后出货，并在T1录销售出库单展厅管理员当天下午4点将出库单、所收到的款项交由财务部审核收款说明：1、当客户选定样品需要购买后，展厅管理员按照选定产品型号、数量、单价开具出库单和收据进行收款后，在收到全款后，方可进行出库；并在T1系统中录入销售出库单；且于当天下午4点将所有的出库单、款项交由财务部进行审核34、收款。对于录单不及时的情况，给予经办人罚款10元/次。4、固定资产、低值易耗品库的领用管理固定资产、低值易耗品库的领用流程领用人申请，在行政部登记记录上签字行政部在T1里录入领用单（低耗可以先手工登记，一个月录一次领用单）5、物料库：领用管理：物流部在使用完整批物料时，在T1系统中录入领用单时应把包装使用的情况（包括使用时间、打包数量）在备注中注明，应及时下账。并且物流部在申请下一次采购物料时，应把上一次料使用的时间长短、打包出库数量写明，由采购部、财务部审批后，才能进行下次物料的购买。各仓库盘存管理一、盘存的准备工作1、产品库盘库前，应与技术部沟通，由技术部统计出当期产品的出入库数量、金额，35、并上报；二、各库盘存的时间安排1、礼册库的盘存管理：财务部每月31日前应对礼册库进行抽查盘点，至少每月抽查盘点一个价位的册子；每季末进行一次全盘。2、样品库的盘存管理：财务部每月30日前应对样品库进行抽查盘点，至少每月抽查盘点一家以上的供应商产品；每半年进行一次全盘，其中每年7月31日前、12月31日前分别对产品库进行全盘。3、产品库的盘存管理：财务部每月30日前应对产品库进行抽查盘点，至少每月抽查盘点两家以上的供应商产品；每半年进行一次全盘，其中每年7月31日前、12月31日前分别对产品库进行全盘。4、固定资产、低值易耗品库的盘点管理：财务部每月30日前对行政部的低值易耗品领用记录进行一次核36、对，在每年的6月30日、12月31日前对固定资产、低值易耗品进行一次全盘。5、物料库盘存管理：财务部在收到物流部申请第二次采购物料时，应对上一批次的物料使用期间、打包数量进行复核。6、无形资产的盘存管理：财务部应在每年7月31日、次年1月31日对无形资产进行一次盘存；三、盘点结束后，必须编制盘点报表。如有差异，应查明原因，对于盘亏情况，应查明原因，落实责任人，由责任人按照XX价进行赔偿。四、快递费报销：1、因公司产品质量、货损等原因，客户需要退回所发生的快递费，客服部填写请款单并附上退回的快递面单一起，经部门主管、物流部收货人确认退回产品已收到、会计复核快递金额、分管副总签字后，方可交由出纳进37、行报销。2、因给分公司快递产品、样册、资料等所产生的快递费，先由市场部经办人员自行垫付，待财务部收到分公司的款项后，市场部经办人员才能填写报销单连同快递面单一起，交由会计经办人登记、会计姜真复核签字后，交由出纳进行报账。3、产品库和礼册库进行每月的快递费月结时，物流部经办人需先交由技术部或客服部按后台记录复核快递单数，且自行进行核对后并将快递面单（快递面单上必须注明重量）交由分管会计复核金额，复核无误后，物流经办人填写报销单连同发票一起，经部门主管、会计、分管总经理签字后，交由出纳进行报销。五、办公费用报销制度1、车辆油费、维修费、路桥费、泊车费报销： 油费报销：需由驾驶员到财务部领取加油卡（38、并绑定车辆牌号），使用后应在报销单上注明行车起始路程，由聂军根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录复核，经会计、总经理签字复核，最后交由出纳。凡是自行在外面加油的（特殊情况需总经理审批除外），财务部一律不给予报销。路桥费报销：其中路桥费每年报销一次，经办人应填写报销单，附上相应的发票，经会计、总经理审核签字后，出纳方可进行报销。维修费报销：车辆维修前须提出书面报告，写明原因（无论是否有保险公司赔偿属于个人原因造成的，个人都应承担小额赔偿责任；还是由于车辆自身原因），导致车辆需要维修的，驾驶员个人原因的维修费由自己承担，如果是公司原因需要维修的请写明预计费用，报销时在发票上列明详细费用清39、单，由聂军根据车辆维修情况复核，经会计、总经理审核签字，交由出纳付款。车辆保养费、洗车费报销：驾驶员填写报销单，附上发票，交由会计复核票据是否齐全、核对金额是否正确，然后经分管总经理签字，最后交由出纳付款。2、差旅费报销：员工因公外出或公司安排加班同意报销差旅费的，员工可凭乘车发票进行报销。员工填写费用报销单（车票金额未满一元的，进行四舍五入），经部门主管和安排任务的部门主管复核证明情况属实、会计复核票据是否齐全、规范和金额是否正确、总经理审核签字后，连同车票（车票日期应与外出或加班日期一致，否则不予报销）一起交由出纳进行报销。对于无车票的和车票不对应的，一律不能给予报销。3、会议费开支报销：40、针对每月的招商会议、神兵特训营一般在定点酒店、宾馆进行，所产生的会场费、食宿费在签单结算后，经办人根据实际发生的金额填写报销单，并附上相应的发票及收据，报商学院助理核实、会计复核手续是否齐全、规范及金额是否正确、分管总经理签字，方可进行支付，原则上不采用现金结算，一般结算采购支票、转账方式。4、水费、花卉租赁费、清洁费报销：由经办人员填写报销单，并附上票据，报会计复核金额，经总经理签字，交由出纳付款。5、所有的费用统一规定在每周四下午进行报销。6、费用报销单的填写格式费用报销单填制示例费用报销单XX年4 月 24 日费用名称摘要金额车费4月12日开会晚高新园到工业园区市内出租车费40总计金额（41、大写）：肆拾元整￥40主管XX 会计XX 复核 XX 报销人XX注:金额需顶格填写,不能有空格。六、借款管理制度1、什么时候使用借款单公司员工因公事需要借取备用金的或者员工因个人原因需要在公司借取一定资金的，使用借款单。2、员工私人借款金额的范围：一般不主张预借款项，若非需借款不可，金额不超过未领工资工作日之预算工资的一半，若在领取工资前未及时归还，出纳就在当月工资结算中扣除所借款项。3、借款单签字流程申请人按规范要求填制领款单主管审批同意借款财务审核借款金额是否符合公司规定公司领导审批同意出纳付款 4、审批权限：借款单的最终审批权原则上属公司领导，但在公司领导未在公司不能签字处理时，分管经理42、（主管）有权签字同意本部门员工500元及以下的借款，事后需公司领导补签；超过限额的，分管经理（主管）可以签字，但出纳必须向公司领导请示后方能付款，事后需经公司领导补签。5、领借款单的填制规范领（借）款申请单科目： XX年 4 月 24 日原因或用途用于个人交房租金额（大写）伍佰元整 ￥500.00主管批示财会意见单位负责人签章申请人注:金额需顶格填写,不能有空格。七、制度中所有的签字复核人对自己所复核审批的事项，需谨慎细致，签字生效后，发生的一切责任自行承担。八、本办法从批准之日起即行实施。九、 本办法解释权归XX市XX电子商务有限公司财务部。十、 财务部有权根据公司情况对本制度作出调整修改。43、 XX市XX电子商务有限公司 XX年4月24日主题词：报送：董事长 总经理抄送：各部门共打印*份采购合同 需货方（以下简称甲方）：供货方（以下简称乙方）：兹因甲方购买乙方产品，经双方议妥条款如下，以资共同遵守：1、产品明细规格数量价格如下：品名（品牌）规格型号单位数量单价（元）金额（元）备注合计人民币（大写）：2、交货时间及交货方式：3、制作及包装：4、材料及工艺等质量要求：5、验收标准：6、付款方式：7、乙方指定账户：8、违约责任：自协议生效后，双方应本着互相信任互惠互利的原则履行各自的义务。到期不能按本合同约定的制作、包装、质量、交货时间等要求交货（不可抗拒因素除外）或到期不付款均视为违约，对交货时间和付款时间违约者，逾期每天按合同总额的千分之壹拾的违约金赔偿给对方；对因乙方未按合同约定的制作、包装、质量等要求交货而给甲方造成损失全部由乙方按假一赔十的标准赔偿给甲方。9、解决纠纷方式：尽可能协商解决。如协商不成，任何一方均可向甲方所在地的人民法院提请诉讼。10、本合同一式两份，双方各执一份，双方盖章签字生效。传真件具有同等法律效力。甲方： 乙方：经办人： 经办人： 电话： 传真： 签定日期： 年 月 日 签定日期： 年 月 日