1、工程公司经济合同管理制度附签订操作流程表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、 总则第1 条 为使公司的各种经济合同从形成、实施、监督到保管等环节的程序和责任明确，根据中华人民共和国经济合同法，结合公司的实际情况制订本制度。第2 条 本制度所指的合同包括以下几种类型：1、工程项目建设合同：指某项目在建设过程中产生的所有合同，包括项目的可行性研究、立项、土地转让、勘察、设计、土建、安装、装饰装修及材料、设备采购等合同。2、销售合同：指公司开发的房地产出售、出租合同。3、营销策划及广告合同：指公司为创品牌及促销而发生的各2、种经济业务支出而签订的合同。4、物业管理合同：指物业公司与业主（住户）签订的有关售后服务和维修合同。5、零星合同：指公司内的零星购物或添置大件用品等固定资产需签订的合同。6、行政部门等特殊性合同：指与政府、银行、中间机构等服务合同或协议（如担保、抵押、贷款、资产评估、年报审计和咨询等）7、公司将逐步建立公司标准合同范本。第3 条 合同管理的基本要求1、合同的标的物对公司的经营发展是必要的。2、代表公司签定合同的责任人要明确。3、有关合同在签定前，必须进行公开的招、投标。（具体规定见招（邀）投标管理办法），以争取具有最优服务和较高性价比的合作单位。4、所有合同签订过程应公开、透明，合同责任人应做3、到“货比三家”。二、 签定合同第4 条 所有合同在签订前，必须由该合同的责任部门（即操作部门或使用部门）对合同标的物的性能、特征、市场行情、质量要求和验收标准等进行调查，做到全面掌握该标的物在市场中的常规经济技术指标和价格区间及其与合作方较佳的合作方式。第5 条 合同签订前的准备1、合同责任部门应将招投标计划列入本部门的年度、季度和月度计划中，留有足够的时间进行拟招标项目的合同招投标工作。准备时间应符合项目开发计划，公司年度、季度和月度工作计划要求。2、相应操作或经办部门应对合同标的物的要求和定位（包括质量、性能、使用属性及要求、运作时间或工期即合同协议的起始时间）予以文字化。3、明确责任部门4、和具体经办人员。4、责任部门须进行市场调查，对有履约能力的准合作单位进行考察、联系，寻找理想的合同谈判对象（三个以上），或进行招标(具体操作按（具体规定见招（邀）投标管理办法）执行。同时对考察或招标情况进行书面汇总，作为合同会签单的附件。5、起草合同的主要条款及其内容：（1）在经济合同中国家或我公司有标准合同的，则按国家或我公司标准合同格式填写，尽量不用对方企业标准合同。（2）无标准合同的，由责任部门负责起草，重大项目合同或重要合同可由公司常年法律顾问起草。6、责任部门的上级主管认为必要的其他准备。第6 条 合同的谈判1、谈判人员在合同谈判前要充分掌握并理解合同标的物的性能、特征、作用、市场行5、情及主要操作模式并拟订合同的主要条款。2、初步意向考察和洽谈由责任部门上报考察、谈判对象名单，经公司领导批准后由责任部门和合约部同时参与拟合作单位的考察和前期谈判。3、执行一般招（邀）投标流程的项目正式谈判部门及其人员的组成，原则上由责任部门、财务部、综合部组成，公司领导决定谈判的权力；4、执行大型招（邀）投标流程的项目正式谈判部门及其人员的组成，原则上由责任部门、财务部、综合部及招投标小组指定人员组成，公司领导决定谈判的权力；5、责任部门作为谈判责任人，全面主持谈判并负责谈判过程的管理。6、谈判确定的内容：主要是价格（总价）及优惠条款、合同工期、质量和验收标准、取费标准、付款方式、保证条款和6、违约责任等。7、合同谈判的纪律（1）按约定的时间参加洽谈。（2）不得泄露合同标的物的价格及公司的谈判底线。（3）不得向其他拟合作单位泄露其竞争对手的资料和谈判情况。8、对谈判的结果要进行记录，由到会人员签字并及时向上级汇报，以便公司抓住机遇正确决策。第7 条 合同的审定1、合同审定的一般程序：以合同会签单的形式体现。2、合同经谈判达成一致后责任部门负责人签署意见。3、采购合同、工程合同、销售合同由公司常年法律顾问审核。3、财务经理审核。4、综合部审核。5、公司领导审定方可签署。第8 条 合同签订操作流程具体如下表：合同类型合同明细分类合同起草合同谈判操作流程合同执行项目前期可行性研究、立项土地7、转让、方案设计工程建设类设计、地勘、土建、安装、装饰、工程监理工程部工程部按招投标管理办法工程部消防、园林、智能化、变配电、煤气、自来水、通讯、电视等设备、材料采购及安装工程部销售合同房地产销售合同营销部综合部营销部综合部直接签订营销部综合部房地产租赁合同项目营销及广告类合同营销推广、宣传用品等印刷、制作、安装营销部综合部营销部综合部直接会签营销部综合部电视、报纸、杂志广告各类交易会物业管理合同委托物业管理合同工程部营销部综合部工程部营销部综合部按招投标管理办法综合部零星维修改造、安装、装修（含子公司）合同工程部工程部提供资料直接会签工程部固定资产、价值较大的办公用品购置以及公司广告宣传等综合8、部综合部直接会签综合部行政性或带强制性的特殊合同与政府机关、主管部门、金融机构、高度垄断行业签订的合同工程部综合部工程部综合部直接会签工程部综合部说明：1、直接会签是指可以不执行本制度第五、六条的规定而按其他条款办理 。2、提供资料直接会签是指可以不按本制度第五、六条执行，但必须提供书面资料：三个以上责任部门认为符合条件的单位，进行过比质比价等的洽谈。然后执行会签程序。3、直接签订是指经总经理同意可以不进行合同会签程序。第9 条 合同的签订1、审定的合同，由总经理或其授权委托人签字。2、各种合同原件公司一方不少于3份，即一份正本（综合部保存）、两份副本（交财务部及执行部门各一份）。3、合同复印9、件由综合部秘书送达的部门（有原件的除外）有：责任部门或经办、操作单位。第10 条 合同双方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。第10条 合同内容应注意的主要问题是：1.部首部分，注意写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。2.正文部分 注意：a 工程施工、设计：工程名称、工程地点、承包范围、承包方式、结算方式、付款方式、工期、工程质量及验收的约定、合同价款、双方职责、违约责任、争议或纠纷处理等内容。b 材料采购：产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术质量要求要明确、具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负误差、合理称差及自然10、损耗率等；另外，运输方式及运费应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价格必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。3.结尾部分，注意：双方都必须使用合格的印章-公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。第11条 签订经济合同，除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在区、县人民法院管辖。第12条 任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩11、。三、 合同的执行第13 条 合同的执行和监督1、工程项目建设合同：定位、决策阶段由工程部操作，建设阶段由工程部操作，合同内容的执行过程资金支付由财务部监督，公司领导批准。需办理结算的合同造价由工程部审核、财务部审计。为维护合同的严肃性，合同中除质保金外的最后一笔付款必须由工程部办理验收手续，经审核、审计后才能支付。质保金的支付由物业公司审核，经审查复核后才能支付，综合部监督。2、销售合同由营销部执行，物业公司配合，财务部监督销售货款的及时回笼及合同内容的执行情况。3、营销策划及广告合同由营销部执行，综合部监督。4、物业管理合同由物业公司操作，综合部监督。5、零星合同或协议由使用部门或关联责任12、部门执行，综合部监督。四、 经济合同的变更、解除第14 条 合同的变更和修改1、公司合同经签定后，任何人不得随意涂改。2、根据合同双方的共同意愿需要更改合同内容时，由双方协商签订补充合同或协议；补充协议必须进行相应的合同谈判和会签流程后方可生效。3、公司销售合同不得有任何更改，如有特殊情况须更改合同条款时，须经总经理审批同意。第15 条 在经济合同履行过程中碰到困难的，各部门首先应尽一切努力克服困难的，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。第16 条 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益13、出发，从严控制。第17 条 变更、解除经济合同，必须符合经济合同法的规定，并应在公司内办理有关手续。第18 条 变更、解除合同的手续，应报总经理审批权限。经上报主管机关批准的合同，在达成变更、解除协议前，应报原机关批准。经上级主管机在见证或工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案。经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。第19 条 变更、解除经济合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律作废。第20 条 变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双14、方一致同意的例外。第21 条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。第22 条 以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。五、 经济合同纠份的处理第23 条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠份的，应按经济合同法等有关法规和本办法规定妥善处理。第24 条 合同纠纷由综合部负责处理。第25 条 处理合同纠纷的原则是：1.坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。2.以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护15、本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。3.因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。第26条 各部门在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。第27条 提请处理合同纠纷的程序是：1.承办人填写“对外经济合同纠纷申报表（一式二分），报总经理审批。3.综合部对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷，经总经理同意，可提交上级16、主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。第28条 合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或记拆的足够时间。第29条 凡由综合部处理的经济合同纠纷，有关部门必须主动提供下列证据材料（原件或影印件）：1. 经济合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；2. 签证记录、隐蔽记录、施工日记、变更通知、质量记录、工期记录、文件收发记录、往来函件、鉴定报告等；3.送货单、提货单、托运单、验收资料、发票等有关凭证；4.货款的承付、托收凭证，有关财务资料；4.产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；5.有关违17、约的证据材料；6.其他与处理纠纷有关的材料。第30 条 对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。第31条 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由综合部向人民法律申请执行。第32条 在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。第32条 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备查考。六、经济合同的管理第33条 本公司对经济合同实行统一管理、专业归口制度，法人委托书制度，合同专用章制度18、及基础管理制度。第34条 合同履行期内的保管1、土地合同由综合部负责保管。2、与项目前期工程相关的合同由综合部负责保管。3、工程建设合同的原件公司必须有一式三份，即正本一份，副本二份，正本存综合部，副本由财务部工程部分类保管；工程部保存的合同工程结束后移交公司档案室保管。4、销售合同原件由财务部、营销部各负责保管一份。营销部保管的合同陆续移交综合部归口保存。5、销售及广告合同由综合部分类保管。6、零星合同或协议由综合部分类保管。7、物业管理合同由物业公司分类保管。8、所有合同须复印一份给财务部（财务部有原件的除外），作为支付合同价款的依据。所有合同不得外借，如因工作需要查阅有关合同，须在合同管19、理部门办理登记手续，不得随意复印，合同管理部门为综合部。各法人委托人具体负责各自授权范围的合同签订、履行工作。第35条 法律顾问的主要职责是：1.负责管理公司的各类合同；2.负责检查各类合同的合法性，实行法律监督；对公司审批或签订的合同负责把关；3.负责对法人委托人和有关人员进行法律培训、考试、提高法人委托人的法律素质；4.负责考评各部门的合同管理工作，总结交流经验教训，提高合同管理水平；5.配合各部门办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项；6.配合各部门处理合同纠纷；7.参与有关合同的谈判、签约、履行等工作。第36条 法人委托人的主要职责是：1.在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权20、，也不能消极推诿；2.对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；3.对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；4.对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报、并积极想办法解决，对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好；5.负责保管好本人所签合同的一切资料；合同履行完毕后应立即将资料上交归档。第37条 凡具备下列条件的，可以发给法人委托人：1.政治思想好。能自觉遵守国家的法律政策，遵守公司各项规章、制度；能拒腐蚀，不贪污贿赂，不假公济私、损公肥私。2.业务工作好。熟悉本职工作，能够良好地完成本人的业务工作，并以公司利益为重，择优签约，严格履约，节约21、资金，增加收益，取得一定成绩，无遗留问题。3.法律意识强。对经济合同法等经济法规认真学习，初步掌握并能运用有关法规。第38 条 公司总经理根据合同情况授权法人委托人签署合同。第39 条 签订合同专用章制度。公司及下属项目公司对外签订合同所加盖的印章，除各项目的公章外，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务部门有术拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，还可以予以处罚。第40 条 合同专用章由各公司统一刻制、编号和颁发；严禁任何人私自刻制、使用。第41 条 合同专用章应严格按授权的范围使用，不准混用、代用或借用。第42 条 合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声22、明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。第43 条 公司各项目公司都必须认真做好经济合同管理和基础工作。具体如下：1.建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。2.建立合同管理台帐。各企业应根据合同的不同种类，建立经济合同的分类台帐和总台帐。每个企业必须设一个总台帐。其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。第44 条 公司所有参与合同起草、谈判、审核及保管的员工必须保守公司合同的秘密，不得对外泄露合同内容。否则将视情节轻重予以处罚，直至追究法律责任。