1、地产公司档案、出差及办公资产管理制度汇编编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录一、xx集团印签管理规定3二、档案管理制度4三、出差管理制度7四、办公资产管理制度9五、办公用品管理制度13六、xx集团下属各公司车辆管理规定15七、笔记本电脑管理规定18八、内务管理制度19九、上海总部门禁管理规定24十、总部信件收发管理规定25十一、上海总部报刊订阅管理规定26十二、机票管理制度26十三、通讯费管理制度28十四、上海总部宿舍管理办法28十五、大型活动组织流程与指引29 一、 xx集团印鉴管理规定1. 用途：a) 集团公2、章的用途：用于以集团名义对外发出的文件、介绍信、证明材料、报送材料、投资收购协议，以及各中心、部门对外发文（文件）、重大事项通知。b) 集团合同专用章的用途：用于以集团名义对外签订的项目开发、材料采购、战略合作、房屋销售、房屋租赁以及其他业务外包、业务合作的合同和协议。c) 集团人事部印章的用途：用于以人力资源管理中心名义对外出具的材料、证明类文件，以及内部员工的调动、奖惩说明、内部介绍信。d) 集团发票专用章的用途：用于开据商业发票，由会计（报税职能）保管。e) 集团法人章与财务专用章的用途：用于银行款项支付、收款以及财务相关业务。2. 刻制：xx集团所属各部门、各公司的各类印鉴刻制，须行政3、副总裁审批后，由使用部门、公司刻制，并至行政管理中心备案。印鉴形状、规格和材质选择用按有关规定执行。3. 启用：新印鉴启用时，由行政管理中心统一留存印鉴样式。4. 管理：行政管理中心建立印鉴档案，包括名称、用途、状态、保管人等，其中状态包括印鉴的启用、转移、作废。5. 审批：a) 集团印鉴使用，须由经办人填写印鉴会签单，按权责手册规定完成审批后，交由印鉴保管人盖章。b) xx集团所属各公司公章、合同专用章使用，须由经办人填写印鉴会签单，按经办人分管部门负责人审核公司双签人审批后盖章。对于公司重大事项的发文用印，须xx集团副总裁以上领导审批后，交由印鉴保管人盖章。c) xx集团所属各公司财务类印4、鉴使用，须由经办人填写印鉴会签单，按经办人公司财务部负责人审核公司双签人审批后，交由印鉴保管人盖章。d) 印鉴保管人应审查须盖章文件，发现问题应及时反馈，确保不发生错用、滥用印鉴情况。e) 印鉴保管人应在每年底将年度的印鉴会签单汇总并装订成册并记入档案。f) 任何部门、公司或个人，都不得使用空白信笺加盖印鉴；多页文件在使用印鉴时必须加盖骑缝章。g) 重要合同、协议（如投资协议、设计类合同、工程类合同、采供类合同等），须由印鉴保管人盖章后保存一份原件，每季末移交给档案室存档。6. 保管：a) 印鉴保管须遵循三章分离原则，即公章、合同专用章，法人章，财务章分离保管。b) xx集团总部公章、合同专用5、章，由行政管理中心行政部贝晓琼保管。c) xx集团总部法人章、钢印、私章由总裁秘书许华琳保管。d) xx集团总部财务章由财务管理中心总经理保管。e) xx集团人事部印章由人力资源中心人事部负责人保管。f) xx集团所属各公司法人章由各公司负责人保管；公章、合同专用章由各公司总经办负责人保管；财务章由各公司财务部负责人保管。7. 交接：印鉴保管人因人事异动不再履行保管职责时，需办理印鉴移交表，清单内容包括：印鉴名称、移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等信息。8. 停用：停用的旧印鉴，使用部门/公司须交由行政管理中心进行封存，在管理台帐上载明封存或销毁信息，并发布公告。9. 遗失：印鉴如不慎遗6、失或被盗，保管人要及时向行政管理中心汇报，如属被盗情况应及时向公安机关报案。10. 相关表单a) 人力资源事项印鉴会签单b) 行政事项印鉴会签单c) 财务事项印鉴会签单d) 成本事项印鉴会签单e) 通用事项印鉴会签单二、 档案管理制度1. 档案资料管理职责a) 各部门（各公司）应根据工作性质设置兼职的档案管理人员：n 负责本部门（各公司）所有审签文件（即业务审批、合同及相关文件）、往来文件的收发、管理工作。n 负责收集本部门（各公司）工作中形成的所有原始记录、档案、资料。n 对各部门（各公司）业务经办人移交的业务档案资料进行分类整理、归档，及时向公司移交成套的业务档案资料正本原件。部门（各公司7、）负责保管该套资料的副本、复印件。n 接受行政管理中心档案专员对其档案管理工作的监督、检查和指导。b) 各部门（各公司）业务经办人:n 各部门（各公司）业务经办人负责按xx集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表收集、分类、整理各类本人经办的各类文件资料，并于业务阶段性完结或全部完结后，移交本部门（各公司）档案管理人员，由本部门（各公司）档案管理人员按要求移交行政管理中心档案专员（详见xx集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表）。c) 行政管理中心n 是公司档案资料的归口管理部门，负责档案管理制度的制定和指导执行。 n 负责对应归档业务记录及档案资料的接收、标识、整理、保存和日常管理。n 根8、据实际情况，负责对失去保存价值的档案资料提出处理、销毁意见。n 负责对公司各部门（各公司）的档案工作进行监督、检查和指导。n 协助项目竣工备案后工程档案的移交，并负责移交后工程档案的管理工作。2. 档案资料管理原则a) 公司档案资料管理分为三个层次：n 行政管理中心n 各职能部门/各公司的档案管理n 业务经办人员的文件管理b) 公司档案管理遵循统一存档、分级管理的原则。所有业务记录及档案资料必须按规定及时移交，集中统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用，任何个人不得据为己有。3. 档案的收集、归档a) 行政管理中心档案专员对收到的资料的有效性进行核查并及时办理收文登记，根据资9、料来源及重要性对资料进行分类,并编制资料名称编号目录表，资料存放在档案袋盒中须与资料目录一一对应。b) 各中心/各公司档案人员按照xx集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表将各类档案分类、归档，按时向行政管理中心移交需要公司存档的文件。对于归档范围内的文件，归档要求如下：n 需要管理层签字的文件，由秘书保留一份原件，各业务经办人员可留存签批文件的复印件。n 需要盖章的文件，由印鉴管理人员保留一份原件。n 各类荣誉证明、奖座、奖杯等文件，由经办人收到后即时存档。n 所有文件的交接，均须填写资料交接登记表。c) 根据各种文件形成特点及规律确定相应的归档时间：n 即时归档移交：政府部门相关的批示性10、文件材料、法规性等属绝密性的资料应即时移交、归档。n 按工作阶段归档移交：如工程类的竣工资料等档案资料，在工程进行过程中，在每一个工作阶段完成后，把该阶段形成的资料整理归档移交。n 按子项目结束时间归档移交：如工程类的招标文件资料等,在工程进行过程中，每一个分包工程的招标工作完成后，将该分包工程招投标有关的文件资料归档、移交。n 按年度归档移交：一般的管理文件资料,一般在形成的第二年上半年内向档案室移交。d) 文件材料归档要求n 凡归档移交的档案资料，必须保证所有资料为原件，需做到内容真实，各种签字盖章齐全，无涂改现象。n 归档的文件材料，必须做到书写材料优良，字迹工整，图样清晰，有利于长期保11、存，手写部分一律用碳素墨水钢笔或者碳素墨水签字笔书写，禁用铅笔、圆珠笔等书写。n 各类归档材料一般为一式一份。n 归档资料、图纸幅面大小应按A4规格折叠，装订结实、编号连续。n 档案移交归档时，要编制档案移交清册，纸质的一式三份，经交接双方、监交人签字后，双方各执一份，另一份作检索用，同时要提供可编辑用的EXCEL目录清单（包括卷内目录清单和案卷目录清单）。n 如不符合归档要求的，档案室有权拒绝接收，直至需要移交的单位整改符合要求后再接收。e) 档案管理人员对所接收的资料进行分类、整理后，按照档案分类、归档、编号、保管期限对照表进行检索号编号。n 所有检索号要求必须具备连续性，对于合同类档案，12、应在合同整体移交后，按合同发生的时间顺序进行重新整理，补充合同视作独立合同，全部加编检索号，n 其他文件如各部门（各公司）均已自行编号，则在移交后，由档案专员统一整理，加编检索号。4. 档案资料保管a) 集团档案专员负责按有关管理规定确定公司档案资料保存期。b) 账物相符。保障档案材料完整无缺，档案资料收进、移出、保存、销毁都必须严格的手续，做到增减有据，数字准确，确保档案资料不散不丢。c) 档案库房设专人负责管理，非档案管理人员未经批准，一律不准进入档案库房内。d) 档案资料要装放在档案柜内，排列要整齐、美观，保持库房内空气流通。e) 存储档案资料的磁盘、光盘等磁性介质应妥善保管。备份盘装在13、保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。5. 档案资料保密及使用a) 档案资料的保密n 档案资料的密级由营运管理中心（各公司档案人员）统一标注、加盖密级印章。b) 档案资料的使用n 借阅档案须填写档案资料使用审批表，经授权人签字同意后，方可从档案管理人员处借阅，并登记于档案使用登记表。n 档案资料用后应及时归还，档案管理人员有义务按期催还，并应严格进行清点、办理退还手续。n 借阅的档案资料要求按期归还，如有丢失、损坏或泄露，视情节轻重追究当事人的责任。n 借阅者对所借阅的档案资料的安全、保密和完整负责，不得随意损坏，涂改、沾污、标记、拆散、抽页、折角、转借，更不得丢失。n14、 档案管理人员要熟悉所管辖的档案资料情况，编制卷内目录、全引目录检索工具，以便及时准确地提供档案利用。6. 档案资料统计a) 档案资料的收进和移出随时进行登记，并出具月统计报表。b) 全宗和案卷数量要每年年底汇总、核对一次。c) 档案管理人员应及时准确地掌握并记录档案资料的利用情况及效果。7. 档案资料鉴定和销毁a) 档案资料的鉴定n 对已超过保管期限的档案，档案管理人员组织定期鉴定。n 鉴定档案在分管领导主持下，由公司档案管理人员、部门（各公司）档案管理人员和有关业务部门（各公司）相关成员组成鉴定小组共同进行。b) 档案资料的销毁n 鉴定工作结束后，鉴定小组对确无保存价值的档案，编制档案资料15、销毁清单，提出销毁建议，提交分管副总裁审批后实施。n 档案资料的销毁程序- 销毁档案时，必须指定两人以上专人对照档案资料销毁清单检查待销毁的档案资料，确认无误后，方可销毁。- 销毁后，负责销毁人员应在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并签名盖章。- 档案资料销毁清单及报告由档案室保存。8. 档案资料管理责任a) 有下列行为之一的，应对直接负责人给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：n 损毁、丢失属于公司所有的档案资料。n 未经批准，擅自提供、抄录、销毁属于公司所有的档案。n 有意涂改、伪造档案。n 档案管理人员玩忽职守，造成档案损坏或遗失的行为。9. 相关表单a) 档案使用登记表b) 16、档案资料使用审批表c) 档案资料销毁清单d) 资料交接登记表10. 档案管理作业指引xx集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表xx集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表三、 出差管理制度1. 出差申请a) 员工出差通过PD系统网上申请，按照权责手册完成审核/审批；未经授权人批准私自出差，一律视为旷工，出差费用不予报销。b) 出差人员应提高办事效率，缩短出差时间；出差人员返回后三天内，应根据出差计划向中心总经理提交出差工作报告。c) 总部统一组织的大型活动，如奠基、开业等，由活动主办单位提出总部参加人员名单，经总裁或执行总裁批准后，通知相关人员并报备相关人事管理部门。d) 各单位应合理安排出17、差，能通过电话、视频方式沟通解决问题的不安排出差面谈；确需面谈或到异地解决问题的，应指派相关人员出差，无关人员不得随行。2. 出差补贴a) 出差补贴是公司予以出差人员的在途餐饮补助，出差期间按旅程实际天数发放出差补贴，不再报销餐费。b) 财务部门应严控差旅费预算，各单位应在公司核定的出差费用预算内，有计划地安排员工出差；超预算的差旅费不得报销（包括不得在以后的差旅费或其他费用预算中报销）。c) 补贴标准：地点补贴标准港、澳、台、国外150元/天一类城市：北京、广州、深圳、天津、重庆100元/天二类城市：青岛、济南、苏州、无锡、常州、杭州、镇江、厦门、福州、晋江、泉州、郑州、南京、武汉、成都、合18、肥、长春、沈阳、南昌、西安及其他省会城市80元/天三类城市：泰安、海阳、即墨、济宁、宿迁、盐城、安溪、龙岩、新乡、洛阳、蚌埠、包头及其他50元/晚d) 因工作会议或培训出差，会议或培训提供统一用餐的期间，不给予出差补贴。e) 总部人员到下属公司出差，应与员工同吃工作餐；下属公司不得专门安排宴请接待；出差人员如参与公务接待，应主动填写出差人员接受招待用餐申报单，发生招待用餐的扣除出差补贴（中、晚餐各占出差补贴的50%）。f) 出差当天及最后一天的补贴原则：中午12：00之前出发或之后到达补贴按一天计；中午12：00之后出发或之前到达按半天计；一日之内在不同城市工作人员，以当晚住宿地区确定补贴标准19、。3. 住宿标准a) 根据员工职位级别，按以下标准安排住宿：地点副总裁级以上总经理级副总经理级高级经理/经理级专员港、澳、台、国外实报实销实报实销实报实销实报实销实报实销北京、广州、深圳可入住五星级或当地相当标准酒店，不超过1000元/晚500元/晚400元/晚350元/晚250元/晚直辖市、省会及沿海开放城市400元/晚350元/晚300元/晚200元/晚其他城市350元/晚300元/晚250元/晚200元/晚xx旗下酒店厦门太仓城阳泰安晋江海阳李沧标房/大床房400350350350350250150套房550500500500500350注：以上住宿标准包括服务费和城建基金。b) 除中心20、总经理及以上级别外，同性员工出差原则上应合住二人房或三人房；若级别不同可选择与同行高级别同酒店的标准房入住，并按实际房费报销；因陪同客人等特殊情况须选择星级酒店入住时，应请示分管副总裁批准方可住宿。c) 总部员工到各地出差，住宿首选经济型酒店；员工出差所在地已有xx所属酒店，应首选xx酒店，按级别规定的相应房型入住，并按内部优惠房价进行报销。根据因公务需要入住其他星级酒店应控制在职级规定的住宿标准范围内。d) 公司统一安排的大型活动，如奠基、开业活动指定参会人在统一安排的酒店入住，该住宿费由主办单位统一结算；其他的出差住宿费由员工本人自行结算回本单位按标准报销。4. 费用报销a) 出差人员报销21、出差费用，通过PD打印已经审批过的出差申请单出差人员接受招待用餐申报单及相应的财务凭证，并按规定于出差回来后15天内报销。无出差人员接受招待用餐申报单不予核算出差补贴。b) 凡未在规定期限内办理出差审批手续的，财务管理中心不给予报销相关费用。c) 监审部对差旅费用过多的单位应立即进行核查审计。5. 其他a) 往返交通应根据实际情况选乘飞机、轮船、火车、长途汽车；晚间20：00次日早上7：00之间或白天乘坐火车连续5小时以上，可购买卧铺车票。b) 总部各中心副总级及以上人员乘飞机出差到各公司，可由该公司安排车辆接送，高级经理级及以下人员应自行搭乘火车或巴士前往目的地。c) 总部员工前往各公司出差22、，应提前一天将工作联系单书面通知该公司总经理或办公室，告知出差人员姓名、性别、职务、级别、出差事由、到达时间及其他需各公司准备或配合的事项等，工作联系单由中心总经理签发。d) 员工出差根据行程路线能乘坐动车或高铁的，应首选动车或高铁；总经理级以上可乘坐一等座位，副总级和副总以下可乘坐二等座位。e) 员工在沪宁、沪杭及周边城市间出差，完成公务后可当日往返的不安排住宿。6. 相关表单a) 出差工作报告b) 出差人员接受招待用餐申报单四、 办公资产管理制度1. 办公资产购置a) 总部各中心及下属各公司的办公资产配置标准由指定资产管理部门统一制定。b) 总部各中心及下属各公司根据工作需要，在制定月度预23、算时，先提出办公资产需求计划，经单位负责人审核后，按所属分别报指定资产管理部门汇总。c) 对于总部各中心及下属各公司的办公资产需求，若能进行内部调配的，应优先考虑调配，否则进行购置。d) 总部各中心办公资产购置n 总部各中心的办公资产分别由指定资产管理部门负责购置。相关中心需购置办公资产时，预算内的，直接交由指定资产管理部门负责购置；预算外且标准配置内的，则先由申购中心填写办公资产采购审批表，按以下权限完成审核/审批：- xx地产：金额2万元，审批步骤为：申购中心总经理-行政管理中心行政部-行政副总裁审批。金额2万元，审批步骤为：申购中心总经理-行政管理中心行政部-财务管理中心-行政副总裁-执24、行总裁。审批完成后，由行政管理中心行政部、财务管理中心财务部备案。n 超出标准配置的办公资产采购申请，均按金额2万元以上流程审批。n 定点采购供方在指定时间直接发货至指定资产管理部门。指定资产管理部门完成办公资产验收后，登记办公资产清单并粘贴标识，并通知使用部门领用之后，在财务部门办理相关财务手续。e) 下属各公司办公资产购置n 各公司的办公资产由各公司总经办负责购置。各公司需购置办公资产时，预算内的，报指定资产管理部门审核后，再由各公司总经办负责购置；预算外且标准配置内的，则先由各公司填写办公资产采购审批表，按以下权限完成审核/审批：- 地产公司：金额2万元，审批步骤为：地产公司-行政管理中25、心行政部 -行政副总裁。金额2万元，审批步骤为：地产公司-行政管理中心行政部-财务管理中心 -行政副总裁 -执行总裁。- 商业公司：金额2万元，审批步骤为： 商业公司-xx商业行政人事部 -xx商业总经理。金额2万元，审批步骤为：商业公司-xx商业行政人事部-xx商业财务部-xx商业总经理 -执行总裁。n 审批完成后，由各公司总经办负责购置，超出标准配置的办公资产采购申请，均按金额2万元以上的流程审批。n 各公司总经办应在指定的定点采购供方完成办公资产采购。n 各公司总经办在完成办公资产验收后，登记办公资产清单并粘贴标识，通知使用部门领用之后，到各公司财务部办理相关手续。f) 无定点采购单位则26、须由总部资产管理部门提请成本控制中心确定货源信息并核定采购价格范围，申购单位应按照审批要求进行采购。2. 办公资产编码 a) 行政管理中心行政部负责拟定xx集团办公资产编码规则，报行政副总裁审批。b) 各中心、各公司办公资产统一按xx集团办公资产编码规则进行编号并登记。3. 办公资产移交与调拨a) 各中心、各公司、员工之间不得私自调换使用的办公资产。如需移交调拨，须填写办公资产调拨单。b) 各中心、各公司内部调拨的，经申请中心/部门负责人、行政部门负责人审核后，各中心、各公司内部做变更登记。c) 涉及不同中心、公司之间的办公资产转移，双方负责人需在办公资产调拨单上签字确认，在报指定资产管理部门27、审核后实施，财务部门备案。d) 对价值超过1万元、或对公司正常工作开展较重要的办公资产调拨，按以下流程审批后实施：a) xx地产各中心/地产公司：相关中心/地产公司-行政管理中心行政部-行政副总裁，财务管理中心财务部备案。b) xx商业各中心/地产公司：相关中心/商业公司-xx商业行政人事部-xx商业总经理，xx商业财务部备案。e) 人员跨部门（公司）流动时，相关办公资产如随人员一并流动，需在指定资产管理部门办理资产登记。4. 办公资产保养与维修a) 办公资产保养责任划分n 展示中心、经营场所及附带办公区的办公资产由各公司确定专人负责。n 地产总部/商业集团办公区的办公资产由指定资产管理部门专28、人负责。n 各公司办公区办公资产由各公司总经办专人负责。n 其他单独的办公资产由使用部门指定专人负责。b) 总部各中心的办公资产维修由指定资产管理部门负责，使用部门填写办公资产维修/更换申请单后交至指定资产管理部门，指定资产管理部门负责接洽定点维修商后对维修费用进行估价，若维修费用额度在申请维修的预算内，则指定资产管理部门接洽定点维修商进行维护。若在预算外，由指定资产管理部门提出拟处理方案，按总部办公资产采购流程，完成审核/审批。c) 各公司的办公资产维修由各公司总经办负责，使用部门填写办公资产维修/更换申请单后交至各公司总经办，各公司总经办负责接洽定点维修商后对维修费用进行估价，若维修费用额29、度在预算内的，经各公司执董/总经理审批后执行。若在预算外，由各公司资产管理部门提出拟处理方案，按下属公司办公资产采购流程，完成审核/审批。d) 审批完成后，交由资产管理部门联系定点维修商进行维修，维修完成，维修记录由资产管理部门留存备查。5. 办公资产借用a) 办公资产未经资产管理部门批准不得外借。b) 总部各中心办公资产的借用需由借用人填写办公资产借用单，到资产管理部门办理登记后方可借用，并应在规定时间内归还。对价值超过1万元、或对公司正常工作开展较重要的办公资产，需经资产管理部门分管总经理审批后方可实施。c) 员工离职时须将个人领用的办公资产交回资产管理部门（按照岗位标准配置的办公资产），30、由资产管理部门按领用记录清点、确认。6. 积压办公资产出售a) 长期存放不用或利用率低的办公资产可进行出售处理。由资产管理部门（各公司总经办）会同财务部门、采购部门对积压资产进行评估论证，出具出售处理办公资产报告（含处理原因、处理办法、残值估价）并列出明细表，经资产管理部门确认，原值单价1万元以下（含）或原值总价2万元（含）以下的办公资产，报分管董事/副总裁审批后处理，原值单价1万元以上或原值总价2万元以上的办公资产，报执行总裁审批后处理。b) 资产管理部门在办公资产出售后更新办公资产明细账。7. 废旧办公资产报废a) 已破损不堪无法修复、严重过时、利用率小、出售困难的办公资产可进行资产报废处31、理。由资产管理部门对使用部门提出报废的申请进行审核后，经财务部门确认，原值单价1万元以下（含）或原值总价2万元（含）以下的办公资产，报分管董事/副总裁审批后处理，原值单价1万元以上或原值总价2万元以上的办公资产，经执行总裁审批后处理。b) 资产管理部门负责在办公资产报废后更新办公资产清单。8. 办公资产遗失处理a) 办公资产因各种原因造成遗失后，相关中心（各公司）须及时报知资产管理部门，资产管理部门组织相关部门进行调查后，交分管董事/副总裁审批，以明确责任部门和责任人，并会同相关中心（各公司）估算，在充分考虑使用价值及重新购置价格后，确定赔偿金额及方案。b) 资产管理部门拟定遗失报告，经财务部32、门确认，原值单价1万元以下（含）或原值总价2万元（含）以下的办公资产，报分管董事/副总裁审批后处理，原值单价1万元以上或原值总价2万元以上的办公资产，报执行总裁审批后处理。遗失声明中需附带赔偿方案。c) 遗失报告通过审批后，资产管理部门依据批复赔偿方案向相关责任中心（公司）和责任人寻求赔偿。9. 办公资产盘点a) 每年12月31日前，由资产管理部门会同相关财务部门组成办公资产盘点小组，组织各中心（各公司）办公资产进行盘点，形成办公资产盘点表，并附上帐实符合情况统计分析、各中心各公司盘盈盘亏情况、原因、责任人等内容，由资产管理部门核定、分管董事/副总裁审核、执行总裁审批后生效。b) 地产公司应本33、着标准化管理、合理采购、有效使用、充分利用的原则，加强办公资产管理。c) 商业各公司资产管理部门应配合地产公司对办公资产的后期处理工作。10. 资产处理原则a) 加强管理，控制采购n 总部制定地产公司的办公资产配置标准，包括设备品牌、型号及岗位配置标准、数量。n 地产公司根据岗位、编制和实际使用效益，合理编报采购计划，在保证经营管理需要的前提下，控制办公资产采购数量。n 按照地产公司配置标准、数量采购的直接在月度预算中申报，未预算或超出标准配置的采购按照办公资产管理制度采购申请流程报批。n 员工电脑一般不予更新，发生特别情况（如灾害、被盗等非正常使用状态）应申报后按实际情况处理。b) 合理使用34、管理 n 地产公司总经办应加强办公资产使用管理，造册并按规定进行检查、保修，保证办公设备的合理使用寿命。n 员工岗位变动或调动，其使用的电脑设备应随之继续使用或调配给岗位接班人使用；不得出现闲置办公设备。n 员工应爱护公共办公设备，按照规定合理使用，出现设备故障应提请总经办安排专业人士及时维修，继续使用。c) 转让和充分利用n 地产公司项目结束过程中，总经办应有计划的对办公资产进行清理和资产调拨，充分利用和发挥资产价值。n 一般情况下地产公司资产就地转移给当地xx商业物业公司或自营店继续使用。n 资产调拨时由地产公司财务部核定价值后转让给商业物业公司或自营店，对于残值在1000元以下的资产，地35、产公司造册并报总部资产管理部门核定后，可无偿调拨给商业物业公司或自营店使用。n 对于无法正常使用、无继续使用价值或维修费用高于残值的资产，由地产公司按办公资产管理制度相关规定作报废处理。n 地产项目公司结束时，地产项目公司总经办应按照办公资产管理制度盘点要求，对全部资产最终处理结果上报行政管理中心行政部及总部财务管理中心备案。11. 相关表单a) 办公资产采购审批表b) 办公资产调拨单c) 办公资产维修/更换申请单d) 办公资产出售/报废/遗失申请单五、 办公用品管理制度1. 申购a) 准则：公司所有人员应爱护、节约使用各类办公物品，申领人员应按如实需求填写办公用品申购单（见附件）。如有特殊要36、求，需要申购办公用品申购单以外的用品，或者超过标准配置额度的，须经行政管理中心负责人核准后方可采购。办公用品申购单中“耐用品”类，原则上每人只能申请一次，如果发生损坏，可以凭损坏之物品以旧换新；“易耗品”类，三月以上申购一次。b) 周期：实行月度申购。c) 节点：每月30日前提出申购需求。d) 额度：按各中心每月现有人员30元/人标准，核算各中心每月申购额度；e) 在一季度总额度保持不变的前提下，各月额度可在一个季度内统筹使用。f) 流程：由中心文员/助理填写办公用品申购单-提交中心负责人审核签字-转交行政部作关联审核（同时须附上办公用品领用台帐电子版）-行政部汇总各部门需求-上交行政管理中心37、负责人审核签字-行政部统一采购*注：新进员工办公用品，待其办妥入职手续后，由行政专员根据新员工基本办公用品配置清单统一发放，无须申购。2. 采购a) 审核：行政部收到各中心办公物品申购单及办公用品领用台帐（电子版）后，核查申请物品是否符合配置标准，申请数量是否合理，如发现存在问题者，应立即与申请人沟通。b) 实施：行政部根据审批后的办公物品申购单安排采购。由行政专员向公司认定之供应商订货，并在3个工作日内到货。如遇特殊物品，不能在目标期限内完成的，应及时和需求部门沟通，反馈情况。3. 入库a) 验收：所购物资到货后，行政部行政专员应仔细核对订货单及送货单的内容，并检查物资的数量、规格型号、质量38、等，确认各项信息准确无误。b) 入库：行政专员须填写物品入库单。在入库单上须写明入库物品名称、单价、数量、金额及入库时间等信息。再经过校对验收人员签字确认后，方可入库。c) 发放d) 行政部办妥办公用品入库手续后，及时通知各中心文员/助理前来领取。e) 行政专员根据各中心提交的办公用品申购单所申购的内容，发放物品。并须由领取人员签收确认。4. 领用a) 各中心人员领用办公用品，统一至各中心文员/助理处领取。领取时，中心文员/助理应考查领用人对于该物品使用周期的合理性。（比如，领取完毕后，各中心文员/助理须在办公用品领用台帐中作领用登记。b) 各中心文员/助理负责办公用品领用台帐的建立、更新。须39、根据实际发生的入库、领用情况及时更新办公用品领用台帐，实际发生数量须与台帐帐面数量一致。台帐须作为次月办公用品申购单附件上报。c) 若各中心有特殊需求，各中心文员/助理可统一于每周四下午13:00-17:00至行政部行政专员处领取，并签收。5. 使用a) 办公用品使用要物有所值，物尽其用。公司全体人员保证使用办公用品作为办公所为，并且有责任保管好自各领用之办公用品，合理地、节约地使用。b) 复印纸应用于复印或打印正式文件，不得用做草稿纸、包装纸。各部门复印/打印时，须自备相应数量纸张放入机器内，完成复印/打印后及时取走文件，以杜绝遗失打印文件而重复打印；内部文件可双面利用废旧纸张，如：作为平时40、草稿纸、打印修改校对稿等；c) 大头针、回形针等要反复使用；办公用笔须替换笔芯重复使用，以充分发挥各种办公用品的最大使用效率。6. 结算a) 物资款以月结形式支付。包括每月中途有零星或特殊采购，也在月末统一付款。b) 行政专员对物品入库单（送货单）和办公用品申购单报价做核算，并再次核对物资型号、实际采购价格及付款时间，确认无误后逐级上报审批付款。c) 批准后送至财务部申请支付采购款。7. 盘存a) 行政部行政专员对办公用品库存负有保管、整理之责。办公物品库存管理应做到整齐、有序、明晰，物品应按类整理摆放。b) 行政部行政专员对进出仓库的物品应及时登记入账，账面清晰。每月25日盘点库存，做到账实41、相符。c) 行政部将不定期对各中心办公用品领用情况进行抽查。8. 参考模板a) 办公用品申购单b) 办公用品领用台帐c) 新员工基本办公用品配置清单六、 xx集团下属各公司车辆管理规定1. 车辆配置a) 各公司根据公司发展的不同阶段，按需要在规定范围内配置公务车辆（见车辆选型配置标准）。b) 购买车辆前，应填写xx集团车辆购置申请表说明购车理由、拟购车型及报价，由地产公司总经理或商业集团总经理审核，总部行政管理中心行政部核定配置标准后，报行政副总裁审批，由执行总裁批准。c) 购买营销推广用车或员工接送用车，需增加总部营销管理中心签署意见，总部成本控制中心核定价格，总部行政管理中心行政部核定配置42、标准后，报行政副总裁审批，由执行总裁批准。2. 车辆使用管理a) 车辆由各公司总经办（办公室）主任统一管理，以保证经营、管理、接待等公务用车为原则，任何人不得作为私人用途，以确保车辆安全。b) 公司车辆由专职司机负责驾驶。各部门有使用公务车需求时，使用人应填写市内派车单（附件1）、或长途派车单（附件2），详细填写用车事由、时间、目的地。“派车单”须经行政管理部门负责人签字确认，驾驶员根据“派车单”出车。若公务紧急，行政管理部门负责人不在，由行政管理部门负责人电话通知，可先派车后补单，否则，驾驶员有权拒绝出车。c) 特殊情况下公司领导需要驾车执行公务，只限于本市范围内，长途用车必须由专职司机驾驶43、。总经理长途用车（跨省）需报备上级总经理，未报备的按严重违纪处理。其他任何人未行政管理部门负责人批准不得擅自驾驶公司车辆。d) 享受交通补贴或公司补贴购车人员在公司所在行政区域范围内（县市级）不得使用公务车，特殊情况须经总经理核准。e) 车辆驾驶人员应遵守交通法规，严禁酒后驾车、违章用车。3. 车辆驾驶员的职责a) 严格落实岗位职责，驾驶车辆时必须严格遵守国家的有关交通法规条例，严禁酒后开车、无证驾驶；或未经同意私自把车辆交给他人驾驶。b) 车辆使用后，应停放在各下属公司指定地点（长途车辆未返回、车辆维修期间、其他特殊情况除外），驾驶员私自使用车辆或违规停放，视为违反劳动纪律，公司将按规定给予44、处罚（包括解除劳动合同），因此造成车辆损失的，除保险公司理赔的费用之外，其余的费用将由驾驶员本人承担。c) 出车前，驾驶员应例行检查车辆的水、电、汽油、机油及其他性能是否正常，发现不正常应立即加补或调整（由于驾驶员的疏忽或操作不当造成车辆损失的，由驾驶员承担维修费用）；出车返回，要检查存油量等问题，发现存油量不足时，应立即加满，保证随时用车。4. 车辆事故处理a) 车辆驾驶人员应严格遵守交通法规，任何情况下造成交通违章责任均由车辆驾驶人员承担。b) 发生任何交通事故，除立即向交警、保险报案外，须及时向公司报告，并按规定办理保险理赔手续。c) 发生交通事故属对方责任的，车辆维修费用中除对方负责外45、，对方不能负责的部分仍由驾驶员（当事人）承担。d) 发生交通事故属我方驾驶员（当事人）责任的，车辆维修费用除保险公司赔偿外，剩余部分由驾驶员（当事人）承担。e) 发生交通事故属双方责任的，车辆维修费用除保险公司赔偿外，由我方承担费用的部分由驾驶员（当事人）承担。5. 车辆维修、保养管理规定a) 各下属公司应选择信誉度高、品质佳、口碑好、价格优的维修厂作为指定维修厂进行日常车辆维护与保养等工作。指定维修厂的最终确定须经过总经理的审核。b) 各下属公司车辆分别指定驾驶员负责日常维护、保养，驾驶员每天应在上班后的第一时间里习惯性地检查车容、车况，发现车况异常应及时处理并向行政管理部门负责人报告。c)46、 车辆如果需要外出维修、保养，应告知行政管理部门负责人并到指定的维修厂进行维修、保养。常规车辆保养由负责本车的驾驶员填写各下属公司车辆技术状况登记表（附件3），经行政管理部门负责人确认；其他维修项目由负责本车的驾驶员填写车辆维修申请单（附件4），经行政管理部门负责人审核并报地产总经理审批。 d) 驾驶员必须按维修申请单所列项目到指定维修厂进行车辆的维修、保养；如在维修、保养过程中发现新问题需增加维修、保养项目，须经行政管理部门负责人确认并按程序申请同意后才能进行维修、保养。e) 车辆在外出行驶途中，出现故障影响行车安全需要应急维修的应及时向行政管理部门负责人汇报，经同意后才能进行维修，需要更换47、零配件，回来后应及时交回旧配件，并办理补充手续。f) 车辆进厂维修、保养，本车驾驶员应到维修厂督促、监督维修厂按项目进行维修、保养并认真对更换的零配件进行核对，车辆维修、保养完成后认真核实维修、保养费用并签字确认。6. 车辆加油管理规定a) 各下属公司有条件的，每部车辆配备一张加油卡，加油卡与车牌号绑定并加设密码，车辆驾驶员作为加油卡的使用者，应负责对加油卡的保管，在使用过程中如发现没有按对应车号进行加油或私自为他人加油，公司将给予严厉的处罚。b) 加油卡充值总额不超过2000元/次。c) 总部每辆车都配置车辆加油记录表（附件5），每辆车在出车加油时都应及时进行登记，行政管理部门负责人将不定期48、地进行登记和用油情况的检查，其检查的结果将记入驾驶员本月的绩效考核。d) 在加油卡不能正常使用或加油卡内没有余额的情况下，需要用现金加油应及时向行政管理部门负责人报告，经同意认可后方可加油并作好登记。7. 车辆洗车的管理规定a) 各下属公司车辆，有条件的，应由公司统一办理洗车卡并到指定的洗车场进行洗车，驾驶员可根据车辆的具体情况确定是否送洗车场洗车。b) 驾驶员应随时保持车辆外观的整洁、明亮；内部干净，整洁无异味，每日必须自行擦洗车辆至少1次，行政管理部门负责人将随时对车容、车貌，及其环境卫生进行检查，检查结果将记入驾驶员绩效考核。c) 控制洗车费用，合理领用车内用品，除了在定点洗车场洗车可以49、由驾驶员直接结算外，其他发生的费用都必须填写车辆美容项目申请单（附件6），经行政管理部门负责人批准后方可进行，否则发生的费用将由驾驶员本人承担。8. 车辆调拨使用a) 总部如因活动、会议或接待需要，可由行政管理中心以工作联系单方式无偿调动使用各公司车辆。b) 公司如出现推迟开工（开业）或停业等情况，行政管理中心可根据实际情况进行车辆调拨，另行安排使用。c) 地产公司项目竣工后，所属车辆原则上按规定手续调拨给当地商业公司或邻近项目使用，富余车辆由行政管理中心另行安排。d) 车辆调拨由行政管理中心以工作联系单通知，调出公司填写固定资产调拨单，财务部门核实现值，调入公司接单确认后，由行政管理中心行政50、部核实并报备总部财务管理中心。9. 车辆的报废、处理a) 车辆的报废、处理由各下属公司提出申请，经下属公司负责人审核，报集团行政管理中心行政部及集团财务管理中心总经理审核，行政副总裁审批。b) 车辆报废、处理报告批准后，由各下属公司行政管理部门负责人负责办理相关手续并将相关车辆报废、处理资料报备集团行政管理中心行政部及集团财务管理中心。10. 车辆年检、通行费、过路费管理a) 各下属公司行政管理部门负责办理车辆的年检、缴交专车的道路通行费，如因逾期未办理年检、未按时缴交道路通行费所造成的损失由负责人承担。11. 车辆保险管理a) 各下属公司车辆保险须按照“xx地产办字2010-103号”通知执51、行。统一投保于集团成本控制中心所指定的保险公司，不得擅自更换。b) 行政管理部门统筹管理各下属公司的车辆保险、定期梳理车辆投保情况、更新保险有效期限，车辆保险应至少提前一个月办理完毕，否则造成的涉险费用由负责人承担。12. 相关表单a) xx集团车辆购置申请表七、 笔记本电脑管理规定1. 管理规定a) 可配置笔记本电脑对象：职位在副总经理级别及以上的人员、列入标准配置范畴的专业经理和经批准可使用笔记本电脑的人员。具体参见xx地产配置表。b) 对象细分：标准配置范畴内的笔记本电脑新用户按其笔记本电脑设备的提供对象分为二类：n A类用户使用自己提供的笔记本电脑用户；适用每月补贴的管理方式。n B类52、用户使用公司购置的笔记本电脑用户；适用每月扣款的管理方式。 c) A类用户的职级必须在高级经理级及以上，提供的笔记本电脑必须有一定的品牌影响力，且所购笔记本电脑的价格不得低于7000元，购置时间为2年以内。提交审批材料时需要附上笔记本电脑购买发票的复印件。如果所购价格低于规定标准，则公司不提供补贴（具体以审批为准）d) A类用户应填写笔记本补贴申请审批表，在通过审批后，每月按其申请级别享受相对应的补贴，高级经理级每月150元；副总经理级及以上每月200元。笔记本电脑补贴由指定资产管理部门每月根据审批的补贴用户统一制表，报人事部门在当月工资中发放。e) B类用户，基于笔记本电脑系由公司出资配置而53、供用户使用，为更好地促使该类用户爱护笔记本电脑以提高笔记本电脑的使用期限并维护公司利益，对该类用户适用每月扣款的管理方式。f) B类笔记本电脑在公司使用满三年后，公司将所扣纳的款项全额无息返还使用人，笔记本电脑归其所有。使用人需重新自购或申请笔记本电脑。2. 辅助计算公式a) B类用户笔记本电脑每月扣款 = 笔记本电脑总价/36（注释：笔记本款按36个月分摊，进行每月取整暂时扣款，其金额尾数以50元为整数向上取整，扣款期18个月）。b) B类用户笔记本电脑每月折旧 = 笔记本电脑总价/36（注释：笔记本折旧期按36个月计算）c) B类用户离职时，笔记本电脑归个人所有，B类用户应偿还的笔记本电脑54、余款 = 笔记本电脑总价 笔记本电脑已折旧金额 已扣款金额。d) B类用户离职时，未偿清笔记本电脑余款，则笔记本电脑归公司所有，已扣款不予退还；该笔记本电脑可提供给可配置笔记本电脑的新员工使用，由新员工按照应扣款余额每月缴纳月扣款，余款扣缴完毕后继续使用达到规定的18个月后，可退回由该员工缴纳的扣款，则笔记本电脑归其个人所有。3. 附则a) B类用户的笔记本，必须按集团相关规定统一配置。b) 不管采用何种方式，在批准的协议期内，笔记本电脑的管理权归公司所有，公司有权对其电脑中软件进行整理、删除、管制。c) 对于A、B类用户在协议期间，产生的所有维修、丢失等费用，由使用者全权承担。由公司协助购置55、的笔记本电脑，公司可以协助其进行相应处理，但公司不承担任何费用。d) 用户在协议期内，若发生笔记本损坏或丢失已经导致笔记本不能正常工作，A类用户补贴自动终止。B类用户必须在事发当月按上述辅助公式计算笔记本净值进行偿还，并重新自购或申请，缴纳的扣款在协议期结束时退还。e) 对于B类的用户在其笔记本电脑使用未满协议期离开公司的情况，用户有义务缴清按上述辅助公式计算笔记本电脑的余款后，笔记本电脑归其所有，已缴纳的扣款不予退还。f) 若协议期内笔记本电脑用户发生职位调动，则由指定资产管理部门做好笔记本电脑的相关资产调拨手续，协议期继续生效。g) 所有笔记本电脑用户每季度接受公司网络管理员检查不能少一次56、，对于未接受检查者，则取消其补贴资格。h) 上述用户在协议期间，不得占用公司任何电脑设备，否则批准的协议自动失效。i) 副总裁级及以上的人员不适用此管理条例。八、 内务管理制度1. 提倡（以下行为被视为符合xx文化要求，将受到鼓励和表扬）a) 待人接物恭谦有礼。b) 工作日清日结。c) 公用物品集中摆放，桌面整齐有序。d) 爱惜公物，使用后复位。e) 随手关电（含电灯、电脑、投影仪等）。f) 节约用水，强化环保和安全意识。2. 反对（以下行为被视为不符合xx文化要求，将受到批评和不同程度的处罚）a) 随地扔杂物。b) 铺张浪费。c) 在办公区大声喧哗。d) 在办公区不佩戴胸卡。e) 工作时间，57、着装为牛仔系列，或其他不可接受着装。f) 非公务占用会议室、洽谈室。g) 背后议论同事是非或在公司内部传播谣言。h) 会议迟到、早退，会议期间手机未调震动或静音。i) 未经允许，动用其他人的办公电脑。3. 办公环境的管理A、 制定标准：行政管理中心将制定管理标准（见内务检查登记表）B、 组织检查：行政管理中心与人力资源管理中心将每月组织检查一次，并根据实际需要不定期抽查。C、 定期公布：行政管理中心将检查和抽查结果进行公布，并对表现好的部门和个人予以表扬，对表现差的部门和个人进行批评。4. 前台服务标准1) 前台服务时间前台的服务时间是每周星期一到星期五的8：45am-18:15pm。2) 总58、体要求i. 熟知公司的政策与程序，服务标准；ii. 对光临前台所有的客户，应立即做出反应：微笑、问候；iii. 熟练掌握服务台各项工作程序，为客户提供高标准及满意的服务；iv. 保持工作区域之整洁与秩序；v. 负责日常问询、接待工作，积极主动为客人服务；vi. 在规定的范围内了解客户信息并注意保密工作，严格遵守管理规定，严禁泄露公司有业务往来客户的相关信息；vii. 定期整理前台档案及各种工作表格（包括制作新表格）；viii. 协助行政管理中心做好各项工作；ix. 协助保洁人员工作，随时检查前台区域的清洁情况（尤其在雨雪天）；x. 按照规定巡视前台区域的各项设施设备，植物租摆等，如有损坏，及时59、报修；xi. 完全知晓并遵守公司之员工手册上的有关条例与政策，完成上级下达的工作任务与指令。3) 服务标准礼貌 保持笑容，声音甜美； 无投诉； 站立接待访客； 站姿端正，仪态大方；仪表 形象整洁、大方； 化淡妆，不能浓妆艳抹；表情 微笑和倾听； 面对访客应表现出热情，亲切，友好，真诚，必要时要表现出同情； 不能在前台吃东西； 和用户交谈时要眼望对方； 在服务、工作、打电话和与用户交谈时，如有其他用户走近，应立即示意，以表示已注意到他（她）的来临，不得无所表示，等用户先开口；言谈 声调要自然，清晰，柔和，亲切； 说话要多用敬语，如“请”、“谢谢”； 无论从客人手上接过任何东西，都要讲谢谢； 离开60、面对的客人，一律要讲“请稍等”； 短时间内如不能提供访客所需要的信息时，应及时与访客协商处理办法，或找相关人员处理，直至访客被妥善安置；着装 应着职业装，并保持干净、整齐、笔挺；接听电话回答内部电话时应讲“您好，前台，请问有什么可以帮到您？电话业务使用，除非有紧急事由，否则不能打私人电话；4) 总机服务标准接电话 每个电话转接应在5秒内完成； 回答外线电话应在3分钟内完成； 特殊电话应在5分钟内完成； 所有电话的特殊需求应记录； 电话转接的准确率应达99%；态度 声音清晰，表达准确； 对每个电话要做出迅速反应； 良好的电话礼貌，热情为用户提供帮助； 在接听电话时保持笑容； 保证公司级员工信息的61、安全； 对待每个电话做到有始有终，并在服务标准范围内；其他要求 能背诵90%的分机号码； 100%熟练掌握电话机的功能和使用程序； 100%了解公司组织结构； 熟悉各部门联系人； 5) 方法和过程控制i. 岗位要求：a) 前台人员须注重仪容仪表，笑容亲切真诚，着装整洁，言行举止大方得体，坐立行走端庄自然，保持良好的精神风貌，维护公司的公众形象。b) 前台人员每个工作日早上须于8：45到岗，整理前台区域，保持干净整洁， 开启灯光、空调等设施设备，并着装整齐在工作岗位区域，以站姿面带笑容向上班的员工示意问候：“早上好。”下午18：0018：15以站姿目送上班的员工并说：“再见。”若此时间段内有重要62、物件处理或电话量较大，必须保证有一名前台人员在岗位内站立。c) 前台人员在工作时间内不得擅自离岗、缺岗，如有特殊情况需离开时，必须有一人在岗。d) 上班时间，前台人员不得接、打与工作无关的电话、不允许与工作无关的人员在前台区域交谈或让其逗留前台区域，临时顶岗帮忙的人员必须遵守前台岗位要求。e) 前台人员应随时注意前台区域内的整体环境状况，配合保洁工作，保证前台陈设物品的摆放有序，环境卫生的整洁、明亮。ii. 电话接听规范:a) 言语清晰、礼貌，声音柔和、亲切，以微笑态度接听所有来电。b) 电话响铃后应在三声内立即接听，先说：“您好，xx”，待来电者报上转接号码后再说：“请稍候”，并立即予以转接63、。c) 如转接电话遇到占线时说：“您好，先生/小姐，电话占线，请稍后打来”d) 如接到紧急或重要（政府部门等）转接要求时应及时转接，如遇忙或无人接听应记录来电者姓名、联系电话并尽快通知被叫人。e) 如来电者提出需转达内容时，应记录来电者姓名、转达事项、回复电话、来电时间、记录人等，并及时转告相关人员。iii. 电话接听流程:a) 对于非公司员工来电，且找决策层领导的，应尽量先过滤，问清来电来意后再转给决策层秘书。b) 其他外部来电，须报出相关人员的全名方可转接。c) 对于公司员工的来电，直接转给相关人员。iv. 访客接待及送客服务a) 当有客户来访时，应起身站立面带微笑、欢快轻柔的主动问候：“64、您好，有什么可以帮到您吗？”b) 与客户面对面沟通时，须起身站立、身体略微前倾、眼望对方，耐心的倾听客户的来意，根据客户的需求予以安排。c) 对客户的问题咨询，应细心倾听后再做解答，解答问题要耐心，不能准确解答的应表示歉意“对不起，我要了解一下再告诉您好吗？”d) 当客户有困难前来要求协助时，应在不影响正常工作的情况下尽力满足，或者寻求其他岗位人员提供协助。e) 遇来访客户时，应先询问被访对象，然后问清来访者姓名、单位、有无预约等事项，再告之“请稍候，我马上帮您联系”。之后立即拿起电话联系相关人员：“您好，我是前台，*公司/单位的*先生/小姐找您，现在已经到了，在前台等您”。f) 如遇来访客户65、没有预约，应详细了解来访人姓名、单位、来访事项，耐心倾听客户的来意后，根据客户的需求，联系相关部门人员。g) 如果被访者不在，应向来访者表示歉意：“*先生/小姐您好，*不在办公位，请您在前台稍坐片刻，稍后再帮您联系”。h) 如来访者提出转达内容时，应记录来访者姓名、转达事项、回复电话、来访时间、记录人等，并及时转告相关人员。i) 当访客离去时，应主动起立微笑示意，并说：“请慢走”或“再见”。6) 会议服务i. 对总裁、执行总裁参加的接待会议，前台人员应积极主动协助有关部门提供会议支持。a) 提前准备会议室，保持会议室干净、整洁，打开灯光、有关设施设备（如投影、电脑等）。b) 提前准备湿巾、水果66、鲜花（根据需要）、纸（用书写板夹）、铅笔（削好，好用），并摆放整齐。c) 提供茶水服务（注意定时加水）。ii. 对其他决策层及中心的接待会议，前台人员应提醒有关召集会议的中心召集人做好茶水服务，及相关会议支持工作。 7) 仪容仪表规范：每天上班，前台必须就个人仪容仪表进行自查，具体自查内容请见附件前台人员每天仪容仪表自查表。 8) 增值服务：提供药箱（常用药）i. 药箱管理的责任人：前台人员。ii. 前台每月25日30日之间根据员工用药情况，定期清理药箱，过期药品及时清理，保证药品的有效性，并确保药箱内外整洁。做出药箱药品清单及需补充药品清单，报行政经理审核，由行政管理中心负责人批准后采购予67、以补充。iii. 根据员工用药情况，做好用药登记。iv. 员工到前台取药时，应提醒用药人按药品使用方法服用。9) 前台人员监督机制行政管理中心将不定时对前台人员的精神面貌、服务礼仪和工作情况进行现场抽查，并采取电话抽查的形式，检查前台人员的电话转接情况。5. 雷区（以下行为被视为严重违纪行为，公司已经多次要求和批评，再有违反，做辞退处理）a) 在洗手间、办公区公共通道抽烟。b) 在办公区与同事激烈争吵或有更过激行为。c) 工作时间，使用办公电脑打游戏、QQ聊天、网上购物、看网络小说、听音乐、看电影。d) 使用黑客软件攻击公司服务器或做其他非法用途。6. 检查与考核a) 总部内务要求由各级领导落68、实安排，所有员工共同遵守。b) 行政管理中心与人力资源管理中心联合组织检查古北大厦办公区，每周一定期检查一次，其他时间组织抽查。7. 附表a) 内务检查登记表b) 前台人员每天仪容仪表自查表九、 上海总部门禁管理规定1. 门禁卡管理a) 申领：新员工入职后，由行政管理中心行政部登记免费发放门禁IC卡。b) 使用：n 凡上海总部员工，一律凭门禁卡出入办公区域。工作时间内应佩戴好门禁卡，下班离开办公区时，应随身携带好门禁卡，以便次日能够顺利进入办公区。n 门禁卡使用范围权限如下：使用范围使用权限使用方法备注楼层玻璃大门12F、15F、6F总部全体员工进门：刷卡出门：自动感应开门12楼全封闭、15楼69、全开放状态办公区通道门12F、15F、6F总部全体员工进门：刷卡出门：按开门锁正常上班时间以外使用会议室12F、15F总部全体员工进门：刷卡出门：按开门锁正常上班时间以外使用消防通道12F、15F总部全体员工进门：刷卡出门：按开门锁便于12/15楼互通使用大楼电梯12F、15F、6F总部总经理级以上员工先在“非公办时间电梯IC卡刷卡处”刷卡，然后按楼层按钮正常上班时间以外使用n 员工个人门禁卡只限本人使用，不得转借、伪造或涂改。若有违反者，一经查实，无论使用人或借用人、伪造人、涂改人均依据规定予以处分。n 员工有义务妥善保管和爱护卡片以及相应门禁系统设备。禁止将卡片弯曲，避开磁场以免消磁无法使70、用；大门即将关闭时，禁止强行进入。c) 补办：若发生卡片遗失或损坏，遗失/损坏者应立即向行政管理中心行政部申请补办，缴纳制作工本费30元，并附个人照片一张，原卡由行政管理中心行政部注销。补办后找到原卡，请即交回，工本费不退。d) 注销： 员工离职或调动，须在办理手续时将门禁卡片归还行政管理中心行政部，行政管理中心行政部进行卡片注销。2. 人员出入管理a) 本公司人员n 本公司人员在上班时间内出入各办公区域，应以正确的刷卡方法开启门禁系统。n 员工每次刷卡通过门禁时，有责任关注是否身边有其他人员借机尾随跟入，若发生此类情况，应立即询问。n 为保障办公环境安全，公司员工通行消防通道时，应随手关闭消71、防门。n 无论在办公时间或者非办公时间，不得利用个人门禁卡之便将公司外部无关人员随意引入办公区域。n xx外地人员进入总部，必须在前台办理登记并领取临时卡；离开总部前须在前台退回临时卡，遗失或未返还临时卡，须按规定缴纳工本费30元。临时卡设有使用期限，过期自动失效。非xx员工不得领取门禁卡（含临时卡）。b) 公司外来访人员n 原则上所有对外联系，必须留15楼地址。n 所有公司外来访人员，需由被访人引领，方可进入办公区，并在会谈完毕后，由被访人送出公司区域，以保证其不在办公区逗留。n 上项内容需由被访人员明确告知来访人员。如发现无人引领来访人员出现在办公区，则处以被访人200元/次的罚款，如因此72、影响公司决策层办公秩序，将处以500元/次罚款，由行政管理中心行政部执行。n 任何员工不得为不认识人员开启12楼门禁，同时严防尾随进入。十、 总部信件收发管理规定1. 寄件形式a) 平信：适用于非紧急、非重要文件的一般文件。例如：贺卡、宣传资料等。b) 挂号信：适用于允许在3-10天内寄达对方的非特别紧急、而重要的文件。邮局收寄时付予编号与收据，以便查询。例如：发票、合同等。c) 邮政包裹：适用于体积较大物品以及数量较多的物品。例如：产品样本，月刊、白皮书等。对较贵重物品，邮政包裹可保价、并具有赔偿效益。d) EMS：即，邮政快递。适用于保密性及安全性要求高的文件。例如：法律文件等。e) 快递73、：适用于特别紧急的文件。例如：处理突发事件的相关文件。2. 寄件管理a) 须因公务而产生的寄件由前台统一负责寄发，员工非公务的寄件应由个人自行解决。b) 所有寄件须在每日下午16：00前提交至前台。c) 对于平信、挂号信、邮政包裹寄发，由寄件人至前台填妥寄件登记表，办理好登记手续。d) 对于EMS寄发，由寄件人至前台填妥寄件登记表，并须经部门负责人签字确认。e) 对于快递的寄发，应严格控制，提倡充分做好工作计划。寄件时须由寄件人至前台填妥寄件登记表，并须经中心总经理签字确认。3. 收件管理a) 前台统一负责签收因公务而产生的来件（制作登记表），员工非公务的来件应由个人自行接收。b) 前台签收后74、，及时通知收件人，收件人应不迟于二个工作日内前来领取（应签字确认领取）。若因出差、休假不能及时领取的，应由部门助理或委托部门同事代为领取。c) 对于逾期二月领取的文件或物品，行政部有权作相应处理。十一、 上海总部报刊订阅管理规定1. 报刊订阅a) 订阅的报刊以本专业对口刊物为主，作为各中心开展业务的参考信息来源。b) 决策层、技术研发中心可根据业务需要适当选择订阅刊物，不作数量限制。c) 其余各部门以中心为单位，按照中心主导业务可选择订阅13种刊物。d) 报刊订阅应填写报刊订阅单，在每年十二月十五日前由中心总经理确认，分管副总裁批准后交行政管理中心汇总，经行政管理中心总经理审核后由行政副总裁核75、准，由行政部安排订阅。2. 报刊管理a) 各中心订阅的刊物由前台统一签收、并通知指定报刊管理员（决策层秘书、各中心文员）领取。b) 各中心指定报刊管理员应负责报刊整理、上架和收集，并保持内务整洁，过期或遗弃的报刊应回收交给总台处理。3. 相关表单a) 报刊订阅单十二、 机票管理制度1. 机票订购及航班选择a) 因公务（包括员工出差、外地面试人员、邀请嘉宾等）订购机票分别由行政管理中心行政部以及指定的订票员统一负责。员工非公务（包括探亲）订购机票由个人自行解决。b) 员工预订机票应提前计划，以获得机票优惠折扣。为了严格管理机票订购行为，现将机票预订情况分为两类：n 对于如，半年会、年会、项目开业76、奠基仪式等大型活动，须在活动日期确定公布之日起十个工作日内完成预定机票。如行程改变，须提前一个星期通知机票预定专员，同时报备行政管理中心行政部，以便及时撤销或更改机票预订计划。n 对于日常公务出差活动，各中心每月2号、16号提报机票预定计划(如遇节假日要提前至工作日)，保证提前15天预定机票（除副总裁级以上人员），否则须经分管副总裁审批后，方可订购。c) 员工预订机票必须通过PD系统填写机票订购申请单，按要求填写姓名、身份证号、出行日期、时段（上午、下午、晚上）等信息，经中心总经理确认为公务使用并审批后生效。d) 订票员接到机票订购申请单后，按照日期、时段要求，选择最优惠价格的航班，员工不得77、指定承运航空公司或班次时刻；因公务紧急或陪同客人需要乘坐指定航班，应注明理由，经分管副总裁确认后，方能订购。e) 下班时间段或节假日期间因公务紧急需当日乘机，订票员可接受电话、短信等方式的订票，但持票人应在三日内填写机票订购申请单。超时未填写，经各订票负责部门确认后，通知人事部门在持票人当月工资中扣回机票款。2. 舱位使用原则a) 执行副总裁国内出差，可乘坐公务舱。其他副总裁级人员国内出差，在陪同客人、总裁、执行总裁或参加外事的情况下，可乘坐公务舱。上述情况之外，应乘坐经济舱。b) 其他人员出差一律乘坐经济舱。3. 机票报销a) 当月机票由各订票负责部门与“携程月结单”核实后至财务管理中心进行78、统一核销。b) 员工出差补贴须由个人凭来回登机牌至财务管理中心进行报销。登机牌遗失不补，同时不予以报销出差补贴。4. 退票处理a) 机票预订后，因公务原因需更改行程而办理退票手续，必须填写机票退票确认单，注明原因，经分管副总裁批准后，由订票员给予办理退票。b) 无法取得批准的机票退票确认单，退票产生的损失由持票人承担，由各订票负责部门确认后，通知人事部门在持票人当月工资中扣回。5. 机票使用奖惩a) 对无机票订购申请单或审批手续不符合规定的机票订购申请单，订票员可以拒绝订票，因此产生的后果由机票使用人自行承担。b) 各订票负责部门将对订票情况进行统计，每月在PD上通报订购全价票及高折扣票的同仁79、名单，以示警告。对由于个人原因，订购全价票及高折扣票者，公司将按违纪处理；对由于个人原因，多次订购全价票及高折扣票者，公司将按严重违纪处理。对于连续三个月提前10天以上预订机票的持票人（中心）公司将给予适当的表扬。每月通报机票消费情况（参照商业）6. 相关表单a) 机票订购申请单b) 机票退票确认单c) 外派人员机票订购申请单十三、 通讯费管理制度1. 适用范围a) 本制度适用于xx地产上海总部全体员工。2. 管理办法a) 员工根据业务需要，可申请公务使用的手机费用报销。员工填写电话费用报销申请单，经中心总经理审核、执行总裁审批后有效。b) 员工申请的手机费用报销，每月最高上限为：专员经理高级80、经理副总经理总经理100200300400500c) 员工可选择加入公司网或提供收据报销。享受手机补贴的员工开机时间为：工作日7：00-22：00，非工作日9：00-21：00，否则将取消当月话费补贴。3. 相关表单a) 电话费用报销申请单十四、 上海总部宿舍管理办法1. 宿舍入住对象为预计在沪住宿5天以上的xx各公司在沪培训及各中心为项目储备的人员。2. 其他需要公司安排入住宿舍的人员应由分管副总裁加签。3. 公司宿舍由行政管理中心行政部管理与安排入住；各中心需安排入住应至少提前一天书面通知行政部；4. 入住者必须填写附表，经各中心负责人确认后，按指定房号安排入住，入住者不得自行调整房间；581、. 水、电、煤费用、床上用品洗涤费等杂费需自理，入住者，按每日20元收取杂费押金，在入住前按照预计住宿天数计算并预交水电费及床单洗涤费押金，待办理退房手续时按实际使用金额结算。入住时间超出预计天数应重新审批并补缴押金。6. 支付计算方式：个人杂费=（入住前各表读数退房当天各表读数）*2/（入住第一天宿舍总人数+退房时总人数）。7. 宿舍专门为各位员工配备了公用厨房、洗手间及洗衣机等设施，需爱护使用并保持室内清洁卫生，出门时随手关闭电器，房门，损坏物品需照价赔偿，公司会在您离开后有专人进行核对并对设施设备及卫生状况给出评价。8. 宿舍被褥等床上用品由物业提供，洗涤费用自理，其他生活用品入住者需自82、备；9. 入住人员必须遵守法律与公司规章制度，爱护房间设施，退房需提前一天电话通知行政部，再于退房当日到公司总部行政管理中心行政部办理退房手续，交回房间鈅匙，并结算水电煤费用。10. 相关表单a) 公司宿舍住宿申请表十五、大型活动组织流程与指引1. 目的：用以指导各公司组织活动时有计划、有序地完成组织工作。2. 范围：项目奠基、开业、年会、庆典等活动，常由总部组织或牵头、各公司负责执行。根据活动的规模、专题、性质活动组织可略有差别。3. 活动组织流程a) 组织机构设置b) 策划期流程c) 筹备期流程 d) 实施期流程e) 后期流程4. 活动组织指引a) 策划1、 活动定位1.1确定活动主题根据83、总部计划或指令明确活动目的，围绕目的确定活动的主题。1.2进行活动定位按照目的和主题设计活动规模和性质；大型活动规模一般有300人、500人、800人。1.2.1活动规模、性质以活动目的需求为主，参考可行的组织能力或接待能力等条件来设定。1.2.2活动的档次要根据参会的对象来确定，政府高层、媒体层次、社会影响力都是衡量的主要因素。1.3活动的定位决定了参会的人数、接待的档次、费用的投入。2、 组织设置2.1根据活动定位设立活动的组织机构。组织机构根据活动的性质可有不同的设置，一般可设立会务组、接待组、活动组、宣传组、后勤组；重要的大型活动由决策层组成领导小组，指导整体活动的方案及重要决策。2.84、2会务组活动的主要牵头部门，是整个活动的组织、协调和指挥中心；负责方案起草、计划推进、预算控制、对外联络、内部协调、检查落实和现场组织实施，负责会议文件的组织、起草、会议的组织及参会领导活动的跟进工作。要求有较强的组织、沟通和协调能力，必要时可调集各单位人员参与。2.3接待组大型活动组织的重要组成部分，以参会人员的邀请、名单落实、全程接待为主要职责，由邀请对象的对接部门人员为主组成。2.4活动组以活动为主的如奠基、开业、庆典等大型活动可不设秘书组而设立活动组，专门负责与庆典公司等外协单位对接及户外系列活动的组织。以企划人员为主组成。2.5宣传组以媒体为主要对象，涉及宣传文稿、媒体对接及后期的新85、闻发布，如年会组织专门晚会则可设为晚会组；以品牌部或企划部人员为主组成。2.6后勤组以吃、住、行为主要职责的部门，根据活动的规模、性质及邀请对象档次安排酒店、用餐、宴会、车辆及物质采购等具体保障性工作，由行政、办公室人员为主组成。3、 方案策划3.1会务组负责起草整体活动方案，方案包含时间、地点、规模、参会对象、日程安排、活动形式、礼品方案、组织机构和倒排时间表以及费用估算。3.2活动规模与参会对象有密切关联，可邀请的政府高层级别、社会各界人士参与度相当程度上决定了活动的档次，也是邀请媒体层次的参考条件；因此方案的策划需要征求公司高层的意见，根据活动目的和实施的可行性来考虑。3.3活动形式及日86、程安排则应根据活动性质、费用投入和当地情况来策划。3.4根据预订的活动时间排出实施活动的各组织机构工作任务倒排时间表，提供给各组制定分组实施计划。4、 决策审批4.1会务组完成活动组织整体方案后，按公司审批流程提报决策层审批后启动筹备工作。4.2内部大型活动由发起组织的责任单位提报方案，发起组织的责任单位第一负责人为总指挥。b) 筹备计划期（活动前1015天）1、 方案落实1.1由会务组召集各组负责人宣布活动方案，明确各组职责以及任务完成倒排时间表；由各组按照职责要求落实本组人员名单及分工报备会务组。1.2各组按职责要求落实具体工作安排，对接各相关部门，提交书面计划时间表，责任到人并报备会务组87、；会务组对各组提出的需求进行协调和安排。1.3前期的主要任务是特邀人员的预约，特别是政府高层、主要来宾、主力商家、主流媒体的邀请。1.4活动组前期必须通过招标落实庆典公司等外协单位，确定活动主要流程，提交预算专项报批。2、 预算核定2.1各组根据本组实施计划进行费用预算，所有预算必须落实到具体事项及单价明细。2.2各组完成的预算汇总后经会务组审核，由费用承担单位按审批流程提报总预算。组织期（活动前510天）3、 名单落实3.1接待组是邀请名单落实的主体，人员邀请、名单落实既是活动组织的基础工作又是决定活动组织成败的关键之一，必须按计划的时间和要求完成名单落实。3.2邀请函由宣传组提供设计稿、后88、勤组负责组织制作（必须前期提前进行），邀请函送达后应跟进落实初步名单，接待组汇总成册并及时报备到会务组，所有名单应有单位、姓名、职务、性别等信息，以便制定完整的接待安排方案。3.3活动前5天各接待人员应再次确认参加活动名单及所有来宾行程安排、住宿需求及交通工具选择信息。4、 文件组织4.1活动文件主要有会议文件、宣传文件、接待文件等（详见附件1），全部以书面文件形式提报。4.2各组根据工作任务进行落实后编写文件，经会务组审核、领导批准后组织实施。5、 后勤准备5.1活动日期确定后第一时间预订活动或宴会酒店，在活动规模或初步名单确定后与酒店确认，以保证场地的落实。5.2考察住宿酒店，根据初步名单89、预订住宿房型及数量，预订时注意控制房间数量，可选择星级酒店与经济型酒店分别安排。5.3按照活动预算进行宴会菜单及用餐安排，以就近、合适为宜。5.4根据接待要求进行车辆调集或预订租用接待车辆。5.5采买活动需要的物质、礼品及制作请柬、奠基石等需要外协的材料。5.6根据最终确认名单制作吃、住、行安排表，并提交会务组、接待组。执行期（活动前15天）6、 检查跟进6.1各组按照分工组织本组人员进行计划具体实施，各组组长随时跟进工作的进度，所有工作必须按照计划时间表完成，只能提前不得推后。6.2各组工作有交叉的部分，应直接对接、沟通、信息互通；发现问题及时提报会务组协调处置。6.3由会务组组织进行实施前90、的全面工作检查，尤其要重视细节的安排和各部分的衔接。6.4大型活动筹备过程中组织单位应加强与当地政府相关部门的沟通，获得支持和帮助。7、 执行方案、流程发布7.1活动的执行方案及相关文件应在活动实施前二天正式发布，通知到所有工作人员及领导，必要时召开动员大会，让全体工作人员知晓活动的内容和各自的岗位、职责、要求，主动配合完成活动的组织工作。7.2活动的日程安排、会议流程及接待安排应通过各种有效形式告知全体参会者，尤其是外地来宾。8、 接待工作展开8.1活动前一天报到日，接待人员按照分工全部上岗，做好从到达、参会、返回的全程接待准备。8.2接待人员应掌握接待对象的通信方式、到达时间等行程信息，并91、与之保持联系，预先确认接待车辆、入住房间并提前迎候。8.3在报到地点设置签到台，安排专职人员发放会议文件、入住安排并且随时掌握来宾到达情况、交流信息。9、场地布置9.1场地布置由活动组负责，按照场地布置效果图执行，会务组派人协助座位安排，并在活动前一天组织检查、验收。9.2户外场地要求外协单位在活动前一天中午12:00前完成全部布置，酒店室内场地至少应在活动前一天晚上布置完成。9.3会场需要的台卡、文本、胸花、贵宾签名本等道具，会务组要进行核对并落实指定人员保管并带到会场。9.4活动现场停车区域应与交警或酒店方面预先商定，并安排（计划）好停车位同时指定专人指挥。c) 实施1、 人员到位1.1活92、动当日全体工作人员（含外协单位队伍、主持人、礼仪人员）应在规定时间提前到达活动地点，按要求着装、佩戴活动专用工作牌。1.2接待组负责在计划安排时间内通知、接送来宾、领导到达活动现场，并带领入座指定区域。1.3来宾签到处及礼品发放应按照预案有条不紊的执行，应有政府或相对熟悉的人员协助指导。2、 细节检查2.1会务组重点检查主席台领导台卡并再次确认是否到场，尤其是主礼嘉宾；新增领导名单应紧急增补，变化情况第一时间通知主持人。2.2活动组检查流程实施各环节人员、设施、道具到位情况，并在会前测试完毕，达到临战状态。2.3其他如迎宾、贵宾室、采访点、茶水、备用电源、公厕等事宜应检查是否落实。3、 流程实93、施3.1会场的现场秩序控制、氛围营造、启动掌控由现场总负责人指挥会务组、活动组协调执行。3.2活动组跟进每一个流程环节的预备动作，防止出现失误并跟进实施应急处置。4、 现场组织4.1出入主通道加强安保，提前进行现场布控，可请公安配合防止出现拥堵或骚乱；尤其关注主要领导入场时刻。4.2妥善控制围观群众入场时间，必要时分别设置来宾、群众（游客、商户）入口。4.3根据活动规模及活动项目事先拟定安保预案及应急指挥系统，保障活动顺利实施。d) 后期1、 现场清理1.1活动结束会务组、活动组按照预案指挥清理现场，组织撤场、回收剩余物质，尤其是礼品应有专人负责。1.2接待组负责按照分工、日程安排组织来宾有序94、离开现场，返回酒店或返程。2、 费用结算2.1财务预备现金按照预算支付应付费用，指定的签单人负责现场结算。2.2会务组对整体费用进行汇总，并按财务流程审核，超出预算的费用应补充申报。3、 媒体跟进3.1宣传组及时撰稿对活动作出新闻报道，同时保留活动照片、录像，作为资料保存。3.2组织单位应向与会媒体提供新闻通稿，跟进媒体的报道，达到宣传的目的。附件1、会务组制作的文件n 活动整体方案及执行方案n 倒排时间表n 活动日程表n 会议（仪式）流程（工作人员/来宾）n 主礼嘉宾名单及安排n 会场座位图、主席台座次安排n 宴会桌位图、主桌座次安排n 总裁行程安排表n 整体费用预算n 活动指引n 礼品采购及发放方案n 工作人员通讯录2、宣传组（秘书组或晚会组）制作的文件n 领导发言稿n 签约文件n 媒体通稿n 主持人串词n 节目单n 设计稿（背景板、看板、邀请函、奠基石、宣传册、工作牌）n 现场布置文字材料（空飘、条幅、指引）3、接待组制作的文件n 参会全体来宾名单（含行程等信息）n 接待人员接待分工安排表4、活动组制作的文件n 外协单位招标文件及合同n 现场布置效果图n 活动安排计划n 活动流程执行方案5、后勤组制作的文件n 用餐安排计划n 接待车辆接送安排计划n 住宿安排表n 宴会菜单及酒水安排计划n 祭拜用品清单