1、百货企业金融财务及会计资产项目管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录管理制度1第1节 百货系统财务垂直管理规范61 垂直管理的范围62 垂直管理的内容63 财务人员的聘用63.2 财务人员的一般聘用签批程序64 财务人员的薪酬75 请假制度76 述职报告77 晋升与奖惩88 业务考核8第2节 财务审批制度91 基本规定92 预算的审批93.1 业务借款、日常费用报销的审批：94 股份公司的支出审批104.1 业务借款、费用报销的审批：104.2 股份公司经营类支出的审批：115 资金调动的审批116 固定资2、产支出的审批116.1 固定资产维修、盘亏、盘盈、报废的审批：116.2 固定资产购置、调拨的审批：127 特殊事项支出的审批128 以下业务必须上报集团总裁批准：139 其它相关规定13第3节 收银管理制度132 收银人员管理142.1 招聘及录用审批142.2 培训142.3 考勤与请假142.4 离职153. 收银业务管理15第4节 预算管理171 总则172 组织与职能172.2 XX百货股份有限公司预算管理委员会172.3 各地公司预算管理委员会183 预算编审183.1 年度预算183.2 季度预算204 预算执行205 预算分析206 预算调整216.1 年度预算经批复后，原则上3、不作调整。217 预算评价21第5节 资金管理221 基本规定222 资金计划223 支付程序224 现金管理234.3 加强现金安全管理。234.4 支付范围244.8 备用金255 银行帐户管理255.1 XX百货实行“收支两条线” 银行帐户管理。255.4 银行存款管理256 监督检查26第6节 票据管理制度261 银行票据管理271.3 出纳开具银行票据的流程为：272 发票管理282.3 发票的购买及领用282.4 发票的开具282.5 普通销售发票的换开292.6 服务业发票的开具292.7 收据的管理视同发票管理。293 供应商发票的收取293.1 供应商的结算发票由商品部负责收4、取。293.3商品部收取发票后在供应商对帐单上加盖“已收发票”章294 其他规定305 发票稽核30第7节 会计报表管理制度301 会计报告编制301.2 会计报表包括：301.3 会计报表附注应包括下列内容：311.4 财务管理报表311.5 预算管理报表312 会计报告报送312.2 财务会计报告的报送时间和要求31第8节 会计档案管理321 会计档案的分类322 会计档案管理权限：323 会计档案的调阅334 会计档案的销毁335 保管年限规定33第9节 会计稽核管理制度341 总则341.2 会计稽核工作由公司财务经理组织实施。352 会计稽核工作的主要内容：352.1 原始凭证的稽核5、：352.2 记账凭证的审核：352.3 会计账簿的稽核：352.4 会计报表的稽核：363 会计稽核工作要求36第10节 会计电算化管理制度361 会计电算化的系统配置362 会计电算化的用户权限分配363 会计电算化的用户权限收回374 会计电算化的安全管理374.3 操作人员离开座位时要退出NC系统，避免别人借机使用。37第11节 财务人员工作交接管理规定381 交接的前提条件382 交接的准备工作392.1 财务人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作：393 监交394 交接内容395 交接的法律责任40第12节 招投标管理411 百货公司招标（采购）范围及执行方法412 招标（采购6、）计划423 招标过程控制的要点423.1 招标工作小组及组成433.2 招标文件433.3 投标单位入围433.5 合格供货方管理434 签订合同43第13节 实物管理441 基本规定441.6 经过供应商同意抵押的商品。452 固定资产的管理452.1 固定资产的管理责任452.2 固定资产的购置452.3 固定资产的维修462.4 固定资产转让、外借、出租、投资、抵押472.5 固定资产折旧472.6 固定资产的盘点清查472.7 固定资产的盘盈、盘亏、报废473 低值易耗品的管理483.1 低值易耗品的购买、领用483.2 验收、登记483.3 低值易耗品的报销、入帐483.4 盘点47、83.5 低值易耗品调拔、盘亏、报废、损毁494 促销品的管理494.1 促销品的购置494.2 验收、登记495 罚没商品的管理50第14节 财务报表部管理制度501 财务报表部服务支持工作管理规定501.1服务支持申请501.2 问题处理511.3事故处理511.4 变更处理521.5 作息时间规定521.6 工作计划总结管理规定522.1 商场机房由财务报表部负责日常管理和维护。543.日常巡检管理规定554 ERP系统管理制度564.1 新店开业筹备管理规定564.2 ERP实施筹备工作规定574.3 ERP系统培训考核管理规定584.4 ERP资料录入管理规定584.5 系统上线试运8、行管理规定594.6 ERP系统角色权限申请，需求变更规定614.7 数据库备份与恢复624.8 服务器、pos硬件管理624.9 网络管理624.10 数据、报表上报635 单品管理制度635.1 单品管理营运规定635.2 单品管理实施步骤656 企业网站、电子商务系统管理规定656.3 由股份公司财务报表部提供技术支持和技术管理657 网站信息（文字、图片资料）发布审核制度658 视频会议管理规定678.3 会议期间由财务报表部人员进行设备调试支持。679 OA、RTX、邮箱帐号管理679.2 在组织架构及员工职务变更或新员工入职三天内，由股份公司或各地67第1节 百货系统财务垂直管理规9、范1 垂直管理的范围1.1 实施财务垂直管理的公司，包括XX百货股份公司所属各公司；1.2 实施财务垂直管理的人员，包括XX百货财务系统编制内的全体人员；1.3 实施财务垂直管理的业务，包括XX百货股份公司全部财务业务。2 垂直管理的内容2.1 财务人员垂直管理，包括财务人员的聘用、薪酬待遇、述职报告、晋升奖惩、工作调动及岗位轮换等；2.2 财务业务垂直管理，包括资金管理、税务管理、制度管理、核算管理、团队建设、业务培训、业务考核等。3 财务人员的聘用3.1 股份公司财务系统应及时向集团财务部编制、上报“财务人员招聘计划”，明确用人岗位的各项要求，经万达集团财务部审批后开展招聘工作。3.2 财10、务人员的一般聘用签批程序经办人下属百货公司意见股份公司意见集团执行总裁集团综合管理部总经理审批集团执行总裁 上述“经办人”至“股份公司意见”的审批程序，由股份公司财务系统负责完成；此后的审批程序，由集团财务部负责完成。3.3 一般情况下，股份公司财务部负责应聘者的面试工作，将入选人员的应聘文件上报集团财务部审核后，再开始进行正式聘用的签批程序。3.4 属于股份公司的财务人员，由股份公司财务部开展面试工作，集团财务部通过电话（含照片）对应聘者进行考核。3.5 下属百货公司财务经理的招聘，是集团财务部考核的重点。一般情况下由股份公司财务系统负责面试，集团财务部通过电话（含照片）对应聘者进行考核。311、.6 下属百货公司会计、报表、出纳、收银等人员的，由股份公司财务部负责招聘工作。3.7 应聘者须按规定填写“财务人员应聘申请表”参见（附表），并进行笔试。原则上，具有研究生学历和中级以上专业职称的应聘者，可以考虑免除笔试。4 财务人员的薪酬4.1 百货系统财务人员的薪酬标准，执行集团综合管理部核定的标准。各地百货公司财务人员的薪酬费用，由各地百货公司承担。4.2 百货系统所有财务人员薪酬调整，由股份公司提议，上报集团财务部的审批。（具体审批程序参见集团综合管理相关规定）5 请假制度股份公司分管财务的副总经理，及其下属财务部经理（或财务副总经理），2天（含）以上的请假（包括出差、病假、事假、探亲12、假、婚假等），实行“请假报告”制度，即除履行规定的请假审批制度外，必须在事前向集团财务部报告并获得批准；请假天数超过5天（不含），须经执行总裁批准。各地百货公司财务经理，2天（含）以上的请假（包括出差、病假、事假、探亲假，婚假等），实行“请假报告”制度，即除履行规定的请假审批制度外，必须在事前向股份公司报告并获得；请假天数超过5天(不含)，须上报集团财务部审批。6 述职报告6.1 百货系统财务负责人应按行政隶属关系，向上级财务领导进行述职报告，述职报告分书面报告和当面报告两种形式，书面述职报告每半年一次，当面述职报告每年至少一次；6.2 股份公司财务系统负责收集、汇总各公司财务负责人的书面述报13、告，存档保管，并上报集团财务部备案。7 晋升与奖惩百货系统财务人员的晋升、奖惩，由股份公司财务系统结合各方面的考核情况，提出晋升、奖惩建议，并上报集团财务部审批。（具体审批程序参见集团综合管理部相关规定）8 业务考核股份公司财务系统负责对各地百货公司财务人员进行全方位的财务垂直管理，并实施定期考核和日常考核，参见财务人员考核办法。集团财务部定期对百货系统的财务工作进行考核，对各地百货公司财务部的核算业务、预算管理、税务工作、制度执行、团队建设、业务培训等方面进行监督、指导。第2节 财务审批制度1 基本规定公司的每一项财务支出，均须按本制度的规定，完成财务支出的审批后方可付款。2 预算的审批股份14、公司及各地百货公司需定期编制年度预算（以月度为单位），并上报集团财务总监、集团执行总裁批准。3（各地）百货公司的支出审批 3.1 业务借款、日常费用报销的审批： 同一业务一次性支出在0.5万元（含）内的审批：经办人申请部门经理审核主管副总经理审批会计审核财务经理审核总经理批准。办理差旅费或招待费借款时，须随附审批后的出差审批表或业务招待审批表。 同一业务一次性支出超过0.5万元的审批，百货公司在完成上述3.1.1审批后，报股份公司分管财务副总及总经理批准。 以下支出由各地百货公司完成审批即可付款：（1）按照合同约定支付的房租。（2）按照合同约定支付的物业管理费。3.2 经营成本支出（指专柜货款15、）、归还贷款、支付利息、缴纳税金的审批： 同一合同业务一次性支出在30万元（含）以内的审批：经办人申请部门经理审核会计审核财务经理审核总经理审批股份公司主管部门审批股份公司财务部审批股份公司分管财务副总股份公司总经理批准。 同一合同业务一次性支出3050万元（含）的审批，在完成上述3.2.1审批后，报集团执行总裁批准。 同一合同业务一次性支出50万元以上的审批，在完成上述3.2.2审批后，报集团财务总监、集团执行总裁批准。3.3 开业前工程支出、开业后工程改造支出、媒体广告（企划）支出的审批：同一合同业务一次性支出在50万元（含）以内的审批：经办人申请部门经理审核会计审核财务经理审核总经理审批16、股份公司主管部门审批股份公司分管财务副总股份公司总经理批准。 同一合同业务一次性支出50100万元（含）的审批，在完成上述3.4.1审批后，报集团执行总裁批准。 同一合同业务一次性支出100万元以上的审批，在完成上述3.4.2审批后，报集团财务总监、集团执行总裁批准。百货公司工程成本类支出须符合工程成本支出审批单的格式及要求。 4 股份公司的支出审批4.1 业务借款、费用报销的审批： 同一业务一次性支出在5万元以内（含）的：经办人申请部门经理审核主管副总经理审批会计审核财务经理审核分管财务副总经理审批总经理批准。办理差旅费、招待费借款时，须随附出差审批表或业务招待审批表。 同一业务一次性支出超17、过5万元的，在完成4.1.1审批后，报集团执行总裁。 以下支出由股份公司完成审批即可付款： （1）按照合同约定支付的房租； （2）按照合同约定支付的物业管理费； （3）每月支付给员工的工资、房补、餐补、交通津贴、社保医疗及公积金； （4）按照国家税法相关规定，需按月缴纳的一次性税费支出。4.2 股份公司经营类支出的审批： 同一业务一次性支出在50万元（含）元以内的审批：经办部门财务部审核分管财务副总审核股份公司总经理批准。 同一业务一次性支出在50万元100万元（含）元以内的审批：在完成上述4.2.1审批后，报集团执行总裁批准。 同一业务一次性支出在100万元（含）元以上的审批：在完成上述4.18、2.2审批后，报集团财务总监、集团执行总裁批准。 凡不符合经济合同规定付款条件的支出审批：执行4.2.3条款。5 资金调动的审批5.1 集团内部跨行业的资金调动，由股份公司编制“资金调动审批单”，并上报集团财务总监、集团执行总裁批准。5.2 百货公司内部（指股份公司与百货公司、百货公司之间）的资金调动，实行月度计划审批制度，由股份公司编制“月度资金调动计划表”，集团财务总监、集团执行总裁批准。具体执行集团领导批准的“月度资金调动计划表”程序时，须经股份公司分管财务副总批准。对于计划外的资金调动，仍须上报集团财务总监、集团执行总裁批准。6 固定资产支出的审批6.1 固定资产维修、盘亏、盘盈、报废19、的审批： 6.1.1 0.5万元（含）以内的审批，由所在公司总经理批准； 6.1.2 0.55万元（不含）的审批，在完成上述审批后，报集团执行总裁批准； 6.1.3 550万元（不含）的审批，在完成上述审批后，报集团财务总监、集团执行总裁批准； 6.1.4 50万元以上的审批，在完成上述审批后，报总裁批准。6.2 固定资产购置、调拨的审批： 6.2.1 5万元（不含）以下的审批，执行上述审批流程； 6.2.2 550万元（不含）的审批，执行上述审批流程； 6.2.3 50万元以上的审批，执行上述审批流程。7 特殊事项支出的审批特殊事项是指行政性罚款、违约金、招待费、礼品等业务等事项。各地百货公20、司在对外业务交往中不得以任何名义对外（指单位和个人）赠送礼金。对参加专项业务论证会的专家、新闻发布会的记者、外聘的培训讲师可支付劳务费，凭签字收据作为报销凭证。其他业务活动必须发生的招待费、礼品等支出，均应取得合法发票。各地百货公司在经营中应尽量避免发生特殊事项支出。如果在尽最大努力的前提下仍然无法避免，应积极采取有效的办法，将该项支出降至最低，并按下列规定逐级上报审批： 7.1 同一业务、累计支出在3万（不含）以内的，由股份公司完成审批程序后即可开支；7.2 同一业务、累计支出在3-5万（不含）以内的，在完成第7.1款审批程序后，报集团执行总裁批准； 7.3 同一业务、累计支出在5-10万元21、（不含）的，在完成第7.2款的审批后，报集团执行总裁批准； 7.4 同一业务、累计支出在10万元以上的，在完成第7.3款的审批后，报总裁批准。 各地公司总经理和财务负责人应认真严格执行本规定。凡发现违反本规定的公司，一经查实，将给予所在公司总经理和财务负责人处分。8 以下业务必须上报集团总裁批准： (1) 融资业务； (2) 对外担保业务； (3) 固定资产的转让、外借、抵押业务； (4) 对外投资业务； (5) 系统内公司的设立、合并、分立、终止业务； (7) 物业出租合同（1000M2以上）的签署； (8) 各项目的经营决策文件； (9) 其他必须由集团总裁批准的业务。9 其它相关规定9.22、1 如遇紧急事项，且审批人无法书面签批时，可通过传真件办理付款，待审批人返回公司时予以补签。9.2 对外签订的经济合同，是财务部办理付款业务的重要依据，各经办部门必须及时向财务部提供经济合同原件，以便于财务部统筹资金和办理付款。9.3 为体现公正、公平的原则，有审批权限的责任人不能审批自己经手的开支，股份公司公司总经理和财务副总经理（财务经理）应相互签批。各地公司也遵照执行。 9.4 严格控制现金借款与现金报销，在协助员工办理信用卡时，应防范风险，以持卡人违约时公司不承担任何责任为原则。第3节 收银管理制度1 股份公司财务部参照集团财务垂直管理办法实施收银业务的垂直管理，包括收银人员的管理及收23、银业务的管理。2 收银人员管理2.1 招聘及录用审批 各地百货公司在开业前3个月向股份公司财务部上报“收银人员招聘计划”，计划须包括人员编制数量及具体要求，经股份公司分管财务的副总经理审批后开始招聘工作。2.1.2 各地人力资源部及财务部负责收银人员的初次面试及筛选，其中收银主管（含）以上人员须由股份公司分管财务的副总经理进行复试。 各地百货公司人力资源部门负责验证收银员身份证的真实性，财务经理负责收集汇总入选者资料，填写入职审批表，完成各地百货公司内部审批流程后提交股份公司财务部，股份公司签署意见后上报集团审批。 收银人员聘用审批流程：各地百货财务经理-各地百货公司意见百货分管财务副总经理意24、见集团财务总监审批。2.2 培训 入职培训：收银员入职后须参加人力资源部组织的企业文化、规章制度、礼貌礼仪、安全知识等方面的培训； 工作技能培训：各百货公司财务部须举办并组织入职的收银人员参加关于erp系统的操作、收银制度流程、收银工作程序及规范的全面系统培训，经笔试、上机测试合格后方可上岗。2.3 考勤与请假 收银人员的考勤由各百货公司人力资源部统一管理，请假、调班须经收银经理及财务经理审批后方可实施。 收银主管（含）以上人员 2 天（含）以上的请假申请须报股份公司财务部备案。2.4 离职 收银人员离职须提前一个月向各地百货公司财务部递交书面申请； 各地百货公司财务部监督离职收银人员办理工作25、交接完毕后，填写收银人员离职审批表（格式见附件），完成各地百货公司内部审批流程后提交股份公司财务部； 股份公司财务部及分管财务副总经理签署意见后返回至各地百货公司，其中收银主管（以上）人员的离职须报集团财务部审批。 各百货公司人力资源部收到股份公司批复的收银人员离职审批表后方可为离职人员办理正式离职手续。3. 收银业务管理3.1 收银工作基础程序及规范的制订：股份公司财务部负责制订收银基础工作程序及规范。3.2 各地百货公司财务部负责制订具体日常收银工作程序，上报股份公司财务部及分管财务的副总经理批准后方可实施。3.3 各地百货公司财务部负责收银人员的系统操作、制度流程及收银技能培训，并监督收26、银业务在规范的程序内运行。3.4 各地百货公司财务部在制订收银工作规范及程序时须充分考虑资金安全及风险控制，应结合已成型的内部控制系统，尽量利用ERP系统完成财务处理操作。3.5 各地百货公司财务部须参与每次促销活动方案的设计与讨论，涉及具体收银工作程序变化的情形须上报股份公司财务部批准后方可实施。 第4节 预算管理1 总则1.1 通过预算管理的系统方法来贯彻、落实企业的战略目标，并完善XX百货股份有限公司的管理体系，特制订本制度。1.2 预算管理是公司绩效管理的重要基础，预算执行评价结果是对各地XX百货公司进行考核与激励的重要依据。2 组织与职能2.1 XX百货股份有限公司以及各地XX百货公27、司成立两级预算管理委员会，负责在XX百货系统全面推行预算管理。2.2 XX百货股份有限公司预算管理委员会组织构成： 主 任： 股份公司总经理 执行主任：股份公司分管财务副总经理 委 员： 股份公司各系统及各部门负责人 执行部门：股份公司及各地公司财务部主要职能：1）领导XX百货股份有限公司的预算管理；2）制定和发布有关预算管理的政策、制度；3）制定XX百货股份有限公司的整体预算目标与编制方案；4）审查各地公司的年度预算并提出修正意见；5）批准并下达各地公司的全面预算；6）审查、批准各地公司的预算调整；7）监督、检查各地公司的预算执行情况；8）对预算执行进行评价与考核。2.3 各地公司预算管理委28、员会组织构成：主 任： 总经理 执行主任：财务负责人委 员： 各系统及各部门负责人 执行部门：财务部主要职能：1）贯彻落实XX百货股份有限公司的预算管理政策、制度与方案；2）拟定本公司的年度工作目标及计划；3）组织编制本公司的全面预算；4）审核与修订本公司的全面预算；5）监督与分析本公司预算的执行情况；6）评价与考核本公司预算的完成情况。3 预算编审3.1 年度预算 每年9月上旬，XX百货股份有限公司预算管理委员会召开下一年度预算编制的第一次会议，根据集团的战略目标与规划，讨论全系统下一年度的总体工作目标框架，确定预算编制的内容与方法，下发预算编制通知。 各地百货公司接到预算编制通知后，立即组29、织本公司预算管理委员会召开下一年度预算编制的第一次会议，传达上一级预算管理委员会关于下一年度预算编制的会议精神，结合本年度预算执行情况，讨论下一年度的工作目标，布置各部门制订下一年度工作目标和计划，并及时进行汇总。3.1.3 9月下旬，XX百货股份有限预算管理委员会组织召开第二次预算编制扩大会议（各地百货公司总经理参加），听取各地百货公司的意见，拟订XX百货股份有限公司的经营管理总目标、分目标和经营计划。由XX百货股份有限公司总经理和分管财务副总经理，向集团汇报XX百货系统的下一年度预算目标，以获得集团批准。 在上级召开第二次预算会议之后，各地百货公司预算管理委员会立即召开本公司第二次预算会议30、，传达XX百货股份有限公司的预算目标和要求，布置本公司各部门编制下年度预算方案。编制过程中财务部负责协调与指导，各部门具体编制，并与上级业务主管部门保持沟通。在得到上级业务主管部门同意后，将本部门的工作计划与预算报到本公司财务部进行审核、汇总，并提交本公司预算管理委员会进行审议。3.1.5 10月下旬，各地百货公司向XX百货股份有限公司提交审议后的预算草案，由XX百货股份有限公司财务系统进行汇总，提交XX百货股份有限公司预算管理委员会审议。预算管理委员会组织召开第三次预算会议，根据集团批复的XX百货系统预算目标，对各地百货公司的预算草案进行审查、讨论，并将修正意见反馈各地百货公司进行调整。各地31、百货公司预算管理委员会根据修正意见，组织本公司各部门进行调整。在调整过程中，各部门仍须就本部门预算调整方案取得上级主管部门同意。3.1.6 11月中旬，各地XX百货公司预算管理委员审议调整后的预算方案，再次上报XX百货股份公司财务部进行汇总。3.1.7 12月上旬，XX百货股份有限公司预算管理委员会召开第四次预算会议，审议通过各地百货公司的目标设定和全面预算，并形成XX百货股份有限公司的年度业务计划和全面预算。3.1.8 12月中旬，由XX百货股份有限公司将审批后的XX百货股份有限公司年度业务计划和全面预算上报集团集团批准，批准后下达各地百货公司执行。3.2 季度预算 季末20天前，各地百货公32、司预算管理委员会应根据批准后的年度预算与本年度已经执行的情况，组织本公司各部门编制下一季度预算。编制过程中由财务部进行协调与指导，各部门的工作计划与预算取得上级主管部门同意后，报到财务部进行汇总，并由本公司预算管理委员会进行审议。审议通过后，由部门负责人、财务负责人及总经理签字，在季末10天前上报XX百货股份有限公司行政部。XX百货股份有限公司将各地百货公司的预算及时转发各业务主管部门进行审核。 在审核过程中，如果预算需要进行调整，各业务主管部门直接与各下属部门进行协调，提出修改意见，由XX百货股份有限公司财务部负责综合调整，报XX百货股份有限公司预算管理委员会主任审批。XX百货股份有限公司行33、政部将审批后的季度预算，下达各地百货公司执行。4 预算执行4.1 各地百货公司按照批准后的预算实施各项经济业务和管理活动。4.2 各地百货公司应对预算进行分解，落实到责任部门和责任人。各部门需设置相应的分类统计台账，以记录预算执行的实际情况，及时进行过程控制。4.3 各部门应定期与财务部进行数据核对，积累准确的基础资料，为预算控制与分析提供保障。4.4XX百货股份有限公司各业务主管部门随时对各地百货公司的预算执行情况进行过程监控，对异常情况及时进行质询，并将质询结果上报预算管理委员会。5 预算分析5.1 各地百货公司每月应召开会议，对月度预算执行情况进行分析，研究存在的问题，提出改进措施，并督34、促相关部门落实解决。5.2 各地百货公司财务部每月应将本公司预算执行情况与分析说明（包括解决措施）汇总，经相关部门负责人、财务负责人、总经理签字后，于次月5日前上报XX百货股份有限公司财务部。由财务部向XX百货股份有限公司预算管理委员会主要领导进行汇报，并向下传达XX百货股份有限公司领导指示。5.3XX百货股份有限公司预算管理委员会每季召开预算执行情况分析会，审核各地百货公司的预算完成情况。6 预算调整6.1 年度预算经批复后，原则上不作调整。6.2 如确系未预见因素导致经营管理发生重大变动需进行调整的，由各地百货公司提出书面申请，在每季度XX百货股份有限公司的预算执行情况分析会议上讨论确定是35、否准予调整。经会议批准后，由XX百货股份有限公司财务部向申请公司下达预算调整通知书。7 预算评价7.1各地XX百货公司每半年进行一次预算自我评价，6月和12月底之前向XX百货股份有限公司提交自我评价报告。7.2 每年7月和次年1月份，由XX百货股份有限公司预算管理委员会组织相关人员对各地百货公司进行预算执行的现场检查与评价。年度要形成最终评价报告，作为对各地百货公司绩效考核的主要依据。第5节 资金管理1 基本规定1.1 为加强货币资金的内部控制和管理，保证货币资金的安全，根据中华人民共和国会计法和集团公司相关财务制度，制定本办法。 1.2 本办法所称货币资金是指现金、银行存款，电子提货卡和其他36、货币资金。1.3 本办法适用于XX百货股份有限公司及其所属各地百货公司。1.4 各公司财务部应当明确货币资金业务的岗位职责、权限，遵守不相容岗位相互分离的原则。出纳人员不得兼任会计制证、稽核，会计档案保管，以及非现金、银行存款账目的登记工作。任何情况下，都不得由一人办理货币资金业务的全过程。严格遵循不相容岗位相互分离的原则， 2 资金计划2.1 各地XX百货公司财务部每月根据公司财务预算和工作计划，编制本公司下月度资金平衡计划。2.2 下月度资金平衡计划经本公司财务负责人和总经理签批后，每月25日前上报XX百货股份公司财务部。财务部汇总后，编制XX百货股份公司月度总体资金平衡计划。2.3 各地37、XX百货股份公司应按照月度资金平衡计划使用资金，凡有计划外的资金需求，各部门应提前向财务部提出申请，说明原因，财务部可根据重要及紧迫程度安排资金。3 支付程序 3.1 支付申请。各公司有关部门或个人用款时，应当提前向审批人提交货币资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效的经济合同原件、单据（如发票、货运单、入库单、验收单等）及上级批准的预算或资金申请或相关证明等。3.2 支付审批。审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准。3.3 支付复核。复核人应当对审批后的货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的38、审批范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。复核无误后，交由出纳人员办理支付手续。3.4 办理支付。出纳人员应当对会计复核过的支付申请再次复核，确认无误后，按规定办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。复核有问题的，有权拒绝付款。3.5 出纳人员需要从银行提取现金时，应事先获得财务负责人的签批。4 现金管理4.1 XX百货严格控制现金借款与现金报销，协助员工办理信用卡，用以支付差旅等费用，利用银行信用减少资金占用，预防假币损失和其它风险，加强内控4.2 各公司应当加强现金库存限额的管理，超过库存限额的现金应及时存入银行，如遇39、特殊情况，需超过规定的库存现金限额，该公司财务部必须上报原因并获得股份公司财务部批准后方可超过限额。4.3 加强现金安全管理。公司设保险柜保存现金，库存现金的日常收支和保管由出纳负责。出纳库存现金限额为5000元。出纳必须严格执行核定的库存现金限额，每日的现金余额不得超过核定的库存限额，超过部分应及时解交银行。出纳现金须做到日清日结，序时记录现金日记帐，出纳每周须自已盘点现金一次，每月结帐前资金经理监盘一次，监盘无误资金经理应在现金日记帐当月余额处盖上本人印签并签字确认。不准挪用现金，不准私自使用公款，不准用白条抵库，不准坐支现金，不准保存帐外公款。各公司取得的货币资金收入必须及时入账，现金收40、入应于当天（最迟应于下个工作日上午）存入银行，不得用于直接支付公司自身的支出。不得私设“小金库”，不得账外设账，严禁收款不入账。因特殊情况需坐支现金的，应事先报经财务负责人批准。公司借出款项必须执行严格的授权审批程序，严禁擅自挪用、借出货币资金。 超出现金开支范围的支出不得使用现金。4.4 支付范围职工工资、津贴；市内交通费；购买零星办公用品；各种劳保、福利费用；零星材料费用；小额业务招待费用；国家规定的对个人的其他支出及其他零星费用。4.5 各个收费地点应当配备安全的现金保管用具，相关人员应当做好票据与现金的记录与核对工作，当日的现金收费应及时向财务部上缴（晚班收费可于次日上缴），确保资金安41、全。4.6 财务部收到的现金（如营业款、电费、水费、保证金、租金等）必须当天入账，并于当天存入银行（最迟应于下个工作日上午）。4.7 出纳人员每日进行库存现金盘点，财务负责人不定期抽查，并进行记录。月末编制现金盘点表，经本公司财务负责人签字后，报XX百货股份公司财务部备案，确保现金账面余额与实际库存相符。如有不符，应查明原因、及时处理。4.8 备用金对频繁使用现金的部门或岗位可借支一定备用金，如收银，备用金纳入库存现金管理。经办人在使用备用金时，如属于预算内款项的支出，按正常的报销流程报销，如属于预算外款项的，应补办申请，财务人员根据批准后的申请进行报销。出纳可随时对备用金的保管及使用情况进行42、检查，并提出相关意见。当备用金保管人员发生工作调动等情况时，须及时交回备用金，财务予以核销，接替其工作的人员应重新申请备用金。5 银行帐户管理5.1 XX百货实行“收支两条线” 银行帐户管理。公司收入和公司支出，分别用两个不同的银行帐户管理。各地XX百货公司开立账户时，必须向XX百货股份公司报批，不得擅自开立账户。对于临时性、长期不用的账户应及时清理、撤销。严禁出借、出租账户供外单位或个人使用，严禁为外单位或个人代收代支、转账套现。5.2 银行账户印鉴必须分开保管。财务专用章及法人代表个人名章应分设专人保管,严禁由一人全部保管（原则上财务专用章由财务负责人保管）。印鉴保管人出差时委托他人代管，43、但不得由一人同管。5.3 出纳员必须定期核对银行账户（每月至少一次），月末编制银行存款余额调节表，经本公司财务负责人签字后，报XX百货股份公司财务部备案。5.4 银行存款管理出纳根据经济业务的发生时间序时登记银行存款日记帐（分户头），随时掌握银行存款余额情况，并每周填写银行存款周报表，汇报财务经理。转帐起点1000元以上的对外结算必须通过银行存款帐户结算；银行存款的支付，由相关部门直接经办人按照支付审批流程完成所有审批手续后支付，出纳对审批手续不完善的单据不予办理。出纳收到支票，须及时送到开户行办理收款，不得压票或延期办理，更不允许因此而错过支票有效期。每月初出纳根据上月银行对帐单、银行存款日44、记帐及相关单据编制银行存款余额调节表，如有未达帐项，须查明原因，并及时跟进到帐情况。每月底会计须与出纳核对各帐户银行存款余额，核对无误，会计须在银行日记帐当月余额处盖上会计印签确认。 6 监督检查XX百货财务部建立对货币资金业务的监督检查制度，明确监督检查机构和人员的职责权限，定期和不定期地进行现场检查。对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节，应当立即采取措施，加以纠正和完善。第6节 票据管理制度1 银行票据管理1.1 银行票据由出纳统一购买、保管和使用，包括现金支票、转账支票、银行本票、银行汇票、银行结算凭证等。1.2 出纳购买银行票据须经财务经理批准，银行票据要在保险柜中存放，45、领、用、存要有完整的登记；每月要对银行票据进行一次清点，财务经理负责审核，确保票据使用安全合理。1.3 出纳开具银行票据的流程为：出纳根据已审批完整的付款单填写支票或电汇单财务经理审核并加盖印鉴支票领用人在出纳保管的支票领用登记薄上签字出纳将支票交给领用人电汇由出纳直接到银行办理如果是网银付款，由出纳根据审核完整的付款申请单上机制单，财务经理审核，总经理批准后付出。1.4 不准签发空头支票；不准签发远期支票；不准出租、出借支票。1.5 从银行领用的空白票据必须指定专人保管，应坚持票印分管的原则，空白票据和财务专用章不得由一人保管。1.6 各业务部门领用支票时,应填写“转账请款单”，完成财务审批46、程序后，由财务部签发支票。1.7 出纳人员签发支票时应按顺序编号，写明收款单位名称、开票日期、款项用途、金额或规定的款项限额。特殊情况需要空白支票时，须经所在公司财务负责人批准。为明确责任、防止意外，支票领用人必须在支票存根及“支票领用登记簿”上签字。1.8 作废的支票不准撕毁或丢失，注销后与存根一起附在下一张支票的记账凭证后保存，同时将作废支票右上角的支票号剪切后粘贴于“支票领用登记簿”。2 发票管理2.1 本制度所称发票是指增值税专用发票、销售普通发票、服务业发票，税务局兼制的收据及有收款作用的收据。2.2 发票管理的权限在各公司财务部，由财务部指定专人进行管理。2.3 发票的购买及领用 47、发票购买由财务部专人持发票领购簿，按税务机关核定的发票种类、数量进行购买。发票购回后交财务发票管理人员进行登记，增值税发票须及时读入税控机中。 发票的领用各使用部门领用发票到财务部门发票管理人员处，将已使用的发票交回，验明无误后，由发票管理人员发给新的发票，并要求领用人在发票登记簿上签字。 各使用部门领用的发票只能自用，不得相互借用。2.4 发票的开具 增值税发票的换开增值税发票的换开由财务部人员进行，要素输入齐全，打印时密码区不得出格； 开具红字发票须取得税务机关出具的进货退出及索取折让证明单或原发票对方尚未入帐退回方可开具。 以下行为不得换开增值税发票：购进的商品用于员工福利、内部领用向个48、人消费者销售应税商品向小规模纳税人销售应税商品向一般纳税人销售应税商品用于自用的，原则上不得换开增值税发票，如对方要求，在取得对方一般纳税人资格证明的复印件（盖鲜章）后可开具。 开具增值税发票后须收回顾客的打印销售发票第一联粘贴在增值税发票存根联后面。2.5 普通销售发票的换开 普通销售发票的换开由客服中心进行，须基于真实的购销关系，不得虚开，不得开具与购销关系实质不符的发票，必须做到按编号顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次须一次复写，内容必须完全一致。 开具发票时须收回顾客的打印销售发票第一联粘贴在发票存根联后备查。2.6 服务业发票的开具 服务业发票的开具由财务部人员进行49、。 财务部在收取供应商增值税发票同时为供应商开具所扣货款相关费用的服务业发票。 开具服务业发票的内容须与对帐单扣款项目一致，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次须一次复写。2.7 收据的管理视同发票管理。3 供应商发票的收取3.1 供应商的结算发票由商品部负责收取。3.2 商品部须认真核对发票的名称、税号、注册地址是否与供应商资料一致，发票印章是否清晰，发票印是否有重盖，发票密码区是否出格，发票金额是否与对帐单金额一致。 3.3商品部收取发票后在供应商对帐单上加盖“已收发票”章3.4 当月需要结款的发票收取截止日为当月15日，之后收到的发票到下月进行付款。结算手续齐全，因其他原因需要对供50、应商进行扣款或延迟付款时，由商品部确认后财务才能执行4 其他规定各部门使用完并交财务部核销的票据由票据管理人按顺序装订成册，填写清单，以备税务机关检查。5 发票稽核财务部门发票管理人员有权不定期对发票使用人的使用情况进行稽核，对违规操作报财务经理后根据具体情况进行处理。第7节 会计报表管理制度1 会计报告编制1.1 财务会计报告应包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书等。1.2 会计报表包括： 资产负债表； 利润表； 现金流量表； 其他报表。1.3 会计报表附注应包括下列内容： 主要会计政策； 关联方的关系及交易说明； 重大资产的转让及其出售情况； 重大投资和融资活动； 会计报表中重要项目51、的说明； 有助于理解和分析会计报表的其他说明。1.4 财务管理报表 月度现金收支表 月度现金收支计划 月度销售情况表 月度纳税及返还情况统计表1.5 预算管理报表预算差异分析报告2 会计报告报送2.1 月份财务会计报告仅须报送会计报表；季度、半年度和年度财务会计报告须包括会计报表、会计报表附注。2.2 财务会计报告的报送时间和要求每月5日，各地公司财务经理（或财务副总）将上一月的财务报表，报送到股份公司分管财务的副总经理和财务部经理处。股份公司财务经理负责合并报表，经股份公司分管财务的副总经理审批后，于当月10日报送给集团财务部总经理，集团执行总裁，并抄送相关人员。第8节 会计档案管理1 会计52、档案的分类会计档案指记录公司经营情况的所有资料，包括但不限于会计凭证、帐本、报表、协议、合同以及厂商销售及对帐、商品入库、退货等的所有原始单据。2 会计档案管理权限：会计档案必须按照业务的先后顺序分类分月及时装订成册，协议、合同、报表等重要资料由财务经理保管，会计凭证、帐本等由财务主管保管，与厂商销售及成本有关的销售（退货）凭证、销售日报表等原始单据由核算会计保管，且装订成册。档案管理必须安全，避免水浸、雨淋、虫咬、丢失等现象。3 会计档案的调阅会计挡案属公司机密文件，一般情况下不得带出财务部，如有特殊情况需总经理和财务经理共同批准后方可带出，使用完毕必须当日归还。非财务人员因工作需要调阅须财53、务经理批准，并做好调阅登记。4 会计档案的销毁会计档案的销毁必须符合财务制度规定的年限（规定附后），各公司财务部提出申请，汇报需销毁的档案内容、册数、年限等，经总经理，分管财务副总经理和集团财务领导批准后方可进行。销毁时必须装箱，财务、行政和现场管理员三方人员在场共同进行。5 保管年限规定5.1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证的保管年限都是15年。5.2 会计账簿类：总账、明细账、日记账(除现金日记账和银行存款日记账)、辅助账簿的保管年限都是15年；现金日记账和银行存款日记账的保管年限都是25年；固定资产卡片是在固定资产报废清理后保管5年。（长期保存）5.3 财务报告类：月季度财务报54、告(包括文字分析)，保管年限是3年；年度财务报告(决算)(包括财务分析)属于永久性保管。5.4 其他类：会计移交清册的保管年限是15年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久性保管；银行余额调节表、银行对账单的保管年限是5年。第9节 会计稽核管理制度1 总则1.1 为加强对会计核算工作的检查和监督，保证各公司会计核算的合法性、真实性和准确性，正确反映经营成果，根据国家会计法、财政部会计基础规范有关规定，结合本集团实际情况，制定本制度。1.2 会计稽核工作由公司财务经理组织实施。1.3 会计稽核工作包括对原始凭证、记账凭证、会计账簿、会计报表的稽核。2 会计稽核工作的主要内容：2.1 原始凭证的55、稽核： 原始凭证是否合法。 原始凭证所反映的经济业务是否真实、合法、合理。 填制日期、凭证填制单位名称、填制人员的签章、经办人员的签章等原始凭证的内容是否完备。 从外单位取得的原始凭证须盖有填制单位的公章。从个人取得的原始凭证必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或其指定的人员签名、盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位财务专用章。 数量、单价和大小写金额是否相符。 报销手续是否完备。2.2 记账凭证的审核： 填制日期、编号、摘要、会计科目、金额 、所附原始凭证张数以及填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员的签名等内容是否完备。 摘要是否完整、准56、确。 凭证编号是否连续。 会计科目的运用是否妥当。 填列的金额是否与原始凭证相符。2.3 会计账簿的稽核： 会计账簿的登记是否做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。 账证、账账、账表、账实的金额是否相符。 记账差错的更正是否正确。2.4 会计报表的稽核： 会计报表的编制是否做到数字真实、计算准确、项目齐全、内容完整、说明清楚。 会计报表之间、会计报表各项目之间，凡有对应关系的数字，是否相互一致。3 会计稽核工作要求3.1 会计稽核人员要按规定严格审核原始凭证。对记载不真实、不合法的凭证，不予受理。 对弄虚作假、严重违法的原始凭证，在不予受理的同时，应当予以扣留，并及时向财务负责人报告，请57、求查明原因，追究当事人的责任。 对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求经办人员更正、补充。3.2 财务人员对违反国家法规和集团有关规定的行为，应当制止和纠正；制止和纠正无效的，应向有关领导和部门汇报。第10节 会计电算化管理制度1 会计电算化的系统配置公司使用用友软件（简称NC系统）进行财务管理。2 会计电算化的用户权限分配新进财务人员申请权限或老员工权限变更都必须由财务经理申请，报股份公司财务部受理。3 会计电算化的用户权限收回员工岗位调整要对其权限进行相应变更，员工离职要通知信息部门收回其NC权限后方可办理离职手续。4 会计电算化的安全管理4.1 明确规定上机操作人员的工作内容和权58、限，用户要对密码严格管理，密码要定期更换。4.2 为确保入帐准确，要预防已输入计算机的原始凭证和会计凭证未经审核而直接登入机内帐簿。4.3 操作人员离开座位时要退出NC系统，避免别人借机使用。4.4 操作人在使用会计软件时发现异常情况应及时反映，不熟悉的操作了解清楚再进行，杜绝误操作。4.5 操作人员不得随意修改已录入计算机和经计算机生成的会计信息（包括凭证、科目余额数据、会计报表数据、分析资料、取数公式、计算依据等）。当发生错误须订正时，经会计经理确认，将原始凭证抽出直接修改，并将修改后的凭证连同原始单据传给审核人员审核；在该凭证已记账、或已装订、或以前会计期发生的错误，则须填制调帐凭证，同59、时在被订正凭证上注明调整原因及原凭证月份及编号。4.6 操作人员不得任意作废或删除会计凭证。如因特殊原因须作废或删除凭证时，须报会计经理，并由其负责操作。作废或删除凭证应及时进行填补或整理，禁止出现断号现象。第11节 财务人员工作交接管理规定1 交接的前提条件1.1 财务人员工作调动或者因故离职，必须将本人所负责的财务工作全部移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或者离职。1.2 接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了事项。2 交接的准备工作2.1 财务人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作： 已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕。 尚未登记的帐目，应当登记完60、毕。 整理应该移交的各项资料，对未了事项写出书面材料。 编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计帐簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；移交人员还应当在移交清册中列明财务软件密码、财务软件数据磁盘（磁带等）及有关资料、实物等内容。 3 监交财务人员办理交接手续，必须有监交人负责监交。一般财务人员交接，由财务经理负责监交；财务经理交接，由股份公司财务副总经理负责监交。 4 交接内容4.1 移交人员在办理移交时，要按移交清册逐项移交；接替人员要逐项核对点收。 现金、有价证券要根据会计帐簿有关记录进行点交。库存现金、有价证券必须与会计帐簿记录保持一致。不61、一致时，移交人员必须限期查清。 会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。如有短缺，必须查清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责。 银行存款帐户余额要与银行对帐单核对，如不一致，应当编制银行存款余额调节表调节相符，各种财产物资和债权债务的明细帐户余额要与总帐有关帐户余额核对相符；必要时，要抽查个别帐户的余额，与实物核对相符，或者与往来单位、个人核对清楚。 移交人员经管的票据、印章和其他实物等，必须交接清楚；移交人员用财务系统工作的，要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接。 4.2 财务经理移交时，还必须将全部财务会计工作、重大财务收支和财务人员的情况等，向接替人员详细介绍。62、对需要移交的遗留问题，应当写出书面材料。 4.3 交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名，并应在移交清册上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人员的职务、姓名，移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。 移交清册一般应当填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。4.4 接替人员应当继续使用移交的会计帐簿，不得自行另立新帐，以保持会计记录的连续性。5 交接的法律责任5.1 财务人员临时离职或者因病不能工作且需要接替或者代理的，股份公司财务副总经理、各公司财务经理必须指定有关人员接替或者代理，并办理交接手续。临时离职或者因病不能工作的财务人员恢复工作的，应当与接替或者代理人员办理交接手63、续。移交人员因病或者其他特殊原因不能亲自办理移交的，经财务上级领导批准，可由移交人员委托他人代办移交，但委托人应当承担本规范第5.2条规定的责任。5.2 移交人员对所移交的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。 第12节 招投标管理1 百货公司招标（采购）范围及执行方法第一类，指相对于百货固定资产投资金额较大的机器设备，各项软件，包括：服务器，POS收银一体机， ERP系统，客流分析软件等，纳入集团集中采购。第二类，百货自选址的内装工程。由股份公司组织招标，集团综合管理部参与，定标结果报集团审定。第三类，宣传企划，店招，收银台，内装设计，外协单位等其他不在第一64、第二类招标（采购）项目范围内的招标（采购）项目。（长期外协单位需要股份公司介入定3家，实际业务发生时必须同时通知这3家公司进行比价）上述第三类招标行为，凡单项合同额1万元（含）以上的各类采购业务，和选择长期合作关系的外协单位的业务，均须纳入招标范围，按招投标管理规定进行控制。按招标工作界面分类，招投标项目以单次标的额为基础分为三项：第一项：各地百货公司标的额在50万元（含）以上和股份公司采购的招投标项目由股份公司组织； 第二项：各地百货公司单次标的额在10万元（含）以上，50万以下的招投标由各地百货组织，股份公司参与；第三项：各地百货公司年度标的额在1万元（含）以上，10万元以下的招投标由各65、地百货公司独立组织，招标结果上报股份公司备案。以同一业务或同一外协单位累计标的额为基础分为两项：第一项：各地百货公司与同一外协单位年度合同累计金额50万（含）以上的招投标由各地百货组织，股份公司参与。第二项：各地百货公司与同一外协单位年度合同累计金额50万以下的招投标，由各地百货公司独立组织，招标结果上报股份公司备案。2 招标（采购）计划内装等建设项目的招标（采购）总体计划，必须报集团综合管理部备案。各地公司编制各单项项目招标工作计划，报股份公司存档备案。3 招标过程控制的要点第一类招标纳入集团集中采购，各环节按集团管理制度执行，下述各项目控制重点均不含第一类招标。3.1 招标工作小组及组成股66、份公司参照集团管理招标制度拟定。各地百货公司招标小组人数必须为奇数，且不少于5人。其中包括各地百货总经理，分管副总，业务经办部门经理、财务副总经理或经理、相关技术人员应为招标小组人员及内审人员，全程参与招标。3.2 招标文件股份公司及各地百货公司参照集团招标管理制度拟定。3.3 投标单位入围参照集团管理招标管理制度自行决定。入选单位在合格供应商中选取，如果合格供应商不能满足数量要求，应通过考察、评定增加入围单位考察及评定方法参照集团招标管理制度。3.4 发标准备工作、发标、现场踏勘、招标答疑、开标、评标、定标、中标股份公司及各地百货公司参照集团招标管理制度自行组织完成。其中第二类招标定标结果须67、报集团审定。3.5 合格供货方管理参照集团招标管理制度中的供方管理。对于长期合作关系的单位招标可采用年度合格供方机制，即每年12月末对本年度合格供方名录中的合格供方进行集中评价，（评价方法应参照集团招投标管理制度中供方合格评定与履约评估指引），将评价最低的供方淘汰，并引进新的年度合格供方。对于长期合作的相同业务原则上选用3个供方。4 签订合同股份公司及各地百货公司与中标单位洽商并签订合同，其中第二类招标合同报集团综合管理部审批。第13节 实物管理1 基本规定本规定主要针对固定资产、低值易耗品、促销品、罚没抵债商品的管理。固定资产指：1.1 使用期限在一年以上的房屋及建筑物、机器、机械、运输设备68、以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。1.2 不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在 2000 元以上，并且使用期限超过二年的。低值易耗品指1.3 低值易耗品是指在一定价格范围内（单件价值低于2000元），一次使用不改变其形态、性能，可重复使用不适合计入固定资产的物品。1.4 低值易耗品按其用途分办公用品、商场用品、劳保用品和其他用品。促销品指1.5 促销品指商场促销活动时向顾客发放的礼品和为用vip积分换取的物品。罚没商品指1.6 经过供应商同意抵押的商品。2 固定资产的管理2.1 固定资产的管理责任 各公司总经理负责领导本公司固定资产管理工作。 各公司行政部负责固定资产的实物管理、69、维修管理及相关保险工作。尤其应对手提电脑、照相机、摄像机、电子录音笔等数码器材加强管理。 各公司财务部在本公司财务负责人指导下负责固定资产的会计核算。 各公司行政部、财务部在本公司总经理领导下负责固定资产的盘点清查工作。 对有专人使用的固定资产，实行“谁使用，谁保管，谁负责”的办法，落实责任部门和责任人；对于公用固定资产，由行政部负责并将责任落实到人。2.2 固定资产的购置 固定资产的购置实行“预算审批制”，即固定资产使用部门应编制“固定资产需求计划”，报当地公司行政部审批；行政部根据汇总后的“固定资产需求计划”，结合本公司固定资产使用、闲置情况，编制“固定资产购置预算”并上报股份公司股份公司70、。 行政部根据集团股份公司的批示意见实施固定资产采购。 固定资产购置的审批，按财务审批制度相关规定办理。 对不需安装的购进固定资产，行政部应会同财务部和使用部门联合进行验收，实行“会签制”，填写“固定资产验收单”。该验收单上应有采购人员、行政部负责人、财务部负责人、使用部门负责人、使用人的签字。 对购进需要安装的固定资产，必须首先由供货单位、安装单位和公司采购人员、行政部负责人、财务部负责人、使用部门负责人、使用人及相关技术人员进行验收，然后才能进行安装。固定资产安装调试运转正常达到规定标准后，由上述验收人员在“固定资产验收单”上签字确认。 采购人员将固定资产购买发票及“固定资产验收单”一同作71、为报销凭证办理报销手续。 固定资产购置后，由财务部建立固定资产明细账，进行账务管理；由行政部建立固定资产台账，确定责任部门和责任人，进行实物管理。 新购置固定资产的合格证、使用说明书、各种出厂证明、技术资料、保修证等相关资料由行政部负责保管。 本公司内部固定资产调拨时，由行政部提交“固定资产调拨单”，经财务部复核、总经理审批后，由行政部实施。 公司间固定资产调拨的审批权限，财务审批制度相关规定办理。2.3 固定资产的维修 责任部门根据固定资产状况填写“固定资产维修申请”；经行政部、财务部审核，公司总经理审批后由行政部组织实施。 固定资产维修审批权限，按集团财务审批制度相关规定办理。2.4 固定72、资产转让、外借、出租、投资、抵押固定资产转让、外借、出租、投资、抵押必须报总裁、执行总裁批准。2.5 固定资产折旧 固定资产折旧使用分类折旧率，采用“平均年限法”计提折旧。预计净残值率按5计算。 固定资产分类折旧率，按照附表中的规定执行。2.6 固定资产的盘点清查 固定资产盘点清查工作由总经理领导，行政部、财务部会同有关责任部门共同完成。 各公司必须按年度对固定资产进行盘点清查。每年十二月十五日至十二月三十日，通过盘点清查，形成“固定资产盘点明细表”和“固定资产盘盈、盘亏报告”，并由所在公司总经理签字确认。 次年一月十五日前，各公司需将经总经理确认的“固定资产盘点明细表”和“固定资产盘盈、盘亏73、报告”上报至公司股份公司行政部、财务部。2.7 固定资产的盘盈、盘亏、报废原则上，车辆在行驶里程超过15万公里后，可申请报废。但车辆保养行驶状况良好，经集团审批后，可适当延迟报废时间。固定资产盘盈(亏)报废处理审批权限，按财务审批制度相关规定执行。附表1： 固定资产分类折旧年限表序号固定资产类别折旧年限房屋20运输设备5办公用具5.其中：电子计算机5.电视机5.复印机5.传真机5.音响、录（摄）像机、照相机5.空调器、电气设备5.投影机5.家具53 低值易耗品的管理3.1 低值易耗品的购买、领用 低值易耗品的购买归口行政部门。行政部门按照审批后的预算，根据实际需求，分批分期购置。 由领用部门填74、写低值易耗品领用单，部门负责人签字后参照固定资产购买支付流程进行。行政部采购低值易耗品应了解行情、价格、质量等，选择价廉质优、服务好的供应商，量大时应采取招标的方式采购，尽可能节约成本。 采购低值易耗品要严格控制在预算以内，要取得合规的发票。3.2 验收、登记 低值易耗品购回后，其检验、清点参照固定资产进行，并办理入库手续，填写低值易耗品入库单一式三联，行政部、财务部、物管部各一份，作为记账保管依据。使用人或部门从物业管理部领取，领取时应明确保管人，个人使用物品，使用人即为保管人，部门使用物品，由部门指定管理人员，在行政部备案。3.3 低值易耗品的报销、入帐行政部凭购物发票、低值易耗品入库单低75、值易耗品预算审批表到财务部办理报销入账手续，费用在请领部门相关费用中列支。行政部按照低值易耗品入库单分类登记低值易耗品台账。 低值易耗品按照购入时一次性全额摊销。3.4 盘点年末行政部会同财务部对低值易耗品进行一次盘点，盘点结果有差异的查找原因，视情况进行相应调整，确保帐实相符。 3.5 低值易耗品调拔、盘亏、报废、损毁低值易耗品管理责任由当地公司总经理领导，行政部门负责实物管理，其调拨须经总经理批准。报废须总经理和财务经理共同批准；盘亏、报废、损毁审批权限，按财务审批制度相关规定执行。4 促销品的管理4.1 促销品的购置商场促销活动时向顾客发放的礼品，由当地百货的商品部和企划部进行前期策划，76、方案和预算报总经理，财务经理及股份公司审批。由当地百货行政部按照审批后的预算，进行购置。用vip积分换取的物品，由当地营运部提出需求，经总经理，财务经理及股份公司审批后。由当地百货行政部负责采购。促销采购控制签署相关合同多退少补行政部选择价廉质优、服务好的供应商，量大时应采取招标的方式采购，尽可能节约成本。必须取得合规的发票。4.2 验收、登记 促销品购回后，其检验、清点参照固定资产进行，并办理入库手续，填写促销品入库单一式三联，行政部、财务部、物业管理部各一份，作为记账保管依据。营运部人员从物业管理部领取。领取的物品需要营运部单独记账，顾客领用时须签字备底。发放控制财务定期检查（顾客服务部发77、放）未使用的上报的促销品在再2次促销时需使用完毕。单次促销活动作促销品购置的审核。 促销品的报销、入帐和盘点参照低值易耗品执行。5 罚没商品的管理需要罚没的商品必须提前上报股份公司商品部，股份公司财务副总，股份公司总经理。得到批准后，由商品部，营运部，财务部共同执行，清点物品，交物业管理部入库。验收、登记和盘点参照低值易耗品执行。财务对收取的抵押商品计入营业外收入。第14节 财务报表部管理制度百货股份有限公司（以下简称“股份公司”）财务报表部，是百货股份有限公司财务系统内部负责财务报表管理、ERP及各系统建设管理协助工作的部门。为科学高效的促进股份公司财务报表工作的发展，提高百货公司在整个百货78、行业财务报表工作方面的竞争优势，特制定本制度。本制度适用于股份公司及各地公司。1 财务报表部服务支持工作管理规定1.1服务支持申请 股份公司及 各地公司各部门发生财务系统相关技术问题，及时联系财务报表部门，提出服务支持申请。申请人或部门必须按要求填写服务支持申请表。 申请人或部门所属部门负责人确认服务支持内容，并在服务支持登记单上签字。 服务支持申请表交财务报表部经理审核，并根据申请内容安排相关财务报表专员解决问题，并根据相关内部收费费用标准，填写收费金额（模拟收费）。申请人负责准备服务支持所需相关资料或设备，并与财务报表部经理协商本申请的执行和完成时间。财务报表专员应在规定时间内解决相关问题79、，申请人应在工作前，提前做好相关配合准备工作。1.2 问题处理 财务报表部专员携带服务支持申请表在指定时间内完成服务支持工作，并对故障原因进行说明和记录。 如果该技术问题以前曾经发生并得到有效解决，则在问题处理完成后，将技术支持申请表归档保存。 如果该技术问题以前并未发生，则将该问题按网络问题、硬件问题、软件问题、安全问题进行分类，填写详细的解决问题的方法和技术手段，并建立该类问题技术文档，归档保存。 如服务支持问题暂时无法解决（如设备损坏、网络瘫痪等等），将转入事故处理流程。 如果服务支持问题涉及OA、ERP等信息系统的帐号申请、角色权限及用户、品牌信息、供应商信息、报表等等系统设置修改问题80、，将转入变更处理流程。1.3事故处理 对于硬件设备损坏或需要升级的，应及时上报集团综合管理部技术部及供货商进行维修、更换或升级，集团综合管理部应要求供货商在该设备维修好前提供备件供我方使用。 对于专网中断、网络设备或服务器硬件损坏导致各系统无法使用的，应第一时间上报控股集团综合管理部和相关软件系统供应商协助解决，并反馈相关故障原因，以文件报告形式上报股份公司财务报表部，说明事故发生原因和详细解决方案，报股份公司分管财务副总经理审查备案，并以内部联络单的形式报集团综合管理部备案。 对于服务器数据库崩溃、系统无法启动或数据丢失的，应第一时间上报集团综合管理部和相关软件系统供应商协助解决，并反馈相关81、故障原因，以文件报告形式上报股份公司财务报表部，说明事故发生原因和详细解决方案，以内部联络单的形式报集团综合管理部备案，同时报股份公司分管财务副总经理和总经理备案。1.4 变更处理 财务报表部将根据各系统功能，检查申请变更的内容是否符合规范及要求。 若符合要求，则根据申请内容进行相应系统修改，变更系统配置。 各地财务报表部负责各地系统的变更管理，股份公司财务报表部负责股份公司系统的变更。 需要集团综合管理部协助解决的问题，由各地财务报表经理上报股份公司，股份公司财务报表部经理审核后，提交分管财务副总经理批准后，统一提交集团综合管理部。1.5 作息时间规定各地财务报表部人员日常工作（周一到周五）82、必须保证每天2人在岗，节假日（周六、周日、各法定假日）必须保证每天1人在岗。人员工作采用互相轮岗方法，保证每周2个休息日。具体排班表，由各地公司财务报表部统一制定，并报股份公司财务报表部经理及分管副总审批。股份公司财务报表部人员执行公司统一作息时间。1.6 工作计划总结管理规定 股份公司及各地财务报表部经理每周五上报周工作计划总结，每月月底上报月工作计划总结，股份公司财务报表部经理整理相关总结，上报分管副总审核！工作计划和工作总结的制定，将作为年度考核的重要依据。 对每月发生的问题，各地报表部汇总，按问题的性质分类统计,报股份公司报表部及分管副总经理审批备案。百货财务报表部服务支持申请表 日期83、： 年 月 日服务支持内容 硬件系统 软件系统 其他所涉及的技术 软件 硬件维修 系统维护 网络管理 权限帐号 其他服务支持项目名称服务支持要求说明：附加要求：提供附件资料：申请人签字： 部门经理签字： 商场总经理签字：股份公司主管副总签字： 股份公司总经理签字：提出申请时间： 完成时间：服务支持安排及时间： 财务报表部经理签字：服务支持完成情况及问题说明： 申请人签字： 财务报表专员签名：备注：备注：1、此表随服务支持文件交各部门，得到客户反馈意见后财务报表部存档。 2、要求技术支持时，应附项目相关文件。3、服务支持申请由申请人先行填写。2 商场机房管理规定2.1 商场机房由财务报表部负责日84、常管理和维护。 2.2若发现机房计算机、网络和服务器等出现故障，应及时向财务报表部经理报告，财务报表部专员应在第一时间赶到机房，有效进行维修并做好维修记录。如发生如服务器损坏、服务器重启、专网断网、设备损坏、数据库无法启动等重大事故，必须及时（10分钟内）上报股份公司财务报表部，并同时联系集团综合管理部解决。 2.3进入机房须经得财务报表部经理同意，任何人未经允许不得擅自进入机房。 2.4须保持机房整齐清洁，财务报表专员每周应打扫机房的卫生，不准在机房内存放其他与机房工作无关的物品。2.5如发现机房有失窃情况，应及时向当地公司领导报告，并向股份公司财务报表部汇报。 2.6机房负责人工作岗位变动85、时，应向接任的负责人办理书面移交手续。 2.7必须严格遵守机房的安全、防火制度，严禁烟火。不准在机房内吸烟、使用明火。未经领导批准，严禁将照相机、摄像机和易燃、易爆物品带入机房。 2.8机房、机柜钥匙由指定的财务报表人员保管一把，其它留财务报表部经理管理，不能随意转借。丢失要声明，出入随手关门。 2.9 机房工作人员要掌握防火技能，机房内要有灭火设备及工具，定期检查消防设施是否正常。出现异常情况应立即切断电源、报警，用灭火设备扑救。 2.10机房内的设备或配件更换，机房管理人员必须登记在册，非本机房的维修人员不得动用机房内的设备。 2.11不得在机房内玩游戏或上网聊天，不准在机房内做饭、吃饭、86、吃零食，睡觉、会客、闲谈和喧哗打闹。 2.12财务报表人员要将外来人员进入机房情况向主管领导及时报告并记录，非工作人员进入机房，要事先征得同意；未经许可一律不准触碰开关和设备。 2.13 机房内各种设备要定期进行维护和保养，计算机数据库重要数据要定期备份，做好计算机病毒的防治工作。2.14 服务器和交换机等设备无特殊情况不得随意关闭，各种设备必须接UPS不间断电源，以防止突然停电对设备造成损坏和资料丢失。3.日常巡检管理规定3.1 每天早上营业前30分钟、晚闭店前30分钟，财务报表部人员由商场一层至顶层逐层检查POS机设备及网络使用是否正常，填写设备巡检登记表，由巡检人员和POS机收银员共同签87、字确认。3.2 如果遇到有设备或网络问题，第一时间通知财务报表经理，并做好设备问题登记，财务报表经理应立刻安排报表人员对损坏或不能使用的设备进行检修或更换，填写商场技术支持登记表。3.3 对损坏严重且不能立刻维修的设备要立即联系集团综合管理部和设备供应商维修，并从库中提出备用设备进行更换，以免影响店面销售和员工办公使用。3.4 每天营业前1小时，财务报表专员必须到达机房，检查机房所有设备和网络是否正常工作，填写机房巡检表（张贴于机房内墙上）。3.5 如果遇到有设备或网络问题，第一时间通知报表经理，并做好设备问题登记，报表经理应立刻安排报表人员对损坏或不能使用的设备进行检修或更换，填写商场服务支88、持登记表。3.6 对损坏严重且不能立刻维修的设备要立即联系集团综合管理部和设备供应商维修，并从库中提出备用设备进行更换，以免影响店面销售和员工办公使用。4 ERP系统管理制度4.1 新店开业筹备管理规定 商场网络系统筹备工作规定(1)商场局域网设计由集团设计规划院负责，商场财务报表人员必须对综合管理部设计的网络信息点位图和楼层平面图进行审核，确保每个POS机点，最少2条8芯五类线路，并必须在开业前经过逐一检测，确保商场POS机收银使用。(2)商场使用的集团专网及相关设备，由集团综合管理部负责建设，集团专网必须在各地商场人员正式进驻前完成安装和调试，否则将影响商场开业，各地财务报表人员，需要协调89、各地网通及集团综合管理部，确保专网建设的正常实施。(3)金卡工程专线，由各地财务报表部联系并负责协调和协助安装。 商场硬件设备筹备工作规定(1)商场使用的服务器、POS机，条码打印机及耗材等相关设备根据集团综合管理部组织的招标结果，股份公司负责具体采购，各地在开业前2个月，必须提交正式采购申请，股份公司及集团各级领导审批后订货采购。(2)服务器等设备应当在商场开业前一个月到货，由集团综合管理部统一安装、调试和验收，各地财务报表人员配合工作。(3)商场用PC机、中间件服务器、机柜、打印机及其耗材等设备由各商场行政部根据需求在开业前一个月内统一采购，并安装调试。(4)金卡工程服务器由银行提供，商场90、财务报表部负责协调银行，在开业前一个月内必须安装调试到位，财务报表部人员负责协助银行进行设备安装。4.2 ERP实施筹备工作规定 商场ERP系统实施前，由股份公司与软件供应商签订系统实施协议，由软件供应商安排实施人员，并提供具体实施计划，由集团综合管理部项目经理进行协调。 由集团综合管理部项目经理协调软件供应商，要求项目实施人员，必须在开业前一个月到店，进行系统实施准备和培训，各地公司财务报表部人员负责培训后的考核。 集团综合管理部项目经理与软件供应商负责整个项目的实施工作，股份公司及各地财务报表部人员共同配合。 各地公司商品部、营运部、财务部、财务报表部必须在开业前1个月，上报如下资料：合同91、供应商信息、商品资料（包括单品）、楼层组织架构、专柜信息、品牌资料、员工资料（工号、姓名、职务、对应IP地址）、ERP角色及权限 、VIP规则及积分信息 、当年促销活动规则及安排计划 、POS机编号、IP地址规划 、付款方式及银行卡扣率等信息。股份公司审核上述信息后，由各地公司财务报表人员和结算会计负责录入系统数据。 储值卡及VIP卡制作，参考财务部制定的电子提货卡管理流程执行。 新开商场在开业前一个月确定商品价签、条码、发票打印格式。 各地公司财务部掌握NC系统及相关软件供应商接口的会计分录。4.3 ERP系统培训考核管理规定 ERP系统培训管理规定（1）系统培训工作由财务部、财务报表部负92、责根据软件供应商提供的培训计划执行,各地公司商品部、营运部、财务部、财务报表部等各部门所有人员必须参加，不得无故缺席旷课。（2）培训按ERP系统不同功能划分多个课程，各部门除参加本部门使用的模块方面的培训课程外，还应当参加或旁听与自己工作衔接紧密的其他功能模块的培训，以免在工作中出现差错。（3）培训期间必须进行上机模拟训练和测试。 考核管理规定（1）所有参加培训的人员必须通过考核方能上岗。（2）考核由各地培训经理组织，软件供应商培训老师出题，股份公司及各地财务报表部经理监督执行。（3）考核采用闭卷考试和上机考试相结合方式，不得抄袭他人答案或协助他人上机，一旦发现有作弊行为，考试结果将按不合格处93、理。（4）考试由软件供应商老师及各地培训讲师阅卷、打分，总分在80分以上人员，视为考试合格，直接上岗。80分以下人员，需参加软件供应商老师组织的补充培训，并重新参加考试，如果考试结果仍为“不合格”，则取消该员工的录用资格。4.4 ERP资料录入管理规定 股份公司系统资料录入规定（1）各地新开商场必须提前一个月上报股份公司财务报表部需要录入的资料。（2）股份公司财务报表部人员审核录入的资料是否正确，确认资料是否与原系统已经设置的资料有冲突，确保系统的准确性。（3） 份公司财务报表部专员在审核资料后，录入股份公司系统数据。包括：新开商场组织架构、品牌信息、人员角色权限信息、财务信息、工作站设置等等94、。 商场系统资料录入规定（1）各地公司商品部、营运部必须在开业前一个月，将合同及供应商资料、商品资料（单品）、开业当年度促销活动计划方案等内容，提交各地公司结算会计、财务报表部。（2）结算会计根据商品部及营运部提供的商品数据，录入合同、供应商信息、商品资料、促销单、降抽单、返券单、返券卡、特卖码、专柜码等所有信息，财务报表部经理进行审核。（3）VIP中心根据商品部提供的资料录入VIP折扣分担及VIP积分设置，制作VIP卡。（4）营运部负责打印商品条码、商品标签，并发放给各楼层及各柜组粘贴。（5）财务报表部经理设置商场各部门人员角色权限、工作站及ID。（6）各种促销活动及参加活动的供应商设置等信95、息（供应商确认函）必须提前三天，通过OA，经过各地公司总经理审核后，提交给结算会计，否则不予录入。无供应商确认函并参加促销活动的需要单独由总经理批准后交财务部录入。三个月收不到确认函或者不进行缴纳费用需及时报股份公司商品部总经理处理4.5 系统上线试运行管理规定 机房服务器及设备安装管理规定（1）机房建设由各项目公司负责在开业前45天建设完毕并交付使用，机房建设安装标准由集团综合管理部制定，机房建设由集团综合管理部按照标准协调各项目公司执行，各地公司财务报表部负责协助集团综合管理部工作，如果在机房建设中出现任何问题，须请示集团综合管理部解决。（2）服务器、存储、数据库、双击软件和软件供应商系统96、，由集团综合管理部及软件供应商负责安装、调试和验收，各地财务报表部人员协助工作。（3）UPS不间断电源由供应商派人安装，商场财务报表部人员协助安装，并进行设备验收。机房要求支持10KVA的UPS不间断强电电源，并双路供电。4.5.2 POS机等设备安装管理规定（1）POS机在开业前7天内安装完毕，每台POS机须配UPS。（2）POS机及其打印机须在安装后进行设置和调试，如黑标打印、打印格式测试、扫描枪设置、键盘键值确认、双显示屏测试等。（3）财务报表部经理配合企划部制作广告宣传片，并发布到POS机上进行调试。（4）检查POS网络、电话、金卡工程、银行POS是否工作正常。（5）协助收银员对POS97、机进行检查和试用。 系统测试及试营业管理规定（1）营业前，必须对所有收银员进行半天压力测试，使其熟练掌握POS机各种功能和收银过程。（2）必须在营业前进行数据核对，测试参与部门：各地公司财务部、商品部、营运部、财务报表部。（3）检查内容：A 财务报表部人员及收银员测试POS机硬件设备、金卡工程、银行POS、电话是否正常。B 营运部检查所有商品是否打印条码及价签，是否全部粘贴到商品上。C 商品部审核财务部结算会计录入的合同、商品数据、活动促销单、返卷单，活动升降抽单、特卖码，专柜码是否正确。D 客服部经理检查VIP积分、VIP折扣是否录入正确。E 营业员到POS收款机与收银员一起逐条扫描商品单品98、专柜、特卖条码，商品价格，有促销单的，要检查返卷及价格是否正确无误。（4）股份公司财务报表部经理对系统上线前的整个检查测试工作进行监督和指导。（5）系统数据检测无误后，由软件供应商在试营业前一天，清空所有测试数据，商场财务报表部人员协助软件供应商工作。（6）商场在开业前三天进行试营业，通过试营业检查系统数据的准确性、收银员、营业员工作的准确性、系统的稳定性、数据库、服务器和专网的可靠性等，确保正式营业，系统上线无任何问题。4.6 ERP系统角色权限申请，需求变更规定 商场系统的角色权限变更（1）各地公司根据自己的情况，填写服务申请表，并经申报部门负责人，各地公司总经理审批后，报各地公司财务报99、表部。（2）各地财务报表部根据申请，增加、变更相关角色权限设置。（3）各地财务报表部将申请表存档备查。 股份公司系统的角色权限变更（1）在组织架构及员工职务变更或新员工入职三天内，由股份公司或各地公司人力资源部，填写服务申请表，经申报部门负责人，各地公司总经理、股份公司分管财务副总审核后，由股份公司财务报表部一周内执行完毕（2）股份公司财务报表部经理根据系统设置情况，审核通过，进行系统修改。或审核不通过，退回申请人，并写明原因。4.7 数据库备份与恢复 股份公司系统数据库备份由集团综合管理部负责。 商场系统数据库备份（1）商场服务器采用双机互备份，数据库采用自动备份，由集团综合管理部负责安装和100、处理。（2）各地财务报表部每周，将各商场服务器备份文件拷贝，手工备份留存在台式机电脑中。（3）数据库恢复由集团综合管理部负责，各地财务报表部配合工作。 4.8 服务器、pos硬件管理 服务器（1）商场服务器由集团综合管理部安装，各地财务报表部人员协助工作。（2）各地财务报表部定期对服务器进行检查，清理灰尘，保持机房清洁。（3）服务器定期重启，释放系统内存，保证服务器的稳定运行。（4）服务器损坏或数据库无法启动，应第一时间通知当地维修站、集团综合管理部及股份公司财务报表部解决。供应商应保证在4小时内解决问题，各地财务报表部人员应协助集团综合管理部解决故障。4.8.2 POS机等硬件设备POS机硬101、件设备管理按日常巡检制度执行。4.9 网络管理集团专网由集团综合管理部负责，各地财务报表部配合集团工作，出现专网断网、故障，应第一时间通知集团综合管理部、股份公司财务报表部、当地电信运营商解决。 商场局域网由各商场财务报表部负责，出现问题立即解决，并填写服务支持申请单记录，并留存。4.10 数据、报表上报 财务报表部每天中午前向股份公司财务报表部提交前一天财务汇总报表，股份公司财务报表专员汇总各地报表，统一上报分管财务副总经理。 各地财务报表部在每天毕店后，通过短信方式将各地销售数据发送给指定领导。 各地公司财务数据为公司重要商业机密，不得将财务数据泄露给其他公司和个人。 公司其他部门人员如需102、使用系统，查询相关数据，上报经股份公司分管财务副总经理及总经理签字后，财务报表部方可提供相关资料。 5 单品管理制度5.1 单品管理营运规定 商品资料收集及新增商品规定（1）商品部负责收集商品资料单品数据，包括颜色、规格尺寸、价格、数量等相关信息，填写商品资料新增单，经商品经理审核后，报结算会计录入系统。（2）结算会计根据商品资料新增单录入ERP系统，财务报表部审核后生成商品编码，将所有条码信息打印或拷贝给营运部及商品部。（3）营运部根据财务报表部生成的条码号打印条码，商品部通知供货商上货。（4）商品上货后，由营运部及商品部负责检查商品是否全部打印条码，并将所有条码粘贴在商品上。（5）财务收银103、员与营运部营业员进行验码，检查所有商品是否已经录入系统并录入数据准确。（6）如准确，则上柜进行销售，如不准确，则根据原始单据逐步核对修改直至完全准确。（7）凡是商品资料新增单没有填写且系统无单品数据的商品禁止销售，一经查出将由商品部对供应商进行严肃处理。 已有商品数据，供货商补货规定（1）已经在系统中录入的单品商品，供货商需要补货，则首先填写补货申请单，填写补货数量，提交给商品部及营运部。（2）营运部根据补货数量打印相应数量条码，并由营业员将该条码粘贴在商品上，准许销售。（3）营运管理人员检查商品是否全部粘贴好条 商品调货退场管理规定（1）供应商将商品调整出柜，须首先填写商品调整单，报商品部经104、理及营运经理，写明退场商品的条码等信息。（2）商品部及营运部在商品调整单上签字确认后，报结算会计。（3）结算会计根据商品调整单录入系统中退场单，然后淘汰该商品编码，反馈给商品部及营运部。 （4）营运部核对该类商品数量，将该商品条码收回销毁。 商品价格调整规定（1）单品管理商品进行价格调整，首先商品部应予供货商谈判，并填写价格调整单，注明调整价格的商品编码和原价，现价。（2）商品部签字确认后，报结算会计，结算会计在系统中填写历史进价调整单，并反馈给商品部及营运部。（3）营运部根据该单据打印新的商品条码，由营业员粘贴于商品上，同时收回原有条码，并销毁。 商品盘点（1）对于单品管理，应定期由商品部、105、营运部进行商品盘点工作（自营商品必须有各地公司财务人员参加），盘点库存与系统数据是否符合，包括价格，数量等，并填写商品盘点表。（2）如果核对有误，将商品盘点表报财务部结算会计，通过商场盘点管理进行维护。5.2 单品管理实施步骤 各地公司根据自己的情况制定单品管理实施计划，确定具体实施阶段和实施时间节点，报股份公司财务分管副总审批。商品部根据实施计划，逐步收集供应商商品数据，核对商品资料，与营运部核对商品库存。 财务部结算会计将商品部及营运部核对正确的数据录入系统。 营运部打印新条码，并粘贴在商品上。 按单品管理营运规定执行单品管理制度。 6 企业网站、电子商务系统管理规定6.1 企业网站由股份106、公司企划部及分管财务副总经理确定风格、版式。6.2 由股份公司营运部、企划部、各地公司提供并录入网站内容、资料及图片等数据。6.3 由股份公司财务报表部提供技术支持和技术管理6.4 网站服务器、专网、设备、数据库管理、系统维护由集团综合管理部负责，财务报表部配合工作。6.5 电子商务系统由财务报表部负责管理和维护。内容的更新和系统的调整必须经分管财务副总经理审核后，进行更新。7 网站信息（文字、图片资料）发布审核制度7.1 在网站发布的信息必须符合国家法律和法规，不得含有下列内容： 违反宪法所确定的基本原则； 7.1.2 危害国家安全，泄露国家秘密，煽动颠覆国家政权，破坏国家统一； 损害国家的107、荣誉和利益； 7.1.4 煽动民族仇恨、民族歧视，破坏民族团结； 7.1.5 破坏国家宗教政策，宣扬邪教，宣扬封建迷信； 散布谣言，编造和传播假新闻，扰乱社会秩序，破坏社会稳定； 散布淫秽、色情、赌博、暴力、恐怖或者教唆犯罪； 侮辱或者诽谤他人，侵害他人合法权益； 法律、法规禁止的其他内容。 7.2 股份公司设立信息发布管理小组，由股份公司领导以及报表部人员组成，负责对网站发布的信息进行审核与管理。7.3管理小组对发布内容要严格审核、管理，以确保网站信息的合法性、真实性、准确性、及时性，坚决禁止不健康的信息上网。7.4股份公司各部门以及各地百货公司均指派一人担任信息员，主要负责采集、编录本部门108、以及各地公司的信息并向股份公司报表部提供。信息员对所提供的信息内容负责。请各部门及各地公司将信息员名单通过OA于2月29日前统一提交股份公司报表部。7.5信息员采集的信息经股份公司各自部门总经理或各地百货总经理校审并签字后交由信息发布管理小组审核，根据分级发布和分级负责原则，对 照有关规定审定方可提交网站上网发布。7.6 上网的信息必须经审核，并以电子文档形式进行登记。未经审签的信息不得以任何理由或借口在网上发布。7.7 为保证网站信息的及时性、有效性，股份公司各部门及各地百货各自指定的信息员每周一次向总公司的信息发布管理小组提供网站更新信息，截止时间为每周五中午12点，如本周没有需要发布的信109、息，则需要各部门及各地公司总经理签字，提交股份公司报表部。7.8 如临时有很重要的信息需要马上在网站进行发布或者更新的，所发布的内容需走OA审批流程，先提交给报表部，经股份公司分管财务副总及总经理审批后，由股份公司报表部统一提交。7.9 网上发布的文件、数据、文字及图像等信息统一由股份公司的报表部管理。7.10 各部门及公司网站信息员必须认真处理网站数据，数据上传后均需及时检查，如发现问题，及时向股份公司报表部说明。8 视频会议管理规定8.1股份公司及各地公司如需召开视频会议，应提前2天通知财务报表部，由财务报表部负责会议设备。8.2 会议召开前，应提供会议流程、参加人员、需要使用的电子文档，110、并填写服务支持申请单。8.3 会议期间由财务报表部人员进行设备调试支持。8.4 会议结束后，会议申请人或部门应当配合财务报表部整理设备。9 OA、RTX、邮箱帐号管理9.1 公司OA、RTX、电子邮箱由集团综合管理部负责维护管理，行政部人员为OA关键用户，人力资源部为EHR关键用户，财务报表部人员为RTX、内部电子邮箱和ERP系统的关键用户。9.2 在组织架构及员工职务变更或新员工入职三天内，由股份公司或各地公司人力资源部，填写服务申请表，经申报部门负责人，各地公司总经理、股份公司分管行政人事、分管财务副总审核后，由股份公司财务报表部一周内执行完毕。9.3 财务报表部将申请资料输入系统，由集团综合管理部调整。调整后，应立即通知申请人或部门开通使用。