1、公司档案、考勤、出差管理制度手册编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录一、文件管理制度1二、档案管理制度1三、保密制度2四、印章使用管理制度2五、证照管理制度3六、会议管理制度3七、办公用品管理规定4八、考勤管理制度5九、工作管理制度6十、出差管理制度7十一、交通费用及通话费用补贴制度8十二、员工招聘、离职等规定8十三、卫生管理规定9十四、财务报销管理制度10十五、员工工资发放管理制度10公司管理制度一、文件管理制度一、 本公司的文件及资料应交由办公室进行登记保管，不得由个人保存。二、 文件的阅批与分转：1. 凡正式2、文件均需分别由办公室负责人根据文件内容和性质阅签后，由办公室分送承办部门阅办。2. 为加速文件运转，办公室应在当天或第二个工作日将文件送到公司领导和承办部门。二、档案管理制度一、 各部门应在每月底向公司办公室移交本月文书档案并履行清交手续。 二、 各类规章制度、工资资料、会议记录、会议纪要、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。 三、 各类商务合同、协议的正本原件由办公室归档，其他部门可备份存档。 四、 重要资料借阅需先请示分管领导，办公室建立重要档案资料借阅记录，借阅需履行登记、签字手续。 三、保密制度一、 全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别3、注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。 二、 公司秘密包括下列秘密事项： 1. 公司经营发展决策中的秘密事项； 2. 专有技术； 3. 招标项目的标底、合作条件、贸易条件； 4. 重要的合同、客户和合作渠道； 5. 公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号； 6. 股东会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。 三、 公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。 四、印章使用管理制度公司公章、合同章、财务章、法人章、发票章由办公室统一保管，任何部门在使用公司印章前，均需与办公室办理领取手续，接受相应的责权告知4、，登记并备案，携带公司印章外出办理事宜，原则上需要办公室人员陪同。五、证照管理制度一、 公司证照由办公室统一管理。二、 证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、组织结构代码证、税务登记证等等。三、 证照的使用包括借用、复印等。四、 证照使用必须向办公室申请并登记。六、会议管理制度一、 参加人员公司领导、总经理指定相关部门负责人参加，办公室做好会议记录。二、 开会时间原则上每周六召开一次公司例会，遇特殊情况，董事会可提议随时召开。三、 会议主要内容会议着重讨论研究公司各阶段行政工作，如经营管理、项目投资、成本控制、资金运作、更新改造、后勤保障等方面的重要问题。每次会议前，发言5、者需根据发言内容拟定发言提纲，以便会上讨论，同时提高会议效率。四、 会后工作1. 针对公司例会，办公室应根据会议形成的决定，三个工作日内下达 “会议纪要开会讨论需要发言的提前准备一下，拟个发言提纲，这样便于讨论（建议不错，予以采纳）”。2. 会议决定的事项，其主办部门和协办部门必须以 “会议纪要”为依据，在限期内认真执行落实。如有特殊情况，难以执行时，应提前将具体原因和情况反馈到相关部门或公司分管领导。3. 无特殊情况，对会议决定拒不执行，拖延不办或不按原则执行的，公司将追究有关部门负责人的责任。七、办公用品管理规定一、 采购、印刷品印制1. 公司日常所用办公用品，应由办公室负责统一采购，经批6、准购买的专属办公用品或工具办公室应知情。2. 各部门所需办公用品，应按“购物申请清单”中各项内容要求认真填写，经部门负责人审核签字后，送办公室待办。3. 办公室应将“购物申请单”汇总分类，依据财务审批权限规定报批。除生产急需用品外，应集中办理采购，原则上不得一事一办。二、 领用1. 各部门领用办公用品必须填写“领用单”，由部门负责人核签后，到办公室签字后，方可领取。2. 除笔墨纸张外，凡属不易消耗物品和工具等重复领用时，一律交旧换新。八、考勤管理制度一、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位。外出办理业务前，需经本部门负责人同意后方可外出。 二、7、作息时间：每周工作日为周一至周五共五天，周六上午召开公司例会，下午进行公司活动，或者员工培训，无安排时正常上班。上午：9：0012：00下午：13：3018：30 下午：13：00我建议下午上班时间为13:00-18:00（注：我个人同意，但需再做讨论）18：00如有调整，以新公布的工作时间为准，下属各部门工作时间自行安排，报公司分管领导批准后执行。三、考勤1. 公司实行上、下班指纹录入打卡制度。全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。2. 打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。3. 打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间。4. 因公外出不能8、到公司打卡者应在钉钉上完成签到，签到时间和地点以钉钉上记录为准。因停电、打卡机故障未能打卡的员工应在钉钉上完成签到，如仍未能完成签到者上班前、下班后要及时到办公室填写考情记录。5. 公司员工上、下班（30分钟以内为迟到或早退、30分钟以上则视为旷工）迟到、早退记录考勤成绩，月累计三次及以上，给予100元/次罚款，情节严重者给予降职或按自动离职处理。6. 无故不办理请假手续，而擅自不上班，按旷工处理特殊情况下的请假怎么处理，例如晚上下班后离开公司了临时通知明天早上8点或者任意一时间奥某个地方办事，自己是没办法提前交请假条的，这个是先电话口头请假或者是事后补办，得具体说一下（注：建议很好，予以采纳9、）。其中，如确有特殊情况不能及时办理请假手续时，可通过钉钉、电话或者其他方式联系相关负责人，获得审批后即可，但事后需按要求补办请假手续。四、事假、病假、婚假、工伤假等批准权限：员工请假部门负责人有三天之内审批权、三天以上由办公室签字后，报总经理批示。部门负责人及以上人员请假或调休等，必须提前到办公室请假并办理手续，一天以内由办公室批准，一天以上报总经理批示。 否则，按旷工处罚。五、旷工1、员工旷工一次，时间不超过半天，罚款100元，一天，罚款200元，以此类推。2、累计旷工三天以上，降职使用或劝其按自动离职处理。六、参加公司组织的会议、培训、学习、或其他活动，如有事需请假的，必须提前向组织或带10、队人员请假。在规定时间内迟到、早退、不参加的，按照本制度第三条规定处理是否有带薪休假之类的（注：建议很好，予以考虑。）。七、日常考勤工作由办公室负责。员工迟到、早退而部门负责人弄虚作假、包庇袒护，一经查实，将给予部门负责人每次5%的年终奖处罚、两次以上者累计一并扣除或加重处罚。八、婚假、产育假、丧假按国家相关规定办理，假期内发放基本工资；病、事假扣发假期内全额工资。九、公司每位正式员工每年拥有7天的公休假（带薪）。员工可选择适当的时间向相关负责人及领导申请休假，审批通过后即可。九、工作管理制度为提高员工执行力，提升工作效率，建立工作日志汇报制度：一、 每个工作日23:30前向办公室汇报当天工作11、内容，由办公室统计记录，留作考核参考资料；二、 未提交工作日志，也未作特殊说明的，当天考勤按旷工处理。三、 办公室需整理汇总员工工作日志，每周向董事会汇报。四、 有需要部门间协商解决的问题时，应告知办公室组织讨论，协商解决并形成书面记录，协调各方签字后由办公室留档备查，并告知董事会。五、 各部分提出协商解决问题时，办公室原则上应在两个工作日内组织会议，讨论解决方案。十、出差管理制度一、 本规定适用于公司全体员工。 二、 差旅费开支范围主要包括交通费、住宿费及伙食补助费等。 三、 交通费、住宿费及伙食补助费凭发票报销。四、 出差人员夜间乘坐交通工具达6小时以上或连续乘坐超过10小时的可选择相应等12、级的交通工具，并通知总经理核准。五、 自带汽车出差享受相应的过路费、油费实报实销。六、 出差期间交通费标准为80元/天，实报实销。住宿费标准为省内280元/天，省外320元/天，实报实销。伙食补助费标准为100元/天。特殊情况需超出标准的，必须经相关领导及总经理同意，否则超额部分自行承担。七、 因保管不当丢失票据，必须由本人写书面说明并提供旁证，经相关部门领导审批后才能报销。十一、交通费用及通话费用补贴制度为完善公司福利制度，保障公司员工利益，特制定以下部门负责人交通费用和通话费用福利补贴规定： 一、 交通费用补贴标准为300元/月，通话费用补贴标准为200元/月手机通话费在第三方平台缴费的怎13、么报销（注：本福利补贴按月结算。由各部门负责人持发票报销，标准以内实报实销，超出标准需总经理批复后报销。第三方平台的暂时不予考虑。）。 二、 本福利补贴按月结算。由各部门负责人持发票报销，标准以内实报实销，超出标准需总经理批复后报销。十二、员工招聘、离职等规定一、招聘1. 用人部门根据实际工作需要填报“用人”申请表，向办公室申请并提出招聘岗位的基本要求。2. 由办公室根据公司用工需求拟定招聘计划，报总经理批准。3. 办公室收集应聘人员相关资料后再进行初步筛选，根据情况组织笔试和面试，经初选合格后，经分管领导审核，报总经理批准。办理试用手续。4. 员工的试用期为三个月。试用期满，可聘为公司合同制14、员工并与公司签订劳动合同。二、离职1. 员工辞职必须提前一个月向公司提出书面辞职报告，由部门负责人签署意见，经公司分管领导签字，报总经理批准。由办公室予以办理辞职手续，并告知董事会。2. 员工本人辞职、被公司辞退、开除或提前终止劳动合同等，在离开公司以前，必须交还公司财物（如：文件及相关业务资料等）。员工未经批准而自行离职的，公司不予办理任何手续；给公司造成损失的，应负赔偿责任。十三、卫生管理规定为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，制定本制度。一、 公司环境卫生管理的范围为公司办公室区域和公共区域的卫生。二、 全公司范围内的室内环境卫生保持干净整洁，如：室内环境卫生清洁干15、净、无灰尘；厕所地面、便池、垃圾桶清洁干净无杂物、无异味；茶台干净整洁无杂物之日是否有一个要求，像张总说的，是不是上班前，也就是9点前必须打扫好卫生；如果这样做就必须保证有充足的时间打扫并且我们来了得开着门（注：建议很好，予以采纳。）。 卫生清洁实行部门责任制，每日环境卫生以值日表为准，各部门负责人为责任人。三、 值日人员需在早上9：00上班前完成卫生的打扫，不得占用正常上班时间。四、 日常保洁由办公室随时进行卫生检查。发现当日不做卫生，一次50元，二次100元，多次累计一并扣除，部门领导一次100元、二次200元，多次累计一并扣除。五、 各部门要认真对待清洁卫生和卫生检查工作，积极主动地搞好16、卫生清洁。十四、财务报销管理制度一、 日常费用报销流程日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。费用报销的一般规定买的书是否可以报销（注：如确有需求需要购买相关书籍的可按物品申购的形式进行申请，获得审批后即可购买使用，但最终所有权属于公司。）：1. 报销人必须取得相应的合法票据。2. 填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。3. 报销5000元以上需提前一天通知财务以便备款。4. 费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单17、部门负责人审核签字办公室审批到出纳处报销。十五、员工工资发放管理制度一、工资结构1. 员工工资由固定工资、绩效工资两部分组成。2. 工资包括：基本工资、岗位工资、加班工资、职务津贴、餐饮补贴、交通补贴、话费补贴。3. 固定工资是根据员工的职务、资历、学历、技能等因素确定的相对固定的工作报酬。4. 绩效工资是根据员工考勤表现、工作绩效及公司经营业绩确定的不固定的工资报酬，每月调整一次。5. 部门经理每月对员工进行考核，确定绩效工资发放比例并报行政部审核、经行政总经理审批后交财务部作为工资核算依据。6. 员工工资扣除项目包括：个人所得税、缺勤、扣款（含贷款、借款、罚款等）、代扣社会保险费等。二、工18、资计算方法1. 工资标准的确定：根据员工所属的岗位、职务，依据岗位工资评定标准确定其工资标准。2. 绩效工资与绩效考核结果挂钩，试用期与实习期员工不享受绩效工资。3. 绩效工资确定： 员工在规定工作时制外继续工作者，须填写加班申请表并经本部门主管及办公室批准后方可以按加班论。员工考核由其部门负责人负责，加班申请表每月10号前上报至财务作为计算工资之用。三、工资发放方式1. 每月15号为工资发放时间，如遇节假日则根据实际情况提前或延迟发放。2. 办公室于每月5号前将本公司各员工上月的考勤资料统计汇总后进行公示并交予财务部会计。3. 财务部会计负责所有员工工资的造册，于每月10号前交予部门分管领导19、审批。4. 财务部分管领导签批后，财务部会计在每月13号将工资表送交出纳，出纳确保在每月15号将上月工资发放到员工工资卡中。5. 工资发放到员工工资卡中后，财务部出纳须在每月发工资的前一天或后一天将员工上个月个人工资条发放到员工手中，并进行确认签字。6. 离职员工在正式办理离职手续后，可在下月发放工资时领取当月工资。四、工资误算、误发管理1. 工资误算、误发时，办公室和财务部必须在发现后立即纠正。2. 因误算、误发而超付的工资，行政部和财务部可向员工行使追索权。3. 因误算、误发而少付的工资，员工本人向办公室提出申请，由办公室和财务部负责查实。如属实，因误算而少付的由办公室出具证明；因误发而少付的由财务部出具证明。证明经部门分管领导签批后，给予员工补发。五、工资资料的查阅及保管1. 如员工对自己的工资存有疑问,原则上应在工资发放后的五日内持工资存折或工资条到出纳员处查询。特殊原因不能及时查阅的，可在一个月内到财务部申请查阅。2. 员工只可以查阅自己的工资,不可以任何理由代他人查阅。3. 每月的工资发放资料由财务部会计编制凭证进行相关的账务处理。4. 财务部月末进行系统的审核后,将工资发放资料加密在财务部长期保存（如若需要查看需向部门分管领导提出申请签字同意后方可查询）拟制：办公室 审批：XX年2月19日